Predmet se odnosio na razrješenje voditelja tima u projektu u Srednjoj Americi koji financira EU.

Ombudsmanica je istražila to pitanje i utvrdila da je Komisija postupila razumno dopuštajući korisniku projekta da otpusti voditelja tima nakon potpisivanja ugovora. Ombudsmanica je stoga zaključila predmet.

Predmet se odnosio na natječajni postupak Europske komisije za pružanje usluga upravljanja IT-om i povezanih usluga. Tužitelj je konzorcij čija je ponuda za predmetni ugovor bila neuspješna.

Glavna je tvrdnja podnositelja pritužbe da je Komisija dodijelila ugovor ponuditelju koji je ponudio rješenje za povrat podataka u slučaju katastrofe koja je bila niža od one koja se zahtijevala ugovorom.

Europski ombudsman istražio je to pitanje i utvrdio da je Komisija, smatrajući da je odabrana ponuda u skladu s natječajnim specifikacijama, počinila nepravilnosti u postupanju u ovom predmetu. Preporučila je Komisiji da (a) potvrdi nepravilnosti u postupanju i (b) razmotri zahtjev podnositelja pritužbe za naknadu štete.

Nažalost, Komisija nije prihvatila preporuke Ombudsmana i nije pružila uvjerljive razloge za odbijanje. Stoga je Ombudsman zaključio predmet upućivanjem dviju kritičkih primjedbi Komisiji.

Pritužba se odnosila na rad sustava ranog upozoravanja (EWS) Europske komisije, računalnog informacijskog sustava namijenjenog utvrđivanju „prijetnji” financijskim interesima i ugledu EU-a. EWS ima pet glavnih kategorija upozorenja, od W1 do W5. Određene kategorije upozorenja sadrže potkategorije (W1a, b, c i d, W3a i b i tako dalje). Ovaj se predmet odnosi na upozorenje W3b. Upozorenje W3b izdaje se za osobe protiv kojih je pokrenut sudski postupak zbog ozbiljnih administrativnih pogrešaka ili prijevare.

Podnositelj pritužbe tvrdio je da je OLAF-ov zahtjev za registraciju upozorenja protiv podnositelja pritužbe u sustavu ranog upozoravanja bio nepravilan, kao i njegovo odbijanje da ukine to upozorenje, s obzirom na to da protiv podnositelja pritužbe nije pokrenut nikakav sudski postupak.

Ombudsmanica je utvrdila da mora postojati činjenična osnova za svrstavanje osobe u određenu kategoriju sustava ranog upozoravanja. Ako to nije slučaj, kategorizacija osoba u sustavu ranog upozoravanja nema nikakvo značenje. Utvrdio je da OLAF-ovo tumačenje upozorenja W3b omogućuje različitu kategorizaciju osoba u usporedivim situacijama. Osoba koja je u nadležnosti, na primjer, pravnog sustava Ujedinjene Kraljevine i dalje bi bila razvrstana u W2 ako bi OLAF obavijestio britansko krunsko državno odvjetništvo o svojim nalazima, dok bi osoba koja je u nadležnosti, na primjer, belgijskog pravnog sustava, bila razvrstana u W3b ako bi bila pod istragom. Ne može se pružiti objektivno opravdanje za takvo različito postupanje. Ombudsmanica je stoga iznijela prijedlog prijateljskog rješenja, tražeći od OLAF-a da ukine upozorenje W3b izdano protiv podnositelja pritužbe i da analizira informacije kojima raspolaže u vezi s podnositeljem pritužbe kako bi utvrdio je li drugo upozorenje primjereno. OLAF nije slijedio prijedlog Europskog ombudsmana. Na temelju svoje istrage o pritužbi Europski ombudsman zaključio je svoju istragu kritičkom napomenom.

Sažetak odluke o žalbi OI/3/2008/FOR protiv Europske komisije

Sustav ranog upozoravanja Europske komisije (EWS) računalni je informacijski sustav kojim se nastoje utvrditi „prijetnje” financijskim interesima i ugledu EU-a. Na primjer, sustav ranog upozoravanja omogućuje osoblju Komisije uključenom u natječajne postupke da provjeri postoji li sumnja na prijevaru među ponuditeljima. Nakon što je zaprimio nekoliko pritužbi o radu sustava ranog upozoravanja, Ombudsman je pokrenuo istragu, uključujući javno savjetovanje kojem su pridonijeli mnogi dionici. Jedna od zabrinutosti iznesenih u savjetovanju bila je činjenica da pojedinci i poduzeća nisu sustavno obaviješteni o tome da su uvršteni na popis u sustavu ranog upozoravanja. Sudionici su tvrdili i da nije bilo jasno kako podnijeti žalbu protiv takvog uvrštenja.

Komisija je u svojem mišljenju potvrdila da subjekti navedeni u sustavu ranog upozoravanja obično nisu obaviješteni o toj činjenici. Osim toga, priznao je da sustav nema formalni žalbeni mehanizam.

Ombudsmanica je zaključila da područje primjene određenih upozorenja u sustavu ranog upozoravanja nije jasno definirano. Također je pozvao Komisiju da zajamči pravo na saslušanje prije donošenja bilo kakvih odluka o uključivanju osoba ili poduzeća u sustav ranog upozoravanja. Nadalje, trebalo bi poštovati pravo na pristup spisu. Osim toga, pogođene osobe ili poduzeća trebalo bi obavijestiti o njihovu pravu na pritužbu Europskom ombudsmanu ili traženje sudske zaštite.

U svojem odgovoru na nacrt preporuke Komisija je navela da 2013. namjerava predstaviti revidiranu odluku o sustavu ranog upozoravanja. Takva revidirana odluka pripremit će se s obzirom na nacrt preporuke Europskog ombudsmana i ishod žalbe Sudu Europske unije u predmetu Planet (koji se odnosi na sustav ranog upozoravanja).

Ombudsman je zaključio svoju istragu na temelju predanosti Komisije reformi sustava ranog upozoravanja. Međutim, dodatno je upozorio Komisiju da osigura da ona poduzme i korake za zaštitu temeljnih prava u razdoblju prije reforme sustava ranog upozoravanja.

Tužitelj je njemački državljanin. U kolovozu 2010. obratio se Komisiji i zatražio, u skladu s Uredbom 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima, preslike određenih pripremnih dokumenata koji se odnose na Komisijinu „Interpretativnu komunikaciju o primjeni članka 296. Ugovora u području nabave u području obrane”. Komisija je odbila pristup i tvrdila da su svi zatraženi dokumenti obuhvaćeni područjem primjene izuzeća iz članka 4. stavka 1. točke (a) Uredbe 1049/2001 („obrana i vojna pitanja”). Dodao je da se zbog istog razloga ne može odobriti ni djelomičan pristup. Podnositelj pritužbe zatim je podnio ponovni zahtjev za pristup. Nakon što je produljila rok za obradu njegova ponovnog zahtjeva za 15 radnih dana, Komisija je obavijestila podnositelja pritužbe da unatoč produljenom roku nije mogla dovršiti svoju odluku.

U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe tvrdio je da Komisija nije obradila njegov ponovni zahtjev za pristup određenim dokumentima u rokovima predviđenima Uredbom 1049/2001. Tvrdio je da bi Komisija trebala i. brzo obraditi njegov ponovni zahtjev i ii. odobriti pristup predmetnim dokumentima.

Pritužba je 17. prosinca 2010. proslijeđena predsjedniku Komisije radi mišljenja. Podnositelj pritužbe 23. prosinca 2010. obavijestio je službe Ombudsmana da mu je Komisija, na njegovo iznenađenje i veliku radost, odobrila neograničen pristup svim dokumentima koje je zatražio. Istaknuo je da je njegov zahtjev za pristup ispunjen i da smatra da je to pitanje riješeno.

Ombudsman je stoga zaključio predmet kako ga je riješila institucija.