A panasz előzményei

1. 2022. március 22-én a panaszos lengyel állampolgár „nyilvános információkat” kért a Bizottság Covid19-oltóanyagok beszerzésével foglalkozó irányítóbizottsága [1] és a lengyel kormány között kicserélt dokumentumok jegyzékéről; azon személyek jegyzéke, akik e kormány nevében kapcsolatba lépnek e bizottsággal; az e kormányt e bizottságban képviselő személyek jegyzéke (beleértve az egyes nemzeti szervekhez fűződő kapcsolataikat is); valamint a bizottság üléseinek időpontjait tartalmazó lista. 

2. 2022. augusztus 17-én, azaz öt hónappal később a panaszos emlékeztette a Bizottságot a kérdésére, és panaszt tett a válasz késedelmes beszerzése miatt.

3. Ugyanezen a napon a Bizottság tájékoztatta a panaszost, hogy kérését továbbítják az illetékes szolgálatnak.

4. Mivel a panaszos nem kapott választ, 2022. október 24-én az ombudsmanhoz fordult.

A vizsgálat

5. 2022 novemberében az ombudsman vizsgálatot indított, és felkérte a Bizottságot, hogy a lehető leghamarabb, de legkésőbb 2022. december 9-ig válaszoljon a panaszos kérdésére.

6. 2022. december 14-én a Bizottság arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy a határidőn belül nem tud választ adni. Az új határidőt 2023. január 16-ban állapították meg.

7. Az ombudsman emlékeztetőjét követően a Bizottság 2023. január 20-án kijelentette, hogy a választ majdnem véglegesítették, és valószínűleg 2023. január 27-ig elküldik.

8. Egy további emlékeztetőt követően a Bizottság 2023. február 9-én arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy emlékeztetőket küldtek az üggyel foglalkozó szolgálatoknak.

9. A Bizottság 2023. február 20-án újabb, 2023. március 15-i határidőt tűzött ki a panaszosnak való válaszadásra.

10. 2023. március 29-én az ombudsman felkérte a Bizottságot, hogy vagy válaszoljon a panaszosnak, vagy legkésőbb 2023. április 14-ig nyújtson be részletes beszámolót az ombudsmannak arról, hogy eddig hogyan kezelték ezt a kérelmet.

11. A Bizottság 2023. április 13-án benyújtotta a kért részletes beszámolót arról, hogy a kérelmet eddig hogyan kezelték.

12. 2023. május 4-én az ombudsman vizsgálócsoportja találkozót tartott a Bizottság képviselőivel, hogy megvitassák az ügy kezelésében bekövetkezett jelentős késedelem okait.

13. A Bizottság 2023. május 22-én megküldte válaszát a panaszosnak.

Az ombudsman elé terjesztett érvek

14. Írásbeli válaszában és az ombudsman vizsgálócsoportjával folytatott találkozó során a Bizottság kifejtette, hogy a panaszos kérelmének benyújtásakor a Covid19-fertőzések ismét megjelentek. A Bizottságnak újra kellett tárgyalnia a gyártókkal a módosított oltóanyagok biztosítására vonatkozó szerződéseket. Jelentős mennyiségű hozzáférési kérelmet is kapott az ügyben. Ezért a Bizottság érintett szolgálatai rendkívül nagy munkateherrel küzdöttek.

15. Erre tekintettel a Bizottság csak késedelemmel tudta megkezdeni a panaszos kérelmének feldolgozását. Ebben a szakaszban a Bizottság nem tartotta helyénvalónak, hogy a panaszosnak a kérelme terjedelmének szűkítését javasolja.

16. A Bizottság megjegyezte továbbá, hogy a panaszos kérelmének kezelése több alkalmazottat mozgósított. A vonatkozó dokumentumok nem voltak könnyen azonosíthatók adatbázison keresztül vagy más módon. A panaszos kérésének lényege a bizottság és a lengyel hatóságok közötti interakcióhoz kapcsolódott. A Bizottságnak átfogóan felül kellett vizsgálnia ezeket az interakciókat, beleértve a funkcionális postafiókban való keresést is annak biztosítása érdekében, hogy egyetlen releváns dokumentumot se hagyjanak figyelmen kívül. A funkcionális postafiók több ezer elemet tartalmazott. Csak a fő dokumentumokat vették nyilvántartásba a Bizottság dokumentumkezelő rendszerében a dokumentumok nyilvántartásba vételére vonatkozó belső szabályokkal összhangban. A Bizottság úgy határozott, hogy e levélváltások jegyzékét a panaszos vagy más kérelmezők e dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti esetleges jövőbeli kérelmeire is tekintettel készíti el. Így azt, ahogyan a Bizottság kezelte ezt a kérést, az a szándéka indokolta, hogy növelje az e területen hozott intézkedéseinek általános átláthatóságát.

17. A Bizottság kifejtette, hogy a panaszos kérését dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelemként – nem pedig információkérésként – kezelte annak ellenére, hogy létre kellett hoznia a kért dokumentumokat, nevezetesen a bizottság és a lengyel kormány közötti levélváltások jegyzékeit, a lengyel képviselők nevének jegyzékét és az ülések időpontjának jegyzékét.[2] A Bizottság kifejtette, hogy döntését a Covid19-oltóanyagok beszerzéséről folytatott tárgyalások átláthatósága iránti különös elkötelezettsége indokolta. A Bizottság továbbá úgy döntött, hogy számba veszi a meglévő információcseréket, mivel arra számított, hogy a panaszos nem sokkal a dokumentumjegyzékek kézhezvételét követően nyilvános hozzáférést fog kérni bizonyos dokumentumokhoz.

18. A Bizottság hozzátette, hogy e lekérdezés információkérésként való kezelése nem gyorsította volna meg a válasz elkészítésének folyamatát. Ezenkívül úgy tűnt, hogy a lekérdezés különböző elemei szervesen kapcsolódnak egymáshoz, ami indokolttá tette, hogy azokat egyetlen, dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelemként kezeljék.

19. Figyelembe véve az ítélkezési gyakorlatot [3], a Bizottság kijelentette, hogy nem tud szakaszos választ adni, annak ellenére, hogy egyes kérdésekre a válaszok korábban rendelkezésre álltak, mint másokra.

20. A panaszos nem tett észrevételeket a Bizottság magyarázataival kapcsolatban.

Az ombudsman értékelése

21. Ez az ügy a panaszos kérdésének megválaszolása során a Bizottság részéről felmerült jelentős késedelemre vonatkozik. Arra is vonatkozik, hogy az uniós közigazgatásnak hogyan kell törekednie tevékenységei átláthatóságának növelésére anélkül, hogy aláásná az egyének azon jogát, hogy azonnali válaszokat kapjanak.

22. A Bizottság úgy határozott, hogy a panaszos kérését dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelemként kezeli.

23. A dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó uniós jogszabályok értelmében az uniós intézményeknek és szerveknek tizenöt, kivételes esetekben pedig legkésőbb harminc munkanapon belül válaszolniuk kell a hozzáférési kérelmekre. A panaszos a kérelem benyújtása után tizennégy hónappal kapta meg a választ. Valójában úgy tűnik, hogy semmit sem hallott az első öt hónapban.

24. Bár az ombudsman elismeri azokat a nagy nehézségeket, amelyekkel a Bizottság szembesült a panaszos kérdésének benyújtásakor, valamint az e terület szélesebb körű átláthatóságának biztosítására irányuló kísérleteit és a kért jegyzékek elkészítésére irányuló erőfeszítéseit, „a késedelmes hozzáférés a hozzáférés megtagadását jelenti”. [4] A kérelmezők által kért dokumentumok és információk gyakran időérzékenyek, és késés esetén elveszíthetik relevanciájukat a kérelmező számára. Az is visszatartó erővel bírhat, ha a kérelmezők úgy döntenek, hogy nem gyakorolják a dokumentumokhoz való hozzáféréshez való alapvető jogukat annak tudatában, hogy az túl sok időt vesz igénybe. Így a nyilvános hozzáférés iránti kérelmeket haladéktalanul, de legalább az alkalmazandó határidőkön belül kell kezelni. A jogalkotó által megállapított határidők be nem tartása nem lehet helyes közigazgatási gyakorlat.

25. Tekintettel arra, hogy a Bizottság személyzetének jelentős időre és erőfeszítésre van szüksége a kért dokumentumok elkészítéséhez, az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottságnak fel kellett volna vennie a kapcsolatot a panaszossal, hogy tisztázza kérésének hatókörét és/vagy javaslatot tegyen a békés megoldásra. Ily módon a Bizottság megbizonyosodhatott volna arról, hogy a benyújtott dokumentumok valóban tartalmaznak a panaszos számára hasznos információkat. Korlátozott erőforrásai ésszerű felhasználásának biztosítása érdekében – különösen kivételesen zsúfolt időszakban – észszerű lett volna, ha a Bizottság felveszi a kapcsolatot a panaszossal, még akkor is, ha későn indította el a kérdés kezelésének folyamatát. A Bizottság azt követően is kapcsolatba léphetett volna a panaszossal, hogy az ombudsman vizsgálatot indított.

26. Függetlenül attól, hogy a panaszos kérését hogyan kezelték volna a pontosítások vagy a békés megoldáshoz való hozzájárulás megszerzése után, a Bizottság folytathatta volna a vonatkozó dokumentumok számbavételét annak érdekében, hogy a jövőben biztosítsa intézkedéseinek nagyobb átláthatóságát. Más szóval, a két folyamatot párhuzamosan kellett volna elvégezni.

27. A panaszos kérelmének késedelmes megválaszolása mellett úgy tűnik, hogy a Bizottság nem tájékoztatta megfelelően a panaszost arról, hogy kérelmét több hónapon keresztül hogyan dolgozták fel. A Bizottság e vizsgálat során néhány alkalommal elhalasztotta a válaszadás határidejét, annak ellenére, hogy korábban már biztosították arról, hogy a válasz majdnem készen áll. A panaszosnak e tekintetben nyújtott információk rendkívül zavarosak voltak.

28. Összességében az ombudsman megállapítja, hogy az a mód, ahogyan a Bizottság a panaszos kérelmét kezelte, hivatali visszásságnak minősül.

29. Mivel azonban a Bizottság időközben válaszolt a panaszos kérdésére, az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottságnak szóló ajánlás ebben a szakaszban nem szolgálna hasznos célt. Az ombudsman bízik abban, hogy a Bizottság a jövőben nem veszíti szem elől a panaszos azon jogát, hogy azonnali hozzáférést kapjon a kért dokumentumokhoz.

Következtetés

A vizsgálat alapján az ombudsman az alábbi következtetéssel zárja le az ügyet:

Az, hogy az Európai Bizottság hogyan kezelte a kérelmet, hivatali visszásságnak minősült.

A panaszost és a Bizottságot tájékoztatják erről a határozatról.

Emily O'Reilly

Európai ombudsman

Strasbourg, 2023. 07. 07.

[1] A bizottsággal kapcsolatos további információk itt találhatók: https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/en/QANDA_21_48.

[2] Az uniós szabályok kiterjednek a meglévő dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés jogára. Lásd a C-491/15. P. sz., Typke kontra Bizottság ügyben hozott ítélet (https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=186682&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=1681303) 30–32. és 37. pontját.

[3] T-727/19. sz. Basaglia kontra Bizottság ügy, https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf;jsessionid=DE85A92920F14BD37EC146BE06A42AA7?text=&docid=231522&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=1677758, 38. pont.

[4] Ajánlás a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek Európai Bizottság általi elbírálásához szükséges időről (OI/2/2022/OAM stratégiai vizsgálat), https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/167661.