Poštovani gospodine D.,
21. travnja 1998. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Europske komisije u vezi s Ugovorom br. PRS/97/500385 sklopljenim između vašeg poduzeća i Europske komisije.
Dana 18. svibnja 1998., na moj zahtjev, podnijeli ste opsežnu dokumentaciju u prilog svojim zahtjevima. Dana 17. lipnja 1998. proslijedio sam pritužbu Europskoj komisiji na očitovanje. Dana 25. lipnja 1998. podnijeli ste dodatni podnesak o financijskim posljedicama raskida navedenog ugovora. Komisija je 5. listopada 1998. poslala svoje mišljenje, a ja sam vam ga proslijedio s pozivom na očitovanje, ako to želite. Dana 28. prosinca 1998. poslali ste mi svoje primjedbe na mišljenje Komisije.
Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe glavni je direktor irskog društva koje pruža usluge savjetovanja u području gospodarstva i okoliša. Društvo podnositelja pritužbe pozvano je 1996. na podnošenje ponuda za pripremu „Vademecum Ligni” ili priručnika za korisnike za industrije EU-a koje se temelje na šumama za službe Komisije zadužene za drvnu i papirnu industriju (GU III/C/5). Komisija i poduzeće podnositelja pritužbe konačno su potpisali Ugovor br. PRS/97/500385 („Ugovor”) od 11. rujna 1997. U skladu s tim Ugovorom društvo podnositelja pritužbe trebalo je pripremiti navedeni Priručnik u roku od sedam mjeseci od datuma potpisivanja (članak 2. Ugovora).
U skladu s Prilogom III. Ugovoru „privremena izvješća ili dokumenti” trebali su se dostaviti „u roku od 30 dana od završetka referentnog razdoblja”, pri čemu je potonje definirano kao „u roku od tri mjeseca od potpisivanja ugovora”. Ta izvješća ili dokumenti bili su "kako bi se opisao obavljeni rad i dobiveni rezultati". Nadalje, „nacrt završnog izvješća” trebalo je dostaviti Komisiji najkasnije dva mjeseca prije isteka razdoblja navedenog u članku 2. Ugovora. Samo „završno izvješće” trebalo je biti podneseno Komisiji do kraja razdoblja navedenog u članku 2. Ugovora.
Podnositelj pritužbe održao je 8. listopada 1997. sastanak s Komisijom u Bruxellesu. U skladu sa sažetim izvješćem o tom sastanku koje je pripremila Komisija i poslala podnositelju pritužbe na suglasnost, poduzeće podnositelja pritužbe trebalo bi izraditi prijedlog strukture i sadržaja Priručnika nakon sastanka koji se nazivao „pokretanjem” i koji će se održati sljedećeg mjeseca. Prema istom dokumentu, društvo podnositelja pritužbe trebalo bi provesti potrebne razgovore i prikupiti informacije „koje vode do „privremenog izvješća” (= struktura nacrta + grubi nacrt sadržaja)”.
Sastanak "ubojice" održan je 10. studenoga 1997. Prema izvješću o tom sastanku koje je pripremila Komisija i poslala podnositelju pritužbe na suglasnost, nacrt završnog izvješća trebao je biti dostavljen Komisiji do 11. travnja 1998., a završno izvješće do 11. lipnja 1998. Nadalje, poduzeće podnositelja pritužbe trebalo je „pripremiti i predstaviti nacrt strukture dokumenta iz Priručnika do početka prosinca kako bi ga C/5 pregledao”.
Podnositelj pritužbe poslao je 5. prosinca 1997. Komisiji telefaks u kojem se navodi ono što se naziva „predloženim formatom i sadržajem” u vezi s Priručnikom za koji bi Komisijine „rane primjedbe, prijedlozi i odobrenje bili vrlo cijenjeni”.
Sastanak s industrijskim savezima održan je u Bruxellesu 23. veljače 1998. U telefaksu od 20. veljače 1998. Komisija se ispričala zbog kratkog roka ističući da je "iz logističkih razloga" bilo potrebno da poduzeće podnositelja pritužbe bude u Bruxellesu tog tjedna.
Komisija je telefaksom poslanim 5. ožujka 1998. obavijestila podnositelja pritužbe da očekuje njegov nacrt „za izmijenjenu strukturu Priručnika” i da bi on trebao stići „najkasnije do 25. ožujka 1998.”. Komisija je napomenula da smatra da je taj dokument ključan za daljnji rad te je ustrajala na tome da bi poduzeće podnositelja pritužbe trebalo poslati svoj prijedlog Komisiji „prije održavanja daljnjih sastanaka u Bruxellesu ili podnošenja nacrta izvješća”. Sam nacrt izvješća trebao je biti podnesen „najkasnije do 25. ožujka 1998.”.
Podnositelj pritužbe poslao je 6. ožujka 1998. telefaks Komisiji koji je sadržavao „Privremeno izvješće prema potrebi i sada dospijeva” na temelju ugovora.
Društvo podnositelja pritužbe podnijelo je 18. ožujka 1998. Komisiji nacrt dopisa koji je predložilo poslati onim savezima od kojih još nije primilo podatke. Komisija je odgovorila telefaksom od 19. ožujka 1998. u kojem je pozvala podnositelja pritužbe da federacijama skrene pozornost na proširenu verziju sadržaja Priručnika kako je dogovoreno na sastanku 23. veljače. U tom kontekstu Komisija je uputila na „odbijanje” podnositelja pritužbe da to učini. Telefaks je sadržavao naznaku prema kojoj je primjerak tog telefaksa trebao biti poslan "svim federacijama".
U telefaksu poslanom Komisiji 20. ožujka 1998. podnositelj pritužbe iznio je, među ostalim, primjedbu o činjenici da se čini da je telefaks Komisije od 19. ožujka bio široko distribuiran izvan Komisije. Prema njegovu mišljenju, to se može tumačiti samo kao "namjerno štetno".
Dopisom od 8. travnja 1998. Komisija je obavijestila poduzeće podnositelja pritužbe o svojoj odluci o raskidu ugovora. To se temeljilo na razmatranju da poduzeće podnositelja pritužbe nije pravodobno dostavilo privremeno izvješće koje se mora dostaviti na temelju ugovora.
Podnositelj pritužbe iznosi sljedeće navode:
1) Komisija je odbila prihvatiti da su kašnjenja i nesporazumi u velikoj mjeri rezultat njezinih vlastitih neuspjeha;
2) ponovljeni zahtjevi podnositelja pritužbe za sastanak odbijeni su ili zanemareni;
3) Korespondencija s načelnikom odjela, uključujući izvješće o napretku koje se zahtijeva prema uvjetima ugovora, presretnuta je ili zanemarena;
4) Okružnice koje je GU III C/5 barem dva puta poslao desetak trgovinskih federacija EU-a klevetnički su upućivale na to da je podnositelj pritužbe kriv; i
5) Razlozi za raskid ugovora sami su bili netočni.

INQUIRY

Mišljenje Komisije
Komisija je u svojem mišljenju opovrgnula navode podnositelja pritužbe. Njegove najvažnije primjedbe mogu se sažeti kako slijedi:
Na sastanku 8. listopada 1997. dogovoreno je da će se privremeno izvješće sastojati od „opće strukture i grubog nacrta sadržaja”. Komisija je reagirala na telefaks koji je poduzeće podnositelja pritužbe poslalo 5. prosinca 1997. u telefonskim razgovorima koji su se odvijali u prosincu 1997. i siječnju 1998.
„Privremeno izvješće” koje je podnositelj pritužbe podnio 6. ožujka 1998. nije predstavljalo takvo izvješće jer se nije sastojalo od onoga što je dogovoreno. Postojao je potpuni nedostatak supstancije. Komisija nije omela poduzeće podnositelja pritužbe niti ga je spriječila da održava sastanke ili uspostavlja potrebne kontakte. Izmjene i pojašnjenja opisa poslova napravljeni su na prijedlog poduzeća podnositelja pritužbe i nisu bili značajni.
Podnositelj pritužbe poslao je 10. ožujka 1998. Komisiji telefaks u kojem je izrazio stajalište da se zbog nekih telefaksa koje je nedavno primio i nekih telefonskih razgovora koje je vodio s Komisijom „trenutačno čini da je situacija razjašnjena”. Također je napomenuo da će sljedeći sastanak s Komisijom i savezima biti 30. ožujka i da ne vidi razlog „zašto ne bismo trebali imati potpuno i pozitivno izvješće s vama do dogovorenih datuma”.
Načelnik odjela je 27. ožujka 1998. telefonom kontaktirao poduzeće podnositelja pritužbe i pitao zašto nije podneseno privremeno izvješće koje je dospjelo. Zbog nemogućnosti tvrtke podnositelja pritužbe da odgovori, nije vidio nikakvu korist u ponovnom susretu s potonjim.
Komisija nije kopirala telefaks koji je 19. ožujka 1998. poslala tužitelju u federacije. Činjenica da su savezi navedeni kao primatelji posljedica je činjenice da je Komisija upotrijebila „predložak” pokrova telefaksa koji je nažalost uključivao ta upućivanja iz prethodnog telefaksa.
Komisija nije uzrokovala kašnjenja u izvršenju ugovora od strane poduzeća podnositelja pritužbe niti je zanemarila korespondenciju ili zahtjeve za sastanke. S obzirom na to da poduzeće podnositelja pritužbe ozbiljno nije ispunilo svoje obveze, ugovor je raskinut.
Primjedbe podnositelja pritužbe
U svojim očitovanjima podnositelj pritužbe zadržao je svoju pritužbu. Prema njegovu mišljenju, bilo je teško vjerovati da, ako telefaks od 19. ožujka 1998. nije bio proslijeđen savezima, Komisija nije trebala ispraviti njegovu pogrešnu pretpostavku da se to dogodilo.

ODLUKA

1 Neprihvaćanje Komisije da su kašnjenja i nesporazumi u velikoj mjeri posljedica njezinih vlastitih neuspjeha
1.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da Komisija nije prihvatila da su kašnjenja i nesporazumi u velikoj mjeri posljedica njezinih vlastitih neuspjeha. Čini se da se ta tvrdnja u biti temelji na nekoliko tvrdnji podnositelja pritužbe koje se mogu sažeti kako slijedi: (a) Komisija nije pravodobno odgovorila na telefaks od 5. prosinca 1997.; (b) Komisija nije na odgovarajući način organizirala sastanak održan 23. veljače 1998.; (c) Komisija je u znatnoj mjeri izmijenila opis poslova; (d) Komisija je dovela u zabludu u pogledu dokumenata koje treba dostaviti poduzeće podnositelja pritužbe i (e) Komisija nije odgovorila na korespondenciju ili telefonske pozive poduzeća podnositelja pritužbe.
1.2 Komisija tvrdi da je odgovorila na telefaks koji je podnositelj pritužbe poslao 5. prosinca 1997. u telefonskim razgovorima u prosincu 1997. i siječnju 1998. Tvrdnja Komisije da se ti razgovori odnose na telefaks koji je podnositelj pritužbe poslao 5. prosinca 1997. nije nepouzdana. U tim se okolnostima tvrdnja podnositelja pritužbe da Komisija nije odgovorila na njegov telefaks od 5. prosinca 1997. ne može smatrati utvrđenom.
1.3 Što se tiče sastanka od 23. veljače 1998., podnositelj pritužbe tvrdi da ga je Komisija pristala organizirati. Međutim, Komisija to negira. Podnositelj pritužbe nije mogao dostaviti dostatne dokaze kojima bi se dokazao navodni sporazum ili opovrgnuo Komisijin argument da je organizacija takvih sastanaka prije svega odgovornost poduzeća podnositelja pritužbe.
1.4 Kad je riječ o izmjenama uvjeta ugovora, Ombudsman smatra da nema potrebe za daljnjim ispitivanjem tog pitanja. U svojem telefaksu od 10. ožujka 1998. podnositelj pritužbe zahvalio je Komisiji na raznim telefaksima i telefonskim pozivima te napomenuo da se situacija „sada čini razjašnjenom”, da će nastaviti s radom i da „ne može vidjeti razlog zbog kojeg ne bismo trebali imati potpuno i pozitivno izvješće s vama do dogovorenih datuma”. Te primjedbe snažno upućuju na to da su, čak i da su izmjene opisa poslova prvotno trebale utjecati na rad na Priručniku, posljedična kašnjenja i nesporazumi riješeni i nisu spriječili poduzeće podnositelja pritužbe da ispuni svoje obveze iz Ugovora. Taj se zaključak primjenjuje i na tvrdnju podnositelja pritužbe da je rad odgođen ili onemogućen telefaksom od 5. ožujka 1998. u kojem je Komisija ustrajala na tome da joj se izmijenjena struktura Priručnika pošalje „prije održavanja daljnjih sastanaka u Bruxellesu”.
1.5 Što se tiče navodne zabune u vezi s dokumentima koje je poduzeće podnositelja pritužbe moralo dostaviti, stajalište podnositelja pritužbe prema kojem nije trebalo dostaviti privremeno izvješće nije u skladu s jasnim tekstom Priloga III. Ugovoru. Podnositelj pritužbe tvrdi da ga je dostavio 6. ožujka 1998. ako je trebalo podnijeti privremeno izvješće. Međutim, Komisija tvrdi da je na sastanku 8. listopada 1997. dogovoreno da bi privremeno izvješće trebalo sadržavati „opsežnu strukturu” i „grub nacrt sadržaja”. Ta je tvrdnja potkrijepljena zapisnikom s tog sastanka. Unatoč očitoj važnosti tog dokumenta podnositelj pritužbe uopće se nije očitovao o njemu. U tim se okolnostima tvrdnja podnositelja pritužbe prema kojoj je Komisija izazvala zabunu u pogledu dokumenata koje treba dostaviti poduzeće podnositelja pritužbe stoga ne može smatrati utvrđenom.
1.6 Što se tiče tvrdnje podnositelja pritužbe da Komisija nije odgovorila na korespondenciju ili telefonske pozive, Ombudsmanica smatra da se s obzirom na objašnjenja Komisije ta tvrdnja ne može smatrati utvrđenom.
1.7 Na temelju prethodno navedenog, čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije u pogledu prve tvrdnje koju je iznio podnositelj pritužbe.
2 Odbijanje ili zanemarivanje zahtjeva za sastanke
2.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da je Komisija odbila ili zanemarila njegove zahtjeve za sastanke. Komisija tvrdi da nije zanemarila nijedan zahtjev za održavanje sastanaka. Prema Komisijinu mišljenju, njezin načelnik odjela nije imao razloga ponovno se sastati s poduzećem podnositelja pritužbe jer ono nije moglo objasniti zašto privremeno izvješće još nije dostavljeno.
2.2 Nesporno je da je 10. ožujka 1998. podnositelj pritužbe Komisiji poslao telefaks u kojem je izrazio svoje shvaćanje da tijekom tjedna koji je u tijeku nije bilo potrebe za sastajanjem. Kad je riječ o daljnjim zahtjevima, Komisijino objašnjenje da nije vidjela razlog za daljnji sastanak temelji se, među ostalim, na argumentu da podnositelj pritužbe nije dostavio privremeno izvješće do dogovorenog datuma. Međutim, kako je prethodno prikazano (vidjeti 1.6.), čini se da je stajalište Komisije da je privremeno izvješće trebalo biti sastavljeno u ožujku 1998. i da je to izvješće moralo sadržavati „opsežnu strukturu” te „grubi nacrt sadržaja” u skladu s uvjetima Ugovora i naknadnim raspravama između stranaka. Čini se da podnositelj pritužbe ne osporava činjenicu da nije podnio izvješće koje bi ispunjavalo prethodno navedene kriterije. U tim se okolnostima odbijanje Komisije da prihvati zahtjev za daljnji sastanak s podnositeljem pritužbe ne može smatrati nerazumnim.
2.3 Na temelju prethodno navedenog, čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije u pogledu druge tvrdnje koju je iznio podnositelj pritužbe.
3 Presretanje ili zanemarivanje korespondencije s načelnikom odjela
3.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da je korespondencija naslovljena na načelnika odjela presretnuta ili zanemarena. Komisija tvrdi da je sva korespondencija koju je poslao podnositelj pritužbe propisno dostavljena odgovarajućim adresatima. U nedostatku dodatnih dokaza, tvrdnja podnositelja pritužbe da je prepiska presretnuta ne može se stoga smatrati utvrđenom.
3.2 U svojem dopisu od 28. prosinca 1998. podnositelj pritužbe priznaje da je Komisija odgovorila na jedan od predmetnih dopisa (njegov telefaks poslan 20. ožujka 1998.). Kad je riječ o preostaloj korespondenciji upućenoj načelniku odjela, treba napomenuti da je adresat te pošte 27. ožujka 1998. pozvao podnositelja pritužbe. U tim se okolnostima tvrdnja podnositelja pritužbe da je Komisija zanemarila njegovu korespondenciju s načelnikom nadležnog odjela ne može smatrati utvrđenom.
3.3 Na temelju prethodno navedenog, čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije u pogledu treće tvrdnje koju je iznio podnositelj pritužbe.
4 Distribucija klevetničkih okružnica
4.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da je Komisija barem u dva navrata, u okružnicama koje je poslala dvadesetak trgovinskih saveza, klevetnički podrazumijevala da je poduzeće podnositelja pritužbe krivo.
4.2 Komisija opovrgava tu tvrdnju. Što se tiče drugog relevantnog dokumenta, Komisija tvrdi da on nije bio poslan savezima i da je upućivanje na njih bilo samo pogreškom.
4.3 Prvi od dokumenata koje je podnositelj pritužbe kritizirao jest telefaks koji je Komisija 20. veljače 1998. poslala nekoliko federacija u kojem se kao razlog za zakašnjelu obavijest navode "logistički razlozi". Međutim, podnositelj pritužbe nije dokazao zašto bi se taj izraz trebao smatrati klevetničkim.
4.4 Što se tiče telefaksa Komisije od 19. ožujka 1998., Ombudsman nije pronašao nijedan dokaz koji bi doveo u pitanje tvrdnju Komisije da taj telefaks nije bio proslijeđen savezima. Ombudsmanica, međutim, napominje da je Komisija mogla izbjeći sve naknadne probleme da je odmah ispravila pogrešno uvjerenje podnositelja pritužbe da je dokument doista poslan trećim stranama.
4.5 Na temelju prethodno navedenog, čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije u pogledu četvrte tvrdnje koju je iznio podnositelj pritužbe.
5 Netočnost razloga za raskid Ugovora
5.1. Podnositelj pritužbe tvrdi da su razlozi koje je Komisija navela za raskid Ugovora bili netočni jer se odluka Komisije temeljila na nedostavljanju privremenog izvješća do navodno dogovorenog datuma 25. ožujka 1998. Međutim, dokument koji je trebao biti dostavljen bio je „izmijenjena struktura sadržaja Priručnika”, dok je nacrt završnog izvješća trebao biti dostavljen tek 11. travnja 1998.
5.2 Komisija tvrdi da je došlo do ozbiljnog propusta konzultanta da ispuni svoje obveze, što je Komisiji omogućilo da raskine ugovor.
5.3 U svojoj odluci od 8. travnja 1998. o raskidu Ugovora Komisija se poziva na važnost koju je pridala pravodobnoj dostavi privremenog izvješća za sastanak 30. ožujka 1998. Međutim, kao što je već navedeno (1.6.), tumačenje Komisije prema kojem je Ugovorom bilo predviđeno dostavljanje privremenog izvješća koje je trebalo sadržavati okvirnu strukturu i grubi nacrt sadržaja te da je to izvješće trebalo biti spremno najkasnije do 25. ožujka 1998. u skladu je s uvjetima Ugovora i naknadnim raspravama između ugovornih strana. Nadalje, čini se da podnositelj pritužbe ne osporava činjenicu da nije podnio izvješće koje bi ispunjavalo prethodno navedene kriterije. Podnositelj pritužbe stoga nije dokazao da su razlozi koje je Komisija navela za raskid ugovora netočni.
5.4 Na temelju prethodno navedenog, čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije u pogledu pete tvrdnje koju je iznio podnositelj pritužbe.
Zaključak Na
temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s ovom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Europske komisije. Ombudsmanica je stoga odlučila zaključiti predmet.
O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Europske komisije.
Vaš iskreno
Jacob SÖDERMAN