Strasbourg, 2005. július 13.

Tisztelt M. Úr!

2004. június 2-án panaszt nyújtott be hozzám az Európai Parlamenthez az egyik kollégája alkalmazási helyét módosító kinevezésre jogosult hatóság határozatához való hozzáférés miatt.

2004. június 30-án továbbítottam a panaszt az Európai Parlament elnökének. 2004. július 29-én az Európai Parlament Nyilvántartási Szolgálata arról tájékoztatott, hogy az a dokumentum, amelyhez Ön hozzáférést kért, 2003. november 19-én kelt, nem pedig 2004. február 20-án kelt, amint azt az Európai Parlamenthez intézett 2004. június 30-i levelemben tévedésből említettem.

Az Európai Parlament 2004. szeptember 21-én nyilvánított véleményt a panasszal kapcsolatban.

2004. október 4-én újabb levelet küldtem Önnek, amelyben arról tájékoztattam, hogy a kinevezésre jogosult hatóságnak a jelen panasz tárgyát képező határozata 2003. november 19-én kelt.

2004. október 29-én továbbítottam Önnek az Európai Parlament véleményét azzal a felkéréssel, hogy tegye meg észrevételeit, amelyet 2004. november 10-én küldött meg.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről. Elnézést kérek a panasza elbírálásához szükséges időért.

A PANASZ

A panaszos szerint a releváns tények a következők:

A panaszos az Európai Parlament tisztviselője. 2004. február 20-án a panaszos felvette a kapcsolatot az Európai Parlament nyilvántartási szolgálatával, és hozzáférést kért a kinevezésre jogosult hatóság azon határozatához, amely 2004. január 1-jei hatállyal módosította egyik munkatársa, G. C. alkalmazási helyét Saragossára (Spanyolország). Ez a dokumentum 2003. november 19-i keltezésű.

2004. március 3-i válaszában az Európai Parlament Nyilvántartási Szolgálata tájékoztatta a panaszost, hogy lehetősége van közvetlenül a kinevezésre jogosult hatóságtól hozzáférést kérni „A kinevezésre jogosult hatóság határozata G. C. alkalmazási helyének 2004. január 1-jétől Saragossára (Spanyolország) történő módosításáról” című dokumentumhoz.

Ugyanezen a napon a panaszos arra kérte az Európai Parlament főtitkárát, hogy biztosítson számára hozzáférést a kinevezésre jogosult hatóság határozatához.

2004. március 31-i válaszában a főtitkár kijelentette, hogy a panaszosnak kapcsolatba kell lépnie az Európai Parlament „személyzeti igazgatójával”. 2004. április 2-án a panaszos írásban fordult a személyzeti igazgatóhoz, és hozzáférést kért a dokumentumhoz.

2004. március 23-án a panaszos panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz (901/2004/MF sz. panasz). Kijelenti, hogy az Európai Parlament főtitkára nem biztosított számára hozzáférést a vonatkozó határozathoz. Kérte, hogy biztosítsanak számára hozzáférést ehhez a dokumentumhoz. Az ombudsman tudomásul vette, hogy a panaszos hozzáférés iránti kérelmét az 1049/2001/EK rendelet (1) alapján nyújtotta be. Mivel úgy tűnik, hogy a panaszos nem nyújtotta be az e rendeletben előírt megerősítő kérelmet, az ombudsman 2004. április 28-án úgy határozott, hogy alapokmánya 2. cikkének (4) bekezdése alapján lezárja az ügyet.

2004. június 2-án a panaszos ismét írt az európai ombudsmannak. Kifejtette, hogy mivel a Parlament nem válaszolt a 2004. április 2‐i levelére, amely véleménye szerint a hozzáférés iránti kérelmének elutasítását jelentette, 2004. május 3‐án benyújtotta a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti megerősítő kérelmet. 2004. május 12‐én a személyzeti igazgató találkozót javasolt. A panaszos elutasította ezt a javaslatot, kijelentve, hogy az 1049/2001/EK rendelet szerinti eljárást részesíti előnyben. 2004. május 19‐én a személyzeti igazgató tájékoztatta őt arról, hogy hozzáférést kíván biztosítani számára a vonatkozó dokumentumhoz, kivéve, ha az adatvédelmi osztály vezetője ellenvetéssel él.

A panaszos 2004. június 2-i levelét az európai ombudsman új panaszként vette nyilvántartásba (1756/2004/MF panasz).

Ebben a panaszban a panaszos azt állította, hogy az Európai Parlament nem biztosított számára hozzáférést a vonatkozó határozathoz az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidőn belül.

A panaszos azt kérte, hogy az Európai Parlament biztosítson számára hozzáférést a vonatkozó dokumentumhoz.

A VIZSGÁLAT

A Parlament véleménye

Az Európai Parlament panaszra vonatkozó véleménye a következőképpen foglalható össze:

Az Európai Parlament tisztviselői által benyújtott, dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek esetében, és mivel ez utóbbiak kiváltságos hozzáférést élveznek a különböző információforrásokhoz, nevezetesen a Dokumentációs Központon és az Irattár osztályon keresztül, a Parlament nyilvántartási szolgálata azt tanácsolta a kérelmezőknek, hogy ne alkalmazzák az 1049/2001/EK rendeletben meghatározott eljárást, ha a hozzáférés iránti kérelem már nyilvánosságra hozott dokumentumokra vonatkozik. E tanácsadás célja az volt, hogy racionalizálja a hozzáférés iránti kérelmek kezelését, és hogy a nyilvántartási szolgálat erőfeszítéseit a polgároktól érkező, dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek egyre növekvő számára összpontosítsa.

2004. február 20-án a panaszos felvette a kapcsolatot a nyilvántartási szolgálattal, és hozzáférést kért „A kinevezésre jogosult hatóság határozata G. C. alkalmazási helyének 2004. január 1-jétől Saragossára (Spanyolország) történő módosításáról” című dokumentumhoz.

Mivel a kinevezésre jogosult hatóság határozatait elvileg közzétették, a nyilvántartási szolgálat 2004. március 3-án tájékoztatta a panaszost, hogy lehetősége van arra, hogy közvetlenül a kinevezésre jogosult hatóságtól kérje az említett dokumentumhoz való hozzáférést. A panaszost arról is tájékoztatták, hogy amennyiben nehézségekbe ütközne a dokumentumnak a kinevezésre jogosult hatóságtól való beszerzése, a nyilvántartási szolgálattól kérhet hozzáférést a dokumentumhoz. Mivel a panaszostól nem érkezett további tájékoztatás, a Nyilvántartási Szolgálat lezárta az ügyet.

2004. március 3-án a panaszos a kinevezésre jogosult hatósághoz fordult, hogy hozzáférést kérjen a dokumentumhoz. Kérelmével nem foglalkoztak az 1049/2001/EK rendelet jogi keretében. Az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidőt ezért nem vették figyelembe, és a nyilvántartási szolgálatot nem tájékoztatták a panaszos kérelmének eredményéről. Mivel a dokumentumhoz való hozzáférés biztosításáért felelős főigazgatóság megállapította, hogy a dokumentum személyes adatokat tartalmaz, felkérte az adatvédelmi tisztviselőt, hogy nyilvánítson véleményt a vonatkozó közösségi jogszabályok (a 45/2001/EK rendelet (2)) alkalmazásáról arra a dokumentumra vonatkozóan, amelyhez a panaszos hozzáférést kért.

Az adatvédelmi tisztviselő megjegyezte, hogy az a dokumentum, amelyhez a panaszos hozzáférést kért, a 45/2001/EK rendelet értelmében személyes adatokat tartalmazott, és hogy közzétételére az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (1) bekezdésének b) pontjában meghatározott kivétel vonatkozik. Az adatvédelmi tisztviselő az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkének (6) bekezdése értelmében a dokumentum hozzáférhetővé tételét javasolta, kivéve a dokumentum azon részeit, amelyekre a vonatkozó kivétel vonatkozik.

Az Ombudsman 2004. június 30-i levelét (3), amelyet az akkori elnöknek, M. Coxnak küldött, 2004. július 19-én hozták a Nyilvántartási Szolgálat tudomására. A nyilvántartási szolgálat ezt követően megállapította, hogy azt a dokumentumot, amelyhez a panaszos hozzáférést kért, még nem továbbították számára. Ezt követően megtette a megfelelő lépéseket annak érdekében, hogy a panaszosnak a lehető leghamarabb választ tudjon adni.

2004. augusztus 9-én az Európai Parlament főtitkára által aláírt hivatalos levelet küldtek a panaszosnak. Csatolták azt a dokumentumot, amelyhez a panaszos hozzáférést kért. Az adatvédelmi jogszabályok hatálya alá tartozó dokumentum egyes részeit kitakarták. A Parlament ezt követően választ kapott a panaszostól, amelyben ez utóbbi azon véleményének adott hangot, hogy G. C. alkalmazási helyének megváltoztatása valószínűleg a kinevezésre jogosult hatóság által a 2003. november 13-i határozatot megelőzően vagy azzal egyidejűleg hozott határozat (4) tárgyát képezte. A panaszos ezért hozzáférést kért ehhez a dokumentumhoz. Mivel ez a dokumentum nem létezett, a panaszost ennek megfelelően a főtitkár 2004. augusztus 31-én kelt levelében tájékoztatták.

A személyzeti szabályzat, az 1049/2001/EK rendelet és a 45/2001/EK rendelet közötti hierarchia hiányából eredő jogbizonytalanság magyarázta a panaszos kérelme kezelésének következetlenségét.

Meg kell jegyezni, hogy megfelelő intézkedéseket hoztak annak érdekében, hogy a Parlament különböző szolgálatai gyorsan el tudják bírálni a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket, akár közvetlenül válaszolva a kérelemre a már nyilvánosságra hozott dokumentumok esetében, akár a kérelemnek az 1049/2001/EK rendeletben meghatározott eljárás alkalmazásáért felelős nyilvántartási szolgálathoz történő továbbításával.

A panaszos észrevételei

Válaszában a panaszos fenntartotta panaszát, és összefoglalva a következő további észrevételeket tette:

A kinevezésre jogosult hatóságnak a G. C. alkalmazási helyének 2004. január 1‐jétől Spanyolországra történő megváltoztatására vonatkozó határozatát soha nem tették közzé, ellentétben a kinevezésre jogosult hatóságnak a tisztviselő alkalmazási helyét módosító egyéb határozataival, amelyeket a személyzeti szabályzat 25. cikkének megfelelően tettek közzé(5).

2004. február 20‐án hozzáférést kért a kinevezésre jogosult hatóságnak a G. C. alkalmazási helyének az Európai Parlament nyilvántartási szolgálatához való áthelyezésére vonatkozó határozatához. E kérelmet követően egymást követően a következőket kapta:

a nyilvántartási szolgálat 2004. március 3-i e-mailje, amelyben azt tanácsolták neki, hogy közvetlenül a kinevezésre jogosult hatósághoz forduljon;

a főtitkár 2004. március 31-i levele, amelyben tájékoztatja a főtitkárt, hogy a vonatkozó határozatot ideiglenesen hozták meg, és felkéri, hogy vegye fel a kapcsolatot a személyzeti igazgatóval;

a személyzeti igazgató 2004. május 12-i levele, amelyben sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy a panaszos megmagyarázhatatlan okokból nem kapta meg 2004. április 6-i levelét, és amelyben a személyzeti igazgató meghívta a panaszost az irodájában 2004. május 18-án tartandó találkozóra;

a Személyzeti és Szociális Ügyek Főigazgatósága igazgatójának 2004. május 17-i levele, amelyben ez utóbbi arról tájékoztatta, hogy a lehető leghamarabb hozzáférést kíván biztosítani számára a kért dokumentumhoz, kivéve, ha a személyes adatok védelmével foglalkozó osztály vezetőjének ellenvetése van;

- a személyzeti igazgató 2004. július 6-i levele, amelyhez mellékelték G. C. spanyolországi munkavállalását engedélyező határozatának másolatát;

- a főtitkár 2004. augusztus 9-i levele, amelyhez csatolták a kinevezésre jogosult hatóság 2003. november 19-i, G. C. spanyolországi munkavállalását engedélyező határozatának másolatát;

a főtitkárnak 2004. augusztus 11‐én megküldött megerősítő kérelmét követően 2004. augusztus 31‐i levél, amelyben arról tájékoztatták, hogy a kinevezésre jogosult hatóság nem hozott konkrét határozatot G. C. alkalmazási helyének módosításáról.

Hat hónappal a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti megerősítő kérelmét követően tehát megkapta a kinevezésre jogosult hatóság 2003. november 19-i, G. C. alkalmazási helyének 2004. január 1-jétől történő megváltoztatására vonatkozó határozatának másolatát. A dokumentum egyes részeit a személyes adatok védelme miatt törölték.

Nem kapta meg a kinevezésre jogosult hatóságnak a munkatársa alkalmazási helyét módosító konkrét határozatát, mivel ilyen határozat nem létezett. Álláspontja szerint azonban csak a kinevezésre jogosult hatóság konkrét határozata vezethet G. C. alkalmazási helyének megváltozásához. Ilyen konkrét határozat hiányában megsértették a tisztviselők és egyéb alkalmazottak alkalmazási helyének megváltozására vonatkozó szabályokat.

Időközben G. C. alkalmazási helyének ideiglenes jelleggel Spanyolországba történő áthelyezését 2004. július 1‐jétől hat hónappal meghosszabbították. A meghosszabbításról szóló határozatot nem tették közzé.

A HATÁROZAT

1 Az ombudsman vizsgálatának hatóköre

1.1 2004. február 20-án a panaszos, az Európai Parlament tisztviselője, kérte az Európai Parlament Nyilvántartási Szolgálatát, hogy biztosítson számára hozzáférést a kinevezésre jogosult hatóságnak az egyik munkatársa, G. C. alkalmazási helyét módosító határozatához. Azt állítja, hogy az Európai Parlament az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidőn belül nem biztosított számára hozzáférést a vonatkozó határozathoz.

1.2 Véleményében az Európai Parlament kijelentette, hogy 2004. augusztus 9-én az Európai Parlament főtitkára által aláírt hivatalos levelet küldtek a panaszosnak. Csatolták azt a dokumentumot, amelyhez a panaszos hozzáférést kért.

1.3 Észrevételeiben a panaszos arra hivatkozott, hogy nem kapta meg a kinevezésre jogosult hatóságnak a munkatársa alkalmazási helyét módosító konkrét határozatát, mivel ilyen határozat nem létezett. A panaszos véleménye szerint azonban csak a kinevezésre jogosult hatóság konkrét határozata vezethet G.C. foglalkoztatásának megváltozásához. Amennyiben ilyen konkrét határozat nem létezett, megsértették a tisztviselők és egyéb alkalmazottak foglalkoztatásának megváltozására vonatkozó szabályokat. A panaszos előadta továbbá, hogy időközben G. C. alkalmazási helyének Spanyolországba történő áthelyezését, amelyről ideiglenes jelleggel határoztak, 2004. július 1-jétől hat hónappal meghosszabbították. A meghosszabbításról szóló határozatot nem tették közzé. Úgy tűnik tehát, hogy a panaszos új állításokat fogalmazott meg.

1.4 Ami azt az állítást illeti, hogy a panaszos nem kapta meg a kinevezésre jogosult hatóságnak a munkatársa alkalmazási helyét módosító konkrét határozatát, az ombudsman megjegyzi, hogy véleményében a Parlament kijelentette, hogy ilyen határozat nem létezik, és hogy a főtitkár 2004. augusztus 31-i levelében ennek megfelelően tájékoztatta a panaszost.

Az ombudsman megjegyzi, hogy a kinevezésre jogosult hatóság 2003. november 19-i határozata felhatalmazta a panaszos munkatársát, G.C.-t, hogy 2004. január 1-jétől hat hónapos, adott esetben megújítható időtartamra Spanyolországba menjen dolgozni. E határozat fényében nehéz belátni, hogy milyen további döntésre lett volna szükség ahhoz, hogy G. C. Spanyolországban dolgozhasson. Az ombudsman úgy véli, hogy a panaszos nem nyújtott be elegendő érvet vagy bizonyítékot azon álláspontjának alátámasztására, hogy egy ilyen másik határozatnak léteznie kellene. Ilyen körülmények között az ombudsman úgy véli, hogy a Parlament által elfogadott álláspont, amely szerint ilyen határozat nem létezett, helyesnek tűnik. Ezért úgy tűnik, hogy a panasz e vonatkozásával kapcsolatban nem indokolt további vizsgálatot folytatni.

Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy észrevételeiben a panaszos arra hivatkozott, hogy amennyiben nem létezik ilyen konkrét határozat, megsértették a tisztviselők és egyéb alkalmazottak foglalkoztatásának megváltoztatásával kapcsolatos szabályokat. Kifejtette továbbá, hogy a G. C. alkalmazási helye megváltoztatásának hat hónapra Spanyolországra történő kiterjesztéséről szóló határozatot nem tették közzé. Az ombudsman megjegyzi, hogy ezek az állítások nem szerepeltek az eredeti panaszban. Úgy véli, hogy nem helyénvaló kiterjeszteni e vizsgálat hatályát a panaszosok észrevételeiben szereplő új állításokra, mivel úgy tűnik, hogy a panaszos nem merítette ki a személyzeti szabályzat 90. cikkének (2) bekezdésében előírt belső jogorvoslati lehetőségeket. A panaszos a belső jogorvoslati lehetőségek kimerítését követően új panaszt nyújthat be az ombudsmanhoz.

2 Az az állítás, hogy az Európai Parlament az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidőn belül nem biztosított hozzáférést a panaszos számára a vonatkozó dokumentumhoz

2.1 A panaszos azt állította, hogy az Európai Parlament nem biztosított számára hozzáférést a kinevezésre jogosult hatóságnak az egyik munkatársa, G. C. alkalmazási helyét 2004. január 1-jétől Saragossára (Spanyolország) módosító határozatához az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidőn belül.

2.2 A Parlament kijelentette, hogy 2004. február 20-án a panaszos felvette a kapcsolatot az Európai Parlament nyilvántartási szolgálatával, és hozzáférést kért a vonatkozó dokumentumhoz. 2004. március 3-án az Európai Parlament Nyilvántartási Szolgálata tájékoztatta a panaszost, hogy lehetősége van közvetlenül a kinevezésre jogosult hatóságtól hozzáférést kérni a vonatkozó dokumentumhoz. A panaszost arról is tájékoztatták, hogy amennyiben nehézségekbe ütközne az említett dokumentum megszerzése, a nyilvántartási szolgálattól kérhet hozzáférést a dokumentumhoz. 2004. március 3-án a panaszos arra kérte az Európai Parlament főtitkárát, hogy biztosítson számára hozzáférést a vonatkozó dokumentumhoz. 2004. március 31-én a főtitkár tájékoztatta a panaszost, hogy kapcsolatba kell lépnie az Európai Parlament személyzeti igazgatójával.

2004. április 2-án a panaszos írásban fordult a személyzeti igazgatóhoz, és hozzáférést kért a dokumentumhoz. 2004. május 3-án a panaszos hozzáférést kért „A kinevezésre jogosult hatóság határozata G. C. alkalmazási helyének 2004. január 1-jétől Saragossára (Spanyolország) történő módosításáról” című dokumentumhoz.

2004. augusztus 9-én az Európai Parlament főtitkára által aláírt hivatalos levelet küldtek a panaszosnak. Csatolták azt a dokumentumot, amelyhez a panaszos hozzáférést kért. Az adatvédelmi jogszabályok hatálya alá tartozó dokumentumok egy részét kitakarták.

A Parlament kijelentette, hogy a személyzeti szabályzat, az 1049/2001/EK rendelet és a 45/2001/EK rendelet közötti hierarchia hiányából eredő jogbizonytalanság megmagyarázza a panaszos kérelme kezelésének következetlenségét.

2.3 Az ombudsman megjegyzi, hogy észrevételeiben a panaszos rámutatott arra, hogy hat hónappal a hozzáférés iránti megerősítő kérelmének benyújtását követően megkapta a kinevezésre jogosult hatóság 2003. november 19-i, G. C. alkalmazási helyét 2004. január 1-jétől módosító határozatának másolatát. Az ombudsman ezért úgy véli, hogy a Parlament hozzáférést biztosított számára ahhoz a dokumentumhoz, amelyhez a panaszos hozzáférést kért, nevezetesen a kinevezésre jogosult hatóságnak az egyik munkatársa, G. C. alkalmazási helyét 2004. január 1-jétől Saragossába (Spanyolország) módosító határozatához.

Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy véleményében a Parlament kijelentette, hogy a dokumentum adatvédelmi jogszabályok hatálya alá tartozó részeit kitakarták. Mivel a panaszostól nem érkezett olyan észrevétel, amely megkérdőjelezné a Parlament azon döntését, hogy nem biztosít számára hozzáférést a dokumentum bizonyos részeihez, az ombudsman úgy véli, hogy a Parlament megfelelően biztosította a hozzáférést a panaszos számára a vonatkozó dokumentumhoz.

2.4 Az ombudsman megjegyzi, hogy a Parlament véleményében előadta, hogy a személyzeti szabályzat, az 1049/2001/EK rendelet és a 45/2001/EK rendelet közötti hierarchia hiánya jogbizonytalanságot eredményezett. A helyes hivatali magatartás európai kódexe (6) 10. cikkének (1) bekezdése kimondja, hogy „[a] tisztviselőnek következetesnek kell lennie saját hivatali magatartásában, valamint az intézmény igazgatási tevékenységében. (…)”. További megjegyzésre kerül sor a Parlament által említett jogi rendelkezések közötti kapcsolatot illetően.

2.5 Az ombudsman megjegyzi, hogy az 1049/2001/EK rendelet (7) 7. cikkének (1) bekezdése kimondja, hogy: „A dokumentumhoz való hozzáférés iránti kérelmet haladéktalanul el kell bírálni. A kérelmezőnek átvételi elismervényt kell küldeni. A kérelem nyilvántartásba vételétől számított 15 munkanapon belül az intézmény vagy megadja a hozzáférést a kért dokumentumhoz, és a 10. cikkel összhangban biztosítja a hozzáférést az említett határidőn belül, vagy írásbeli válaszban megindokolja a teljes vagy részleges elutasítást, és tájékoztatja a kérelmezőt arról a jogáról, hogy e cikk (2) bekezdésével összhangban megerősítő kérelmet nyújthat be.”

A jelen ügyben a panaszos egyértelműen az 1049/2001/EK rendeletet említette a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti, 2004. május 3-i kérelmének jogalapjaként. A panaszos véleménye szerint ez a hozzáférés iránti kérelem megerősítő kérelem volt, mivel a Parlament nem válaszolt a 2004. április 2-án kelt levelére. 2004. május 3-án kelt levelében a panaszos egyértelműen kijelentette, hogy hozzáférés iránti kérelme megerősítő kérelem.

2.6 Az ombudsman megjegyzi, hogy 2004. augusztus 9-i levelében a Parlament főtitkára kijelentette, hogy "az Ön dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmére adott válaszát az 1049/2001/EK rendelet rendelkezéseivel összhangban megvizsgálták". Az ombudsman úgy véli, hogy e nyilatkozatból egyértelműen kiderül, hogy a Parlament alkalmazni kívánta az 1049/2001/EK rendeletet a panaszos ügyére. A panaszos azonban 2004. május 3-án már benyújtotta az általa megerősítő kérelemnek nevezett kérelmet. Ez a megerősítő kérelem a panaszos által az Európai Parlament Nyilvántartási Szolgálatához 2004. február 20-án, az Európai Parlament főtitkárához 2004. március 3-án és a személyzeti igazgatóhoz 2004. április 2-án benyújtott, a vonatkozó dokumentumhoz való hozzáférés iránti kérelmeket követte.

Ilyen körülmények között az ombudsman úgy véli, hogy a Parlamentnek a panaszos 2004. május 3-i levelét az 1049/2001/EK rendelettel összhangban megerősítő kérelemként kellett volna kezelnie, vagy ki kellett volna fejtenie azokat az okokat, amelyek miatt úgy vélte, hogy ezt a levelet új hozzáférés iránti kérelemként kell kezelni.

Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy a Parlament nem kezelte megerősítő kérelemként a panaszos 2004. május 3-i levelét, és nem fejtette ki azokat az okokat, amelyek miatt úgy vélte, hogy ezt a levelet új hozzáférés iránti kérelemként kell kezelni.

Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy több mint három hónap telt el a panaszos 2004. május 3-án kelt, hozzáférés iránti kérelme, amelyre megerősítő kérelemként hivatkozott, és azon nap között, amikor a panaszos számára hozzáférést biztosítottak a vonatkozó dokumentumhoz. Ilyen körülmények között az ombudsman úgy véli, hogy a Parlament 2004. augusztus 9-i levele, amelyhez csatolták azt a dokumentumot, amelyhez a panaszos hozzáférést kért, mindenképpen késedelmes volt. Az ombudsman ezért úgy véli, hogy a Parlament az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidőkön belül nem biztosított hozzáférést a panaszos számára a vonatkozó dokumentumhoz.

2.7 A fentiekre tekintettel az ombudsman úgy véli, hogy az Európai Parlament azáltal, hogy az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidőkön belül nem biztosított hozzáférést a vonatkozó dokumentumhoz, nem járt el következetesen, és nem tartotta tiszteletben a helyes hivatali magatartás európai kódexe 10. cikkének (1) bekezdését. Ez hivatali visszásság. Ebben az összefüggésben kritikai észrevételre kerül sor.

3 A panaszos állítása

3.1 A panaszos azt kérte, hogy az Európai Parlament biztosítson számára hozzáférést a vonatkozó dokumentumhoz.

3.2 Az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos végül hozzáférést kapott a kért dokumentumhoz, nevezetesen a kinevezésre jogosult hatóság 2003. november 19-i határozatához, amely 2004. január 1-jétől módosította G. C. alkalmazási helyét. Az ombudsman ezért úgy véli, hogy a panasz e vonatkozásával kapcsolatban nincs szükség további vizsgálatokra.

4 Következtetések

Az ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján a következő kritikai észrevételt kell tenni:

Az Európai Parlament azáltal, hogy az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidőkön belül nem biztosított hozzáférést a panaszos számára a vonatkozó dokumentumhoz, nem járt el következetesen, és nem tartotta tiszteletben a helyes hivatali magatartás európai kódexe 10. cikkének (1) bekezdését. Ez hivatali visszásságnak minősül.

Tekintettel arra, hogy a panaszos végül hozzáfért a kért dokumentumhoz, nem helyénvaló az ügy békés rendezésére törekedni. Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.

Erről a döntésről az Európai Parlament elnökét is tájékoztatni fogják.

További megjegyzés

Véleményében a Parlament megállapította, hogy a személyzeti szabályzat, az 1049/2001/EK rendelet és a 45/2001/EK rendelet közötti hierarchia hiányából eredő jogbizonytalanság áll fenn.

Az ombudsman úgy véli, hogy nem kizárt, hogy a Parlament a tisztviselők dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeit az 1049/2001/EK rendelet nyilvános hozzáférésre vonatkozó rendelkezéseinek alkalmazása nélkül bírálja el, kivéve, ha a kérelmező egyértelművé tette, hogy azt kívánja, hogy kérelmét az említett rendelet alapján bírálják el. Az ombudsman véleménye szerint a Parlamentnek kell megoldania az ezzel összefüggésben felmerülő problémákat, akár általánosságban, akár a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelemmel szembesülve. Az ombudsman úgy véli, hogy a Parlamentnek minden esetben biztosítania kell, hogy a tisztviselő hozzáférés iránti kérelmére gyors választ adjanak.

Az ombudsman bízik abban, hogy a Parlament a jövőben meghozza a megfelelő intézkedéseket a tisztviselők dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeinek kezelése során.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Az Európai Parlament és a Tanács 1049/2001/EK rendelete (2001. május 30.) az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről (HL L 145., 2001.5.31., 43. o.).

(2) Az Európai Parlament és a Tanács 45/2001/EK rendelete (2000. december 18.) a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról (HL L 8., 2001.1.12., 1. o.).

(3) Az ombudsman tudomásul veszi, hogy az Európai Parlament itt az ombudsman 2004. június 30-i levelére hivatkozik, amelyben tájékoztatta a Parlament elnökét a panaszról.

(4) Az ombudsman feltételezi, hogy e hivatkozás helyesen: „2003. november 19.”.

(5) A személyzeti szabályzat 25. cikke a következőképpen rendelkezik: "(…) A tisztviselő kinevezésére, kinevezésére, előléptetésére, áthelyezésére, hivatali státuszának meghatározására és szolgálati jogviszonyának megszüntetésére vonatkozó egyedi határozatokat abban az intézményben kell közzétenni, amelyhez a tisztviselő tartozik. A kiadványt a személyzet minden tagja számára megfelelő ideig hozzáférhetővé kell tenni.”

(6) A helyes hivatali magatartás európai kódexe elérhető az európai ombudsman honlapján, a következő címen: http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm.

(7) Lásd az 1049/2001/EK rendelet „Az alapkérelmek feldolgozása” című 7. cikkét.