Predmet se odnosio na način na koji se Agencija Europske unije za azil (EUAA) bavila navodima o kršenju temeljnih prava u svojim aktivnostima na grčkom otoku Samosu. Podnositelji pritužbe bili su zabrinuti da je način na koji su službenici za rješavanje predmeta raspoređeni u timove EUAA-e za potporu u pitanjima azila vodili razgovore s ranjivim tražiteljima azila protivan pravu EU-a te da EUAA to nije riješila. Osim toga, podnositelji pritužbe bili su zabrinuti zbog načina na koji je EUAA postupala s izvješćima tražitelja azila o prisilnom vraćanju.

Ombudsmanica je utvrdila da EUAA u trenutku podnošenja pritužbe nije osigurala da su službenici zaduženi za rješavanje predmeta raspoređeni u njezinim timovima za potporu u pitanjima azila bili spremni pravilno provoditi razgovore s ranjivim tražiteljima azila, među ostalim u pogledu načina na koji se mogu uzeti u obzir pokazatelji ranjivosti kada se oni prvi put pojave tijekom intervjua za azil. Ombudsmanica je nadalje utvrdila da EUAA nije pružila ranjivim tražiteljima azila odgovarajući postupak za prijavljivanje pogrešaka počinjenih tijekom razgovora te da EUAA nije preispitala takva izvješća. Ombudsmanica je utvrdila da je riječ o nepravilnostima u postupanju te je EUAA-i dala četiri preporuke za uklanjanje nedostataka.

Ombudsmanica je te preporuke poslala i svojim kolegama iz Europske mreže pučkih pravobranitelja (ENO) tražeći njihova stajališta o tome kako se osigurava poštovanje temeljnih prava u suradnji između službenika EUAA-e za rješavanje predmeta i nacionalnih službenika za azil.

Osim toga, Ombudsmanica je utvrdila važne nedostatke u vezi s načinom na koji je EUAA postupala s otkrivanjem iskustava tražitelja azila u pogledu prisilnog vraćanja tijekom razgovora. Budući da je EUAA tijekom istrage Ombudsmana počela provoditi mjere za uklanjanje tih nedostataka, nije utvrdila nepravilnosti u postupanju, već je iznijela dva prijedloga za poboljšanje.

Tri slučaja odnosila su se na način na koji je Europska komisija primijenila svoja pravila za bolju regulativu i druge postupovne zahtjeve pri pripremi zakonodavnih prijedloga o dužnoj pažnji za održivo poslovanje (983/2025/MIK), borbi protiv krijumčarenja migranata (2031/2024/VB) i zajedničkoj poljoprivrednoj politici (1379/2024/MIK). Komisija je te prijedloge smatrala hitnima te je stoga propustila korake predviđene u svojim pravilima, kao što su procjene učinka i javna savjetovanja. Podnositelji pritužbe, koji su organizacije civilnog društva, smatrali su da se tim propustima krše pravila Komisije o boljoj regulativi. U dva slučaja podnositelji pritužbe tvrdili su i da Komisija nije ocijenila usklađenost zakonodavnih prijedloga s klimatskim ciljevima EU-a, kako je propisano Europskim zakonom o klimi. U jednom je predmetu podnositelj pritužbe nadalje bio zabrinut da je Komisija prekršila svoj Poslovnik o savjetovanjima među službama.

Na temelju svojih istraga Ombudsmanica je utvrdila postupovne nedostatke u načinu na koji je Komisija pripremila predmetne zakonodavne prijedloge, što je, promatrano zajedno, predstavljalo nepravilnosti u postupanju. Kako bi se uklonili ti nedostaci, Ombudsmanica je preporučila da Komisija osigura predvidljivu, dosljednu i neproizvoljnu primjenu svojih pravila za bolju regulativu definiranjem „hitnih” situacija kojima se opravdava odstupanje od njihovih zahtjeva te evidentiranjem i objašnjavanjem razloga za sva odobrena odstupanja. Nadalje, ako se odobre odstupanja, Komisija bi trebala uspostaviti postupak kako bi osigurala da hitna priprema zakonodavnih prijedloga i dalje bude u skladu s načelima transparentnog i uključivog zakonodavnog postupka koji se temelji na dokazima. Kako bi pomogla Komisiji u toj zadaći, Ombudsmanica je iznijela i četiri prijedloga za poboljšanje, koji su uključivali: pojašnjavanje pravila savjetovanja s dionicima za hitne prijedloge; osiguravanje pravodobne objave analitičkih dokumenata kojima se zamjenjuju procjene učinka i navode dokazi kojima se potkrepljuju njezini prijedlozi kako bi se omogućila javna rasprava prije donošenja zakonodavstva; izdavanje smjernica za provedbu procjena klimatske dosljednosti; pružanje i evidentiranje obrazloženja pri skraćivanju razdoblja savjetovanja među službama ispod utvrđenih pragova.

U svojem odgovoru Ombudsmanu Komisija je pristala razmotriti definiranje „hitnih” situacija tijekom predstojeće revizije pravila za bolju regulativu te evidentirati i objaviti razloge za primjenu odstupanja od njihovih zahtjeva. Komisija se obvezala i da će osigurati ciljana savjetovanja o svojim „hitnim” prijedlozima, objaviti analitičke dokumente s dokazima kojima se potkrepljuju njezini prijedlozi u roku od tri mjeseca od donošenja, uključiti procjene klimatske dosljednosti u analitičke dokumente i memorandume s objašnjenjima za buduće prijedloge te pružiti obrazloženja za skraćena savjetovanja među službama.

Podnositelji pritužbe u svojim su primjedbama na odgovor Komisije smatrali da obveze Komisije nisu ni jasne ni dovoljno konkretne da bi se zajamčio transparentan i uključiv zakonodavni postupak koji se temelji na dokazima.

Ombudsmanica je pozdravila sveukupni konstruktivan odgovor Komisije na njezine preporuke i prijedloge za poboljšanje. Međutim, odgovor Komisije još nije dovoljno jasan u pogledu konkretnih koraka koje namjerava poduzeti kako bi provela preporuke i prijedloge Ombudsmana za poboljšanje.

Ombudsmanica će stoga pratiti to pitanje na temelju budućih pritužbi i nakon što Komisija dovrši reviziju pravila za bolju regulativu. U ovoj fazi daljnje istrage nisu opravdane, a Europski ombudsman zaključio je tri predmeta.

Predmet se odnosio na način na koji Europska komisija osigurava da Rumunjska u potpunosti provede presudu Suda Europske unije o nezakonitom odbijanju izdavanja osobnih iskaznica rumunjskim državljanima s domicilom u drugim državama članicama.

Ombudsmanica je utvrdila da se to pitanje razvija na nacionalnoj razini i da je Komisija aktivno i u razumnim vremenskim razmacima pratila situaciju.

Ombudsmanica je zaključila predmet sa zaključkom da u ovoj fazi nisu opravdane daljnje istrage. Međutim, Ombudsmanica je od Komisije zatražila da je u roku od šest mjeseci izvijesti o svojoj procjeni usklađenosti Rumunjske s presudom i svim daljnjim mjerama koje je poduzela Komisija.

Predmet se odnosio na zahtjev za javni pristup dokumentima u posjedu Agencije Europske unije za suradnju tijela za izvršavanje zakonodavstva (Europol) u vezi s njezinom suradnjom s tijelima država članica, Ujedinjenom Kraljevinom i Frontexom u pogledu aktivnosti suzbijanja krijumčarenja u kanalu La Manche. Europol je utvrdio da je 197 dokumenata obuhvaćeno područjem primjene zahtjeva i odbio pristup svim dokumentima. Odbijanjem pristupa Europol je tvrdio da bi otkrivanje dokumenata ugrozilo zaštitu javnog interesa u pogledu javne sigurnosti i njegovih međunarodnih odnosa. 

Istražni tim Ombudsmana pregledao je uzorke spornih dokumenata i sastao se s predstavnicima Europola. Na temelju toga i uzimajući u obzir široko diskrecijsko pravo koje institucije i agencije EU-a imaju kada smatraju da su javna sigurnost i međunarodni odnosi ugroženi, Ombudsman je utvrdio da odluka Europola o odbijanju javnog pristupa nije očito pogrešna.

S obzirom na to da se predmetni javni interesi ne mogu zamijeniti drugim javnim interesom koji se smatra važnijim, Ombudsman je zaključio istragu u kojoj je utvrđeno da nije bilo nepravilnosti u postupanju Europola.