A PANASZ HÁTTERE

1. A panaszos részt vett az EPSO/AST/53/08 nyílt versenyvizsgán. A versenyvizsga célja egy asszisztensekből álló tartalékállomány (AST 3) létrehozása volt a program-, projekt- és szerződéskezelés területén.

2. A panaszos sikeresen teljesítette az előválogató teszteket, és meghívást kapott az írásbeli vizsgákra.

3. 2009. szeptember 18‐án az EPSO arról tájékoztatta, hogy az írásbeli vizsgákon szerzett pontszámai nem elegendőek ahhoz, hogy a vizsgabizottság lehetővé tegye számára a szóbeli vizsgára bocsátást. A c) írásbeli teszten a panaszos csak 6/10 pontot ért el, míg a minimálisan elérendő pontszám 8/10 pont volt.

4. 2009. október 1-jén a panaszos írásban kérte az EPSO-t, hogy bocsássa rendelkezésére „a b) és c) írásbeli vizsgáinak egy példányát, a korrektorok értékelőlapjait, valamint a személyi aktájához kapcsolódó valamennyi releváns dokumentumot”.

5. Ugyanezen a napon az EPSO megküldte számára a b) és c) rejtett írásbeli vizsgák másolatait, valamint a vizsgabizottság által használt értékelőlap másolatait. Az EPSO megtagadta a hozzáférést azon tesztek másolataihoz, amelyeken a értékelők kijavították azokat.

6. A fenti dokumentumok kézhezvételekor a panaszos felfedezte, hogy a „Titkos n°=883922” kézzel írott jelzés megjelent írásbeli vizsgája első oldalának tetején (b). A panaszos megjegyezte, hogy ez nem az EPSO által az írásbeli vizsgák során neki adott titkos szám, hanem a pályázói száma. Ezenkívül titkos száma nem szerepelt a b) írásbeli vizsga fennmaradó oldalainak egyikén sem. Ami a c) írásbeli vizsgát illeti, a panaszos észrevette, hogy titkos számát a vizsga minden oldalára rágépelték. A panaszos azt is megjegyezte, hogy a c) írásbeli vizsga „kiválasztási bizottság értékelő lapján” szereplő aláírás időpontja 2009. november 16. volt.

7. 2009. október 6-án a panaszos írásban fordult az EPSO-hoz, és kérte pályázatának felülvizsgálatát. Rámutatott a b) és c) írásbeli vizsgái másolatainak kézhezvételekor feltárt szabálytalanságokra.

8. 2009. november 5-én az EPSO elutasította a panaszos kérelmét, és közölte vele a kért pontosításokat. Kijelentette, hogy megküldte számára az eredeti b) tesztjének másolatát, amelyen nem szerepelt semmilyen titkos szám. A c) írásbeli vizsgát illetően az EPSO hozzátette, hogy az erre vonatkozó értékelőlap „gépelési hibát” tartalmazott. A vizsgabizottság aláírásának helyes időpontja „2009. november 16.” helyett „2009. szeptember 16.” volt. Az EPSO elnézést kért a hibáért.

9. 2009. november 6-án a panaszos ismét levelet küldött az EPSO-nak az üggyel kapcsolatban. Kijelentette, hogy „nyomozást folytatott a b) írásbeli vizsgával kapcsolatban”. Megállapította, hogy „egységének két munkatársa részt vett” a szóban forgó versenyvizsga vizsgabizottságában. Hozzátette, hogy a b) írásbeli vizsga első oldalán szereplő kézírás megegyezik az EPSO/AST/53/08 versenyvizsga-bizottság egyik tagjának kézírásával, aki az osztályának is tagja volt. Arra a következtetésre jutott, hogy a vizsgabizottság legalább egy tagja ismeri mind a „titkos, mind a jelöltek számát”. Ezenkívül, mivel a b) írásbeli vizsgáját a c) írásbeli vizsgája előtt kijavították, a c) írásbeli vizsga kijavításakor az egész vizsgabizottság ismerte titkos és pályázói számát. Megismételte azon kérését, hogy a vizsgabizottság értékelje újra jelentkezését, és engedje be a versenyvizsga következő szakaszába.

10. 2009. november 18-án az EPSO elutasította a c) teszt felülvizsgálatára irányuló kérelmét. Válaszában az EPSO kijelentette, hogy az összes írásbeli vizsgát, beleértve a panaszos vizsgáit is, névtelenül jelölték meg, az írásbeli vizsgák céljából a pályázókhoz rendelt külön titkos szám alapján. Minden jelölő megkapta a jelölt tesztdokumentumának szkennelt változatát, amelyet csak ilyen titkos számmal azonosítottak. Az EPSO továbbá azt állította, hogy a b) írásbeli teszt másolata, amelyet a panaszos kapott, az eredeti tesztdokumentum másolata volt, nem pedig a fent említett szkennelt változat másolata, amelyet megküldtek a markereknek. Az EPSO azt is elismerte, hogy a panaszos által kapott dokumentumban szereplő szám valójában a pályázó száma volt. Az EPSO biztosította a panaszost, hogy „az a személy, aki – tévedésből – a pályázó számát másolta le az első oldal tetején található titkos szám helyett, EPSO-tisztviselő volt, nem pedig a vizsgabizottság tagja”. Az EPSO elnézést kért a hibáért. Ami a c) írásbeli vizsgát illeti, az EPSO azt állította, hogy azt három pont javította, amelyek mindegyike tökéletesen beszéli az angol nyelvet. Minden jelölő kapott egy beszkennelt másolatot a tesztjéről, a titkos számával, de a jelöltszámával nem. Az EPSO megerősítette a c) vizsgán kapott első pontszámot, azaz 6/10 pontot.

11. Ugyanezen a napon a panasz arra kérte az EPSO-t, hogy értékelje újra a c) írásbeli vizsgáját. Az EPSO elutasította a kérelmét.

12. A panaszos nem volt elégedett az EPSO fenti válaszaival. Ezért az ombudsmanhoz fordult.

A VIZSGÁLAT TÁRGYA

13. Az ombudsmanhoz benyújtott panaszában a panaszos a következő állítást és állítást terjesztette elő.

Állítás:

Az EPSO nem biztosította i. anonimitását az EPSO/AST/53/08 nyílt versenyvizsga b) és c) írásbeli vizsgáinak kijavítása tekintetében, és ii. nem tartotta tiszteletben a pályázók közötti egyenlő bánásmód elvét.

Igénypont:

Az EPSO-nak be kell engednie őt az EPSO/AST/53/08 nyílt versenyvizsga szóbeli vizsgáira.

A VIZSGÁLAT

14. 2009. december 14-én az ombudsman vizsgálatot indított, és felkérte az EPSO-t, hogy 2010. március 31-ig nyilvánítson véleményt a panaszról. Ezenkívül az ombudsman felkérte az EPSO-t, hogy tisztázza a titkos szám és a pályázói szám versenyvizsgákon való használatát.

15. 2010. március 2-án az EPSO megküldte véleményét, amelyet franciául fogalmaztak meg. 2010. március 22-én az EPSO benyújtotta véleményének angol nyelvű fordítását, amelyet észrevételezésre való felhívással együtt továbbítottak a panaszosnak. A panaszos nem nyújtott be észrevételeket.

AZ OMBUDSMAN ELEMZÉSE ÉS KÖVETKEZTETÉSEI

A. Állítólagosan nem biztosították i. a névtelenséget az írásbeli vizsgák kijavítása során, ii. a pályázókkal szembeni egyenlő bánásmódot, valamint a kapcsolódó állítást

Az ombudsman elé terjesztett érvek

16. Állításának alátámasztására a panaszos azzal érvelt, hogy a b) írásbeli vizsgán, amelyet a jelölőknek küldtek el, szerepelt a pályázói száma, bár annak csak a titkos számát kellett volna viselnie. Véleménye szerint az írásbeli vizsgák értékelése során nem biztosították az anonimitást, míg más pályázók esetében ez volt a helyzet.

17. Véleményében az EPSO kifejtette, hogy az EPSO-versenyvizsgák minden egyes pályázóját egy szám azonosítja, amelyet jelentkezésének nyilvántartásba vételekor kap. Ez az úgynevezett pályázati számuk vagy jelöltszámuk. Az írásbeli vizsgák jelölésére az EPSO számítógépes szkennelési rendszert használ, amely a pályázó/pályázat számától eltérő titkos számot rendel minden egyes vizsgaanyaghoz. Az írásbeli vizsgák jelölői a vizsgadokumentumok beszkennelt változatait kapják meg, amelyek csak a pályázó titkos számát tartalmazzák a jelölés anonimitásának biztosítása érdekében. A jelölők megjegyzéseiket egy olyan lapon teszik meg, amelyen csak a jelöltek titkos száma szerepel. Ezeket az észrevételeket ezt követően továbbítják a vizsgabizottságnak.

18. A vizsgabizottság általános értékelése értékelőlapok felhasználásával történik. Ezeken az értékelőlapokon csak a pályázók titkos száma szerepel. A vizsgabizottság csak a végleges pontszámok megállapítását követően továbbítja az EPSO-nak az egyes papíralapú teszteken kapott pontszámokat, amelyek ezt követően a titkos számot a pályázó személyazonosságával azonosítják.

19. Ami a panaszos ügyét illeti, az EPSO kifejtette, hogy megkapta eredeti vizsgadokumentumainak másolatát, amelyeken eltitkolták a személyes adataira való hivatkozásokat. Nem kapta meg a jelölőknek küldött változat másolatát. A kapott példányon az EPSO tévedésből a „titkos szám” kifejezés mellett feltüntette a jelentkezési számát. Az EPSO ismét elnézést kért a pályázótól a fenti adminisztratív hiba által okozott zavarért. Hangsúlyozta azonban, hogy tiszteletben tartotta a versenyszabályokat, nevezetesen az anonimitás biztosítását az értékelési eljárás során, valamint a pályázókkal szembeni egyenlő bánásmódot.

Az ombudsman értékelése

20. Először is, az ombudsman az EPSO véleménye alapján úgy értelmezi, hogy a vizsgabizottságnak nincs tudomása a pályázók személyazonosságáról, és így a pályázók/pályázatok számáról sem, amíg az írásbeli tesztek értékelése le nem zárul. A vizsgabizottság csak titkos számokkal dolgozik, és az EPSO az egyetlen, amely ismeri mind a pályázó személyazonosságát, mind titkos számát.

21. Az ombudsman úgy véli, hogy a panaszos nem bizonyította sikeresen, hogy tesztjeinek értékelése tekintetében nem ez volt a helyzet. Rámutat arra, hogy nincs ok kételkedni abban, hogy a panaszos esetében, és amint azt az EPSO a véleményében kifejtette, a vizsgabizottság megkapta vizsgáinak szkennelt változatát, amelyen a titkos szám automatikusan generálódik.

22. Az ombudsman ezért arra a következtetésre jut, hogy a panaszos névtelenségét fenntartották, és a többi jelölttől eltérően nem kezelték. A panaszos állításával kapcsolatban tehát nem állapít meg hivatali visszásságot. Ennek megfelelően a panaszos ezzel kapcsolatos állítása nem fogadható el.

23. Mindazonáltal az ombudsman úgy véli, hogy az EPSO tovább javíthatná kiválasztási eljárásainak egyértelműségét, és elkerülhetné a jelen ügyben elkövetetthez hasonló hibákat, amelyek érthető módon kétségeket és bizalmatlanságot kelthetnek a pályázókban. E tekintetben az EPSO fontolóra vehetné, hogy csak a vizsgadokumentumok beszkennelt másolatait használja (amelyeken a pályázó titkos száma szerepel) a értékelők által az értékelési folyamat során végzett értékeléshez, valamint a pályázók számára a vizsgadokumentumaikhoz való hozzáférés biztosításához. Ennek megfelelően az ombudsman az alábbiakban további észrevételt tesz.

B. Következtetés

E panasz kivizsgálása alapján az ombudsman a következő következtetéssel zárja le a panaszt:

Az EPSO részéről nem történt hivatali visszásság.

Az EPSO fontolóra vehetné, hogy csak a tesztdokumentumok beszkennelt másolatait használja (amelyeken a pályázó titkos száma szerepel) a értékelők által az értékelési folyamat során végzett értékeléshez, valamint a pályázók számára a tesztdokumentumaikhoz való hozzáférés biztosításához.

A panaszost és az EPSO-t tájékoztatják erről a döntésről.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Kelt Strasbourgban, 2010. szeptember 9-én.