Strasbourg, 10. veljače 2006.

Poštovani dr.

Dana 12. travnja 2005. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Europske komisije (GU ECFIN, Odjel za ljudske resurse R 1) u vezi s postupkom odabira za zapošljavanje ugovornog djelatnika.

Pritužbu sam 20. lipnja 2005. proslijedio predsjedniku Komisije. Komisija je 15. rujna 2005. dostavila svoje mišljenje.

Dana 23. rujna 2005. proslijedio sam Vam mišljenje Komisije s pozivom na očitovanje.

Dana 22. listopada 2005. poslali ste mi svoja zapažanja.

Sada pišem kako bih vas obavijestio o rezultatima provedenih istraga.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe smatra da su relevantne činjenice, ukratko, sljedeće.

Podnositelj pritužbe primio je 27. siječnja 2005. elektroničku poruku Glavne uprave za gospodarske i financijske poslove Europske komisije („GU ECFIN”). U toj e-poruci član osoblja Komisije (dalje u tekstu „S.”) (a) obavijestio je podnositelja pritužbe da ECFIN.R.1-Ljudski resursi i uprava traže ugovornog djelatnika i (b) s obzirom na nezatraženu prijavu podnositelja pritužbe registriranu u bazi podataka Komisije pitao je podnositelja pritužbe je li zainteresirana za to slobodno radno mjesto. S. također je priložio opis radnog mjesta.

Podnositeljica pritužbe potvrdila je svoj interes e-poštom istog dana. Osim toga, obavijestila je Komisiju o svojem broju mobilnog telefona.

Osoba S. 28. siječnja 2005. nazvala je podnositelja pritužbe i pozvala je na razgovor koji se trebao održati 2. veljače 2005.

Budući da taj datum nije bio prikladan za podnositelja pritužbe, odgovorila je e-poštom, također 28. siječnja 2005., te je predložila druge moguće datume tijekom sljedećeg tjedna. Priložila je i svoj životopis.

Budući da je S. obećala podnositelju pritužbe da će je nazvati, ali to nije učinila, ona je 13. i 21. veljače 2005. S.-u poslala dvije poruke elektroničke pošte u kojima je pitala kada će se održati razgovor za slobodno radno mjesto za koje je podnositelj pritužbe vjerovao da je u užem izboru.

Osoba S. poslala je 23. veljače 2005. e-poruku podnositelju pritužbe. U toj poruci e-pošte osoba S. navela je da je telefonski kontaktirala podnositelja pritužbe kako bi saznala da je dostupna za razgovor za 3. ili 4. veljače (1) te da od podnositelja pritužbe traži da Komisiji pošalje svoj ažurirani životopis. S. je također navela da je „kao što je već rekla podnositelju pritužbe početkom veljače”, odbor za odabir pozvao kandidate na razgovore prema određenom redoslijedu prioriteta, koji je uspostavljen u skladu s prikladnošću profila kandidata za potrebe radnog mjesta. Navela je i da pet kandidata koji su odabrani za razgovore treba imati prednost pred podnositeljem pritužbe (tj. tih pet kandidata činilo je prioritetnu skupinu). Tri su ispitana u tjednu od 17. siječnja, a dva u tjednu od 31. siječnja. Zatim je povjerenstvo za odabir odlučilo da su dva kandidata iz pet intervjuiranih bila uspješna. Nakon toga je 4. veljače 2005. povjerenstvo za odabir zaključilo postupak odabira. Naposljetku, osoba S. objasnila je da je tri puta pokušala kontaktirati podnositelja pritužbe telefonom (2) i jednom poslati poruku na svoj mobilni telefon, ali bez rezultata.

Podnositelj pritužbe odgovorio je elektroničkom poštom 24. veljače 2005. Izrazila je mišljenje da ju je S. uklonila iz užeg izbora i postupka odabira. Naglasila je da, iako je bila na užem popisu, osoba S. nije je obavijestila da je postupak zaključen tri i pol tjedna nakon tog zatvaranja. Podnositelj pritužbe također je naveo da je opravdanje koje je osoba S. dala jer je nije obavijestila o ishodu ranijeg postupka odabira neprihvatljivo. Podnositeljica pritužbe naglasila je da je uvijek imala uključen mobilni telefon i da je Komisija znala njezin broj mobilnog telefona. Osim toga, istaknula je da joj je osoba S. mogla poslati e-poruku ili ostaviti poruku na svojem mobitelu. Podnositeljica pritužbe također je navela da je gubila vrijeme pripremajući se za razgovor jer nije znala da je postupak odabira već zaključen.

Podnositelj pritužbe obratio se 25. veljače 2005. direktoru ECFIN-a. Izrazila je mišljenje da odluka Komisije da je ukloni s popisa kandidata koji su ušli u uži izbor i iz postupka odabira nije opravdana. Također je postavila pitanje o pravnim sredstvima protiv te odluke.

Podnositelj pritužbe primio je 5. travnja 2005. dopis načelnika Odjela za ljudske resurse i administraciju u GU-u ECFIN („načelnik odjela”), koji joj je pisao u svojstvu osobe odgovorne za predmetni postupak odabira. U tom je dopisu ukratko iznio sljedeće točke. „Ugovorni djelatnik” bio je nova kategorija osoblja, a postupci za zapošljavanje takvog osoblja još nisu bili u potpunosti utvrđeni. Stoga je Komisija radila na temelju prijelaznih pravila koja su bila na snazi do 2006. Ta su pravila bila jasna u pogledu načina na koji je trebalo donijeti konačnu odluku među različitim kandidatima s kojima je obavljen razgovor za radno mjesto, ali nisu bila jasna u pogledu načina na koji bi službe za zapošljavanje trebale utvrditi potencijalne kandidate za te razgovore. U postupku odabira povjerenstvo za odabir pronašlo je kandidate za razgovor pretraživanjem dviju baza podataka nezatraženih prijava: i. baza podataka koja se vodi na središnjoj razini u Glavnoj upravi za kadrovske poslove i administraciju („GU za administraciju”) i ii. druga baza podataka koju vodi sam GU ECFIN. Iz baze podataka GU-a ECFIN s gotovo 120 prijava utvrđena je prva skupina od pet kandidata čiji su profili i iskustvo usko odgovarali zahtjevima slobodnog radnog mjesta. Ti su kandidati pozvani na razgovor 17. siječnja te 3. i 4. veljače 2005. Nakon razgovora s prva tri od pet prethodno odabranih kandidata nijednom od njih nije ponuđeno radno mjesto. Prije razgovora s posljednja dva kandidata od pet prethodno odabranih kandidata, provedeno je novo pretraživanje baza podataka, ovaj put baza podataka koju je vodila Glavna uprava za administraciju i utvrđeno je šest dodatnih kandidata. Među njima je bio i tužitelj. S.-u, tajniku odbora za odabir, načelnik odjela naložio je da stupi u kontakt s tih šest kandidata kako bi provjerio jesu li još uvijek dostupni i zainteresirani za mogućnosti zapošljavanja (netražene prijave obično nisu ažurirane). Kad je riječ o tom pitanju, načelnik odjela naglasio je i. da je poruka elektroničke pošte osobe S. od 27. siječnja ograničena na zahtjev da podnositelj pritužbe navede je li zainteresirana za otvaranje radnih mjesta i ii. da podnositelj pritužbe nije službeno ušao u uži izbor za razgovor. Naime, S.-u je on naložio da pričeka razgovor s preostalim kandidatima iz prve skupine (odabranima iz baze podataka GU-a ECFIN) prije nego što razmotri treba li bilo koju drugu skupinu (odabranu iz baze podataka GU-a za administraciju) pozvati na razgovor. Budući da se jedan od dvaju kandidata s kojima je obavljen razgovor 4. veljače 2005. smatrao prikladnim za to radno mjesto, 7. veljače 2005. tom je kandidatu dana ponuda za posao. Stoga se nije činilo potrebnim dodatno razmotriti drugu skupinu od šest kandidata (odabranih iz baze podataka Glavne uprave za administraciju).

Prema mišljenju načelnika odjela, podnositelj pritužbe pogrešno je razumio sadržaj telefonskog poziva osobe S. od 28. siječnja 2005. Ispričao se za taj nesporazum. Tijekom tog telefonskog razgovora S. nikad nije rekla da je podnositelj pritužbe ušao u uži izbor ili da će poziv na razgovor automatski proizaći iz njezine provjere dostupnosti i interesa podnositelja pritužbe za relevantnu priliku za zapošljavanje. Izjavio je da, znajući osobu S., uopće nije sumnjao da je pokušala kontaktirati podnositelja pritužbe telefonom, kao što je izvijestila. Također je naveo da joj je, s obzirom na to da su svi pokušaji telefonskog kontakta s podnositeljem pritužbe bili neuspješni, 23. veljače 2005. poslana poruka elektroničke pošte u kojoj je obaviještena da druga skupina kandidata (uključujući podnositelja pritužbe) neće biti ispitana. Priznao je, međutim, da je Komisija trebala ranije obavijestiti podnositelja pritužbe da Komisija nije namjeravala razmotriti drugu skupinu potencijalnih kandidata te se zbog toga ispričao. Također je naveo da je nakon odluke o imenovanju uspješnog kandidata trebao provjeriti status kontakata Komisije s tom skupinom od šest kandidata. Naposljetku, načelnik odjela naglasio je da podnositelj pritužbe nije uklonjen s popisa kandidata koji su ušli u uži izbor jer se nije nalazio na popisu kandidata koji su ušli u uži izbor kako je prvotno bio sastavljen. Drugim riječima, nakon što je među kandidatima koji su ušli u uži izbor pronašla uspješnog kandidata, Komisija nije sastavila drugi uži popis.

Podnositelj pritužbe poslao je 11. travnja 2005. dodatni dopis Komisiji. U tom je pismu osporila pregled i analizu događaja načelnice odjela. Naglasila je da je obično, kada je osoba koja zapošljava novo osoblje telefonirala kako bi pitala je li tužiteljica dostupna za razgovor, a tužiteljica je odgovorila pozitivno, ona zapravo bila pozvana na razgovor. Tvrdila je da ju je osoba S. kontaktirala 28. siječnja 2005. i da ju je osoba S. pozvala na razgovor zakazan za 2. veljače 2005. Budući da taj datum nije bio prikladan za podnositelja pritužbe, ona je istog dana nazvala osobu S. i izjavila da će joj 3. veljače 2005. biti u redu. S. je zatim rekao da to neće biti moguće jer je načelnik odjela tog dana bio na misiji. Podnositelj pritužbe zatim je predložio nekoliko drugih datuma, ali službe Komisije nisu joj se dodatno obratile. Naposljetku, još je jednom naglasila da je uvijek imala svoj mobitel s njom i da je Komisija znala njezin broj. Nadalje, napomenula je da, ako je osoba S. stvarno željela stupiti u kontakt s njom, ne bi ostavila nekoliko poruka elektroničke pošte koje je podnositelj pritužbe poslao bez odgovora. Podnositeljica pritužbe smatrala je i da ju je S. uklonila s užeg popisa jer 2. veljače nije pozitivno odgovorila na njezin poziv na razgovor. Podnositelj pritužbe smatra da bi Komisija, unatoč hitnosti popunjavanja slobodnog radnog mjesta i činjenici da su se primjenjivale samo privremene mjere, trebala slijediti osnovne standarde za zapošljavanje osoblja.

Podnositelj pritužbe podnio je 12. travnja 2005. pritužbu Ombudsmanu.

Tvrdila je da je njezino isključenje iz postupka zapošljavanja bilo nepošteno i neopravdano.

Tvrdila je da bi Komisija trebala uspostaviti jasan postupak za zapošljavanje ugovornog osoblja.

Također je tvrdila da bi joj Komisija trebala nadoknaditi uloženo vrijeme i trud. U prilog toj tvrdnji navela je da je uložila znatno vrijeme kako bi se pripremila za razgovor.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Mišljenje Komisije može se sažeti kako slijedi.

Kategorija ugovornog osoblja uspostavljena je novim Pravilnikom o osoblju koji je na snazi od 1. svibnja 2004.(3). Detaljna pravila o ugovornom osoblju sadržana su u Općim provedbenim odredbama o postupcima kojima se uređuje zapošljavanje i korištenje ugovornog osoblja u Komisiji, koje su utvrđene u Odluci Komisije C(2004)1313 od 7. travnja 2004. kako je izmijenjena Odlukom Komisije C(2004)2862 od 27. srpnja 2004. („Provedbene odredbe”), koja je također stupila na snagu 1. svibnja 2004. U skladu s člankom 12. stavkom 1. Provedbenih odredbi, pojednostavljeni postupak zapošljavanja ugovornog osoblja primjenjuje se tijekom prijelaznog razdoblja od 1. studenoga 2004. do 1. svibnja 2006.

Nakon isteka prijelaznog razdoblja za zapošljavanje ugovornog osoblja 1. svibnja 2006. EPSO će primijeniti strukturiraniji postupak predodabira i odabira kandidata za radna mjesta ugovornog osoblja.

U skladu s provedbenim odredbama, pojednostavnjenim postupkom zapošljavanja ugovornog osoblja vrste 3b u funkcijskim skupinama FG II i IV zahtijevalo se da (1) razgovore s kandidatima vodi povjerenstvo za odabir osnovano u tu svrhu; (2) razgovori su usmjereni na profesionalne i osobne kompetencije kandidata; i (3) Glavna uprava za administraciju provodi dokumentarnu provjeru izjava kandidata. Kad je riječ o odboru za odabir, Odlukom je predviđeno sljedeće: 1. odbor se sastoji od jednog člana iz predmetne glavne uprave i jednog člana iz druge glavne uprave; (2) njegove članove morao je imenovati odjel za ljudske resurse dotične službe; (3) U zapisnicima sa sjednica odbora morali su biti navedeni razlozi za donesene odluke; i 4. središnji odbor osoblja morao je biti obaviješten o sastancima i imenovati promatrača za njih.

Provedbene odredbe nisu sadržavale pravila o načinu odabira kandidata za razgovore tijekom prijelaznog razdoblja jer tijekom tog razdoblja nije bilo popisa potvrđenih kandidata. Stoga je 8. rujna 2004. Glavna uprava za administraciju izdala praktične smjernice o postupcima koje treba slijediti pri odabiru i zapošljavanju ugovornog osoblja (Priručnik za ugovorno osoblje u Komisiji, osim ureda, predstavništava i delegacija („Priručnik”)). Prema Priručniku trebalo bi razgovarati s najmanje tri odgovarajuća kandidata, a to je bio jedini minimalni standard.

Nadalje, s obzirom na to da 1. popisi potvrđenih kandidata za ugovorno osoblje nisu postojali tijekom prijelaznog razdoblja i 2. da nisu postojala posebna pravila o tome kako tražiti kandidate, službenici koji zapošljavaju novo osoblje imali su vrlo veliku diskrecijsku ovlast pri utvrđivanju prikladnih kandidata za određena radna mjesta. Inicijativa za usklađivanje mogućih kandidata odnosila se na službenika za zapošljavanje koji je bio potpuno slobodan odrediti na koji je način utvrdio prikladne kandidate za određena radna mjesta i koje kriterije primijeniti pri utvrđivanju najprikladnijih kandidata koje treba pozvati na razgovor.

Službenici za zapošljavanje koriste se nizom izvora za traženje mogućih kandidata:

1. Središnja baza podataka nezatraženih prijava Glavne uprave za administraciju koja je sadržavala osnovne podatke i životopise oko 10 000 osoba koje su podnijele svoje vjerodajnice s ciljem njihova mogućeg zapošljavanja u institucijama EU-a. Međutim, te kandidature možda neće uvijek biti relevantne s obzirom na to da kandidati obično nisu obavijestili Glavnu upravu za administraciju ako su promijenili svoje planove u pogledu izgleda za rad u institucijama.
2. Glavne uprave izravno su primile nezatražene prijave i stoga su vodile vlastite baze podataka. U slučaju GU-a ECFIN postojala je i takva baza podataka. Baze podataka o nezatraženim zahtjevima čuvane su određeno vrijeme i tijekom tog razdoblja bile su dostupne voditeljima odjela koji su tražili novo osoblje.
3. kad je riječ o visokospecijaliziranim poslovima, glavne uprave mogle su slobodno tražiti iskaze interesa putem poziva na internetu ili u novinama.

Što se tiče ovog predmeta, opis radnog mjesta za zapošljavanje ugovornog djelatnika 3b (FG IV) sastavljen je u prvom tjednu siječnja 2005. Nakon toga, načelnik odjela započeo je potragu za kvalificiranim kandidatima.

Prvo, načelnik odjela pretražio je podatke o kandidatima iz baze podataka nezatraženih prijava GU-a ECFIN. Utvrđeno je šest zahtjeva koji odgovaraju kriterijima (jedan od kriterija bilo je prethodno radno iskustvo u institucijama EU-a, u poslovima EU-a ili barem u međunarodnom radnom okruženju). Nakon toga odabrano je pet prijava, a kandidati su pozvani na razgovor. Međutim, dva od tih pet podnositelja zahtjeva obavijestila su Komisiju da nisu dostupni za to radno mjesto. Stoga su 20. siječnja 2005. tri preostala tužitelja sudjelovala u razgovorima, a jedan od njih činio se prikladnim za to radno mjesto. Međutim, rezultati tih intervjua općenito su bili razočaravajući.

U međuvremenu je GU ECFIN 4. siječnja 2005. zaprimio još jedan zahtjev koji nije zatražio (od podnositelja zahtjeva koji je konačno preuzeo posao). Osim toga, bivši pripravnik istodobno je pokazao interes za to radno mjesto. Stoga su novi nezatraženi kandidat i bivši stažist također bili pozvani na razgovore koji su se trebali održati 3. odnosno 4. veljače 2005.

Međutim, budući da rezultati razgovora predviđenih za 3. i 4. veljače 2005. nisu mogli biti unaprijed poznati te bi mogli biti razočaravajući (kao što je bio slučaj s razgovorima održanima 20. siječnja 2005.), načelnik odjela 26. siječnja 2005. pretražio je bazu podataka Glavne uprave za administraciju o nezatraženim prijavama za dodatne kandidate koji ispunjavaju kriterije. Odabrao je šest prijava, od kojih je jedna bila podnositelj pritužbe. Nakon toga, načelnik odjela zatražio je od osobe S. da 1. stupi u kontakt s tih šest dodatnih kandidata, 2. provjeri jesu li i dalje zainteresirani za rad u Komisiji i 3. provjeri na koji će datum biti dostupni za razgovore. Osoba S. je 27. siječnja 2005. mogla elektroničkom poštom ili telefonom kontaktirati tri od šest kandidata. Zamolila ih je da navedu jesu li zainteresirani za rad na radnom mjestu koje nudi GU ECFIN. Komisija je naglasila da je tekst koji je S. poslao prvoj skupini od pet kandidata (odabranih iz baze podataka GU-a ECFIN) očito bio poziv na razgovor, dok je tekst poslan drugoj skupini (odabranoj iz baze podataka GU-a za administraciju) bio samo zahtjev za informacije o njihovoj dostupnosti za posao. Dva od tri kandidata koja su kontaktirana odgovorila su odmah potvrdivši svoj interes, a jedan je odgovor poslao kasnije, 18. veljače 2005. Sljedećih dana održani su daljnji kontakti s dvama kandidatima koji su odmah odgovorili (od kojih je jedan bio podnositelj pritužbe) kako bi se istražila njihova dostupnost za mogući razgovor ako se razgovori s dvama kandidatima zakazani za 3. i 4. veljače pokažu neuspješnima.

Međutim, razgovori održani 3. i 4. veljače 2005. dali su pozitivne rezultate i posao je ponuđen jednom od kandidata s kojim je obavljen razgovor na te datume. Zahtjev za zapošljavanje uspješnog kandidata podnesen je 8. veljače 2005. Glavnoj upravi za administraciju. Međutim, s obzirom na to da će odabrani kandidat možda morati podnijeti ostavku na radno mjesto ugovornog djelatnika zbog zdravstvenih razloga, dopis kojim se ostale kandidate obavješćuje o zaključenju postupka zapošljavanja poslan je tek nakon što je taj kandidat prihvatio službenu ponudu za posao.

Kad je riječ o tvrdnji podnositelja pritužbe o nepoštenosti, Komisija je zauzela sljedeće stajalište.

Kandidati su odabrani u dvije skupine. Prva skupina sastojala se od nezatraženih prijava koje su poslali kandidati koji su aktivno kontaktirali GU ECFIN i u svojim prijavama izričito naveli da su zainteresirani za rad u toj glavnoj upravi. Ta je skupina dobila prioritet u pozivima na razgovor. Druga skupina sastojala se od nezatraženih prijava koje su poslali kandidati koje je odabrao načelnik odjela iz baze podataka Glavne uprave za administraciju. GU ECFIN stupio je u kontakt s njima kako bi ih obavijestio o slobodnom radnom mjestu, provjerio njihov interes i istražio njihovu dostupnost za mogući razgovor ako se nijedan kandidat iz prve skupine ne pokaže prikladnim. Budući da je jedan kandidat iz prioritetne skupine bio uspješan, nijedan kandidat iz druge skupine nije bio pozvan na razgovor.

Komisija je navela da se prethodno navedeni redoslijed prioriteta ne može smatrati nepoštenim ili nepravednim jer se temelji na objektivnom kriteriju koji je na isti način primijenjen na sve članove tih dviju skupina. Podnositelj pritužbe nije bio toliko isključen iz postupka odabira da nije bio primljen u fazu intervjua. Nijedan član druge skupine nije primljen u tu fazu. Razlog tome bio je taj što su dva člana prve skupine intervjuirana, a jedan je odabran.

Načelnik odjela u svojem je dopisu podnositelju pritužbe od 5. travnja 2005. jasno prihvatio osobnu odgovornost za činjenicu da podnositelj pritužbe nije ranije obaviješten o daljnjem postupanju u vezi s postupkom odabira te se zbog toga ispričao. Međutim, Komisija nije prihvatila tvrdnje podnositelja pritužbe da je došlo do postupovnih pogrešaka.

U telefonskom razgovoru s podnositeljem pritužbe od 28. siječnja 2005. osoba S. nije pozvala podnositelja pritužbe na razgovor, nego je samo nastojala utvrditi njezinu dostupnost za mogući razgovor. Međutim, Komisija je istaknula da je teško dokazati sadržaj telefonskog razgovora od 28. siječnja 2005. između podnositelja pritužbe i osobe S. Prema njezinu mišljenju, tri činjenice upućuju na to da takav poziv nije upućen. Kao prvo, suprotno pretpostavci podnositelja pritužbe, načelnik odjela nije bio na službenom putovanju 4. veljače 2005. Stoga društvo S. nije odbilo prijedlog podnositelja pritužbe da se na taj datum obavi razgovor zbog navodnog nepostojanja načelnika odjela. Kao drugo, u poruci elektroničke pošte podnositelja pritužbe od 28. siječnja 2005. navedeno je da će ona biti dostupna za razgovor od 7. do 10. veljače 2005. Kao treće, iz interne poruke elektroničke pošte koju je osoba S. poslala 27. siječnja 2005. i uputila načelniku odjela proizlazi da je osoba S. bila u postupku dovršetka razgovora posljednja dva kandidata iz prve skupine kandidata za 3. i 4. veljače 2005. i da je planirala razgovore za drugu skupinu za sljedeći tjedan.

Komisija je također istaknula da, iako se može tvrditi da je poziv na iskaz interesa nenamjerno mogao stvoriti očekivanje podnositelja pritužbe da će biti pozvana na razgovor, to se ne može smatrati legitimnim očekivanjem.

Komisija je smatrala da je podnositelj pritužbe pogrešno razumio telefonski poziv osobe S. da bude poziv na razgovor. Komisija je istaknula da se u uobičajenim okolnostima, kada dvije osobe komuniciraju na stranom jeziku, može dogoditi da one u dobroj vjeri razumiju svoj razgovor na drukčiji način. Komisija je ponovila svoje isprike podnositelju pritužbe zbog mogućih nesporazuma.

Međutim, Komisija je priznala da su, radi potpune transparentnosti i jasnoće, svi članovi druge skupine kandidata koji su poslali nezatražene prijave trebali od samog početka biti obaviješteni da se njihove prijave neće pratiti ako jedan od kandidata iz razmatrane prioritetne skupine bude uspješan.

Nadalje, Komisija je navela da je GU ECFIN trebao pisanim putem odgovoriti podnositelju pritužbe ranije nego što je to učinio (23. veljače 2005.). Međutim, Komisija je u tom kontekstu napomenula da je njezin odgovor od 23. veljače 2005. na obavijesti podnositelja pritužbe od 13. i 21. veljače dostavljen u roku od 10 radnih dana kako je propisano u Kodeksu o dobrom ponašanju zaposlenih u upravi. Kad je riječ o telefonskim pozivima, Komisija je navela da je osoba S. u više navrata bezuspješno pokušala doći do podnositelja pritužbe na svojem kućnom telefonskom broju kako bi je obavijestila o donesenoj odluci o zapošljavanju. Međutim, Komisija to nije mogla dokazati s obzirom na to da su njezini telefonski zapisi bilježili pozive tek kada je komunikacija stvarno obavljena. Međutim, odluka o zapošljavanju donesena je 7. veljače 2005. i svi su oni koji su još uvijek uključeni, bez obzira na to u kojoj fazi postupka, trebali biti pisanim putem obaviješteni o zaključenju postupka tijekom istog tjedna.

Međutim, Komisija smatra da nije bilo jasno na temelju čega podnositelj pritužbe tvrdi da S. nije prijavila istinu i zašto je podnositelj pritužbe sumnjao u dobru vjeru i iskrenost S.-a i načelnika odjela.

Komisija je navela i da društvo S. nije imalo nikakvu ulogu u odlučivanju o tome treba li saslušati podnositelja pritužbe jer je donošenje tih odluka u potpunosti na načelniku odjela. Razlog zbog kojeg podnositelj pritužbe nije bio intervjuiran nije imao nikakve veze s njegovom dostupnošću za intervju na određeni datum. Nije intervjuirana jer nije bila među prioritetnim skupinama kandidata i jer njezin životopis nije naveo načelnika odjela koji zapošljava novo osoblje da povjeruje da će se nakon razgovora od 3. i 4. veljače pokazati jednako snažnom kandidatkinjom kao i kandidat koji će biti imenovan na to radno mjesto.

Naposljetku, Komisija je navela da su prijelazna pravila za zapošljavanje ugovornog osoblja i osnovni standardi koje su općenito prihvatile jedinice za ljudske resurse ispravni i pravilni te da ne omogućuju nepošteno isključivanje kandidata. Te se odredbe odnose na sve glavne uprave i GU ECFIN ih je pravilno primijenio u predmetu podnositelja pritužbe.

Kad je riječ o zahtjevu podnositelja pritužbe za naknadu štete, Komisija je navela da je zahtjev neutemeljen jer podnositelj pritužbe zapravo nije bio pozvan na razgovor. Iako Komisija nije mogla uvjerljivo dokazati da nije bilo usmenog poziva na razgovor, Komisija je ispitivanjem svojeg postupka zaključila da poziv možda nije mogao biti upućen jer su (1) valjani samo pisani pozivi na razgovor koje je izdao GU ECFIN i, nadalje, (2) usmeni pozivi, ako su dani, moraju biti potvrđeni u pisanom obliku.

Komisija je potvrdila da su (1) svi kandidati iz druge skupine trebali dobiti jasne informacije o postupku zapošljavanja kada su prvi put bili kontaktirani; (2) podnositelj pritužbe trebao je o tome biti obaviješten ubrzo nakon donošenja odluke o zapošljavanju (7. veljače 2005.).

S obzirom na navedeno Komisija se ispričala podnositelju pritužbe.

Komisija je također navela da je nakon te pritužbe poboljšala svoj postupak zapošljavanja ugovornog osoblja tijekom prijelaznog razdoblja. Primjerice, GU ECFIN donio je standardni tekst u kojem su kandidati pozvani da potvrde svoj interes za predloženo radno mjesto. Ovaj tekst će se koristiti prilikom prvog kontaktiranja onih koji su poslali nezatražene aplikacije.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Primjedbe podnositelja pritužbe mogu se sažeti kako slijedi.

Pojednostavnjeni postupak za prijelazno razdoblje za zapošljavanje ugovornog osoblja nije značio da bi Komisija mogla prekršiti osnovne profesionalne standarde za zapošljavanje osoblja. Takvi osnovni profesionalni standardi povrijeđeni su ako je, kao prvo, Komisija pozvala dotičnu osobu na razgovor, a zatim je tu osobu uklonila s popisa kandidata koji su ušli u uži izbor i povukla poziv na razgovor a da o tome nije obavijestila dotičnu osobu.

Osoba S. doista je pozvala podnositelja pritužbe na razgovor i željela je znati kada može biti dostupna. To je potvrđeno e-poštom podnositelja pritužbe upućenom društvu S. 28. siječnja i 13. veljače 2005. Ako S.-ova namjera zapravo nije bila pozvati podnositelja pritužbe na razgovor, S. je trebao odgovoriti na e-poštu podnositelja pritužbe i time ispraviti nesporazum. Međutim, društvo S. odgovorilo je podnositelju pritužbe tek mnogo kasnije, 23. veljače 2005.

Nadalje, podnositeljica pritužbe izjavila je da joj je engleski "drugi materinji jezik" i da dobro razumije što joj je S. rekla.

Podnositeljica pritužbe izrazila je i sumnje u pogledu izjave Komisije da ju je S. nekoliko puta pokušala kontaktirati na svojem kućnom telefonskom broju. U tom je kontekstu podnositelj pritužbe istaknuo da je Komisija znala i njezin broj mobitela te da je sa sobom uvijek nosila svoj mobitel.

Naposljetku, podnositelj pritužbe izjavio je da su dužnosnici Komisije trebali preuzeti punu odgovornost za pogreške koje su počinili.

ODLUKA

1 Navodna nepoštenost i povezani zahtjevi

1.1 Podnositeljica pritužbe tvrdila je da je njezino isključenje iz postupka zapošljavanja bilo nepošteno i neopravdano.

U prilog svojoj tvrdnji ukratko je istaknula da ju je (i.) 28. siječnja 2005. član osoblja Komisije („S.”) telefonski pozvao na razgovor, zatim (ii.) nije odgovorio na prijedloge podnositelja pritužbe za moguće datume tog razgovora i, naposljetku, (iii.) tek 23. veljače 2005. obavijestio podnositelja pritužbe da je postupak zapošljavanja zaključen 4. veljače 2005. i da je netko drugi odabran. Podnositeljica pritužbe također je tvrdila da je u međuvremenu uložila mnogo vremena i truda kako bi se pripremila za taj razgovor.

Podnositelj pritužbe tvrdi da bi joj Komisija trebala nadoknaditi uloženo vrijeme i trud.

1.2 Komisija je navela da osoba S. 28. siječnja 2005. nije pozvala podnositelja pritužbe na razgovor, nego je samo od nje zatražila da navede hoće li ona biti dostupna za mogući razgovor na kraju tjedna od 7. veljače 2005. ili sljedećeg tjedna, ako je takav razgovor potreban. Prema mišljenju Komisije, uvjerenje podnositelja pritužbe da ju je S. pozvala na razgovor moglo bi biti posljedica nesporazuma. Komisija se ispričala za svaki takav nesporazum.

Komisija je prepoznala i da je podnositelj pritužbe o tome trebao biti obaviješten ubrzo nakon donošenja odluke o zapošljavanju. Komisija se ispričala što to nije učinila.

Kad je riječ o zahtjevu podnositelja pritužbe za naknadu štete, Komisija je navela da je zahtjev neutemeljen jer podnositelj pritužbe zapravo nije bio pozvan na takav razgovor.

1.3 Ombudsmanica napominje da je Komisija prihvatila da je trebala prethodno obavijestiti podnositelja pritužbe o odluci o zapošljavanju i da se ispričala što to nije učinila.

Ombudsmanica također napominje da postoji spor između podnositelja pritužbe i Komisije u vezi sa sadržajem telefonskog razgovora od 28. siječnja 2005. između podnositelja pritužbe i osobe S. Ombudsmanica smatra da se sukobljeni računi razgovora koji su dali podnositelj pritužbe i Komisija čine vjerodostojnima i usklađenima s njihovim naknadnim postupcima. Ombudsmanica smatra da daljnje istrage vjerojatno neće pružiti korisne dodatne dokaze koji bi Ombudsmanu omogućili da odluči između sukobljenih računa.

Kad je riječ o zahtjevu podnositelja pritužbe za naknadu štete, Ombudsman napominje da podnositelj pritužbe nije dostavio dokaze o materijalnoj šteti.

1.4 U okolnostima navedenima u točki 1.3. Ombudsmanica smatra da isprika Komisije predstavlja odgovarajuću pravnu zaštitu za dopušteno kašnjenje u obavješćivanju podnositelja pritužbe te da daljnje istrage radi pojašnjenja spornog telefonskog razgovora ne bi bile korisne. Ombudsman stoga smatra da daljnje istrage o tom aspektu pritužbe nisu opravdane.

2 Zahtjev koji se odnosi na postupak zapošljavanja

2.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da bi Komisija trebala uspostaviti jasan postupak za zapošljavanje ugovornog osoblja.

2.2 Komisija je navela da postoji prijelazno razdoblje za zapošljavanje ugovornog osoblja. Tijekom tog razdoblja, koje traje od 1. studenoga 2004. do 1. svibnja 2006., ne postoje popisi potvrđenih kandidata za ugovorno osoblje te se primjenjuje pojednostavnjeni postupak zapošljavanja ugovornog osoblja. Na njega se primjenjuje članak 12. stavak 1. Općih provedbenih odredbi. Taj postupak znači da, u okviru uputa predviđenih Komisijinim „Priručnikom za ugovorno osoblje u Komisiji, osim ureda, predstavništava i delegacija”(„Priručnik”), službenici koji zapošljavaju osoblje imaju vrlo široku diskrecijsku ovlast u pogledu kriterija koje treba primijeniti pri utvrđivanju koji su kandidati najprikladniji za razgovor.

Prilikom predmetnog zapošljavanja službenik za zapošljavanje (načelnik odjela) primijenio je sljedeći kriterij: kandidati koji su aktivno stupili u kontakt s GU-om ECFIN tako što su mu izravno poslali svoje nezatražene prijave i izrazili poseban interes za rad za GU ECFIN imali su prednost u postupku predodabira pred kandidatima koji su GU-u za administraciju podnijeli svoje nezatražene prijave. Stoga su kandidati koji su prethodno odabrani kao prioritet prvo bili pozvani na razgovor. Budući da je jedan od njih bio uspješan, kandidati koji nisu bili prioritetni uopće nisu bili pozvani na razgovor.

Komisija je također obavijestila Ombudsmana da je nakon ove pritužbe poboljšala svoj postupak donošenjem standardnog teksta koji je trebao biti upotrijebljen pri prvom stupanju u kontakt s kandidatima odabranima iz baze podataka.

2.3 Ombudsmanica smatra da se čini da su Komisijina objašnjenja općeg okvira i kriterija koji se primjenjuju u predmetnom postupku zapošljavanja i. razumna ii. u skladu s relevantnim pravnim odredbama koje su na snazi (odnosno člankom 8.2.a stavcima 4. i 3. u vezi s člankom 12. stavkom 5. Provedbenih odredbi) i uputama sadržanima u Priručniku (str. 7., „Traženje prijelaznog razdoblja za kandidate do 30. travnja 2006.”)(6).

2.4 Osim toga, Ombudsmanica napominje da je, kao rezultat ove pritužbe, Komisija poboljšala svoj postupak u prijelaznom razdoblju donošenjem standardnog teksta koji će se koristiti pri prvom stupanju u kontakt s predodabranim kandidatima.

2.5 S obzirom na navedeno, Ombudsmanica smatra da je Komisija poduzela odgovarajuće mjere kao odgovor na tvrdnju podnositelja pritužbe o poboljšanju postupka i da nisu potrebne daljnje istrage tog aspekta pritužbe.

2.6 Međutim, Ombudsmanica smatra da je važno naglasiti da bi postupci zapošljavanja trebali biti što transparentniji tijekom prijelaznog razdoblja. Ombudsman stoga predlaže Komisiji da razmotri bi li tijekom preostalog prijelaznog razdoblja bilo korisno da njegova prva obavijest kandidatima za radna mjesta ugovornog osoblja sadržava informacije o kriterijima koji se primjenjuju u fazi predodabira. U tom će se pogledu iznijeti još jedna primjedba.

Zaključak

Iz razloga navedenih u točkama 1.4. i 2.5. Europski ombudsman smatra da daljnje istrage ove pritužbe nisu opravdane. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

Predsjednik Komisije bit će obaviješten o toj odluci.

DRUGO PODRUČJE

Ombudsmanica predlaže da Komisija razmotri bi li bilo korisno da njezina prva obavijest kandidatima za radna mjesta ugovornog osoblja tijekom preostalog prijelaznog razdoblja sadržava informacije o kriterijima koji se primjenjuju u fazi predodabira.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Ombudsmanica napominje da je u toj poruci elektroničke pošte, čiji je primjerak poslan zajedno s pritužbom, osoba S. uputila na 3. i 4. veljače 2005., dok je podnositelj pritužbe u svojoj pritužbi naveo da je osoba S. predložila 2. veljače 2005.

(2) Ombudsmanica razumije da se to odnosi na kućni telefonski broj podnositelja pritužbe.

(3) Uredba Vijeća br. 723/2004 od 22. ožujka 2004. o izmjeni Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europskih zajednica i uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europskih zajednica, SL 2004., L 124, str. 1.

(4) Ako nisu dostupni prikladni kandidati s takvih popisa, postupak odabira koji treba slijediti uključuje sljedeće korake:

a. Dotična služba na temelju uvjeta zaposlenja među kandidatima koji su navedeni u bazi podataka u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (d) odabire kandidate koji će biti pozvani na sljedeći korak u postupku iz točke (b) u nastavku.

b. (..) U funkcijskim skupinama III. i IV. razgovore s kandidatima vodi odbor osnovan u tu svrhu. Ti razgovori usmjereni su na profesionalne i osobne kompetencije kandidata.

(5) (...) Postupak odabira ugovornog osoblja u funkcijskim skupinama III. i IV. mora biti u skladu s drugom alinejom članka 8. stavka 2. točke (b), članka 8. stavka 2. točke (c) i članka 8. stavka 3. ovog Pravilnika.

(6) "Do GU-ova dostupne su razne baze podataka. (...) Jedinice za ljudske resurse mogu pretraživati bazu podataka s različitim kriterijima odabira (profil, jezici, studije itd.)”.