Strasbourg, 2. lipnja 2004.

Poštovana gospođo H.,

Dana 20. kolovoza 2003. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Europske komisije u ime Udruge DIK. Vaša pritužba odnosi se na odluku Komisije da zatraži povrat dijela sredstava dodijeljenih Udruzi DIK za provedbu projekta Leonardo da Vinci (S 95/2/179/III.2.a).

Pritužbu sam 27. listopada 2003. proslijedio predsjedniku Komisije. Dana 29. siječnja 2004. primio sam mišljenje Komisije koje sam Vam proslijedio s pozivom da podnesete svoja očitovanja. Čini se da od vas nisu primljene nikakve primjedbe.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe smatra da su činjenice u predmetu sažeto sljedeće:

Podnositelj pritužbe predsjednik je Udruge DIK, male strukovne organizacije i sindikata za, među ostalim, knjižničare, arhiviste i muzejske stručnjake. Njezina udruga bila je odgovorna za razvoj projekta koji je financirala Europska komisija putem programa Leonardo da Vinci (ref.: S95/2/179/III.2.a).

Udruženje DIK primilo je 2001. od Komisije račun u kojem je zatražilo plaćanje iznosa od 50 000 EUR bez ikakvog dodatnog objašnjenja. Nakon nekoliko pokušaja pronalaska službenika odgovornog za projekt, uključujući posjet Komisiji, podnositelj pritužbe obaviješten je o zabrinutosti institucije u vezi s projektom. Oni su uključivali niz nepravilnosti, kao što su nedostatak potpisa nekih partnera, potreba da udruga pokrije vlastite troškove, pretjerani iznos koji jedan od partnera naplaćuje kao putne troškove i trajanje za koje je partner zatražio troškove. Podnositelj pritužbe objasnio je da je to stanje posljedica činjenice da sudionici nisu prihvatili nacrt izvješća o projektu koji su prvotno pripremili voditelji projekta te da je vanjski muzejski stručnjak morao preuzeti odgovornost za završnu izradu izvješća.

S obzirom na zabrinutost koju je izrazila Komisija, podnositelj pritužbe izvršio je niz ispravaka izvješća o projektu. Čini se da je zbog tih promjena Komisija ponovno razmotrila neke od svojih prigovora i smanjila svoj zahtjev za povrat na 20 911,09 EUR. Međutim, podnositelj pritužbe istaknuo je da je projekt uspješno proveden te da je, osim toga, izvješće Udruge DIK o projektu dovršeno i objavljeno. Složila se da je provedba projekta mogla djelomično odstupati od specifikacija navedenih u ugovoru, iako je osporavala iznos koji je zatražila Komisija.

Nakon nekoliko razmjena i osobnih sastanaka s odgovornim dužnosnicima podnositelj pritužbe vratio je traženi iznos od 20 911,09 EUR. Međutim, izrazila je nezadovoljstvo odlukom Komisije i napomenula da je ona mala organizacija, među ostalim knjižničara, arhivista i muzejskih stručnjaka. Zatraženi iznos novca nije se mogao pokriti iz proračuna udruge te je stoga prouzročio štetu njezinim članovima.

Podnositelj pritužbe naglasio je da je, iako Udruga DIK nije znala za neka pravila kojima se uređuje projekt te da je njihova provedba koštala mnogo vremena i novca, projekt provela u skladu s ugovorom.

Ukratko, podnositelj pritužbe u svojoj pritužbi Ombudsmanu navodi da Komisija nije pravilno postupila s projektom, osobito u pogledu njegova zahtjeva za povrat dijela sredstava, te da nije obavijestila Udrugu DIK o nekim zahtjevima ugovora.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Komisija je u svojem mišljenju objasnila da je podnositelj pritužbe radio kao ugovaratelj u projektu koji se financirao u okviru programa Leonardo da Vinci (ugovor S.95.2.179.III.2.a; br. 3854). Ugovor je trajao od 1. prosinca 1995. do 30. siječnja 1997.

Projekt je bio predmet brojnih kontakata između takozvanog Ureda za tehničku pomoć (TAO) u ime Komisije i izvođača kako bi se riješili brojni problemi koji proizlaze iz evaluacije napretka i završnih izvješća. Komisija je napomenula da su njezine službe pisanim i usmenim putem obavijestile podnositelja pritužbe o tim problemima.

Komisija je istaknula da su odnosi s ugovarateljem uređeni ugovorom kojem je priložen upravni i financijski priručnik. U ovom su priručniku utvrđeni kriteriji prihvatljivosti za rashode projekta. Institucija je naglasila da je ugovaratelj stoga bio obaviješten o svim njezinim ugovornim obvezama.

Institucija je istaknula da je nalog za povrat, koji je tužiteljica osporila, izdan nakon što su njezine službe dovršile obradu njezine druge verzije završnog izvješća, podnesenog 6. lipnja 1999. Prvo završno izvješće zaprimio je TAO 19. veljače 1998. Nije bila odobrena jer predviđena ostvarenja nisu bila dovršena, što je onemogućilo evaluaciju.

Zbog problema nastalih zatvaranjem TAO-a i pečaćenjem njegovih spisa od strane belgijskih pravosudnih tijela, Komisija je drugu verziju završnog izvješća obradila tek 2000. godine. Komisija je na temelju svoje ocjene zaključila da je izvješće nepotpuno te su stoga njezine službe 17. svibnja i 18. kolovoza 2000. od ugovaratelja zatražile dodatne informacije.

Budući da nije odgovorila na te zahtjeve, Komisija je 12. prosinca 2000. odlučila zatvoriti spis i proglasiti neprihvatljivima određene rashode. U svojem dopisu podnositelju pritužbe od 12. prosinca 2000. Komisija je obrazložila svoje stajalište na temelju sljedećih razloga: mogu se uzeti u obzir samo rashodi nastali tijekom ugovornog razdoblja (1. prosinca 1995. – 30. studenoga 1997.); izvješća o napretku i završna izvješća nije potpisala ista osoba koja je potpisala ugovor; u tablicama su postojale nedosljednosti i na nekima od njih nije bilo potpisa; druga verzija završnog izvješća nije se mogla uzeti u obzir jer je dostavljena kasnije od 10 mjeseci nakon isteka ugovornog razdoblja; podnositelj pritužbe nije odgovorio na zahtjeve Komisije za informacije; i nisu sklopljeni ugovori s partnerima. Dokumentacija je stoga zaključena te je ugovaratelju 31. svibnja 2001. poslana obavijest o terećenju, zajedno s financijskim prilozima s objašnjenjima.

Udruženje DIK podnijelo je pritužbu Komisiji 21. lipnja 2001. S obzirom na okolnosti zatvaranja TAO-a, Komisija je pretpostavila da podnositelj pritužbe nikad nije primio svoj zahtjev za dodatne informacije od 17. svibnja 2000. te je stoga odlučila ponovno otvoriti spis. Nakon što je podnositelj pritužbe u rujnu 2001. dostavio zatražene dodatne informacije i dopis od 15. listopada 2001., Komisija je izmijenila svoju ocjenu i prihvatila dio rashoda koji su prvotno bili proglašeni neprihvatljivima. Na temelju te nove evaluacije Komisija je procijenila preostale neprihvatljive troškove na 20 911,09 EUR te je ugovaratelju podnijela prijedlog u tu svrhu.

Dopisom od 23. listopada 2001. ugovaratelj je službeno prihvatio taj prijedlog. Ona je 13. kolovoza 2003. Komisiji platila iznos od 20 911,09 eura na ime projekta. Komisija smatra da je tim plaćanjem potvrđena suglasnost ugovaratelja s njegovom konačnom odlukom.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Ombudsman nije zaprimio primjedbe podnositelja pritužbe.

ODLUKA

1 Upravljanje projektom od strane Komisije

1.1 Pritužba se odnosi na odluku Komisije da zatraži povrat dijela sredstava dodijeljenih Udruzi DIK za provedbu projekta Leonardo da Vinci. Podnositelj pritužbe tvrdi da Komisija nije pravilno postupila s projektom, posebno u pogledu njegova zahtjeva za povrat dijela sredstava, te da nije obavijestila Udruženje DIK o nekim ugovornim zahtjevima. Prema navodima podnositelja pritužbe, iako Udruženje DIK nije znalo za neka pravila kojima se uređuje projekt i njihova je provedba koštala mnogo vremena i novca, provelo je projekt u skladu s ugovorom.

1.2 Komisija tvrdi da su njezini odnosi s ugovarateljem bili uređeni ugovorom kojem je priložen upravni i financijski priručnik. U ovom su priručniku utvrđeni kriteriji prihvatljivosti za rashode projekta. Institucija je naglasila da je ugovaratelj stoga bio obaviješten o svim njezinim ugovornim obvezama.

Što se tiče postupanja s ugovorom, Komisija tvrdi da je zatražila povrat određenih troškova nakon što je zaključila da je završno izvješće koje je dostavio podnositelj pritužbe nepotpuno.

Nakon primitka dodatnih informacija koje je poslao podnositelj pritužbe Komisija je prihvatila dio rashoda koji su prvotno proglašeni neprihvatljivima. Na temelju te nove evaluacije Komisija je procijenila preostale neprihvatljive troškove na 20 911,09 EUR te je u tu svrhu podnijela prijedlog ugovaratelju, koji je taj prijedlog službeno prihvatio 23. listopada 2001.

1.3 U skladu s člankom 195. Ugovora o EZ-u, Europski ombudsman ovlašten je primati pritužbe "koje se odnose na slučajeve nepravilnosti u postupanju institucija ili tijela Zajednice". Ombudsman smatra da do nepravilnosti u postupanju dolazi kada javno tijelo ne postupa u skladu s pravilom ili načelom koje je za njega obvezujuće (1). Nepravilnost se stoga može utvrditi i kada je riječ o ispunjavanju obveza koje proizlaze iz ugovora koje su sklopile institucije ili tijela Zajednica.

1.4 Međutim, Ombudsman smatra da je opseg nadzora koji može provesti u takvim slučajevima nužno ograničen. Europski ombudsman smatra da ne bi trebao nastojati utvrditi je li bilo koja od stranaka prekršila ugovor ako je to sporno. To bi pitanje mogao učinkovito riješiti samo nadležni sud, koji bi imao mogućnost saslušati argumente stranaka u vezi s relevantnim nacionalnim pravom i ocijeniti proturječne dokaze o svim spornim činjeničnim pitanjima.

1.5 Ombudsman stoga smatra da je u predmetima koji se odnose na ugovorne sporove opravdano ograničiti njegovu istragu na ispitivanje je li mu institucija ili tijelo Zajednice pružilo dosljedan i razuman prikaz pravne osnove za svoje djelovanje i zašto smatra da je njegovo stajalište o ugovornom položaju opravdano. Ako je to slučaj, Europski ombudsman zaključit će da njegovom istragom nije otkriven slučaj nepravilnosti u postupanju.

Taj zaključak neće utjecati na pravo stranaka da njihov ugovorni spor ispita i mjerodavno riješi nadležni sud.

1.6 Na temelju dokaza dostavljenih tijekom istrage čini se da je ugovor potpisan između Komisije i udruženja podnositelja pritužbe (S.95.2.179.III.2.a; br. 3854) sadržavao je niz priloga, uključujući administrativni i financijski priručnik projekta. U ovom su dokumentu detaljno utvrđeni kriteriji prihvatljivosti za rashode projekta. Budući da su kriteriji kojima se definiraju troškovi koje Komisija treba platiti činili sastavni dio ugovora koji je potpisao i s kojim se složio podnositelj pritužbe, Ombudsmanica smatra da je Komisija podnositelju pritužbe dostavila dovoljno informacija o pravima i obvezama koje proizlaze iz ugovora.

1.7 Što se tiče načina na koji Komisija postupa s ugovorom, osobito odluke o zahtjevu za povrat dijela svojih sredstava, iz dostupnih dokaza proizlazi da je Komisija opravdala svoje zahtjeve za povrat dijela pomoći jer su neki troškovi koje je imao podnositelj pritužbe bili neprihvatljivi. Ombudsman je svjestan činjenice da je Komisija svoje stajalište opravdala upućivanjem na nekoliko ugovornih zahtjeva za koje se čini da ih podnositelj pritužbe nije osporio, kao što je, među ostalim, da se u obzir mogu uzeti samo rashodi nastali tijekom ugovornog razdoblja (1. prosinca 1995. – 30. studenoga 1997.); da se čini da izvješća o napretku i završna izvješća nije potpisala ista osoba koja je potpisala izvorni ugovor; ili da su postojale nedosljednosti u tablicama i da na nekima od njih nije bilo potpisa.

1.8 Na temelju informacija koje su tijekom istrage dostavili podnositelj pritužbe i Komisija, Ombudsmanica smatra da stajalište koje je Komisija zauzela u vezi s tim pitanjem nije nerazumno i da se čini da je Komisija na odgovarajući način obavijestila podnositelja pritužbe o razlozima svojeg stajališta.

U tim okolnostima ombudsmanica zaključuje da istragom nije otkriven slučaj nepravilnosti u postupanju.

Zaključak

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s tom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Komisije.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Vidjeti godišnje izvješće Europskog ombudsmana za 1997., str. 22.