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Registro pubblico delle attività di trattamento: relativa alle indagini del personale 2025 su questioni etiche e sulla disabilità presso l'Ufficio del Mediatore europeo
Registro RPD - Data Giovedì | 10 luglio 2025
1. Ultimo aggiornamento di questo record: 10/07/25
2. Numero di riferimento: 02/2025
Rif. Ares(2025)5958897
3. Nome e recapiti del titolare del trattamento: Mediatore europeo, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasburgo Cedex - EO@ombudsman.europa.eu
Servizio responsabile:
Direzione Amministrazione (membri del personale delle TIC) e team di progetto (un membro del SG e il capo del team delle risorse umane)
4. Nome e recapiti del responsabile della protezione dei dati: Sig.ra Francesca Pavesi- Vice DPO: Sig. Nicholas Hernanz
E-mail: mailto:DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu
5. Nome e recapiti del responsabile del trattamento: N.d.A.
6. Nome e recapiti del/dei contitolare/i del trattamento: N.d.A.
7. Finalità del trattamento:
L'OE, attraverso LimeSurvey (uno strumento di indagine interno), intende effettuare un'indagine del personale su questioni etiche per valutare la consapevolezza e le percezioni del personale su dove si trova l'ufficio sull'etica e per concentrare meglio le sessioni di formazione e informazione che l'OE ha organizzato su tali questioni.
Per quanto riguarda l'indagine del personale sulla disabilità, l'OE intende farsi un'idea chiara del numero di membri del personale che sono persone con disabilità in ufficio e delle loro caratteristiche, per definire di conseguenza le politiche in materia di inclusione e diversità. La disabilità non deve essere formalmente riconosciuta.
La base giuridica della procedura è l'articolo 1 sexies, paragrafi 2 e 3, dello statuto [1].
8. Descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali:
- Categorie di interessati: membri del personale dell'Ufficio OE (funzionari, agenti temporanei o contrattuali). I tirocinanti dell'Ufficio OE non partecipano all'indagine sul personale.
- Categorie di dati personali:
Nell'indagine relativa all'etica e in alcuni casi, i rispondenti possono aggiungere informazioni in una casella di testo libero.
Le istruzioni per l'indagine includono una clausola di esclusione della responsabilità specifica in questo senso: "per mantenere l'anonimato dei partecipanti, ci assicuriamo che le risposte siano strutturate in modo da impedire l'identificazione delle persone. Tuttavia, tieni presente che alcuni campi a testo libero consentono agli individui la libertà di inserire qualsiasi informazione che scelgono, inclusi i dati personali di se stessi o di altri. Incoraggiamo vivamente i partecipanti ad astenersi dal divulgare informazioni di identificazione personale in questi campi."
Quando forniscono commenti nella casella di testo libero, i rispondenti possono scegliere di aggiungere informazioni che potrebbero consentire di identificarli o che potrebbero rivelare dati personali di terzi, a seconda del contenuto delle informazioni che scelgono di fornire. L'OE può trattare tali dati personali.
In pratica, il Mediatore europeo tratta – o può trattare – due categorie di dati personali nel contesto dell'indagine:
- Indirizzi di posta elettronica professionali del personale: Questi vengono elaborati per consentire la distribuzione del link dell'indagine a tutti i membri del personale. Questo trattamento è limitato allo scopo di gestire l'accesso al sondaggio.
- Dati personali comunicati in risposte a testo libero: Nelle indagini che includono caselle di commento aperte, il personale può scegliere di fornire volontariamente dati personali, relativi a se stesso o a terzi. Ciò può includere informazioni che potrebbero consentire l'identificazione, a seconda del contenuto inviato. Il trattamento di tali dati è accessorio e dipende interamente dall'input del rispondente.
9. Termine per la conservazione dei dati e, ove possibile, per la cancellazione:
L'OE conserverà i dati personali elencati al precedente punto 1 (indirizzi di posta elettronica dei rispondenti all'indagine) per tutto il tempo necessario all'invio dell'indagine sul personale 2025 ai membri del personale interessati.
L'OE manterrà le risposte all'indagine, compresi eventuali dati personali presentati dai rispondenti nelle caselle a testo libero, per un massimo di cinque anni. In seguito eliminerà i dati.
10. Destinatari dei dati:
I destinatari sono la direzione Amministrazione (membri del personale delle TIC) e l'équipe di progetto (un membro del SG e il capo dell'équipe Risorse umane).
11. Vi sono trasferimenti di dati personali verso paesi terzi e/o organizzazioni internazionali? N.d.A.
12. Descrizione generale delle misure di sicurezza:
L'OE utilizza "LimeSurvey" per inviare l'indagine ai rispondenti e raccogliere le risposte. LimeSurvey è uno strumento di indagine interno che garantisce che tutti i dati trattati rimangano all'interno di un server sicuro del Mediatore europeo e che i dati siano protetti attraverso rigorose norme di sicurezza.
Le risposte alle domande dell'indagine rendono impossibile l'identificazione degli interessati, ad eccezione di alcuni casi in cui i rispondenti possono aggiungere informazioni in una casella a testo libero.
L'indagine comprende la seguente clausola di esclusione della responsabilità: "per mantenere l'anonimato dei partecipanti, ci assicuriamo che le risposte siano strutturate in modo da impedire l'identificazione degli individui. Tuttavia, tieni presente che alcuni campi a testo libero consentono agli individui la libertà di inserire qualsiasi informazione che scelgono, inclusi i dati personali di se stessi o di altri. Incoraggiamo vivamente i partecipanti ad astenersi dal divulgare informazioni di identificazione personale in questi campi."
13. Informazioni su come gli interessati possono esercitare i loro diritti di accesso e rettifica e, se del caso, di cancellazione, limitazione e portabilità dei dati:
Per quanto riguarda gli indirizzi di posta elettronica dei membri del personale dell'OE:
I membri del personale possono chiedere di avere accesso ai propri dati personali e alle informazioni pertinenti sul modo in cui l'OE li utilizza. Possono inoltre richiedere la rettifica di eventuali dati incompleti o inesatti che li riguardano. A determinate condizioni, hanno il diritto di opporsi in qualsiasi momento all'uso dei loro dati da parte dell'OE per motivi relativi alla loro situazione particolare, nonché il diritto di chiedere all'OE di cancellare i loro dati personali o di limitarne l'uso.
L'OE risponderà alle richieste il prima possibile e al più tardi entro un mese.
Per quanto riguarda le risposte all'indagine:
Una volta che gli intervistati inviano le loro risposte al sondaggio, le risposte diventano informazioni anonime. Di conseguenza, i diritti degli interessati a norma del regolamento (UE) 2018/1725 non sono applicabili per quanto riguarda le risposte alle indagini. La clausola di esclusione della responsabilità sopra le caselle di testo libero fornisce ai rispondenti informazioni sufficienti sui rischi di fornire dati personali nelle loro risposte. Poiché l'indagine è condotta in forma anonima, non è tecnicamente possibile identificare "chi ha risposto cosa" né concedere ai rispondenti i diritti di accesso, rettifica, opposizione, cancellazione o limitazione della loro risposta.
Qualsiasi interessato, tuttavia, ha il diritto di accedere, rettificare, opporsi, cancellare o richiedere la limitazione dei dati personali inclusi in una delle caselle di testo libero se lo riguardano, a determinate condizioni stabilite nel regolamento. Tali richieste dovrebbero essere indirizzate all'OE.
In qualsiasi momento, i membri del personale possono chiedere all'ufficio informazioni sul trattamento dei loro dati personali via e-mail (EO@ombudsman.europa.eu) o contattando la direzione dell'Amministrazione. I servizi risponderanno alle loro richieste il prima possibile e al più tardi entro un mese. Possono inoltre contattare il responsabile della protezione dei dati dell'ufficio al seguente indirizzo:
DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu
Se desiderano presentare un reclamo in merito al trattamento dei loro dati personali da parte dell'OE, possono contattare il Garante europeo della protezione dei dati (www.edps.europa.eu).
Informativa sulla privacy relativa alle indagini del personale 2025 su questioni etiche e sulla disabilità presso l'Ufficio del Mediatore europeo
Rif. Ares(2025)5958897
La presente informativa sulla privacy spiega il motivo del trattamento, il modo in cui il Mediatore europeo raccoglie, gestisce e garantisce la protezione di tutti i dati personali forniti, le modalità di utilizzo di tali informazioni e i diritti che gli interessati possono esercitare in relazione ai loro dati.
Il controller è l'EO.
1. Quali dati personali tratterà il Mediatore europeo?
Il sondaggio è anonimo. Non vengono registrate informazioni identificative sui rispondenti insieme alle loro risposte.
L'OE elabora gli indirizzi e-mail professionali del personale per poter ricevere il link al sondaggio. Questi indirizzi sono utilizzati esclusivamente per la distribuzione del link del sondaggio.
I tirocinanti dell'Ufficio OE non partecipano all'indagine sul personale.
Nell'indagine relativa all'etica e in alcuni casi, i rispondenti possono aggiungere informazioni in una casella di testo libero.
Le istruzioni per l'indagine includono una clausola di esclusione della responsabilità specifica in questo senso: per mantenere l'anonimato dei partecipanti, ci assicuriamo che le risposte siano strutturate in modo da impedire l'identificazione degli individui. Tuttavia, tieni presente che alcuni campi a testo libero consentono agli individui la libertà di inserire qualsiasi informazione che scelgono, inclusi i dati personali di se stessi o di altri. Incoraggiamo vivamente i partecipanti ad astenersi dal divulgare informazioni di identificazione personale in questi campi.
Quando forniscono commenti nella casella di testo libero, i rispondenti possono scegliere di aggiungere informazioni che potrebbero consentire di identificarli o che potrebbero rivelare dati personali di terzi, a seconda del contenuto delle informazioni che scelgono di fornire.
L'OE può trattare tali dati personali.
Una relazione sull'indagine sarà redatta dall'ufficio e distribuita al personale e al gruppo dirigente.
In pratica, il Mediatore europeo tratta – o può trattare – due categorie di dati personali nel contesto dell'indagine:
- Indirizzi di posta elettronica professionali del personale: Questi vengono elaborati per consentire la distribuzione del link dell'indagine a tutti i membri del personale. Questo trattamento è limitato allo scopo di gestire l'accesso al sondaggio.
- Dati personali comunicati in risposte a testo libero: Nelle indagini che includono caselle di commento aperte, il personale può scegliere di fornire volontariamente dati personali, relativi a se stesso o a terzi. Ciò può includere informazioni che potrebbero consentire l'identificazione, a seconda del contenuto inviato. Il trattamento di tali dati è accessorio e dipende interamente dall'input del rispondente.
2. Perché il Mediatore europeo tratta questi dati personali?
Come detto sopra, il sondaggio mantiene l'anonimato. Per garantire la riservatezza in questa indagine, i membri del personale non sono invitati a fornire alcuna informazione sull'entità dell'ufficio di appartenenza o sulla sede di servizio. Tuttavia, i membri del personale hanno la possibilità di divulgare volontariamente i propri dati personali o i dati personali di terzi nelle caselle di testo libero. Solo in tali casi il Mediatore può trattare incidentalmente dati personali.
L'OE intende condurre un'indagine su questioni etiche per valutare la consapevolezza e le percezioni del personale su dove si trova l'ufficio sull'etica e per concentrare meglio le sessioni di formazione e informazione che l'OE ha organizzato su tali questioni.
Per quanto riguarda l'indagine del personale sulla disabilità, l'OE intende farsi un'idea chiara del numero di membri del personale che sono persone con disabilità in ufficio e delle loro caratteristiche, per definire di conseguenza le politiche in materia di inclusione e diversità. La disabilità non deve essere formalmente riconosciuta.
3. Quali sono le basi giuridiche e la necessità del trattamento di questi dati?
Il trattamento è necessario sulla base dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a) (esecuzione di un compito di interesse pubblico).
La base giuridica è l'articolo 1 sexies, paragrafi 2 e 3, dello statuto [2].
4. Chi è responsabile del trattamento dei dati?
I dati sono trattati dalla direzione Amministrazione (membri del personale delle TIC) e dall'équipe di progetto (un membro del SG e il capo dell'équipe delle risorse umane).
5. Chi saranno i destinatari dei dati?
I destinatari sono la direzione Amministrazione (membri del personale delle TIC) e l'équipe di progetto (un membro del SG e il capo dell'équipe Risorse umane).
6. Per quanto tempo saranno conservati i dati?
L'OE conserverà i dati personali elencati al precedente punto 1 (indirizzi di posta elettronica dei rispondenti all'indagine) per tutto il tempo necessario all'invio dell'indagine sul personale 2025 ai membri del personale interessati.
L'OE manterrà le risposte all'indagine, compresi eventuali dati personali presentati dai rispondenti nelle caselle a testo libero, per un massimo di cinque anni. In seguito eliminerà i dati.
Si presume che tutte le risposte siano anonime, ad eccezione delle caselle di testo libero se i rispondenti forniscono dati personali al loro interno.
7. Come proteggiamo i tuoi dati?
L'OE utilizza "LimeSurvey" per inviare l'indagine ai rispondenti e raccogliere le risposte. LimeSurvey è uno strumento di indagine interno che garantisce che tutti i dati trattati rimangano all'interno di un server sicuro del Mediatore europeo e che i dati siano protetti attraverso rigorose norme di sicurezza.
Le risposte alle domande dell'indagine rendono impossibile l'identificazione degli interessati, ad eccezione di alcuni casi menzionati nella parte 1 in cui i rispondenti possono aggiungere informazioni in una casella di testo libero.
Verrà aggiunta la seguente clausola di esclusione della responsabilità: "per mantenere l'anonimato dei partecipanti, ci assicuriamo che le risposte siano strutturate in modo da impedire l'identificazione degli individui. Tuttavia, tieni presente che alcuni campi a testo libero consentono agli individui la libertà di inserire qualsiasi informazione che scelgono, inclusi i dati personali di se stessi o di altri. Incoraggiamo vivamente i partecipanti ad astenersi dal divulgare informazioni di identificazione personale in questi campi."
8. Quali sono i tuoi diritti e come puoi esercitarli?
Per quanto riguarda la prima categoria di dati personali, vale a dire gli indirizzi di posta elettronica di tutti i membri del personale:
L'utente ha il diritto di accedere ai propri dati personali e alle informazioni pertinenti relative al modo in cui l'OE li utilizza.
A determinate condizioni, hai anche il diritto di richiedere la rettifica di eventuali dati incompleti o inesatti che ti riguardano. È possibile rettificare i dati identificativi in qualsiasi momento. Hai il diritto di opporti all'utilizzo dei tuoi dati da parte dell'OE per motivi relativi alla tua situazione particolare, in qualsiasi momento.
A determinate condizioni, hai il diritto di chiedere all'OE di cancellare i tuoi dati personali o di limitarne l'uso.
L'OE risponderà alle richieste il prima possibile e al più tardi entro un mese.
Per quanto riguarda la seconda categoria di dati personali, vale a dire le risposte all'indagine:
Una volta che gli intervistati inviano le loro risposte al sondaggio, le risposte diventano informazioni anonime. Di conseguenza, i diritti degli interessati a norma del regolamento (UE) 2018/1725 non sono applicabili per quanto riguarda le risposte alle indagini. La clausola di esclusione della responsabilità sopra le caselle di testo libero fornisce ai rispondenti informazioni sufficienti sui rischi di fornire dati personali nelle loro risposte. Poiché l'indagine è condotta in forma anonima, non è tecnicamente possibile identificare "chi ha risposto cosa" né concedere ai rispondenti i diritti di accesso, rettifica, opposizione, cancellazione o limitazione della loro risposta.
Qualsiasi interessato, tuttavia, ha il diritto di accedere, rettificare, opporsi, cancellare o richiedere la limitazione dei dati personali inclusi in una delle caselle di testo libero se lo riguardano, a determinate condizioni stabilite nel regolamento. Tali richieste devono essere indirizzate all'ufficio.
9. A chi rivolgersi in caso di domande o reclami relativi a questioni di protezione dei dati?
In qualsiasi momento, è possibile inviare domande relative alla protezione dei dati riguardanti l'organizzazione dell'indagine sul personale 2025 all'OE, al seguente indirizzo:
Mediatore europeo
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasburgo Cedex
È inoltre possibile contattare il responsabile della protezione dei dati dell'ufficio EO al seguente indirizzo: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu
È possibile presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati in qualsiasi momento all'indirizzo https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints/edps-complaint-form _en.
[1] Articolo 1 sexies, paragrafi 2 e 3 "2. Ai funzionari in attività di servizio sono concesse condizioni di lavoro conformi a norme adeguate in materia di salute e sicurezza almeno equivalenti ai requisiti minimi applicabili in virtù delle misure adottate in questi settori a norma dei trattati. 3. Le misure di carattere sociale adottate a norma del presente articolo sono attuate da ciascuna istituzione in stretta cooperazione con il comitato del personale, sulla base delle azioni pluriennali proposte. Tali azioni proposte sono trasmesse ogni anno all'autorità di bilancio nel quadro della procedura di bilancio.";
[2] Articolo 1 sexies, paragrafo 96 "2. Ai funzionari in attività di servizio sono concesse condizioni di lavoro conformi a norme adeguate in materia di salute e sicurezza almeno equivalenti ai requisiti minimi applicabili in virtù delle misure adottate in questi settori a norma dei trattati. 3. Le misure di carattere sociale adottate a norma del presente articolo sono attuate da ciascuna istituzione in stretta cooperazione con il comitato del personale, sulla base delle azioni pluriennali proposte. Tali azioni proposte sono trasmesse ogni anno all'autorità di bilancio nel quadro della procedura di bilancio.";