(Izrađeno u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana (1))

COMPLAINT

Osnovne informacije

Podnositelj pritužbe, njemački konzultant, prijavio se 2. listopada 2003. Europskoj komisiji kao odgovor na njezin poziv na podnošenje prijedloga za razdoblje 2003. – 2004. u okviru programa Leonardo da Vinci. U skladu s pravilima utvrđenima u pozivu na podnošenje prijedloga projekti su se morali dostaviti do 3. listopada 2003.

Odgovarajuća pravila utvrđena su u Odluci Vijeća 1999/382/EZ od 26. travnja 1999. o uspostavi druge faze akcijskog programa Zajednice za strukovno osposobljavanje "Leonardo da Vinci" . Za prijedloge podnesene u skladu s postupkom C (kao što je postupak podnositelja pritužbe) relevantnim pravilima predviđa se postupak odabira u dva koraka, odnosno i. odabir predprijedloga i ii. odabir cjelovitih prijedloga te sudjelovanje upravljačkog odbora („odbor Leonardo da Vinci”).

Relevantni koraci koje treba poduzeti opisani su u ovim pravilima kako slijedi:

U skladu s pravilima definiranima u pozivu na podnošenje prijedloga, predprijedlozi se podnose Komisiji. (...)

ii. Komisija će ocijeniti sve predprijedloge i, nakon što zatraži mišljenje [Odbora Leonardo da Vinci], izvršiti odabir. (...)

iii. Samo će promotori uspješnih projekata biti pozvani da Komisiji podnesu potpuni prijedlog. (...)

iv. Komisija će uz pomoć neovisnih stručnjaka provesti transnacionalnu procjenu zaprimljenih prijedloga i sastaviti uži popis projekata. (...)

v. U skladu s postupkom utvrđenim u članku 7. Odluke, Komisija traži mišljenje [Odbora Leonardo da Vinci] o ovom užem popisu.

vi. Komisija će sastaviti konačni popis odabranih prijedloga i obavijestiti [Odbor Leonardo da Vinci]. (...)

vii. (...)

viii. Predprijedlozi se moraju odabrati u roku od tri mjeseca nakon isteka razdoblja za podnošenje prijedloga kako je navedeno u pozivu na podnošenje prijedloga; postupak u fazama od iii. do vi. ne bi trebao trajati dulje od pet mjeseci.”

Komisija je 22. prosinca 2003. obavijestila podnositelja pritužbe da se njegov projekt ne može odabrati jer nije poštovao rok za podnošenje prijedloga.

Podnositelj pritužbe smatrao je da je poštovao taj rok s obzirom na to da je svoj prijedlog poslao preporučenom poštom 2. listopada 2003.

Podnositelj pritužbe kontaktirao je Komisiju telefonom 29. prosinca 2003. U dopisu poslanom istog dana zatražio je od Komisije da do 5. siječnja 2004. potvrdi da je njegov projekt podnesen na vrijeme, inače će se obratiti sudovima za pomoć. U svojem dopisu Komisiji podnositelj pritužbe podnio je i pritužbe („Dienstaufsichtsbeschwerden”) protiv osobe zadužene za njegov projekt i protiv voditelja nadležne službe Komisije.

Pritužba 33/2004/GG

Podnositelj pritužbe istog je dana proslijedio primjerak svojeg dopisa Komisiji od 29. prosinca 2003. Ombudsmanu. U popratnom pismu zatražio je od Ombudsmana da ispita to pitanje. Stoga je Europski ombudsman taj dopis zabilježio kao pritužbu (pritužba 33/2004/GG).

Budući da je dopis podnositelja pritužbe Komisiji poslan istog dana kao i dopis Ombudsmanu, bilo je jasno da Komisija još nije imala dovoljno vremena za razmatranje tog pitanja. Pritužba je stoga 13. siječnja 2004. odbijena na temelju članka 2. stavka 4. Statuta Europskog ombudsmana.

Pritužba 221/2004/GG

Podnositelj pritužbe pisao je 15. siječnja 2004. kako bi obavijestio Ombudsmana da želi obnoviti svoju pritužbu. Stoga je taj dopis evidentiran kao nova pritužba (pritužba 221/2004/GG). Podnositelj pritužbe nije podnio nikakve navode, već je samo zatražio od Ombudsmana da ispita to pitanje. Međutim, čini se da je smatrao da Komisija nije pravilno obradila njegov zahtjev.

Komisija je u svojem mišljenju prihvatila da je došlo do pogreške. Prema Komisijinu mišljenju, pažljivije ispitivanje omotnice koju je poslao podnositelj pritužbe pokazalo je da je postojalo teško čitljiv poštanski žig koji je nosio datum 2. listopada 2003. Komisija je istaknula da je, kako bi ispravila tu pogrešku, odabrala predprijedlog projekta podnositelja pritužbe za predstavljanje potpunog prijedloga. Podnositelju pritužbe prvotno je omogućeno da podnese cijeli prijedlog do 1. ožujka 2004. Nakon što je podnositelj pritužbe istaknuo da će tako raspolagati s manje vremena za podnošenje potpunog prijedloga od drugih promotora, Komisija je prihvatila da mu treba dati isti broj dana da pripremi svoj potpuni prijedlog kao i svim ostalim kandidatima.

Komisija je zajedno sa svojim mišljenjem dostavila presliku interne bilješke od 28. siječnja 2004. u kojoj je objasnila pristup koji je predložen u ovom predmetu.

U svojim očitovanjima o tom mišljenju podnositelj pritužbe naglasio je da nije imao koristi od iste količine informacija kao drugi podnositelji zahtjeva jer Komisija nije dostavila nikakve informacije o tome kako bi se, prema mišljenju Komisije, projekt naveden u predprijedlogu mogao poboljšati u punom prijedlogu, što je Komisija učinila u pogledu svih ostalih podnositelja zahtjeva. Prema mišljenju podnositelja pritužbe, to je bio ozbiljan nedostatak koji bi on uzeo u obzir u svojoj konačnoj ocjeni nakon okončanja postupka podnošenja zahtjeva i kako bi odlučio jesu li potrebni daljnji koraci za obranu njegovih prava. Podnositelj pritužbe istaknuo je i da Komisija nije odgovorila na njegove pritužbe („Dienstaufsichtsbeschwerden”) protiv osobe zadužene za njegov projekt i protiv voditelja nadležne službe Komisije.

Ombudsmanica je smatrala da se čini da je izostanak odgovora Komisije na „Dienstaufsichtsbeschwerden” posljedica nesporazuma Komisije. S obzirom na konstruktivan i brz pristup Europskog ombudsmana ovom predmetu, Europski ombudsman smatrao je da to pitanje nije potrebno razmatrati u okviru ove istrage. Međutim, podnositelj pritužbe obaviješten je o mogućnosti podnošenja nove pritužbe u vezi s tim pitanjem ako, suprotno očekivanjima, Komisija ne riješi to pitanje.

Što se tiče merituma predmeta, Ombudsmanica je smatrala da je Komisija djelovala brzo i konstruktivno kako bi ispravila pogrešku do koje je došlo. Ombudsmanica je napomenula da je podnositelj pritužbe tvrdio da, suprotno onomu što je rekla Komisija, nije primio toliko informacija kao drugi podnositelji zahtjeva. Ombudsmanica je smatrala da je podnositelj pritužbe stoga podnio novu, dodatnu tvrdnju. Ombudsman smatra da nije bilo primjereno obraditi tu novu tvrdnju u njegovoj istrazi o pritužbi 221/2004/GG iz najmanje dva razloga. Prvo, čini se da podnositelj pritužbe nije postavio to pitanje Komisiji prije nego što ga je podnio Ombudsmanu. Komisija stoga još nije imala mogućnost razmotriti to pitanje. Drugo, podnositelj pritužbe ostao je slobodan podnijeti novu pritužbu Ombudsmanu u slučaju da bi navodni propust Komisije da mu dostavi informacije trebao negativno utjecati na odluku Komisije o njegovu punom prijedlogu. Ombudsmanica je stoga zaključila da (podložno navedenoj odredbi) nakon koraka koje je poduzela Komisija više nije bilo nepravilnosti u postupanju. Stoga je 5. svibnja 2004. zaključio predmet.

Daljnji razvoj događaja

Komisija je 21. lipnja 2004. obavijestila podnositelja pritužbe da njegov prijedlog nije odabran.

Podnositelj pritužbe uložio je prigovor na tu odluku u dopisu poslanom 26. lipnja 2004. U tom je dopisu kritizirao činjenicu da su osobe protiv kojih je podnio pritužbu („Dienstaufsichtsbeschwerden”) bile, suprotno njegovim opetovanim zahtjevima, uključene u ocjenu njegova prijedloga. Podnositelj pritužbe nadalje je tvrdio da je odbijanje njegova prijedloga bilo proizvoljno s obzirom na to da se čini da osobe koje su ocijenile taj prijedlog nemaju potrebno stručno znanje. Također je zatražio pristup spisu Komisije i istaknuo da će zatražiti naknadu štete zbog odbijanja njegova prijedloga nakon što je imao pristup tom spisu.

Podnositelj pritužbe nadalje je tvrdio da, da je njegov predprijedlog pravilno obrađen, ne bi bilo potrebe za podnošenjem potpunog prijedloga koji uključuje visoke troškove. Nadalje je naglasio da bi, da je njegov predprijedlog ocijenjen pozitivno, primio (kao što su to učinili svi drugi podnositelji zahtjeva) rezultate te prve evaluacije koji bi mu omogućili da u svojem prijedlogu uzme u obzir dodatne probleme, o kojima je sada prvi put obaviješten. Podnositelj pritužbe napomenuo je da se šteta koju je uzrokovao taj aspekt Komisijina postupanja s njegovim predmetom već mogla precizno izraziti. Stoga je zatražio 2 275 eura za troškove povezane s njegovim nastojanjima da Komisija razmotri njegov predprijedlog (30 sati radnog vremena po stopi od 75 eura po satu uvećanoj za paušalni iznos od 25 eura za troškove slanja telefaksa i telefonskih poziva) i 8 752,60 eura zbog (kako se pokazalo) uzaludne pripreme prijedloga (20 radnih dana po stopi od 409 eura po danu uvećanoj za paušalni iznos od 7 % za troškove). Ukupni iznos stoga je iznosio 11 027,60 EUR.

U svojem dopisu od 26. lipnja 2004. podnositelj pritužbe također je istaknuo da je već nekoliko puta zatražio uvid u spis Komisije te je pozvao Komisiju da u roku od tri dana odredi odgovarajući datum za uvid u taj spis u prostorima Komisije u Bruxellesu.

Podnositelj pritužbe je 14. srpnja 2004. pisao Komisiji kako bi je podsjetio da njegov zahtjev za pristup još nije riješen. Podnositelj pritužbe stoga je izričito obnovio taj zahtjev. Obavijestio je Komisiju i da želi podnijeti pritužbe („Dienstaufsichtsbeschwerden”) protiv osobe odgovorne za njegov zahtjev za pristup dokumentima i protiv direktora nadležnog odjela Komisije.

Komisija je 19. srpnja 2004. odgovorila na dopis podnositelja pritužbe od 26. lipnja 2004. Komisija je u tom odgovoru istaknula da su cijeli prijedlog podnositelja pritužbe ocijenila tri neovisna vanjska stručnjaka. Komisija smatra da je postupak stoga bio objektivan i transparentan te da se njime poštovalo načelo jednakog postupanja prema svim podnositeljima zahtjeva. Komisija je tvrdila da problem koji se pojavio u pogledu ispitivanja predprijedloga podnositelja pritužbe nije utjecao na taj zaključak. Istaknula je da je ponovno razmotrila svoju odluku da zahtjev podnositelja pritužbe proglasi nedopuštenim. Komisija je također napomenula da je, kako bi se izbjegla svaka diskriminacija u odnosu na druge podnositelje zahtjeva, pozvala podnositelja pritužbe da stupi u kontakt sa svojim službama radi rasprave o daljnjim pitanjima u vezi s njegovim zahtjevom. Komisija je naglasila da podnositelj pritužbe nije iskoristio tu mogućnost. Napomenula je i da je podnositelju pritužbe dala dodatno vrijeme da pripremi svoj prijedlog. Kad je riječ o pristupu dokumentima, Komisija je protumačila zahtjev kao zahtjev za pristup procjenama prijedloga podnositelja pritužbe koje su pripremili prethodno navedeni stručnjaci. Taj je zahtjev odbijen na temelju članka 4. stavka 3. Uredbe 1049/2001. Što se tiče „Dienstaufsichtsbeschwerdena”, Komisija je objasnila da nije znala za pravnu osnovu za takve pritužbe u pravu Zajednice. Stoga je pozvala podnositelja pritužbe da dostavi preciznije naznake o osnovi takvih pritužbi.

Podnositelj pritužbe podnio je 30. srpnja 2004. ponovni zahtjev, slanjem telefaksa glavnom tajniku Komisije, za pristup dokumentima na temelju Uredbe 1049/2001.

Ovaj prigovor

Podnositelj pritužbe također je 30. srpnja 2004. podnio dodatnu pritužbu Ombudsmanu koja je registrirana pod brojem 2437/2004/GG.

Podnositelj pritužbe u svojoj pritužbi nije iznio precizne navode i tvrdnje. Međutim, činilo se da je podnositelj pritužbe želio tvrditi da je bio diskriminiran u odnosu na druge podnositelje zahtjeva. Također je bilo jasno da smatra da bi Komisija trebala platiti naknadu štete zatraženu u njegovu dopisu od 26. lipnja 2004. i da bi trebala odgovoriti na „Dienstaufsichtsbeschwerden”.

Što se tiče Komisijina argumenta prema kojem ga je pozvala da raspravi o svim relevantnim pitanjima prije nego što je potonji podnio svoj prijedlog, ali da nije iskoristio tu mogućnost, podnositelj pritužbe naveo je da u to vrijeme nije imao nikakvih pitanja o meritumu svojeg zahtjeva, s obzirom na to da od Komisije nije primio nikakvu preliminarnu ocjenu. Podnositelj pritužbe nadalje je istaknuo da je utvrđena (i razumna) praksa Komisije da ne sudjeluje u takvim „raspravama s ciljem optimizacije zahtjeva” tijekom postupka koji je u tijeku. Stoga je zatražio od Ombudsmana da ispita je li Komisija doista sudjelovala u takvim raspravama u ovom predmetu.

U tim okolnostima Ombudsman je podnositelja pritužbe shvatio kao (1) da je bio diskriminiran u usporedbi s drugim podnositeljima zahtjeva, (2) da bi Komisija trebala platiti naknadu štete navedenu u njegovu dopisu od 26. lipnja 2004. i (3) da bi Komisija trebala odgovoriti na "Dienstaufsichtsbeschwerden". Stoga je od Komisije zatraženo da dostavi mišljenje o toj tvrdnji i tim tvrdnjama. Podnositelj pritužbe obaviješten je o tome.

Ombudsmanica je obavijestila podnositelja pritužbe i Komisiju da se ne čini da se pritužba odnosi na pitanje pristupa dokumentima u spisu.

Telefaks podnositelja pritužbe od 31. kolovoza 2004.

U telefaksu od 31. kolovoza 2004. podnositelj pritužbe obavijestio je Ombudsmana da se također želi žaliti na odbijanje Komisije da mu odobri pristup dokumentima. Ombudsman je 13. rujna 2004. proslijedio primjerak tog telefaksa Komisiji te je od nje zatražio mišljenje i o dodatnoj tvrdnji.

Telefaks podnositelja pritužbe od 12. rujna 2004.

Podnositelj pritužbe obavijestio je 12. rujna 2004. Ombudsmana da je primio dopis od 2. rujna 2004. u kojem je Komisija napomenula da se rok za odgovor na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe od 30. srpnja 2004. (koji je prema Komisiji registriran 12. kolovoza 2004.) mora produljiti za dodatnih 15 radnih dana (do 23. rujna 2004.) zbog činjenice da je nekoliko službenika čije je stručno znanje bilo potrebno za obradu zahtjeva bilo na godišnjem odmoru. Podnositelj pritužbe smatrao je da odluka koju je donijela Komisija nije točna s obzirom na to da Komisiji ne bi trebalo dopustiti da produlji vrijeme za obradu zahtjeva odgađanjem registracije zahtjeva i da bi se razlog koji je navela Komisija mogao upotrijebiti za zaobilaženje bilo kojeg roka. Također je izrazio sumnje u pogledu toga je li dopis Komisije (za koji je tvrdio da ga je primio 11. rujna 2004.) doista poslan 2. rujna 2004. Ombudsman je 4. listopada 2004. Komisiji proslijedio primjerak telefaksa podnositelja pritužbe.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Komisija je u svojem mišljenju dala kronologiju događaja. U skladu s tim opisom, Komisijin odbor za odabir proglasio je prijedlog podnositelja pritužbe nedopuštenim na svojoj sjednici od 16. listopada 2003., dok je dopis kojim se podnositelja pritužbe obavješćuje o tome poslan 22. prosinca 2003. Ipak, prema toj kronologiji, telefaks podnositelja pritužbe od 30. srpnja 2004. Komisija je zaprimila 6. kolovoza 2004.

Osim toga, Komisija je iznijela sljedeće primjedbe:

Odabir prijedloga u okviru programa Leonardo da Vinci sastojao se od dva koraka. Tužitelj je najprije podnio predprijedlog koji je Komisija naknadno ocijenila uz pomoć neovisnih vanjskih stručnjaka. Na temelju rezultata te evaluacije podnositelji zahtjeva s najboljim predprijedlozima pozvani su da podnesu potpuni prijedlog.

Predprijedlog podnositelja pritužbe prvotno je odbijen zbog činjenice da se čini da je podnesen nakon relevantnog roka. Ta je odluka poništena nakon što je podnositelj pritužbe uložio prigovor na nju u svojem dopisu od 29. prosinca 2003. Međutim, budući da je ta žalba zaprimljena nakon što je evaluacija već dovršena, predprijedlog podnositelja pritužbe, za razliku od drugih predprijedloga, nisu ocijenili vanjski stručnjaci. Kako bi se izbjeglo da podnositelj pritužbe bude u nepovoljnom položaju zbog prvotne odluke Komisije, ipak je pozvan da predstavi potpuni prijedlog i da se obrati službama Komisije u vezi sa svim pitanjima koja bi mogao imati u vezi sa svojim prijedlogom. Kako bi se izbjegla svaka diskriminacija u usporedbi s drugim podnositeljima zahtjeva, podnositelju pritužbe dodatno je dano više vremena da podnese svoj potpuni prijedlog.

Potvrđeno je da je između mišljenja odbora za odabir i dopisa Komisije kojim se podnositelja pritužbe obavješćuje o nedopuštenosti njegove prijave proteklo određeno razdoblje. Do kašnjenja je došlo zbog činjenice da je odluka Komisije o predprijedlozima, u okviru postupka C, donesena nakon dobivanja mišljenja odbora Leonardo da Vinci i nakon isteka razdoblja predviđenog za ostvarivanje prava Europskog parlamenta na nadzor.

Zbog toga je Komisija uvela izvanredni postupak kako bi podnositelju pritužbe omogućila podnošenje potpunog prijedloga. Komisija je prihvatila da su je nečitljivi poštanski pečati (na zahtjev podnositelja pritužbe) pri ispitivanju dopuštenosti zahtjeva doveli u zabludu te se zbog toga ispričala podnositelju pritužbe. Međutim, uvidjela je da je ta pogreška ispravljena tako što je iznimno prihvaćeno da podnositelj pritužbe može podnijeti potpuni prijedlog, pozivajući ga da se obrati svojim službama u vezi sa svim pitanjima koja se odnose na predprijedlog i dajući mu poseban rok za podnošenje potpunog prijedloga.

Podnositelj pritužbe nije pretrpio nikakvu štetu zbog činjenice da je njegov zahtjev prvotno proglašen nedopuštenim. Treba napomenuti da su od podnošenja predprijedloga do podnošenja potpunog prijedloga službe Komisije i podnositelj pritužbe razmijenili nekoliko poruka. Međutim, činilo se da podnositelj pritužbe nije podnio nikakve zahtjeve u pogledu mogućih primjedbi vanjskih stručnjaka u vezi s njegovim predprijedlogom ili mogućnostima poboljšanja njegova prijedloga tijekom tog razdoblja.

Također nije bilo izravne veze između preporuka vanjskih stručnjaka za poboljšanje predprijedloga i odabira prijedloga, s obzirom na to da je stopa uspješnosti između faze predprijedloga i faze prijedloga iznosila oko 50 %.

Također treba napomenuti da u pravu Zajednice nije postojalo „pravo” na subvenciju. Komisija stoga nije isplatila naknadu osobama koje su podnijele zahtjev za subvenciju za vrijeme koje su provele pripremajući svoje prijedloge.

Komisija se stoga nije složila sa stajalištem podnositelja pritužbe da ima pravo na naknadu.

Nakon što je primila dopis podnositelja pritužbe od 29. prosinca 2003., Komisija je ponovno ocijenila predmet. Komisija je na odgovarajući način revidirala svoje stajalište i zaključila da se ne može prigovoriti nadležnom dužnosniku ili povjerenstvu za odabir, koji su počinili pogrešku u „dobroj vjeri”. Komisija je svoje stajalište iznijela u svojem dopisu od 19. srpnja 2004. u kojem je objasnila da nije upoznata ni s kakvom pravnom osnovom za „Dienstaufsichtsbeschwerden” u pravu Zajednice te je pozvala podnositelja pritužbe da dostavi preciznije naznake o osnovi takvih pritužbi. Podnositelj pritužbe nije odgovorio na taj poziv.

Što se tiče pitanja uvida u spis, ponovni zahtjev od 30. srpnja 2004. upisan je 12. kolovoza 2004. Rok od 15 radnih dana za odgovor stoga je istekao 2. rujna 2004. Komisija je istog dana pisala podnositelju pritužbe kako bi ga obavijestila da je relevantno razdoblje produljeno. Razlog na koji se Komisija pozvala bio je potpuno legitiman. Nakon preispitivanja zahtjeva Komisija je odlučila podnositelju pritužbe dostaviti evaluacijske obrasce vanjskih stručnjaka, ali nije otkrila identitet tih stručnjaka. Konačni odgovor poslan je podnositelju pritužbe 24. rujna 2004.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima iznio sljedeće primjedbe:

Komisija je priznala da je nepravilno postupanje s njegovim zahtjevom iz listopada 2003. u potpunosti njezina odgovornost. Međutim, nije dokazao svoju tvrdnju da je do toga došlo zbog nečitljivih poštanskih žigova na omotnici koja sadržava taj zahtjev, primjerice podnošenjem preslike predmetnog dokumenta. Dokumentu još nije odobren pristup. Stoga na temelju dostupnih dokaza nije dokazano da je okolnost koju navodi Komisija dovela do pogrešnog postupanja sa zahtjevom.

Već prije podnošenja predprijedloga Komisiji je skrenuo pozornost na činjenicu da bi određivanje roka 3. listopada 2003. dovelo do različitog postupanja prema njemačkim tužiteljima, s obzirom na to da njemački poštanski uredi nisu bili otvoreni tog dana koji je bio državni praznik. Međutim, Komisija je odbila prihvatiti njegov zahtjev za promjenu roka.

Stoga je zadržan zahtjev za pristup cijelom spisu.

Naime, da je Komisija doista trebala sumnjati u to je li njegov zahtjev bio pravodobno poslan, bila bi obvezna od njega zatražiti da u roku od 48 sati podnese dokaze kojima se dokazuje da je dopis otpremljen na vrijeme. Međutim, Komisija to nije učinila.

Ako ocjena vanjskih stručnjaka doista ne bi bila moguća u trenutku kada se pokazalo da je predprijedlog bio dopušten, Komisija bi bila dužna, na vlastitu inicijativu i bez potrebe za zahtjevom u tom smislu, obavijestiti ga o svojoj ocjeni predprijedloga i o svojim prijedlozima o tome kako ga poboljšati.

Budući da Komisija nije dostavila takvu obavijest, pretpostavio je da Komisija nije imala nikakve temeljne prigovore u pogledu sadržaja ili oblika i da Komisija nije smatrala da predprijedlog treba temeljito optimizirati. Na temelju tog očekivanja pripremio je cijeli prijedlog.

Daljnje istrage

Nakon pažljivog razmatranja mišljenja Komisije i primjedbi podnositelja pritužbe činilo se da su potrebne dodatne istrage.

Zahtjev Europskog ombudsmana za dodatne informacije

Ombudsman je stoga 17. siječnja 2005. zatražio od Komisije (1) da se očituje o argumentu podnositelja pritužbe da Komisija nije obradila cijeli opseg njegova zahtjeva za pristup spisu Komisije, (2) da dostavi presliku omotnice koja sadržava predprijedlog podnositelja pritužbe koji je poslan Komisiji u listopadu 2003. i (3) da dostavi konkretnije informacije (a) o pravnim odredbama koje su je obvezale da se savjetuje s odborom Leonardo da Vinci, a možda i s Europskim parlamentom, i u slučaju zahtjeva koji su proglašeni nedopuštenima zbog toga što su podneseni sa zakašnjenjem i (b) o tome kada je odbor Leonardo da Vinci dao svoje mišljenje i o isteku roka predviđenog za pravo Europskog parlamenta na kontrolu.

Odgovor Komisije

U svojem odgovoru poslanom 14. ožujka 2005. Komisija je iznijela sljedeće primjedbe:

U svojem dopisu od 26. lipnja 2004. podnositelj pritužbe zatražio je uvid u Komisijin spis u mjeri u kojoj je osporavao objektivnost evaluacije svojeg prijedloga dovodeći u pitanje kvalitetu ili postojanje evaluacija vanjskih stručnjaka. Komisija je taj zahtjev riješila dopisom od 24. rujna 2004. Zajedno s tim dopisom proslijedila je podnositelju pritužbe anonimizirane evaluacijske listove vanjskih stručnjaka u vezi s njegovim prijedlogom. Podnositelj pritužbe nije spomenuo poseban dokument koji bi mu Komisija trebala dostaviti. Službe Komisije stoga nisu mogle vidjeti što podnositelj pritužbe misli kada je naveo da mu Komisija nije odobrila potpuni pristup spisu.

Komisija se morala savjetovati s odborom Leonardo da Vinci o nacrtu popisa odabranih predprijedloga. Odbor je dao pozitivno mišljenje 17. studenoga 2003. Nacrt odluke podnesen je Parlamentu 17. studenoga 2003., a rok za ostvarivanje prava Parlamenta na nadzor istekao je 16. prosinca 2003.

Komisija je zajedno sa svojim dopisom od 14. ožujka 2005. dostavila primjerak omotnice s predprijedlogom podnositelja pritužbe koji je poslan Komisiji u listopadu 2003.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima zadržao svoju pritužbu i iznio sljedeće dodatne primjedbe:

Budući da je zatražio pristup cjelokupnom spisu Komisije, nije bilo potrebe za njegovim određivanjem posebnih dokumenata.

Jedan od poštanskih žigova na omotnici koji je sadržavao njegov predprijedlog bio je 2. listopada 2003. i bio je čitljiv. Stoga je bilo neshvatljivo zašto je Komisija odbacila tužbu kao nedopuštenu. Budući da su se zahtjevi morali podnijeti preporučenim pismom, bilo bi moguće utvrditi točan datum. Primjenjujući Komisijina postupovna pravila, Komisija je od njega trebala zatražiti da u roku od 48 sati od saznanja o relevantnim okolnostima dokaže da je dopis bio pravodobno poslan.

Komisija je pogrešno stvorila dojam da ga nije mogla obavijestiti o činjenici da je njegov zahtjev odbijen kao nedopušten zbog njezine obveze savjetovanja s odborom i Europskim parlamentom.

ODLUKA

1 Relevantne činjenice

1.1 Podnositelj pritužbe, njemački konzultant, prijavio se 2. listopada 2003. Europskoj komisiji kao odgovor na njezin poziv na podnošenje prijedloga za razdoblje 2003. - 2004. u okviru programa Leonardo da Vinci.

Odgovarajuća pravila utvrđena su u Odluci Vijeća 1999/382/EZ od 26. travnja 1999. o uspostavi druge faze akcijskog programa Zajednice za strukovno osposobljavanje "Leonardo da Vinci" . Za prijedloge podnesene u skladu s postupkom C (kao što je postupak podnositelja pritužbe) relevantnim pravilima predviđa se postupak odabira u dva koraka, odnosno i. odabir predprijedloga i ii. odabir cjelovitih prijedloga te sudjelovanje upravljačkog odbora („odbor Leonardo da Vinci”). Komisija prvo ocjenjuje sve predprijedloge koje primi i, nakon što je zatražila mišljenje odbora Leonardo da Vinci, odabire ih. Čini se da se Komisija već u fazi odabira predprijedloga koristi vanjskim stručnjacima i da se sve preporuke za poboljšanje prijedloga tih stručnjaka prosljeđuju podnositeljima zahtjeva.

Na podnošenje prijedloga pozivaju se samo kandidati čiji su predprijedlozi odabrani. Komisija zatim, ponovno uz pomoć vanjskih stručnjaka, ocjenjuje zaprimljene prijedloge i sastavlja uži popis projekata. Nakon što je zatražila mišljenje odbora Leonardo da Vinci, Komisija sastavlja popis odabranih uspješnih projekata.

Europski parlament ima pravo nadzora nad tim postupkom.

Čini se da se predprijedlozi moraju odabrati u roku od tri mjeseca nakon isteka razdoblja za podnošenje predprijedloga navedenog u pozivu na podnošenje prijedloga, dok ostatak postupka ne bi trebao trajati dulje od pet mjeseci.

1.2 U skladu s pravilima utvrđenima u pozivu na podnošenje prijedloga koja se odnose na ovaj predmet, predprijedlozi su se morali podnijeti do 3. listopada 2003. Na svojoj sjednici od 16. listopada 2003. Komisijin odbor za odabir proglasio je predprijedlog podnositelja pritužbe nedopuštenim jer je podnesen prekasno. Podnositelj pritužbe o tome je obaviješten dopisom od 22. prosinca 2003., nakon što je Komisija odabrala predprijedloge, nakon što je saslušan odbor Leonardo da Vinci u vezi s tim odabirom i nakon isteka razdoblja tijekom kojeg je Europski parlament mogao intervenirati.

1.3 Budući da je poštovao taj rok, s obzirom na to da je svoj prijedlog poslao preporučenom poštom 2. listopada 2003., podnositelj pritužbe obratio se i Komisiji i Ombudsmanu 29. prosinca 2003. Budući da Komisija još nije imala dovoljno vremena za razmatranje tog pitanja, Ombudsman je 13. siječnja 2004. odbacio ovu prvu pritužbu (pritužba 33/2004/GG) kao nedopuštenu.

1.4 Podnositelj pritužbe podnio je 15. siječnja 2004. novu pritužbu Ombudsmanu (pritužba 221/2004/GG), a Ombudsman je pokrenuo istragu. Komisija je u svojem mišljenju prihvatila da je došlo do pogreške i da je predprijedlog podnositelja pritužbe doista podnesen na vrijeme. Komisija je napomenula da je, kako bi ispravila tu pogrešku, odabrala predprijedlog projekta podnositelja pritužbe za predstavljanje potpunog prijedloga. Podnositelju pritužbe prvotno je omogućeno da podnese cijeli prijedlog do 1. ožujka 2004. Nakon što je podnositelj pritužbe istaknuo da će stoga imati manje vremena za podnošenje potpunog prijedloga od drugih podnositelja zahtjeva, Komisija je prihvatila da mu treba dati isti broj dana za pripremu tog potpunog prijedloga kao i svim ostalim kandidatima.

U svojim očitovanjima o tom mišljenju podnositelj pritužbe naglasio je da nije imao koristi od iste količine informacija kao drugi podnositelji zahtjeva jer Komisija nije dostavila nikakve informacije o tome kako bi se, prema mišljenju Komisije, projekt naveden u predprijedlogu mogao poboljšati u punom prijedlogu, što je Komisija učinila u pogledu svih ostalih podnositelja zahtjeva. Prema mišljenju podnositelja pritužbe, to je bio ozbiljan nedostatak koji bi on uzeo u obzir u svojoj konačnoj ocjeni nakon okončanja postupka podnošenja zahtjeva i kako bi odlučio jesu li potrebni daljnji koraci za obranu njegovih prava. Podnositelj pritužbe istaknuo je i da Komisija nije odgovorila na njegove pritužbe („Dienstaufsichtsbeschwerden”) protiv osobe zadužene za njegov projekt i protiv voditelja nadležne službe Komisije.

Ombudsmanica je smatrala da se čini da je izostanak odgovora Komisije na „Dienstaufsichtsbeschwerden” posljedica nesporazuma Komisije. S obzirom na konstruktivan i brz pristup Europskog ombudsmana ovom predmetu, Europski ombudsman smatrao je da to pitanje nije potrebno razmatrati u okviru ove istrage. Međutim, podnositelj pritužbe obaviješten je o mogućnosti podnošenja nove pritužbe u vezi s tim pitanjem ako, suprotno očekivanjima, Komisija ne riješi to pitanje.

Što se tiče merituma predmeta, Ombudsmanica je smatrala da je Komisija djelovala brzo i konstruktivno kako bi ispravila pogrešku do koje je došlo. Ombudsmanica je napomenula da je podnositelj pritužbe tvrdio da, suprotno onomu što je rekla Komisija, nije primio toliko informacija kao drugi podnositelji zahtjeva. Ombudsmanica je smatrala da je podnositelj pritužbe stoga podnio novu, dodatnu tvrdnju. Ombudsman smatra da nije bilo primjereno obraditi tu novu tvrdnju u njegovoj istrazi o pritužbi 221/2004/GG iz najmanje dva razloga. Prvo, čini se da podnositelj pritužbe nije postavio to pitanje Komisiji prije nego što ga je podnio Ombudsmanu. Komisija stoga još nije imala mogućnost razmotriti to pitanje. Drugo, podnositelj pritužbe ostao je slobodan podnijeti novu pritužbu Ombudsmanu u slučaju da bi navodni propust Komisije da mu dostavi informacije trebao negativno utjecati na odluku Komisije o njegovu punom prijedlogu. Ombudsmanica je stoga zaključila da (podložno navedenoj odredbi) nakon koraka koje je poduzela Komisija više nije bilo nepravilnosti u postupanju. Stoga je 5. svibnja 2004. zaključio predmet.

1.5 Komisija je 21. lipnja 2004. obavijestila podnositelja pritužbe da njegov prijedlog nije odabran.

1.6 U dopisu poslanom 26. lipnja 2004. podnositelj pritužbe usprotivio se toj odluci i zatražio uvid u spis Komisije. Podnositelj pritužbe nadalje je naveo da smatra da bi mu Komisija trebala isplatiti naknadu u iznosu od 11 027,60 EUR.

U svojem odgovoru od 19. srpnja 2004. Komisija je smatrala da je u ovom slučaju postupila pravilno. Kad je riječ o pristupu dokumentima, Komisija je zahtjev podnositelja pritužbe protumačila kao zahtjev za pristup procjenama prijedloga podnositelja pritužbe koje su pripremili stručnjaci. Taj je zahtjev odbijen na temelju članka 4. stavka 3. Uredbe 1049/2001.

Podnositelj pritužbe podnio je 30. srpnja 2004. ponovni zahtjev za pristup na temelju Uredbe 1049/2001.

1.7 Podnositelj pritužbe također je 30. srpnja 2004. podnio dodatnu pritužbu Ombudsmanu koja je registrirana pod brojem 2437/2004/GG. Podnositelj pritužbe dostavio je 31. kolovoza i 12. rujna 2004. dodatne informacije i proširio opseg te pritužbe. Na temelju tih dopisa Ombudsman je utvrdio sljedeće navode i tvrdnje: podnositelj pritužbe (1) tvrdio je da je bio diskriminiran u odnosu na druge podnositelje zahtjeva, (2) tvrdio je da mu Komisija nije odobrila pristup njegovu spisu u skladu s Uredbom 1049/2001, (3) tvrdio je da bi Komisija trebala platiti naknadu štete zatraženu u njegovu dopisu od 26. lipnja 2004. i (4) tvrdio je da bi Komisija trebala odgovoriti na „Dienstaufsichtsbeschwerden”.

2 Opseg ove istrage

2.1 U svojem dopisu Komisiji od 26. lipnja 2004., na kojem se temelji ovaj prigovor, podnositelj pritužbe objasnio je da iznos od 11 027,60 eura za koji je tvrdio da mu se duguje proizlazi iz onoga što je smatrao nepravilnim postupanjem Komisije s njegovim predprijedlogom. Podnositelj pritužbe naveo je da zadržava pravo zahtijevati naknadu štete zbog načina na koji je njegov prijedlog ocijenjen.

2.2 S obzirom na to da podnositelj pritužbe nije dostavio nikakve dodatne informacije ili precizne brojke u tom pogledu, Ombudsman smatra da potencijalni zahtjev podnositelja pritužbe za naknadu štete koji proizlazi iz Komisijine evaluacije njegova potpunog prijedloga nije obuhvaćen njegovom pritužbom. Ova će se istraga stoga odnositi samo na zahtjev podnositelja pritužbe za naknadu štete koja proizlazi iz Komisijina postupanja s njegovim predprijedlogom, uključujući poziv na podnošenje potpunog prijedloga.

2.3 U svojem dopisu od 26. lipnja 2004. podnositelj pritužbe također je naveo da su osobe protiv kojih je podnio pritužbu ("Dienstaufsichtsbeschwerden"), suprotno njegovim ponovljenim zahtjevima, bile uključene u ocjenu njegova prijedloga.

2.4 Ombudsman je smatrao da ta tvrdnja nije dio pritužbe koju mu je podnositelj pritužbe podnio u ovom predmetu. Stoga nije zatražio od Komisije da dostavi mišljenje o tom pitanju. Podnositelj pritužbe, koji je obaviješten o navodima i tvrdnjama o kojima je Ombudsman zatražio od Komisije da dostavi mišljenje, nije se usprotivio tom pristupu. U tim okolnostima, ova istraga neće se baviti tim pitanjem.

2.5 U svojoj pritužbi podnositelj pritužbe predložio je Ombudsmanu da ispita je li Komisija sudjelovala u razgovorima s drugim podnositeljima zahtjeva tijekom postupka kako bi se tim podnositeljima omogućilo da optimiziraju svoje podnositelje zahtjeva. Čini se da se primjedba podnositelja pritužbe odnosi na fazu nakon podnošenja cjelovitih prijedloga. S obzirom na njegove zaključke o glavnim navodima i tvrdnjama podnositelja pritužbe (vidjeti u nastavku), Ombudsman smatra da u ovoj istrazi nema potrebe za rješavanjem tog pitanja.

2.6 U svojim očitovanjima o mišljenju Komisije u ovom predmetu podnositelj pritužbe istaknuo je da je Komisiji skrenuo pozornost na činjenicu da bi određivanje roka 3. listopada 2003. dovelo do različitog postupanja prema njemačkim tužiteljima, s obzirom na to da njemački poštanski uredi tog dana nisu bili otvoreni, što je bio državni praznik u Njemačkoj. Podnositelj pritužbe istaknuo je da je Komisija, međutim, odbila prihvatiti njegov zahtjev za promjenu roka.

2.7 Ombudsmanica smatra da je gore navedena primjedba podnositelja pritužbe bila namijenjena njegovim informacijama i da ne predstavlja dodatnu tvrdnju. Taj aspekt predmeta stoga neće biti obuhvaćen ovom istragom. Ombudsmanica smatra korisnim dodati da sama činjenica da istek roka za podnošenje zahtjeva pada na državni praznik u jednoj od država članica ne upućuje na nepravilnosti u postupanju, pod uvjetom da podnositelji zahtjeva iz svih država članica raspolažu dovoljnim rokom za pripremu i podnošenje svojih zahtjeva.

3 Navodna diskriminacija

3.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da je bio diskriminiran u odnosu na druge podnositelje zahtjeva. Ta se tvrdnja temeljila na činjenici da Komisija nije ispitala njegov predprijedlog prije nego što je pozvan da podnese potpuni prijedlog. Podnositelj pritužbe tvrdio je da, da je njegov predprijedlog pravilno obrađen, ne bi bilo potrebe za podnošenjem potpunog prijedloga koji uključuje visoke troškove. Nadalje je naglasio da bi, da je njegov predprijedlog ocijenjen pozitivno, primio (kao što su to učinili svi drugi podnositelji zahtjeva) rezultate te prve evaluacije koji bi mu omogućili da u svojem prijedlogu uzme u obzir dodatne aspekte, o kojima je sada prvi put obaviješten.

3.2 Komisija je u svojem mišljenju istaknula da je predprijedlog podnositelja pritužbe prvotno odbijen zbog činjenice da se čini da je podnesen nakon relevantnog roka. Ta je odluka poništena nakon što je podnositelj pritužbe uložio prigovor na nju u svojem dopisu od 29. prosinca 2003. Međutim, budući da je ta žalba zaprimljena nakon što je evaluacija već dovršena, predprijedlog podnositelja pritužbe, za razliku od drugih predprijedloga, nisu ocijenili vanjski stručnjaci. Kako bi se izbjeglo da podnositelj pritužbe bude u nepovoljnom položaju zbog prvotne odluke Komisije, ipak je bio pozvan da podnese potpuni prijedlog i da se obrati službama Komisije u vezi sa svim pitanjima koja bi mogao imati u vezi sa svojim prijedlogom. Kako bi se izbjegla svaka diskriminacija u usporedbi s drugim podnositeljima zahtjeva, podnositelju pritužbe dodatno je dano više vremena da podnese svoj potpuni prijedlog.

Komisija je tvrdila da podnositelj pritužbe nije podnio nikakve zahtjeve u pogledu mogućih primjedbi vanjskih stručnjaka u vezi s njegovim predprijedlogom ili mogućnostima poboljšanja njegova prijedloga tijekom tog razdoblja. Komisija smatra i da nije postojala izravna veza između preporuka vanjskih stručnjaka za poboljšanje prijedloga i odabira prijedloga s obzirom na to da je stopa uspješnosti između faze predprijedloga i faze prijedloga iznosila oko 50 %.

3.3 U svojim očitovanjima podnositelj pritužbe naveo je da bi ga Komisija, da ocjena vanjskih stručnjaka doista nije trebala biti moguća kada se pokazalo da je predprijedlog bio dopušten, bila dužna, na vlastitu inicijativu i bez potrebe za zahtjevom u tu svrhu, obavijestiti o svojoj ocjeni predprijedloga i o svojim prijedlozima o tome kako ga poboljšati.

3.4 Ombudsmanica napominje da je Komisija prihvatila da je pogriješila kada je smatrala da je predprijedlog podnositelja pritužbe podnesen sa zakašnjenjem i da se ispričala zbog te pogreške. Nadalje napominje da je Komisija djelovala brzo i konstruktivno kada joj je skrenuta pozornost na pogrešku. Kako bi ispravila negativne učinke te pogreške, Komisija je podnositelju pritužbe ponudila mogućnost podnošenja potpunog prijedloga koji je trebao biti dostavljen do 1. ožujka 2004., datuma određenog za podnošenje cjelovitih prijedloga tužiteljâ čiji su predprijedlozi odabrani. Ombudsman nadalje napominje da je, kada je podnositelj pritužbe istaknuo da će mu to dati manje vremena za podnošenje potpunog prijedloga od ostalih promotora, Komisija prihvatila da mu se isto vrijeme treba dati i da bi njegov potpuni prijedlog trebao biti podnesen do 19. ožujka 2004.

3.5 Međutim, prema mišljenju Ombudsmana, jasno je da se tim načinom postupanja nije osiguralo da se s podnositeljem pritužbe postupa kao sa svim drugim promotorima čiji su predprijedlozi odabrani. Tijekom ove istrage Komisija je potvrdila da je ispitala predprijedloge uz pomoć vanjskih stručnjaka. Nadalje, čini se da je Komisija podnositeljima zahtjeva proslijedila primjedbe tih stručnjaka, uključujući prijedloge o tome kako poboljšati predprijedloge (2). Ti su podnositelji zahtjeva stoga imali mogućnost koristiti se stručnim savjetima pri odlučivanju o tome hoće li i kako podnijeti potpuni prijedlog Komisiji. Nije sporno da podnositelj pritužbe nije dobio takav savjet. U tim okolnostima Komisija nije postupala prema podnositelju pritužbe na isti način kao prema drugim podnositeljima zahtjeva čiji su predprijedlozi odabrani.

3.6 Međutim, Ombudsman smatra da je potrebno uzeti u obzir okolnosti ovog slučaja kako bi se utvrdilo može li se to različito postupanje opravdati. Čini se da relevantna pravila predviđaju da se predprijedlozi moraju ocijeniti u određenom vremenskom razdoblju. To je razdoblje isteklo kad je Komisija saznala za pogrešku do koje je došlo, a Komisija je objasnila da zbog toga predprijedlog podnositelja pritužbe nisu ocijenili vanjski stručnjaci. Ombudsman nadalje napominje da je Komisija, zajedno sa svojim mišljenjem o pritužbi 221/2004/GG, dostavila presliku interne bilješke od 28. siječnja 2004. u kojoj je Komisija objasnila pristup koji je predložen u ovom predmetu. U skladu s tom napomenom, u ovoj je fazi bilo „materijalno nemoguće” provesti evaluaciju predprijedloga podnositelja pritužbe s obzirom na vrijeme potrebno za sklapanje ugovora s vanjskim stručnjacima i činjenicu da bi potpuni prijedlog trebao stići do Komisije prije završetka „evaluacije potpunog prijedloga” koja se, prema bilješci, trebala provesti između 1. i 26. ožujka 2004. Stoga je u skladu s tom bilješkom odlučeno da će se predprijedlog proglasiti odabranim za podnošenje potpunog prijedloga i da će se „poduzeti odgovarajuće mjere prema [podnositelju pritužbe] kako bi se osiguralo jednako postupanje”.

3.7 Prema mišljenju Ombudsmana, nije neupitno je li doista bilo nemoguće da vanjski stručnjaci u ovom slučaju ocijene predprijedlog podnositelja pritužbe. Treba napomenuti da se čini da se relevantnim pravilima ne određuju obvezujući rokovi u pogledu procjene druge faze postupka, tj. procjene cjelovitih prijedloga. Međutim, u nedostatku dodatnih informacija o tim pitanjima i s obzirom na njegove naknadne zaključke, Ombudsman smatra da je najbolje nastaviti s pretpostavkom da je doista bilo „materijalno nemoguće” da se Komisija obrati vanjskim stručnjacima kako bi procijenila predprijedlog podnositelja pritužbe.

3.8 Na temelju toga Ombudsmanica smatra da je rješenje navedeno u obavijesti Komisije od 28. siječnja 2004. doista bilo razumno u danim okolnostima, pod uvjetom da je Komisija poduzela "odgovarajuće mjere (...) kako bi osigurala jednako postupanje". Međutim, Ombudsmanica smatra da Komisija nije učinila sve što je potrebno i primjereno u danim okolnostima kako bi osigurala da se prema podnositelju pritužbe postupa na isti način kao i prema drugim podnositeljima zahtjeva. To svakako vrijedi za vrijeme koje je dodijeljeno podnositeljima zahtjeva. Treba napomenuti da je podnositelju pritužbe prvotno dano da podnese svoj puni prijedlog do 1. ožujka 2004. Tek nakon što je podnositelj pritužbe uložio prigovor na to, dobio je isti broj dana kao i drugi podnositelji zahtjeva. Iako je Komisija stoga brzo otklonila taj nedostatak i on stoga nije relevantan za sadašnje potrebe, Komisijin pristup dovodi do dvojbi u pogledu toga je li bila potpuno svjesna onoga što je bilo potrebno kako bi se osiguralo jednako postupanje prema svim podnositeljima zahtjeva. Što je još važnije, s obzirom na važnost koju je evaluacija predprijedloga imala za podnošenje potpunog prijedloga, Komisija je trebala biti svjesna činjenice da je podnositelj pritužbe bio u nepovoljnom položaju u usporedbi s drugim podnositeljima zahtjeva čiji su predprijedlozi ocijenjeni i odabrani. U tim bi okolnostima bila dobra upravna praksa da Komisija pokuša osigurati da se taj nedostatak svede na najmanju moguću mjeru. Kao što je to naveo podnositelj pritužbe, Komisija ga je osobito mogla obavijestiti o svojoj ocjeni predprijedloga i o svojim prijedlozima o tome kako ga poboljšati. Uzimajući u obzir okolnosti ovog predmeta, Ombudsman smatra da se takav način postupanja doista može očekivati od uprave koja želi poništiti posljedice pogreške koju je počinila. Međutim, čini se da takvi koraci nisu poduzeti. Točno je da je Komisija u svojem dopisu od 2. veljače 2004. kojim je podnositelja pritužbe obavijestila o odluci koju je donijela napomenula da se može obratiti njezinoj glavnoj upravi „za dodatne informacije”. Međutim, Ombudsman smatra da ta prilično općenita ponuda nije bila dovoljna kako bi se zajamčilo da se s podnositeljem pritužbe postupalo na gotovo isti način kao s podnositeljima zahtjeva čiji su predprijedlozi ocijenjeni i odabrani.

3.9 Kako bi se izbjegla sumnja, treba napomenuti da je Ombudsman svjestan činjenice da je podnositelj pritužbe podnio potpuni prijedlog, a da nije inzistirao na njegovu predprijedlogu niti ga je ocijenio. Međutim, Ombudsman smatra da ta okolnost (iako je relevantna za pitanje ima li podnositelj pritužbe pravo na naknadu štete) ne utječe na njegov zaključak da Komisija nije osigurala da se prema podnositelju pritužbe postupa jednako kao prema drugim podnositeljima zahtjeva čiji su predprijedlozi odabrani i koji su pozvani da podnesu potpuni prijedlog. Propust Komisije da osigura takvo jednako postupanje stoga predstavlja nepravilnost u postupanju.

4 Navodno nedopuštanje uvida u spis Komisije

4.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da mu Komisija nije odobrila odgovarajući pristup njegovu spisu. U dodatnom dopisu Ombudsmanu od 12. rujna 2004. (koji je Ombudsman proslijedio Komisiji), podnositelj pritužbe obavijestio je Ombudsmana da je primio dopis od 2. rujna 2004. u kojem je Komisija napomenula da je rok za odgovor na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe od 30. srpnja 2004. (koji je prema Komisiji registriran 12. kolovoza 2004.) trebalo produljiti za dodatnih 15 radnih dana (do 23. rujna 2004.) zbog činjenice da je nekoliko dužnosnika čije je stručno znanje bilo potrebno za obradu zahtjeva bilo na godišnjem odmoru. Podnositelj pritužbe smatrao je da odluka koju je donijela Komisija nije točna s obzirom na to da Komisiji ne bi trebalo dopustiti da produlji vrijeme za obradu zahtjeva odgađanjem registracije zahtjeva i da bi se razlog koji je navela Komisija mogao upotrijebiti za zaobilaženje bilo kojeg roka.

4.2 Komisija je u svojem mišljenju istaknula da je ponovni zahtjev od 30. srpnja 2004. registriran 12. kolovoza 2004. Rok od 15 radnih dana za odgovor stoga je istekao 2. rujna 2004. Komisija je istog dana pisala podnositelju pritužbe kako bi ga obavijestila da je relevantno razdoblje produljeno. Prema Komisijinu mišljenju, razlog na koji se ona pozvala bio je potpuno legitiman. Nakon preispitivanja zahtjeva Komisija je odlučila podnositelju pritužbe dostaviti evaluacijske obrasce vanjskih stručnjaka, ali nije otkrila identitet tih stručnjaka. Konačni odgovor poslan je podnositelju pritužbe 24. rujna 2004.

4.3 Tužitelj je u svojim očitovanjima zadržao svoju tvrdnju.

4.4 U zahtjevu za dodatne informacije poslanom 17. siječnja 2005. Ombudsman je zatražio od Komisije da se očituje o stajalištu podnositelja pritužbe da nije riješio cijeli opseg njegova zahtjeva za pristup spisu Komisije.

4.5 Komisija je u svojoj replici navela da je podnositelj pritužbe zatražio uvid u Komisijin spis u mjeri u kojoj je osporavao objektivnost evaluacije svojeg prijedloga dovodeći u pitanje kvalitetu ili postojanje evaluacija vanjskih stručnjaka. Komisija je taj zahtjev riješila dopisom od 24. rujna 2004. kojim je podnositelju pritužbe dostavila anonimizirane evaluacijske listove vanjskih stručnjaka u vezi s njegovim prijedlogom. Komisija je istaknula da podnositelj pritužbe nije spomenuo poseban dokument koji bi mu Komisija trebala dostaviti. Službe Komisije stoga nisu mogle vidjeti što podnositelj pritužbe misli kada je naveo da mu Komisija nije odobrila potpuni pristup spisu.

4.6 Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima naveo da nije morao navesti konkretne dokumente, s obzirom na to da je zatražio pristup cjelokupnom spisu Komisije.

4.7 Ombudsmanica smatra da je korisno razlikovati postupovne aspekte te tvrdnje i materijalna pitanja koja ona obuhvaća.

4.8 Što se tiče postupovnih aspekata, Ombudsman primjećuje da je u svojem dopisu Komisiji od 26. lipnja 2004., u kojem je zatražio pristup dokumentima, podnositelj pritužbe također istaknuo da je već nekoliko puta zatražio pristup spisu Komisije. Nisu dostavljene dodatne informacije o tim prethodnim pokušajima dobivanja uvida u spis Komisije. Međutim, Ombudsman ističe da se argumenti koje mu je podnositelj pritužbe podnio odnose na postupanje s njegovim zahtjevom od 26. lipnja 2004. Stoga će se ovaj zahtjev za pristup (i naknadni ponovni zahtjev) ispitati ovdje.

Budući da nije odgovorio na njegov zahtjev za pristup, podnositelj pritužbe podnio je Komisiji ponovni zahtjev koji je poslan telefaksom 30. srpnja 2004. Prema informacijama koje je Komisija dostavila u svojem mišljenju, taj je ponovni zahtjev zaprimljen 6. kolovoza 2004., tj. tjedan dana kasnije, a evidentiran je 12. kolovoza 2004. Ombudsmanica napominje da Komisija nije dostavila objašnjenja za ta kašnjenja.

Dopisom od 2. rujna 2004. Komisija je obavijestila podnositelja pritužbe da se rok od 15 radnih dana za odgovor na ponovni zahtjev (koji je istekao tog dana) mora produljiti za dodatnih 15 radnih dana (do 23. rujna 2004.) zbog činjenice da je nekoliko službenika čije je stručno znanje potrebno za obradu zahtjeva bilo na godišnjem odmoru. Člankom 8. stavkom 2. Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (3) predviđa se da se rok za odgovor na ponovne zahtjeve može produljiti za 15 radnih dana „u iznimnim slučajevima, na primjer u slučaju zahtjeva koji se odnosi na vrlo dug dokument ili na vrlo velik broj dokumenata”. Ombudsmanica smatra da se izostanak osoblja na praznicima ne može smatrati „iznimnim” slučajem u smislu te odredbe kojim bi se opravdalo produljenje roka.

U svakom slučaju, Komisija je u svojem dopisu od 2. rujna 2004. navela da je produljeni rok bio 23. rujna 2004. Međutim, odgovor Komisije na ponovni zahtjev poslan je tek 24. rujna 2004.

U tim okolnostima ombudsmanica zaključuje da Komisija nije pravilno obradila zahtjev podnositelja pritužbe za pristup u pogledu postupovnih aspekata.

4.9 Što se tiče merituma te tvrdnje, treba napomenuti da je podnositelj pritužbe zatražio uvid u spis ("Akteneinsicht") u svojem dopisu od 26. lipnja 2004. U svojem ponovnom zahtjevu od 30. srpnja 2004. podnositelj pritužbe nedvosmisleno je naveo da se njegov zahtjev ne odnosi na „jedinstvene dokumente, nego na cijeli spis”. U ovom je slučaju očito da je Komisija dosad odobrila pristup samo (anonimiziranim) evaluacijskim listovima vanjskih stručnjaka u vezi s njegovim prijedlogom. Iako je izričito pozvana da dostavi primjedbe o tom pitanju, Komisija još nije riješila zahtjev podnositelja pritužbe za pristup u mjeri u kojoj se odnosi na druge dokumente iz njegova spisa. Komisija je tvrdila da podnositelj pritužbe nije naveo dokumente kojima želi pristupiti. Ombudsmanica taj argument ne smatra uvjerljivim. Podnositelj pritužbe zatražio je pristup cjelokupnom spisu Komisije koji se odnosi na njegov predmet. Ombudsmanica smatra da je zahtjev podnositelja pritužbe stoga bio dovoljno precizan kako bi Komisija mogla razumjeti opseg pristupa koji podnositelj pritužbe želi dobiti.

Ombudsmanica stoga smatra da Komisija još uvijek nije riješila cijeli opseg zahtjeva podnositelja pritužbe za pristup.

4.10 U tim okolnostima Europski ombudsman zaključuje da Komisija nije na odgovarajući način postupila po zahtjevu podnositelja pritužbe za pristup, kako u pogledu postupovnih aspekata tako i u pogledu merituma. Ombudsman stoga u nastavku iznosi nacrt preporuke.

5 Zahtjev za naknadu štete

5.1 Podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije da plati naknadu štete navedenu u njegovu dopisu od 26. lipnja 2004.

5.2 Komisija je u svojem mišljenju priznala da je između mišljenja odbora za odabir i dopisa Komisije kojim se podnositelja pritužbe obavješćuje o nedopuštenosti njegove prijave proteklo određeno razdoblje. Komisija smatra da je do tog kašnjenja došlo zbog činjenice da je odluka Komisije o predprijedlozima donesena u okviru „Postupka C” nakon što je dobiveno mišljenje relevantnog odbora i nakon isteka razdoblja predviđenog za pravo nadzora Europskog parlamenta.

Komisija je nadalje tvrdila da podnositelj pritužbe nije pretrpio nikakvu štetu zbog činjenice da je njegov zahtjev prvotno proglašen nedopuštenim (vidjeti argumente koji su već navedeni u točki 2.2. ovog mišljenja). Također je naglasio da u pravu Zajednice ne postoji „pravo” na subvenciju. Komisija stoga nije isplatila naknadu osobama koje su podnijele zahtjev za subvenciju za vrijeme koje su provele pripremajući svoje prijedloge.

5.3 Tužitelj je u svojim očitovanjima zadržao svoje stajalište.

5.4 S obzirom na to da prvotna odluka Komisije o proglašenju predprijedloga nedopuštenim čini pozadinu (i podrijetlo) ove pritužbe, Ombudsman smatra da je potrebno započeti s ispitivanjem ove tvrdnje pomnijim razmatranjem tog pitanja. Nakon što je ombudsmanica podnijela zahtjev u tu svrhu, Komisija je predstavila presliku omotnice s predprijedlogom podnositelja pritužbe koja je poslana Komisiji u listopadu 2003. Sudeći prema toj preslici, doista je bilo teško utvrditi je li predprijedlog podnositelja pritužbe podnesen na vrijeme. Međutim, Ombudsman smatra da je teško razumjeti zašto se s podnositeljem pritužbe nije stupilo u kontakt te ga se pozvalo da dostavi dokaze kako bi se utvrdio datum na koji je Komisiji poslao svoj predprijedlog. Budući da su podnositelji zahtjeva morali koristiti preporučenu poštu, problem se mogao lako razjasniti. Ombudsmanica smatra da je još teže razumjeti zašto je dopis kojim se podnositelja pritužbe obavješćuje o (pretpostavljenoj) nedopuštenosti poslan tek 22. prosinca 2003., više od dva mjeseca nakon što je odbor za odabir Komisije odlučio o tom pitanju 16. listopada 2003. Čini se da Komisija u svojem mišljenju tvrdi da se prvo morala savjetovati s odborom Leonardo da Vinci i pričekati da istekne vrijeme tijekom kojeg Europski parlament može izvršavati svoja prava kontrole prije nego što može pisati podnositelju pritužbe. Ombudsmanica je nakon toga zatražila od Komisije da dostavi konkretnije informacije o pravnim odredbama na kojima se temelji to stajalište. Ombudsmanica smatra da u odgovoru Komisije nisu pružene uvjerljive informacije kojima bi se pokazalo da ona ne bi mogla pravodobno obavijestiti podnositelja pritužbe o svojoj odluci od 16. listopada 2003. U tim okolnostima ombudsmanica smatra da Komisija mora odgovarati za kašnjenje do kojeg je došlo između njezine odluke od 16. listopada 2003. i datuma kada je podnositelj pritužbe obaviješten o toj odluci.

5.5 Kako je prethodno navedeno (točka 3.4.), Komisija prihvaća da je njezina prvotna odluka (od 16. listopada 2003.) o odbacivanju predprijedloga podnositelja pritužbe kao nedopuštene posljedica pogreške. Ombudsmanica je nadalje utvrdila da se Komisija može smatrati odgovornom za kašnjenje do kojeg je došlo između njezine odluke od 16. listopada 2003. i datuma kada je podnositelj pritužbe obaviješten o toj odluci (vidjeti točku 5.4.). Naposljetku, Ombudsmanica je zaključila da Komisija naknadno nije osigurala jednako postupanje prema podnositelju pritužbe i drugim promotorima čiji su predprijedlozi odabrani i koji su pozvani da podnesu potpuni prijedlog (točka 3.11.). S obzirom na te okolnosti ombudsmanica smatra da je zahtjev za naknadu štete u načelu utemeljen.

5.6 Što se tiče visine štete, podnositelj pritužbe podnio je izračun u kojem je zatražio 2 275 eura za troškove povezane s njegovim naporima da Komisija razmotri njegov predprijedlog (30 sati radnog vremena po stopi od 75 eura po satu plus paušalni iznos od 25 eura za troškove slanja telefaksa i telefonskih poziva) i 8 752,60 eura zbog (kako se pokazalo) uzaludnog napora za pripremu prijedloga (20 radnih dana po stopi od 409 eura po danu plus paušalni iznos od 7 % za troškove).

5.7 Što se tiče prve od tih stavki, Ombudsman smatra da se ne može isključiti mogućnost da građanin od uprave zatraži naknadu posebnih troškova koje je imao u ostvarivanju svojih prava. Međutim, teško je utvrditi zašto je podnositelj pritužbe trebao provesti 30 radnih sati na tom pitanju. Dopis podnositelja pritužbe Komisiji od 29. prosinca 2003. sastoji se od manje od dvije stranice i za njegovu pripremu nije bilo potrebno nerazmjerno vrijeme i rad. Isto vrijedi i za dvije pritužbe koje je podnositelj pritužbe podnio Ombudsmanu (pritužba 33/2004/GG i pritužba 221/2004/GG). Ombudsmanica smatra da podnositelj pritužbe nije dostavio dostatne dokaze da su napori koje je morao poduzeti kako bi Komisija prihvatila da je njegov predprijedlog podnesen na vrijeme premašili ono što se razumno može očekivati od građanina koji se obratio instituciji EU-a s ciljem dobivanja subvencije.

5.8 Ombudsmanica smatra da bi se trebala primjenjivati različita razmatranja u pogledu troškova pripreme cjelovitog prijedloga. Kao što to podnositelj pritužbe pravilno tvrdi, moguće je da je mogao pripremiti bolji prijedlog ili se uopće suzdržati od podnošenja prijedloga da je primio ocjenu svojeg predprijedloga.

Međutim, Ombudsman smatra da bi trebalo razmotriti i sljedeće aspekte:

- čak i da je Komisija dala savjet za koji podnositelj pritužbe tvrdi da mu je trebao biti pružen, ništa ne dokazuje da bi se podnositelj pritužbe suzdržao od podnošenja potpunog prijedloga. Međutim, podnošenjem potpunog prijedloga nije se zajamčio uspjeh jer se čini da je na kraju odabrano samo 50 % promotora koji su pozvani da podnesu prijedlog.

- U svojim očitovanjima o mišljenju Komisije podnositelj pritužbe tvrdio je da je pretpostavio da Komisija nema temeljnih prigovora u pogledu sadržaja ili oblika te da Komisija nije smatrala da je predprijedlog potrebno temeljito optimizirati. Na temelju tog očekivanja pripremio je cijeli prijedlog. Međutim, treba napomenuti da je u dopisu Komisije od 2. veljače 2004. kojim se podnositelj pritužbe poziva da podnese potpuni prijedlog nedvosmisleno navedeno da ne postoji jamstvo da će subvencija biti isplaćena.

- Kao što je tvrdila Komisija, u pravu Zajednice ne postoji "pravo" na subvenciju. Osobe koje podnose zahtjev za subvenciju mogu se samo nadati da će dobiti traženi iznos bez jamstva uspjeha. Podnositelji zahtjeva stoga riskiraju da je vrijeme koje su proveli u pripremi svojih prijedloga potrošeno uzalud.

- U ovom slučaju podnositelj pritužbe prihvatio je podnijeti potpuni prijedlog unatoč nepostojanju evaluacije njegova predprijedloga. Stoga se mora pretpostaviti da je podnositelj pritužbe prihvatio dio rizika da će njegov prijedlog u danim okolnostima biti neuspješan.

5.9 S obzirom na navedeno, Ombudsmanica smatra da bi bila dobra upravna praksa da Komisija podnositelju pritužbe ponudi pravičnu naknadu u pogledu štetnih posljedica nepravilnosti u postupanju do kojih je došlo za njega. Ombudsman stoga u nastavku iznosi nacrt preporuke. Međutim, Ombudsman smatra da je iznos koji bi se u okolnostima ovog predmeta mogao smatrati pravednim zasigurno znatno niži od iznosa koji je zatražio podnositelj pritužbe.

6 Zahtjev za odgovor na "Dienstaufsichtsbeschwerden"

6.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi Komisija trebala odgovoriti na njegov "Dienstaufsichtsbeschwerden" (pritužbe protiv pojedinačnih članova osoblja Komisije).

6.2 Komisija je u svojem mišljenju navela da je, nakon što je primila dopis podnositelja pritužbe od 29. prosinca 2003., ponovno ocijenila predmet. Prema mišljenju Komisije, to je ispitivanje dovelo do zaključka da se ne može prigovoriti nadležnom dužnosniku ili povjerenstvu za odabir, koje je počinilo pogrešku u „dobroj vjeri”. Komisija je napomenula da je svoje stajalište iznijela u svojem dopisu od 19. srpnja 2004. u kojem je objasnila da nije upoznata s pravnom osnovom za „Dienstaufsichtsbeschwerden” u pravu Zajednice te je pozvala podnositelja pritužbe da dostavi preciznije naznake o osnovi takvih pritužbi. Komisija smatra da podnositelj pritužbe nije odgovorio na taj poziv.

6.3 Ombudsmanica smatra da je podnositelj pritužbe podnošenjem svojeg "Dienstaufsichtbeschwerdena" želio podnijeti pritužbu na ponašanje dotičnih pojedinačnih dužnosnika, a ne na ponašanje institucije kao takve. Međutim, ombudsmanica smatra da doista ne postoji ništa što bi upućivalo na to da ti dužnosnici nisu djelovali u „dobroj vjeri”. Ombudsmanica stoga smatra da je stajalište Komisije razumno.

6.4 Stoga se ne mogu utvrditi nepravilnosti u postupanju u pogledu tog aspekta predmeta.

Zaključak

Člankom 3. stavkom 5. Statuta Europskog ombudsmana nalaže se da, u mjeri u kojoj je to moguće, pronađe prijateljsko rješenje kako bi se zadovoljio podnositelj pritužbe. Komisija je u svojem mišljenju smatrala da podnositelj pritužbe nema pravo na naknadu štete. Međutim, podnositelj pritužbe tvrdi da je trebao primiti naknadu štete u iznosu većem od 10 000 eura. S obzirom na to da su stajališta podnositelja pritužbe i Komisije vrlo različita, Ombudsmanica smatra da nije vjerojatno da bi prijedlog prijateljskog rješenja bio uspješan u ovom slučaju.

S obzirom na navedeno, Europski ombudsman stoga u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana Komisiji podnosi sljedeće nacrte preporuka:

Nacrt preporuka

(1) Komisija bi se trebala baviti cijelim opsegom zahtjeva podnositelja pritužbe za pristup dokumentima.

(2) Komisija bi podnositelju pritužbe trebala ponuditi pravičnu naknadu u pogledu negativnih posljedica za njega zbog toga što mu Komisija nije dodijelila jednako postupanje kao i drugim podnositeljima zahtjeva čiji su predprijedlozi odabrani i koji su bili pozvani da podnesu potpuni prijedlog.

Komisija i podnositelj pritužbe bit će obaviješteni o tim nacrtima preporuka. U skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana, Komisija šalje detaljno mišljenje do 31. prosinca 2005. Detaljno mišljenje moglo bi se sastojati od prihvaćanja odluke Europskog ombudsmana i opisa mjera poduzetih za provedbu nacrta preporuka.

Strasbourg, 27. rujna 2005.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Odluka Europskog parlamenta 94/262 od 9. ožujka 1994. o uredbama i općim uvjetima koji uređuju obnašanje dužnosti Europskog ombudsmana, SL 1994., L 113, str. 15.

(2) Ombudsmanica pretpostavlja da su takve informacije dane samo onim promotorima čiji su predprijedlozi odabrani i tek nakon donošenja odluke o tom odabiru.

(3) SL 2001., L 145, str. 43.