A vizsgálat háttere

1. Az uniós ügynökségek által a polgárokkal fenntartott kapcsolataikban alkalmazott bevált gyakorlatok azonosítása és terjesztése céljából az ombudsman 2011 májusában látogatási programot indított az ilyen ügynökségeknél. A jelen saját kezdeményezésű vizsgálat keretében tett látogatásra 2012. október 5-én került sor. Az Európai Vegyianyag-ügynökség (a továbbiakban: ECHA) szabályozási ügyekért felelős igazgatójával folytatott találkozóján az ombudsman tisztázta, hogy az ilyen látogatásokra hivatalosan a saját kezdeményezésű vizsgálatok lefolytatására vonatkozó hatásköre alapján kerül sor. A hivatalból indított vizsgálat többek között azt jelenti, hogy az ilyen vizsgálatokra vonatkozó szokásos eljárási garanciák alkalmazandók. Ezek közé tartozik az ügynökségnek az ombudsman végrehajtási rendelkezéseinek [1] 5.1., 5.2. és 14.2. cikkében előirányzott azon joga, hogy felkérje az európai ombudsmant az információk és dokumentumok bizalmas kezelésére.

2. Az ECHA-t a vegyi anyagok regisztrálásáról, értékeléséről, engedélyezéséről és korlátozásáról szóló, 2006. december 18-i 1907/2006/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet [2] (a továbbiakban: REACH-rendelet) alapján hozták létre. A REACH-rendeletet azzal a céllal fogadták el, hogy javítsa az emberi egészség és a környezet védelmét a vegyi anyagok jelentette kockázatokkal szemben, miközben fokozza az uniós vegyipar versenyképességét. Támogatja továbbá az anyagok veszélyértékelésének alternatív módszereit a gerinces állatokon végzett szükségtelen kísérletek elkerülése érdekében. Az ECHA központi szerepet tölt be a REACH-rendszerben: i. kezeli a rendszer működtetéséhez szükséges adatbázisokat; ii. koordinálja a gyanús vegyi anyagok mélyreható értékelését; és iii. nyilvános adatbázist hoz létre, amelyben a fogyasztók és a szakemberek megtalálhatják a veszélyekkel kapcsolatos információkat. Az ECHA székhelye Helsinkiben (Finnország) található.

3. Az ombudsman különösen érdekelt volt abban, hogy megismerkedjen az ECHA bevált gyakorlataival, és a jövőben potenciálisan hasznosítható betekintést nyerjen, szem előtt tartva a bevált gyakorlatok különböző uniós ügynökségek közötti megosztását. Az ombudsman látogatása során a szabályozási ügyek igazgatója és az ECHA személyzetének a látogatáson jelen lévő magas rangú tagjai részletes tájékoztatást nyújtottak az ombudsmannak az ECHA-ról, annak küldetéséről és szervezetéről, és előadásokat tartottak annak érdekében, hogy válaszoljanak az ombudsman által a saját kezdeményezésű vizsgálatát megindító levelében feltett kérdésekre. Az ombudsmanhoz igazoló dokumentumokat is benyújtottak.

A vizsgálat tárgya

4. Az ECHA szabályozási ügyekért felelős igazgatójával és személyzetének érintett tagjaival tartott találkozó a következő témákra összpontosított:

• a közszolgáltatási elvek;
• az ECHA első kapcsolatfelvételei a nyilvánossággal;
• átláthatóság, párbeszéd és elszámoltathatóság;
• toborzás;
• Pályázatok és szerződések;
• összeférhetetlenség; és
• Visszaélés bejelentése.

A vizsgálat

5. A látogatásra 2012. október 5-én került sor. Az ezen alkalommal kapott információk alapján az ombudsman számos olyan megállapítást tett, amelyeket az ECHA-nál tett látogatását követő jelentésében részletesen kifejtett. Ez a jelentés elérhető az ombudsman honlapján [3].

6. Jelentésében az ombudsman a következőképpen foglalta össze javaslatait:

a) Az ECHA fontolóra vehetné, hogy a helyes hivatali magatartásra vonatkozó szabályzatának 19. cikkét az ombudsmanra való kifejezett hivatkozással egészítse ki.

b) Az ECHA fontolóra vehetné, hogy nyilvánosságra hozza a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezeléséről szóló éves jelentését.

c) Az ECHA felülvizsgálhatná a vizsgabizottsági tagok nevének nyilvánosságra hozatalával kapcsolatos álláspontját, hogy ezeket az információkat ne csak azok kapják meg, akik azt kifejezetten kérik, hanem valamennyi pályázó.

d) A pályázatok és szerződések területén az ECHA fontolóra vehetné, hogy bejelentő leveleiben és szerződéseiben hivatkozzon az ombudsmanra.

e) Az ECHA beszámolhatna azokról a konkrét intézkedésekről, amelyeket jogi kötelezettségeinek teljesítése érdekében fogadott el a Számvevőszék által azonosított összeférhetetlenségi kérdésekkel kapcsolatban. E tekintetben az ECHA jelentést tehetne különösen a nyomonkövetési intézkedéseiről azon megállapítások tekintetében, amelyek szerint i. az érdekeltségeket nem vizsgálják felül a feladatok személyzetre való átruházása előtt, és ii. az ECHA fellebbezési tanácsában az összeférhetetlenségi helyzetek értékelésére és kezelésére vonatkozó politikák és eljárások nem megfelelőek.

Az ECHA által az ombudsman javaslatai nyomán tett intézkedések

7. 2013. április 26-án az ECHA igazgatója benyújtotta az ombudsman javaslataira adott válaszát. Ez a levél az ombudsman honlapján is elérhető [4].

8. Érdemes teljes egészében idézni az igazgató levelének első két bekezdését:

„Köszönjük 2012. október 5-i látogatását, és azt, hogy megosztotta velünk gondolatait arról, hogy az intézmények és ügynökségek hogyan javíthatják kapcsolataikat a polgárokkal. Nagyra értékeljük az Ön és az ECHA szolgálatai között aznap lezajlott nyílt vitát. Az Ön javaslatai minden bizonnyal segítenek nekünk abban, hogy elősegítsük adminisztratív szolgáltatási kultúránkat. Megragadom az alkalmat, hogy biztosítsam Önt arról, hogy az ECHA elkötelezett a magas színvonalú szolgáltatás nyújtása mellett.

Látogatását követően 2013. április 3-án levelet küldött nekem, amely tartalmazta az Ön látogatásának megállapításait és javaslatait tartalmazó jelentését. Konkrétan öt javaslatot tett az ECHA-nak, és ma örömmel tájékoztatom, hogy az ECHA úgy döntött, hogy mindegyikre pozitívan reagál. Az alábbiakban ismertetjük azokat a konkrét lépéseket és intézkedéseket, amelyeket az ECHA e tekintetben meg fog tenni vagy már megtett.”

Az ombudsman elemzése és következtetései

Előzetes megjegyzés

9. A következőkben az ombudsman egyenként megvizsgálja az ECHA-nak a javaslataira adott válaszait.

A. Javaslat arra, hogy az ECHA fontolja meg az ombudsmanra való kifejezett hivatkozás beillesztését a helyes hivatali magatartásra vonatkozó szabályzatának 19. cikkébe

Az ECHA válasza

10. Az ECHA kifejtette, hogy jelenleg a helyes hivatali magatartásra vonatkozó szabályzatának [5] 19. cikke a következőképpen szól:

„Amennyiben a közösségi jog úgy rendelkezik, az Ügynökség azon határozatának, amely hátrányosan érintheti valamely természetes vagy jogi személy jogait, tartalmaznia kell a határozat megtámadására rendelkezésre álló jogorvoslati lehetőségeket. Meg kell jelölnie különösen a jogorvoslatok jellegét, azokat a szerveket, amelyek előtt azok igénybe vehetők, valamint a jogorvoslatok igénybevételére vonatkozó határidőket.”

11. Az ECHA ezt követően jelezte, hogy a helyes hivatali magatartásra vonatkozó szabályzatát igazgatótanácsának 2008. február 14-i határozatával fogadta el. Ezért a kódex bármely módosításának ugyanezt az eljárást kell követnie. Az ombudsman azon javaslatát követően, hogy az ECHA kódexének 19. cikkét egészítsék ki az ombudsmanra való kifejezett hivatkozással, az ECHA igazgatója úgy határozott, hogy ennek megfelelő javaslatot terjeszt az igazgatótanács elé.

Az ombudsman értékelése

12. Az ombudsman tudomásul veszi és üdvözli, hogy az ECHA úgy határozott, hogy javaslatot tesz az a) javaslatának végrehajtására. Ezért befejezi e kérdés vizsgálatát.

B. Javaslat arra, hogy az ECHA fontolja meg a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezeléséről szóló éves jelentésének nyilvánosságra hozatalát

Az ECHA válasza

13. Válaszában az ECHA kifejtette, hogy úgy határozott, hogy honlapján [6] online közzéteszi a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezeléséről szóló éves jelentést.

Az ombudsman értékelése

14. Az ombudsman tudomásul veszi és üdvözli, hogy az ECHA úgy döntött, hogy végrehajtja javaslatát b) azáltal, hogy a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezeléséről szóló éves jelentését a nyilvánosság számára jól láthatóan hozzáférhetővé teszi a honlapjának „Dokumentumokhoz való hozzáférés” fejlécében.

C. Javaslat arra, hogy az ECHA mérlegelje a vizsgabizottsági tagok nevének közzétételét valamennyi pályázó, és nem csak azok számára, akik kifejezetten kérik azt

Az ECHA válasza

15. Amint azt az ombudsman jelentése is jelzi, az ECHA rámutatott arra, hogy kérésre már közzétette a felvételi bizottságok tagjainak nevét. Az ombudsman javaslatára azonban az ECHA úgy határozott, hogy megváltoztatja álláspontját, és valamennyi pályázónak megadja a felvételi bizottság tagjainak nevét. Hozzátette, hogy ezeket a neveket fel kívánja tüntetni a pályázókat interjúra behívó levelekben (rövidített listán szereplő pályázók), valamint a pályázókat arról tájékoztató levelekben, hogy nem választották ki őket az interjúra (az előválogatott listán nem szereplő pályázók).

16. Az ECHA kifejtette továbbá, hogy jövőbeli meghívóleveleibe olyan mondatot kíván beilleszteni, amely szerint a felvételi bizottság tagjaival való kapcsolatfelvételre irányuló bármely kísérlet a pályázónak a kiválasztási eljárásból való automatikus kizárását eredményezi. Ami az ütemtervet illeti, az ECHA arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy javaslatát a 2013 negyedik negyedévében induló kiválasztási eljárások során végre kívánja hajtani.

Az ombudsman értékelése

17. Amint azt jelentésének [7] 39. pontja megállapítja, az ombudsman megjegyzi, hogy a vizsgabizottsági tagok nevének nyilvánosságra hozatala összhangban van a Számvevőszék ezzel kapcsolatos ítélkezési gyakorlatával. Üdvözli az ECHA új politikáját, amely szerint 2013 negyedik negyedévétől valamennyi pályázó számára hozzáférhetővé teszi a neveket, és amely végrehajtja javaslatát c).

D. Javaslat arra vonatkozóan, hogy a pályázatok és szerződések területén az ECHA mérlegelje az ombudsmanra való hivatkozás beillesztését bejelentő leveleibe és szerződéseibe

Az ECHA válasza

18. Amint azt az ombudsman jelentése is említi, az ECHA kijelentette, hogy az Európai Unió Hivatalos Lapjában közzétett szerződési hirdetményben és a szerződés odaítéléséről szóló hirdetményben már tájékoztatja az ajánlattevőket és a vállalkozókat arról a jogukról, hogy panaszt nyújthatnak be az ombudsmanhoz. Az ombudsman javaslatát követően az ECHA kijelentette, hogy megkezdi az ombudsmanra való hivatkozás beillesztését bejelentő leveleibe, valamint a szerződéses viták rendezésével és a szerződéses jogorvoslatok alkalmazásával összefüggésben váltott levelekbe. Ami e javaslatok végrehajtásának ütemtervét illeti, az ECHA kifejtette, hogy 2013 harmadik negyedévében kívánja bevezetni ezeket az intézkedéseket.

Az ombudsman értékelése

19. Az ombudsman üdvözli, hogy az ECHA – amellett, hogy tájékoztatta az ajánlattevőket arról, hogy jogorvoslatért folyamodhatnak – úgy határozott, hogy végrehajtja d) javaslatát azáltal, hogy 2013 harmadik negyedévétől kezdődően a bejelentő levelekbe és a szerződéses viták megoldása és a szerződéses jogorvoslatok alkalmazása keretében váltott valamennyi levélbe belefoglalja az ombudsmanra való hivatkozást. Az ombudsman véleménye szerint ez a megállapodás biztosítja, hogy a sikertelen ajánlattevőket megfelelően tájékoztassák arról, hogy jogorvoslatért fordulhatnak az ombudsmanhoz.

E. Javaslat arra, hogy az ECHA számoljon be a Számvevőszék által azonosított összeférhetetlenségi kérdésekkel kapcsolatban elfogadott konkrét intézkedésekről

Az ECHA válasza

20. Amint azt az ombudsman jelentésében megjegyezte, az ECHA kifejtette, hogy nyomon követési intézkedéseket hozott az Európai Számvevőszék számos megállapításával [8] és különösen az ombudsman által azonosított megállapításokkal kapcsolatban, nevezetesen az Ügynökség személyzete és fellebbezési tanácsának tagjai összeférhetetlenségének értékelésére és kezelésére vonatkozó politikákkal és eljárásokkal kapcsolatban.

21. Az ECHA ezt követően kifejtette, hogy új összeférhetetlenségi politikájának elfogadása óta besorolási fokozattól függetlenül minden alkalmazottnak évente érdekeltségi nyilatkozatot kell tennie. Az e nyilatkozatokhoz használt új sablon lehetővé teszi a személyzet számára, hogy átfogóbb információkat tüntessenek fel a nyilatkozatban. Az ECHA vezetőségének nyilatkozatait közzéteszik az ECHA honlapján, hogy lehetővé tegyék a nyilvános ellenőrzést.

22. Ezenkívül az ECHA rámutatott arra, hogy külön eljárást vezettek be annak biztosítására, hogy a feladatok személyzetre való átruházása előtt ellenőrizzék a potenciálisan összeférhetetlen érdekeket. Az új eljárás magában foglalja az egyes alkalmazottak éves érdekeltségi nyilatkozatának aktív és szisztematikus ellenőrzését, amikor egy ügyet kiosztanak számukra. Egyes folyamatokban ezt az aktív és szisztematikus ellenőrzést eseti nyilatkozattal kombinálják, amelyben az érintett alkalmazott megerősíti, hogy nem áll fenn összeférhetetlenség. Hasonló megközelítést alkalmaztak az Ügynökség fellebbezési tanácsában és hivatalában is, ahol minden érintett alkalmazottnak további nyilatkozatot kell tennie annak megerősítésére, hogy az üggyel kapcsolatban nem áll fenn összeférhetetlenség. A hivatalvezető a fellebbezési eljárásban részt vevő minden egyes szakreferensnél elvégzi az eljárási érdek ellenőrzését, míg a Testület elnöke a Testület többi tagjánál és a hivatalvezetőnél végzi el az eljárási érdek ellenőrzését. A leghosszabb ideig hivatalban lévő tag ellenőrzi az elnököt.

Az ombudsman értékelése

23. Az ombudsman több alkalommal kijelentette, hogy az uniós intézményeknek, szerveknek, hivataloknak és ügynökségeknek minden tőlük telhetőt meg kell tenniük annak érdekében, hogy ne csak a tényleges összeférhetetlenségeket, hanem a nyilvánvaló összeférhetetlenségeket is elkerüljék annak érdekében, hogy fenntartsák a nyilvánosság bizalmát a tevékenységei iránt, és megvédjék személyzetüket az indokolatlan gyanútól. Az ECHA-nak készített jelentésében felkérte az Ügynökséget különösen arra, hogy számoljon be a Számvevőszék azon megállapításaival kapcsolatos nyomonkövetési intézkedéseiről, amelyek szerint i. az érdekeltségeket nem vizsgálják felül a feladatok személyzetre való átruházása előtt, és ii. javítani kell az ECHA fellebbezési tanácsában az összeférhetetlenségi helyzetek értékelésére és kezelésére vonatkozó politikákat és eljárásokat. E tekintetben üdvözli, hogy az ECHA konkrét intézkedéseket fogadott el a Számvevőszék 15/2012. sz. különjelentésében [9] meghatározott megállapításainak végrehajtására, például olyan új eljárások bevezetésével, amelyek biztosítják, hogy a feladatok személyzetre ruházása előtt ellenőrizzék a potenciálisan összeférhetetlen érdekeket. Az ombudsman ezért úgy véli, hogy az ECHA az e) pontban foglalt javaslatát is végrehajtotta.

F. Következtetés

Az Európai Vegyianyag-ügynökség válaszának vizsgálata alapján az ombudsman megállapítja, hogy az ECHA megtette a megfelelő lépéseket annak érdekében, hogy elfogadja az Ügynökségnek 2013. április 3-i levelében tett valamennyi javaslatát. Az ombudsman ezért lezárja a vizsgálatot.

Az ECHA tájékoztatást fog kapni erről a döntésről.

P. Nikiforos Diamandouros

Kelt Strasbourgban, 2013. május 27-én.