Strasbourg, 2012. szeptember 17.

Ügynökségi látogatás OI/12/2012/EIS – látogatás az Európai Vegyianyag-ügynökségnél (ECHA)

Tisztelt Dancet Úr!

2011 májusában látogatási programot indítottam az uniós ügynökségeknél azzal a céllal, hogy azonosítsam és terjesszem a polgárokkal fenntartott kapcsolataik bevált gyakorlatait. Kezdetben három „kísérleti” látogatást tettem az Egyesült Királyságban működő uniós ügynökségeknél, nevezetesen az Európai Bankhatóságnál, az Európai Gyógyszerügynökségnél és az Európai Rendőrakadémiánál. Ezt követően 2011. június 1-jén Brüsszelben találkoztam valamennyi uniós ügynökség vezetőjével, és alkalmam nyílt arra, hogy részletesebben megismertessem őket ezzel a kezdeményezéssel. 2011 októberében és novemberében Koppenhágában meglátogattam az Európai Környezetvédelmi Ügynökséget, Lisszabonban pedig a Kábítószer és Kábítószer-függőség Európai Megfigyelőközpontját és az Európai Tengerészeti Biztonsági Ügynökséget. 2012 februárjában látogatást tettem a thesszaloniki Európai Szakképzés-fejlesztési Központban, májusban pedig a dublini Európai Alapítvány az Élet- és Munkakörülmények Javításáért épületében. 2012 júniusában meglátogattam az EUROJUST-ot és az EUROPOL-t Hágában, valamint az Európai Rendszerkockázati Testületet Frankfurtban. Végül 2012 júliusában meglátogattam az Európai Hálózat- és Információbiztonsági Ügynökséget (ENISA) Iraklionban (Kréta). Az uniós ügynökségeknél tett korábbi látogatásaimra vonatkozó információk a honlapom következő oldalán érhetők el:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

2012. október 5-én Helsinkiben leszek, és szeretném megragadni az alkalmat, hogy meglátogassam az ECHA-t, és örömmel találkoznék az Ügynökség vezetőségének érintett tagjaival. Tekintettel e látogatás jellegére, helyénvalónak tűnik, hogy az ECHA ügyvezető igazgatójaként forduljak Önhöz. Annak érdekében, hogy segítsem Önt a biztos vagyok benne, hogy hasznos és konstruktív eszmecserének bizonyuló eszmecserére való felkészülésben, e levélhez csatolok egy mellékletet, amely tartalmazza a) ülésünk programtervezetét és b) az ilyen típusú látogatás eljárási szempontjaira vonatkozó információkat.

Tudomásul veszem, hogy az irodáink közötti informális kapcsolatfelvételt követően 2012. október 5-én, pénteken (9.30–12.30) megállapodás született az ülésünk kölcsönösen megfelelő időpontjáról, amelyen – tudomásom szerint – az Ön igazgatóhelyettese, Jukka Malm úr az Ön távollétében az ECHA vezetőségét fogja képviselni.

Az ECHA-nál tett látogatásom során Eija Salonen jogi tisztviselő fog kísérni, aki kapcsolattartóként fog eljárni ülésünk szervezési vonatkozásaival kapcsolatban. Elérhetőségei a következők: [e-mail], tel.: + 33 3 88 17 24 29. Az irodáink közötti informális kapcsolatokból azt is megértem, hogy Minna Heikkilä, az Ön ügynökségének munkatársa lesz az ECHA kapcsolattartója, aki minden szükséges előkészülettel kapcsolatban felveszi a kapcsolatot Salonen asszonnyal.

Felhívjuk szíves figyelmét, hogy ülésünket követően szeretnék találkozni az ECHA személyzeti bizottságával is. Erre azt követően került sor, hogy az Ügynökségi Személyzeti Bizottságok Közgyűlése (AASC) felkérte, hogy rendszeresen találkozzak az általam saját kezdeményezésű vizsgálatok keretében felkeresett uniós ügynökségek személyzeti bizottságaival.

Szeretném még egyszer megköszönni, hogy beleegyezett ebbe a látogatásba, és várom, hogy (az Ön távollétében) találkozzam az igazgatóhelyettesével és kollégáival, és hogy mindannyiukkal részt vehessek abban, ami biztos vagyok benne, hogy gyümölcsöző eszmecserét fog eredményezni az ülésünk napirendtervezetében szereplő különböző kérdésekkel kapcsolatban. Köszönetet szeretnék mondani továbbá az ECHA vezetőségének az Ügynökség személyzeti bizottságával való találkozóm gyakorlati vonatkozásainak megszervezéséért.

Tisztelettel:

P. Nikiforos Diamandouros

Csatolmány: 1

MELLÉKLET: Eljárási szempontok és a látogatás napirendtervezete

Az eljárási szempontokról

Az európai ombudsman hivatalos látogatásaira saját kezdeményezésű vizsgálatok lefolytatására vonatkozó hatásköre alapján kerül sor. A látogatással kapcsolatos levelezés ezért tartalmazni fogja az ilyen saját kezdeményezésű vizsgálatok nyilvántartási hivatkozási számát (OI/12/2012/EIS). Az ombudsman hálás lenne, ha az ECHA a látogatással kapcsolatos levelezésében megemlítené ezt a hivatkozási számot.

A saját kezdeményezésű vizsgálat többek között azt jelenti, hogy az ilyen vizsgálatokra vonatkozó szokásos eljárási garanciák alkalmazandók. Ezek közé tartozik az ügynökség azon joga, hogy felkérje az európai ombudsmant az információk és dokumentumok bizalmas kezelésére – lásd az ombudsman végrehajtási rendelkezéseinek 5.1., 5.2. és 14.2. cikkét:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Az ombudsman amellett, hogy tájékoztatja a felkeresendő ügynökséget az általa felvetni kívánt kérdésekről, kérheti, hogy előzetesen bocsásson rendelkezésére bizonyos releváns információkat és/vagy dokumentumokat.

Az ombudsman minden látogatást követően írásban tájékoztatja az ügynökséget megállapításairól. Ha konkrét javaslatokat tesz, általában felkéri az ügynökséget, hogy tájékoztassa őt az általa javasolt nyomonkövetési intézkedésekről. Az ügynökség válaszától függően az ombudsman mérlegeli a vizsgálat lezárását vagy további lépések megtételét, például hivatalos ajánlások kiadásával.

Felhívjuk figyelmét, hogy a látogatást előkészítő levelet és e mellékletet közzétesszük az európai ombudsman honlapján. Ha az ombudsman úgy dönt, hogy látogatását követően javaslatokat tesz az Ügynökségnek, az ilyen javaslatokat tartalmazó közleményt, valamint az Ügynökség válaszát, minden további levelezést és az Ombudsman végleges írásbeli következtetéseit is közzéteszik ezen az oldalon. Ezek az eszmecserék az ombudsman honlapjának következő oldalán jelennek meg: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

A napirenden szereplő kérdésekről

 A 2012. október 5-i látogatás tartalmával kapcsolatban az európai ombudsman a következő témákat kívánja megvitatni:

• a közszolgáltatási elvek;
• az ECHA első kapcsolatfelvételei a nyilvánossággal;
• Átláthatóság, párbeszéd és elszámoltathatóság ;
• toborzás;
• Pályázatok és szerződések;
• összeférhetetlenség; és
• Visszaélés bejelentése.

Az ombudsman az alábbi konkrét kérdéseket kívánja megvizsgálni az egyes témákban:

1. A közszolgálati elvek

2012. július 10-én tájékoztattam az ECHA-t az uniós köztisztviselők magatartását vezérlő öt közszolgálati elv közzétételéről. Érdekelne, hogy az Ügynökség tett-e vagy tervez-e lépéseket annak biztosítására, hogy a) személyzetének valamennyi tagját tájékoztassák az elvekről, és b) hogy az elveket közzétegyék a honlapján annak érdekében, hogy a nyilvánosság tájékoztatást kapjon arról, hogy az Ügynökség elfogadja azokat.

2. Kezdeti kapcsolattartás a nyilvánossággal

Az ombudsman egyik alapvető feladata annak biztosítása, hogy az uniós közigazgatás nyitott, szolgálatkész és hatékony legyen a polgárokkal való kapcsolatok kezelésében. A vonatkozó alapelveket a helyes hivatali magatartás európai kódexe (ECGAB) határozza meg. A kérdés továbbra is jelentős mindennapi munkánk során, ami arra utal, hogy az uniós közigazgatás még mindig kihívásokkal néz szembe ezen a területen. Adott esetben az európai ombudsman gyors megoldást próbál találni azokra a panaszokra, amelyek a polgároknak a közigazgatással való első kapcsolatfelvételével kapcsolatos sérelmekre vonatkoznak. Ez általában azt jelenti, hogy a szolgálataim telefonon felveszik a kapcsolatot az érintett személlyel.

Tudomásul veszem, hogy az uniós ügynökségek vezetőinek 2008 októberében Lisszabonban tartott ülésén valamennyi uniós ügynökség beleegyezett abba, hogy elfogadja a helyes hivatali magatartás európai kódexét. Az ECHA honlapján a helyes hivatali magatartásra vonatkozó saját kódexére [1] (a továbbiakban: ECHA-kódex) mutató linket találtam. Első ránézésre úgy tűnik, hogy az ECHA kódexe főként a helyes hivatali magatartás európai kódexében (ECGAB) foglalt elveket tükrözi. Az ECHA-kódexből azonban hiányzik az ombudsmanra való hivatkozás az ECGAB 19. cikkének megfelelő rendelkezés (a jogorvoslati lehetőségek feltüntetése) tekintetében. E tekintetben hálás lennék, ha az ECHA tisztázná, hogyan látja a két kód közötti kapcsolatot, és hogy szándékában áll-e az ECGAB-ot is közzétenni a honlapján. Hálás lennék továbbá, ha többet tudnák arról, hogy az ECHA hogyan biztosítja, hogy személyzete megfeleljen a kódexben meghatározott elveknek. Nem találtam hivatkozást erre a kérdésre az ECHA honlapján, ezért hálás lennék, ha előadást tartanék erről a témáról.

3. Átláthatóság, párbeszéd és elszámoltathatóság

Az európai ombudsman emellett kiemelten fontosnak tartja az átláthatóság előmozdítását és az elszámoltathatóság növelését az uniós közigazgatásban. Ezt a követelményt tükrözi többek között a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésről szóló uniós jogszabály, amely kifejezetten megemlíti az ombudsmant mint felülvizsgálati szervet. Ez tükröződik az ombudsman kiterjedt vizsgálati hatáskörében is, amely lehetővé teszi számunkra, hogy alaposan tisztázzuk a vizsgálataink során felmerült tényeket és kérdéseket.

Ezért hálás lennék, ha többet tudnék meg az alábbi kérdésekről:

a) Megjegyzem, hogy az ECHA honlapja tartalmaz egy szakaszt az ügynökség birtokában lévő dokumentumokhoz való hozzáférésről. Hálás lennék azonban, ha tudnám, hogy az ECHA hogyan kezeli a gyakorlatban a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmeket. Milyen szabályok, iránymutatások és/vagy gyakorlati intézkedések vonatkoznak az ilyen kérelmek kezelésére? Kérjük, adjon meg példákat, például az ECHA vonatkozó szabályai és/vagy az 1049/2001/EK rendelet alapján kezelt dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti legutóbbi három kérelem Ügynökség általi kezelése során folytatott fő levelezést. (Az ECHA e példákban szereplő határozatainak érdemi vizsgálatára nem kerül sor, mivel e látogatásnak nem ez a célja.)

b) Készít-e az ECHA (belső vagy külső) éves jelentést a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés kezeléséről?

c) Az ECHA működtet-e vagy szándékozik-e működtetni az 1049/2001/EK rendelet 11. cikke értelmében vett nyilvános nyilvántartást?

d) Az ECHA hatalmas mennyiségű információt és adatot kezel. Honlapja felhasználóbarát, és nagy mennyiségű adatot, kiadványt és információt tartalmaz az ECHA fő tevékenységeivel kapcsolatban. Az 1049/2001/EK rendelet szigorúan véve csak a „dokumentumokra” vonatkozik. Hogyan kezeli az ECHA az információkéréseket? Kérjük, adjon tájékoztatást azokról a visszajelzésekről, amelyeket az ECHA szolgáltatásai kapnak a felhasználóktól és az érdekelt felektől az információkhoz való hozzáféréssel kapcsolatban.

4. Kiválasztás és toborzás

Ami a kiválasztási és felvételi határozatok tartalmát illeti, az ombudsman az uniós bíróságokéhoz hasonló megközelítést alkalmaz. Ez többek között azt jelenti, hogy elismeri az adminisztráció nagyon széles mérlegelési jogkörét a személyzet kiválasztása terén.

Ami a kiválasztás és a munkaerő-felvétel eljárási szempontjait illeti, az ombudsman nagyon aktívan dolgozott az uniós munkaerő-felvétel átláthatóságának javításán. Ez például nagyobb átláthatóságot eredményezett a vizsgabizottságok tagjainak nevét illetően, és részletesebb értékelőlapokat eredményezett, amelyek jobb betekintést nyújtanak a pályázóknak az értékelésük módjába.

Az ECHA honlapján a „Munkahelyek” részben közzétette a munkaerő-felvételi politikájára, valamint az ideiglenes és szerződéses alkalmazottakra vonatkozó felvételi eljárásaira vonatkozó információkat (az ECHA-nak jelenleg nincsenek állandó tisztviselői). Hálás lennék, ha további felvilágosítást kapnék az alábbi kérdésekről:

a) Hogyan biztosítja az ECHA a pályázókkal való hatékony kommunikációt a kiválasztási eljárások során a pályázatuk státuszával és/vagy a kiválasztási eljárás eredményével kapcsolatban?

b) Ismerik-e a pályázók a vizsgabizottság tagjainak nevét?  Milyen mértékben biztosít az ECHA hozzáférést a pályázók számára kérelmeik értékeléséhez?

c) Milyen mértékben törekszik az ECHA a személyzeti szabályzat 90. cikkében előírtaknál gyorsabb és kevésbé formális eszközökre a kiválasztási és felvételi döntésekkel kapcsolatos viták rendezésére?

d) Rendszeresen tájékoztatja-e az ECHA levelezésében a pályázókat arról, hogy panaszt tehetnek az ombudsmannál a helyes hivatali magatartás fent említett európai kódexének 19. cikke és az ECHA helyes hivatali magatartásra vonatkozó kódexe értelmében?

5. Pályázatok és szerződések

Felülvizsgálati szinten a közbeszerzési határozatokkal és a szerződéses viszonyokkal kapcsolatos jogvitákat leggyakrabban a bíróságok bírálják el. Az ombudsman ügyeinek jelentős része azonban az évek során ezeket a területeket is érintette. A pályázatokkal kapcsolatban az ombudsman a Számvevőszék megközelítéséből merít, amely szerint el kell ismerni az adminisztráció széles mérlegelési jogkörét a pályázatok érdemi szempontjainak értékelése terén, ugyanakkor gondosan ellenőrizni kell, hogy az ombudsman érvényes és megfelelő indokolást adott-e döntéseire, és megfelelően tiszteletben tartotta-e az alkalmazandó eljárásokat és a tájékoztatási jogokat. A szerződéses vitákkal kapcsolatban az ombudsman önmagában nem értékeli a szerződésszegés fennállását. Alaposan megvizsgálja azonban, hogy az adminisztráció megfelelően indokolta-e álláspontját, és megvizsgálja a közigazgatási intézkedések vagy mulasztások méltányosságát is.

Megjegyzem, hogy az ECHA honlapja tartalmaz egy „Közbeszerzés” című szakaszt. E tekintetben a következő kérdéseket teszem fel:

a) Hogyan kezeli az ECHA az e területekkel kapcsolatos vitákat?

b) Tájékoztatják-e az ajánlattevőket és a szerződő feleket arról, hogy panasszal fordulhatnak az ombudsmanhoz?

6. Összeférhetetlenség

Az összeférhetetlenség elkerülése a második közszolgáltatási elv fontos eleme: integritás. Összeférhetetlenség akkor merül fel, ha úgy tűnik, hogy a közigazgatásban dolgozó személyeknek nem megfelelő személyes érdekük fűződik egy olyan ügyhöz, amellyel foglalkoznak. Az ilyen konfliktusokat megfelelően kell kezelni az objektív döntéshozatal biztosítása és a nyilvánosság közigazgatásba vetett bizalmának növelése érdekében. A közelmúlt eseményei és esetei azt mutatják, hogy az uniós közigazgatás nem élvezi egyértelműen a nyilvánosság teljes bizalmát ebben a kérdésben.

Tudomásul veszem, hogy az ECHA az "Eljárások és politikák" részben közzétette honlapján a potenciális összeférhetetlenségek kezelésére vonatkozó politikáját [2], valamint az ECHA igazgatóinak, vezetőinek és más vezető beosztású munkatársainak éves érdekeltségi nyilatkozatait.

E megfontolások fényében érdekelne, hogy az ECHA milyen további konkrét intézkedéseket alkalmaz az összeférhetetlenség elkerülése érdekében a következő területekkel kapcsolatban:

a) Személyzet felvétele, beleértve a vezető beosztású alkalmazottakat is

b) A személyzet jelenlegi és korábbi tagjai, különösen az ECHA-nál végzett szolgálatuk alatt és után végzett külső tevékenységek tekintetében (lásd például a személyzeti szabályzat 11., 11a., 12b. és 16. cikkét).

7. Visszaélés bejelentése

A személyzeti szabályzat 22a. és 22b. cikkére általában „visszaélést bejelentő személyekre vonatkozó rendelkezésekként” hivatkoznak. E rendelkezések két részből állnak: a) a súlyos jogsértések bejelentésének kötelezettsége a visszaélést bejelentő személy saját intézménye vagy – bizonyos feltételek mellett – az OLAF felé, valamint b) az ügy bejelentésének joga bizonyos más uniós intézmények tisztségviselői felé, feltéve, hogy a különleges követelmények teljesülnek [3]. A 22a. és 22b. cikk meghatározza azokat a körülményeket, amelyek között a visszaélést bejelentő személyek védelmet élveznek az általuk képviselt intézmény általi megtorlással szemben. A 22a. cikk szerint az érintett intézmény nem járhat el az információt közlő tisztviselő hátrányára, ha észszerűen és becsületesen járt el. A 22b. cikk kiterjeszti ezt a védelmet arra a tisztviselőre, aki az ott említett öt tisztségviselő közül egynek vagy többnek, azaz az Európai Parlament, a Bizottság, a Tanács, a Számvevőszék vagy az európai ombudsman elnökének további információkat ad át.

Hálás lennék, ha az ECHA tájékoztatást nyújtana a belső visszaélések bejelentésére vonatkozó intézkedéseiről és a visszaélést bejelentő személyekkel kapcsolatos tapasztalatairól.