Contesto della denuncia

1. Il denunciante è una società greca che ha partecipato e coordinato un progetto nell'ambito del programma di apprendimento permanente ("LLP")[1], che era di competenza dell'Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura (EACEA).

2. Nella sua domanda per il progetto, il denunciante ha stimato che il suo ruolo nel progetto richiedeva 200 giorni lavorativi. Ha dichiarato che il suo personale guadagnava 100-200 EUR al giorno, a seconda della categoria dell'agente. Di conseguenza, il denunciante ha stimato di ricevere 35 200 EUR per il suo lavoro sul progetto.

3. Nel febbraio 2016 il denunciante ha dichiarato nella sua relazione finale che il suo personale ha lavorato 1350 giorni per il progetto ad un tasso di 26,86 EUR per tutti i membri del personale e ha chiesto un totale di circa 36 200 EUR. 

4. L'EACEA ha rilevato alcuni errori nel modo in cui il denunciante aveva calcolato il numero di giorni di lavoro del progetto, nonché la tariffa giornaliera, e ha chiesto al denunciante di rivedere i suoi calcoli. Nel marzo 2016 il denunciante ha presentato una relazione riveduta in cui dichiarava che il suo personale lavorava 280.63 giorni al tasso di 107,52 EUR e 214,20 EUR[2].

5. Il 5 maggio 2 016 l'EACEA ha accettato il ricalcolo da parte del denunciante dei giorni lavorati. Essa ha rilevato, tuttavia, che sussistono ancora problemi nel modo in cui i costi del personale sono stati calcolati, in quanto le tariffe non sembrano riflettere i contratti del personale. Dopo diversi scambi, l'EACEA ha dichiarato che applicando la consueta politica di remunerazione dei costi del personale[3], il tasso di personale del denunciante era di 57,36 EUR al giorno per tutte le categorie di personale. Il denunciante ha concordato con l'EACEA la tariffa giornaliera; tuttavia, sulla base di questo nuovo tasso, ha ricalcolato il numero di giorni in cui ha affermato che il suo personale aveva lavorato, portandolo a 632.21 giorni.

6. Il 29 giugno 2 016 l'EACEA ha approvato la relazione finale, in cui si affermava che il denunciante aveva lavorato 280.63 giorni a un tasso giornaliero di 57,36 EUR.

7. L'8 luglio 2016 il denunciante ha chiesto all'EACEA di riesaminare la sua decisione. In particolare, essa ha contestato il modo in cui l'EACEA aveva calcolato i giorni lavorativi da rimborsare.

8. Il 12 agosto 2 016 l'EACEA ha risposto alla richiesta di riesame e ha indicato che avrebbe riconosciuto un totale di 340 giorni lavorativi per il rimborso, aumentando il numero di giorni lavorativi di 60.

9. Insoddisfatto di questo risultato, il denunciante si è rivolto al Mediatore.  

L'inchiesta

10. Il Mediatore ha avviato un'indagine sulle preoccupazioni del denunciante secondo cui:

1) L'EACEA ha erroneamente calcolato il pagamento finale al denunciante, in particolare per quanto riguarda i giorni lavorativi da rimborsare.

2) La richiesta del reclamo di riesame della decisione finale di pagamento non è stata trattata correttamente dall'EACEA.

11. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha chiesto all'EACEA di spiegare una serie di elementi in relazione al secondo aspetto della denuncia. Successivamente ha ricevuto osservazioni dal denunciante in risposta alla risposta dell'EACEA. La decisione del Mediatore tiene conto degli argomenti e delle opinioni delle parti.

Calcolo del pagamento finale

Argomenti presentati al Mediatore

12. Il denunciante ha sostenuto che l'EACEA aveva arbitrariamente selezionato un certo numero di giorni lavorativi che riteneva ammissibili al rimborso. Essa ha ritenuto che "non vi fosse alcuna base giuridica per selezionare il numero di giorni lavorativi dichiarati in un calcolo precedente, respinto al fine di combinarlo con l'aliquota giornaliera rispetto a un altro calcolo". Ha osservato che, così facendo, l'EACEA aveva ridotto del 55 % l'importo del finanziamento che sarebbe stato ricevuto dal denunciante per i costi del personale. Ciò nonostante l'EACEA avesse ritenuto che il progetto fosse stato realizzato con successo.

13. Il denunciante ha inoltre sostenuto che l'EACEA non aveva tenuto conto degli elementi di prova del fatto che aveva lavorato al progetto più di quanto inizialmente previsto nella sua domanda. L'EACEA aveva indicato che la sua valutazione era coerente con una norma di orientamento secondo cui la dichiarazione finale dei costi per i progetti finanziati dall'UE non dovrebbe differire in modo significativo dalla stima effettuata nella domanda. Tuttavia, il denunciante ha sostenuto che, poiché tale "regola" non era menzionata nel contratto di progetto, né nel "Manuale del progetto"[4] disponibile al momento della firma del contratto, non dovrebbe applicarsi al caso di specie.

14. Nella risposta alla richiesta di riesame del denunciante, l'EACEA ha osservato che il calcolo finale dei giorni lavorativi si basava su "l'unico documento debitamente firmato e ufficiale (con carta intestata) ricevuto". L'EACEA ha aggiunto che, attraverso la sua corrispondenza con il denunciante, ha cercato di chiarire la situazione e aiutare il denunciante a presentare una dichiarazione accettabile dei costi del personale, in modo che l'EACEA potesse in ultima analisi sostenere tali costi.

15. Per quanto riguarda le giornate lavorate, l'EACEA ha dichiarato che il pagamento di una sovvenzione si basa sui costi effettivamente sostenuti[5], e non sul bilancio di previsione. L'EACEA ha sottolineato di aver già accettato di aumentare del 40 % i giorni lavorativi che considererebbe ammissibili al finanziamento, rispetto al numero iniziale stimato dal denunciante. Ciò è stato fatto per compensare il denunciante per il lavoro supplementare che ha affermato di aver svolto.

16. In particolare, l'EACEA ha riconosciuto che, in qualità di coordinatore del progetto, il denunciante ha dovuto compiere ulteriori sforzi all'inizio del progetto per gestire un problema con la garanzia bancaria e includere un partner aggiuntivo. Per questo motivo, l'EACEA aveva accettato di aggiungere 60 giorni lavorativi al numero totale di giorni ammissibili al rimborso. Tuttavia, l'EACEA ha dichiarato che non sarebbe ragionevole considerare l'ulteriore aumento del numero di giorni lavorativi, sulla base dei risultati del progetto. Il denunciante aveva ricevuto un importo di finanziamento inferiore a quello previsto in quanto aveva sovrastimato notevolmente i costi del personale nella sua domanda, e non a causa di un errore di calcolo da parte dell'EACEA.

Valutazione del Mediatore

17. La tabella seguente riassume i diversi importi dei giorni lavorativi e dei tassi dichiarati dal denunciante e calcolati dall'EACEA in diverse fasi.

18. Questa tabella mostra che il denunciante aveva stimato di ricevere circa 36 200 EUR per il lavoro svolto. Ha ricalcolato i giorni e le tariffe in due occasioni, ma l'importo complessivo è rimasto all'incirca lo stesso.

19. Il Mediatore osserva che la dichiarazione finale di quanto il beneficiario di una sovvenzione (il cosiddetto "beneficiario" di un progetto) ha funzionato non è destinata a essere oggetto di negoziazione sulla base di un tasso variabile, ma di un fatto "identificabile e verificabile", come previsto dall'"accordo di sovvenzione" applicabile al progetto. Inoltre, i costi devono essere "ragionevoli, giustificati e conformi al principio della sana gestione finanziaria".[7]

20. Pertanto, se il destinatario finisce per lavorare meno di quanto inizialmente previsto, o non è in grado di fornire prove per un certo periodo di tempo che afferma di aver lavorato, riceverà meno denaro alla fine del progetto. Al contrario, se i beneficiari del progetto possono dimostrare di aver lavorato più di quanto inizialmente previsto per motivi giustificati, saranno pagati di conseguenza.

21. In questo caso, il denunciante ha dimostrato di dover lavorare più di quanto inizialmente previsto, e l'EACEA lo ha riconosciuto. Infatti, a seguito della richiesta di riesame, l'EACEA ha aumentato del 70 % l'importo dei giorni lavorativi riconosciuti ammissibili al rimborso (140.63 giorni supplementari).

22. Nonostante tale aumento, il denunciante sostiene che l'EACEA ha sbagliato a ridurre l'importo complessivo che avrebbe dovuto essere rimborsato per i costi del personale. Ciò sembra essere basato su un equivoco da parte del denunciante nel considerare la sua stima complessiva dei costi del personale nella sua domanda per rappresentare i costi effettivi del personale. L'EACEA è tuttavia tenuta a rimborsare solo i costi del personale basati su giorni verificabili lavorati alle tariffe applicabili.

23. Il denunciante ha riconosciuto di aver calcolato, nella sua domanda iniziale, l'aliquota giornaliera stimata sulla base delle retribuzioni dei suoi membri del personale, più il reddito percepito dai suoi membri del personale dalle loro quote della società. Il denunciante ha ritenuto che tale metodologia riflettesse meglio il valore del lavoro e delle qualifiche del personale. Nella richiesta di riesame, tuttavia, il denunciante ha riconosciuto che il calcolo dell'EACEA era corretto, affermando che "il tasso giornaliero della nostra retribuzione è stato calcolato correttamente in 57,36 EUR".

24. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante non contesta questo calcolo della tariffa giornaliera, ma si concentra sul numero di giorni lavorativi accettati dall'EACEA. Tuttavia, a fini di completezza, il Mediatore ha verificato la tariffa giornaliera e può confermare che il calcolo sembra corretto e in linea con le norme applicabili. In particolare, la convenzione di sovvenzione del progetto indica chiaramente che i rendimenti sul capitale non sono considerati costi ammissibili[8]. Analogamente, il manuale sui progetti spiega che i sistemi di ripartizione degli utili devono essere esclusi dal calcolo dei costi del personale[9]. In quanto tale, i proventi delle azioni non avrebbero dovuto essere presi in considerazione dal denunciante nel calcolo dei costi per il personale.

25. Pertanto, sembra che, all'inizio, il denunciante abbia calcolato erroneamente la quantità di denaro che avrebbe potuto richiedere per i costi del personale e abbia preso tale calcolo come riferimento per l'importo complessivo dei finanziamenti che avrebbe dovuto ricevere per i costi del personale. Se il denunciante avesse calcolato i costi stimati del personale sulla base corretta fin dall'inizio, avrebbe dovuto ricevere circa 11 500 EUR in base all'orario di lavoro stimato per il progetto. Ciò sarebbe stato molto inferiore rispetto all'importo finale ricevuto (19 500 EUR).

26. L'affermazione del denunciante secondo cui l'EACEA ha erroneamente respinto i giorni lavorativi che hanno superato la stima iniziale nella sua domanda è infondata. L'EACEA ha tenuto conto delle prove fornite dal denunciante e, in seguito al riesame, ha convenuto di riconoscere 140 giorni lavorativi supplementari come ammissibili al rimborso. Il denunciante non ha fornito elementi di prova per dimostrare che l'EACEA ha rifiutato di considerare ammissibili al rimborso l'orario di lavoro effettivo speso dal suo personale per il progetto. Ciò che il denunciante sembra sostenere è che l'EACEA avrebbe dovuto riconoscere un importo sufficiente di giorni lavorativi per garantire che il denunciante ricevesse finanziamenti per l'importo complessivo dei costi del personale che aveva inizialmente stimato nella sua domanda. Tuttavia, come spiegato al punto 19, tale approccio non sarebbe in linea con le norme applicabili.

27. Pertanto, il Mediatore conclude che non vi è stata cattiva amministrazione da parte dell'EACEA in materia.

Richiesta di riesame della decisione di pagamento finale

28. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante temeva anche che la sua "impugnazione" (o revisione) fosse stata trattata dalla stessa squadra responsabile della decisione di pagamento che stava contestando. Sebbene questa non fosse la principale questione della denuncia, il Mediatore ha deciso di chiarire la questione con l'EACEA.

Argomenti presentati al Mediatore

29. Nella sua risposta alla richiesta di chiarimenti del Mediatore, l'EACEA ha spiegato che la procedura di riesame è utilizzata per le decisioni sull'"importo definitivo della sovvenzione", nonché per le decisioni sulla selezione dei beneficiari per i progetti finanziati dall'UE[10].

30. Nell'ambito della procedura di riesame, le richieste di riesame dovrebbero essere indirizzate al "capo dell'unità" responsabile dell'"accordo di sovvenzione" per il progetto. I beneficiari del progetto sono informati di tale procedura nella lettera di notifica dell'importo definitivo della sovvenzione. Il responsabile del progetto che gestisce la convenzione di sovvenzione si occupa quindi di questa richiesta, insieme a un "funzionario finanziario". Essi formulano una proposta sull'opportunità di respingere la richiesta o di modificare l'importo della sovvenzione finale. La proposta è poi riesaminata da un cosiddetto "agente di verifica operativa" e da un "agente verificatore finanziario", che può decidere di confermare o modificare la proposta. La proposta finale viene quindi verificata, adottata e firmata dal capo unità in qualità di "ordinatore", ossia la persona legalmente autorizzata ad adottare decisioni relative alla convenzione di sovvenzione.

31. L'EACEA ha dichiarato che il team coinvolto nell'analisi iniziale di un progetto di sovvenzione è quello nella posizione migliore per prendere una decisione tempestiva e qualificata in merito alla richiesta di riesame. Ha inoltre affermato che il capo unità rimane l'ordinatore responsabile della convenzione di sovvenzione.

32. L'EACEA ha confermato che questa procedura di riesame interno è stata quella seguita in questo caso.

Valutazione del Mediatore

33. Nel caso di specie, il Mediatore ha cercato di verificare che l'EACEA seguisse la procedura interna stabilita. Sulla base della spiegazione ricevuta dall'EACEA e dei documenti forniti dal denunciante, risulta che è stata seguita la procedura corretta.

34. Tuttavia, il denunciante ha espresso preoccupazione per il fatto che il riesame sia stato effettuato dalla stessa squadra, mentre l'EACEA ha ritenuto che il gruppo coinvolto nell'analisi iniziale fosse nella posizione migliore per prendere una decisione tempestiva sulla richiesta di riesame. Il Mediatore osserva che, sebbene in alcuni casi possa essere utile che persone non coinvolte nella decisione iniziale possano essere coinvolte nel processo di revisione, ciò non significa che un processo di revisione effettuato dalla stessa squadra sia in quanto tale contaminato da irregolarità. Infatti, in questo caso, la richiesta del denunciante ha portato l'EACEA a rivedere la sua decisione e a riconoscere come ammissibili al rimborso ulteriori giorni lavorativi. In assenza di argomentazioni concrete che avrebbero messo in dubbio il carattere imparziale del riesame effettuato dall'EACEA, il Mediatore non rileva alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto della denuncia.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con le seguenti conclusioni:

Non vi è stata cattiva amministrazione da parte dell'Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura.

Il denunciante e l'Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura saranno informati di tale decisione.

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 29.10.2018

[1] Maggiori informazioni sono disponibili su: http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programme_en.

[2] Il denunciante ha poi spiegato che "avevamo stimato il valore giornaliero del nostro lavoro in base al nostro stipendio più il risarcimento che riceviamo dalle azioni della nostra società".

[3] Aliquota giornaliera = retribuzioni lorde effettive più oneri sociali + spese legali

Totale giorni lavorabili

[4] Il Project Handbook 2 013 ha fornito le linee guida per la gestione amministrativa e finanziaria e la rendicontazione per questo progetto.

[5] Articolo I.3.a., II. I 9. Io e le 11.20. I della convenzione di sovvenzione.

[6] Questo calcolo è una stima in quanto il Mediatore non dispone dei dettagli esatti dei costi del personale dichiarati per categoria, bensì di un riferimento generale ad essi in uno scambio di e-mail.

[7] Articolo II. 19. della convenzione di sovvenzione.

[8] Articolo II. 19.4 della convenzione di sovvenzione.

[9] Articolo 2, paragrafo 2, del manuale del progetto.

[10] Questa prassi è stata stabilita a seguito della raccomandazione del Mediatore europeo all'Agenzia esecutiva per la competitività e l'innovazione (EACI) nell'indagine d'iniziativa OI/8/2013/OV, disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/recommendation.faces/en/58120/html.bookmark