Strasbourg, 5. rujna 2005.

Poštovani gospodine C.,
poštovana gospođo M.,

Dana 24. svibnja 2004. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Europske komisije u ime portugalske izdavačke kuće Texto Editora Lda. Pritužba se odnosi na projekt 7 ACP RPR 437 – Bibliografski fond portugalskog jezika, koji se financira iz Sedmog europskog razvojnog fonda.

Pritužbu sam 15. lipnja 2004. proslijedio predsjedniku Europske komisije.

Komisija je 30. rujna 2004. dostavila svoje mišljenje na francuskom jeziku. Komisija je 13. listopada 2004. poslala svoje mišljenje prevedeno na portugalski, koje sam Vam proslijedila s pozivom na očitovanje.

Dana 30. studenoga 2004. zaprimio sam vaša očitovanja.

Pišem vam kako bih vas obavijestio o rezultatima provedenih istraga.

COMPLAINT

Činjenice prema podnositeljima pritužbe mogu se sažeti kako slijedi:

Komisija i skupina zemalja „PALOP” (Plaća Afrikains de Langue Officielle Portugaise) sklopile su 16. svibnja 1995. sporazum o financiranju (dalje u tekstu Sporazum o financiranju) broj 5516/REG s proračunom od 2 500 000 EUR za financiranje projekta „Bibliografski fond” ACP RPR 437 (dalje u tekstu: Projekt).

Opći cilj projekta bio je ojačati politiku promicanja knjiga i čitanja u zemljama PALOP-a, a posebno, među ostalim, ojačati nacionalne kapacitete za distribuciju knjiga osposobljavanjem knjižničara i prodavača knjiga te postavljanjem, po cijeni od 225 000 EUR, pet mobilnih knjižnica (jedna knjižnica po zemlji PALOP-a) od kojih svaka ima 500 knjiga. Ukupna odgovornost za projekt predana je nacionalnoj instituciji u Mozambiku pod nazivom Fundo Bibliografico (dalje u tekstu: FB) i Mozambik imenovani su zemljom PALOP-a odgovornom za projekt. Ministarstvo vanjskih poslova Mozambika imenovano je javnim naručiteljem odgovornim za provedbu projekta (dalje u tekstu: javni naručitelj).

Javni naručitelj potpisao je 9. rujna 1997. ugovor s podnositeljem pritužbe, koji je odabran u okviru međunarodne ponude za pružanje tehničke pomoći osobi FB kao instituciji odgovornoj za projekt. U tom kontekstu podnositelj pritužbe navodi da je glavni izdavač knjiga koje se prodaju na tržištima zemalja PALOP-a i da su njegovi katalozi dobro poznati u tim zemljama.

Osnovan je Savjetodavni odbor za projekt koji se sastoji od predstavnika Komisije, vlada PALOP-a, FB-a i podnositelja pritužbe. U travnju 1999. Savjetodavni odbor odlučio je, iz logističkih razloga, zamijeniti planiranih pet pokretnih knjižnica zalihama knjiga za postojeće knjižnice, koristeći isti proračun od 225 000 EUR. Komisija je 18. kolovoza 2000. u pisanom obliku odobrila tu izmjenu projekta. Potvrđeno je i da će, kao što bi bio slučaj s instaliranjem mobilnih knjižnica, svaka zemlja PALOP-a odlučiti koje će knjige isporučiti svojim postojećim knjižnicama. Tijekom 2000. godine PALOP-ovi su sastavili popise knjiga koje su poslali FB-u. Popisi su se često sastavljali na temelju kataloga podnositelja pritužbe.

Komisija i javni naručitelj smatrali su da je potrebno imati otvoreni natječaj za isporuku knjiga. Na zahtjev Komisije podnositelj pritužbe pružio je tehničku pomoć javnom naručitelju u izradi natječajnih specifikacija na temelju popisa knjiga koje je prethodno odabrala svaka zemlja PALOP-a. Komisiji je od kraja 2000. poslano nekoliko nacrta natječajne dokumentacije, uključujući tehničke specifikacije, koji su svaki put izmijenjeni u skladu sa zahtjevima Komisije.

Javni naručitelj pokrenuo je 3. svibnja 2002. natječaj (EuropeAid/113952/D/S/MZ). Podnesene su dvije ponude, a jedna od njih odabrana je 23. kolovoza 2002. Odabrani ponuditelj nije bio povezan s podnositeljem pritužbe.

Komisija je 6. studenoga 2002. preporučila javnom naručitelju da poništi ponudu uz obrazloženje da je Komisija zaprimila prigovore da su knjige uvrštene na popis knjiga koje treba odabrati većinom bile naslovi koje je objavio podnositelj pritužbe. Međutim, Komisija je navela da nije došlo do povrede pravila natječaja. U tom je kontekstu podnositelj pritužbe u svojoj pritužbi Ombudsmanu naglasio da nije intervenirao u pripremu popisa knjiga koje su poslale zemlje PALOP-a.

Nakon toga javni naručitelj predložio je Komisiji da se knjige mogu naručiti putem izravnih ugovora s izdavačima umjesto putem natječajnog postupka. Delegacija Komisije u Maputu odgovorila je 10. prosinca 2002. da je taj prijedlog prihvaćen, pod uvjetom da podnositelj pritužbe nije objavio knjige.

Ista je delegacija 16. prosinca 2002. opozvala svoj dopis od 10. prosinca 2002. u kojem je navela da službe Komisije u Bruxellesu neće prihvatiti izravne ugovore.

Podnositelj pritužbe zatražio je 23. prosinca 2002. od Komisije da dovrši projekt putem natječaja ili drugog načina dostave knjiga te da, prema potrebi, da više vremena za provedbu projekta odgađanjem datuma završetka.

Komisija je 25. veljače 2003. obavijestila podnositelja pritužbe da ne smatra potrebnim poduzeti daljnje mjere u vezi sa svojim prijedlozima.

Podnositelj pritužbe zatražio je 25. ožujka 2003. od Komisije objašnjenje i podnio hitan zahtjev za pristup dokumentima koji se odnose na projekt, u skladu s Uredbom 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (1).

Komisija je 20. listopada 2003., nakon razmjene prepiske s podnositeljem pritužbe, poslala preslike dokumenata.

Odvjetnici podnositelja pritužbe podnijeli su 24. svibnja 2004. pritužbu pučkom pravobranitelju. Prigovoru je priložena opsežna dokumentacija.

Podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija postupala nedosljedno pri provedbi projekta i time ugrozila njegov uspješan ishod.

Konkretno, tvrdila je da je Komisijina preporuka da se poništi natječaj objavljen 3. svibnja 2002. za isporuku knjiga naštetila poslovnom ugledu podnositelja pritužbe i da je poništenje bilo nezakonito.

Tvrdila je i da Komisija nije predstavila alternativnu metodu dostave knjiga i da nije detaljno odgovorila na dopise podnositelja pritužbe.

Naposljetku, podnositelj pritužbe naveo je da je Komisija neopravdano kasnila s odgovorom na svoj dopis od 25. ožujka 2003., koji je sadržavao zahtjev za pristup dokumentima koji se odnose na projekt, podnesen na temelju Uredbe 1049/2001.

Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi Komisija trebala poduzeti potrebne mjere za provedbu projekta odobravanjem izravnih ugovora za isporuku knjiga koje su odabrale zemlje PALOP-a (u skladu s člankom 11. stavkom 2. Odluke Nº3/90 Vijeća ministara AKP-a i EEZ-a (2)) ili provođenjem izvornog natječaja pokrenutog 3. svibnja 2002.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Mišljenje Komisije može se sažeti kako slijedi:

Ciljevi projekta 7 ACP RPR 437, koji je financiran iz 7. Europskog razvojnog fonda, navedeni su u sporazumu o financiranju projekta i navedeni u ugovoru o tehničkoj pomoći potpisanom s podnositeljem pritužbe. Njegov je opći cilj bio ojačati politiku promicanja knjiga i čitanja. Stoga su planirane različite aktivnosti koje se mogu grupirati u tri područja: (1) osposobljavanje izdavača, postavljanje nakladničke infrastrukture, uklanjanje pravnih/administrativnih i fiskalnih prepreka, dodjela nagrada PALOP za knjige na portugalskom jeziku (domena nakladništva i distribucije); (2) osposobljavanje knjižničara, knjižara i instaliranje pokretnih knjižnica (domena distribucije); (3) osposobljavanje novinara i aktivista za čitanje za lokalne "čitalačke klubove" i uređivanje tjedne publikacije (domena promocije čitanja). Nakon toga, planirani unos instaliranja mobilnih knjižnica zamijenjen je opskrbom zaliha knjiga u postojećim knjižnicama u zemljama PALOP-a. Sporazum o financiranju izmijenjen je u skladu s tim.

Dana 3. svibnja 2002. objavljen je natječaj za isporuku knjiga, uz suglasnost Komisije i u skladu s Odlukom br. 3/90 Vijeća ministara AKP-a i EEZ-a.

Kad je riječ o navodima i tvrdnjama podnositelja pritužbe, Komisija je zauzela sljedeće stajalište:

a) Što se tiče navodnog nedosljednog ponašanja:

U postupku sklapanja ili izvršenja ugovora o vanjskoj pomoći koji se financiraju iz proračuna EU-a (u ovom slučaju iz Sedmog europskog razvojnog fonda) nacionalni javni naručitelji (u ovom slučaju vlada Mozambika) zaduženi su za pripremu, pregovaranje i dodjelu ugovora. Međutim, na Komisiji je da nadzire jesu li postupovna pravila pravilno primijenjena. Komisija smatra da je u okviru svojih dužnosti postupala dosljedno.

Tijekom razdoblja podnošenja ponuda Komisiji su podnesene razne pritužbe protiv projekta u vezi s mogućim sukobom interesa (pritužba portugalskog izdavača Lisboa Editora od 6. lipnja 2002.; pritužba portugalskog izdavača Areala od 11. srpnja 2002.). Izdavač Porto Editora također je podnio pritužbu OLAF-u s istim prigovorom, a portugalski tisak također je uputio na to pitanje („O Independente” br. 737 od 28. lipnja 2002.).

Nakon podnošenja prijedloga Komisija se suočila s činjenicom da je većinu naslova na popisu knjiga koje treba dostaviti objavio tehnički asistent projekta (podnositelj pritužbe). Komisija je stoga smatrala da može doći do sukoba interesa i da neovisnost tehničkog asistenta, koja se zahtijeva člankom 12. Priloga IV. Odluci 3/90, nije zajamčena. Osim toga, javni naručitelj nije bio obvezan dodijeliti ugovor uspješnom ponuditelju. Stoga je Komisija preporučila javnom naručitelju da poništi ponudu i da ne dodijeli ugovor.

b) Što se tiče navodne nezakonitosti postupka poništenja ponude:

Javni naručitelj može poništiti ponudu ako su ispunjeni uvjeti iz članka 35. stavka 2. Odluke 3/90. Jedan od tih uvjeta je nedostatak konkurencije. Dopisom od 6. studenoga 2002. Komisija je javnom naručitelju preporučila da poništi ponudu jer bi mogao postojati rizik od sukoba interesa jer je tehnički asistent projekta istodobno bio izdavač većine knjiga koje treba dostaviti. Prema Komisijinu mišljenju, takav sukob interesa doveo je do ozbiljnog narušavanja tržišnog natjecanja jer je drugim izdavačima onemogućio sudjelovanje u natječaju i zbog toga nije bilo tržišnog natjecanja. Stoga je Komisija na temelju članka 35. stavka 2. Odluke 3/90 preporučila javnom naručitelju da poništi ponudu kako bi se osigurala transparentnost i jednako postupanje.

Međutim, Komisija je naglasila da je podnositelj pritužbe u svojstvu tehničkog asistenta pri izvršenju ugovora i pružanju tehničke pomoći projektu postupio ispravno u skladu s poslovnikom.

c) Što se tiče navoda da je Komisija ugrozila uspješan ishod projekta:

Osiguravanje zaliha knjiga za postojeće knjižnice bio je jedan od ostalih planiranih ulaznih materijala osmišljenih za ostvarivanje općeg cilja projekta, odnosno jačanje lokalnih kapaciteta za izdavanje i distribuciju knjiga te za promicanje čitanja. Prema Komisijinu mišljenju, isporuka knjiga nije bila nužan uvjet za učinkovitost preostalih planiranih djelatnosti koje su bile potpuno neovisne o isporuci knjiga i koje su se stvarno obavljale. Te aktivnosti (2 seminara o administrativnim, pravosudnim i fiskalnim aspektima; ugradnju pet sustava za stolna računala i osposobljavanje uredničkih izdavača; dodjelu nagrada PALOP za knjige na portugalskom jeziku; programi osposobljavanja za knjižničare, prodavače knjiga, novinare i aktiviste za čitanje te prijenos tjednih radijskih emisija o književnosti) zapravo su doprinijeli planiranom promicanju čitanja u zemljama PALOP-a. Međutim, Komisija je navela da bi bilo poželjno isporučiti knjige, ali da, s obzirom na mogući sukob interesa, ne može donijeti nikakvu drugu odluku osim da preporuči poništenje ponude.

d) U pogledu (a) tvrdnje da Komisija nije predložila alternativne metode dostave knjiga i (b) tvrdnje podnositelja pritužbe:

U sporazumu o financiranju koji obuhvaća projekt, a koji je sporazum između Komisije i zemalja AKP-a, propisani datum isteka projekta bio je 31. prosinca 2002. U skladu sa sporazumom o financiranju nije se moglo odobriti produljenje za bilo koju aktivnost projekta, osim ako je aktivnost bila ključna za projekt, što znači da bi izostanak takve aktivnosti mogao učiniti projekt neučinkovitim. Budući da takvi uvjeti za produljenje nisu ispunjeni, projekt je zaključen.

U skladu s glavom III. poglavljem 5. odjeljcima 2. i 3. Konvencije iz Loméa IV. samo Zajednica, njezine države članice i zemlje AKP-a mogu utvrditi, pripremiti i ispitati projekte te predložiti njihovo financiranje i odlučiti o njemu. Podnositelj pritužbe nije u mogućnosti podnijeti takav zahtjev te bi se stoga njegova tvrdnja trebala smatrati neutemeljenom.

d) Što se tiče navoda o šteti ugledu podnositelja pritužbe:

U ugovoru o pružanju tehničke pomoći između podnositelja pritužbe i javnog naručitelja nikad nije bilo razloga da Komisija dovede u pitanje dobar ugled podnositelja pritužbe. Zaključak Komisije da je postojao mogući sukob interesa u natječaju za isporuku knjiga ne znači da je ispitana kvaliteta usluga koje je podnositelj pritužbe pružio kao tehnički asistent.

e) Kad je riječ o kašnjenjima u odgovaranju na zahtjeve podnositelja pritužbe:

Komisija se ispričala zbog kašnjenja u odgovoru na dopis podnositelja pritužbe od 23. prosinca 2002. Komisija je svoj odgovor poslala 25. veljače 2003. i objasnila da nije moguće postupiti po zahtjevu podnositelja pritužbe za dovršetak projekta otvaranjem nove ponude ili primjenom alternativnog rješenja s obzirom na to da je sporazum o financiranju istekao.

Komisija je smatrala da zahtjev podnositelja pritužbe od 28. travnja 2003.(3) za pristup dokumentima koji se odnose na projekt nije bio dovoljno precizan te je 16. travnja 2004. od podnositelja pritužbe zatražila da joj dostavi više informacija za utvrđivanje zatraženih dokumenata. Komisija je naglasila da, u skladu s člankom 6. Uredbe 1049/2001, rok za odgovor počinje teći od datuma na koji je instituciji dostavljeno dovoljno informacija za obradu zahtjeva.

Komisija je 10. lipnja 2003. obavijestila podnositelja pritužbe da može pregledati tražene dokumente na licu mjesta s obzirom na to da je zbog njihova obujma nemoguće izraditi i poslati preslike.

Podnositelj pritužbe zatražio je 2. srpnja 2003. od Komisije da mu pošalje preslike dokumenata jer ih nije mogla pregledati na licu mjesta.

Komisija je 20. listopada 2003. poslala tražene primjerke (961 stranica).

Primjedbe podnositelja pritužbe

Ukratko, podnositelj pritužbe zadržao je svoje izvorne navode i tvrdnje.

Podnositelj pritužbe naglasio je da je Komisija u trenutku početka pripremnih radova za natječaj već znala da je podnositelj pritužbe objavio 50 – 90 % naslova na popisima knjiga koje treba dostaviti te da, suprotno onome što je Komisija navela u svojem mišljenju, tu činjenicu nije saznao tek nakon pokretanja ponude i podnošenja ponuda. Međutim, Komisija je ustrajala na tome da bi natječaj trebalo objaviti i da bi on trebao sudjelovati u pripremnim radovima. U okviru potonjeg Komisija je dala savjete o tome kako sastaviti natječajne specifikacije, zatražila ispravke i dala odobrenje za te specifikacije.

Podnositelj pritužbe osporio je i izjavu Komisije da nije bilo moguće produljiti sporazum o financiranju ili navesti alternativni oblik isporuke knjiga. Podnositelj pritužbe istaknuo je da su mozambička tijela zatražila od Komisije da dopusti isporuku knjiga putem izravnih ugovora i produlji sporazum o financiranju prije njegova isteka.

Podnositelj pritužbe istaknuo je i da je sama Komisija priznala da je isporuka knjiga nužna za uspješan ishod projekta (pismo delegacije javnom naručitelju od 10. prosinca 2002., čiji je primjerak priložen pritužbi). Podnositelj pritužbe naveo je da je očito da projekt koji se odnosi na promicanje čitanja ne može biti uspješan ako ne postoje knjige koje treba čitati i da je isporuka knjiga za postojeće knjižnice u afričkim zemljama, koje su prazne zbog miješanja u građanske ratove, stoga nužan uvjet učinkovitosti svih drugih radnji koje se odnose na promicanje čitanja.

Podnositelj pritužbe osporio je izjavu Komisije o njezinoj neovisnosti kao konzultanta. U tom je kontekstu smatrao da, na temelju članka 12. stavka 2. Priloga IV. Odluci 3/90, ako javni naručitelj izda pisano odobrenje, podnositelj pritužbe može dostaviti i knjige koje je objavio.

Podnositelj pritužbe osporio je i izjavu Komisije da je u svojem dopisu od 25. veljače 2003. podnositelju pritužbe objasnila da nije moguće poduzeti daljnje mjere na njegov zahtjev od 23. prosinca 2002. za dovršetak projekta otvaranjem nove ponude ili primjenom alternativnog rješenja s obzirom na to da je sporazum o financiranju istekao. Podnositelj pritužbe priložio je primjerak odgovora Komisije.

Naposljetku, podnositelj pritužbe naveo je da ga, suprotno onomu što je tvrdio u svojem mišljenju, Komisija nikada nije obavijestila da njegov zahtjev za pristup dokumentima nije dovoljno precizan.

Čini se i da podnositelj pritužbe iznosi novu tvrdnju da mu Komisija nije dostavila potpuni skup dokumenata koji se odnose na projekt i da za to nije navela razloge. Prema navodima podnositelja pritužbe nedostaju sljedeći dokumenti: presliku pritužbe koju je Porto Editora podnio Komisiji, presliku novinskog članka i prve stranice pritužbe koju je podnijelo društvo Lisboa Editora.

ODLUKA

1 Uvodna napomena

1.1 Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima iznio novu tvrdnju da mu Komisija, nakon zahtjeva za pristup na temelju Uredbe 1049/2001, nije poslala preslike svih dokumenata povezanih s projektom niti je to obrazložila.

1.2 Ombudsman ističe da je, u skladu s postupkom utvrđenim u Uredbi 1049/2001, podnositelj pritužbe mogao podnijeti ponovni zahtjev u pogledu toga što Komisija nije dostavila sve zatražene dokumente. Nadalje, Uredbom 1049/2001 predviđaju se pravni lijekovi u sudskim postupcima ili pritužbama Europskom ombudsmanu tek nakon odbijanja ponovnog zahtjeva.

1.3 Ombudsmanica napominje da se čini da podnositelj pritužbe nije podnio takav ponovni zahtjev prije nego što mu se obratio u vezi s tim pitanjem.

1.4 U skladu s člankom 2.4. Odluke Europskog parlamenta o uredbi i općim uvjetima kojima se uređuje obnašanje dužnosti Europskog ombudsmana (4), pritužbama mora prethoditi odgovarajući administrativni pristup dotičnim institucijama ili tijelima. S obzirom na to da podnositelj pritužbe nije podnio ponovni zahtjev, Ombudsman smatra da nisu dovršeni odgovarajući administrativni pristupi u pogledu predmeta nove tvrdnje. Ombudsman stoga ograničava svoju odluku na izvorne navode i tvrdnje podnositelja pritužbe.

2 Navodno nedosljedno ponašanje i ugrožavanje projekta

2.1 Sporazum o financiranju za provedbu projekta 7 ACP RPR 437 "Bibliografski fond" (Projekt) potpisan je 16. svibnja 1995. između Komisije i afričkih zemalja portugalskog govornog područja (PALOP-ovi). Ministarstvo vanjskih poslova Mozambika (javni naručitelj) bilo je zaduženo za provedbu projekta. Podnositelj pritužbe (nakladnik s poslovnim nastanom u Portugalu, uz snažnu prisutnost PALOP-ova na tržištima knjiga) sklopio je 1997. ugovor s javnim naručiteljem o pružanju tehničke pomoći projektu. Jedna od sastavnica projekta bila je instalacija mobilnih knjižnica. Ta je komponenta kasnije zamijenjena opskrbom postojećih knjižnica zalihama knjiga. U tu je svrhu 18. kolovoza 2000. izmijenjen Sporazum o financiranju, a opseg tehničke pomoći proširen je kako bi se pomoglo i u provedbi te aktivnosti. Tijekom 2000. godine tijela PALOP-ova sastavila su popise knjiga, najprije s ciljem instaliranja pokretnih knjižnica, a zatim i opskrbe postojećih knjižnica knjigama. U međuvremenu su javni naručitelj i Komisija odlučili da dobavljač knjiga za postojeće knjižnice treba odabrati putem ponude. Nakon što je Komisija odobrila postupak javne nabave, javni naručitelj pokrenuo je ponudu 3. svibnja 2002. u skladu s Odlukom br. 3/90 Vijeća ministara AKP-a i EEZ-a (5). Dana 24. kolovoza 2002. odabrana je jedna od dvije ponude. Komisija je 6. studenoga 2002. preporučila javnom naručitelju da poništi ponudu i da ne dodijeli ugovor. Javni naručitelj je 6. prosinca 2002. predložio Komisiji da odobri isporuku knjiga putem izravnih ugovora umjesto ponude i da produlji sporazum o financiranju. Komisija je 16. prosinca 2002. odgovorila da ne prihvaća prijedlog. Sporazum o financiranju prestao je važiti 31. prosinca 2002.

2.2 U svojoj pritužbi Ombudsmanu, koju su podnijeli njegovi odvjetnici, podnositelj pritužbe tvrdi da je Komisija postupala nedosljedno pri provedbi projekta i time ugrozila njegov uspješan ishod.

U prilog svojim navodima podnositelj pritužbe tvrdi da je Komisija prvo dopustila pokretanje natječaja, iako je znala da su zemlje PALOP-a odabrale knjige koje je podnositelj pritužbe uglavnom objavio, a zatim je, nakon gotovo dvije godine postupka, preporučila poništenje ponude na temelju iste činjenice. U međuvremenu je Sporazum o financiranju istekao, a isporuka knjiga postala je nemoguća.

2.3 Komisija je istaknula da su u postupku sklapanja i izvršenja ugovora o vanjskoj pomoći koji se financiraju iz proračuna EU-a (u ovom slučaju iz Sedmog europskog razvojnog fonda) nacionalna tijela zadužena za pripremu, pregovaranje i dodjelu ugovora. Međutim, na Komisiji je da nadzire jesu li postupovna pravila pravilno primijenjena. Komisija smatra da je u okviru svojih dužnosti postupala dosljedno. Tijekom razdoblja podnošenja prijedloga za ponudu Komisiji su podnesene različite pritužbe u vezi s mogućim sukobom interesa. Nakon podnošenja prijedloga Komisija se suočila s činjenicom da je većinu naslova na popisu knjiga koje treba dostaviti objavio tehnički asistent projekta (podnositelj pritužbe). Stoga je smatrao da doista može doći do sukoba interesa te je preporučio poništenje ponude.

Komisija također navodi da isporuka knjiga nije bila nužan uvjet za učinkovitost preostalih planiranih aktivnosti u okviru projekta, koje su bile potpuno neovisne o isporuci knjiga. Te su aktivnosti doista provedene i doprinijele su planiranom promicanju čitanja u pet zemalja PALOP-a.

2.4 Kao prvo, ombudsmanica ističe da su mozambička tijela bila zadužena za provedbu projekta. Komisija je pratila provedbu ex ante kontrolom natječajnog postupka i dodjele ugovora. Stoga je Komisija odobrila obavijest o nabavi i natječajnu dokumentaciju, uključujući tehničke specifikacije.

2.5 Kao drugo, na temelju dokaza koji su mu podneseni i nakon što je ispitao tehničke specifikacije ponude (6), Ombudsman napominje da su popisi knjiga koje su zemlje PALOP-a poslale mozambičkim vlastima sadržavali naznaku izdavača (često je to bio podnositelj pritužbe), dok su tehničke specifikacije ponude, koje su sastavila mozambička tijela (uz pomoć podnositelja pritužbe) i koje su ta tijela očito dostavila Komisiji na odobrenje, sadržavale samo naslove i opise knjiga koje treba dostaviti.

2.6 Čak i pod pretpostavkom da su popisi koje su poslale zemlje PALOP-a bili dostupni Komisiji u trenutku kada je odobrila tehničke specifikacije ponude (što nije sigurno), Ombudsmanica smatra da ne bi bilo razumno očekivati da je Komisija ispitala sve informacije na kojima se temelje tehničke specifikacije ili da se obratila pitanju mogućeg sukoba interesa prilikom provjere treba li objaviti ponudu, s obzirom na to da se čini da Komisija u to vrijeme nije bila obaviještena o tom pitanju.

2.7 Osim toga, Ombudsmanica smatra da, iako je uvjerljiv argument podnositelja pritužbe prema kojem projekt koji se odnosi na promicanje čitanja ne može biti uspješan ako nema knjiga koje treba čitati, Komisijino stajalište da isporuka knjiga nije bila nužan uvjet za učinkovitost preostalih planiranih aktivnosti u okviru projekta i da je potonji bio neovisan o isporuci knjiga ne čini se očito nerazumnim.

2.8 S obzirom na navedeno, Europski ombudsman ne smatra da postoje nepravilnosti u postupanju u vezi s tim aspektom pritužbe.

3 Navodna nezakonitost poništenja ponude

3.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da je poništenje ponude, koje je preporučila Komisija, bilo nezakonito.

3.2 Komisija svoju preporuku za poništenje ponude opravdava sljedećim razlozima, ukratko:

(1) Postojao je mogući sukob interesa u natječaju jer je podnositelj pritužbe, koji je bio tehnički asistent projekta, bio i izdavač većine knjiga uvrštenih na popise knjiga koje treba dostaviti putem tog natječaja. U tom kontekstu Komisija napominje da neovisnost podnositelja pritužbe kao savjetnika, u skladu s člankom 12. Priloga IV. (Opći uvjeti za ugovore o uslugama koji se financiraju iz ERF-a) Odluci 3/90, nije bila zajamčena.

(2) U ponudi nije bilo natječaja s obzirom na to da je tehnički asistent projekta (podnositelj pritužbe) bio izdavač većine knjiga uvrštenih na popise knjiga koje treba dostaviti te je stoga, u skladu s člankom 35. stavkom 2. Odluke 3/90, javni naručitelj mogao poništiti ponudu i usto nije bio obvezan dodijeliti ugovor.

Prvi temelj

3.3 Što se tiče prvog razloga koji je istaknula Komisija, Ombudsman napominje da članak 12. Priloga IV. Odluci 3/90 glasi kako slijedi:

„Savjetnik nakon sklapanja ili raskida ugovora ograničava svoju ulogu u vezi s projektom na pružanje usluga. Osim uz pisano dopuštenje javnog naručitelja, konzultant i bilo koji drugi ugovaratelj, konzultant ili dobavljač s kojim je konzultant povezan ili povezan diskvalificirani su iz izvođenja radova, robe ili drugih usluga za projekt u bilo kojem svojstvu, uključujući podnošenje ponuda za bilo koji dio projekta.”

Ombudsmanica napominje da se tom odredbom izričito predviđa mogućnost da javni naručitelj konzultantu izda pisano dopuštenje za „izvršenje robe …”. Ombudsmanica također smatra da se od podnositelja pritužbe nije moglo razumno očekivati da ograniči svoju ulogu na tržištima knjiga zemalja PALOP-a, u kojima je tradicionalno imao vodeću ulogu, nakon sklapanja ugovora o tehničkoj pomoći projektu. Ombudsman stoga nije uvjeren da članak 12. Priloga IV. Odluci 3/90 opravdava otkazivanje ugovora.

Drugi razlog

3.4 Što se tiče drugog razloga koji je istaknula Komisija, Ombudsman napominje da se člankom 35. stavkom 2. Odluke 3/90 predviđa da „javni naručitelj može poništiti natječajni postupak u sljedećim slučajevima (…) (g) ako nije bilo tržišnog natjecanja”.

3.5 Ombudsmanica shvaća da se zaključak Komisije o nepostojanju tržišnog natjecanja temeljio na činjenici da je većinu knjiga uvrštenih na popise objavio jedan izdavač i da stoga nije bilo tržišnog natjecanja za njihovu isporuku. Ombudsmanica smatra da se Komisijino pozivanje na članak 35. stavak 2. Odluke 3/90 kao pravnu osnovu za preporuku javnom naručitelju da poništi ponudu čini razumnim. Ombudsman stoga ne utvrđuje nepravilnosti u postupanju u pogledu tog aspekta pritužbe.

4 Navodna šteta ugledu podnositelja pritužbe

4.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da je preporuka Komisije da otkaže ponudu naštetila njegovu poslovnom ugledu.

4.2 Komisija negira da je njezina odluka nanijela štetu ugledu podnositelja pritužbe s obzirom na to da (1) ugovor o tehničkoj pomoći između podnositelja pritužbe i javnog naručitelja nikada nije bio predmetom bilo kakve odluke Komisije koja bi mogla dovesti do zaključka da je ugled podnositelja pritužbe doveden u pitanje; (2) Zaključak Komisije da je postojao mogući sukob interesa u natječajnom postupku ne podrazumijeva ispitivanje kvalitete tehničke pomoći koju je pružio podnositelj pritužbe.

4.3 Ombudsmanica napominje da se čini da Komisija ne iznosi nijedan argument kojim se kritizira ponašanje podnositelja pritužbe ili kvaliteta tehničke pomoći koju pruža podnositelj pritužbe.

4.4 Osim toga, Ombudsman smatra da do sukoba interesa općenito može doći zbog kombinacije okolnosti koje ne podrazumijevaju nikakvu krivnju dotične osobe.

4.5 S obzirom na navedeno, Ombudsmanica smatra da se ne može razumno smatrati da procjena Komisije da je postojao rizik od sukoba interesa u koji je bio uključen podnositelj pritužbe podrazumijeva ikakvu štetu za ugled podnositelja pritužbe.

4.6 S obzirom na prethodno navedeno, Ombudsman ne smatra da postoje nepravilnosti u postupanju u vezi s tim aspektom pritužbe.

5 Postupanje sa zahtjevom podnositelja pritužbe

5.1 Podnositelj pritužbe navodi da je Komisija neopravdano kasnila s odgovorom na svoj dopis od 25. ožujka 2003. koji je sadržavao zahtjev za pristup dokumentima.

5.2 Komisija ističe da, u skladu s člankom 6. Uredbe 1049/2001, rok za slanje meritornog odgovora počinje teći od datuma na koji je instituciji dostavljeno dovoljno informacija za obradu zahtjeva. Komisija u svojem mišljenju navodi da podnositelj pritužbe nije dostavio dovoljno informacija za identifikaciju traženih dokumenata u svojem dopisu od 25. ožujka 2003.(7), koji je Komisija registrirala 3. travnja 2003. Komisija je 16. travnja 2003. od nje zatražila da to učini. Nakon što je podnositelj pritužbe poslao takve informacije, Komisija ga je 10. lipnja 2003. obavijestila da na licu mjesta može pregledati zatražene dokumente. Nakon zahtjeva podnositelja pritužbe da se predmetne preslike dostave poštom o njegovu trošku, Komisija je 20. listopada 2003. poštom poslala preslike zatraženih dokumenata.

5.3 Ombudsman je pregledao preslike dopisa koje su razmijenili Komisija i podnositelj pritužbe. Podnositelj pritužbe zatražio je 25. ožujka 2003. pristup svim dokumentima iz spisa projekta. Komisija je 16. travnja 2003. poslala trajni odgovor i objasnila da je potrebno više vremena za pripremu dokumentacije s obzirom na njezin obujam, ali nije iznijela primjedbu da zahtjev podnositelja pritužbe nije bio dovoljno jasan. Podnositelj pritužbe uputio je Komisiji isti zahtjev 28. travnja 2003. i 30. svibnja 2003. Komisija je 10. lipnja 2003. navela da se pristup može dati na licu mjesta. Podnositelj pritužbe zatražio je 18. lipnja i 1. srpnja 2003. dostavu preslika poštom o vlastitom trošku. Komisija je 30. srpnja 2003. obavijestila podnositelja pritužbe o načinu plaćanja za preslike (koje je podnositelj pritužbe prihvatio), a 20. listopada 2003. poslala je dokumente podnositelju pritužbe.

5.4 Što se tiče obrade zahtjeva podnositelja pritužbe za pristup dokumentima od 25. ožujka 2003., Ombudsmanica napominje da je Komisija u svojem mišljenju objasnila da je kašnjenje u obradi zahtjeva podnositelja pritužbe posljedica činjenice da zahtjev podnositelja pritužbe nije bio dovoljno precizan.

5.5 Ombudsmanica ne razumije zašto je Komisija u svojem mišljenju smatrala korisnim opravdati kašnjenje u obradi zahtjeva podnositelja pritužbe na temelju toga što zahtjev nije bio dovoljno precizan, dok je u svojem dopisu podnositelju pritužbe od 16. travnja 2003. Komisija samo navela da je zahtjev podnositelja pritužbe evidentiran 3. travnja 2003. i da će se rok za postupanje s njim produljiti za dodatnih 15 radnih dana s obzirom na vrlo velik broj zatraženih dokumenata. Na temelju dokumenata koji su mu podneseni Ombudsman napominje da Komisija nikada nije obavijestila podnositelja pritužbe da njegov zahtjev nije dovoljno precizan i da od njega nije zatražila više informacija.

5.6 Ombudsmanica ističe da je podnositeljev zahtjev za pristup dokumentima registriran 3. travnja 2003. U skladu s člankom 7. stavkom 3. Uredbe 1049/2001 rok za postupanje s njime (koji je Komisija produljila za dodatnih 15 radnih dana) istekao je 21. svibnja 2003. Međutim, Komisija je 10. lipnja 2003. na licu mjesta poslala informacije kojima se odobrava pristup. Odgoda obrade početnog zahtjeva podnositelja pritužbe predstavlja nepoštovanje odredaba Uredbe 1049/2001 od strane Komisije. To je bio slučaj nepravilnosti u postupanju, a kritična primjedba bit će iznesena u nastavku.

6 Navodni nedostatak informacija o alternativnim metodama dostave knjiga i povezanim tvrdnjama

6.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da Komisija nije predstavila alternativnu metodu dostave knjiga i da nije detaljno odgovorila na dopise podnositelja pritužbe.

Podnositelj pritužbe tvrdi da bi Komisija trebala poduzeti potrebne mjere za provedbu projekta odobravanjem izravnih ugovora za isporuku knjiga koje su odabrale zemlje PALOP-a (u skladu s člankom 11. stavkom 2. Odluke 3/90) ili provođenjem izvorne ponude otvorene 3. svibnja 2002.

6.2 Ombudsmanica razumije da se ta tvrdnja odnosi na dopis podnositelja pritužbe upućen Komisiji 23. prosinca 2002. i odgovor Komisije od 25. veljače 2003. Ombudsmanica stoga napominje da je u svojem dopisu od 23. prosinca 2002. (čiji je primjerak dostavljen Ombudsmanu) podnositelj pritužbe zatražio od Komisije, ukratko, da dovrši projekt zaključivanjem ponude ili da navede drugi način dostave knjiga te da, prema potrebi, odgodi datum isteka provedbe projekta.

6.3 Komisija je 25. veljače 2003. odgovorila na dopis podnositelja pritužbe i objasnila da ne može prihvatiti njezinu tvrdnju s obzirom na to da u skladu s glavom III. poglavljem 5. odjeljcima 2. i 3. Konvencije iz Lomea IV. samo Zajednica, njezine države članice i zemlje AKP-a mogu utvrditi, pripremiti i ispitati projekte te predložiti njihovo financiranje i odlučiti o njemu.

6.4 U svojem mišljenju, koje je Ombudsman proslijedio podnositelju pritužbe, Komisija je dodala da je u sporazumu o financiranju koji obuhvaća projekt, a koji je sporazum između Komisije i zemalja AKP-a, propisani datum isteka bio 31. prosinca 2002. U skladu sa sporazumom o financiranju, svaka mjera projekta za koju bi se mogao uspješno podnijeti zahtjev za produljenje trebala bi biti ključna za taj projekt, što znači da bi zbog izostanka takve mjere projekt mogao postati neučinkovit. Budući da takvi uvjeti za produljenje nisu ispunjeni, projekt je zaključen.

6.5 Ombudsmanica smatra da su objašnjenja Komisije o alternativnim metodama dostave knjiga i tvrdnja podnositelja pritužbe razumna. Ombudsman stoga ne smatra da postoje nepravilnosti u postupanju u vezi s tim dijelom pritužbe. Tvrdnja podnositelja pritužbe stoga se ne može potkrijepiti.

Zaključak

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s ovom pritužbom potrebno je iznijeti sljedeću kritičku napomenu:

Komisija je 3. travnja 2003. registrirala zahtjev podnositelja pritužbe za pristup dokumentima. U skladu s člankom 7. stavkom 3. Uredbe 1049/2001 rok za obradu zahtjeva (koji je Komisija produljila za dodatnih 15 radnih dana) istekao je 21. svibnja 2003. Komisija je 10. lipnja 2003. na licu mjesta poslala informacije kojima se odobrava pristup. Odgoda obrade zahtjeva podnositelja pritužbe predstavlja nepoštovanje odredaba Uredbe 1049/2001 od strane Komisije. To je bio slučaj nepravilnosti u postupanju.

Budući da se činjenice u predmetu odnose na konkretne događaje u prošlosti, čini se da prijateljsko rješenje nije moguće. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

Predsjednik Europske komisije bit će obaviješten o toj odluci.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije, Službeni list 2001., L 145, str. 43.

(2) Odluka Nº3/90 Vijeća ministara AKP-a i EEZ-a od 29. ožujka 1990. o donošenju općih propisa, općih uvjeta i postupovnih pravila o mirenju i arbitraži za ugovore o radovima, nabavi robe i uslugama koji se financiraju iz Europskog razvojnog fonda i o njihovoj primjeni, Službeni list L 382, 31.12.1990., str. 0001.-0107. (dalje u tekstu „Odluka 3/90”). Članak 11. stavak 2. Odluke 3/90 glasi kako slijedi: „Osim ako se to može opravdati predmetom ugovora, zabranjuju se tehničke specifikacije u kojima se navode proizvodi određene marke ili izvora ili određenog postupka i koje stoga pogoduju određenim proizvodima ili ih uklanjaju. Takva zabrana obuhvaća žigove, patente ili tipove, ili određeno podrijetlo ili proizvodnju. Međutim, ako se proizvodi ili postupci ne mogu navesti na dovoljno precizan i razumljiv način, mogu se navesti pod uvjetom da se dodaju riječi „ili jednakovrijedan”.

(3) Ombudsmanica razumije: od 25. ožujka 2003.

(4) Parlament ju je donio 9. ožujka 1994. (SL L 113, 4.5.1994., str. 5.) i izmijenio svojom odlukom od 14. ožujka 2002. o brisanju članaka 12. i 16. (SL L 92. 9.4.2002., str. 13.).

(5) Odluka br. 3/90 Vijeća ministara AKP-a i EEZ-a od 29. ožujka 1990. o donošenju općih propisa, općih uvjeta i postupovnih pravila o mirenju i arbitraži za ugovore o radovima, nabavi robe i uslugama koje financira EDP i koji se odnose na njihovu primjenu (dalje u tekstu „Odluka 3/90”), Službeni list L 382, 31.12.1990., str. 1.

(6) http://europa.eu/commm/europeaid/cgi/frame12.pl/frame12.pl/frame12.pl/right, str. 17. PDF: tehnika pripojenja.

(7) Ombudsmanica razumije da je dopis podnositelja pritužbe bio od 25. ožujka 2003., a ne od 28. travnja 2003., kako je navedeno u mišljenju Komisije.