Strasbourg, 2005. július 6.

Tisztelt T. Úr!

2004. május 6-án Ön panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz az Európai Bizottság ellen a EuropeAid/113676/D/SV/PL projektre vonatkozó, „Phare-Technical assistance for IB (1) projects (PL0103.08)” elnevezésű pályázatértékelési és szerződés-odaítélési eljárással kapcsolatban.

2004. június 3‐án továbbítottam a panaszt a Bizottság elnökének. A Bizottság 2004. augusztus 17-én küldte meg véleményét. Az észrevételezésre való felkéréssel együtt továbbítottam Önnek, amelyet 2004. november 25-én küldött meg.

2005. február 23-án írásban tájékoztattam Önt a panasza kezelése terén elért előrehaladásról.

2005. március 29-én tájékoztattam a Bizottságot, hogy meg kell vizsgálnom az aktáját, és 2005. május 3-án szolgálataim elvégezték a vizsgálatot.

2005. május 13-án tájékoztattam Önt a vizsgálatról.

2005. március 31-én és 2005. május 19-én levélben köszönte meg a panaszával kapcsolatos tájékoztatást.

Ön telefonon vette fel a kapcsolatot szolgálataimmal, hogy tájékoztatást kérjen panaszának állásáról az alábbi időpontokban: 2004. július 14., 2005. január 3. és 2005. június 7.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

A panaszos szerint a releváns tények és az események időrendje a következőképpen foglalható össze:

A panaszos az Eurostratégiák ügyvezető igazgatója, és egyike volt annak a három ajánlattevőnek, akik részt vettek a „Phare-Technical assistance for IB projects (PL0103.08)” (EuropeAid/113676/D/SV/PL) elnevezésű projektre vonatkozó pályázati eljárásban. Az eljárást 2003. október 30-án indította meg a lengyelországi PHARE Határon Átnyúló Együttműködési Program Ajánlatkérő Hatósága. A projekt célja az volt, hogy technikai segítséget nyújtson a lengyel határőrségnek és rendőrségnek az uniós szintű hatékonyság eléréséhez a bűnözés elleni rendfenntartás és határigazgatás, valamint a bevándorlási és vízumpolitika igazgatása terén.

2004. január 22-én a panaszos 2004. január 21-i levelére válaszul az ajánlatkérő jelezte, hogy az értékelő bizottság véleményt nyilvánított a benyújtott ajánlatokról, és hogy 2004. január 8-án az értékelő jelentést megküldték az Európai Bizottság varsói küldöttségének.

2004. január 29-én az ajánlatkérő arról tájékoztatta a panaszost, hogy a küldöttség tanácsát követően az eljárást törölték, és tárgyalásos eljárást fognak lefolytatni az ajánlatokat benyújtó vállalatokkal. Az ajánlatkérő azt is jelezte, hogy a panaszos ajánlatának fő gyengeségei a három szakértő (3A. és 3E. feladat) nem kielégítő profiljai voltak, és felkérte a panaszost, hogy 2004. február 3. előtt nyújtsa be az új szakértők profiljait.

Ugyanezen a napon a panaszos jelezte, hogy vállalata részt vesz a tárgyalásos eljárásban, és kérte az új szakértők profiljának benyújtására vonatkozó határidő meghosszabbítását. Számos kérdést vetett fel az eljárással kapcsolatban is. Ezt a levelet másolatban megküldték a küldöttségnek.

2004. január 30-án az ajánlatkérő szerv beleegyezett a határidő 7 nappal történő meghosszabbításába.

2004. február 3-án a panaszos tájékoztatta az ajánlatkérő szervet arról a döntéséről, hogy fenntartja a három szakértőt, és aggodalmának adott hangot a tisztességes versennyel kapcsolatban.

A küldöttség 2004. február 6-án válaszolt a panaszos 2004. január 29-i levelére.

2004. február 9-én a panaszos megerősítette, hogy fenntartja a három szakértőt.

2004. február 11-én a panaszos levelet intézett az ajánlatkérő szervhez, amelyben eredeti beadványának újraértékelését kérte. Ezt a levelet másolatban megküldték a küldöttségnek és a EuropeAid főigazgatójának.

2004. február 13-án a küldöttség tájékoztatta a panaszost, hogy nincs alapja az újraértékelésnek, mivel az eljárást törölték.

Ugyanezen a napon a panaszos válaszolt a küldöttségnek, mivel úgy vélte, hogy nem minden kérdésére érkezett válasz. Kijelenti, hogy tudja, hogy cégének ajánlatát az értékelő bizottság ajánlotta. Lemásolta levelét a EuropeAid főigazgatójának, és felszólalását, valamint egy ülés megszervezését kérte.

2004. február 24-én a panaszos levelet intézett az ajánlatkérő szervhez, amelyben további tájékoztatást kért a szakértők nem kielégítő profiljáról és a tárgyalásos eljárás eredményéről.

Ugyanezen a napon az eljárás megszüntetését közzétették az Európai Unió Hivatalos Lapjának kiegészítésében.

2004. február 25-én az ajánlatkérő azt válaszolta a panaszosnak, hogy megkapta a szakértőkről rendelkezésre álló összes információt, és hogy az eredeti értékelést megváltoztatták, hogy a küldöttség jóváhagyta a tárgyalásos eljárásról szóló jelentést, de nem írtak alá szerződést, mert a szerződésben tévesen számították ki a végrehajtási időszakot.

2004. február 26-án a panaszos választ kért a Bővítési Főigazgatóságtól a korábbi leveleiben felvetett kérdésekre.

2004. március 8-án a Bővítési Főigazgatóság válaszolt a panaszosnak.

2004. március 13-án a panaszos további magyarázatot kért a Bővítési Főigazgatóságtól.

2004. március 25-én a Bővítési Főigazgatóság válaszolt a panaszosnak, és felajánlotta, hogy találkozót szervez.

2004. április 2-án találkozóra került sor a panaszos és a Bővítési Főigazgatóság között.

A fenti tények és időrend alapján a panaszos azzal érvel, hogy a Bizottság varsói küldöttsége visszaélt hatáskörével, amikor elutasította az értékelő bizottság következtetéseit és az ajánlatkérő szerv e szerződés odaítélésére vonatkozó ajánlásait.

A panaszos felhívja a figyelmet arra, hogy az Európai Közösség általános költségvetéséből finanszírozott közbeszerzési eljárásokra vonatkozó, külső fellépésekkel kapcsolatos bizottsági gyakorlati útmutató (a továbbiakban: gyakorlati útmutató) kimondja, hogy az ajánlatokat értékelő bizottság értékeli, amelynek következtetéseit – amennyiben azokat az ajánlatkérő jóváhagyja – jóváhagyásra benyújtják a Bizottság küldöttségének. Az ajánlatkérő szerv azt ajánlotta a panaszosnak, hogy ítélje oda a szerződést. A küldöttség azonban arra a következtetésre jutott, hogy technikailag egyetlen ajánlat sem felelt meg a követelményeknek.

A panaszos szerint az ajánlás technikai okokból történő elutasításához a küldöttségnek el kellett végeznie az eredeti ajánlatok tartalmának második értékelését, míg a jóváhagyási funkció csak az ajánlatok formai, formai és adminisztratív szempontjainak ellenőrzésére alkalmazható. A panaszos reményét fejezi ki, hogy a Bizottság a gyakorlati útmutatóban pontosabban meghatározza az ajánlatértékelő bizottság következtetéseinek és az ajánlatkérő szerv ajánlásának jóváhagyására vonatkozó feladatát.

A küldöttség a panaszos három szakértőjét nem kielégítő profiljuk miatt utasította el, ami a panaszos szerint azt bizonyítja, hogy a küldöttség nem rendelkezett az ajánlatok újraértékeléséhez szükséges technikai készségekkel.

A küldöttség továbbá túlzott és szükségtelen késedelmet okozott az értékelési folyamatban. Közel három hétbe telt, hogy elutasítsák az értékelő bizottság következtetéseit, és az ajánlatkérőnek tárgyalásos eljárás megindítását javasolják, miközben tisztában volt a projekt szoros ütemtervével. A panaszos szerint ez a szoros ütemterv korlátozta az ajánlatkérő szerv fellépését, amelynek nem volt más választása, mint követni a küldöttség ajánlásait.

A panaszos azzal is érvel, hogy a jelen ügyben alkalmazott tárgyalásos eljárás nem felelt meg a gyakorlati útmutató követelményeinek. A gyakorlati útmutató szerint tárgyalásos eljárás akkor alkalmazható, ha a benyújtott ajánlatok egyike sem éri meg minőségi és/vagy pénzügyi szempontból. A jelen ügyben a küldöttség arra a következtetésre jutott, hogy a pályázatok egyike sem felelt meg technikailag a projekt feladatmeghatározásának.

A küldöttség megtagadta a panaszos tájékoztatását a tárgyalásos eljárásban való megfelelő részvétel módjáról. Kielégítő profiljuk miatt felkérték három szakértő leváltására, de további tájékoztatást nem adtak. A panaszos szerint előfordulhat, hogy a három ajánlattevő nem kapott egyenlő esélyeket ajánlataik javítására. A panaszos vállalata lehetőséget kapott arra, hogy az összesen 100 pontból legfeljebb 22 pontot érő három szakértőt helyettesítsen. Ha más ajánlattevőknek felajánlották a lehetőséget, hogy több mint 22 pontért helyettesítsék a szakértőket, nem tartották be a tisztességes verseny elvét.

Ezenkívül az ajánlattevőknek csak két napot adtak ajánlatuk felülvizsgálatára. A panaszos kérésére a határidőt meghosszabbították. A panaszosnak nem volt más választása, mint hogy fenntartsa eredeti ajánlatát.

A tárgyalásos eljárás eredményeként a projektet egy másik ajánlattevőnek ítélték oda. A küldöttség azonban arról tájékoztatta az ajánlatkérő szervet, hogy nem írnak alá szerződést ezzel az ajánlattevővel, mivel az tévesen számította ki a projekt végrehajtásának időtartamát. A panaszos szerint ezt az ajánlattevőt a kezdeti értékelési eljárás vagy a küldöttség saját belső műszaki értékelése során ki kellett volna zárni. A küldöttség hozzá nem értésben vétkes. A panaszos szerint a küldöttség végső döntésének további magyarázata lehet az a fax, amelyet a küldöttségnek küldött, jelezve, hogy a EuropeAid főigazgatóját kérte fel a beavatkozásra.

Az egész eljárás kárt okozott a panaszosnak. Kártérítést kér a következőkért: az Eurostratégiák és a szakértők bevételkiesése; az eredeti ajánlat elkészítésének és az ombudsmanhoz benyújtott panasznak a költségei; és az elmaradt haszonért.

Összefoglalva, a panaszos azt állítja, hogy a Bizottság varsói küldöttsége visszaélt hatáskörével, amikor elutasította az értékelő bizottság következtetéseit és az ajánlatkérő szervnek a „Technikai segítségnyújtás bel- és igazságügyi projektekhez (PL0103.08)” (EuropeAid/113676/D/SV/PL) elnevezésű projekt odaítélésére vonatkozó ajánlásait, valamint hogy túlzott és szükségtelen késedelmet okozott az értékelési folyamatban. Azt is állítja, hogy a Bizottság küldöttsége a projekt odaítélésére irányuló tárgyalásos eljárás megindítása tekintetében nem tartotta be a Bizottság szerződéses eljárásokra vonatkozó iránymutatásait.

A panaszos 555 000 EUR összegű kártérítést követel.

A VIZSGÁLAT

Az Európai Bizottság véleménye

Az Európai Bizottság véleménye a következőképpen foglalható össze:

Az odaítélési eljárás időrendje

A PHARE 2001 projekt 1 800 000 eurós költségvetéssel és 2003. december 15-i szerződéskötési határidővel rendelkezett. A lengyel hatóságok kérésére a Bizottság 2004. február 15-ig meghosszabbította ezt a szerződéskötési határidőt. Ez a meghosszabbítás kivételes volt, és a határidőt nem lehetett tovább meghosszabbítani.

A feladatmeghatározás hosszú előkészítését követően a közbeszerzési hirdetményt végül 2003. augusztus 21-én tették közzé az interneten, az előválogatott pályázatok benyújtásának határideje 2003. szeptember 22. volt. 2003. október 30-án a küldöttség hivatalosan jóváhagyta az ajánlatkérő által benyújtott, az előválogatott jelöltek listájáról szóló jelentést, és 2003. október 31-én kiírták a "Technikai segítségnyújtás IB-projektekhez (PL0103.08)" című pályázatot.

Három vállalat nyújtott be ajánlatot és értékelték őket, de egy nem érte el a 80 %-os küszöbértéket a műszaki értékelés során. 2004. január 7-én az ajánlatkérő azt javasolta, hogy a szerződést a panaszos vállalatának ítéljék oda, amely a fennmaradó két ajánlattevő egyike volt.

2004. január 13-án a küldöttség elutasította az ajánlatkérő által készített értékelő jelentést. 2004. január 15-én megkapta a felülvizsgált értékelő jelentést, amely részletesen elemezte az értékelő bizottság érveit és mindkét ajánlatot, és arra a következtetésre jutott, hogy egyik sem felelt meg a pályázati dokumentáció követelményeinek (különösen a szakértők tapasztalatait illetően). A küldöttség észrevételeit a 2004. január 27-i belső feljegyzés tartalmazza. Ugyanezen a napon a küldöttség összefoglaló megállapításait tartalmazó levelet küldött az ajánlatkérő szervnek.

Ennek eredményeként az ajánlatkérő szerv törölte az ajánlatot. A projekt megmentése érdekében, és mivel már csak két hét maradt a szerződéskötési határidőig, a küldöttség tárgyalásos eljárás indítását javasolta a pályázatban részt vevő mindhárom vállalattal, felkérve őket, hogy mutassanak be más szakértőket, akik jobban megfelelnek a követelményeknek.

Az ajánlatkérő szerv 2004. február 10-én, négy nappal a szerződéskötési határidő előtt részletes tárgyalási jelentést nyújtott be a küldöttségnek. Az egyik vállalat még mindig a 80 %-os küszöbérték alatt volt, de a harmadik vállalat és a panaszos vállalata közötti megrendelést visszavonták, és azt javasolták, hogy a szerződést a harmadik vállalatnak ítéljék oda. A küldöttség azonban elutasította egy belsőleg következetlen és gyorsan megtárgyalt szerződés jóváhagyását; következésképpen az ajánlatkérő szerv a teljes eljárást törölte, és a finanszírozás felhasználatlan maradt.

A Bizottság észrevételei a panaszos érveivel kapcsolatban
Hatáskörrel való visszaélés
A Phare-projekteket finanszírozó intézményként rá háruló feladatok tekintetében

A Bizottság köteles felülvizsgálni a PHARE-alapok kedvezményezett országainak ajánlatkérő szervei által hozott odaítélési határozatokat, mielőtt jóváhagyná a szerződések finanszírozását.

Az előcsatlakozási stratégia keretében a csatlakozni szándékozó országoknak nyújtott támogatás összehangolásáról szóló 1266/1999/EK tanácsi rendelet előírja, hogy a csatlakozni szándékozó országok projektkiválasztását, pályáztatását és szerződéskötését a Bizottságnak előzetesen jóvá kell hagynia. Hasonlóképpen, az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendelet megállapítja, hogy az intézkedések kedvezményezett harmadik országok általi végrehajtását a Bizottságnak meg kell vizsgálnia, és ezt a vizsgálatot előzetes jóváhagyással, utólagos ellenőrzésekkel vagy kombinált eljárással kell elvégezni.

A PHARE-támogatás végrehajtása az úgynevezett decentralizált végrehajtási rendszer keretében történik, amely egyrészről a kedvezményezett országok hatóságainak, másrészről a Bizottságnak a felelősségét határozza meg. A rendszer biztosítja azt az operatív keretet, amelyben a Bizottság teljesíti az előzetes vizsgálatra és jóváhagyásra vonatkozó kötelezettségeit. A gyakorlatban ezeket a funkciókat a Bizottság küldöttségei hajtják végre a kedvezményezett országokban. Míg a projekteknek a csatlakozni kívánó országok általi kiválasztását, pályáztatását és szerződéskötését a Bizottságnak előzetesen jóvá kell hagynia ahhoz, hogy a szerződések Phare-finanszírozásban részesüljenek, a Bizottság egyáltalán nem köteles mechanikusan jóváhagyni a projektek kiválasztását, sem a pályáztatás, sem a szerződéskötés tekintetében.

A küldöttség e javaslattal kapcsolatos álláspontját illetően

2004. január 13-án a küldöttség elutasította az ajánlatkérő által készített első értékelő jelentést, mivel az nem tartalmazott olyan információt, amely indokolta volna a három ajánlattevő műszaki pontozását. Ezért nem felelt meg a gyakorlati útmutató alábbi követelményének: „a titkárnak ezt követően az értékelő jelentés részeként össze kell állítania a bizottsági tagok észrevételeinek összefoglalását”. Emlékeztetni kell arra, hogy az értékelő jelentés képezi az odaítélésről szóló határozat jogalapját, és ezért teljesnek és pontosnak kell lennie ahhoz, hogy panasz esetén hasznos legyen. Továbbá, mivel a három ajánlattevő közül az egyiket elutasították, az elutasítás okait is feltüntették. A Hatóságot felkérték, hogy „tüntesse fel azokat az információkat, amelyek alapján egy vállalatot kizártak, amelyek a többi vállalat gyengeségei és erősségei voltak, annak érdekében, hogy a jelentésből megismerhesse az értékelés elvégzésének és a bizottság által elért tényleges eredményeknek a részleteit”.

A küldöttség teljes mértékben felhatalmazást kap arra, hogy a gyakorlati útmutató alapján elutasítsa az értékelő bizottság következtetéseit: „ha az Európai Bizottság nem fogadja el az értékelő bizottság és az ajánlatkérő szerv ajánlását, írásban kell értesítenie az ajánlatkérő szervet, megjelölve döntésének indokait. Az Európai Bizottság azt is javasolhatja, hogy az ajánlatkérő hogyan járjon el, és meghatározhatja azokat a feltételeket, amelyek mellett az ajánlatkérő a közbeszerzési eljárás alapján jóváhagyhatja a javasolt szerződést.”

A panaszos által a két lengyel szakértővel kapcsolatban felhozott érvet nem támasztja alá képesítésük és tapasztalatuk. Valójában három szakértő profilja nem volt kielégítő a feladatmeghatározáshoz képest. Az adatáramlás modellezésével foglalkozó kulcsfontosságú szakértőnek nem volt egyértelmű releváns tapasztalata: önéletrajza nem utalt arra, hogy mikor kezdett dolgozni az adatáramlás modellezésével, és hogy milyen széles körű tapasztalattal rendelkezik ezen a területen. A keleti határra vonatkozó kockázatelemzési tanulmányban a csoportvezetői pozíciót betöltő kulcsfontosságú szakértő nem rendelkezett a feladatmeghatározásban előírt nemzetközi szakértői profillal. Ettől eltekintve a javasolt szakértő katonai háttérrel rendelkezett, és bár technikai ismeretekkel rendelkezhetett, önéletrajza bizonyosan nem mutatta a nagyprojektek vagy a Phare-projektek irányításához szükséges tanulmányi hátteret vagy szakmai tapasztalatot. A harmadik szakértő, aki nem felelt meg a feladatmeghatározásnak, a kockázatelemzés kulcsfontosságú szakértője volt, aki nem felelt meg sem a nemzetközi tapasztalat követelményének, sem annak, hogy legalább tízéves tapasztalattal rendelkezzen valamely uniós tagállam vagy tagjelölt állam határőrségének munkájában, legalábbis semmilyen releváns értelemben, mivel tapasztalata 1990-ben véget ért. Több mint 20 évig volt a kommunista időszakban a lengyel kémelhárítás vezetője. Akkoriban a határigazgatás teljesen más jelentéssel bírt, mint most. A nemzetközi szakértőre vonatkozó követelmény célja az volt, hogy nagyobb szakértelmet biztosítson, mint ami Lengyelországban megtalálható.

Ezen okok miatt a Bizottság úgy véli, hogy a küldöttség helyesen járt el, amikor nem értett egyet az első értékelő jelentésre vonatkozó javaslattal.

A küldöttség túlzott késedelmei

Az értékelő jelentést az ajánlatkérő 2004. január 7-i levelében továbbította a küldöttségnek. 2004. január 13-án elküldték az elutasító levelet. 2004. január 15-én az ajánlatkérő továbbította a felülvizsgált értékelő jelentést, amelyet a feladatfelelősök gondosan elemeztek, és arra a következtetésre jutottak, hogy egyik ajánlattevő sem nyújtott be megfelelő ajánlatot. A 2004. január 27-i belső feljegyzés alapján a küldöttség ugyanazon a napon levelet küldött az ajánlatkérő szervnek. Ez a levél tartalmazta a küldöttség megállapításainak összefoglalását, elutasította a felülvizsgált értékelő jelentést, és azt tanácsolta az ajánlatkérő szervnek, hogy „törölje az eljárást (…), vegye fel a kapcsolatot mindhárom ajánlatot benyújtó vállalattal, és folytasson le tárgyalásos eljárást”. E következtetés levonása előtt a küldöttség személyzetének össze kellett hasonlítania az ajánlatokat és különösen a javasolt szakértők önéletrajzait a feladatmeghatározás követelményeivel. Ehhez hét munkanapra volt szükség, szemben az értékelő bizottság ajánlásának hat napjával.

Az ajánlattevőkkel folytatott tárgyalások kezelése

A Bizottság nem talál olyan bizonyítékot, amely alapján arra lehetne következtetni, hogy a szóban forgó tárgyalásos eljárás nem felelt meg az egyenlő bánásmód és a megkülönböztetésmentesség elvének. A küldöttség proaktív megközelítést alkalmazott e szerződéssel kapcsolatban. Mivel egyik ajánlat sem felelt meg a követelményeknek, egyszerűen elutasíthatta volna a jelentést, és nem javasolhatott volna más megoldást. Ajánlatkérő a tárgyalásos eljárás megindításakor úgy határozott, hogy mindhárom társaság számára lehetőséget biztosít a feladatmeghatározásnak nem megfelelőnek minősített szakértők helyettesítésére. Mivel az ajánlatkérő saját belátása szerint határozza meg a tárgyalásos eljárás lefolytatásának módját, nem alkalmazható az az állítás, hogy a küldöttség nem tartotta be a Bizottság iránymutatásait. Az ajánlatkérő valamennyi ajánlattevőnek lehetőséget adott arra, hogy olyan szakértőket mutasson be, akik jobban megfelelnek az ajánlattételi dokumentáció követelményeinek. A panaszos volt az egyetlen olyan vállalat, amely nem nyújtott be módosított szakértői csoportot; A másik két cég megtette. Ennek eredményeként a másik két vállalat műszaki pontszámai kismértékben emelkedtek, míg a panaszos fenntartotta eredeti pontszámát. Egy vállalat még mindig a 80 %-os küszöbérték alatt volt, de a harmadik vállalat és a panaszos vállalata közötti megrendelést visszavonták, és azt javasolták, hogy a szerződést a harmadik vállalatnak ítéljék oda.

A küldöttség 2004. február 12-i levelében jóváhagyta a tárgyalási jelentést, de tájékoztatta az ajánlatkérő szervet, hogy „nem tudja jóváhagyni a szerződést, mivel az végrehajtási időszakot irányozott elő, és az ajánlatban szereplő információkat 11 hónap alapján számították ki. Tekintettel arra, hogy a kezdő időpont legkorábban február 15-e lenne, és hogy a folyósítási határidő december 15-e volt, a szerződést módosítani kellett, és [a harmadik vállalatnak] felülvizsgált ajánlatot kellett benyújtania, csökkentve a végrehajtási időt és a költségszámítást, amennyiben az időcsökkenés hatással van”. A felülvizsgált szerződést (8,5 hónapos időtartam) azonban a küldöttség nem fogadta el, mivel az árat csak 18 000 EUR-val csökkentették, és a vállalat nem módosította munkarendjét. Miután a küldöttség elutasította egy belsőleg következetlen és elhamarkodottan megtárgyalt szerződés jóváhagyását, az ajánlatkérő az egész eljárást törölte, és a finanszírozás felhasználatlan maradt.

Következtetés

Az előzetes rendszerben a Bizottság feladata annak ellenőrzése, hogy teljesülnek-e a projektek közösségi alapokból történő finanszírozásának feltételei. A projekt elindítására irányuló kezdeményezés és a közbeszerzési eljárás irányítása továbbra is a lengyel hatóságok előjoga. Ebben a konkrét esetben a szerződéskötés után fennmaradó idő túl rövid volt ahhoz, hogy elérje e nagyra törő, összetett és fontos projekt céljait. A szóban forgóhoz hasonló meghívásos ajánlatok esetében ajánlatos hat hónapot fenntartani az ajánlattételre és a szerződéskötésre. A szerződéskötési határidő két hónappal történő kivételes meghosszabbítása nélkül ezt a projektet nem kezdeményezték volna, és a szerződéskötés még a meghosszabbítással is kockázatos maradt. Ez végül a projekt összeomlásához vezetett, mivel a tárgyalásos eljárást követően javasolt nyertes ajánlattevő nem tudta úgy átfogalmazni javaslatát, hogy az illeszkedjen a fennmaradó végrehajtási időkeretbe.

A panaszos által előterjesztett érvek azt mutatják, hogy nem érti világosan a decentralizált végrehajtási rendszer fő szereplői közötti felelősségi köröket és kölcsönhatásokat. A küldöttség követte az utasításokat. Előzetes ellenőrzési funkciójának gyakorlása során kellő figyelmet fordított arra, hogy a kedvezményezett által készített pályázati dokumentáció követelményeit szem előtt tartva olyan vállalkozót válasszon ki, aki képes a projekt végrehajtására. Az eljárásokban előírtaknak megfelelően kommunikált az ajánlatkérő szervvel és a panaszossal, hogy elmagyarázza a helyzetet. A Bizottság brüsszeli szolgálatai ugyanezt tették 2004. március 8-án és 25-én.

A teljes pályázati eljárást törölték, így a panaszos nem részesült kedvezőtlenebb elbánásban, mint a többi ajánlattevő. Ezen az alapon nem követelhet kártérítést a jövedelemkiesésért. Ezenkívül az ajánlattevőknek szóló utasítások formanyomtatványának 10. pontja, amelyet a panaszos elfogadott, mivel az ajánlatának részét képezi, kimondja, hogy az ajánlattevők nem kérhetnek ellentételezést az ajánlat elkészítésének költségeiért. Mindezek alapján, és figyelembe véve, hogy egy ilyen méretű ajánlat elkészítésének költsége 10 000–20 000 EUR-ra becsülhető, a panaszos állítását indokolatlannak kell tekinteni.

A panaszos nyilvánvalóan hozzáfért a kiválasztási eljárással kapcsolatos információkhoz, amelyeknek általában szigorúan bizalmasnak kell maradniuk mindaddig, amíg a gyakorlati útmutatóban előírtak szerint hivatalosan nem tájékoztatják az eljárás eredményéről. 2004. február 13-án a panaszos a következő levelet küldhette a küldöttségnek: „Őszintén szólva tudjuk, hogy ajánlatunkat az értékelő bizottság ajánlotta jóváhagyásra. Az idő szűkössége miatt, amelyet mindannyian sajnálunk, az ajánlatkérő szerv informálisan jelezte nekünk, hogy el kell kezdenünk szakértőink tájékoztatását, hogy felkészülhessenek egy nagy projektfeladatra, amely 2004. január 19-én kezdődött volna, és amelyet nem lehetett elhalasztani.” E nyilatkozat alapján az a következtetés vonható le, hogy a panaszost 2004. január 7-én vagy röviddel azt követően tájékoztatták az értékelő bizottság következtetéseiről.

Hivatkozni kell továbbá a panaszos 2004. január 21-i, az ajánlatkérő szervhez intézett levelére, amelyben kijelenti: „a szerződés odaítélése esetén az Eurostratégiák természetesen készen állnak arra, hogy a szerződés aláírását követően azonnal elindítsák ezt a projektet. Addig is készséggel állunk rendelkezésére, ha Önnek és munkatársainak további információra lenne szükségük döntésük felgyorsításához.” Emlékeztetni kell arra, hogy a panaszost hivatalosan csak 2004. január 29-én tájékoztatták a pályázati eljárás megszüntetéséről. A titoktartásnak az ajánlatkérő általi megsértése miatt ez a vállalat azt hitte, hogy neki ítélik oda a szerződést. A Bizottság nem vállal felelősséget az ilyen titoktartási kötelezettség megsértéséből eredő következményekért. A panaszos ismerte a pályázati dokumentációban leírt eljárást, ezért ha megkezdte a projekt előkészítését, azt saját kockázatára tette.

A panaszos észrevételei

Észrevételeiben a panaszos fenntartja panaszát, és összefoglalva a következőket teszi:

A javasolt szakértők képesítései

A panaszos szerint a Bizottság véleménye végül azokkal a konkrét okokkal foglalkozik, amelyek miatt a küldöttség elutasította a három szakértőt, de a megadott indokok nagyrészt hamisak.

A csapat vezetőjének választott szakértő egy lengyel volt, aki megfelelt a feladatmeghatározásnak. A Lengyel Katonai Műszaki Egyetemen szerzett mesterfokozatot és PhD fokozatot az elektronikus és optoelektronikai felügyeleti rendszerek területén. 2000-ben aranyérmet kapott az Eureka programtól, és négy uniós finanszírozású Phare-projektben vett részt.

Ugyanez vonatkozik a kockázatelemzés fő szakértőjére, egy lengyelre is. Nemzetközi tapasztalata volt. A Bizottság állításával ellentétben tapasztalata nem ért véget 1990-ben. Önéletrajza 1990 utáni szakmai tapasztalatait mutatja be: a lengyel Nemzeti Válságbizottság (National Crisis Committee) helyettes vezetője, az Államvédelmi Hivatal (Office of State Protection) vezetője, a banki, védelmi ipari és távközlési ágazat független tanácsadója. Néhány információ nem szerepel benne, mivel titkos műveletekben vett részt. A terrorizmus elleni küzdelem egyik vezető nemzetközi szakértője.

A harmadik szakértő képesítése megfelelt a feladatmeghatározás követelményeinek.

Eljárás

A panaszos felteszi a kérdést, hogy kik voltak a küldöttségnek a Bizottság véleményében említett feladatfelelősei, kik végezték el az újraértékelést, milyen konkrét ágazati készségekkel és szakértelemmel rendelkeztek, amelyek lehetővé tették számukra, hogy felülbírálják a szakértői testületet, és miért érezték úgy, hogy meg kell kérdőjelezniük az értékelő bizottság megállapításait. A panaszos feltételezi, hogy a küldöttség egy képviselője megfigyelőként részt vett az értékelő bizottság ülésein. A küldöttség csaknem kétszer annyi időt vett igénybe, mint a szakértői testület eredeti értékelése. A küldöttség által okozott teljes késedelem három munkahét volt.

Tisztességes verseny

A Bizottság nem tesz észrevételt a panaszos azon aggályával kapcsolatban, hogy a tárgyalásos eljáráshoz választott eljárás más ajánlattevőket részesített előnyben a panaszossal szemben.

Kártérítés

A kártérítési igény nem a projekt előkészítéséhez kapcsolódik, hanem egy 30 szakértőből álló csoportnak a szerződés értékelése és odaítélése során történő készenlétben tartásának költségeihez.

A panaszos azt állítja, hogy vállalatát kizárták a montenegrói integrált határigazgatást támogató projekt szűkített listájáról, mivel az előminősítés iránti kérelem nem tartalmazott elegendő hivatkozást a panaszos által végrehajtott hasonló projektekre. Ha a panaszosnak ítélték volna oda a lengyel szerződést, előminősítést szerezhetett volna erre a másik projektre.

További hivatali visszásságok

A végleges szerződési tárgyalások során az ajánlattevőt felkérték, hogy csökkentse az árat, de nem csökkentette azt eléggé ahhoz, hogy a Bizottság megelégedésére szolgáljon, amely megszakította a projektet. Ez a pontosítás egy másik hivatali visszásságot tár fel. A szerződés időtartamának és a költségvetésnek a csökkentése a projekt feladatmeghatározásának jelentős módosítását jelenti. A javasolt tárgyalásos eljárásnak tartalmaznia kellett volna azt a követelményt, hogy az ajánlattevőknek ennek megfelelően ki kell igazítaniuk áraikat és munkarendjüket. A panaszos feltételezi, hogy ezt a követelményt – amennyiben előírták volna – valamennyi ajánlattevővel közölték volna.

További vizsgálatok

A Bizottság véleményének és a panaszos észrevételeinek gondos mérlegelését követően úgy tűnt, hogy további vizsgálatokra van szükség. 2005. március 29-i levelében az ombudsman ezért arra kérte a Bizottságot, hogy engedélyezze számára a panaszos által benyújtott ajánlatra vonatkozó aktájába való betekintést.

Hozzáférés az aktához

2005. május 3-án az ombudsman szolgálatai betekintettek a panaszos által a szerződés-odaítélési eljárás során benyújtott ajánlattal kapcsolatos bizottsági aktába.

A HATÁROZAT

1 Előzetes megjegyzések

1.1 A panaszos egy olyan vállalat ügyvezető igazgatója, amely ajánlatot nyújtott be az Európai Bizottság által meghirdetett, "Technikai segítségnyújtás bel- és igazságügyi projektekhez (PL0103.08)" elnevezésű ajánlati felhívás keretében. Az ajánlatkérő szerv törölte az eljárást, és a finanszírozást nem használták fel.

1.2 Az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság véleményével kapcsolatos észrevételeiben a panaszos tájékoztatást kér a Bizottságtól. Felteszi a kérdést, hogy kik a küldöttségnek a Bizottság véleményében említett feladatfelelősei, akik elvégezték az újraértékelést, milyen konkrét ágazati készségekkel és szakértelemmel rendelkeztek, amelyek lehetővé tették számukra, hogy felülbírálják a szakértői testületet, és miért érezték úgy, hogy meg kell kérdőjelezniük az értékelő bizottság megállapításait. Azt szeretné megtudni, hogy a küldöttség egy képviselője megfigyelőként részt vett-e az értékelő bizottság ülésein. Az ombudsman azt tanácsolja a panaszosnak, hogy információkérését közvetlenül a Bizottsághoz intézze.

2 Hatalommal való állítólagos visszaélés

2.1 A panaszos azt állítja, hogy az Európai Bizottság varsói küldöttsége visszaélt hatáskörével, amikor elutasította az értékelő bizottság következtetéseit és az ajánlatkérő szervnek a "Technikai segítségnyújtás bel- és igazságügyi projektekhez (PL0103.08)" (EuropeAid/113676/D/SV/PL) elnevezésű projekt odaítélésére vonatkozó ajánlásait. Azzal érvel, hogy az ajánlás technikai okokból történő elutasításához a küldöttségnek második értékelést kellett végeznie, míg a jóváhagyási funkció csak az ajánlatok formai, formai és adminisztratív szempontjainak ellenőrzésére vonatkozhat. A küldöttség tévesen utasított el három, a panaszos által javasolt szakértőt, ami azt bizonyítja, hogy a küldöttség nem rendelkezett az ajánlatok újraértékeléséhez szükséges technikai készségekkel.

A küldöttség jóváhagyási funkciója

2.2 Véleményében az Európai Bizottság kifejti, hogy a PHARE-támogatást az úgynevezett decentralizált végrehajtási rendszer keretében hajtják végre. A rendszer biztosítja azt az operatív keretet, amelyben a Bizottság teljesíti az előzetes vizsgálatra és jóváhagyásra vonatkozó kötelezettségeit. A gyakorlatban ezeket a funkciókat a Bizottság küldöttségei hajtják végre a kedvezményezett országokban. Míg a projekteknek a csatlakozni kívánó országok általi kiválasztását, pályáztatását és szerződéskötését a Bizottságnak előzetesen jóvá kell hagynia ahhoz, hogy a szerződések Phare-finanszírozásban részesüljenek, a Bizottság egyáltalán nem köteles mechanikusan jóváhagyni a projektek kiválasztását, pályáztatását vagy a szerződéskötést.

A Bizottság szerint a küldöttség elutasította az első értékelő jelentést, mivel az nem tartalmazott olyan információt, amely indokolta volna a három ajánlattevő műszaki pontozását. A küldöttség részletesen elemezte a felülvizsgált értékelő jelentést, és arra a következtetésre jutott, hogy valójában a két ajánlat egyike sem felelt meg a pályázati dokumentáció követelményeinek. Előzetes ellenőrzési funkciójának gyakorlása során a küldöttség kellő figyelmet fordított arra, hogy a kedvezményezett által készített pályázati dokumentáció követelményeit szem előtt tartva ki kell választani egy, a projekt végrehajtásához szükséges kapacitással rendelkező vállalkozót. A küldöttség a gyakorlati útmutatónak megfelelően összefoglaló megállapításait tartalmazó levelet küldött az ajánlatkérő szervnek, és tárgyalásos eljárás megindítását javasolta. A küldöttség proaktív megközelítést alkalmazott e szerződéssel kapcsolatban. Mivel egyik ajánlat sem felelt meg a követelményeknek, egyszerűen elutasíthatta volna a jelentést, és nem javasolhatott volna más megoldást.

2.3 Az ombudsman emlékeztet arra, hogy a helyes hivatali magatartás európai kódexének a hatáskörrel való visszaélésre vonatkozó 7. cikke szerint "(...) a hatásköröket kizárólag a vonatkozó rendelkezések által rájuk ruházott célokra lehet gyakorolni. A tisztviselő különösen kerüli e hatáskörök olyan célokra történő felhasználását, amelyeknek nincs jogszabályi alapja, vagy amelyeket semmilyen közérdek nem indokol.”

2.4 Az ombudsman emlékeztet továbbá arra, hogy az 1266/1999/EK rendelet (2) 12. cikke szerint "(...) a csatlakozni kívánó országok projektkiválasztását, pályáztatását és szerződéskötését a Bizottságnak előzetesen jóvá kell hagynia". A decentralizált előzetes ellenőrzést a gyakorlati útmutató (3) a következőképpen határozza meg: „a közbeszerzéssel és a szerződések odaítélésével kapcsolatos döntéseket az ajánlatkérő szerv hozza meg, és azokat jóváhagyásra az Európai Bizottság elé terjeszti (...)”.

A gyakorlati útmutató kimondja továbbá, hogy „(...) [az] ajánlatokat az ajánlatkérő szerv által kijelölt értékelő bizottság nyitja meg és értékeli (...) a teljes eljárást (technikai és pénzügyi értékelés) értékelő jelentésben rögzítik (...). Ezt be kell nyújtani az ajánlatkérő szervnek, amelynek döntenie kell arról, hogy elfogadja-e ajánlásait. Az ajánlatkérő szervnek ezt követően ajánlásával együtt be kell nyújtania az értékelő jelentést az Európai Bizottsághoz jóváhagyásra (...), amennyiben az Európai Bizottság nem fogadja el az értékelő bizottság ajánlását, és az ajánlatkérő szervnek írásban meg kell indokolnia döntését az ajánlatkérő szervnek. Az Európai Bizottság azt is javasolhatja, hogy az ajánlatkérő hogyan járjon el, és meghatározhatja azokat a feltételeket, amelyek mellett az ajánlatkérő a közbeszerzési eljárás alapján jóváhagyhatja a javasolt szerződést.”

2.5 Az ombudsman megjegyzi, hogy az ajánlatkérő 2004. január 15-i levelében megküldte a felülvizsgált értékelő jelentést, valamint a projekt küldöttségnek történő odaítélésére vonatkozó ajánlását. 2004. január 27-i levelében a küldöttség tájékoztatta az ajánlatkérőt, hogy nem tudja jóváhagyni a felülvizsgált értékelő jelentést, mivel a benyújtott ajánlatok egyike sem felel meg a feladatmeghatározásban meghatározott feltételeknek. A 2004. január 27-i feljegyzés tartalmazza a felülvizsgált értékelő jelentés küldöttség általi vizsgálatát. Az ombudsman megjegyzi, hogy az alkalmazandó szabályok szerint a küldöttségnek el kell fogadnia az ajánlatkérő szerv ajánlását. Következésképpen úgy véli, hogy a küldöttség jóváhagyási funkciója nem csak az ajánlatok formai, formai és adminisztratív szempontjainak ellenőrzésére vonatkozik. Az ombudsman véleménye szerint úgy tűnik, hogy a Bizottság helyesen alkalmazta az 1266/1999 rendelet 12. cikkében és a gyakorlati útmutatóban megállapított szabályokat.

A szakértők profilja

2.6 Az Európai Bizottság szerint három szakértő profilja nem volt kielégítő a feladatmeghatározáshoz képest. Az adatáramlás modellezésével foglalkozó kulcsfontosságú szakértőnek nem volt egyértelmű releváns tapasztalata: önéletrajza nem utalt arra, hogy mikor kezdett dolgozni az adatáramlás modellezésével, és hogy milyen széles körű tapasztalattal rendelkezik ezen a területen. A keleti határra vonatkozó kockázatelemzési tanulmányban a csoportvezetői pozíciót betöltő kulcsfontosságú szakértő nem rendelkezett a feladatmeghatározásban előírt nemzetközi szakértői profillal. Ettől eltekintve a javasolt szakértő katonai háttérrel rendelkezett, és bár technikai ismeretekkel rendelkezhetett, önéletrajza bizonyosan nem mutatta a nagyprojektek vagy a Phare-projektek irányításához szükséges tanulmányi hátteret vagy szakmai tapasztalatot. A harmadik szakértő, aki nem felelt meg a feladatmeghatározásnak, a kockázatelemzés kulcsfontosságú szakértője volt, aki nem felelt meg sem a nemzetközi tapasztalat követelményének, sem annak, hogy legalább tízéves tapasztalattal rendelkezzen valamely uniós tagállam vagy tagjelölt állam határőrségének munkájában, legalábbis semmilyen releváns értelemben, mivel tapasztalata 1990-ben véget ért. Több mint 20 évig volt a kommunista időszakban a lengyel kémelhárítás vezetője. Akkoriban a határigazgatás teljesen más jelentéssel bírt, mint most. A nemzetközi szakértőre vonatkozó követelmény célja az volt, hogy nagyobb szakértelmet biztosítson, mint ami Lengyelországban megtalálható.

2.7 Észrevételeiben a panaszos azt állítja, hogy a kiválasztott szakértők megfelelő profillal rendelkeztek, amely megfelelt a feladatmeghatározásnak. A csapat vezetőjének választott szakértő egy lengyel volt. A Lengyel Katonai Műszaki Egyetemen szerzett mesterfokozatot és PhD fokozatot az elektronikus és optoelektronikai felügyeleti rendszerek területén. 2000-ben aranyérmet kapott az Eureka programtól, és négy uniós finanszírozású Phare-projektben vett részt. Ami a kockázatelemzés kulcsfontosságú szakértőjét illeti, lengyel volt, és nemzetközi tapasztalattal rendelkezett. A Bizottság állításával ellentétben tapasztalata 1990-ben nem ért véget (4). Önéletrajza 1990 utáni szakmai tapasztalatait mutatja be: a lengyel Nemzeti Válságbizottság (National Crisis Committee) helyettes vezetője, az Államvédelmi Hivatal (Office of State Protection) vezetője, a banki, védelmi ipari és távközlési ágazat független tanácsadója. Néhány információ nem szerepel benne, mivel titkos műveletekben vett részt. A terrorizmus elleni küzdelem egyik vezető nemzetközi szakértője.

2.8 Az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos és az Európai Bizottság között nézeteltérés áll fenn azzal kapcsolatban, hogy a szakértők önéletrajza megfelel-e a feladatmeghatározásnak. Három szakértő érintett:

a 3A. feladat fő szakértője, amely a rendőri egységek irányításához szükséges adat- és információáramlás-modellezés végrehajtásával foglalkozik;

két kulcsfontosságú szakértő a 3E. feladathoz, amely a lengyel keleti határ technikai felügyelete koncepciójának kidolgozásával foglalkozik.

2.9 Az ombudsman először is rámutat arra, hogy véleménye szerint nem az ő feladata, hogy saját értékelésével helyettesítse a Bizottság (azaz ebben az esetben a Bizottság varsói küldöttsége) arra vonatkozó értékelését, hogy a javasolt szakértők megfelelnek-e a feladatmeghatározásnak.

A küldöttség értékelése során felmerülő esetleges hivatali visszásságok elleni jelen panasz vizsgálata során az ombudsman helyénvalónak tartja, hogy ne csak a helyes hivatali magatartás európai kódexének a fenti 2.3. pontban említett 7. cikkére hivatkozzon, hanem a kódex 9. és 11. cikkére is, amelyek kimondják:

9. cikk: „A határozatok meghozatalakor a tisztviselő figyelembe veszi a releváns tényezőket, és mindegyiknek megfelelő súlyt tulajdonít a határozatban, ugyanakkor kizár minden irreleváns elemet a vizsgálatból.”

11. cikk: „A tisztviselő pártatlanul, tisztességesen és ésszerűen jár el.”

A Bizottság aktájában szereplő dokumentumokba való betekintés során az ombudsman megvizsgálta a panaszos által kiválasztott és a panaszos által a Bizottságnak benyújtott három szakértő önéletrajzát. A panaszos és a Bizottság fent ismertetett érvei, valamint az önéletrajzok általa végzett vizsgálata alapján az ombudsman úgy véli, hogy nincs bizonyíték arra, hogy a küldöttség három szakértőt elutasító határozata nem felelt meg a helyes hivatali magatartás európai kódexe fent említett rendelkezéseinek.

2.10 Az ombudsman arra a következtetésre jut, hogy nincs bizonyíték arra, hogy az Európai Bizottság visszaélt volna hatáskörével vagy egyéb hivatali visszásságot követett volna el a panasz e vonatkozását illetően.

3 Állítólagos túlzott és szükségtelen késedelem

3.1 A panaszos azt állítja, hogy az Európai Bizottság küldöttsége túlzott és szükségtelen késedelmet okozott az értékelési folyamatban.

3.2 Az Európai Bizottság szerint az értékelő jelentést az ajánlatkérő 2004. január 7-i levelében továbbította a küldöttségnek. 2004. január 13-án elküldték az elutasító levelet. Az ajánlatkérő 2004. január 15-én továbbította a felülvizsgált értékelő jelentést. A 2004. január 27-i belső feljegyzés alapján a küldöttség ugyanazon a napon összefoglaló megállapításait tartalmazó levelet küldött az ajánlatkérő szervnek, amelyben elutasította a felülvizsgált értékelő jelentést, és azt tanácsolta az ajánlatkérő szervnek, hogy szüntesse meg az eljárást, és indítson tárgyalásos eljárást. E következtetés levonása előtt a küldöttség személyzetének össze kellett hasonlítania az ajánlatokat és különösen a javasolt szakértők önéletrajzait a feladatmeghatározás követelményeivel. Ehhez hét munkanapra volt szükség.

3.3 Észrevételeiben a panaszos azzal érvel, hogy a küldöttség vizsgálata közel kétszer annyi időt vett igénybe, mint a szakértői testület eredeti értékelése.

3.4 Az ombudsman emlékeztet arra, hogy a helyes hivatali magatartás európai kódexének 17. cikke szerint "(...) a tisztviselő biztosítja, hogy az intézményhez benyújtott minden kérelemről vagy panaszról ésszerű határidőn belül, késedelem nélkül, de legkésőbb a kézhezvételtől számított két hónapon belül döntés szülessen." Továbbá a gyakorlati útmutató szerint "(...) az ajánlat értékelését a lehető leghamarabb le kell zárni (...) az értékelési folyamatot időben le kell zárni ahhoz, hogy a nyertes ajánlattevőt az ajánlatkérő az ajánlattételi dokumentációban meghatározott érvényességi időn (azaz 90 napon) belül értesíthesse".

Az ombudsman megjegyzi, hogy az ajánlatokat 2003. december 22. előtt kellett benyújtani, és hogy attól a naptól kezdve, hogy a küldöttség megkapta a felülvizsgált értékelő jelentést, hét napba telt a következtetés levonása. Az ombudsman úgy véli, hogy még ha figyelembe is vesszük az értékelési eljárás gyors befejezésének szükségességét, a küldöttség által igénybe vett idő nem tűnik ésszerűtlennek vagy túlzottnak. Az ombudsman megjegyzi, hogy mindenesetre, mivel a küldöttség arra a következtetésre jutott, hogy az ajánlattevők egyike sem volt megfelelő, a késedelemnek nem volt érdemi hatása az eredményre. Ezért arra a következtetésre jut, hogy a panasz e vonatkozását illetően nem áll fenn hivatali visszásság.

4 A Bizottság szerződéses eljárásokra vonatkozó iránymutatásainak állítólagos megsértése

4.1 A panaszos azt állítja, hogy az Európai Bizottság küldöttsége nem tartotta be az Európai Bizottság szerződési eljárásokra vonatkozó iránymutatásait a projekt odaítélésére irányuló tárgyalásos eljárás megindítása tekintetében. A panaszos azzal érvel, hogy a küldöttség tévedett, amikor ilyen eljárást javasolt, hogy nem adott neki információt ahhoz, hogy megfelelően részt vegyen az eljárásban, hogy az ajánlattevőknek nem volt egyenlő esélyük ajánlatuk javítására, és hogy az erre biztosított idő nagyon rövid volt. Azzal is érvel, hogy az ajánlatkérő által a tárgyalásos eljárásban kiválasztott ajánlattevőt a küldöttségnek korábban ki kellett volna zárnia.

4.2 Az Európai Bizottság szerint a felülvizsgált értékelő jelentés vizsgálatát követően a küldöttség arra a következtetésre jutott, hogy a két ajánlat egyike sem felelt meg a pályázati dokumentáció követelményeinek (különösen a szakértők tapasztalatait illetően). Következésképpen az ajánlatkérő szerv törölte az ajánlatot. A projekt megmentése érdekében, és mivel már csak két hét maradt a szerződéskötési határidőig, a küldöttség tárgyalásos eljárás indítását javasolta mindhárom, a pályázatban részt vevő vállalattal.

A tárgyalásos eljárás megindításakor az ajánlatkérő szerv úgy határozott, hogy mindhárom vállalat számára lehetőséget biztosít a feladatmeghatározással nem összhangban lévőként azonosított szakértők helyettesítésére. A panaszos volt az egyetlen olyan vállalat, amely nem nyújtott be módosított szakértői csoportot; A másik két cég megtette. Mivel az ajánlatkérő saját belátása szerint határozza meg a tárgyalásos eljárás lefolytatásának módját, nem alkalmazható az az állítás, hogy a küldöttség nem tartotta be a Bizottság iránymutatásait.

A küldöttség 2004. február 12-i levelében jóváhagyta a tárgyalási jelentést, de tájékoztatta az ajánlatkérő szervet, hogy a tervezett végrehajtási időszak miatt nem tudja jóváhagyni a szerződést. A felülvizsgált szerződést (8,5 hónapos időtartam) azonban a küldöttség nem fogadta el, mivel az árat csak 18 000 EUR-val csökkentették, és a vállalat nem módosította munkarendjét. Tekintettel arra, hogy a küldöttség elutasította egy belsőleg következetlen és elhamarkodottan megtárgyalt szerződés jóváhagyását, az ajánlatkérő az egész eljárást törölte, és a finanszírozás felhasználatlan maradt.

4.3 Észrevételeiben a panaszos azt is állítja, hogy a tárgyalásos eljárás lefolytatása során további hivatali visszásság történt, mivel a küldöttség megtagadta a szerződés jóváhagyását, mivel a kiválasztott ajánlattevő nem csökkentette az árat és nem igazította ki a munkarendet.

4.4 Az ombudsman emlékeztet arra, hogy a költségvetési rendelet végrehajtási szabályai (5) szerint "(...) [a] szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződések esetében az ajánlatkérő szerv alkalmazhatja az egyetlen ajánlattal induló tárgyalásos eljárást (...), amennyiben a pályázati eljárás sikertelen volt, azaz minőségileg és/vagy pénzügyileg értékes ajánlat nem érkezett be, amely esetben a pályázati eljárás törlését követően az ajánlatkérő szerv tárgyalhat az ajánlati felhívásban részt vevő ajánlattevők közül általa kiválasztott egy vagy több ajánlattevővel, feltéve, hogy a szerződés eredeti feltételei nem változnak lényegesen".

A gyakorlati útmutató szerint „Szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződések esetében az ajánlatkérő szervek az alábbi esetekben alkalmazhatják az egyetlen ajánlaton alapuló tárgyalásos eljárást:

(...) d) amennyiben a pályázati eljárás sikertelen volt, azaz nem érkezett minőségileg és/vagy pénzügyileg értékes ajánlat. Ilyen esetekben a közbeszerzési eljárás megszüntetését követően az ajánlatkérő a közbeszerzési eljárásban részt vevő ajánlattevők közül általa kiválasztott egy vagy több ajánlattevővel tárgyalhat, feltéve, hogy a közbeszerzési eljárás eredeti feltételei nem változnak lényegesen, és tiszteletben tartják a tisztességes verseny elvét.”

Az ombudsman megjegyzi, hogy a küldöttség úgy ítélte meg, hogy egyik ajánlat sem felelt meg a pályázati dokumentáció követelményeinek, és tárgyalásos eljárás alkalmazását javasolta. Az ombudsman számára nem áll rendelkezésre arra utaló bizonyíték, hogy a küldöttség ezáltal helytelenül alkalmazta volna a költségvetési rendelet és a gyakorlati útmutató fent említett rendelkezéseit.

4.5 Ami azt az állítást illeti, hogy az ajánlattevőknek nem volt egyenlő esélyük ajánlatuk javítására, az ombudsman emlékeztet arra, hogy hátrányos megkülönböztetés vagy az egyenlő bánásmód elvének megsértése csak akkor merülhet fel, ha összehasonlítható helyzetekre eltérő szabályokat alkalmaznak, vagy ha ugyanazt a szabályt alkalmazzák különböző helyzetekre (6). Az ombudsman megjegyzi, hogy véleménye szerint a Bizottság azt állítja, hogy az ajánlatkérő szerv mindhárom vállalatnak lehetőséget adott arra, hogy helyettesítse azokat a szakértőket, akikről megállapították, hogy nem felelnek meg a feladatmeghatározásnak, és úgy tűnik, hogy a panaszos ezt nem vitatja. Azt is megjegyzi, hogy a másik két ajánlattevő módosított ajánlatokat nyújtott be, míg a panaszos fenntartotta ajánlatát. Az ombudsman úgy véli, hogy még ha a panaszosnak igaza is van, amikor azt állítja, hogy más ajánlattevők lehetőséget kaptak arra, hogy háromnál több szakértőt helyettesítsenek, ez nem jelentene egyenlőtlen bánásmódot vagy a gyakorlati útmutatóban említett tisztességes verseny követelményének megsértését, ha a cél a tárgyalásos eljárásban való részvételre felkért vállalatok minőségileg érdemes ajánlatainak előmozdítása lenne. Az ombudsman nem talált arra utaló bizonyítékot, hogy e tekintetben más célt követtek volna.

Ami a vállalatoknak a felülvizsgált ajánlatok benyújtására biztosított rövid időt illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy a határidő mindhárom vállalat esetében azonos volt, és azt a panaszos kérésére meghosszabbították.

4.6 Ami a küldöttség által a panaszosnak nyújtott tájékoztatást illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszost tájékoztatták arról, hogy ajánlatának fő gyengeségei három szakértő nem kielégítő profiljához kapcsolódtak, és felkérték, hogy nevezzen ki új jelölteket az érintett pozíciókra. Az ombudsman úgy véli, hogy ezek az információk megfelelőek voltak ahhoz, hogy a panaszos egyenlő feltételek mellett vehessen részt a tárgyalásos eljárásban.

4.7 Ami a tárgyalásos eljárás megszüntetését illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy a küldöttség elutasította a szerződés jóváhagyását azzal az indokkal, hogy az belsőleg következetlen és elhamarkodott volt. Úgy véli, hogy a Bizottság ésszerű magyarázatot adott a szerződés jóváhagyásának megtagadására vonatkozó döntésére, és úgy tűnik, hogy ez a magyarázat megfelel az alkalmazandó szabályoknak.

4.8 Az ombudsman ezért arra a következtetésre jut, hogy a panasz e vonatkozását illetően nem áll fenn hivatali visszásság.

5 Kártérítési igény

5.1 A panaszos 555 000 EUR összegű kártérítést követel. A felperes a társaságai és a szakértők elmaradt hasznának, az eredeti pályázat és a jelen eljárás előkészítési költségeinek, valamint az elmaradt haszonnak a megtérítését kéri.

5.2 Tekintettel a 2., 3. és 4. pontban tett megállapításaira, az Ombudsman úgy véli, hogy a panaszos követelése nem tartható fenn.

6 Következtetések

Az ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján úgy tűnik, hogy a Bizottság nem követett el hivatali visszásságot. Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.

Erről a határozatról a Bizottság elnökét is tájékoztatni fogják.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) A bel- és igazságügy a bel- és igazságügyet jelenti.

(2) A Tanács 1266/1999/EK rendelete (1999. június 21.) az előcsatlakozási stratégia keretében a csatlakozni szándékozó országoknak nyújtott támogatás összehangolásáról és a 3906/1989/EGK rendelet módosításáról (HL L 161., 1999.6.26.).

(3) Gyakorlati útmutató az Európai Közösségek általános költségvetéséből finanszírozott szerződéses eljárásokhoz a külső fellépésekkel összefüggésben.

(4) Az önéletrajz vizsgálata azt mutatja, hogy a szakértő 1996-ban vonult vissza a kormányzati szolgálatból, és 1996 óta tanácsadóként dolgozik.

(5) A Bizottság 2342/2002/EK, Euratom rendelete az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletről szóló 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról (HL L 357., 2002.12.31.).

(6) A C-279/93. sz., Finanzamt Köln-Altstadt kontra Roland Schumacker ügyben hozott ítélet (EBHT 1995., I-00225. o.).