PANASZ: 2165/2019/MIG

Ügy címe: A Bizottság akkori elnöke Buenos Airesben tett hivatalos látogatásával kapcsolatos kiadásokra vonatkozó két számla közzétételének az Európai Bizottság általi megtagadásáról

Dátum: 2020. február 10., hétfő

Tartózkodási hely: Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság (DG HR)

Jelen van

Európai Bizottság:

ügyintéző, etika, jó közigazgatás és ügyfélkapcsolatok; kapcsolattartás az ombudsmannal, főtitkár

2 adminisztrátor, Átláthatóság, Dokumentumkezelés & Dokumentumokhoz való hozzáférés, Főtitkárság

Ügyintéző, Jogi kérdések és szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodások, Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal

Adminisztrátor, MiPS támogatás, szerződéskezelés és horizontális koordináció, PMO

ügyintéző, európai közszolgálati jog és szociális párbeszéd, Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság

ügyintéző, Fellebbezések és ügyek nyomon követése, Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság

2 tanácsos, etika és ombudsman, Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság

Európai ombudsman:

osztályvezető

Ügyintéző

Gyakornok ügyintéző

Az ellenőrző ülés célja

Az ellenőrző ülés célja annak tisztázása volt, hogy hogyan történik a kiküldetések költségeire vonatkozó információk nyilvántartása.

A panaszban kifogásolt dokumentumokat (az egyéb költségekhez kapcsolódó két számlát) a Bizottság 2020. január 21-én nyújtotta be, és azokat az ombudsman vizsgálócsoportja az ülés előtt megvizsgálta.

Bevezetés és eljárási információk

Az ülésre 2020. február 10-én 10.30 és 11.15 között került sor az Európai Bizottság épületében.

Az ombudsman vizsgálócsoportja bemutatkozott, köszönetet mondott a Bizottság képviselőinek együttműködésükért, és ismertette az ülés célját.

Az ombudsman vizsgálócsoportja tisztázta, hogy e panasz vizsgálata két szempontra összpontosít:

a kiküldetési költségek Bizottság általi nyilvántartásának és közzétételének módja, valamint

- A panaszos kérelmének hatálya alá tartozó dokumentumokhoz való hozzáférés megtagadása (az egyéb költségekre vonatkozó két számla).

Megbeszélés az Európai Bizottság képviselőivel

Először is a Bizottság képviselői részletesen kifejtették, hogy a kiküldetések költségeit hogyan rögzítik a kiküldetés-feldolgozó rendszerben (MiPS).

Tisztázták, hogy a kiküldetést teljesítők az üzleti utazásaik költségeire vonatkozó adatokat a „MiPS” rendszerben rögzítik annak érdekében, hogy megkapják a kiküldetés során felmerült költségeik megtérítését. Mivel a személyzetnél felmerülő különféle költségek nagyon eltérő jellegűek lehetnek, a kiküldetést teljesítők a MiPS-ben (legördülő menü használatával) azt a kategóriát is meghatározzák, amelybe tartoznak. E nyilatkozatok alapján az engedélyezésre jogosult tisztviselő érvényesíti a kiküldetési megbízásokat a MiPS rendszerben. A kiküldetést követően az engedélyezésre jogosult tisztviselő a kiküldetést végző személy által feltöltött igazoló dokumentumok alapján jóváhagyja a költségnyilatkozatot.

A Bizottság kifejtette, hogy a kiküldetésben lévő személy által bejelentett költségektől eltérő utazási költségek is felmerülhetnek, ha azokat közvetlenül a Bizottságnak számlázzák ki. Ilyen esetekben a számlákat az érintett vállalatok közvetlenül a Bizottságnak küldik meg, és azokat nyilvántartásba veszik a fejlett nyilvántartási rendszerben (ARES).

A Bizottság képviselői kifejtették, hogy ebben az esetben két számlát küldtek közvetlenül a szolgáltatótól a Bizottságnak. Ezeket az ARES-ben nyilvántartásba vették a dokumentumok szokásos nyilvántartásba vételi eljárása során.

Ezeket a költségeket a MiPS-ben is nyilvántartásba vették. A költségek jellegére vonatkozó részleteket azonban nem rögzítették a MiPS-rendszerben. A Bizottság megjegyezte, hogy ez a szokásos eljárás, amelyet a kiküldetést végző személynél közvetlenül fel nem merült költségek nyilvántartásba vétele során követnek.

A Bizottság rámutatott arra, hogy 2018 óta, a Bizottság tagjaira vonatkozó új magatartási kódex hatálybalépését követően kéthavonta proaktívan közzéteszi a Bizottság tagjainak kiküldetési költségeire vonatkozó információkat.^[1] Minden kiküldetés esetében proaktívan közzéteszi a Bizottság által a következő négy kategóriában elköltött összeget: utazási költségek, szállásköltségek, napidíjak és egyéb költségek.^[2] Ez az áttekintés azonban soha nem részletezi az egyéb költségeket, és a jelenlegi rendszerben technikailag lehetetlen.

Az ombudsman vizsgálócsoportja megjegyezte, hogy a panaszost elsősorban az érdekli, hogy tájékoztatást kapjon e különféle kiadások jellegéről. Az ombudsman vizsgálócsoportja hangsúlyozta, hogy a panaszos csak azért kért hozzáférést ezekhez a dokumentumokhoz, mert a Bizottság határozata megerősítette, hogy a MiPS adatbázisban nincsenek részletek ezekről az egyéb kiadásokról, és ezért a dokumentumokhoz való hozzáférés tűnt az egyetlen módnak arra, hogy megtudjuk, mire költötték a 8320 eurós összeget. A Bizottság képviselői hangsúlyozták, hogy a kérelmező által benyújtott kérelem az 1049/2001/EK rendeleten alapuló, dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelem volt, és a Bizottság ennek alapján kezelte azt.

E véleménycsere fényében az ombudsman vizsgálócsoportja megvitatta annak lehetőségét, hogy a panaszost tájékoztassák az adott kiküldetés egyéb költségeinek jellegéről. Az ombudsman vizsgálócsoportja megállapította, hogy az ombudsman megvizsgálta a számlákat. A költségek teljes mértékben jogszerűnek és valóban teljes mértékben elvártnak tűnnek, tekintettel a misszió jellegére, valamint az elnök és csapata szokásos logisztikai és biztonsági követelményeire. Ugyanakkor érthető, hogy a nyilvánosságnak szüksége lenne bizonyos információkra a költségek jellegéről, mivel ezek a teljes kiküldetési költségekhez képest nagy összeget képviselnek. Ebben az összefüggésben a Bizottság fontolóra vehetné az ilyen költségek jellegére vonatkozó alapvető információk közzétételét (így elkerülve az e költségekkel kapcsolatos spekulációt).

Az ombudsman vizsgálócsoportja azt is jelezte, hogy bevált gyakorlat lenne szisztematikusan proaktívan közzétenni az egyéb költségek jellegére vonatkozó információkat, ha egyetlen költség meghalad egy bizonyos összeget, vagy ha ezek a költségek a teljes kiküldetési költségekhez képest nagy összeget képviselnek.

A Bizottság tudomásul veszi, hogy lehetőséget kap arra, hogy kifejtse álláspontját, mielőtt az ombudsman következtetéseket von le a vizsgálat hatálya alá tartozó olyan kérdésekről, amelyekkel a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti megerősítő kérelemről szóló határozat nem foglalkozott közvetlenül, és különösen a biztosok kiküldetési költségeire vonatkozó további információk esetleges proaktív közzétételével kapcsolatos kérdésekről.

Az ellenőrző találkozó lezárása

Az ombudsman vizsgálócsoportja kifejtette, hogy jelentést fognak készíteni az ülésről, és hogy a Bizottságnak lehetősége lesz arra, hogy felülvizsgálja a jelentést, mielőtt azt megküldené a panaszosnak.

A Bizottság képviselői kijelentették, hogy az üzenetet belsőleg továbbítják az érintett szolgálatoknak.

Brüsszel, 2020. március 20.

Vizsgálati egység vezetője, ügyintéző, Vizsgálati egység, 2. egység

[1] A magatartási kódex 2018 februárjában lépett hatályba, és a kiküldetési költségeket ezen időpontot követően proaktív módon kezdték közzétenni. Lásd: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/ethics-and-good-administration/commissioners-and-ethics/code-conduct-members-european-commission_hu.

[2] A kiküldetésekről szóló bizottsági útmutatóval és az engedélyezett utazások 2.2. pontjával összhangban. Az egyéb költségek a következőképpen határozhatók meg: „[a]z engedélyezésre jogosult tisztviselő előzetes jóváhagyását igénylő egyéb konkrét kiadások egyéb költségeknek tekinthetők.”