A panasz előzményei

1. A szomáliai kapacitásépítést célzó európai uniós misszió (EUCAP Szomália)[1] olyan uniós polgári válságkezelési misszió, amely hozzájárul a szomáliai tengeri polgári bűnüldözési képességek létrehozásához és kapacitásépítéséhez.

2. 2021 nyarán az EUCAP Szomália közbeszerzési eljárást indított magánbiztonsági szolgáltatások nyújtására az EUCAP Szomália személyi állománya számára.[2] A szerződés indikatív költségvetése 10 500 000 EUR volt. Az eljárás két szakaszból állt: az első szakaszban a potenciális vállalkozók legkésőbb 2021. augusztus 31-ig jelezhetik részvételi szándékukat az ajánlati felhívásban. A második szakaszban az EUCAP Szomália felkérte a bizonyos kritériumoknak megfelelő vállalkozókat, hogy nyújtsanak be teljes körű ajánlatot.

3. 2021. augusztus 29-én a panaszos biztonsági vállalat szándéknyilatkozatot nyújtott be az EUCAP Szomália misszióhoz, de nem kapott választ. 2021. október 26-án, 2022. január 19-én és 2022. február 7-én nyomonkövetési e-maileket küldött, hogy érdeklődjön kérelmének állásáról, de még mindig nem kapott választ. A panaszos elégedetlenül fordult az ombudsmanhoz.

A vizsgálat

4. Az ombudsman felkérte az EUCAP Szomália missziót, hogy adjon írásbeli választ az alábbiakra vonatkozóan:

a) miért nem válaszolt a panaszosnak; és

b) a nyílt ajánlati felhívás helyett a tárgyalásos eljárás két szakaszban történő megszervezésének jogalapja, ami szélesebb körű versenyt tenne lehetővé.

5. A vizsgálat során az ombudsman megkapta az EUCAP Szomália panaszra adott válaszát, majd ezt követően a panaszosnak az EUCAP Szomália válaszára adott észrevételeit.

Az ombudsman elé terjesztett érvek

6. A panaszos elmondta, hogy tudomására jutott, hogy az eljárást lezárták, és a szerződést az inkumbens vállalkozónak ítélték oda. Az eljárás eredményeit azonban nem tették közzé sem az e-közbeszerzési portálon (az uniós intézmények ajánlati felhívásainak kezelésére szolgáló online portálon), sem az EUCAP Szomália honlapján. A panaszos azt állította, hogy az EUCAP Szomáliának tájékoztatnia kellett volna az ajánlattevőket az eljárás eredményéről, és közzé kellett volna tennie a szerződés odaítéléséről szóló hirdetményt a megfelelő fórumokon.

7. Az EUCAP Szomália megerősítette, hogy a szerződést 2021. november végén ítélték oda. Azt állította azonban, hogy átkutatta szervereit, de nem talált érdeklődést a panaszos részéről.

8. Az EUCAP Szomália kijelentette, hogy a szomáliai szükséghelyzet/válsághelyzet miatt a „tárgyalásos eljárást” alkalmazta, és nem tette közzé az eljárást megindító hirdetményt.[3] A Bizottság a szomáliai helyzettel kapcsolatos magas biztonsági kockázatok miatt engedélyezte az EUCAP Szomália számára, hogy korlátozott ideig ilyen eljárást alkalmazzon [4].

9.  A panaszos azt állította, hogy az e-mailt a megfelelő e-mail címre és az előírt határidőn belül küldte el. Nehéz volt megérteni, hogy az EUCAP Szomália miért nem kapta meg e-mailjeit.

Az ombudsman értékelése

10. Az uniós költségvetési rendelet szerint a közbeszerzési eljárásokkal összefüggésben a dokumentumok benyújtására használt elektronikus rendszereket úgy kell kialakítani, hogy biztosítsák az ajánlattevő bizonyossággal történő hitelesítését, valamint a dokumentumok kézhezvételének pontos időpontját és időpontját [5].

11. A panaszban benyújtott dokumentáció alapján úgy tűnik, hogy a panaszos szándéknyilatkozatát és az azt követő e-maileket az eljárásról szóló értesítésben megadott e-mail címre küldte. Az EUCAP Szomália azonban azt állítja, hogy még utólagos ellenőrzést követően sem kapta meg a szándéknyilatkozatot. Úgy tűnik tehát, hogy a dokumentumok funkcionális postafiókon keresztül történő benyújtására használt elektronikus rendszer nem felelt meg a célnak, mivel nem biztosította a panaszos kérelmének megfelelő fogadását és tárolását.

12. Az ombudsman ezen eltávolításkor nem tudja felmérni, hogy milyen technikai probléma merült fel ebben az ügyben. Az ombudsman azonban sürgeti az EUCAP Szomáliát, hogy gondosan vizsgálja felül az ügyet a probléma azonosítása érdekében, és amennyiben problémát talál jelenlegi rendszerével kapcsolatban, hozzon létre egy olyan elektronikus rendszert a jövőbeli közbeszerzési eljárásokhoz, amely megfelel az uniós költségvetési rendeletben az ajánlattevők hitelesítésére és a dokumentumok átvételére vonatkozóan meghatározott követelményeknek. Az ombudsman javaslatot fog tenni e tekintetben a javításra.

13. Úgy tűnik, hogy az EUCAP Szomália nem válaszolt azokra az e-mailekre, amelyekben a panaszos tájékoztatást kért az eljárás állásáról. Ha az EUCAP Szomália válaszolt volna ezekre az e-mailekre, ez lehetővé tette volna a kérdés korábbi tisztázását. Bevált adminisztratív gyakorlat a külső érdekelt felek e-mailjeire való válaszadás, kivéve, ha azok visszaélésszerűek vagy ismétlődőek.

14. A tárgyalásos eljárás alkalmazását illetően a Bizottság megállapította, hogy a szomáliai válsághelyzet korlátozott ideig indokolttá tette a nyílt ajánlati felhívásoknál rugalmasabb közbeszerzési eljárások alkalmazását. Ez a magyarázat ésszerűnek tűnik. Az ombudsman azt is megjegyzi, hogy az EUCAP Szomália közzétette honlapján az odaítélésről szóló hirdetményt. Bízik abban, hogy az EUCAP Szomália megkezdi az e-közbeszerzési eljárások eredményeinek következetes közzétételét, amennyiben azt a költségvetési rendelet előírja.

15. A fentiek alapján az Ombudsman megállapítja, hogy ebben az esetben további vizsgálat nem indokolt.

Következtetés

A vizsgálat alapján az ombudsman az alábbi következtetéssel zárja le az ügyet:

További vizsgálatok nem indokoltak.

A panaszost és az EUCAP Szomáliát tájékoztatni fogják erről a határozatról.

Javítási javaslat

Az EUCAP Szomáliának ellenőriznie kell, hogy vannak-e problémák az általa a közbeszerzési eljárások során a dokumentumok benyújtására használt elektronikus rendszerrel. Amennyiben problémákat tár fel a jelenlegi rendszerével kapcsolatban, olyan rendszert kell létrehoznia, amely biztosítja, hogy az ajánlattevők által benyújtott dokumentumokat az uniós költségvetési rendelet követelményeivel összhangban helyesen kapják meg és hitelesítsék.

Emily O'Reilly
európai ombudsman

Strasbourg, 2022. 30.

[1] Az EUCAP Szomália egy harmadik országban működő uniós polgári válságkezelési misszió. Az Európai Unió Tanácsa hozta létre.

[2] Private Security Services Somalia (Szomáliai Szövetségi Köztársaság, beleértve Puntland államot is), hiv. PROC_ECS_2021_056, az eljárást megindító hirdetmény a https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https%3A%2F%2Fwww.eucap-som.eu%2Fwp-content%2Fuploads%2F2021%2F05%2FCfEoI_PROC_ECS_2021_056.doc&wdOrigin=BROWSELINK

[3] Az uniós költségvetési rendelet I. mellékletének 11.1. pontjával összhangban.

[4] A költségvetési rendelet I. mellékletének 39.2. pontja kimondja, hogy „a válsághelyzetben végrehajtott műveleteket úgy kell tekinteni, mint amelyek megfelelnek a rendkívüli sürgősség követelményének”.

[5] A költségvetési rendelet 149. cikke.