Kontekst pritužbe

1. U listopadu 2020. podnositelj pritužbe Komisiji je podnio zahtjev za javni pristup ^[1] tražeći informacije o sastancima koje je održao koordinator Komisije za suzbijanje antisemitizma i njegovanje židovskog načina života („koordinator”).

2. Podnositelj pritužbe naveo je u prosincu 2020. da bi želio primiti „popis sastanaka koje je koordinator od 1. prosinca 2015. do 6. listopada 2020. održao s predstavnicima izraelske države i vlade, uključujući Misiju Izraela pri Europskoj uniji”.

3. Komisija je obavijestila podnositelja pritužbe da njegov zahtjev smatra zahtjevom za informacije. Dostavio mu je popis „svih bilateralnih sastanaka [koordinatora] održanih s visokim predstavnicima Države Izrael i njezine vlade” u relevantnom razdoblju.

4. Podnositelj pritužbe ustrajao je na tome da bi se njegov zahtjev trebao smatrati zahtjevom za javni pristup dokumentima.

5. Komisija je zatim evidentirala zahtjev podnositelja pritužbe za pristup i obavijestila ga da ne posjeduje nijedan dokument koji bi odgovarao njegovu opisu. Zbog toga je, kako je navela, obradila zahtjev podnositelja pritužbe kao zahtjev za informacije i sastavila popis sastanaka s predstavnicima na visokoj razini, koristeći se različitim izvorima.

6. U veljači 2021. podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije da preispita svoju odluku (koja se naziva „potvrdni zahtjev”). Osporio je Komisijinu izjavu prema kojoj nijedan dokument ne postoji. Također je izjavio da je Komisija neopravdano ograničila njegov zahtjev na sastanke s predstavnicima na visokoj razini te je od nje zatražila da mu dostavi popis sastanaka s predstavnicima na svim razinama.

7. Komisija je ponovila da ne posjeduje nijedan dokument obuhvaćen područjem primjene zahtjeva za pristup podnositelja pritužbe.

8. U travnju 2021. podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu.

Istraga

9. Ombudsmanica je pokrenula istragu o tome kako je Komisija postupila sa zahtjevom podnositelja pritužbe o imenovanjima koordinatora na sastanke.

10.  Tijekom istrage istražni tim Ombudsmana održao je sastanak s predstavnicima Komisije kako bi se razjasnila određena pitanja. Ombudsmanica je podnositelju pritužbe dostavila izvješće sa sastanka te je nakon toga primila primjedbe podnositelja pritužbe na njega. Ombudsman je zatim od Komisije zatražio dodatna pojašnjenja, a podnositelj pritužbe dostavio je svoje primjedbe na pojašnjenja Komisije.

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

11. Podnositelj pritužbe smatrao je da je Komisija dostavila informacije samo o nekim sastancima na uzorku. Tvrdio je da bi Komisija, s obzirom na to da je uspjela sastaviti popis sastanaka između koordinatora i predstavnika na visokoj razini, trebala moći sastaviti popis sastanaka s predstavnicima na svim razinama.

12. Podnositelj pritužbe tvrdio je i da bi osoblje EU-a trebalo otvoreno obavljati svoj posao te da bi trebalo voditi odgovarajuću evidenciju o sastancima koje održava u svojem profesionalnom svojstvu kako bi se omogućio javni nadzor.

13. Komisija je navela da popis za koji podnositelj pritužbe traži pristup, odnosno popis svih sastanaka koje je koordinator održao s predstavnicima države/vlade Izraela u razdoblju od 1. prosinca 2015. do 6. listopada 2020., nije postojao u trenutku podnošenja zahtjeva za pristup. To je značilo da je Komisija imala zakonsko pravo odgovoriti na zahtjev podnositelja pritužbe za pristup dokumentima navodeći da ne posjeduje takav dokument. Međutim, kako bi pomogla podnositelju pritužbe, Komisija je zahtjev podnositelja pritužbe smatrala „zahtjevom za informacije” te je sastavila popis svih sastanaka održanih u relevantnom razdoblju.

14. Komisija je potvrdila i da je popis koji je sastavila i dostavila podnositelju pritužbe potpun. Činjenica da je popis naslovljen „popis svih sastanaka s predstavnicima na visokoj razini” objašnjava se činjenicom da se obično sastanci s koordinatorom održavaju s predstavnicima na visokoj razini Države Izraela. Međutim, naslov popisa ne bi trebalo tumačiti na način da podrazumijeva da su na tim sastancima sudjelovali samo visoki predstavnici Izraela. Te osobe na visokoj razini obično je pratilo njihovo pomoćno osoblje čiji osobni podaci nisu bili uvršteni na popis.

15. Objašnjenja Komisije nisu uvjerila podnositelja pritužbe. Smatrao je da bi Komisija trebala zahtijevati od svojeg osoblja da vodi evidenciju o svojim imenovanjima i da bi javnosti trebalo dopustiti da pregleda takve evidencije, posebno u vezi sa zadaćama koje su utvrđene kao prioritetne. Podnositelj pritužbe zaključio je da bi Komisija trebala dostaviti „cjelovit popis svih kontakata između [koordinatora] i predstavnika Izraela na svim razinama”.

16. Komisija je u odgovoru navela da ne posjeduje dodatne informacije u vezi sa zahtjevom podnositelja pritužbe. Navela je da nije bilo drugih unaprijed dogovorenih sastanaka osim onih navedenih u dokumentu koji je dostavila podnositelju pritužbe.

17. Podnositelj pritužbe zatim je odgovorio da njegov zahtjev nije bio ograničen na „unaprijed dogovorene sastanke”. Rekao je da bi, ako je koordinator održao rasprave dogovorene u kratkom roku ili spontano, Komisija trebala objaviti pojedinosti takvih rasprava.

Procjena Europskog ombudsmana

18. Pravila EU-a o javnom pristupu dokumentima primjenjuju se samo na dokumente u posjedu institucija EU-a.^[2] To znači da, ako dokument kojem se traži pristup ne postoji, institucije EU-a ne moraju izraditi dokument kao odgovor na zahtjev.^[3]

19. U ovom je predmetu Komisija navela da ne posjeduje dokument kojem podnositelj pritužbe traži pristup, odnosno popis svih sastanaka između koordinatora i predstavnika države/vlade Izraela od uspostave njezine funkcije. Međutim, umjesto da odbije zahtjev podnositelja pritužbe zbog tih razloga, Komisija je uložila napore kako bi prikupila predmetne informacije i izradila dokument koji je zatim dostavila podnositelju pritužbe.

20. Ombudsman stoga napominje da je Komisija podnositelju pritužbe dostavila dokument koji sadržava informacije koje je zatražio.

21. Budući da je Komisija taj dokument opisala kao popis svih sastanaka održanih s predstavnicima na visokoj razini, podnositelj pritužbe smatrao je da popis mora biti nepotpun.

22. Tijekom istrage Komisija je u pisanom obliku potvrdila da je popis koji je dostavila podnositelju pritužbe potpun. Konkretno, pojasnila je da su svi sastanci koordinatora održani u relevantnom razdoblju bili s predstavnicima na visokoj razini. Komisija na popis nije uvrstila imena pomoćnog osoblja koje je također sudjelovalo na odgovarajućim sastancima.

23. Ombudsmanica smatra da su ta objašnjenja razumna. Kad je riječ o dodatnim primjedbama podnositelja pritužbe, napominje da se zahtjev podnositelja pritužbe odnosio na sastanke koordinatora. Stoga je odluka Komisije da ograniči svoju pretragu na „unaprijed dogovorene sastanke” bila razumno tumačenje zahtjeva. Naknadni zahtjev podnositelja pritužbe za dobivanje „cjelovitog popisa svih kontakata između [koordinatora] i predstavnika Izraela na svim razinama” nadilazi njegov prvotni zahtjev.

24. Ombudsmanica je stoga uvjerena da je Komisija u potpunosti odgovorila na izvorni zahtjev podnositelja pritužbe i pružila odgovarajuća objašnjenja kao odgovor na upite koje je Ombudsman postavio tijekom istrage.

Zaključak

Na temelju istrage Europski ombudsman zaključuje ovaj predmet sljedećim zaključkom ^[4]:

Nije bilo nepravilnosti u postupanju Europske komisije.

Podnositelj pritužbe i Komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

Rosita Hickey
voditeljica istraga

Strasbourg, 23. kolovoza 2021.

[1] U skladu s Uredbom 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] U skladu s člankom 2. stavkom 3. Uredbe 1049/2001.

[3] Vidjeti, primjerice, presudu Suda od 11. siječnja 2017., Typke protiv Komisije, C-491/15 P, točka 31.: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=186682&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=336495.

[4] Ta je pritužba obrađena u okviru delegiranog rješavanja predmeta u skladu s člankom 11. Odluke Europskog ombudsmana o donošenju provedbenih odredbi .