Strasbourg, 2006. december 20.

Tisztelt S. Úr!

2006. február 11-én Ön panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz azzal kapcsolatban, hogy az Európai Unió Tanácsa hogyan kezelte a telefonos információkérést. 2006. március 16-i és 17-i e-mailjében Ön további információkkal szolgált panaszával kapcsolatban.

2006. március 31-én továbbítottam a panaszt a Tanács főtitkárának. A Tanács 2006. július 11-én svéd nyelven nyilvánított véleményt. Megküldtem Önnek azt a felkérést, hogy amennyiben kívánja, 2006. október 31-ig tegye meg észrevételeit. Öntől nem érkezett észrevétel.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

A panaszos szerint a releváns tények összefoglalva a következők:

2006. február 6-án felhívta az Európai Bizottságot, hogy megkérdezze, hogy a Bizottságnak vagy az Európai Unió Tanácsának van-e bármilyen kötelezettsége vagy lehetősége arra, hogy kifejezze támogatását Dániának a számos muszlim országgal való ellentéte miatt. A telefont a +3222991111-es számra hívták, és amennyire emlékszik, dél után történt. A Bizottságnál a telefonhívására válaszoló személy nem adta meg a nevét, de kifejtette, hogy a kérdés túl bonyolult ahhoz, hogy megválaszolja. Javasolja, hogy közvetlenül hívja fel Solana urat a Tanácsnál, és ehhez adja meg neki az alábbi telefonszámot: +3222856111. A Tanács ezen a számán egy férfi válaszolt. A válaszadó azonban a nevét sem adta meg. A panaszos Solana urat kérte, és átadták egy női titkárnőnek, aki nem adta meg a nevét, és aki azt mondta neki, hogy nem beszélhet Solana úrral. A titkár azt mondta, hogy a kérdésre nem könnyű válaszolni, és átadta a sajtóval való kapcsolattartásért felelős személynek. Ez a személy sem tudott válaszolni a kérdésre.

Másnap felvette a kapcsolatot a Bizottság stockholmi képviseletével, és beszélt az Eurojus ügyvédjével, aki megadta a nevét. Az ügyvéd e-mailben válaszolt, amely – bár érdekes információkat tartalmazott az Európai Unió közös kül- és biztonságpolitikájáról – nem válaszolt a kérdésére. Az ügyvéd azonban legalább segítőkész volt, és valódi érdeklődést mutatott arra, hogy megpróbáljon segíteni.

A kérdés így megválaszolatlan maradt, és a panaszos elégedetlen volt azzal, ahogyan a Brüsszellel való kapcsolatfelvétel során kezelték. Senki sem mutatott érdeklődést arra, hogy válaszoljon a kérdésére, és senki sem utalta őt valakihez, aki válaszolhat. Az a tény, hogy azok közül, akikkel beszélt, senki sem akarta kimondani a nevét, még bonyolultabbá tette a dolgokat.

A panaszos azt állította, hogy a 2006. február 6-án telefonon benyújtott információkérésének kezelése során a Tanács nem a polgárokkal szembeni fokozott nyitottság és barátságosság politikájának megfelelően járt el (1).

A VIZSGÁLAT

A Tanács véleménye

Véleményében a Tanács összefoglalva a következő észrevételeket tette:

A nyilvánosság tagjai által kezdeményezett telefonhívások fogadására vonatkozó politikáját az Európai Unió Tanácsának Főtitkársága és személyzete által a nyilvánossággal való szakmai kapcsolattartás során tanúsított helyes hivatali magatartásról szóló kódex (2) (a továbbiakban: kódex) határozza meg. A Vámkódex vonatkozó cikkei a következőképpen rendelkeznek:

„5. cikk Udvariasság

A személyzet tagjai lelkiismeretes, korrekt, udvarias és megközelíthető módon járnak el. Levelezésre vagy telefonhívásra, illetve a nyilvánossággal való bármely más szakmai kapcsolatfelvételre válaszolva a lehető legnagyobb mértékben igyekeznek segíteni.

6. cikk Információszolgáltatás

1. A személyzet tagjai a hatáskörükbe tartozó területen a nyilvánosság rendelkezésére bocsátják a kért információkat. Biztosítják, hogy a tájékoztatás a lehető legvilágosabb és legérthetőbb legyen.

2. Amennyiben az alkalmazott titoktartási okokból és/vagy az alkalmazandó szabályok (különösen a személyzeti szabályzat 17. cikke) értelmében úgy ítéli meg, hogy a kért információt nem tudja nyilvánosságra hozni, az érintett személyt tájékoztatni kell arról, hogy miért nem tud ilyen információt szolgáltatni.

8. cikk Telefonhívások

1. A telefonhívások megválaszolásakor a személyzet tagjainak azonosítaniuk kell magukat és a szolgálatukat. Meg kell állapítaniuk a hívó kilétét is. Amennyiben azt a 6. cikk (2) bekezdésében említett titoktartási okok nem akadályozzák meg, megadják a kért információt, vagy a megfelelő forráshoz irányítják a hívót. Abban az esetben azonban, ha bizonytalanok abban, hogy ez az információ megadható-e, konzultálniuk kell a felettesükkel, vagy a hívókat a felettesükhöz kell irányítaniuk.

2. Amennyiben a szóbeli információkérés pontatlan vagy összetett, a személyzet megkeresett tagja felkérheti az érintett személyt, hogy a kérelmet írásban fogalmazza meg.”

A Tanács elkötelezett ezen iránymutatások követése mellett. Nincs azonban nyoma a panaszos által említett eseményeknek, és ezért nem tudja ellenőrizni, hogy a tények általa történő bemutatása helytálló-e. Ha a Tanács egy vagy több tisztviselője valóban nem adta meg a nevüket, a Tanács sajnálattal veszi tudomásul ezt a mulasztást. A Főtitkárság munkatársai rendszeresen felhívják a figyelmet a kódex betartásának fontosságára.

A panaszos azzal érvel, hogy a Bizottság biztosította számára Solana úr telefonszámát. Nem teljesen biztos, hogy a panasz arra a tényre is vonatkozik-e, hogy a panaszos nem tudott személyesen beszélni Solana úrral. Mindazonáltal a Tanács szeretné megragadni az alkalmat annak tisztázására, hogy Solana úrnak nem feladata, hogy személyesen válaszoljon a nyilvánosság kérdéseire, még akkor sem, ha nagyon sűrű napirendje ezt lehetővé tenné számára. Nincs olyan tagállam, amelyben a J. Solanához hasonló beosztást betöltő személyek eltérő gyakorlatot folytatnának. Ilyen körülmények között nem ésszerűtlen a nyilvánosság tagjait a sajtóirodához irányítani.

Hasonlóképpen nem ésszerűtlen, hogy egy titkár és egy sajtófelelős nem tudott választ adni. E tekintetben emlékeztetni kell arra, hogy a panaszos azt kívánta megtudni, hogy az intézmények képesek vagy kötelesek voltak-e támogatást nyújtani Dániának a több muzulmán országgal fennálló konfliktusában, ami az intézmény álláspontjának kifejezését jelentette. Akkoriban a Tanács még mindig mérlegelte a kérdéssel kapcsolatos részletes álláspontját.

Ilyen körülmények között nehéz elképzelni, hogy milyen érdemi választ lehetett volna adni a panaszosnak, annál is inkább, mivel a telefonon keresztül adott választ könnyen félre lehetett volna értelmezni a Tanács hivatalos álláspontjaként, amely még nem foglalt állást.

A panaszos észrevételei

A panaszost felkérték, hogy nyújtsa be a Tanács véleményével kapcsolatos észrevételeit. A panaszostól nem érkezett észrevétel.

A HATÁROZAT

1 A panaszos információkérésének Tanács általi kezelése

1.1 A panasz arra vonatkozik, hogy a Tanács hogyan kezelte a panaszos telefonos információkérését. A panaszos szerint 2006. február 6-án felhívta a Bizottságot, hogy megkérdezze, hogy a Bizottságnak vagy a Tanácsnak vannak-e kötelezettségei vagy lehetőségei arra, hogy kifejezzék támogatásukat Dániának a számos muszlim országgal való ellentétében. A Bizottságnál a telefonhívására válaszoló személy kifejtette, hogy a kérdés túl bonyolult ahhoz, hogy megválaszolja, és azt javasolta, hogy közvetlenül hívja fel Solana urat a Tanácsnál. Ehhez a következő telefonszámot kapta meg: +3222856111. A Tanács ezen a számán egy férfi válaszolt. A válaszadó azonban a nevét sem adta meg. A panaszos Solana urat kérte, és átadták egy női titkárnőnek, aki nem adta meg a nevét, és aki azt mondta neki, hogy nem beszélhet Solana úrral. A titkár azt mondta, hogy a kérdésre nem könnyű válaszolni, és átadta a sajtóval való kapcsolattartásért felelős személynek. Ez a személy sem tudott válaszolni a kérdésre. A kérdés így megválaszolatlan maradt, és a panaszos elégedetlen volt azzal, ahogyan a Brüsszellel való kapcsolatfelvétel során kezelték. A panaszos szerint senki sem mutatott érdeklődést a kérdésére való válaszadás iránt, és senki sem utalta őt olyan személyhez, aki válaszolni tudna. Az a tény, hogy a beszélt személyek egyike sem törődött azzal, hogy kimondja a nevét, még bonyolultabbá tette a dolgokat. A panaszos azt állította, hogy a 2006. február 6-án telefonon benyújtott információkérésének kezelése során a Tanács nem a polgárokkal szembeni fokozott nyitottság és barátságosság politikájának megfelelően járt el (3).

1.2 A Tanács hivatkozott az Európai Unió Tanácsának Főtitkárságára és személyzetére vonatkozó, a nyilvánossággal való szakmai kapcsolattartás során követendő helyes hivatali magatartásról szóló kódexének (4) 5., 6. és 8. cikkére, és biztosította az ombudsmant ezen iránymutatások követése iránti elkötelezettségéről. A Tanács továbbá azzal érvelt, hogy mivel nincs nyoma a panaszos által említett eseményeknek, nem tudja ellenőrizni, hogy a tények általa történő bemutatása helytálló-e. Ha a Tanács egy vagy több tisztviselője valóban nem adta meg a nevüket, a Tanács sajnálattal veszi tudomásul ezt a mulasztást. A Főtitkárság munkatársai rendszeresen felhívják a figyelmet a kódex betartásának fontosságára. A Tanács szerint nem J. Solana feladata, hogy személyesen válaszoljon a nyilvánosság kérdéseire, még akkor sem, ha nagyon sűrű időbeosztása ezt lehetővé tenné számára, és nem ésszerűtlen a nyilvánosság tagjait a sajtóirodához irányítani. Hasonlóképpen nem ésszerűtlen, hogy egy titkár és egy sajtófelelős nem tudott választ adni. E tekintetben emlékeztetni kell arra, hogy a panaszos azt kívánta megtudni, hogy az intézmények képesek vagy kötelesek voltak-e támogatást nyújtani Dániának a több muzulmán országgal fennálló konfliktusában, ami az intézmény álláspontjának kifejezését jelentette. A Tanács akkor még megvitatta a kérdéssel kapcsolatos részletes álláspontját. Ilyen körülmények között nehéz elképzelni, hogy milyen érdemi választ lehetett volna adni a panaszosnak, annál is inkább, mivel a telefonon keresztül adott választ könnyen félre lehetett volna értelmezni a Tanács hivatalos álláspontjaként, amely még nem foglalt állást.

1.3 A panaszos állításának elemzése előtt az Ombudsman szükségesnek tartja, hogy foglalkozzon a Tanács azon érvével, miszerint mivel nyoma sincs a panaszos által említett eseményeknek, nem tudja ellenőrizni, hogy a tények általa történő bemutatása helytálló-e. Az ombudsman teljes mértékben tisztában van azzal, hogy a telefonbeszélgetések tartalmával és körülményeivel kapcsolatos panasz nehezen kezelhető az igazgatás számára, mivel e beszélgetésekről nem állnak rendelkezésre írásos feljegyzések. Figyelembe kell azonban venni azt a tényt, hogy a jelen panaszt nem sokkal a vonatkozó telefonbeszélgetések után nyújtották be, és azt csak néhány héttel később továbbították a Tanácsnak. Nem lett volna tehát lehetetlen megállapítani a releváns tényeket. Az ombudsman azonban e tekintetben megjegyzi, hogy a Tanács nem fejtette ki, hogy megpróbálta-e nyomon követni a panaszos által említett eseményeket, és ha igen, milyen módon. Az ombudsman e tekintetben megjegyzi továbbá, hogy legalább a Tanács számára lehetővé kellett volna tenni, hogy azonosítsa azt a személyt, akivel a panaszos utoljára beszélt, és konzultáljon vele. Megjegyzi továbbá, hogy a Tanács, bár hangsúlyozta, hogy nem tudta ellenőrizni, hogy a panaszos által bemutatott tények pontosak voltak-e, nem vitatta azt a tényt, hogy a vonatkozó telefonbeszélgetésekre sor került. Ilyen körülmények között az ombudsman úgy véli, hogy jogosult arra, hogy értékelését a panaszosnak az eseményekről szóló beszámolójára alapozza.

1.4 A panaszos állításának elemzése során az ombudsman emlékeztet arra, hogy a helyes hivatali magatartás európai kódexe (5) (a továbbiakban: kódex) 12. cikkének (1) bekezdése kimondja, hogy "a tisztviselőnek szolgálatkésznek, korrektnek, udvariasnak és a nyilvánosság számára hozzáférhetőnek kell lennie. Levelezés, telefonhívások és e-mailek megválaszolásakor a tisztviselőnek törekednie kell arra, hogy a lehető leghasznosabb legyen, és a lehető legteljesebb és legpontosabb választ kell adnia a feltett kérdésekre.” A kódex 12. cikkének (2) bekezdése továbbá kimondja, hogy „[h]a a tisztviselő nem felelős az adott ügyért, az állampolgárt a megfelelő tisztviselőhöz kell irányítania.” Az ombudsman emlékeztet arra is, hogy a kódex 22. cikkének (2) bekezdése kimondja, hogy „[h]a a szóbeli információkérés túl bonyolult vagy túl átfogó ahhoz, hogy kezelni lehessen, a [felelős] tisztviselőnek azt kell tanácsolnia az érintett személynek, hogy kérelmét írásban fogalmazza meg.”

1.5 Ami a Tanács munkatársainak azon kötelezettségét illeti, hogy a hívókat a megfelelő tisztviselőhöz irányítsák, az ombudsman nem tartja ésszerűtlennek, hogy a panaszost tájékoztatáskérésével a sajtóirodához irányítsák. Mivel a Tanács sajtóirodájának feladata, hogy tájékoztatást és dokumentációt nyújtson az újságíróknak a Tanácsban és annak előkészítő szerveiben tárgyalt témákról (6), általában tisztában kell lennie a Tanács különböző kérdésekkel kapcsolatos álláspontjával.

1.6 Az ombudsmant azonban nem győzte meg a Tanács azon érve, hogy nem volt ésszerűtlen, hogy a sajtófelelős nem tudott választ adni a panaszos kérésére, mivel a Tanács akkor még nem foglalt állást az ügyben, valamint a Tanács azon további érve, hogy ilyen körülmények között nehéz volt elképzelni, hogy milyen érdemi választ lehetett volna adni a panaszosnak. Az ombudsman úgy véli, hogy ha a sajtófelelős azért nem tudott választ adni a panaszos kérdésére, mert a Tanács álláspontja az ügyben még nem létezett, a sajtófelelős átadhatta volna ezt az információt a panaszosnak, és ezt meg is kellett volna tennie. Ha a sajtófelelős azért nem tudott választ adni, mert nem rendelkezett a szükséges ismeretekkel, helyénvaló lett volna, ha azt tanácsolja a panaszosnak, hogy a kódex 22. cikkének (2) bekezdésével összhangban írásban kérjen tájékoztatást. Úgy tűnik azonban, hogy ebben az ügyben sem ilyen információt, sem ilyen tanácsot nem adtak a panaszosnak. Ez hivatali visszásságnak minősül, és az ombudsman kritikus észrevételt fog tenni e tekintetben.

1.7 Ami a panaszos azon érvét illeti, hogy a Tanács személyzete nem azonosította magát a telefonálás során, az ombudsman úgy véli, hogy a kódex 12. cikkének (1) bekezdésében foglalt követelmény, amely szerint a tisztviselőknek szolgálatkésznek, korrektnek, udvariasnak és a nyilvánosság számára hozzáférhetőnek kell lenniük, azt jelenti, hogy a telefonálás során a tisztviselőknek tájékoztatást kell adniuk arról, hogy kihez jutott el a hívó. Az ombudsman megjegyzi, hogy ezt a megközelítést a Tanács helyes hivatali magatartásról szóló saját kódexének 8. cikke is megerősíti, amely előírja, hogy a telefonhívások megválaszolásakor a személyzet tagjainak azonosítaniuk kell magukat és szolgálatukat. Az ombudsman azonban tudomásul veszi a Tanács azon nyilatkozatát, hogy amennyiben a Tanács egy vagy több tisztviselője valóban nem adta meg a nevét, a Tanács sajnálattal veszi tudomásul ezt a mulasztást. A Tanács szerint munkatársai rendszeresen felhívják a figyelmet a helyes hivatali magatartásra vonatkozó kódexe betartásának fontosságára. Tekintettel arra, hogy a Tanács sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy e tekintetben mulasztás történt, és miután biztosította az ombudsmant azon kötelezettségvállalásáról, hogy betartja a helyes hivatali magatartásra vonatkozó kódexét, az ombudsman nem találja indokoltnak a panasz e vonatkozásával kapcsolatos további vizsgálatok lefolytatását.

2 Következtetések

Az ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján a következő kritikai észrevételt kell tenni a panaszos információkérésének Tanács általi kezelésével kapcsolatban:

Az ombudsmant nem győzte meg a Tanács azon érve, hogy nem volt ésszerűtlen, hogy a sajtófelelős nem tudott választ adni a panaszos kérésére, mivel a Tanács akkor még nem foglalt állást az ügyben, valamint a Tanács azon további érve, hogy ilyen körülmények között nehéz volt elképzelni, hogy milyen érdemi választ lehetett volna adni a panaszosnak. Az ombudsman úgy véli, hogy ha a sajtófelelős azért nem tudott választ adni a panaszos kérdésére, mert a Tanács álláspontja az ügyben még nem létezett, a sajtófelelős átadhatta volna ezt az információt a panaszosnak, és ezt meg is kellett volna tennie. Ha a sajtófelelős azért nem tudott választ adni, mert nem rendelkezett a szükséges ismeretekkel, helyénvaló lett volna, ha azt tanácsolja a panaszosnak, hogy a kódex 22. cikkének (2) bekezdésével összhangban írásban kérjen tájékoztatást. Úgy tűnik azonban, hogy ebben az ügyben sem ilyen információt, sem ilyen tanácsot nem adtak a panaszosnak. Ez hivatali visszásságnak minősül.

Tekintettel arra, hogy az ügy ezen aspektusa a múltban bekövetkezett konkrét eseményekkel kapcsolatos eljárásokra vonatkozik, nem helyénvaló az ügy békés rendezésére törekedni.

Az ombudsman nem talált okot arra, hogy tovább foglalkozzon azzal a kérdéssel, hogy a Tanács tisztviselői nem adják meg nevüket, amikor felveszik a telefont.

Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.

Erről a határozatról a Tanács főtitkára is tájékoztatást fog kapni.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) A panaszos ugyanezt az állítást tette a Bizottsággal szemben is, amelyet külön ügyként kezelnek (415/2006/TN. sz. panasz), és amely külön határozatot fog tartalmazni.

(2) HL 2001. C 189., 2. o.

(3) A panaszos ugyanezt az állítást tette az Európai Bizottsággal szemben. A Bizottság elleni panaszt külön ügyként kezelik (415/2006/TN panasz), és külön határozatot von maga után.

(4) HL 2001. C 189., 2. o.

(5) A helyes hivatali magatartás európai kódexe elérhető az ombudsman honlapján (http://www.ombudsman.europa.eu/code/pdf/en/code2005_en.pdf).

(6) Lásd a Tanács médiaútmutatójának 8. oldalát. Az útmutató elérhető a Tanács honlapján (http://www.consilium.europa.eu/uedocs/cmsUpload/EN_MGUIDE%20INT.pdf).