Strasbourg, 2007. október 22.

Tisztelt L. Úr!

2006. december 10-én Ön panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz az Európai Bizottság ellen az Ön által hozzá benyújtott dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelem kezelésével kapcsolatban. Panaszát egy 2007. január 9-én küldött e-mail egészítette ki.

2007. február 5-én továbbítottam a panaszt az Európai Bizottság elnökének. A Bizottság 2007. június 19-én nyilvánított véleményt. Az észrevételezésre való felkéréssel együtt továbbítottam Önnek, amelyet 2007. július 19-én küldött meg.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ ÉS HÁTTERE

2006. október 6-án a panaszos az 1049/2001/EK rendelet (1) alapján hozzáférést kért az Európai Bizottságtól két dokumentumhoz: „Report on Mobile access market competition, MVNO/access and szűk keresztmetszetek, ERG(06)45” és „Internal report on Mkt 18 analysis, ERG(06)47”.

2006. november 7-én az Európai Szabályozók Csoportjának (ERG) titkára válaszolt a panaszosnak, és elmagyarázta neki, hogy a Bizottság úgy határozott, hogy megtagadja tőle a két dokumentumhoz való hozzáférést. Az első dokumentumot illetően a titkár úgy véli, hogy az 1049/2001/EK rendeletben (a 4. cikk (2) bekezdésének első francia bekezdése) meghatározott, „kereskedelmi érdekre” vonatkozó kivétel alkalmazandó. A második dokumentummal kapcsolatban a titkár kijelentette, hogy a hozzáférést nem lehet megadni, mivel a dokumentumot „még mindig működő (befejezetlen) dokumentumnak tekintik. Amennyiben elfogadják, megfelelően közzétesszük a természetére vonatkozó információkat. A titkár arról is tájékoztatta a panaszost, hogy a fenti elutasítás ellen fellebbezhet a Bizottság főtitkáránál.

2006. november 7-i levelében a panaszos megerősítő kérelmet nyújtott be a Bizottság Főtitkárságához. 2006. november 15-én a panaszos átvételi elismervényt kapott a Bizottságtól. Ebben a közleményben a Bizottság kijelentette, hogy megerősítő kérelmét 2006. november 15-én vették nyilvántartásba, így a 15 munkanapos határidő 2006. december 6-án jár le (2).

2007. december 6-án a panaszos nem kapott választ megerősítő kérelmére. Ezért levelet írt a Bizottságnak, amelyben azt kérdezte, hogy mikor érkezik válasz.

2007. december 7-én a Bizottság e-mailt küldött a panaszosnak, amelyhez csatolt egy 2007. december 6-án kelt, szkennelt levelet, amely arról tájékoztatta a panaszost, hogy i. a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmének megválaszolása érdekében a Főtitkárságnak konzultálnia kell a Bizottság más szolgálataival, és ezért az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkével összhangban meg kell hosszabbítania a válaszadás határidejét. A meghosszabbítás eredményeként megállapított új határidőt 2007. január 5-ben állapították meg.

December 10-én a panaszos releváns panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz.

2007. január 7-én a panaszos megerősítő kérelméről a Bizottság még nem hozott határozatot. Ezért választ kért a Bizottságtól, és rámutatott, hogy három hónap telt el az első hozzáférés iránti kérelmének benyújtása óta.

2007. január 8-án a Bizottság azt írta a panaszosnak, hogy több időre van szüksége ahhoz, hogy kiegészítse a megerősítő kérelméről szóló határozatának német fordítását, és hogy ezért sajnálatos módon nem küldheti meg a határozatot a panaszosnak a korábban említett időpontban. Tájékoztatta őt arról a jogáról, hogy panasszal fordulhat az Elsőfokú Bírósághoz és az ombudsmanhoz (3).

A panaszos 2007. január 9-én e-mailben tájékoztatta az ombudsmant a Bizottság válaszáról. A panaszos arra is rámutatott, hogy ez a válasz egyértelműen azt sugallja, hogy a Bizottság el kívánja utasítani megerősítő kérelmét, mivel i. az általa kért dokumentumok angol nyelvűek (így azokat nem kell lefordítani), és ii. már tájékoztatta a Bizottságot arról, hogy készen áll az angol, francia és olasz nyelvű válaszok fogadására.

2007. január 31-én az ombudsman szolgálatai felhívták a panaszost, hogy megkérdezzék tőle, megkapta-e a megerősítő kérelméről szóló bizottsági határozatot. A panaszos azt állította, hogy még nem kapott választ.

Az ombudsmanhoz benyújtott jelenlegi panaszában a panaszos a következő állításokat és állításokat tette:

(1) A Bizottság nem adott pontos, érvényes és megfelelő indokolást a fent említett dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmének eredeti elutasítására.

(2) A Bizottság tévesen biztosított magának további időt az 1049/2001/EK rendelet szerinti kérelmek megválaszolására azáltal, hogy kérelmeit több nappal a kérelmek tényleges kézhezvételét követően nyilvántartásba vette (4).

(3) A megerősítő kérelemre adandó válasz határidejének a Bizottság általi meghosszabbítása sérti az 1049/2001/EK rendeletet, i. mivel nem értesítette őt erről a meghosszabbításról előre, és ii. mivel nem indokolta meg részletesen a meghosszabbítást (5).

(4) A Bizottság indokolatlan késedelemmel tájékoztatta őt a 2006. november 7-i megerősítő kérelméről szóló határozatáról.

A panaszos azt kéri, hogy a Bizottság biztosítson számára hozzáférést az eredeti és megerősítő kérelmében kért dokumentumokhoz.

2007. február 5-én az ombudsman megindította a jelen vizsgálatot a második, harmadik és negyedik állítással kapcsolatban. Az ombudsman úgy döntött, hogy nem indít vizsgálatot az első állítással (és a kapcsolódó kérelemmel) kapcsolatban, mivel a panaszos hozzáférés iránti kérelmének elutasítását a Bizottság a megerősítő kérelem benyújtását követően felülvizsgálta, és az ombudsman nem rendelkezett a Bizottság vonatkozó határozatával. A panaszost tájékoztatták arról, hogy új panaszt nyújthat be, ha meg kívánja támadni a megerősítő kérelemről szóló bizottsági határozatot, miután azt közölték vele (6).

A VIZSGÁLAT

A Bizottság véleménye

A Bizottság a következő véleményt terjesztette elő:

1. Háttér

A panaszos először az ERG két jelentéséhez kért hozzáférést. A kérelmet 2006. október 6-án (pénteken) e-mailben küldték el, és 2006. október 16-án (hétfőn) iktatták. Ugyanezen a napon, azaz 2006. október 16-án továbbították az Információs Társadalmi és Médiaügyi Főigazgatóságnak, és átvételi elismervényt küldtek a panaszosnak.

Az ERG egy külső tanácsadó csoport, amelynek feladata az elektronikus hírközlés szabályozási területének átgondolása, megvitatása és az azzal kapcsolatos tanácsadás. A 2004/641/EK bizottsági határozattal (7) módosított 2002/627/EK bizottsági határozat (8) hozta létre. A bizottság a tagállamok nemzeti szabályozó hatóságainak vezetőiből áll. Az EGT-államok és a tagjelölt országok szakértői megfigyelőként vehetnek részt. A Bizottság „[...] biztosítja a csoport titkárságát.”(a 2002/627/EK határozat 4. cikke).

2006. november 7-én az ERG titkársága válaszolt a panaszosnak, megtagadva tőle a két jelentéshez való hozzáférést, és tájékoztatva őt arról a jogáról, hogy megerősítő kérelmet nyújthat be a Bizottság főtitkárához. A hozzáférés megtagadásának oka „a gazdasági szereplők kereskedelmi érdekeinek védelme” és „a döntéshozatali folyamat védelme” volt, mivel a jelentéstervezetet még nem fogadták el.

2006. november 7-én a panaszos postai úton megerősítő kérelmet nyújtott be, amelyet 2006. november 15-én vettek nyilvántartásba.

2006. december 6‐án a Bizottság 15 munkanappal, azaz 2007. január 5‐ig meghosszabbította a válaszadási határidőt. 2007. január 8-án a Bizottság tájékoztatta a panaszost, hogy több időre van szüksége ahhoz, hogy a megerősítő kérelmére adott választ németre fordítsa. Ebben a levélben a Bizottság tájékoztatta arról a jogáról, hogy panaszt nyújthat be az ombudsmanhoz, vagy eljárást indíthat az Elsőfokú Bíróság előtt.

2007. január 9-én a panaszos által kért jelentéseket közzétették az ERG honlapján. Egyes nemzeti szabályozó hatóságok kérésére azonban korlátozott mennyiségű adatot kihagytak a közzétett jelentésekből, mivel az érintett adatokat az üzemeltetők azzal a feltétellel szerezték meg, hogy azokat nem hozzák nyilvánosságra.

2007. január 12-én a panaszos e-mailt küldött, amelyben teljes körű hozzáférést kért a jelentésekhez, amelyeket részben hozzáférhetővé tettek az ERG honlapján.

2007. február 7-én a főtitkár megküldte a panaszosnak a Bizottságnak a jelentésekhez való teljes körű hozzáférés iránti kérelmére adott végleges válaszát. Ebben a válaszban a Bizottság megindokolta, hogy miért nem teszi közzé teljes egészében a jelentéseket.

2. Válasz a panaszos állításaira

A Bizottság megjegyezte, hogy az ombudsman csak a panaszos kérelmének kezelésével kapcsolatos eljárási szempontokat vizsgálta, a megerősítő kérelemre vonatkozó határozatot nem.

2.1 Jelentkezések regisztrálása:

A bizottsági dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek többsége egyetlen hozzáférési ponton, a Főtitkárság által kezelt funkcionális postafiókban érkezik e-mailben. A kérelmeket beérkezésük sorrendjében veszik nyilvántartásba, és a nyilvántartásba vétel napján továbbítják a kezelésükért felelős főigazgatósághoz. Ezenkívül a nyilvántartásba vétel napján átvételi elismervényt küldenek a kérelmezőnek. A kérelmek nyilvántartásba vétele késedelmet szenvedhet, ha a beérkezett kérelmek száma meghaladja a személyzetnek a kérelmek kezelésére vonatkozó kapacitását.

A panaszos első kérelmét 2006. október 6-án (pénteken) 20 óra 43 perckor küldték el e-mailben. A bejegyzés legkorábbi időpontja 2006. október 9. (hétfő) lett volna. A beérkezett kérelmek nagy száma és az érintett szolgálat adminisztratív személyzetének ezen időszak alatti súlyos hiánya miatt a nyilvántartásba vételt 2006. október 16-ára, hétfőre halasztották. A Bizottság sajnálatát fejezi ki e késedelem miatt, amely teljes mértékben az említett időszakban tapasztalt munkaerőhiánynak tudható be. Nincs olyan szándékos politika, amely késleltetné a kérelmek nyilvántartásba vételét.

A panaszos megerősítő kérelmét postai úton küldték el. A dokumentumot a Főtitkárság illetékes szolgálatához való megérkezését követő napon vették nyilvántartásba.

2.2 A határidő meghosszabbítása

A megerősítő kérelmet 2006. november 15-én vették nyilvántartásba. A 15 munkanapos határidő 2006. december 6-án lejárt. A Bizottság határidő-hosszabbító levelét ugyanezen a napon, azaz határidőn belül küldte meg. A határidő meghosszabbítása annak tudható be, hogy az ERG jelentéseit az ERG hivatalos határozatát követően teszik közzé. Az ERG titkárságának meg kellett szerveznie egy ilyen írásbeli eljárást, mielőtt a Bizottság e konzultáció eredményei alapján határozhatott volna a jelentések közzétételéről. Meg kell jegyezni, hogy az ERG szinte teljes egészében lehetővé tette a jelentések közzétételét.

2.3 Indokolatlan késedelem a panaszos tájékoztatásában

A kérelem benyújtásának időpontjában a jelentések továbbra is bizalmasak voltak. Várható volt azonban, hogy az ERG egy későbbi szakaszban közzéteszi a jelentések nem bizalmas változatait. Ez 2007. január 9-én történt.

Amikor a Bizottság tájékoztatni kívánta a panaszost a jelentések közzétételéről, megkapta 2007. január 12-i e-mailjét, amelyben hozzáférést kért a jelentések teljes bizalmas változatához. A Bizottság úgy határozott, hogy ezt az e-mailt új megerősítő kérelemként kezeli, ami a panaszos érdekében állt, de erről nem tájékoztatta őt.

A gyakorlatban a panaszos hozzáférés iránti kérelmét nem két, hanem három szakaszban kezelték, nevezetesen:

• a 2006. október 6-i eredeti kérelemnek a jelentések továbbra is bizalmas jellege miatt nem adtak helyt;
• a 2006. november 7-i megerősítő kérelem a jelentések nem bizalmas változatának közzétételét eredményezte;
• a panaszos 2007. január 12-i e-mailjét a jelentésekhez való teljes körű hozzáférés iránti megerősítő kérelemként kezelték; a Bizottság 2007. február 7-i végleges válaszában megtagadta a teljes körű hozzáférést, és megindokolta a hozzáférés megtagadását.

3. Következtetés

A Bizottság sajnálatát fejezi ki a panaszos kérelmeinek kezelése során bekövetkezett késedelmek miatt.

A Bizottság a következő észrevételeket tette a panaszos 2006. november 7-én elküldött és 2006. november 15-én iktatott megerősítő kérelme és a Bizottság 2007. február 7-i végleges válasza között bekövetkezett késedelemmel kapcsolatban: Meg kell jegyezni, hogy az ERG – amely alapvetően külső tanácsadó szerv – sajátos jellege miatt nem lehetett volna lerövidíteni a panaszos által kért jelentések közzétételére vonatkozó döntés meghozatalához szükséges időt. Ha a Bizottság szigorúan határidőn belül válaszolt volna, a hozzáférést az ERG-nek a jelentés nem bizalmas változatainak közzétételéről szóló határozatáig megtagadták volna. A Bizottság ehelyett úgy döntött, hogy mindaddig nem hoz végleges határozatot a kérelemről, amíg az ERG meg nem állapítja a nem bizalmas változatokat.

A panaszos észrevételei

A Bizottság véleményével kapcsolatos észrevételeiben a panaszos összefoglalva a következő észrevételeket tette:

(1) A kérelmek 1049/2001/EK rendelet szerinti nyilvántartásba vételével kapcsolatban a panaszos kijelentette, hogy „nem hibáztatja a Bizottságot semmilyen jogsértésért; észrevehető azonban, hogy a hagyományos postai úton benyújtott kérelmek nyilvántartásba vételére a recepción kerül sor, míg az elektronikus úton benyújtott kérelmek nyilvántartásba vétele hosszabb időt vesz igénybe.

(2) Ami a Bizottságnak a határidő meghosszabbítására vonatkozó észrevételeit illeti, a Bizottság által szolgáltatott tényszerű információk tévesek. A Bizottság e-mailjét, amely tájékoztatta a panaszost a meghosszabbításról, 2006. december 7-én délután küldték el neki, nem pedig december 6-án. Az a tény, hogy a Bizottság e-mailje tartalmazott egy 2006. december 6-án kelt csatolt levelet, amelynek eredeti példányát a panaszos nem kapta meg postai úton, nem változtat azon a tényen, hogy a panaszost csak 2006. december 7-én tájékoztatták a meghosszabbításról. Az 1049/2001/EK rendelet 7. cikkének (3) bekezdését ennek megfelelően nem tartották tiszteletben. Ami a Bizottság által a meghosszabbításra vonatkozóan kifejtett indokot illeti, ez nem megfelelő és nem is releváns. Ennek oka az volt, hogy „kérelmének kezelése során konzultálnunk kell más bizottsági szolgálatokkal”. Véleménye szerint a Bizottság nem is állítja, hogy konzultált volna egy másik bizottsági szolgálattal, hanem inkább azt jelzi, hogy az ERG hivatalos határozata a hozzáférésről szóló bizottsági határozat előfeltétele volt. Ezt a magyarázatot azonban nem támasztja alá az ERG egyik jogalapja sem, amelyet a Bizottság tanácsadó szerveként hoztak létre, és amelyre a Bizottság titoktartási követelményei vonatkoznak (a 2002/627/EK határozat 7. cikke). Így végső soron a Bizottságnak kell döntenie az ERG keretében kezelt dokumentumok bizalmas jellegéről, nem pedig magának az ERG-nek.

(3) A dokumentumoknak az ERG honlapján való részleges közzétételéről nem tájékoztatták a panaszost. A panaszos azonban felfedezte, hogy a közzététel megtörtént, és 2007. január 12-én e-mailben tájékoztatta a Bizottságot, hogy amennyiben a Bizottság elküldi neki ezeket a részben közzétett dokumentumokat, az említett dokumentumok e változatához való hozzáférés nem felel meg hozzáférési kérelmének.

A Bizottság azon döntése, hogy a fent említett 2007. január 12-i e-mailt új kérelemnek tekinti, nem változtat azon a tényen, hogy a Bizottság nem tartotta be az eredeti kérelemre vonatkozó határidőket. Mindenesetre, még ha feltételezzük is, hogy a 2007. január 12‐i elektronikus levelet helyesen tekintették új kérelemnek, az ezt követő, 2007. február 7‐i válasz ismét késedelmet szenvedett.

A HATÁROZAT

1 Az az állítás, hogy a Bizottság tévesen biztosított magának több időt arra, hogy válaszoljon a panaszos 1049/2001/EK rendelet szerinti kérelmeire azáltal, hogy azokat a tényleges kézhezvételük után több nappal nyilvántartásba vette (9)

1.1 Erre az állításra válaszul az Európai Bizottság a következő észrevételeket tette véleményében:

A bizottsági dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek többsége egyetlen hozzáférési ponton, a Főtitkárság által kezelt funkcionális postafiókban érkezik e-mailben. A kérelmeket beérkezésük sorrendjében veszik nyilvántartásba; a nyilvántartásba vétel napján továbbítják azokat a kezelésükért felelős főigazgatóságnak, és ugyanazon a napon átvételi elismervényt küldenek a kérelmezőnek. A kérelmek nyilvántartásba vétele késedelmet szenvedhet, ha a beérkezett kérelmek száma meghaladja a személyzetnek a kérelmek kezelésére vonatkozó kapacitását.

A panaszos első kérelmét 2006. október 6-án, pénteken 20 óra 43 perckor küldték el e-mailben. A nyilvántartásba vétel legkorábbi időpontja 2006. október 9., hétfő lett volna. A beérkezett kérelmek nagy száma és az érintett szolgálat adminisztratív személyzetének ezen időszak alatti súlyos hiánya miatt a nyilvántartásba vételt 2006. október 16-ára, hétfőre halasztották. A Bizottság sajnálatát fejezte ki e késedelem miatt, amely teljes mértékben az említett időszakban tapasztalt munkaerőhiánynak tudható be. Nincs olyan szándékos politika, amely késleltetné a kérelmek nyilvántartásba vételét.

A panaszos megerősítő kérelmét postai úton küldték el. A dokumentumot a Főtitkárság illetékes szolgálatához való megérkezését követő napon vették nyilvántartásba.

1.2 A vonatkozó észrevételeiben a panaszos kijelentette, hogy "nem hibáztatja az Európai Bizottságot semmilyen jogsértésért; észrevehető azonban, hogy a hagyományos postai úton benyújtott kérelmek nyilvántartásba vételére a recepción kerül sor, míg az elektronikus úton benyújtott kérelmek nyilvántartásba vétele hosszabb időt vesz igénybe.

1.3 A panaszos fent idézett nyilatkozatának fényében az európai ombudsman úgy véli, hogy a szóban forgó állítás további vizsgálata nem tűnik szükségesnek. Az ombudsman azonban az alábbiakban további lényeges megjegyzést tesz.

2 A panaszos megerősítő kérelmére adandó válasz határidejének meghosszabbítása állítólagosan sérti az 1049/2001/EK rendeletet

2.1 Az 1049/2001 rendelet 8. cikkének (2) bekezdése a következőképpen rendelkezik:

„Kivételes esetekben, például ha a kérelem nagy terjedelmű vagy nagyszámú dokumentumra vonatkozik, az (1) bekezdésben előírt határidő 15 munkanappal meghosszabbítható, feltéve, hogy a kérelmezőt erről előzetesen értesítik, és a kérelmet részletesen megindokolják.”

2.2 A panaszos a következőket állította:

A megerősítő kérelemre adandó válasz határidejének a Bizottság általi meghosszabbítása sérti az 1049/2001/EK rendeletet, i. mivel nem értesítette őt erről a meghosszabbításról előre, és ii. mivel nem indokolta meg részletesen a meghosszabbítást (10).

Ezen állítás i. részével kapcsolatban az ombudsman a következőket jegyzi meg:

1. nem vitatott, hogy a Bizottság 2006. december 6-ig válaszolt a panaszos megerősítő kérelmére (11); és
2. nem vitatott, hogy a Bizottság 2007. december 7-én e-mailben tájékoztatta a panaszost a meghosszabbításról.

Így a Bizottság az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (2) bekezdését megsértve nem tájékoztatta előzetesen a panaszost a meghosszabbításról. Ez hivatali visszásságnak minősül, és az ombudsman az alábbiakban releváns kritikai észrevételt tesz.

2.3 Az állítás ii. részével kapcsolatban az ombudsman megjegyzi, hogy az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (2) bekezdése értelmében az Európai Bizottságnak "részletesen meg kell indokolnia" a kérelmező számára a megerősítő kérelemre adandó válasz határidejének meghosszabbítását. Az, hogy a fenti rendelkezés értelmében mi minősül kellően „részletes” indokolásnak, a releváns körülményektől függően esetről esetre eltérő lehet. Mindazonáltal a Bizottság más szolgálataival való konzultáció szükségességére való általános utalás nem felelhet meg a fenti követelménynek, mivel nem tartalmaz olyan megfelelő elemeket, amelyek lehetővé tennék annak felülvizsgálatát, hogy a meghosszabbítás az adott esetben észszerűen indokolt-e. Ilyen elem lehet különösen annak magyarázata, hogy miért van szükség más konkrét bizottsági szolgálatokkal való konzultációra, és hogy a belső konzultációt miért nem lehetett volna korábban lezárni.

Ebben az esetben a Bizottság csak azt a magyarázatot adta a panaszosnak a határidő meghosszabbítására, hogy „kérelmének kezeléséhez konzultálnunk kell más bizottsági szolgálatokkal”. Amint arra a fentiekben rámutattunk, ez a fajta nyilatkozat nem minősül az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (2) bekezdése értelmében vett „részletes indokolásnak”. Az ombudsman ezért megállapítja, hogy a Bizottság nem tett eleget a vonatkozó jogszabályi követelménynek, és ez hivatali visszásságnak minősül. Az alábbiakban egy vonatkozó kritikai megjegyzést teszünk.

3 A Bizottság azon állítása, hogy indokolatlanul késedelmesen tájékoztatta a panaszost a megerősítő kérelméről hozott határozatáról

3.1 Az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (2) bekezdése, amelyet e határozat 2.1. pontja idéz, úgy rendelkezik, hogy az Európai Bizottság megerősítő kérelemre adott válaszának határideje kivételes esetekben (egyszer) 15 munkanappal meghosszabbítható. A szóban forgó ügyben egyértelmű, hogy a Bizottság nem válaszolt a meghosszabbított határidőn belül, és így nem teljesítette a rendelet 8. cikkének (1) és (2) bekezdése szerinti vonatkozó kötelezettségeit. E tekintetben meg kell jegyezni, hogy ugyanezen rendelet 8. cikke (3) bekezdésének 12. pontja nem mentesítette a Bizottságot azon kötelezettsége alól, hogy a meghosszabbított határidőn belül válaszoljon. Eredetileg nem volt lehetősége arra sem, hogy a vonatkozó határozat német fordítását rendelkezésre bocsássa. Ugyanilyen elfogadhatatlan a Bizottság első alkalommal a jelen panaszra vonatkozó véleményében előadott azon érve is, amely szerint nem határozhatott a megerősítő kérelemről azelőtt, hogy maga az Európai Szabályozók Csoportja határozott volna a szóban forgó jelentéseinek közzétételéről. Ezt az érvet ugyanis az alapjául szolgáló jogi rendelkezésekre való hivatkozás nélkül fogalmazták meg, és mint ilyen, nem eredményezheti a rendelet 8. cikkének (2) bekezdésében foglalt kivételes rendelkezésen kívüli kivétel kialakítását, amelyet szigorúan kell értelmezni.

3.2 A fentiek fényében az ombudsman megállapítja, hogy hivatali visszásságnak minősül, ha a Bizottság a rendelet 8. cikkének (2) bekezdésében előírt meghosszabbított határidőn belül nem válaszol a panaszos megerősítő kérelmére. Az alábbiakban egy vonatkozó kritikai megjegyzést teszünk.

4 Következtetések

Az ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján a következő két kritikai észrevételt kell tenni:

A Bizottság nem tájékoztatta előzetesen a panaszost a megerősítő kérelemre adandó válasz határidejének meghosszabbításáról. Ez a mulasztás sérti az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (2) bekezdését, és hivatali visszásságnak minősül.

Az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (2) bekezdése értelmében a Bizottságnak „részletesen meg kell indokolnia” a kérelmező számára a megerősítő kérelemre adandó válasz határidejének meghosszabbítását. Az, hogy a fenti rendelkezés értelmében mi minősül kellően „részletes” indokolásnak, a releváns körülményektől függően esetről esetre eltérő lehet. Mindazonáltal a Bizottság más szolgálataival való konzultáció szükségességére való általános utalás nem felelhet meg a fenti követelménynek, mivel nem tartalmaz olyan megfelelő elemeket, amelyek lehetővé tennék annak felülvizsgálatát, hogy a meghosszabbítás az adott esetben észszerűen indokolt-e. Ilyen elem lehet különösen annak magyarázata, hogy miért van szükség más konkrét bizottsági szolgálatokkal való konzultációra, és hogy a belső konzultációt miért nem lehetett volna korábban lezárni. Ebben az esetben a Bizottság csak azt a magyarázatot adta a panaszosnak a határidő meghosszabbítására, hogy „kérelmének kezeléséhez konzultálnunk kell más bizottsági szolgálatokkal”. Amint arra a fentiekben rámutattunk, ez a fajta nyilatkozat nem minősül az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (2) bekezdése értelmében vett „részletes indokolásnak”. A Bizottság tehát nem tett eleget a vonatkozó jogszabályi követelménynek, és ez hivatali visszásságnak minősül.

Erről a határozatról a Bizottság elnökét is tájékoztatni fogják.

TOVÁBBI MEGJEGYZÉS

Az ombudsman emlékeztet arra, hogy az 1049/2001/EK rendelet 7. cikkének (1) bekezdése és 8. cikkének (1) bekezdése szerint a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket és a megerősítő kérelmeket haladéktalanul kezelni kell, és a hozzáférés iránti kérelemre vagy a megerősítő kérelemre a kérelem nyilvántartásba vételétől számított 15 munkanapon belül választ kell adni. Az ombudsman úgy véli, hogy a kérelmek haladéktalan kezelésére vonatkozó kötelezettség magában foglalja, hogy a Bizottságnak úgy kell megszerveznie igazgatási szolgálatait, hogy a nyilvántartásba vételre rendes körülmények között legkésőbb a kérelem kézhezvételét követő első munkanapon sor kerüljön.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló, 2001. május 30-i 1049/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (HL 2001. L 145., 43. o.; magyar nyelvű különkiadás 1. fejezet, 3. kötet, 331. o.).

(2) Az 1049/2001/EK rendelet 8. cikke („A megerősítő kérelmek feldolgozása”) a következő rendelkezéseket tartalmazza:

"1. A megerősítő kérelmet haladéktalanul kezelni kell. Az ilyen kérelem nyilvántartásba vételétől számított 15 munkanapon belül az intézmény vagy megadja a kért dokumentumhoz való hozzáférést, és a 10. cikkel összhangban ezen időszakon belül biztosítja a hozzáférést, vagy írásbeli válaszban megindokolja a teljes vagy részleges elutasítást. Teljes vagy részleges elutasítás esetén az intézmény tájékoztatja a kérelmezőt a rendelkezésére álló jogorvoslati lehetőségekről, nevezetesen arról, hogy az EK-Szerződés 230., illetve 195. cikkében megállapított feltételek szerint bírósági eljárást indíthat az intézménnyel szemben és/vagy panaszt nyújthat be az ombudsmanhoz.

2. Kivételes esetekben, például ha a kérelem nagy terjedelmű vagy nagyszámú dokumentumra vonatkozik, az (1) bekezdésben előírt határidő 15 munkanappal meghosszabbítható, feltéve, hogy a kérelmezőt erről előzetesen értesítik, és a kérelmet részletesen megindokolják.”

(3) Az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (3) bekezdése úgy rendelkezik, hogy „[a]z, hogy az intézmény az előírt határidőn belül nem válaszol, elutasító válasznak minősül, és feljogosítja a kérelmezőt arra, hogy az EK-Szerződés vonatkozó rendelkezései alapján bírósági eljárást indítson az intézménnyel szemben és/vagy panaszt tegyen az ombudsmannál.”

(4) Az 1049/2001/EK rendelet előírja, hogy a választ a kérelem nyilvántartásba vételétől számított 15 munkanapon belül kell megküldeni (7. és 8. cikk). Nem határozza meg, hogy e nyilvántartásba vételnek mikor kell megtörténnie.

(5) Az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (2) bekezdése úgy rendelkezik, hogy „kivételes esetekben, például ha a kérelem nagyon hosszú dokumentumra vagy nagyon nagy számú dokumentumra vonatkozik, az (1) bekezdésben előírt határidő 15 munkanappal meghosszabbítható, feltéve, hogy a kérelmezőt előzetesen értesítik, és a kérelmet részletesen megindokolják.”

(6) A panaszos ezt követően panaszt nyújtott be (488/2007/PB panasz, 2007. május 24-én indított vizsgálat).

(7) 2002/627/EK: Az elektronikus hírközlő hálózatokkal és elektronikus hírközlési szolgáltatásokkal foglalkozó európai szabályozók csoportjának létrehozásáról szóló, 2002. július 29-i bizottsági határozat (HL 2002. L 200., 38. o.; magyar nyelvű különkiadás 13. fejezet, 29. kötet, 399. o.).

(8) 2004/641/EK: Az elektronikus hírközlő hálózatokkal és elektronikus hírközlési szolgáltatásokkal foglalkozó európai szabályozók csoportjának létrehozásáról szóló 2002/627/EK határozat módosításáról szóló, 2004. szeptember 14-i bizottsági határozat (HL L 293., 30. o.).

(9) Az 1049/2001/EK rendelet előírja, hogy a választ a kérelem nyilvántartásba vételétől számított 15 munkanapon belül kell megküldeni (7. és 8. cikk). Nem határozza meg, hogy e nyilvántartásba vételnek mikor kell megtörténnie.

(10) Az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (2) bekezdése úgy rendelkezik, hogy "kivételes esetekben, például ha a kérelem nagyon hosszú dokumentumra vagy nagyon nagy számú dokumentumra vonatkozik, az (1) bekezdésben előírt határidő 15 munkanappal meghosszabbítható, feltéve, hogy a kérelmezőt előzetesen értesítik, és a kérelmet részletesen megindokolják".

(11) Ez a jelen ügynek megfelelően történik, és különösen nem érinti az arra vonatkozó részletesebb vizsgálatot, hogy a vonatkozó nyilvántartásba vételt időben elvégezték-e (vö. a fenti 1.3. ponttal), és nem érinti az ombudsman e határozatban tett további megjegyzését.

(12) Lásd a fenti 3. megjegyzést.