Strasbourg, 2005. május 26.

Tisztelt Dr. K. Úr!

2004. március 9-én Ön az Internationaler Hilfsfonds e.V. nevében panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz azzal kapcsolatban, hogy az Európai Bizottság állítólag nem biztosított Önnek teljes körű hozzáférést az ügyiratához.

2004. március 22-én továbbítottam a panaszt a Bizottság elnökének. A Bizottság 2004. július 6-án küldte meg véleményét. 2004. július 15-én továbbítottam Önnek az észrevételezésre való felkéréssel együtt, amelyet 2004. szeptember 22-én küldött meg.

2004. október 4-én arra kértem a Bizottságot, hogy nyújtson további tájékoztatást az Ön panaszával kapcsolatban. A Bizottság 2004. december 9-én küldte meg válaszát.

2004. december 15-én hozzáférést kértem a Bizottságtól egy bizonyos dokumentumhoz (1999. szeptember 23-i e-mail). Erről még aznap tájékoztatták Önt, és ez alkalommal továbbították Önnek a Bizottság kiegészítő információkérésemre adott válaszának egy példányát.

2004. december 23-án Ön további észrevételeket tett panaszával kapcsolatban. Különösen arra kérte az ombudsmant, hogy tájékoztassa az Európai Parlamentet arról, hogy mit tekint a Bizottság késleltető taktikájának és indokolatlan kifogásainak.

2005. január 11-én szolgálataim ellenőrizték az 1999. szeptember 23-i e-mailt a Bizottság helyiségeiben. Ez alkalommal másolatot készítettek a vonatkozó dokumentumról.

2005. január 18-án továbbítottam Önnek az ellenőrzésről szóló jelentés egy példányát (a vonatkozó dokumentum másolata nélkül), és felkértem Önt, hogy tegye meg észrevételeit e jelentéssel és a Bizottságnak az általam már megküldött további információkérésre adott válaszával kapcsolatban. Ön 2005. március 4-én nyújtotta be észrevételeit.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

2001 novemberében a panaszos, egy német nem kormányzati szervezet panaszt (1702/2001/GG) nyújtott be az Európai Közösség Humanitárius Segélyek Hivatala (ECHO) ellen a „partnerségi keretmegállapodás” aláírása iránti kérelmével kapcsolatban. Ebben a panaszban a panaszos számos állítást tett, többek között a) azt állította, hogy megkülönböztetésnek minősül, ha a Bizottság ragaszkodik ahhoz, hogy audit útján ellenőrizze, hogy a panaszos megfelel-e a támogathatósági követelményeknek, és b) azt állította, hogy a Bizottság nem biztosított hozzáférést a panaszos számára az aktájához. 2002. május 21-i határozatában az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy az a) állítást illetően a panaszos nem bizonyította a hátrányos megkülönböztetés fennállását. A b) állítást illetően az ombudsman megállapította, hogy a Bizottság nem vitatta a panaszos hozzáférési jogát. Az ombudsman azt is megjegyezte, hogy e hozzáférést időközben engedélyezték. Ilyen körülmények között az ombudsman úgy ítélte meg, hogy ezen állítás tekintetében nem merült fel hivatali visszásság. Az ügyet ezért lezárták. Az ombudsman határozata azonban számos kritikai észrevételt tett a panasz egyéb vonatkozásaival kapcsolatban.

A panaszos ezt követően hozzáférést kapott a Bizottság egy másik aktájához. Az aktához tartozó (a LIEN 97–2011. sz. szerződésére vonatkozó) dokumentumok listája két e-mailt tartalmazott, amelyeket a panaszos szerint a Bizottság illetékes szolgálata küldött az ECHO-nak (egy 1999. szeptember 23-i e-mailt T. J.-től V. úrnak az ECHO-nál, valamint egy e-mailt J. úrtól S. úrnak). A panaszos szerint ezek a dokumentumok nem képezték részét annak az aktának, amelyhez hozzáférést biztosítottak számára. A panaszos továbbá azt állította, hogy csak későn fedezte fel, hogy amit az ECHO 2001. augusztus 8-i belső e-mailjének tekintett, az valójában a német külügyminisztériumnak küldött üzenet volt. A panaszos szerint az akta, amelyhez hozzáférést biztosítottak számára, nem tartalmazta azt a választ, amelyet a német külügyminisztérium vélhetően erre az e-mailre adott. Az ECHO által 1995. november 17-én készített feljegyzés alapján (amelyhez a panaszosnak hozzáférést biztosítottak) a panaszos azt is feltételezte, hogy léteznie kell egy másik dokumentumnak, amelyhez nem biztosítottak számára hozzáférést. A panaszos ezért azt kérte, hogy biztosítsanak számára hozzáférést azokhoz az információkhoz, amelyeket véleménye szerint S., a Bizottság tisztviselője szolgáltatott.

Az ombudsmanhoz benyújtott panaszában a panaszos tehát alapvetően azt állította, hogy a Bizottság nem biztosított számára teljes körű hozzáférést az ECHO által kezelt „partnerségi keretmegállapodás” aláírása iránti kérelmével kapcsolatos aktájához.

Panaszában a panaszos észrevételeket tett az ombudsmannak az a) állításra vonatkozó határozatával kapcsolatban is. Mivel azonban úgy tűnik, hogy ebben az összefüggésben nem merültek fel állítások, az ombudsman arról tájékoztatta a panaszost, hogy ezekkel az észrevételekkel a jelenlegi vizsgálat nem foglalkozik.

A VIZSGÁLAT

A Bizottság véleménye

Véleményében a Bizottság a következő észrevételeket tette:

A vonatkozó ügyirat a panaszosnak a „partnerségi keretmegállapodás” aláírására irányuló kérelmére vonatkozott. Ezért ez egy tematikus akta volt, amely nem tartalmazott semmilyen hivatást arra, hogy a Bizottságon belül kicserélt minden dokumentumot tartalmazzon, függetlenül attól, hogy azok kapcsolódnak-e a panaszoshoz. Az aktának hivatalos dokumentumokat kellett volna tartalmaznia, például leveleket és feljegyzéseket. Főszabály szerint az e-mailek telefonhívással egyenértékű informális kommunikációnak minősülnek, kivéve, ha azokat az irattári szolgálat nyilvántartásba vette, mivel hivatalos információcserének minősülnek. A nyilvántartásba nem vett e-maileket adott esetben csatolni lehet egy aktához, de azokat nem iktatták szisztematikusan, és egyszerűen irreális volt minden olyan ragaszkodás, amely szerint egy aktának tartalmaznia kell az egyének között egy adott témában váltott e-mailek összességét.

A panaszos állítása szerint a következő dokumentumokat távolították el abból az aktából, amelybe 2002. január 15-én betekinthetett:

a) egy SCR-tisztviselő (később SCR-ből EuropeAid Együttműködési Hivatal lett) két e-mailt küldött két bizottsági tisztviselőnek, az egyiket 1999. szeptember 23-án, a másikat pedig pontos dátum nélkül;

b) egy (írásbeli vagy szóbeli) választ, amelyet a német külügyminisztériumnak az ECHO 2001. augusztus 8-i e-mailjére kellett volna küldenie; és

c) egy (meg nem határozott jellegű) üzenet, amelyet a Fejlesztési Főigazgatóság tisztviselője 1995-ben küldhetett volna az ECHO tisztviselőjének.

Ami az a) pontban említett dokumentumokat illeti, keresésre került sor, amely az SCR által az ECHO-nak küldött 1999. szeptember 23-i e-mail visszakereséséhez vezetett. Nem találtak feljegyzést arról, hogy az ECHO írásban válaszolt volna az SCR-re. A panaszban szereplő hivatkozások alapján nem derült fény az SCR második e-mailjére. Feltételezve azonban, hogy ezt az e-mailt 1999-ben is elküldték, azt nem lehetett az ECHO-nak címezni, mivel 1999-ben a panaszos által megjelölt címzett az SCR-ben dolgozott, nem pedig az ECHO-ban.

Ezért az alábbi következtetések vonhatók le:

az ECHO-nak címzett első e-mailre szóban válaszoltak, és írásban nem került sor további nyomon követésre;

a második e-mail az SCR-en belüli belső információcsere részét képezte, és azt nem másolták le az ECHO-nak;

- az ECHO illetékes szervezeti egysége szándékosan nem tartotta vissza ezeket az e-maileket a panaszostól, mivel csak a panaszostól szerzett tudomást azok létezéséről, és csak a panaszos által szolgáltatott információk alapján tudta megállapítani, hogy az ECHO szerverein létezik-e ilyen e-mail.

Ilyen körülmények között nehéz volt megérteni, hogy ezeket az e-maileket miért kellett volna belefoglalni az aktába.

2004. április 28-án a Bizottság EuropeAid Együttműködési Hivatala arról tájékoztatta az ECHO-t, hogy ezt a két e-mailt bizalmasnak minősítették, ezért azokat nem lehetett a panaszos rendelkezésére bocsátani.

Ami a b) pontban említett dokumentumot illeti, a német külügyminisztériumtól soha nem érkezett közvetlen válasz az ECHO 2001. augusztus 8-i e-mailjére, sem e-mailben, sem telefonon. Meg kell azonban jegyezni, hogy ennek az e-mailnek az egyik – bármennyire másodlagos – célja az volt, hogy naprakész információkat kérjen a panaszossal szembeni németországi bírósági eljárás fejleményeiről. A német külügyminisztérium e tárgyban 2001. november 15-én közleményt küldött az ECHO-nak, és ez a dokumentum szerepelt a panaszos által 2002 januárjában betekintett aktában. Meglepő lenne, ha a minisztériumnak kétszer kellett volna közölnie ezt az információt.

Meg kell jegyezni továbbá, hogy az ECHO 2001. augusztus 8-i e-mailjének fő és egyértelműen azonosítható célja az volt, hogy tájékoztassa a német külügyminisztériumot arról, hogy engedélyt fog kérni az ügyirat teljes tartalmának a panaszossal való közlésére, beleértve a harmadik felektől származó dokumentumokat is. Ennek az e-mailnek a felhasználása annak bizonyítására, hogy az ECHO nem hajlandó teljes körű hozzáférést biztosítani az aktához, ezért a Bizottság szándékainak szándékos elferdítésének tűnt.

Ami a c) pontban említett dokumentumot illeti, nem volt írásos bizonyíték arra vonatkozóan, hogy mikor, mikor és hogyan kértek vagy szereztek be ilyen információt. Ha a releváns információkat szóban közölték volna, már nem lehetett volna vizsgálatot lefolytatni az akkori (1995-ös) ügyirattal foglalkozó tisztviselőkkel való kapcsolatfelvétel útján, mivel ezek a tisztviselők már nem töltötték be tisztségüket.

Minden esetben, ha az információ rendelkezésre állt volna, nem volt világos, hogy az ECHO-nak milyen okai vagy előnyei lettek volna ezen információforrás cenzúrázása során.

A panaszos legalább három olyan állítást tett (hogy az ilyen hozzáférés megszerzéséhez több megközelítésre volt szükség, hogy a hozzáférést az ombudsman beavatkozásának köszönhetően biztosították, és hogy az ECHO először szándékosan visszatartott 22 oldalt a kérelemfájlból), amelyek hamisnak bizonyultak.

A fentiek alapján a Bizottság arra az álláspontra helyezkedett, hogy a panaszos nem támasztotta alá állítását, miszerint az ECHO aktáját szándékosan manipulálták annak érdekében, hogy releváns információkat tartsanak vissza tőle. A panaszos által említett dokumentumok vagy nem léteztek, azokat nem másolták le az ECHO-nak, vagy nem szerepeltek abban az aktában, amelyhez a panaszos hozzáfért, mivel azok nem voltak relevánsak az említett akta kezelése szempontjából.

A Bizottság előadta, hogy a panaszos írásmódja szóbeli visszaélésnek minősül. Arra az álláspontra helyezkedett továbbá, hogy a panaszos azzal, hogy megismételte ugyanerre a tárgyra vonatkozó állítását, visszaélt panasztételi jogával azzal a szándékos szándékkal, hogy zavart keltsen az európai intézményekben.

A panaszos észrevételei

Észrevételeiben a panaszos fenntartotta panaszát, és ragaszkodott ahhoz, hogy hozzáférést biztosítsanak számára az ECHO teljes aktájához. A 2001. augusztus 8-i e-maillel kapcsolatban a panaszos azt állította, hogy az ilyen e-maileket nem azért írták, hogy ne kapjanak választ. Abban az esetben, ha a választ telefonon vagy más módon adták meg, meg kellett kérdezni, hogy hová tűnt az ügyiratra vonatkozó feljegyzés.

További vizsgálatok

A Bizottság véleményének és a panaszos észrevételeinek gondos mérlegelését követően úgy tűnt, hogy további vizsgálatokra van szükség.

További információ kérése

Az ombudsman ezért 2004. október 4-én levelet intézett a Bizottsághoz, amelyben további tájékoztatást kért. Levelében az ombudsman megjegyezte, hogy a Bizottság megemlítette, hogy megtalálta az ECHO-nak 1999. szeptember 23-án az SCR egyik tisztviselője által küldött e-mailt, de EuropeAid Együttműködési Hivatala úgy ítélte meg, hogy ez az e-mail bizalmas, és ezért nem adható át a panaszosnak. Az ombudsman ezért arra kérte a Bizottságot, hogy fejtse ki, milyen jogalapon és milyen okokból tagadták meg a dokumentumhoz való hozzáférést.

A Bizottság válasza

Válaszában a Bizottság a következő észrevételeket tette:

A szóban forgó dokumentum nem képezte részét az ECHO aktájának, amely a panaszosnak a „partnerségi keretmegállapodás” 1996-os aláírása iránti kérelmére vonatkozott. Nem volt releváns, és nem volt hatással ezen akta feldolgozására. A vonatkozó dokumentum a EuropeAid Együttműködési Szolgálat birtokában lévő, a panaszosra vonatkozó másik ügyirat részét képezte. A Bizottság az 1874/2003/GG ügyben az ombudsman ajánlástervezetére vonatkozó véleményében tájékoztatta az ombudsmant a dokumentum közzétételével kapcsolatos álláspontjáról. A dokumentumot ebben a véleményben a 4. akta I. részének 2. dokumentumaként említettük (azaz a nyilvánosságra nem hozandó dokumentumok között).

A Bizottság ügyiratához való hozzáférés iránti kérelem

2004. december 15-én az ombudsman hozzáférést kért a Bizottságtól a vonatkozó dokumentumhoz. A panaszost erről még aznap tájékoztatták.

A panaszos 2004. december 23-i levele

2004. december 23-án a panaszos további észrevételeket tett a panaszával kapcsolatban. A panaszos különösen arra kérte az ombudsmant, hogy tájékoztassa az Európai Parlamentet arról, hogy mit tekint a Bizottság késleltető taktikájának és indokolatlan kifogásainak. A panaszos azt is előadta, hogy az ombudsmannak nemcsak egy, hanem minden olyan dokumentumot meg kell vizsgálnia, amelyhez a hozzáférést megtagadták.

A Bizottság aktájába való betekintésről

2005. január 11-én az Ombudsman szolgálatai megvizsgálták az 1999. szeptember 23-i e-mailt a Bizottság helyiségeiben. Ez alkalommal másolatot készítettek a vonatkozó dokumentumról.

A panaszos észrevételei

A vizsgálatról szóló jelentés egy példányát (a vonatkozó dokumentum másolata nélkül) és a Bizottságnak az ombudsman további információkérésére adott válaszát észrevételezésre megküldték a panaszosnak.

Észrevételeiben a panaszos fenntartotta panaszát. Azt is előadta, hogy az ECHO aktájában további dokumentumoknak kell szerepelniük (1) az ECHO német külügyminisztériummal való kapcsolattartása és (2) az ECHO vizsgálati munkája tekintetében, és hogy hozzáférést kell biztosítani számára ezekhez a dokumentumokhoz.

Emellett a panaszos észrevételeket nyújtott be a „partnerségi keretmegállapodás” ECHO általi aláírására irányuló kérelmének kezelésével kapcsolatban.

A panaszos megjegyezte, hogy a Bizottság 2002. január 10-i levelében arról tájékoztatta, hogy az ügyirathoz való hozzáférés iránti kérelmének elbírálása során „az ECHO szigorúan követte a Bizottság Főtitkárságának utasításait, amelyet a kezdetektől fogva lépésről lépésre tájékoztattak és konzultáltak vele”. A panaszos véleménye szerint a lépésről lépésre történő konzultációt igazoló dokumentumokat eltávolították az ügyiratból. A panaszos ezért felkérte az ombudsmant, hogy találja meg és bocsássa rendelkezésére ezeket a dokumentumokat, vagy ha ezeket a dokumentumokat nem lehet nyomon követni, állapítsa meg, hogy hivatali visszásság történt.

A panaszos a 2862/2004/GG. sz. panaszra vonatkozó bizottsági vélemény bizonyos szempontjaival kapcsolatban is észrevételeket tett. Ezen túlmenően a panaszos arra kérte az ombudsmant, hogy vegyen figyelembe minden olyan releváns tényt, amelyet a Bizottság panaszra vonatkozó véleményével kapcsolatos észrevételeiben említett (1).

A HATÁROZAT

1 Bevezető megjegyzések

1.1 A panaszos, egy német nem kormányzati szervezet az Európai Bizottság Humanitárius Segélyek és Polgári Védelem Főigazgatóságához (ECHO) fordult a partnerségi keretmegállapodás aláírása érdekében. E kérelem nyomán vita alakult ki a panaszos és a Bizottság között, és végül panasz érkezett az európai ombudsmanhoz (1702/2001/GG panasz). Ebben a panaszban a panaszos többek között azt állította, hogy a Bizottság nem biztosított hozzáférést az aktájához. Vizsgálata során az ombudsman megállapította, hogy a Bizottság nem vitatta a panaszos hozzáférési jogát, és hogy e hozzáférést időközben biztosították. Ilyen körülmények között az ombudsman úgy ítélte meg, hogy ezen állítás tekintetében nem merült fel hivatali visszásság. Az ügyet ezért lezárták. Az ombudsman határozata azonban számos kritikai észrevételt tett a panasz egyéb vonatkozásaival kapcsolatban.

1.2 2004 márciusában a panaszos új panaszt nyújtott be az ombudsmanhoz. Ebben a panaszban a panaszos azt állította, hogy a Bizottság nem biztosított számára teljes körű hozzáférést az aktájához. A panaszos azonosította vagy leírta azokat a dokumentumokat, amelyekhez véleménye szerint megtagadták a hozzáférést. E dokumentumok közül kettő szerepelt egy másik (a LIEN 97–2011. sz. szerződésére vonatkozó) bizottsági aktában szereplő dokumentumok jegyzékében.

1.3 Miután kikérte az Európai Bizottság véleményét, az ombudsman úgy döntött, hogy további vizsgálatokat folytat, további információkat kér az Európai Bizottságtól, és betekint egy, az Európai Bizottság aktájában szereplő dokumentumba. E további vizsgálatok eredményeire vonatkozó észrevételeiben a panaszos azt állította, hogy az ECHO aktájában további dokumentumoknak kell szerepelniük (1) az ECHO német külügyminisztériummal való kapcsolatfelvétele és (2) az ECHO vizsgálati munkája tekintetében, és hogy hozzáférést kell biztosítani számára ezekhez a dokumentumokhoz.

1.4 Az Ombudsman úgy véli, hogy ezzel a panaszos új állítást nyújtott be, és ezért felkérte az Ombudsmant, hogy terjessze ki a jelen vizsgálat hatókörét, hogy az kiterjedjen a panaszos által hivatkozott további dokumentumokra is. Az ombudsman azonban úgy véli, hogy nincs elegendő bizonyíték arra, hogy a panaszos által említett dokumentumok léteznek. Ilyen körülmények között az ombudsman úgy véli, hogy nincs elegendő indok arra, hogy kiegészítő véleményt kérjen a Bizottságtól a panaszos további állításával kapcsolatban.

1.5 Az ombudsman által végzett további vizsgálatok eredményeire vonatkozó észrevételeiben a panaszos megjegyezte, hogy a Bizottság 2002. január 10-i levelében arról tájékoztatta, hogy az ügyirathoz való hozzáférés iránti kérelmének elbírálása során "az ECHO szigorúan követte a Bizottság Főtitkárságának utasításait, amelyet a kezdetektől fogva lépésről lépésre tájékoztattak és konzultáltak vele." A panaszos véleménye szerint a lépésről lépésre történő konzultációt igazoló dokumentumokat eltávolították az ügyiratból. A panaszos ezért felkérte az ombudsmant, hogy találja meg és bocsássa rendelkezésére ezeket a dokumentumokat, vagy ha ezeket a dokumentumokat nem lehet nyomon követni, állapítsa meg, hogy hivatali visszásság történt.

1.6 Az Ombudsman úgy véli, hogy a panaszos így további állítást nyújtott be. Ez a további állítás alapvetően az ECHO és a Bizottság Főtitkársága között a panaszosnak a Bizottság aktájához való hozzáférés iránti kérelmével kapcsolatban folytatott (belső) levelezéshez való hozzáférésre vonatkozik. Meg kell azonban jegyezni, hogy úgy tűnik, a panaszos még nem nyújtott be hivatalos kérelmet az említett dokumentumokhoz való hozzáférés iránt. A panaszos által benyújtott, a Bizottság aktájához való hozzáférés iránti kérelem nyilvánvalóan nem terjedhetett ki az említett dokumentumokra, mivel a vonatkozó levelezésre csak e kérelem benyújtását követően került sor. Az ombudsman továbbá úgy véli, hogy semmi nem utal arra, hogy a Bizottság köteles lenne ezeket a dokumentumokat (amelyek a Bizottságnak a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmekkel kapcsolatos belső eljárásaira vonatkoznak) hozzáadni ahhoz az aktához, amelyhez a hozzáférést kérik. Ilyen körülmények között az ombudsman úgy véli, hogy nem lenne helyénvaló a vizsgálatát oly módon kiterjeszteni, hogy az az ügy e vonatkozására is kiterjedjen.

1.7 Az ombudsman által végzett további vizsgálatok eredményeire vonatkozó észrevételeiben a panaszos egy másik, az ombudsmanhoz benyújtott panaszra (2862/2004/GG panasz) hivatkozott, amelyben arra kérte az ombudsmant, hogy vegye figyelembe a Bizottság e panaszra vonatkozó véleményével kapcsolatos észrevételeiben említett releváns tényeket. Az ombudsman gondosan megvizsgálta a panaszos által a 2862/2004/GG ügyben (2) benyújtott észrevételeket. Úgy véli azonban, hogy ezek az észrevételek nem tartalmaznak olyan ténybeli elemeket, amelyek befolyásolnák a jelen kifogás vizsgálatát. A 2862/2004/GG ügyben tett észrevételeiben a panaszos arra az álláspontra helyezkedett, hogy a Bizottság megsértette a helyes hivatali magatartás európai kódexének (3) 23. cikkét a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek kezelése tekintetében. A kódex 23. cikke azonban kimondja, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket az érintett intézmény által elfogadott szabályoknak, valamint az 1049/2001 rendeletben megállapított általános elveknek és korlátoknak megfelelően kell kezelni. Mivel a panaszos eredeti állítása az volt, hogy a Bizottság nem tartotta be az 1049/2001/EK rendeletet, az ombudsman úgy véli, hogy a panaszosnak a kódex 23. cikkére való hivatkozását nem kell külön kezelni.

2 A Bizottság irataiba való teljes körű betekintés állítólagos elmulasztása

2.1 A panaszos azt állította, hogy az Európai Bizottság nem biztosított számára hozzáférést bizonyos dokumentumokhoz. Ezek a dokumentumok (a Bizottság véleményében szereplő összefoglaló alapján) a következőképpen írhatók le:

a) egy SCR-tisztviselő (később SCR-ből EuropeAid Együttműködési Hivatal lett) két e-mailt küldött két bizottsági tisztviselőnek, az egyiket 1999. szeptember 23-án, a másikat pedig pontos dátum nélkül;

b) egy (írásbeli vagy szóbeli) választ, amelyet a német külügyminisztériumnak az ECHO 2001. augusztus 8-i e-mailjére kellett volna küldenie; és

c) egy (meg nem határozott jellegű) üzenet, amelyet a Fejlesztési Főigazgatóság egy tisztviselője 1995-ben küldhetett volna az ECHO egy tisztviselőjének.

2.2 Véleményében az Európai Bizottság a következő észrevételeket tette:

Ami az a) pontban említett dokumentumokat illeti, keresésre került sor, amely az SCR által az ECHO-nak küldött 1999. szeptember 23-i e-mail visszakereséséhez vezetett. Erre az e-mailre szóban válaszoltak, és további írásbeli nyomon követésre nem került sor. A panaszban szereplő hivatkozások alapján nem derült fény az SCR második e-mailjére. Feltételezve azonban, hogy ezt az e-mailt 1999-ben is elküldték, azt nem lehetett az ECHO-nak címezni, mivel 1999-ben a panaszos által megjelölt címzett az SCR-ben dolgozott, nem pedig az ECHO-ban. Nehéz volt megérteni, hogy ezeket az e-maileket miért kellett volna belefoglalni az aktába. 2004. április 28-án a Bizottság EuropeAid Együttműködési Hivatala arról tájékoztatta az ECHO-t, hogy ezt a két e-mailt bizalmasnak minősítették, ezért azokat nem lehetett a panaszos rendelkezésére bocsátani.

Ami a b) pontban említett dokumentumot illeti, a német külügyminisztériumtól soha nem érkezett közvetlen válasz az ECHO 2001. augusztus 8-i e-mailjére, sem e-mailben, sem telefonon. Meg kell azonban jegyezni, hogy ennek az e-mailnek az egyik – bármennyire másodlagos – célja az volt, hogy naprakész információkat kérjen a panaszossal szembeni németországi bírósági eljárás fejleményeiről. A német külügyminisztérium e tárgyban 2001. november 15-én közleményt küldött az ECHO-nak, és ez a dokumentum szerepelt a panaszos által 2002 januárjában betekintett aktában. Meglepő lenne, ha a minisztériumnak kétszer kellett volna közölnie ezt az információt.

Ami a c) pontban említett dokumentumot illeti, nem volt írásos bizonyíték arra vonatkozóan, hogy mikor, ha és hogyan kértek vagy szereztek be ilyen információt. Ha a releváns információkat szóban közölték volna, már nem lehetett volna vizsgálatot lefolytatni az akkori (1995-ös) ügyirattal foglalkozó tisztviselőkkel való kapcsolatfelvétel útján, mivel ezek a tisztviselők már nem töltötték be tisztségüket.

A fentiek alapján a Bizottság arra az álláspontra helyezkedett, hogy a panaszos által említett dokumentumok vagy nem léteztek, azokat nem másolták le az ECHO-nak, vagy nem szerepeltek abban az aktában, amelyhez a panaszos hozzáfért, mivel azok nem voltak relevánsak az említett akta kezelése szempontjából.

2.3 Az ombudsman megjegyzi, hogy az a) pontban említett dokumentumok két e-mailt tartalmaznak, amelyeket az Európai Bizottság SCR-szolgálatának egyik tisztviselője (J.) küldött V. úrnak, illetve S. úrnak. Megjegyzi továbbá, hogy a LIEN 97–2011. sz. szerződésének leltárjegyzékében mindkét üzenet 1999. szeptember 23-án elküldöttként szerepel.

A Bizottság azzal érvelt, hogy a második e-mailt (amelyet S. úrnak küldtek) nem lehetett volna az ECHO-nak címezni, mivel 1999-ben a panaszos által megjelölt címzett az SCR-ben dolgozott, nem pedig az ECHO-ban. Az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos nem vitatta ezt a nyilatkozatot. Ilyen körülmények között ésszerűnek tűnik a Bizottság azon érve, hogy ezt az e-mailt nem csatolták ahhoz az aktához, amelyhez a panaszos hozzáfért, mivel az nem volt releváns az említett akta feldolgozása során.

Ami J. úr másik e-mailjét illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság nem tagadta, hogy ezt az e-mailt valóban az ECHO-nak címezték. Annak megállapítása érdekében, hogy helytálló-e a Bizottság azon érve, amely szerint ezt az e-mailt nem kell belefoglalni az ECHO által vezetett aktába azon az alapon, hogy annak nem volt jelentősége az akta feldolgozásában, az ombudsman megvizsgálta ezt a dokumentumot.

Meg kell jegyezni, hogy ez a dokumentum azon dokumentumok közé tartozik, amelyeket a Bizottság bizalmasnak tekintett, amikor a panaszos hozzáférést kért a LIEN 97–2011. sz. szerződésével kapcsolatos aktájához. Az ügyirathoz való hozzáférés iránti kérelem nyomán a panaszos újabb panaszt nyújtott be (1874/2003/GG panasz), amelyet az ombudsman 2004. december 14-én kritikai észrevétellel lezárt. Ez a kritikai észrevétel az ombudsman azon véleményén alapult, hogy a Bizottság nem indokolta meg érvényesen az ehhez és számos más dokumentumhoz való hozzáférés megtagadását.

A vonatkozó e-mail vizsgálata azt mutatta, hogy ez az üzenet az SCR által az ECHO-hoz intézett információkérésnek minősül. Ennek fényében az ombudsman úgy véli, hogy elfogadható volt a Bizottság azon döntése, hogy ezt az e-mailt nem veszi fel az ECHO által vezetett aktába.

2.4 Ami a német külügyminisztériumnak a 2001. augusztus 8-i e-mailre (a b) pontban említett dokumentumra) adott állítólagos válaszát illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy ebben az e-mailben az ECHO arról tájékoztatta a német külügyminisztériumot, hogy a panaszos hozzáférést kért a Bizottság ügyiratához, és hogy ez az ügyirat tartalmazza a német külügyminisztérium által szolgáltatott információkat. Az ECHO kifejtette továbbá, hogy nem ellenzi, hogy a panaszos hozzáférjen ezekhez az információkhoz, hanem az akkor hatályos szabályoknak megfelelően csak azt követően teszi ezt meg, hogy a német külügyminisztérium erre engedélyt adott. Hozzátette, hogy „[A.] asszony hivatalos engedélykérelmet fog küldeni az Ön irodájába”. Ami a panaszosra vonatkozó információkérést illeti, amelyet ez az e-mail is tartalmazott, az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos nem vitatta a Bizottság azon érvét, miszerint a német külügyminisztérium 2001. november 15-én küldött ilyen információt. Ilyen körülmények között az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság által adott magyarázat ésszerűnek tűnik.

2.5 Ami a c) pontban említett dokumentumot illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy az 1995. november 17-i belső feljegyzés (amelyre a panaszos azon feltételezését alapozza, hogy ilyen dokumentumnak léteznie kell) egyszerűen azt mondja ki, hogy a címzett információszerzés céljából kapcsolatba léphet az Európai Bizottság egy másik tisztviselőjével ("tu pourrais t'informer d'une manière plus satisfaisante auprès de M. [S.]"). Még ha (valószínűleg) feltételezzük is, hogy ezt a tanácsot követték, semmi nem utal arra, hogy az S. által szolgáltatott információkat írásban adták volna meg. Igaz, hogy úgy tűnik, a panaszos azt feltételezi, hogy ezt valóban meg kellett volna tenni. Emlékeztetni kell azonban arra, hogy a Bizottság aktájába való betekintés joga csak a meglévő dokumentumokra terjed ki. A jelen kifogás tehát nem terjed ki arra a kérdésre, hogy a Bizottság köteles lett volna-e nyilvántartást vezetni az így kicserélt információkról.

3 Következtetések

Az ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján úgy tűnik, hogy az Európai Bizottság nem követett el hivatali visszásságot. Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.

Erről a döntésről az Európai Bizottság elnökét is tájékoztatni fogják.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Ezeket az észrevételeket 2005. március 17-én megküldték az ombudsmannak.

(2) Ezeket az észrevételeket 2005. március 17-én megküldték az ombudsmannak.

(3) Elérhető az ombudsman honlapján (http://www.ombudsman.europa.eu/).