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Decisione nel caso 1936/2018/FP sul modo in cui l'Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura ha trattato una richiesta di accesso ai dati personali
Decisione
Caso 1936/2018/FP - Aperto(a) il Venerdì | 29 marzo 2019 - Decisione del Venerdì | 29 marzo 2019 - Istituzione coinvolta Agenzia esecutiva europea per l’istruzione e la cultura ( Cattiva amministrazione non riscontrata ) - Paese Regno Unito
Il caso riguardava il rifiuto da parte dell'Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura di divulgare i nomi dei membri del personale che hanno supervisionato un progetto in Macedonia.
L'Agenzia ha rifiutato l'accesso sulla base delle norme dell'UE in materia di protezione dei dati che prevedono che la persona che chiede la divulgazione di dati personali, come i nomi delle persone, debba dimostrare la necessità di divulgare i nomi delle persone in questione. Se tale requisito è soddisfatto, l’autorità pubblica deve ancora verificare se gli interessi legittimi dei membri del personale sarebbero lesi dalla divulgazione dei loro nomi e, in caso affermativo, se tali interessi legittimi fossero più importanti della necessità invocata dalla persona che chiede la divulgazione dei nomi.
Il Mediatore ha constatato che il denunciante non ha spiegato perché fosse necessario per lui avere accesso ai nomi. In quanto tale, l’Agenzia poteva legittimamente rifiutarsi di divulgare i nomi dei membri del personale di cui trattasi.
Fatti all’origine della denuncia
1. Il denunciante è l'amministratore delegato di una casa di fotografia nel Regno Unito.
2. Il 10 giugno 2018 il denunciante ha contattato l'Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura (EACEA) per chiedere informazioni su un progetto realizzato dall'EACEA in Macedonia. In tale contesto, il denunciante ha chiesto anche l'accesso ai nomi dei membri del personale dell'EACEA che hanno supervisionato tale progetto in Macedonia.
3. Il 25 giugno 2018 l'EACEA ha risposto che non erano in grado di fornire l'accesso a tali dati e che avrebbe dovuto indicare un "interesse giuridico" alla divulgazione dei dati personali in questione.
4. Il 19 settembre 2018 il denunciante ha risposto all'EACEA che era solo un membro del pubblico interessato che presentava una richiesta nell'interesse pubblico e che non aveva alcun "interesse giuridico" specifico.
5. Il 2 ottobre 2018 l'EACEA ha confermato che l'accesso ai dati personali non poteva essere concesso per motivi di protezione dei dati.
L'indagine
6. Il Mediatore ha avviato un'indagine sulla denuncia secondo cui l'EACEA aveva erroneamente rifiutato di concedere l'accesso ai nomi dei membri del personale dell'EACEA che supervisionavano un progetto in Macedonia.
Questione
Argomenti presentati al Mediatore
7. Il denunciante ha ritenuto ingiustificato il rifiuto dell'EACEA di divulgare i nomi del personale coinvolto nel progetto in Macedonia. Sostiene che i nomi dei membri del personale delle istituzioni dell'UE dovrebbero essere divulgati nell'interesse pubblico. Per quanto riguarda la protezione dei dati personali, egli ha messo in discussione la privacy e l’integrità che l’EACEA intende tutelare.
8. L'EACEA ha insistito sul fatto che la divulgazione di tali dati pregiudicherebbe i legittimi interessi dei membri del personale coinvolti. L'EACEA ha inoltre sostenuto che il denunciante non aveva presentato alcuna giustificazione o argomentazione che dimostrasse la necessità di trasferirgli i dati personali.
Valutazione del Mediatore
9. I nomi dei membri del personale dell'UE sono dati personali [1]. Nel caso di una richiesta come quella in esame, l'istituzione interessata deve seguire un'analisi in tre fasi. In primo luogo, deve esaminare se il richiedente abbia dimostrato la necessità del trasferimento dei dati personali a lui. In tal caso, l'istituzione deve stabilire se il trasferimento possa pregiudicare i legittimi interessi degli "interessati" (membri del personale dell'EACEA interessati). Infine, in una terza fase, l'istituzione deve effettuare un bilanciamento tra gli interessi della persona che chiede l'accesso ai dati personali e gli interessi legittimi degli interessati.
10. Il Mediatore osserva che il denunciante non ha esplicitamente addotto alcun motivo per cui è necessario che abbia accesso ai dati personali in questione. Il denunciante ha infatti limitato la sua spiegazione al fatto che è nell'interesse pubblico sapere cosa fanno i membri del personale all'interno delle istituzioni dell'UE. L'EACEA non era pertanto in grado di valutare la necessità di comunicare i dati personali al denunciante. Pertanto, l’EACEA non ha dovuto compiere l’ulteriore passo di valutare se la divulgazione avrebbe potuto ledere l’interesse legittimo delle persone interessate.
11. In tali circostanze, l’EACEA ha giustamente rifiutato di fornire l’accesso ai nomi dei membri del personale interessati, al fine di proteggere i dati personali e la vita privata di una persona identificata.
12. Tuttavia, il Mediatore osserva che l'EACEA avrebbe potuto essere più utile al denunciante fornendo spiegazioni chiare sulla necessità di indicare la necessità di trasferire i dati personali.
Conclusione
Sulla base dell'indagine, il Mediatore chiude il caso con la seguente conclusione:
Non vi è stata cattiva amministrazione da parte dell'Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura.
Il denunciante e l'Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura saranno informati della presente decisione.
Fergal Ó Regan
Coordinamento delle indagini di interesse pubblico - Unità 2
Strasburgo, 29.3.2019
[1] All'epoca in questione, ciò era disciplinato dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati, disponibile all'indirizzo:
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=GU:L:2001:008:0001:0022:it:PDF.