Europski ombudsman i njegovo osoblje primaju znatan broj poziva za izlaganje na događanjima. Svrha je sljedećih smjernica osigurati (a) da su govori u skladu sa strategijom Europskog ombudsmana „Ususret 2019.” i načelima rada te (b) da ured dosljedno postupa s pozivima i procjenjuje ih.

Vodeća načela:

• Učinkovito komunicirajte s dionicima i građanima.
• Iskoristite vrijeme Europskog ombudsmana i osoblja na najučinkovitiji i najproduktivniji način.
• Pridržavajte se relevantnih etičkih pravila i smjernica.
• Zaštita neovisnosti, nepristranosti i ugleda Europskog ombudsmana.
• Popis stavki za ocjenjivanje poziva:
• organizator je u registru transparentnosti EU-a ili je u postupku registracije ako su aktivnosti obuhvaćene područjem primjene registra (potreban zahtjev [1]);
• organizacija je transparentna u pogledu svojeg financiranja i članstva;
• pravila kojima se uređuje organizacija događanja [2];
• mogući sukob interesa ili percepcija sukoba interesa (na primjer: događanje koje organizira podnositelj pritužbe, politička pripadnost organizatora);
• moguće sudjelovanje predstavnika duhanske industrije;
• tema, pravodobnost i dodana vrijednost;
• mogući multiplikacijski učinak (krovne organizacije);
• sastav panela (status drugih govornika) i reprezentativnost stajališta;
• nametanje naknada za sudjelovanje sudionicima događanja [3];
• postojanje sponzora;
• analizu troškova i koristi, posebno ako sudjelovanje podrazumijeva troškove službenih putovanja [4].

Sponzoriranje ili suorganiziranje događanja

Europski ombudsman u načelu ne organizira niti sponzorira događanja.

Međutim, Europski ombudsman može suorganizirati događanja s nacionalnim pučkim pravobraniteljima u kontekstu Europske mreže pučkih pravobranitelja. Iznimno, Izvršni nalog može surađivati i s Europskim parlamentom ili akademskim mrežama u organizaciji događanja koja su u okviru mandata Europskog ombudsmana i koja ni na koji način ne ugrožavaju neovisnost institucije.

Autorska prava i korištenje logotipa EO-a

Umnožavanje je dopušteno pod uvjetom da je naveden izvor, osim ako je drukčije navedeno. Ako se prethodno odobrenje mora pribaviti za umnožavanje ili uporabu tekstualnih i multimedijskih informacija (zvuk, slike, softver itd.), tim se dopuštenjem poništava prethodno navedeno opće dopuštenje i jasno se navode sva ograničenja uporabe.

Što se tiče autorskih prava, vidjeti na: http://www.ombudsman.europa.eu/shortcuts/notice.faces#hl1

© Europska unija, 1995. 2017.

Što se tiče pravilne upotrebe logotipa Ombudsmana, pogledajte našu stranicu s vizualnim identitetom na: http://www.ombudsman.europa.eu/en/press/visualidentity.faces

Primanje i obrada zahtjeva/poziva za govor

• Ured je odgovoran za obradu svih zahtjeva za izlaganje upućenih ombudsmanu.
• Pozivi Ombudsmanu koje službe prime bit će preusmjereni na kabinet. Kad je to primjereno i u suradnji s kabinetom, Odjel za komunikaciju može biti uključen i u obradu zahtjeva za govor upućenih Ombudsmanu.
• Kabinet vodi popis prihvaćenih poziva koji uključuje sljedeće informacije: organizator događanja, suvoditelj, datum, mjesto, tema, vrsta doprinosa, osoba za kontakt, predstavništvo (i ako da, tko).
• U skladu s Kodeksom ponašanja za Europski ombudsman događanja kojima je prisustvovao Europski ombudsman objavljuju se, u najvećoj mogućoj mjeri, na internetskim stranicama Europskog ombudsmana. Slično tome, javni govori Ombudsmana dostupni su na internetskim stranicama Izvršnog odbora, na kojima je dostupan tekst.
• Svi planirani sastanci Europskog ombudsmana, članova njegova kabineta ili njegova osoblja s predstavnicima duhanske industrije (uključujući odvjetnike, savjetnike, konzultante i lobiste koji djeluju u ime duhanskih poduzeća) objavljuju se na internetskoj stranici Europskog ombudsmana, kao i popis sudionika tih sastanaka i zapisnici sastavljeni nakon sastanka u skladu s člankom 5.3. Okvirne konvencije UN-a o nadzoru nad duhanom.
• Ured čuva informacije o svim govorima kojima je prisustvovao Europski ombudsman i one se stavljaju na raspolaganje na zahtjev.

Koraci koje je poduzeo kabinet:

• provjeriti profil pozivatelja
• provjeriti pojedinosti o događaju (predmet; opseg i priroda događaja; ostali pozvani i potvrđeni govornici; vrstu doprinosa i rokove za održavanje govora/prezentacije izvršnog direktora; sastav publike i popis sudionika, ako je moguće; lokacija/zgrada događanja; prisutnost fotografa);
• provjeriti raspored Europskog ombudsmana i, ako Europski ombudsman nije dostupan, ispitati bi li predstavnik također mogao biti prihvatljiva opcija;
• po potrebi se savjetuje s glavnim tajnikom i odgovarajućim kolegama;
• procijeniti važnost događanja i usklađenost sa strateškim ciljevima i/ili aktualnijim interesima;
• ocjenjuje usklađenost s načelima prihvaćanja (vidjeti prethodni popis za ocjenjivanje);
• predlaže sudjelovanje ili zastupanje Europskog ombudsmana ili predlaže odbijanje poziva.

Pozitivan odgovor – sudjeluje pučki pravobranitelj

Koraci koje treba poduzeti kabinet:

• odgovor;
• koordinirati pisanje ili izlaganje govora;
• organizirati službeno putovanje (ako je primjenjivo)^[5];
• istražiti mogućnosti za druge sastanke, ako je uključena misija;
• dogovoriti tko će pratiti Europskog ombudsmana ^[6];
• pripremiti brifing o organizatoru/drugim govornicima;
• objaviti događanje na internetskoj stranici i dodati interni kalendar događanja.

Pozitivan odgovor – Europskog ombudsmana zastupa član osoblja

Koraci koje trebaju poduzeti kabinet i član osoblja:

• savjetovati se s glavnim tajnikom o mogućim opcijama i, prema potrebi, odrediti predstavnika;
• obavijestiti organizatora i zatražiti da se izravno obrati predstavniku Europskog ombudsmana radi praktičnih pojedinosti;
• Predstavnik Europskog ombudsmana osigurava ažuriranje internog kalendara ^[7];
• Predstavnik pučkog pravobranitelja surađuje s glavnim tajnikom i kabinetom u pogledu sadržaja/glavne poruke njegova doprinosa;
• Predstavnik pučkog pravobranitelja predaje glavnom tajniku i kabinetu kratku bilješku (evaluacija, daljnji prijedlozi, umrežavanje) nakon događanja.

Kriteriji za odlučivanje o tome tko će zastupati Europskog ombudsmana [8]:

• stručno znanje i stručno iskustvo;
• radni staž;
• dostupnost;
• jezične kompetencije;
• trenutačno radno opterećenje;
• mjesto događanja (npr. Bruxelles/Strasbourg/država članica).

Odbijanje poziva

Koraci koje treba poduzeti kabinet:

• odgovor;
• istražiti druge načine rješavanja mogućih pitanja organizatora ili obraćanja publici ako je to od interesa za instituciju (npr. snimljena videoporuka).

Smjernice za osoblje

Kolege koji primaju osobne pozive u službenom svojstvu [9]

Osoblje gospodarskog subjekta potiče se da traži i bude otvoreno za pozive za sudjelovanje u govoru koji su relevantni za mandat i strategiju gospodarskog subjekta.

Kad u službenom svojstvu obavljaju govorne aktivnosti, osoblje gospodarskog subjekta predstavlja Ured. I dalje ih obvezuju načela povjerljivosti, lojalnosti i nepristranosti. Od njih se očekuje da djeluju profesionalno i s poštovanjem i ljubaznošću te da izbjegavaju svaki sukob interesa. Upis organizatora događanja u registar transparentnosti EU-a (ili organizatora događanja koji je u postupku registracije) preduvjet je za sudjelovanje ako je organizator obuhvaćen područjem primjene registra.

Prije prihvaćanja ili odbijanja poziva kolege se pozivaju da ga ocijene u odnosu na ostale kriterije navedene u prethodnoj kontrolnoj listi za ocjenjivanje te da zatraže prethodno odobrenje.

Osoblje gospodarskog subjekta ne bi smjelo prihvatiti naknadu za govor. Nadalje, ured u načelu ne plaća pristojbe za registraciju ako je član osoblja pozvan i sudjeluje na događanju kao govornik, predsjednik ili govornik.

Koraci koje treba poduzeti predstavnik gospodarskog subjekta:

• obavijestiti svojeg rukovoditelja i glavnog tajnika;
• osigurati suglasnost svojeg nadređenog i glavnog tajnika za sudjelovanje (i kabineta u slučaju rukovoditelja)[10];
• zatražiti službeno putovanje (ako je primjenjivo)[11]; nije potreban zahtjev za dopust i gospodarski subjekt snosi troškove;
• ažurirati interni kalendar događanja;
• savjetovati se s nadređenim, glavnim tajnikom i kabinetom o sadržaju/ključnoj poruci njegove prezentacije;
• u kratkom dopisu glavnom tajniku i kabinetu (evaluacija, daljnji prijedlozi, umrežavanje) nakon događanja.

Kolege koji primaju pozive da govore na konferencijama/događajima u svoje ime

Čak i ako članovi osoblja EO-a govore na konferencijama ili događanjima u privatnom svojstvu, i dalje su vezani načelima povjerljivosti, lojalnosti i nepristranosti. Od njih se očekuje da djeluju profesionalno i izbjegavaju svaki sukob interesa. U tom kontekstu članovi osoblja EO-a trebali bi jasno navesti da izražavaju vlastita stajališta koja ni na koji način ne obvezuju niti dovode u pitanje stajališta i službeno stajalište Europskog ombudsmana. Sve troškove povezane sa sudjelovanjem na konferencijama ili događanjima u privatnom svojstvu članova osoblja EO-a snosi dotična osoba.

U svakom popisu njihova sudjelovanja na takvim događanjima ne bi se trebala navesti njihova profesionalna uloga.

Koraci koje trebaju poduzeti kolege:

• obavijestiti svoje rukovoditelje i glavnog tajnika;
• zatražiti odobrenje za vanjske aktivnosti (ako je primjenjivo);
• zatražiti dopust (ako je primjenjivo).

Preispitivanje

Ovom politikom sudjelovanja u govoru stavlja se izvan snage i zamjenjuje prethodna politika sudjelovanja u govoru donesena 22. rujna 2015.  

Strasbourg, 10. svibnja 2017.

Emily O'Reilly

[1] Međuinstitucionalni sporazum, Službeni list Europske unije, 22.7.2011. Ako postoji nesigurnost u pogledu toga jesu li aktivnosti organizacije X obuhvaćene područjem primjene registra transparentnosti, kabinet od Tajništva TR-a traži pisani odgovor.

[2] Napominje se da identitet, pripadnost i doprinosi Europskog ombudsmana ili osoblja događanjima nisu ograničeni pravilima Chathama, čak i ako se događaj u kojem sudjeluju održava u skladu s tim pravilima.

[3] Ako je odgovor potvrdan, potrebne su dodatne informacije o iznosu naknade za sudjelovanje i korisniku/korisnicima.

[4] Prednost se daje događanjima organiziranima u Bruxellesu i Strasbourgu, a pozivi na događanja izvan Europe (EU-a, EGP-a i zemalja kandidatkinja) prihvaćat će se samo ako institucija Ombudsmana ima poseban interes.

[5] Europski ombudsman ne prihvaća honorar/naknadu za govorenje ili naknadu putnih troškova i troškova smještaja (vidjeti Kodeks ponašanja http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/ethics_ i_conduct/home.faces).

[6] Kolega u pratnji Ombudsmana surađuje s kabinetom i odgovornim rukovoditeljima na pripremi sudjelovanja Ombudsmana u događanju (npr. izrada govora, brifinga, razmjena praktičnih informacija itd.).

[7] Svrha je ovog kalendara pružiti sveobuhvatne informacije o angažmanima ombudsmana i osoblja u govoru. Kalendar je dostupan svim kolegama, a oni koji govore na događanjima koja predstavljaju Europskog ombudsmana odgovorni su za njegovo ažuriranje.

[8] Ne po redoslijedu važnosti.

[9] Poziv na predstavljanje rada izvršnog direktora; predmet događaja koji se odnosi na rad izvršnog direktora.

[10] Ako je potrebno, ured može predložiti drugog predstavnika gospodarskog subjekta od onog koji prima poziv.

[11] Ako je potrebno službeno putovanje, u zahtjev za službeno putovanje trebalo bi uključiti suglasnost kabineta/upravitelja.