Egregio signor M.,
il 21 settembre 1999 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo a nome di uno dei Suoi elettori in merito al mancato pagamento del lavoro che il Suo elettore aveva svolto per conto della Commissione. Lei ha inoltre affermato che la Commissione non ha risposto adeguatamente alle domande da Lei rivolte in merito ai problemi di pagamento del Suo elettore.
Il 28 settembre 1999 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione. La Commissione ha trasmesso il suo parere il 7 febbraio 2000. Le ho trasmesso un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 4 aprile 2000.
Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.
Mi scuso per il tempo impiegato per completare l'inchiesta.

IL RECLAMO

Il 21 settembre 1999 il denunciante, deputato al Parlamento europeo, ha presentato le seguenti accuse a nome di uno dei suoi elettori e di se stesso:
i) la costituente, una società di consulenza, non aveva ricevuto il pagamento per il lavoro svolto per conto della Commissione ii) la Commissione non aveva risposto alle domande del denunciante relative alle domande di pagamento della costituente.
Per quanto riguarda la prima censura, i fatti rilevanti erano i seguenti. All'inizio del 1996 la costituente del denunciante (in prosieguo: la «società») aveva stipulato un contratto con la Commissione europea per contribuire alla valutazione dei progetti realizzati nell'ambito del programma «AVICIENNE», un programma che faceva parte dei programmi MED.
Il contratto consisteva in due fasi. La fase 1 è stata completata in modo soddisfacente e il pagamento integrale è stato infine effettuato nel 1997. Anche il primo pagamento della fase 2 è stato effettuato in modo soddisfacente. A metà del 1998 è stata concordata una proroga del contratto e la società ha iniziato i lavori per la fase 2.
Su parere di un servizio della Commissione, la società ha chiesto il pagamento della seconda fase della fase 2 nell'agosto 1998. In seguito si prevedeva che i pagamenti sarebbero stati effettuati alla fine di settembre 1998. A partire dalla fine di settembre 1998, la società ha contattato la Commissione in numerose occasioni per quanto riguarda il pagamento della fattura in sospeso. Nel mese di ottobre, la società è stata avvisata che tutti gli ostacoli e i problemi erano stati superati e il pagamento sarebbe stato imminente. Per tutto questo periodo, l'azienda ha continuato a lavorare sul contratto. Alla fine di novembre 1998 la società ha contattato la Commissione per scoprire perché il pagamento non era stato effettuato. È stato informato che il servizio della Commissione in questione aveva fornito alla società informazioni inesatte; il pagamento che il servizio aveva precedentemente indicato come sanzionato, ossia approvato dagli altri servizi competenti della Commissione, non era stato di fatto sanzionato. Il servizio ha detto alla società che non sapeva quando il denaro poteva essere pagato.
Il 2 febbraio 1999 la società ha chiesto aiuto al denunciante, la cui corrispondenza con la Commissione ha dato luogo alla seconda affermazione.
I fatti rilevanti relativi alla seconda censura erano i seguenti:
- Il 23 febbraio 1999 il denunciante ha scritto alla Commissione chiedendole di risolvere rapidamente il problema dei pagamenti.
- Il 18 marzo 1999 il denunciante ha nuovamente scritto alla Commissione chiedendo una risposta alla sua lettera del 23 febbraio.
- Il 15 aprile 1999 il denunciante ha nuovamente scritto alla Commissione lamentando la mancanza di risposte alle sue lettere.
- Il 23 aprile 1999, ossia due mesi dopo la prima lettera del denunciante, un capo unità della Commissione ha scritto al denunciante, informandolo che la Commissione stava reintroducendo i crediti per i vari beneficiari privati, come la società costituente del denunciante. Il denunciante ha confermato di aver ricevuto la lettera della Commissione il 12 maggio 1999.
- Il 15 luglio 1999 il denunciante ha chiesto per iscritto alla Commissione di informarlo della situazione dei pagamenti.
- Il 7 settembre 1999 il denunciante ha nuovamente scritto alla Commissione, esprimendo la propria insoddisfazione per non aver ricevuto risposte adeguate. Il denunciante ha inoltre informato la Commissione che avrebbe presentato una denuncia al Mediatore europeo in materia. La Commissione non sembra aver risposto a questa lettera.
Il 16 novembre 1999, ossia dopo la presentazione della denuncia al Mediatore da parte del denunciante, il presidente della Commissione europea ha scritto al denunciante in risposta alla sua lettera del 15 luglio 1999. Nella sua lettera, il presidente della Commissione ha espresso il suo rammarico per il ritardo nel trovare una soluzione al problema dei pagamenti e ha informato il denunciante che i suoi servizi stavano regolarizzando gli aspetti giuridici e finanziari in questione.

L'INCHIESTA

Per
quanto riguarda la prima affermazione, la Commissione ha riconosciuto di essere debitrice nei confronti della società dell'importo richiesto. La Commissione ha poi spiegato che il pagamento non era stato effettuato per mancanza di copertura di bilancio, a causa, in sintesi, delle seguenti circostanze:
a) Il contratto della società rientrava nel quadro della cooperazione decentrata nel Mediterraneo, e più in particolare nei programmi MED. Si trattava di una serie di progetti di cooperazione decentrata tra organizzazioni pubbliche o private degli Stati membri dell'Unione europea e i loro omologhi dei paesi partner mediterranei.
b) A seguito di una relazione preliminare della Corte dei conti dell'ottobre 1995 (1), che avvertiva la Commissione dell'esistenza di evidenti irregolarità nella gestione, la Commissione ha deciso di sospendere immediatamente tutti i programmi MED e di annullare tutti i contratti in corso.
Mentre i contratti per i progetti realizzati nell'ambito dei precedenti programmi MED erano scaduti quando la Commissione ha sospeso tali programmi nell'ottobre 1995, tra il 1995 e il 1999 era prevista l'attuazione di 23 progetti nell'ambito dei programmi MED-Avicienne.
Tuttavia, un'agenzia privata (ARTM), incaricata dalla Commissione nell'aprile 1994 di attuare il programma MED-Avicienne, ha cessato l'attività nel 1996. Nell'ambito della liquidazione dei suoi attivi, ha restituito denaro alla Commissione. Il denaro è stato iscritto nel bilancio generale, motivo per cui gli impegni giuridici esterni coperti dal bilancio hanno perso copertura.
La Commissione si è rammaricata dell'insorgere di tale situazione e ha dichiarato di aver ripristinato gli impegni di bilancio e, con essi, i fascicoli in sospeso, compreso quello della denuncia. I diritti della società sono stati quindi garantiti.
La seconda affermazione non è stata trattata in dettaglio nel parere della Commissione; ha tuttavia fatto riferimento alla lettera del 16 novembre 1999 del presidente della Commissione Prodi al denunciante.
Nelle
sue osservazioni, il denunciante ha osservato che il caso del suo costituente veniva trattato in modo efficiente. Ha aggiunto che lui stesso avrebbe continuato a monitorare da vicino la situazione.
Il denunciante sembrava inoltre chiedere al Mediatore di condurre un'indagine più generale sull'operato della Commissione nell'ambito dei programmi Avicienne, allo scopo di determinare le questioni relative alla colpa.

LA DECISIONE

1 Le asserzioni
1.1 Nella denuncia sono state formulate le seguenti asserzioni:
- la società non aveva ricevuto alcun pagamento per il lavoro svolto per conto della Commissione;
- la Commissione non aveva risposto alle domande del denunciante relative alle domande di pagamento della costituente.
1.2 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha chiesto un'indagine più generale al fine di determinare le questioni di colpa nella gestione da parte della Commissione della situazione di bilancio di cui la Commissione aveva tenuto conto nel suo parere. Il Mediatore ritiene che si trattasse di una nuova domanda, che pertanto non è stata oggetto di indagine.
1.3 Per quanto riguarda la prima affermazione, è stato stabilito l'obbligo di pagamento della Commissione e il denunciante ha informato il Mediatore che la questione viene trattata in modo efficiente. Sembra quindi che la questione sia stata risolta.
1.4 Per quanto riguarda la seconda affermazione, la corrispondenza tra il denunciante e la Commissione mostra ritardi e mancata risposta. Alla lettera del denunciante del 23 aprile 1999 è stata data risposta con un ritardo di due mesi. Alla lettera del denunciante del 15 luglio è stata data risposta con un ritardo di circa quattro mesi. I solleciti e le richieste di informazioni che il denunciante ha inviato alla Commissione durante questi periodi non hanno ricevuto alcuna risposta. Il Mediatore osserva che non sono state presentate prove o argomentazioni per spiegare tali ritardi e la mancata risposta.
1.5 Il Mediatore osserva che i principi di buona amministrazione impongono di rispondere alle lettere entro un termine ragionevole. In questo caso, alle lettere del denunciante alla Commissione è stata data risposta con ritardi fino a quattro mesi e i solleciti e le richieste di informazioni del denunciante durante questi periodi sono rimasti senza risposta. Il Mediatore conclude che l'obbligo di rispondere entro un termine ragionevole non è stato rispettato dalla Commissione e formula pertanto un'osservazione critica in appresso.
2 Conclusione
Sulla base delle indagini del Mediatore in merito alla presente denuncia, è necessario formulare la seguente osservazione critica:

I principi di buona amministrazione richiedono che le lettere ricevano risposta entro un termine ragionevole. In questo caso, alle lettere del denunciante alla Commissione è stata data risposta con ritardi fino a quattro mesi e i solleciti e le richieste di informazioni del denunciante durante questi periodi sono rimasti senza risposta. Il Mediatore conclude che la Commissione non ha rispettato l'obbligo di rispondere entro un termine ragionevole.

Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.
Cordiali saluti
Jacob Söderman

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(1) GU C 240 del 19.98.1996.