Strasbourg, 2004. július 16.

Tisztelt G. Úr!

2003. december 5-én Ön panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz az Ön egyszemélyes Redgate NV vállalatának az Európai Bizottság 2003/S 076-66794 számú, svéd nyelvre történő fordításra vonatkozó ajánlati felhívásában való részvétele miatt.

2003. december 17-én továbbítottam a panaszt az Európai Bizottság elnökének. A Bizottság 2004. március 23-án küldte meg véleményét, amelyet megküldtem Önnek azzal a felhívással, hogy amennyiben kívánja, tegye meg észrevételeit. Úgy tűnik, Öntől nem érkezett észrevétel.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

2003 decemberében a Redgate NV vállalat (a továbbiakban: Redgate) egyedüli tulajdonosa panaszt nyújtott be az ombudsmanhoz az Európai Bizottság 2003/S 076-66794 számú, svéd nyelvre történő fordításra vonatkozó ajánlati felhívásával kapcsolatban.

A panaszos szerint a releváns tények összefoglalva a következők:

A panaszos vállalatán, a Redgate-en keresztül részt vett a 2003/S 076-66794 számú, svéd nyelvre történő fordításra irányuló közbeszerzési eljárásban. 2003. november 18‐án levelet kapott, amelyben a Bizottság arról tájékoztatta, hogy ajánlatát elutasították. Ennek oka az volt, hogy nem szolgáltatott elegendő bizonyítékot szakmai alkalmasságáról (2.3.3.2. pont). – az ajánlattételhez szükséges dokumentáció 2.3.3.4. pontja). A kiválasztási bizottság különösen a szervezeti felépítés, a fordítói személyzet kiválasztási eljárásainak leírása és az alvállalkozói eljárások tekintetében ítélte elégtelennek ajánlatát.

A panaszos felvette a kapcsolatot a szóban forgó ajánlati felhívásért felelős bizottsági tisztviselővel, aki elmondta neki, hogy a Bizottság levelében a 2.3.3.3. és a 2.3.3.4. pontra tett hivatkozás az ő esetében nem releváns.

Az ajánlatával együtt benyújtott kísérőlevélben a panaszos a következőkre mutatott rá. 1995 óta szinte teljes munkaidőben dolgozik szabadúszó fordítóként a Bizottságnál, mind a saját nevében, mind a Redgate vállalaton keresztül. A Redgate egy egyszemélyes vállalkozás, amelyet a postacímén regisztráltak. A Redgate által a Bizottság számára készített valamennyi fordítást saját maga készítette, más fordítók segítsége nélkül. Az ezen ajánlat szerinti szolgáltatásokat is egyedül végzi, ezért nem volt abban a helyzetben, hogy a kiírási feltételek 2.3.3.2. pontjában előírt információkat megadja.

A Bizottság azonban arról tájékoztatta a panaszost, hogy kísérőlevelét nem találja az aktájukban, amit ő figyelemre méltónak tart.

Még ha a kísérőlevelet nem is nyújtották be, amit a panaszos vitat, a dokumentáció 2.3.3.2. pontjából kitűnik, hogy az állítólagosan hiányzó információk nem voltak kötelezőek, mivel e pont kimondja, hogy: „Az ajánlattevőknek adott esetben meg kell adniuk a következőket: /.../”. Az ő esetében ez az információ nem volt releváns, mivel például nem lehet szervezeti ábrát készíteni egy alkalmazott nélküli vállalatról. Ezenkívül az ajánlathoz csatolt mérlegekből kitűnik, hogy a Redgate forgalma olyan alacsony, hogy annak egyetlen személytől kell származnia.

A panaszos nyolc évig, majdnem teljes munkaidőben dolgozott a Bizottságnál, amely idő alatt bizonyította alkalmasságát. Ez egyértelműen kiderül az ajánlathoz csatolt igazolásból és a szabadúszó fordítók Bizottság általi éves értékeléséből.

A panaszos lényegében azt állítja, hogy a Bizottság:

i) elveszítette az ajánlatával együtt benyújtott kísérőlevelet, és

ii) Hibásan zárta ki az ajánlatát.

A panaszos azt kéri, hogy a Bizottság fogadja el őt szabadúszó fordítóként.

A VIZSGÁLAT

A Bizottság véleménye

Véleményében a Bizottság a következő észrevételeket teszi:

Ami azt az állítást illeti, hogy a Bizottság elvesztette azt a kísérőlevelet, amelyről a panaszos azt állítja, hogy csatolták az ajánlathoz, a Bizottság kifejti, hogy az ajánlatot tartalmazó borítékokat az értékelő bizottság a nyitóülésen bontotta fel, amelyre az ajánlattevők képviselőit is felvették. Az ajánlat három példányban (eredeti és két példányban) készült, és az eredeti példányt egy másik osztály tisztviselője a helyszínen lezárta. A panaszos külön borítékban további igazoló dokumentumot is küldött. A felnyitás óta az összes dokumentumot és borítékot lezárt helyiségekben tárolták, amelyekbe csak három tisztviselő és az értékelő bizottság férhetett hozzá.

Egy telefonhívást követően, amelynek során a panaszos azt állította, hogy a Bizottság elvesztette a kísérőlevelet, a lepecsételt eredeti példányt, az ajánlat két példányát és két borítékját, valamint az igazoló dokumentumokat és a borítékokat újból megvizsgálták. Ez az újbóli vizsgálat nem eredményezett sem olyan dokumentumot, amelyet az értékelő bizottság nem látott, sem a panaszos által leírt kísérőlevelet.

Ami azt az állítást illeti, hogy a Bizottság tévesen zárta ki a panaszos ajánlatát, elmagyarázták a panaszosnak, hogy ajánlatát azért utasították el, mert az értékelő bizottság úgy ítélte meg, hogy az nem elegendő az ajánlattevő szakmai kapacitása, különösen a szervezeti ábra, a fordítói személyzet kiválasztására vonatkozó eljárások leírása és az alvállalkozói eljárások tekintetében. A kiírási feltételek 2.3.3.2. pontja előírja, hogy az ajánlattevőnek tájékoztatást kell nyújtania mindezekről a pontokról, amennyiben azok relevánsak az ajánlattevő számára.

Az alábbi állításokkal a Redgate által benyújtott ajánlat egyértelműen azt sugallja, hogy a vállalat több személyből álló fordítói személyzettel (alkalmazottakkal vagy alvállalkozókkal) rendelkezik:

„A nagyobb fordítási megbízásokat csak azt követően fogadják el, hogy konzultáltak a fordítást végző fordítóval.”

„Nagy fordítási megbízások esetén a fordítás egy részét a lektor kapja meg, amíg a fordítás folyamatban van.”

„Az ajánlattevő rendszeres kapcsolatban áll a fordítókkal /.../.”

"A kérdések továbbadhatók a csoporton belül /.../."

„Adott esetben a fenti leírás azokra a fordításokra vonatkozik, amelyeket az ajánlattevő maga készít.”

Az ilyen jellegű nyilatkozatok elkerülhetetlenül azt jelentik, hogy az ajánlatnak tartalmaznia kell a szervezeti ábrára, a fordítói személyzet kiválasztására vonatkozó eljárásokra és az alvállalkozói eljárásokra vonatkozó információkat, a kiírási feltételekben foglaltaknak megfelelően. Mivel a Redgate által benyújtott ajánlat nem tartalmazott erre vonatkozó információt, azt elutasították.

Ha az ajánlat tartalmazta volna az állítólagosan elveszett kísérőlevelet, amely a panaszos szerint azt a látszatot keltette volna, hogy a Redgate-nek nincsenek alkalmazottai vagy alvállalkozói, az értékelő bizottságnak és az ajánlatkérőnek figyelembe kellett volna vennie a kísérőlevél és az ajánlattevő által az ajánlatában tett fenti nyilatkozatok közötti ellentmondást. Az értékelő bizottságnak meg kellett volna kérdőjeleznie az egyik vagy a másik pont helytállóságát. Az előírt információk szolgáltatásával kapcsolatos bármilyen hamis nyilatkozat az odaítélési eljárásból való kizárást vonja maga után.

Az ajánlattételhez szükséges dokumentációban (6.1.2. pont) egyértelműen szerepel, hogy az ajánlatnak tartalmaznia kell minden olyan információt, amely az ajánlatkérő szerv számára lehetővé teszi az ajánlat elemzését. Az ajánlatokat csak az ajánlattételi dokumentációban meghatározott szempontok alapján lehet értékelni. Az a tény, hogy az ajánlattevő korábban keretszerződést kötött a Bizottsággal, nem helyettesíti az ajánlattételhez szükséges dokumentációban közzétett szempontokat.

A Bizottság végezetül kijelenti, hogy a megtett intézkedések fényében rendkívül valószínűtlennek tartja az ajánlat egy részének három példányban történő elvesztését. Meggyőződése, hogy az ajánlat beérkezését követően egyetlen elem sem veszett el. Mindenesetre a panaszos által leírt kísérőlevél megléte nem változtatta volna meg alapvetően a panaszos ajánlatának elutasításáról szóló határozatot. Csak az elutasítás indokai lehettek volna eltérőek, ha az értékelő bizottság megvizsgálta volna ezt a levelet. A panaszos ajánlatának elutasítására vonatkozó döntés teljes mértékben összhangban van a közbeszerzési szabályokkal.

A panaszos észrevételei

A panaszost felkérték, hogy nyújtsa be észrevételeit az Európai Bizottság véleményével kapcsolatban. Úgy tűnik, hogy a panaszos nem nyújtott be észrevételeket.

A HATÁROZAT

1 Az állítólagosan elveszett kísérőlevél

1.1 A panaszos vállalatán, a Redgate-en keresztül részt vett a 2003/S 076-66794 számú, svéd nyelvre történő fordításra irányuló közbeszerzési eljárásban. A panaszos azt állítja, hogy a Bizottság elvesztette az ajánlatával együtt benyújtott kísérőlevelet, amelyben többek között kifejtette, hogy egyedül dolgozik, és ezért nem tudja megadni a kiírási feltételek 2.3.3.2. pontjában előírt információkat.

1.2 Az Európai Bizottság szerint az ajánlatot tartalmazó borítékokat a bizottság nyitóülésen bontotta fel. Az ajánlat három példányban (eredeti és két példányban) készült, és az eredetit a helyszínen lezárták. A panaszos külön borítékban további igazoló dokumentumot is küldött. A felnyitás óta az összes dokumentumot és borítékot lezárt helyiségekben tárolták, amelyekbe csak három tisztviselő és az értékelő bizottság férhetett hozzá. A panaszos ajánlatával kapcsolatos valamennyi dokumentumot és borítékot újra megvizsgálták anélkül, hogy a panaszos által leírt kísérőlevelet megtalálták volna. Tekintettel a meghozott intézkedésekre, a Bizottság úgy véli, hogy a három példányban benyújtott ajánlat egy részének elvesztése rendkívül valószínűtlen, és határozottan úgy véli, hogy az ajánlat kézhezvételét követően egyetlen elem sem veszett el.

1.3 Az Ombudsman gondosan megvizsgálta a panaszos állítását és a Bizottság beszámolóját az ajánlatok megnyitásának és megtartásának módjáról, amelyet a panaszos nem cáfolt meg és nem kérdőjelezett meg. Az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság meggyőző magyarázatot adott azokról az eljárásokról, amelyeknek meg kell akadályozniuk az ajánlat bármely részének elvesztését, valamint az ebben az esetben elvégzett ellenőrzésekről. Az ombudsman továbbá nem talált olyan konkrét bizonyítékot, amely alátámasztaná azt az állítást, hogy a Bizottság elveszítette a panaszos kísérőlevelét. Ilyen körülmények között az ombudsman megállapítja, hogy vizsgálata nem tárt fel hivatali visszásságot a Bizottság részéről a panasz e vonatkozását illetően.

2 Az ajánlat állítólagosan téves kizárásáról

2.1 A panaszos azt állítja, hogy a Bizottság tévesen zárta ki ajánlatát a kiírási feltételek 2.3.3.2. pontja alapján, amely előírja az ajánlattevő számára, hogy adott esetben nyújtson be információkat a képesítésekről és a szervezetről. A panaszos azt állítja, hogy ez az információ az ő esetében nem volt releváns, mivel például nem lehet szervezeti ábrát készíteni egy alkalmazott nélküli vállalatról. Ezenkívül az ajánlathoz csatolt mérlegekből kitűnik, hogy a Redgate forgalma olyan alacsony, hogy annak egyetlen személytől kell származnia.

A panaszos azt is állítja, hogy nyolc évig, majdnem teljes munkaidőben dolgozott a Bizottságnak, amely idő alatt bizonyította alkalmasságát. Azt állítja, hogy ez egyértelműen kitűnik az ajánlathoz csatolt igazolásból és a szabadúszó fordítók Bizottság általi éves értékeléséből.

2.2 Az Európai Bizottság szerint a panaszos ajánlatát azért utasították el, mert az értékelő bizottság úgy ítélte meg, hogy az nem elegendő az ajánlattevő szakmai kapacitásához képest. A kiírási feltételek előírják az ajánlattevő számára, hogy szolgáltasson bizonyos információkat a szakmai kapacitással kapcsolatban, amennyiben ezek az információk relevánsak az ajánlattevő számára. A Redgate által benyújtott ajánlat több olyan nyilatkozatot is tartalmazott, amelyek egyértelműen arra utaltak, hogy a vállalat több személyből álló fordítói személyzettel (alkalmazottakkal vagy alvállalkozókkal) rendelkezik. Az ilyen jellegű nyilatkozatok elkerülhetetlenül azt jelentik, hogy az ajánlatnak tartalmaznia kell bizonyos, a kiírási feltételek 2.3.3.2. pontjában előírt információkat. Mivel a Redgate által benyújtott ajánlat nem tartalmazott erre vonatkozó információt, azt elutasították. Az ajánlatnak tartalmaznia kell minden olyan információt, amely ahhoz szükséges, hogy az ajánlatkérő szerv elemezhesse az ajánlatot. Ezenkívül az ajánlatokat csak az ajánlattételi dokumentáció alapján lehet értékelni. Az a tény, hogy az ajánlattevő korábban keretszerződést kötött a Bizottsággal, nem helyettesíti az ajánlattételhez szükséges dokumentációban közzétett szempontokat.

2.3 Az ombudsman megjegyzi, hogy az ajánlattételhez szükséges dokumentáció 2.3.3. pontja szerint, amely a kiválasztási szempontok részét képezi, az ajánlattevőknek bizonyítaniuk kell, hogy rendelkeznek a számukra kijelölt munka elvégzéséhez szükséges szakmai kapacitással. Ennek igazolása érdekében a 2.3.3.2. pont előírja az ajánlattevők számára, hogy adott esetben nyújtsák be a következőket: a) részletes személyzeti térkép a munka irányításáért felelős személyekről és a munka elvégzéséért felelős belső lektorokról/fordítókról; b) a fordítók kiválasztásának módját; és c) a szerződés azon részének megjelölése, amelyet az ajánlattevő alvállalkozásba kíván adni, valamint az alvállalkozók kiválasztására vonatkozó eljárás és szempontok leírása.

Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy az ajánlattételhez szükséges dokumentáció 6.1.2. pontja szerint az ajánlatnak tartalmaznia kell minden olyan információt, amely ahhoz szükséges, hogy az ajánlatkérő szerv elemezhesse azt többek között a kiválasztási szempontok alapján.

2.4 A rendelkezésre álló bizonyítékok alapján és figyelembe véve a fenti 1.3. pontban foglalt megállapítást, az ombudsman ésszerűnek tartja a Bizottság azon következtetését, hogy az ajánlat olyan vállalattól származott, amelynek a kiírási feltételek 2.3.3.2. pontjában foglaltaknak megfelelően releváns információkat kell szolgáltatnia a szervezeti ábráról, a fordítói személyzet kiválasztására vonatkozó eljárásokról és az alvállalkozói eljárásokról. Ezt a megállapítást nem változtatja meg az a tény, hogy a panaszos a Bizottsággal kötött korábbi szerződések alapján bizonyíthatta szakmai alkalmasságát, mivel az ajánlattevőknek a szóban forgó ajánlatra való jogosultság feltételeként bizonyítaniuk kellett e alkalmasságot. Az ombudsman ezért nem állapít meg hivatali visszásságot a Bizottság részéről a panasz e vonatkozását illetően.

3 A panaszos állítása

3.1 Tekintettel az ombudsman fenti 1.3. és 2.4. pontban tett megállapításaira, az ombudsmannak nincs oka arra, hogy folytassa a panaszos azon kérését, hogy az Európai Bizottság fogadja el őt szabadúszó fordítóként.

4 Következtetések

Az ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján úgy tűnik, hogy az Európai Bizottság nem követett el hivatali visszásságot. Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.

Erről a határozatról a Bizottság elnökét is tájékoztatni fogják.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS