Tisztelt D. Úr!

1999. november 9-én Ön a MEDEA Intézet nevében panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz az 1998-as évre vonatkozó 48 679 € összegű támogatás késedelmes kifizetése miatt.

1999. november 18-án továbbítottam a panaszt az Európai Bizottság elnökének.

1999. december 7-i és 2000. január 5-i levelében Ön új állítást tett, amely szerint úgy tűnik, hogy a Bizottság megbüntette Önt, amiért panaszt nyújtott be az ombudsmanhoz. 2000. január 6‐i levelemmel továbbítottam leveleit a Bizottság elnökének, és felkértem a Bizottságot, hogy 2000. február 29‐ig nyújtsa be észrevételeit. Megjegyeztem, hogy ha az állítás igaz lenne, az a megfelelő ügyintézés elveinek nyilvánvaló megsértését jelentené. Ezért arra kértem a Bizottságot, hogy haladéktalanul tisztázza, hogy az illetékes bizottsági szolgálatok megbüntették-e a panaszost azért, mert gyakorolta a Szerződés szerinti azon jogát, hogy panaszt tegyen az ombudsmannál.

2000. január 18-i levelemben tájékoztattam a Bizottság alelnökét, LOYOLA DE PALACIO asszonyt is az Ön új állításáról. LOYOLA DE PALACIO asszony 2000. február 3-án azt válaszolta, hogy a Bizottság azonnal ki fogja vizsgálni, hogy ez az állítás igaz-e.

2000. január 21-i levelében arról tájékoztatott, hogy 2000. január 6-i levelem óta a Bizottság szolgálataival való kapcsolata jelentősen javult. A Bizottság 2000. március 6-án küldte meg véleményét, amelyet – amennyiben úgy kívánja – megküldtem Önnek észrevételezésre való felkéréssel. 2000. május 29-én megkaptam a Bizottság véleményével kapcsolatos észrevételeit.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

A panaszos szerint a releváns tények a következők voltak:

A panaszos a MEDEA Intézet (European Institute for Research on Mediterranean and Euro-Arab Co-operation) főigazgatója, amelynek éves támogatási szerződései vannak a Bizottsággal (DG I-B, Külkapcsolatok).

A problémák akkor kezdődtek, amikor a harmadik szerződést (1998. március–1999. március) nem írták alá. 1998 novemberében a MEDEA a korábbi szerződésekre vonatkozóan benyújtotta pénzügyi beszámolóját a DG I-B-nek. A DG I-B pénzügyi ellenőre 1999 januárjában ellenőrizte ezeket a beszámolókat. A Bizottság ellenőre nem volt elégedett a benyújtott elszámolásokkal, és a MEDEA-nak történő pénzátutalást az ellenőrzés végéig zárolták. Végül 1999. július 15-én új szerződést írtak alá.

1999. szeptember 30-án értesítették a panaszost a végleges ellenőrzési jelentésről, amely arra a következtetésre jutott, hogy amint a MEDEA jóváhagyja az ellenőrzés következtetéseit, € 48 679 összeget fizetnek ki a MEDEA-nak (az 1996-os és 1997-es támogatások visszatérítése a MEDEA-tól, a még kifizetendő 1998-as támogatási összeggel kompenzálva).

1999. október 8-án a MEDEA levelet intézett a DG I-B-hez, amelyben néhány változtatást kért az ellenőrzés két pontjával kapcsolatban. Ezeket a Bizottság 1999. október 22-i levelében elutasította. A MEDEA ezt követően 1999. október 22-i levelében elfogadta a Bizottság álláspontját.

1999. október 29-én azonban a Bizottság tájékoztatta a MEDEA-t, hogy a € 48 679 összeget két külön kifizetésben, a € 26 879 (azonnali kifizetés) és a € 21 800 kifizetésben fizetik ki. Az egyiptomi jogról szóló könyv/tanulmány (az 1997-es tevékenységek keretében történő) elkészítésével kapcsolatos költségeknek megfelelő második kifizetésre csak e munka befejezését követően kerülne sor, amelynek határideje 1999 vége volt.

Az ombudsmanhoz benyújtott panaszában a panaszos ezért azt állította, hogy az 1999. szeptember 30-i levélben foglaltaknak megfelelően a Bizottság I-B. Főigazgatóságának a € 48.679 támogatás teljes összegét ki kell fizetnie, és nem csak a € 26.879 támogatás első részét, ahogyan azt a későbbi, 1999. október 29-i levélben meghatározták.

Az ombudsmanhoz intézett 1999. december 7-i és 2000. január 5-i levelében a panaszos egy második állítást tett. Megjegyezte, hogy az ombudsmanhoz benyújtott panasza következtében a Bizottság illetékes szolgálatai azzal szankcionálták a MEDEA-t, hogy nemcsak a panasz tárgyát képező kifizetések, hanem a 2000. évi munkaprogram tekintetében is megtagadták a további megbeszéléseket. A panaszos azt is jelezte, hogy 2000. január 5-én az egyiptomi jogról szóló könyvet/tanulmányt átadják a Bizottságnak.

A VIZSGÁLAT

Véleményében a Bizottság megállapította, hogy 1996 óta a MEDEA éves támogatást kap költségei finanszírozására. A kifizetések előlegre és záró kifizetésre oszlanak. Az utolsó kifizetésre csak a kedvezményezett által az adott évre vonatkozóan teljesített költségekkel kapcsolatos igazoló dokumentumok ellenőrzése után kerül sor. Mivel a panaszos által benyújtott költségek pontatlansága és pontossága miatt nem lehetett meghatározni az 1996-os és 1997-es támogatásokra jogosult költségek pontos összegét, a pénzügyi vezető 1998 végén úgy határozott, hogy ellenőrzi az 1996-os és 1997-es támogatásokat.

Az 1999. május 20-i ellenőrzési jelentés megállapította, hogy a közösségi pénzeszközökkel nem megfelelően gazdálkodtak, és rögzítette a visszatérítendő összegeket (1996-ra 97 928 euró, 1997-re pedig € 37 022 euró). Ezeket az összegeket a panaszos vitatta.

1999 júniusában és júliusában találkozókat szerveztek a panaszos, az ellenőrzési szolgálat és a korábbi DG I-B között annak érdekében, hogy lehetővé tegyék a panaszos számára a bejelentett költségeket igazoló új dokumentumok és kiegészítő pénzügyi dokumentumok bemutatását, valamint hogy tisztázzák az ellenőrzés során felvetett kérdéseket. Mivel azonban a panaszos nem tudta benyújtani a továbbított pénzügyi információk pontosságának megállapításához szükséges indokolást, az ellenőrzés végleges következtetései rögzítették az 1996. évi támogatásra (91 794 €) és az 1997. évi támogatásra (13 460 €) vonatkozó jogosulatlan kifizetések összegét.

Időközben úgy döntöttek, hogy körültekintően járnak el, és az 1998-as támogatásnak csak egy részét fizetik ki a MEDEA-nak. Az 1999. évi támogatási szerződést azonban 1999. július 19-én írták alá, és júliusban 80 %-os előleget fizettek a MEDEA-nak, hogy az folytathassa működését. Ami a 2000-re vonatkozó kilátásokat illeti, a Bizottság az előzetes költségvetési tervezetébe belefoglalt egy 200 000 € összegű összeget a MEDEA számára, amit a Tanács és az Európai Parlament is megerősített. A panaszos támogatás iránti kérelmét a rendes költségvetési eljárásoknak megfelelően bírálnák el.

Ezenkívül az ellenőrzési jelentés megállapította, hogy az 1997-es tevékenységi program részeként az egyiptomi jogról szóló tanulmány elkészítésére bejelentett, de 1999. július végéig még be nem fejezett 21 600 € összeget vissza kell téríteni. Mivel a panaszos jelezte, hogy a munka hamarosan befejeződik, a DG I-B közbelépett annak érdekében, hogy ezt az összeget ne fizessék vissza azonnal, és hogy 1999 végéig további időt biztosítsanak a tanulmány befejezésére.

A pénzügyi ellenőrrel folytatott konzultációt követően 1999. szeptember 30-án közölték a panaszossal az ellenőrzés végleges következtetéseit, valamint az 1996-os és 1997-es jogosulatlan összegeknek az 1998-as támogatással történő ellentételezésére vonatkozó javaslatot. Miután a panaszos vitatta a végleges következtetések bizonyos pontjait, 1999 októberében levélváltásra került sor.

1999. november 29-i levelében a Bizottság tájékoztatta a MEDEA-t az egyiptomi jogról szóló könyvről/tanulmányról, hogy folytatja a € 11.000 kifizetését, de a € 10.800 összeg kifizetésére csak a munka befejezésekor kerül sor. A Bizottság szolgálatai úgy vélik, hogy bizonyos pénzügyi óvatosságot kell alkalmazni, mielőtt kifizetnék az 1998 végéig átadandó munka teljes összegét. 2000. január 5-én a munkálatokat átadták a Bizottságnak, de az ellenőrzést követően úgy tűnt, hogy azok nem felelnek meg a szerződés előírásainak. Következésképpen a Bizottság nem tudta teljesíteni az utolsó kifizetést. A panaszost 2000. január 19-i levelében tájékoztatták.

A második állítást illetően a Bizottság megjegyezte, hogy soha nem szankcionálta a MEDEA-t az ombudsmanhoz benyújtott panasz miatt. A panaszossal való találkozót valóban törölték 1999 decemberében. Ezt a döntést a panaszos által indított panasztételi eljárás tiszteletben tartása érdekében hozták meg (a panasz szövege még mindig nem érkezett meg az illetékes szolgálatokhoz). A panasz elemzését követően 2000. január 4-én ismét felvették a kapcsolatot a MEDEA-val, és a panaszos 2000. január 5-én, azaz egy nappal a második panasznak a Bizottság elnökéhez való megküldése előtt érkezett meg. E találkozó során 2000. január 13-ra egy második találkozót terveztek a 2000. évi tevékenységi program megvitatása céljából. A Bizottság hozzátette, hogy a 2000. évi tevékenységi program tervezetét és az 1999. évi tevékenységi jelentést hivatalosan csak 2000. január 12-én adták át a Bizottságnak. E találkozó során a Bizottság felkérte a panaszost, hogy módosítsa a tevékenységi programot. E módosítások kézhezvételét és elfogadását követően a Bizottság szolgálatai az alkalmazandó eljárásokkal összhangban aláírják a 2000. évi támogatást.

Észrevételeiben a panaszos megjegyezte, hogy a Bizottság a MEDEA javára 10 800 € összeget írt jóvá, amely megfelel az egyiptomi joggal kapcsolatos munka megvalósításához szükséges fennmaradó összegnek. A panaszos megköszönte az ombudsman segítségét ebben az ügyben.

Ami azt az állítást illeti, hogy megbüntették volna azért, mert panaszt tett az ombudsmannál, a panaszos 2000. január 21-i levelében megjegyezte, hogy az ombudsman 2000. január 6-i levele óta jelentősen javult a kapcsolata a Bizottság szolgálataival. Kijelentette, hogy 2000. január 13-án ismertetheti a MEDEA 2000. évi munkaprogramját a DG Relex osztályvezetőjével, és hogy a Bizottság biztosítékokat adott arra vonatkozóan, hogy a nehézségek megoldása folyamatban van.

A HATÁROZAT

1.1 A panaszos azt állította, hogy az 1999. szeptember 30-i levélben foglaltaknak megfelelően a Bizottság I-B. Főigazgatóságának a € 48.679 támogatás teljes összegét ki kell fizetnie, és nem csak a € 26.879 támogatás első részét, ahogyan arról a későbbi, 1999. október 29-i levélben döntöttek. A panaszos ezért azt kérte, hogy a Bizottság fizesse ki a fennmaradó 21 800 € összeget is, amely az egyiptomi joggal kapcsolatos munka költségeinek felel meg. A Bizottság megjegyezte, hogy folytatja a € 11.000 kifizetését, de a € 10.800 összeg kifizetésére csak a munka befejezésekor kerül sor. Az ellenőrzést követően azonban úgy tűnt, hogy nem felel meg a szerződés előírásainak. A Bizottság ezért nem tudta folytatni a kifizetést.

1.2 Az ombudsman megjegyzi, hogy - amint az a Bizottság véleményéből kitűnik - a Bizottság azért nem fizette ki azonnal az egyiptomi joggal kapcsolatos munka költségeinek megfelelő összeget, mert a panaszos nem fejezte be ezt a munkát az eredetileg 1999. július végére tervezett határidőig. Miután először jelezte, hogy ezt az összeget vissza kell téríteni, a Bizottság végül beleegyezett abba, hogy 1999 végéig további időt biztosít a panaszosnak a munka befejezésére. A munkát végül 2000. január 5-én adták át a Bizottságnak.

1.3 1999 novemberében az Európai Bizottság tájékoztatta a panaszost, hogy már kifizeti a € 11.000 első részét. Mivel azonban a végső munka nem felelt meg a szerződés feltételeinek, a Bizottság megtagadta a € 10 800 fennmaradó összeg kifizetését.

1.4 2000 májusában azonban a panaszos arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy a Bizottság végre kifizette a fennmaradó € 10.800-at, és megköszönte a segítségét ebben az ügyben. Az ombudsman ezért úgy véli, hogy az ügy e vonatkozása tekintetében a Bizottság lépéseket tett annak érdekében, hogy az ügyet a panaszos megelégedésére rendezze.

2.1 A panaszos azt állította, hogy az ombudsmanhoz benyújtott panasza következtében a Bizottság illetékes szolgálatai azzal szankcionálták a MEDEA-t, hogy nemcsak a panasz tárgyát képező kifizetések, hanem a 2000. évi munkaprogram tekintetében is megtagadták a további megbeszéléseket.

2.2 Az Európai Bizottság kijelentette, hogy soha nem szankcionálta a panaszost az ombudsmanhoz benyújtott panasz miatt. A Bizottság jelezte, hogy a panaszossal való találkozót 1999 decemberében törölték a panaszos által indított panasztételi eljárás tiszteletben tartása érdekében, és mivel a panasz szövege még mindig nem érkezett meg az illetékes szolgálatokhoz. Ezt követően azonban a Bizottság 2000. január 5-én, valamint 2000. január 13-án megkapta a panaszost, hogy megvitassa vele a 2000. évi tevékenységi programot. Továbbá 2000. január 21-én a panaszos arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy az ombudsman Prodi elnökhöz intézett 2000. január 6-i levele óta a Bizottság szolgálataival fenntartott kapcsolatai jelentősen javultak.

2.3 A fenti megfontolások alapján az ombudsman megállapította, hogy az ügy e vonatkozásával kapcsolatban az Európai Bizottság lépéseket tett annak érdekében, hogy az ügyet a panaszos megelégedésére rendezze.

Az Európai Bizottság észrevételeiből és a panaszos észrevételeiből kitűnik, hogy a Bizottság lépéseket tett az ügy rendezésére, és ezáltal elégedett a panaszossal. Az ombudsman ezért úgy határozott, hogy lezárja az ügyet.

Erről a döntésről az Európai Bizottság elnökét is tájékoztatni fogják.

Tisztelettel:

Jacob SÖDERMAN