Fatti all’origine della denuncia

1. Il denunciante è una società greca che ha partecipato e coordinato un progetto nell'ambito del programma di apprendimento permanente [1], di competenza dell'Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura (EACEA).

2. Nella sua domanda per il progetto, il denunciante ha stimato che il suo ruolo nel progetto richiedeva 200 giorni lavorativi. Essa ha dichiarato che il suo personale percepiva EUR 100-200 al giorno, a seconda della categoria dell’agente. Di conseguenza, il denunciante ha stimato che avrebbe dovuto ricevere 35 200 EUR per il suo lavoro sul progetto.

3. Nel febbraio 2016 il denunciante ha dichiarato nella sua relazione finale che il suo personale ha lavorato 1350 giorni al progetto a un tasso di 26,86 EUR per tutti i membri del personale e ha chiesto un totale di circa 36 200 EUR. 

4. L'EACEA ha rilevato alcuni errori nel modo in cui il denunciante aveva calcolato il numero di giorni di lavoro per il progetto, nonché la tariffa giornaliera, e ha chiesto al denunciante di rivedere i suoi calcoli. Nel marzo 2016 il denunciante ha presentato una relazione riveduta in cui dichiarava che il suo personale lavorava 280,63 giorni a un tasso compreso tra 107,52 EUR e 214,20 EUR [2].

5. Il 5 maggio 2016 l'EACEA ha accettato il ricalcolo dei giorni di lavoro effettuato dal denunciante. Ha rilevato, tuttavia, che sussistono ancora problemi con il calcolo dei costi del personale, in quanto i tassi non sembrano riflettere i contratti del personale. Dopo diversi scambi, l'EACEA ha dichiarato che, applicando la consueta politica di remunerazione dei costi del personale [3], il tasso di personale del denunciante era di 57,36 EUR al giorno per tutte le categorie di personale. Il denunciante ha concordato con l'EACEA la tariffa giornaliera; tuttavia, sulla base di questo nuovo tasso, ha ricalcolato il numero di giorni in cui affermava che il suo personale aveva lavorato, portandolo a 632,21 giorni.

6. Il 29 giugno 2016 l'EACEA ha approvato la relazione finale, in cui si affermava che il denunciante aveva lavorato 280,63 giorni al tasso giornaliero di 57,36 EUR.

7. L'8 luglio 2016 il denunciante ha chiesto all'EACEA di rivedere la sua decisione. In particolare, ha contestato il modo in cui l’EACEA aveva calcolato i giorni lavorativi da rimborsare.

8. Il 12 agosto 2016 l'EACEA ha risposto alla richiesta di riesame e ha indicato che avrebbe riconosciuto un totale di 340 giorni lavorativi per il rimborso, aumentando il numero di giorni lavorativi di 60.

9. Insoddisfatto di questo risultato, il denunciante si è rivolto al Mediatore.  

L'indagine

10. La Mediatrice ha avviato un'indagine sulle preoccupazioni del denunciante secondo cui:

1) L'EACEA ha calcolato erroneamente il pagamento finale al denunciante, in particolare per quanto riguarda i giorni lavorativi da rimborsare.

2) La richiesta di riesame della decisione di pagamento finale presentata dal reclamo non è stata trattata correttamente dall’EACEA.

11. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha chiesto all'EACEA di spiegare una serie di cose in relazione al secondo aspetto della denuncia. Successivamente ha ricevuto osservazioni dal denunciante in risposta alla risposta dell'EACEA. La decisione del Mediatore tiene conto delle argomentazioni e dei punti di vista addotti dalle parti.

Calcolo del pagamento finale

Argomenti presentati al Mediatore

12. Il denunciante ha sostenuto che l'EACEA aveva scelto arbitrariamente un numero di giorni lavorativi che riteneva ammissibili al rimborso. Essa ha ritenuto che "non vi fosse alcuna base giuridica per selezionare il numero di giorni lavorativi dichiarati in un calcolo precedente, respinto, al fine di combinarlo con la tariffa giornaliera di un altro calcolo". Ha osservato che, così facendo, l'EACEA aveva ridotto del 55% l'importo del finanziamento che sarebbe stato ricevuto dal denunciante per le spese di personale. Ciò nonostante l'EACEA avesse ritenuto che il progetto fosse stato portato a termine con successo.

13. Il denunciante ha inoltre sostenuto che l'EACEA non aveva tenuto conto degli elementi di prova del fatto che aveva lavorato al progetto più giorni di quanto inizialmente previsto nella sua domanda. L'EACEA aveva indicato che la sua valutazione era coerente con una regola di orientamento secondo cui la dichiarazione finale dei costi per i progetti finanziati dall'UE non dovrebbe differire in modo significativo dalla stima effettuata nella domanda. Tuttavia, il denunciante ha sostenuto che, poiché tale «regola» non era menzionata nel contratto di progetto, né nel «Manuale del progetto»[4] disponibile al momento della firma del contratto, essa non dovrebbe applicarsi al caso di specie.

14. Nella risposta alla richiesta di riesame del denunciante, l'EACEA ha osservato che il calcolo finale dei giorni lavorativi si basava sull'unico documento debitamente firmato e ufficiale (con carta intestata) ricevuto. L'EACEA ha aggiunto che, attraverso la sua corrispondenza con il denunciante, aveva cercato di chiarire la situazione e di aiutare il denunciante a presentare una dichiarazione accettabile dei costi del personale, in modo che l'EACEA potesse in ultima analisi pagare tali costi.

15. Per quanto riguarda i giorni di lavoro, l'EACEA ha dichiarato che il pagamento di una sovvenzione si basa sui costi effettivamente sostenuti [5] e non sul bilancio di previsione. L'EACEA ha sottolineato di aver già accettato di aumentare del 40% i giorni lavorativi che avrebbe considerato ammissibili al finanziamento, rispetto al numero iniziale stimato dal denunciante. Ciò è stato fatto per compensare il denunciante per il lavoro supplementare che sosteneva di aver svolto.

16. In particolare, l'EACEA ha riconosciuto che, in qualità di coordinatore del progetto, il denunciante ha dovuto compiere ulteriori sforzi all'inizio del progetto per gestire un problema con la garanzia bancaria e per includere un partner aggiuntivo. Per tale motivo, l’EACEA aveva accettato di aggiungere 60 giorni lavorativi al numero totale di giorni ammissibili al rimborso. Tuttavia, l’EACEA ha dichiarato che non sarebbe ragionevole prendere in considerazione un ulteriore aumento del numero di giorni lavorativi, sulla base dei risultati del progetto. Il denunciante aveva ricevuto un importo di finanziamento inferiore a quello previsto perché aveva notevolmente sovrastimato i costi del personale nella sua domanda e non a causa di un calcolo errato da parte dell'EACEA.

Valutazione del Mediatore

17. La tabella seguente riassume i diversi importi dei giorni lavorativi e delle tariffe dichiarati dal denunciante e calcolati dall'EACEA in diverse fasi.

18. La tabella indica che il denunciante aveva stimato che avrebbe ricevuto circa 36 200 EUR per il lavoro svolto. Ha ricalcolato i giorni e le tariffe in due occasioni, ma l'importo complessivo che stava sostenendo è rimasto all'incirca lo stesso.

19. Il Mediatore osserva che la dichiarazione finale di quanto ha lavorato il beneficiario di una sovvenzione (il cosiddetto "beneficiario" in un progetto) non è intesa come una questione di negoziazione basata su un tasso variabile, ma come un fatto "identificabile e verificabile", come previsto nella "convenzione di sovvenzione" applicabile al progetto. Inoltre, i costi devono essere "ragionevoli, giustificati e conformi al principio della sana gestione finanziaria"[7].

20. Pertanto, se il beneficiario finisce per lavorare meno di quanto inizialmente previsto o non è in grado di fornire prove per una parte del tempo in cui afferma di aver lavorato, riceverà meno denaro alla fine del progetto. Al contrario, se i beneficiari del progetto possono dimostrare di aver lavorato più di quanto inizialmente previsto per motivi giustificati, saranno pagati di conseguenza.

21. In questo caso, il denunciante ha dimostrato di dover lavorare più di quanto inizialmente previsto, e l'EACEA lo ha riconosciuto. Infatti, a seguito della richiesta di riesame, l’EACEA ha aumentato del 70% l’importo dei giorni lavorativi riconosciuti ammissibili al rimborso (140,63 giorni supplementari).

22. Nonostante tale aumento, il denunciante sostiene che l'EACEA ha sbagliato a ridurre l'importo complessivo che avrebbe dovuto essere rimborsato per le spese di personale. Ciò sembra basarsi su un malinteso da parte del denunciante nel considerare la sua stima complessiva dei costi del personale nella sua domanda come rappresentativa dei costi effettivi del personale. L’EACEA è tuttavia tenuta a rimborsare solo le spese per il personale basate su giorni di lavoro verificabili alle tariffe applicabili.

23. Il denunciante ha riconosciuto che, nella sua domanda iniziale, aveva calcolato il tasso giornaliero stimato sulla base degli stipendi dei suoi membri del personale, più il reddito che i suoi membri del personale percepivano dalle loro azioni nella società. Il denunciante ha ritenuto che tale metodologia riflettesse meglio il valore del lavoro e delle qualifiche del personale. Nella domanda di riesame, tuttavia, il denunciante ha riconosciuto che il calcolo dell'EACEA era corretto, affermando che "il tasso giornaliero della nostra retribuzione è stato correttamente calcolato a 57,36 EUR".

24. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante non contesta questo calcolo della tariffa giornaliera, ma si concentra sul numero di giorni lavorativi accettati dall'EACEA. Tuttavia, per completezza, il Mediatore ha verificato la tariffa giornaliera e può confermare che il calcolo sembra essere corretto e in linea con le norme applicabili. In particolare, la convenzione di sovvenzione del progetto stabilisce chiaramente che i rendimenti sul capitale non sono considerati costi ammissibili [8]. Analogamente, il manuale del progetto spiega che i regimi di partecipazione agli utili devono essere esclusi dal calcolo dei costi del personale [9]. In quanto tale, i redditi da azioni non avrebbero dovuto essere presi in considerazione dal denunciante nel calcolo dei suoi costi per il personale.

25. Pertanto, sembra che, all'inizio, il denunciante abbia calcolato in modo errato la quantità di denaro che avrebbe potuto chiedere per le sue spese di personale e abbia preso tale calcolo come riferimento per l'importo complessivo dei finanziamenti che avrebbe dovuto ricevere per le spese di personale. Se il denunciante avesse calcolato i costi stimati per il personale sulla base corretta fin dall'inizio, si sarebbe aspettato di ricevere circa 11 500 EUR, sulla base dell'orario di lavoro stimato per il progetto. Ciò sarebbe stato molto inferiore all'importo finale ricevuto (19 500 EUR).

26. L'affermazione del denunciante secondo cui l'EACEA avrebbe erroneamente respinto i giorni lavorativi che superavano la stima iniziale nella sua domanda è infondata. L'EACEA ha tenuto conto degli elementi di prova forniti dal denunciante e, a seguito del riesame, ha convenuto di riconoscere 140 giorni lavorativi aggiuntivi come ammissibili al rimborso. Il denunciante non ha fornito alcuna prova che dimostri che l'EACEA abbia rifiutato di considerare ammissibile al rimborso qualsiasi tempo di lavoro effettivamente dedicato dal suo personale al progetto. Ciò che il denunciante sembra sostenere è che l'EACEA avrebbe dovuto riconoscere un numero sufficiente di giorni lavorativi per garantire che il denunciante ricevesse finanziamenti per l'importo complessivo dei costi del personale che aveva inizialmente stimato nella sua domanda. Tuttavia, come spiegato al punto 19, tale approccio non sarebbe in linea con le norme applicabili.

27. Pertanto, il Mediatore conclude che non vi è stata cattiva amministrazione da parte dell'EACEA in merito a tale questione.

Richiesta di riesame della decisione di pagamento finale

28. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante era anche preoccupato per il fatto che il suo "ricorso" (o riesame) fosse stato trattato dalla stessa squadra responsabile della decisione di pagamento contestata. Sebbene questa non fosse la questione principale della denuncia, il Mediatore ha deciso di chiarire la questione con l'EACEA.

Argomenti presentati al Mediatore

29. Nella sua risposta alla richiesta di chiarimenti del Mediatore, l’EACEA ha spiegato che la procedura di riesame è utilizzata per le decisioni sull’«importo definitivo della sovvenzione», nonché per le decisioni sulla selezione dei beneficiari per i progetti finanziati dall’UE [10].

30. Nell'ambito della procedura di riesame, le richieste di riesame dovrebbero essere indirizzate al "capo dell'unità" responsabile della "convenzione di sovvenzione" per il progetto. I beneficiari del progetto sono informati di tale procedura nella lettera di notifica dell'importo definitivo della sovvenzione. Il responsabile di progetto che gestisce la convenzione di sovvenzione tratta quindi la richiesta insieme a un «responsabile finanziario». Presentano una proposta sull'opportunità di respingere la richiesta o di modificare l'importo della sovvenzione finale. La proposta viene quindi riesaminata da un cosiddetto "agente verificatore operativo" e da un "agente verificatore finanziario", che possono decidere se confermare o modificare la proposta. La proposta finale viene quindi verificata, adottata e firmata dal capo unità in qualità di "ordinatore", ossia la persona legalmente autorizzata a prendere decisioni relative alla convenzione di sovvenzione.

31. L'EACEA ha dichiarato che il gruppo coinvolto nell'analisi iniziale di un progetto di sovvenzione è quello nella posizione migliore per prendere una decisione tempestiva e qualificata in merito alla richiesta di riesame. Ha inoltre affermato che il capo unità rimane l'ordinatore responsabile della convenzione di sovvenzione.

32. L'EACEA ha confermato che tale procedura di riesame interno era quella seguita nel caso di specie.

Valutazione del Mediatore

33. In questo caso, il Mediatore ha cercato di verificare che l'EACEA seguisse la procedura interna stabilita. Sulla base della spiegazione ricevuta dall'EACEA e dei documenti forniti dal denunciante, sembra che sia stata seguita la procedura corretta.

34. Tuttavia, il denunciante ha espresso preoccupazione per il fatto che il riesame sia stato effettuato dallo stesso gruppo, mentre l'EACEA ha ritenuto che il gruppo coinvolto nell'analisi iniziale fosse nella posizione migliore per prendere una decisione tempestiva in merito alla richiesta di riesame. Il Mediatore osserva che, sebbene in alcuni casi possa essere utile che persone non coinvolte nella decisione originaria possano essere coinvolte nel processo di riesame, ciò non significa che un processo di riesame condotto dalla stessa squadra sia in quanto tale viziato da irregolarità. In effetti, in questo caso la richiesta del denunciante ha portato l'EACEA a rivedere la sua decisione e a riconoscere giorni lavorativi aggiuntivi come ammissibili al rimborso. In assenza di argomenti concreti che avrebbero messo in dubbio il carattere imparziale del riesame effettuato dall'EACEA, il Mediatore non riscontra alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto della denuncia.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore chiude il caso con la seguente conclusione:

Non vi è stata cattiva amministrazione da parte dell'Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura.

Il denunciante e l'Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 29/10/2018

[1] Maggiori informazioni sono disponibili al seguente indirizzo: http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programme _en.

[2] Il denunciante ha poi spiegato che "avevamo stimato il valore giornaliero del nostro lavoro sulla base del nostro stipendio più il compenso che riceviamo dalle azioni della nostra società".

[3] Aliquota giornaliera = Retribuzioni effettive lorde più oneri previdenziali + costi legali

Totale giorni lavorabili

[4] Il Manuale del progetto 2013 ha fornito le linee guida per la gestione amministrativa e finanziaria e la rendicontazione per questo progetto.

[5] Art. I.3.a., II. I 9. Io e le 11.20. I della convenzione di sovvenzione.

[6] Questo calcolo è una stima in quanto il Mediatore non ha i dettagli esatti dei costi per il personale dichiarati per categoria, ma un riferimento generale ad essi in uno scambio di e-mail.

[7] Articolo II. 19 della convenzione di sovvenzione.

[8] Articolo II. 19.4 della convenzione di sovvenzione.

[9] Articolo 2.2 del Manuale del progetto.

[10] Questa pratica è stata stabilita a seguito della raccomandazione del Mediatore europeo all'Agenzia esecutiva per la competitività e l'innovazione (EACI) nell'indagine di propria iniziativa OI/8/2013/OV, disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/recommendation.faces/en/58120/html.bookmark