Fatti all’origine della denuncia

1. Il 26 maggio 2021 il denunciante, un'organizzazione non governativa, ha chiesto ^[1] alla Commissione europea di concedere l'accesso del pubblico ai documenti relativi a un audit su una flotta esterna italiana che la direzione generale degli Affari marittimi e della pesca (DG MARE) della Commissione aveva condotto nel 2019. Il denunciante era particolarmente interessato alle informazioni riguardanti il monitoraggio della flotta peschereccia italiana nelle acque costiere al largo dei paesi africani.

2. Il 14 luglio 2021 la Commissione ha adottato la sua decisione. Ha individuato un documento, la relazione di audit, come rientrante nell'ambito di applicazione della richiesta. Essa ha concesso un accesso parziale alla relazione, occultando i dati personali in essa contenuti, quali i nomi e le iniziali delle persone menzionate, nonché i nomi e i numeri di identificazione delle navi ^[2]. La Commissione ha aggiunto di aver omesso anche alcune altre parti, ritenendole non rientranti nell'ambito di applicazione della richiesta.

3. Il 30 luglio 2021 il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione (presentando una «domanda di conferma»)^[3]. Il denunciante ha precisato di voler ottenere l'accesso all'intera relazione. Essa ha inoltre dedotto diversi argomenti relativi al motivo per cui ha ritenuto che esistesse un «interesse pubblico prevalente alla divulgazione».

4. Il 23 agosto 2021 la Commissione ha prorogato di 15 giorni lavorativi il termine per rispondere ^[4].

5. Il 13 settembre 2021 la Commissione ha inviato una risposta interlocutoria.

6. Il 30 novembre 2021 la Commissione ha inviato un’altra risposta interlocutoria.

7. Non avendo ascoltato la Commissione, il denunciante si è rivolto alla Mediatrice nel dicembre 2021.

L'indagine

8. La Mediatrice ha avviato un'indagine sul ritardo della Commissione nel rispondere alla richiesta di riesame del denunciante. Nel corso dell’indagine, la Mediatrice ha ricevuto le osservazioni della Commissione sul ritardo da essa subito.

9. Il 23 marzo 2022 la Commissione ha emesso la sua decisione definitiva sulla richiesta di accesso ai documenti presentata dal denunciante («decisione di conferma»)^[5] e si è scusata per il ritardo subito.

Argomenti presentati

Da parte del denunciante

10. Il denunciante ha dichiarato di fidarsi delle parole della Commissione e di attendere in buona fede una risposta, convinto che la Commissione adotterà presto una decisione di conferma. Il denunciante è stato particolarmente leso dal fatto che la Commissione abbia fornito un'altra risposta interlocutoria dopo oltre tre mesi di attesa, senza alcuna garanzia effettiva di una risposta.

11. Il denunciante ha affermato che non è la prima volta che la Commissione supera sostanzialmente i termini per rispondere a una richiesta di accesso del pubblico ai documenti. È preoccupato per la prassi della Commissione più in generale.

A cura della Commissione

12.  Nella sua corrispondenza con il denunciante, la Commissione ha affermato che stava facendo tutto il possibile per trattare rapidamente la domanda di conferma e ha fatto riferimento alle sue limitate risorse umane e al carico di lavoro generato da altre richieste in sospeso.

13. In risposta al Mediatore, la Commissione ha dichiarato di aver subito il ritardo in quanto:

• Doveva garantire che la legislazione dell'UE in materia di accesso del pubblico ai documenti fosse applicata in modo compatibile con altre normative pertinenti ^[6]. La Commissione ha aggiunto che né la legislazione dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti né l'altra legislazione hanno prevalso sull'altra;
• Ha dovuto valutare l'opportunità di consultare le autorità italiane in merito a un'eventuale divulgazione ^[7], dal momento che alcune parti della relazione di audit provenivano da tali autorità;
• La Commissione ha dovuto riesaminare la portata della richiesta, in quanto, nella sua domanda di conferma, il denunciante ha precisato di voler ottenere l'accesso all'intera relazione di audit;
• Ha dovuto verificare se la relazione di audit fosse collegata a una procedura EU Pilot ^[8] e, in caso affermativo, se tale procedura fosse ancora in corso. Ciò avrebbe avuto un impatto decisivo sulla possibilità di concedere l'accesso ^[9];
• La Commissione ha dovuto valutare diverse argomentazioni, addotte dal denunciante nella sua domanda di conferma, sul motivo per cui ritiene che vi sia un "interesse pubblico prevalente alla divulgazione";
• Il Segretariato generale della Commissione, che si occupa della domanda di conferma, ha dovuto consultare la DG MARE, che si è occupata della domanda iniziale, in merito al progetto di risposta. La Commissione ha dichiarato di poter consultare il proprio servizio giuridico solo una volta raggiunto un accordo tra i due servizi.

14. La Commissione ha ritenuto che la proroga del termine per rispondere alla domanda di conferma del denunciante fosse giustificata e proporzionata alla luce di tali circostanze.

Valutazione del Mediatore

15. L'accesso del pubblico ai documenti è un diritto fondamentale che contribuisce a salvaguardare la trasparenza e la legittimità delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'UE. Per garantire un accesso significativo, è fondamentale che l'amministrazione dell'UE tratti ogni richiesta di accesso del pubblico il più rapidamente possibile.

16. In questo caso, la Commissione ha impiegato più di sette mesi per rispondere alla domanda di conferma del denunciante. Il ritardo va ben oltre i termini stabiliti dalla legislazione dell'UE in materia di accesso del pubblico ai documenti.

17. Il Mediatore osserva che la richiesta non era voluminosa e di apparente complessità. È inoltre difficile individuare eventuali circostanze eccezionali che avrebbero imposto alla Commissione di discostarsi dalla procedura standard per il trattamento delle domande di conferma.

18. Nel corso della presente indagine e a seguito dell'esplicita richiesta del Mediatore in tal senso, la Commissione ha adottato la sua decisione di conferma in questo caso. In quanto tale, non sono giustificate ulteriori indagini.

19. Ciò premesso, il Mediatore ritiene comprensibile che il denunciante sia insoddisfatto del tempo impiegato dalla Commissione per trattare la sua richiesta. Le prestazioni della Commissione in questo caso non sono all'altezza degli standard che i cittadini hanno il diritto di aspettarsi da un'amministrazione moderna, favorevole ai cittadini e trasparente.

20. Poiché si registrano sempre più ritardi nelle denunce in questo settore, il Mediatore ha recentemente avviato un'indagine di propria iniziativa sul tempo impiegato dalla Commissione per trattare le richieste di accesso del pubblico ai documenti ^[10].  Mentre questa indagine è in corso, la Mediatrice esorta la Commissione a trattare le richieste di accesso del pubblico ai documenti entro i termini applicabili.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:

Sebbene la Mediatrice abbia individuato carenze nella gestione del caso da parte della Commissione, non sono giustificate ulteriori indagini in quanto la questione dei ritardi è ora perseguita come questione sistemica.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly Mediatore
europeo

Strasburgo, 21/04/2022

[1] In linea con il regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/it/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[2] Invocando l’eccezione di cui all’articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento n. 1049/2001, vale a dire la tutela della vita privata e dell’integrità dell’individuo.

[3] In linea con l'articolo 7, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[4] In linea con l'articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[5] Come previsto dall'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[6] La Commissione ha fatto riferimento, tra l'altro, al regolamento (UE) n. 1380/2013 relativo alla politica comune della pesca e al regolamento (CE) n. 1224/2009 che istituisce un regime di controllo comunitario per garantire il rispetto delle norme della politica comune della pesca.

[7] Conformemente all'articolo 4, paragrafi 4 e 5, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[8] Procedura EU Pilot (EUP(2020)9562).

[9] Cfr. articolo 4, paragrafo 2, terzo trattino, del regolamento 1049/2001.

[10] Il Mediatore ha avviato l'indagine di propria iniziativa OI/2/2022/MIG il 4 aprile 2022: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/154404.