Kontekst pritužbe

1. Podnositelj pritužbe, talijanski akademik, podnio je zahtjev za javni pristup dokumentima [1] Europske komisije u vezi s pilot-projektom o nadzoru morskih i pomorskih granica u Tunisu, koji financira EU.[2] Zahtjev je podnijela 12. srpnja 2022. Komisija je svoj zahtjev evidentirala pod referentnim brojem EASE 2022/4122.

2. Komisija je 18. studenoga 2022. odgovorila na zahtjev podnositelja pritužbe za pristup. Utvrdila je da je 106 dokumenata obuhvaćeno njezinim zahtjevom. Omogućila je djelomičan pristup jednom dokumentu (uz redigiranje osobnih podataka) i u potpunosti odbila pristup ostalim dokumentima. Komisija je uputila na iznimke na temelju zakonodavstva EU-a o javnom pristupu dokumentima, tvrdeći da bi otkrivanje moglo ugroziti javnu sigurnost EU-a, međunarodne odnose, komercijalne interese trećih strana i privatnost osoba navedenih u dokumentima [3].

3. Podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije da 1. prosinca 2022. preispita svoju odluku (podnošenjem „potvrdnog zahtjeva”).

4. Komisija je 21. prosinca 2022. produljila rok za obradu ponovnog zahtjeva za 15 radnih dana. Nakon isteka produljenog roka za odgovor, odnosno 23. siječnja 2023., Komisija je obavijestila podnositelja pritužbe da ga neće moći poštovati jer se zahtjev sastoji od velikog broja dokumenata.

5. Nakon što je 14. veljače 2023. Komisiji poslala podsjetnik (na koji nije primila odgovor), podnositeljica pritužbe obratila se Ombudsmanu 24. ožujka 2023.

Istraga

6. Ombudsmanica je pokrenula istragu o propustu Komisije da odgovori u primjenjivim rokovima na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe.

7. Tijekom istrage ombudsmanica je zatražila od Komisije da odgovori na ponovni zahtjev bez nepotrebne odgode, a najkasnije 21. travnja 2023. S obzirom na stalna kašnjenja, istražni tim Ombudsmana pregledao je dokumente o kojima je riječ u ovom predmetu. Ombudsmanica je 2. listopada 2023. Komisiji poslala podsjetnik i ponovno je pozvala da bez daljnje odgode donese potvrdnu odluku. Ombudsmanica je istaknula da je, na temelju pregleda 106 spornih dokumenata, bilo vrlo teško razumjeti zašto je Komisiji trebalo toliko vremena da donese potvrđujuću odluku. Ombudsmanica je 25. travnja 2024. poslala završni podsjetnik.

Procjena Europskog ombudsmana

8. U skladu s Uredbom 1049/2001 institucija EU-a trebala bi u roku od 15 radnih dana od registracije ponovnog zahtjeva odobriti pristup traženom dokumentu ili u pisanom odgovoru navesti razloge za potpuno ili djelomično odbijanje. Rok od 15 radnih dana može se produljiti za dodatnih 15 radnih dana u iznimnim okolnostima [4].

9. U tom slučaju Komisija nije donijela odluku o ponovnom zahtjevu podnositelja pritužbe. Ne samo da nije poštovao rokove koje je zakonodavac utvrdio u Uredbi 1049/2001, već, unatoč brojnim zahtjevima i podsjetnicima koje je poslao Ombudsman, još nije donio odluku. Nakon više od 16 mjeseci u trenutku sastavljanja ove odluke o zatvaranju podnositelj pritužbe i dalje čeka odgovor. Ovo je primjer nepravilnosti u postupanju.

10. Komisija je tijekom istrage ažurirala istražni tim Europskog ombudsmana. Konkretno, službe Komisije objasnile su da su kašnjenja u ovom predmetu posljedica složenosti zahtjeva i broja predmetnih dokumenata te potrebe za provedbom unutarnjih i vanjskih savjetovanja. Komisija je nadalje objasnila da su „utvrđene određene nedosljednosti u stajalištu o kojem se raspravljalo s trećom stranom i u unutarnjoj politici Komisije, što je zahtijevalo novi skup rasprava s glavnom upravom”.

11. Ombudsmanica se 8. svibnja 2024. sastala s glavnim tajnikom Komisije kako bi raspravila o tome kako Komisija postupa s kašnjenjima u pružanju javnog pristupa dokumentima i o razvoju situacije.[5] Na tom je sastanku ponovno pozvala Komisiju da prioritetno riješi pitanje kašnjenja te je istaknula nekoliko slučajeva s posebno dugim kašnjenjima, uključujući ovaj.

12. Ombudsmanica prepoznaje izazove s kojima se suočavaju službe Komisije nadležne za zahtjeve za javni pristup. Međutim, Uredbom 1049/2001 utvrđuju se strogi rokovi koje bi uprava EU-a trebala poštovati. Ombudsmanica je dosljedno zauzela stajalište da je „zakašnjeli pristup uskraćen”. Dokumenti i informacije koje traže podnositelji zahtjeva mogu izgubiti na važnosti ako dođe do kašnjenja.

13. Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što njezina istraga u ovom predmetu nije pomogla podnositelju pritužbe da dobije odluku Komisije. Budući da bi bilo malo svrsishodno nastaviti slati podsjetnike Komisiji, Ombudsman zaključuje predmet i utvrđuje nepravilnosti u postupanju. Ombudsmanica u ovom slučaju neće dati preporuku. Ombudsmanica je već pozvala Komisiju da riješi sustavna kašnjenja u tom području i da poštuje rokove iz Uredbe 1049/2001. Europski parlament jednoglasno je na plenarnoj sjednici 14. ožujka 2024. potvrdio tematsko izvješće o tom pitanju koje je poslao Ombudsman.

Zaključak

Na temelju istrage Ombudsman zaključuje ovaj predmet sljedećim zaključkom:

Izostanak odgovora Komisije na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe u ovom predmetu predstavlja nepravilnost u postupanju.

Podnositelj pritužbe i Komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily O'Reilly
Europska ombudsmanica

Strasbourg, 11. srpnja 2024.

[1] U skladu s Uredbom 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

[2] Podnositelj pritužbe zatražio je javni pristup svim dokumentima koji sadržavaju informacije o „projektu integriranog upravljanja granicama” u Tunisu koji se financira sredstvima EU-a (projekt integriranog upravljanja granicama), osobito jednoj komponenti tog projekta pod nazivom Integrirani sustav za pomorski nadzor (ISMariS), platformi softverskog rješenja za praćenje podataka prikupljenih iz različitih izvora i njihovo prikazivanje na karti.

[3] Te su iznimke utvrđene u članku 4. stavku 1. i članku 4. stavku 2. Uredbe 1049/2001.

[4] Članak 8. Uredbe 1049/2001.

[5] Izvješće s tog sastanka dostupno je na internetskoj stranici Europskog ombudsmana: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/188081