Poštovani dr. sc.

Dana 22. srpnja 2001. podnijeli ste, djelujući u ime Partnerschaftskomittee Marktbreit-Fléac, pritužbu protiv Glavne uprave Komisije za obrazovanje i kulturu u vezi sa zahtjevom za bespovratna sredstva.

Pritužbu sam 23. kolovoza 2001. proslijedio Komisiji na očitovanje.

Zastupnica u Europskom parlamentu Ursula Schleicher 1. listopada 2001. poslala mi je pravno stručno znanje o mogućnosti osporavanja odluka kojima Komisija odbija zahtjeve za bespovratna sredstva. Dana 5. listopada 2001. Komisiji sam proslijedio primjerak dopisa gđe Schleicher i njegova priloga.

Komisija je 5. prosinca 2001. poslala svoje mišljenje o Vašoj pritužbi. Proslijedio sam Vam mišljenje Komisije 6. prosinca 2001. s pozivom na očitovanje, ako to želite. Dana 20. siječnja 2002. poslali ste mi svoje primjedbe na mišljenje Komisije.

Sada pišem kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe je gradski odbor Marktbreita, malog grada u Franconiji (Bavarska). Marktbreit je izjednačen s Fléacom (Francuska) i Inchture Area (Škotska).

U ožujku 2001. podnositelj pritužbe zatražio je bespovratna sredstva Zajednice za događanje u Marktbreitu kako bi se proslavila 15. obljetnica njegova partnerstva s Fléacom. U skladu sa zahtjevom, u njemu je sudjelovalo 100 osoba iz Fléaca i šest osoba iz Škotske. Predviđeni trošak događanja bio je € 6 000 (uključujući € 700 doprinosa u naravi), od čega je € 2 650 trebao platiti EU. Putni troškovi procijenjeni su na € 11 800, od čega je € 10 022 trebao snositi EU.

Zahtjev je odbijen 3. svibnja 2001. na temelju dvaju razloga, odnosno da se subvencija ne može dodijeliti za programe u kojima sudjeluje manje od 10 osoba po općini i da ukupna subvencija ne može iznositi više od 50 % ukupnog iznosa prihvatljivih troškova projekta.

Podnositelj pritužbe doveo je u pitanje tu odluku u dopisu Komisiji od 14. svibnja 2001. Istaknula je da u skladu s točkom 4. podtočkom (b) relevantnih pravila bespovratna sredstva ne smiju premašiti 50 % ukupnog iznosa prihvatljivih troškova projekta. Podnositelj pritužbe tvrdio je da, s obzirom na to da se drugdje upućuje na prihvatljive troškove, putni troškovi nisu dodani troškovima projekta, posebno s obzirom na to da je postojalo posebno pravilo u pogledu tih troškova (0,04 EUR po kilometru i gostu). Ako je to trebalo biti pogrešno, pogreška se lako mogla ispraviti bez pribjegavanja teškim izračunima. Kad je riječ o broju sudionika, podnositelj pritužbe istaknuo je da je Komisija 1998. dodijelila bespovratna sredstva iako je bilo uključeno samo devet osoba i iako je relevantno pravilo tada već postojalo. Podnositelj pritužbe nadalje je tvrdio da bi, s obzirom na načelo proporcionalnosti utvrđeno u članku 5. stavku 3. Ugovora o EZ-u, bilo dovoljno smanjiti bespovratna sredstva (u pogledu sudionika iz Škotske) umjesto kažnjavanja organizatora odbijanjem prijave u cjelini. Bilo bi potrebno barem obavijestiti podnositelje zahtjeva o dalekosežnim posljedicama koje bi mogle imati čak i manje pogreške. Podnositelj pritužbe smatrao je da bi bilo primjereno da uprava prilagođena građanima savjetuje građane u slučaju dvojbi, primjerice putem telefonske linije. Nadalje je napomenula da su u općim upravama same ispravile manje pogreške formalne prirode ili su podnositelju zahtjeva vratile zahtjev kako bi mu omogućile da otkloni nedostatke.

Glavni direktor Glavne uprave Komisije za obrazovanje i kulturu g. Van der Pas odgovorio je 6. srpnja 2001. ističući da je Komisija izmijenila svoje postupke u vezi s bespovratnim sredstvima za takve projekte i da je neizbježno da se tijekom tranzicije pojave problemi i nesporazumi. Zatražio je od podnositelja pritužbe da shvati da bi veća fleksibilnost djelovala na štetu drugih podnositelja zahtjeva i da je, uzimajući u obzir vremenski pritisak koji prevladava u sektoru, Komisija odlučila strogo primjenjivati svoja pravila. G. Van der Pas istaknuo je da dostavljeni financijski plan nije bio dovoljno detaljan i da su zatražena bespovratna sredstva premašila prag od 50 %. Dodao je da zahtjev mora biti odbijen jer je u projektu sudjelovalo manje od 10 osoba iz škotskog partnerskog grada.

U svojem odgovoru od 22. srpnja 2001. podnositelj pritužbe naglasio je, među ostalim, da je bilo teško navesti precizne brojke troškova jer se u mnogim slučajevima iznos pojedinačnih troškova nije mogao unaprijed utvrditi. Podnositelj pritužbe kritizirao je činjenicu da se čini da Komisija primjenjuje svoja pravila za dodjelu subvencija u sadašnjem sektoru u kojem su uključene osobe često radile u počasnom svojstvu i nisu imale vremena za detaljno ispitivanje pravila o subvencijama.

U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija prema njemu nepravedno postupala.

INQUIRY

Komisija je u svojem mišljenju iznijela sljedeće primjedbe:

Zahtjev podnositelja pritužbe odbijen je u skladu s pravilima utvrđenima u odgovarajućem pozivu na podnošenje prijedloga (1) iz sljedeća dva razloga: Prvo, u skladu s točkom 2.3. podtočkom (d) tih pravila nisu bile prihvatljive „razmjene koje uključuju manje od 10 osoba iz općine gosta ili, u slučaju multilateralnih razmjena koje uključuju više od pet općina, razmjene koje uključuju manje od pet osoba po općini gostu”. U ovom slučaju jedan od pozvanih gradova (područje inča) predstavljalo je samo šest sudionika. Drugo, točkom 4.b) pravila predviđeno je da „bespovratna sredstva ne smiju premašiti 50 % ukupnog iznosa prihvatljivih troškova projekta”. Ukupan iznos zatraženih bespovratnih sredstava naveden je u točki B2 obrasca zahtjeva. U ovom slučaju iznosio je € 12 672 u usporedbi s ukupnim troškovima € 17 100 (organizacija i prijevoz), tj. 74,11 %.

Prilikom naknadnog preispitivanja otkriveno je i da zahtjev ne sadržava „procjenu uravnoteženog proračuna [ ] u kojoj su prikazani rashodi i prihodi () navodi jedinične troškove”, kako je propisano točkom 7.1.b) prethodno navedenih pravila.

Glavni direktor Glavne uprave za obrazovanje i kulturu osobno je odgovorio na dopise podnositelja pritužbe od 14. svibnja 2001. i 22. srpnja 2001.

Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima zauzeo stajalište da je počinio očitu pogrešku u vezi s klauzulom „10 osoba” koja se može odmah priznati. Kad je riječ o pragu od 50 %, podnositelj pritužbe tvrdio je da je samo na temelju mišljenja Komisije postalo jasno da je potrebno uključiti putne troškove. Prema mišljenju podnositelja pritužbe, pogreška bi u svakom slučaju bila očita.

Što se tiče Komisijina argumenta koji se odnosi na procjenu proračuna, podnositelj pritužbe nije doveo u pitanje potrebu za dovoljno preciznom procjenom proračuna. Međutim, podnositelj pritužbe smatrao je da bi Komisija trebala prilagoditi svoje standarde veličini projekta. Tvrdio je da Komisija treba uzeti u obzir činjenicu da nije uvijek bila suočena s profesionalnim organizatorima i da su se stvari razlikovale kada su manje projekte organizirale osobe koje djeluju u počasnom svojstvu.

ODLUKA

1.1 Podnositelj pritužbe, odbor za bratimljenje gradova njemačke općine, podnio je zahtjev za dodjelu bespovratnih sredstava Zajednice za mjeru bratimljenja gradova. Podnositelj pritužbe smatra da je Komisija postupila nepravedno kada je odbila njegov zahtjev.

1.2 Komisija ističe da je zahtjev odbijen jer nije bio u skladu s formalnim zahtjevima utvrđenima u relevantnom pozivu na podnošenje prijedloga (2) u dva aspekta: Prvo, u skladu s točkom 2.3. podtočkom (d) tih pravila nisu bile prihvatljive „razmjene koje uključuju manje od 10 osoba iz općine gosta ili, u slučaju multilateralnih razmjena koje uključuju više od pet općina, razmjene koje uključuju manje od pet osoba po općini gostu”. U ovom slučaju jedan od pozvanih gradova (područje inča) predstavljalo je samo šest sudionika. Drugo, točkom 4.b) pravila predviđeno je da „bespovratna sredstva ne smiju premašiti 50 % ukupnog iznosa prihvatljivih troškova projekta”. Ukupan iznos zatraženih bespovratnih sredstava naveden je u točki B2 obrasca zahtjeva. U ovom slučaju iznosio je € 12 672 u usporedbi s ukupnim troškovima € 17 100 (organizacija i prijevoz), tj. 74,11 %. Komisija napominje da je naknadno otkrila da zahtjev nije sadržavao „procjenu uravnoteženog proračuna [ ], u kojoj su prikazani rashodi i prihodi () navodi jedinične troškove), kako je propisano točkom 7.1.b) prethodno navedenih pravila.

1.3 Ombudsmanica napominje da Komisija nije izravno odgovorila na kritiku podnositelja pritužbe prema kojoj iz informacija navedenih u obrascu zahtjeva nije bilo jasno da se putni troškovi moraju smatrati dijelom "prihvatljivih projektnih troškova" u smislu točke 4.b) mjerodavnih pravila. Ombudsmanica smatra da bi doista bilo korisno da su pravila Komisije u tom pogledu bila preciznija. Međutim, ostaje činjenica da zahtjev podnositelja pritužbe nije bio u skladu s točkom 2.3.d) tih pravila jer je na događanju sudjelovalo samo šest osoba iz škotskog grada partnera. Podnositelj pritužbe u osnovi tvrdi da je Komisija trebala primijeniti svoja pravila na suptilniji način, na primjer zanemarivanjem troškova povezanih sa sudjelovanjem tih šest osoba, dok je i dalje osiguravala bespovratna sredstva za događaj kao takav ili dajući podnositelju pritužbe priliku da ispravi svoju pogrešku.

1.4 Ombudsman je već imao priliku razmotriti novi sustav Komisije za obradu zahtjeva za bespovratna sredstva u vezi s projektima bratimljenja gradova u kontekstu svoje istrage o sličnoj pritužbi (3). Ombudsmanica je u toj odluci zaključila da se odluka Komisije da se odluči za strogo tumačenje novih pravila kako bi se zahtjevi obradili što je prije moguće ne čini nerazumnom. U tom je kontekstu Ombudsman napomenuo da će vjerojatno doći do kašnjenja na štetu podnositelja zahtjeva koji su ispunili sve relevantne zahtjeve ako podnositelji zahtjeva koji nisu podnijeli potpune zahtjeve dobiju više vremena za ispravljanje tih nedostataka. Međutim, Ombudsman je naglasio da je takav strog pristup primjeren samo ako se podnositeljima zahtjeva pruži dovoljno informacija i ako pogreške uzrokovane neodgovarajućim sastavljanjem relevantnih obrazaca ne dovedu automatski do odbijanja zahtjeva (4). Ta su razmatranja primjenjiva i u ovom slučaju.

1.5 Podnositelj pritužbe ne osporava da je na događanju sudjelovalo samo šest osoba iz škotskog grada partnera. Međutim, Ombudsman napominje da bi za ostvarivanje prava na bespovratna sredstva bio potreban minimalan broj od deset sudionika za događanje kao što je ono koje organizira podnositelj pritužbe. S obzirom na te okolnosti, Komisijino stajalište da je zahtjev trebalo odbiti jer nije bio u skladu s primjenjivim pravilima čini se razumnim.

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s ovom pritužbom čini se da nema nepravilnosti u postupanju Komisije. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Europske komisije.

Tvoje iskreno,

Jacob SÖDERMAN

(1) SL 2000, C 320, str. 9.

(2) SL 2000, C 320, str. 9.

(3) Pritužba 905/2001/GG. U privitku se nalazi preslika odluke u ovom predmetu objavljena na internetskoj stranici Europskog ombudsmana (http://www.ombudsman.europa.eu).

(4) Vidjeti točke 2.3. i 2.4. odluke u predmetu 905/2001/GG.