Poštovani gospodine L.,
Poštovani gospodine M.,
24. listopada 1997. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Europske komisije. U svojoj ste pritužbi tvrdili da Komisija nije pravilno obradila zahtjev za bespovratna sredstva koji ste joj podnijeli.
Pritužbu sam 2. prosinca 1997. proslijedio predsjedniku Europske komisije. Komisija je svoje mišljenje poslala 25. veljače 1998., a ja sam Vam ga proslijedio s pozivom na očitovanje, koji sam zaprimio 28. travnja 1998.
Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Okolnosti pritužbe u biti su sljedeće:
Podnositelji pritužbe tvrdili su da Komisija nije u pisanom obliku odgovorila na njihov zahtjev za bespovratna sredstva i da nije obrazložila odbijanje zahtjeva.
Podnositelji pritužbe pokrenuli su projekt razmjene za mlade. Svoj projekt podnijeli su Komisiji kako bi primili bespovratna sredstva iz programa SOCRATES za učenje na otvorenom (ODL). Zahtjev je podnesen na standardnom obrascu. Na ovom obrascu, Max Hueber Verlag se spominje kao tijelo koje primjenjuje. Wolf Dieter Eggert imenovan je glavnim direktorom, a Werner Bönzli koordinatorom projekta razmjene.
U točki 5. standardnog obrasca, u kojoj se navodi „osoba ili osobe koje obavljaju pripremni posjet (sudionici)”, navodi se jedan od podnositelja pritužbe. U dodatnom dopisu Komisiji drugi podnositelj pritužbe spominje se kao sudionik u pripremnom posjetu.
Podnositelji pritužbe nisu primili pisani odgovor Komisije na zahtjev. Nazvali su Komisiju i dužnosnik Komisije ih je obavijestio da se projekt ne može financirati.
U tom su kontekstu podnositelji pritužbe podnijeli pritužbu Europskom ombudsmanu. Tvrdili su da su sljedeći slučajevi nepravilnosti u postupanju:
- nedostavljanje pisanog odgovora na zahtjev podnositelja pritužbe za bespovratna sredstva,
- nenavođenje razloga za odbijanje.

INQUIRY

Mišljenje Komisije
Komisija je u svojem mišljenju u biti navela sljedeće:
Komisija nije obvezna odgovoriti podnositeljima pritužbe jer oni nisu navedeni ni kao voditelji objekta „Max Hueber Verlag” ni kao koordinatori posjeta, koji su bili osoba za kontakt za Komisiju. Podnositelji pritužbe spomenuti su samo kao sudionici u posjetima. Komisija je službeno odgovorila koordinatoru projekta, g. Bönzliju.
Kad je riječ o drugoj tvrdnji, Komisija je navela da su u telefonskom razgovoru od 13. prosinca 1996. s jednim od podnositelja pritužbe navedeni razlozi za odbijanje njihova projekta. Odbijen je jer nije postojala veza između predviđenih aktivnosti tijekom posjeta i ciljeva aktivnosti ODL-a u skladu sa smjernicama za podnositelje zahtjeva iz 1996. Ti su razlozi navedeni koordinatoru u dopisu o odbijanju.
Podnositeljima pritužbe dostavljene su dodatne informacije o postupku podnošenja i obrade zahtjeva te im je pružena prilika za daljnju raspravu o tom pitanju.
Opažanja podnositelja pritužbe
U svojim očitovanjima podnositelji pritužbe zadržali su svoju pritužbu.

ODLUKA

1 Prema obrascu za prijavu, "Max Hueber Verlag" bio je tijelo koje je podnijelo zahtjev, a g. Podnositelji pritužbe navedeni su pod točkom „sudionici”.
Koordinator koji je imenovan osobom za kontakt s Komisijom bio je g. Bönzli, a ne jedan od podnositelja pritužbe. Stoga je točno da su g. Bönzli, a ne podnositelji pritužbe, pisanim putem obaviješteni o ishodu postupka podnošenja zahtjeva. Ombudsman stoga smatra da nema razloga za daljnju istragu tog aspekta pritužbe.
2 U načelu, u odlukama tijela o odbijanju zahtjeva moraju biti navedeni uvjeti koji nisu ispunjeni. Koordinator projekta, g. Bönzli, primio je obrazloženi dopis Komisije. Nadalje, koordinatoru je pružena prilika za detaljniji razgovor o tom pitanju, ako je to želio.
Iako Komisija nije bila obvezna službeno odgovoriti podnositeljima pritužbe, bila je spremna obavijestiti ih o pojedinostima svojeg odgovora.
3 Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s ovom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Europske komisije. Ombudsmanica je stoga odlučila zaključiti predmet.
O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Europske komisije.
Vaš iskreno
Jacob SÖDERMAN