Gentile Sig.ra B.,
il 26 febbraio 1999 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo in merito a un presunto trattamento iniquo relativo al concorso generale PE/31/B e, in sostanza, alla perdita della Sua lettera di invito alle prove orali.
Il 13 aprile 1999 ho trasmesso la denuncia al Presidente del Parlamento. Il Parlamento ha trasmesso il suo parere il 14 settembre 1999 e, se lo desidera, Le ho trasmesso un invito a formulare osservazioni. Il 25 ottobre 1999 ho ricevuto le vostre osservazioni sul parere del Parlamento.
Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

LA RECLAMO

Nel marzo 1998 la denunciante aveva presentato domanda per il concorso generale PE/31/B. Non avendo sentito il Parlamento dopo due mesi, ha inviato un fax chiedendo se il Parlamento avesse ricevuto la sua domanda. Successivamente, ha ricevuto un avviso di ricevimento non datato indicante che non avrebbe dovuto scrivere o telefonare alla segreteria in quanto ciò avrebbe solo disturbato il processo.
Nel settembre 1998 è stata ammessa all'esame scritto. Era in attesa dei risultati, ma, come richiesto, si è astenuta dal chiamare o scrivere alla segreteria. Il 24 febbraio 1999 ha appreso che gli esami orali stavano per svolgersi e ha chiamato l’assistente responsabile che le ha detto di essere stata effettivamente invitata al colloquio, ma che non si è mai presentata.
La denunciante non ha mai ricevuto la lettera di invito e, dopo aver presentato un reclamo al Parlamento, le è stato detto che deve essere colpa del posto francese e che il Parlamento non ha alcuna responsabilità.
La denunciante chiede la possibilità di presentarsi alle prove orali in quanto si riconosce che ha superato con successo l'esame scritto.

L'INCHIESTA

Il parere del Parlamento europeo
Il denunciante aveva rispettato l'indicazione contenuta nel bando di concorso, invitando i candidati, se non avessero avuto notizie entro il 15 maggio 1998, a contattare il servizio Concorsi. La lettera non datata cui fa riferimento era costituita dalle informazioni standard inviate contemporaneamente a tutti i candidati al presente concorso. La richiesta che i candidati non scrivano né telefonici è una richiesta standard e sembra ragionevole in una comunicazione che contiene un'indicazione della fase in cui i candidati possono aspettarsi di avere ulteriori notizie.
La denunciante conferma di aver ricevuto la lettera di invito a partecipare alla prova scritta, inviatale all'indirizzo che aveva indicato al servizio Concorsi, e di aver partecipato a tali prove.
Il 18 settembre 1998 la denunciante ha informato via fax il servizio Concorrenza del suo cambiamento di indirizzo.
La lettera che invitava la denunciante a partecipare alla prova orale le veniva inviata a tale indirizzo. Tale lettera indica chiaramente che l'indirizzo è riprodotto esattamente come comunicato dal denunciante.
Poiché tale lettera, inviata più di un mese prima della data del test, non è mai stata restituita al Parlamento, non ha ritenuto irragionevole presumere che fosse stata ricevuta. A seguito delle telefonate della denunciante alla fine di febbraio al servizio Concorsi, il capo di tale servizio le ha inviato una lettera spiegando che la lettera di invito alle prove orali era stata inviata, come testimoniato dal servizio postale del Parlamento, e sottolineando che il concorso in questione era stato chiuso, in quanto la commissione giudicatrice aveva completato le prove orali e firmato la sua relazione.
Il Parlamento europeo si rammarica naturalmente della delusione causata a questo candidato, ma sostiene di non poter essere ritenuto responsabile della mancata consegna della posta da parte di un servizio postale nazionale.
Osservazioni della denunciante Nelle
sue osservazioni la denunciante ha mantenuto la sua denuncia. A suo avviso, spetta al Parlamento garantire che i candidati ricevano effettivamente i loro inviti. Deve prendere le opportune precauzioni.
Nella sentenza del 26 novembre 1981 nella causa 195/80, Bernhard Michel/Parlamento europeo, la Corte di giustizia delle Comunità europee ha stabilito che non spetta al destinatario dimostrare la data di ricevimento di una lettera tardiva non registrata.
Se l'onere della prova della data di ricevimento di una lettera incombe al mittente, a maggior ragione spetta a quest'ultimo dimostrare che una lettera inviata è effettivamente pervenuta.
In tal caso, il Parlamento avrebbe potuto inviare la lettera di invito sotto forma di lettera raccomandata con ricevuta di ritorno. È risaputo che le possibilità di essere preselezionati per l'elenco dei candidati idonei sono poche e distanti tra loro. Sarebbe stato del tutto ragionevole aspettarsi che il Parlamento inviasse le lettere per posta raccomandata, dal momento che solo dieci di tali lettere sono state inviate.

LA DECISIONE

1 Perdita di una lettera di invito alle prove orali del concorso generale PE/31/B
1.1 La denunciante sostiene di non aver mai ricevuto la lettera di invito alle prove orali del concorso generale PE/31/B. Secondo lei, il Parlamento ha la responsabilità di garantire che i candidati ricevano effettivamente i loro inviti e prendano le precauzioni necessarie.
1.2 Nel suo parere, il Parlamento affermava che la lettera con cui invitava la denunciante a partecipare alla prova orale era stata inviata al suo nuovo indirizzo. Tale lettera indicava chiaramente che l'indirizzo era riprodotto esattamente come comunicato dal denunciante. Poiché tale lettera, inviata più di un mese prima della data del test, non è mai stata restituita al Parlamento, non ha ritenuto irragionevole presumere che fosse stata ricevuta.
1.3 Il Mediatore ritiene che il Parlamento dovrebbe garantire che i candidati ricevano effettivamente le loro lettere d'invito. Sarebbe stato più appropriato un metodo di consegna più sicuro. La partecipazione alle prove orali è stata molto importante per il denunciante. Sarebbe stato ragionevole attendersi che il Parlamento inviasse le lettere di invito alle prove orali per posta raccomandata con ricevuta di ritorno.
1.4 Il Mediatore osserva che il Parlamento avrebbe potuto evitare eventuali problemi successivi se non avesse incluso nell'avviso di ricevimento una richiesta affinché i candidati non scrivessero o telefonassero al segretariato, in quanto ciò avrebbe solo disturbato il processo.
2 Conclusione
Sulla base delle indagini del Mediatore europeo sulla presente denuncia, appare necessario formulare la seguente osservazione critica:

Il Mediatore ritiene che il Parlamento dovrebbe garantire che i candidati ricevano effettivamente le loro lettere di invito. Sarebbe stato più appropriato un metodo di consegna più sicuro. La partecipazione alle prove orali è stata molto importante per il denunciante. Sarebbe stato ragionevole attendersi che il Parlamento inviasse le lettere di invito alle prove orali per posta raccomandata con ricevuta di ritorno.

Dato che questo aspetto della causa riguarda procedure relative a eventi specifici verificatisi in passato, non è opportuno giungere a una composizione amichevole della questione.
Il Mediatore ha pertanto deciso di archiviare il caso.
Anche il Presidente del Parlamento europeo sarà informato di tale decisione.
Cordiali saluti
Jacob SÖDERMAN