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Decisione nel caso 1375/2018/PB sull'interpretazione da parte della Commissione europea delle "ore produttive" per il rimborso delle spese per il personale sostenute in progetti nell'ambito del 7° programma quadro (7° PQ)
Decisione
Caso 1375/2018/PB - Aperto(a) il Mercoledì | 05 settembre 2018 - Decisione del Mercoledì | 29 maggio 2019 - Istituzione coinvolta Commissione europea ( Cattiva amministrazione non riscontrata ) - Paese Germania
Il caso riguardava il calcolo dei costi finanziati nell'ambito del Settimo programma quadro di ricerca dell'UE (7° PQ).
La Commissione europea ha sottoposto ad audit tre progetti per i quali il denunciante, un istituto di ricerca tedesco, aveva ricevuto finanziamenti nell'ambito del 7° PQ. Non ha accertato alcun illecito intenzionale da parte del denunciante, ma ha concluso che quest'ultimo avrebbe dovuto rimborsare parte dei fondi perché aveva utilizzato un metodo di calcolo per i costi indiretti che includeva costi non correlati ai progetti finanziati nell'ambito del 7° PQ.
Il denunciante ha ritenuto di aver applicato un metodo di calcolo legittimo e ha pertanto chiesto al Mediatore di esaminare la questione.
La Mediatrice ha constatato l'assenza di cattiva amministrazione da parte della Commissione e ha chiuso l'indagine.
Fatti all’origine della denuncia
1. Il denunciante è un istituto di ricerca tedesco che ha ricevuto sovvenzioni dal 7° programma quadro dell'Unione europea (programma 7° PQ [1]). La Commissione europea ha sottoposto ad audit tre progetti per i quali il denunciante aveva ricevuto sovvenzioni.
2. La Commissione ha concluso che il denunciante ha dovuto rimborsare quasi 100 000 EUR. Sebbene ciò non avrebbe reso l'istituto di ricerca insolvente, il denunciante ha chiesto un riesame della decisione della Commissione e successivamente si è rivolto al Mediatore europeo.
3. Il motivo principale della richiesta di rimborso era il modo in cui il denunciante aveva calcolato i costi che non riguardavano direttamente i progetti finanziati dall'UE ("costi indiretti").
4. La Commissione ha ritenuto che il metodo di calcolo del denunciante abbia portato a richieste eccessive. Il denunciante ha ritenuto di poter utilizzare il metodo perché lo ha utilizzato per il finanziamento da parte delle autorità nazionali tedesche. Le norme applicabili all'epoca prevedevano la possibilità di utilizzare metodi di calcolo che i beneficiari delle sovvenzioni utilizzavano a livello nazionale.
L'indagine
5. Il Mediatore ha deciso di avviare questa indagine perché la questione di quale metodo di calcolo utilizzare per i costi indiretti da coprire con una sovvenzione nell'ambito del 7° PQ richiedeva chiarimenti. Ciò è dovuto in parte al fatto che la risposta della Commissione alla richiesta del denunciante di riesaminare le risultanze dell'audit è stata piuttosto succinta.
6. La Commissione ha inviato al Mediatore una risposta dettagliata e utile, comprendente illustrazioni dei metodi di calcolo e riferimenti alla giurisprudenza pertinente che il Mediatore aveva richiesto.
7. La Mediatrice ha trasmesso la risposta della Commissione al denunciante per eventuali osservazioni. Il denunciante non ha presentato osservazioni. Il denunciante ha successivamente informato il Mediatore che stava liquidando le domande di rimborso della Commissione.
Calcolo dei costi indiretti
8. Il denunciante ha fornito il seguente esempio per illustrare il metodo di calcolo dei costi indiretti che ha ritenuto legittimo:
Se il numero totale di ore trascorse per un progetto finanziato dall'UE fosse di 100 000 e 20 000 di tali ore riguardassero i costi indiretti (ore non fatturabili), i costi di tali 20 000 ore sarebbero aggiunti ai costi delle 80 000 ore "fatturabili" al fine di calcolare la tariffa oraria che sarebbe utilizzata per presentare la corrispondente domanda di rimborso (costi divisi per 80 000).
La Commissione, invece, ha ritenuto che i costi totali dovessero essere divisi per il numero totale di ore (nell’esempio dato, 100 000), il che comporta inevitabilmente una tariffa oraria inferiore per il rimborso.
9. Il denunciante ha contestato l'approccio della Commissione, sostenendo che le norme applicabili indicavano che le consuete pratiche contabili e di gestione del beneficiario sono generalmente accettate, in particolare se tali pratiche sono in linea con le norme nazionali. Il denunciante ha dichiarato che il suo metodo contabile era stato accettato dalle autorità tedesche competenti in materia di sovvenzioni.
10. Nella sua risposta dettagliata, la Commissione ha affermato, in sintesi, che le pratiche contabili «solite» dei beneficiari del 7° PQ possono essere valide, ma che le norme applicabili non stabiliscono un diritto assoluto di utilizzare tali pratiche. Il riferimento alle "pratiche contabili abituali" serve principalmente a impedire ai beneficiari di creare metodi di calcolo ad hoc che possono comportare oneri eccessivi nell'ambito delle sovvenzioni dell'UE rispetto ad altre sovvenzioni o attività del beneficiario. I metodi di calcolo utilizzati non possono in alcun caso sfociare nel finanziamento da parte dei fondi dell'UE di attività non connesse al progetto finanziato dall'UE. La Commissione ha spiegato e illustrato in dettaglio in che modo il metodo di calcolo utilizzato dal denunciante significherebbe che il finanziamento del 7° PQ contribuirebbe non solo ai costi indiretti derivanti dal progetto del 7° PQ, ma anche ai costi indiretti derivanti da altri progetti (non collegati) del beneficiario di una sovvenzione (7° PQ).
11. La Commissione ha riconosciuto la preoccupazione del denunciante di trovarsi di fronte a un "divario" finanziario se il finanziamento del 7° PQ non copre i costi di tutte le attività di una persona che lavora a un progetto del 7° PQ, comprese quelle che non sono collegate al 7° PQ e non possono essere addebitate a nessun cliente. La Commissione ha tuttavia ricordato che i finanziamenti dell'UE nell'ambito del 7° PQ si basano sul principio del cofinanziamento. Il cofinanziamento può assumere la forma di risorse proprie del beneficiario, entrate generate dall'azione o dal programma di lavoro o contributi finanziari o in natura di terzi.
Valutazione del Mediatore
12. La Mediatrice ha esaminato attentamente il ragionamento della Commissione nella risposta presentata nel corso della presente indagine. Ritiene che la Commissione abbia fornito una spiegazione ragionevole, coerente ed esaustiva della sua posizione secondo cui il metodo di calcolo utilizzato dal denunciante per determinare i costi indiretti era contrario alle norme per il finanziamento dell'UE nell'ambito del 7° PQ.
13. Il Mediatore ritiene pertanto che non vi sia stata cattiva amministrazione.
14. Il Mediatore osserva inoltre che la questione individuata in questo caso è stata risolta e non dovrebbe portare a problemi in futuro. L'Unione europea ha semplificato le norme che si applicano al successore del 7° PQ, denominato Orizzonte 2020. Una misura consiste nell'utilizzare un tasso forfettario per i costi indiretti [2], che evita una moltitudine di metodi di calcolo ingombranti e potenzialmente incoerenti che hanno causato rettifiche finanziarie come quella richiesta in questo caso. La Corte dei conti ha riferito che questa misura di semplificazione è un successo [3].
Conclusione
Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:
Non c'è stata cattiva amministrazione.
Il denunciante e la Commissione europea saranno informati della presente decisione.
Emily O'Reilly
Mediatore europeo
Strasburgo, 29/05/2019
[1] Il 7° PQ si è svolto dal 2007 al 2013 ed è stato sostituito da Orizzonte 2020, che va dal 2014 al 2020 (cfr. https://ec.europa.eu/research/fp7/index_en.cfm e https://ec.europa.eu/programmes/horizon2020/).
[2] http://ec.europa.eu/research/horizon2020/pdf/press/fact_sheet _on _rules _under _horizon _2020.pdf
[3] Nella sua relazione speciale n. 28/2018, disponibile all'indirizzo http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/events/2019-01-30/2_eca_en.pdf