Kontekst pritužbe

1. Podnositelj pritužbe češko je društvo koje je sudjelovalo u projektu o prekograničnim uslugama e-zdravstva koji financira EU („projekt”).^[1]

2. Nakon vanjske revizije na kraju projekta Europska komisija zaključila je da su gotovo svi troškovi osoblja koje je podnositelj pritužbe prijavio tijekom projekta neprihvatljivi.

3. Podnositelj pritužbe osporio je zaključke Komisije. Podnositelj pritužbe smatrao je da je postupio u skladu sa sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava. Kritika revizora u pogledu troškova osoblja nije proizašla iz ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, nego iz „Vodiča za financijska pitanja koja se odnose na ugovore o dodjeli bespovratnih sredstava za pružatelje platnih usluga u području IKT-a”(„Financijski vodič”), o kojem podnositelj pritužbe nikad nije bio obaviješten i koji se stoga nije trebao upotrijebiti.

4. Komisija je ostala pri svojem zaključku da podnositelj pritužbe na temelju revizije nije poštovao sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava. Financijski vodič samo je pomogao projektnim partnerima i revizoru da bolje razumiju odredbe sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Komisija je stoga podnositelju pritužbe izdala obavijest o terećenju u iznosu od 861 263 EUR za pokrivanje neprihvatljivih troškova za koje je podnositelj pritužbe primio financijska sredstva.  

5. Podnositelj pritužbe obratio se 5. prosinca 2018. Ombudsmanu.

Prijedlog Europskog ombudsmana za rješenje

6. Ombudsmanica je pokrenula istragu o odluci Komisije da nadoknadi gotovo sve troškove osoblja podnositelja pritužbe, koje je revizor smatrao neprihvatljivima. Tijekom istrage ombudsmanica je primila odgovor Komisije´s na pritužbu i primjedbe podnositelja pritužbe´s na taj odgovor. Nakon što je pažljivo ispitao dostavljene informacije, Ombudsman je 14. svibnja 2020. Komisiji predložio rješenje ^[2].

7. Ombudsmanica je smatrala razumnim stajalište Komisije da su isplate bonusa podnositelja pritužbe neprihvatljive jer nisu bile u skladu sa sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava. Ombudsmanica je nadalje utvrdila da, iako Komisija nije pravilno priopćila financijski vodič, nije bilo opravdano utvrditi nepravilnosti u postupanju jer je revizor priznao da evidencija radnog vremena nije jedino prihvatljivo sredstvo za opravdanje troškova. Međutim, Ombudsman je predložio poboljšanje da bi „Komisija trebala uputiti [...] [financijski] vodič nositeljima bespovratnih sredstava u samom sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava, u kojem bi također trebala jasno navesti da se vodič može ažurirati.”

8. Kad je riječ o sustavu evidencije radnog vremena podnositelja pritužbe, ombudsmanica je zaključila da je Komisija podnositelju pritužbe nametnula standard dokazivanja u pogledu troškova osoblja koji je bio mnogo zahtjevniji od onog predviđenog primjenjivim pravilima. Ombudsmanica je stoga predložila ^[3] da bi „Komisija trebala razmotriti odricanje od svojeg zahtjeva za povrat troškova osoblja poduzeća koji se temeljio na nalazu da njezin sustav evidencije radnog vremena nije bio u skladu sa sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava”.

Odgovor Komisije

9. U svojem odgovoru na prijedlog Ombudsmana Komisija je tvrdila da je prema podnositelju pritužbe postupala pošteno i potpuno u skladu s pravilima. Komisija je podsjetila da je funkcionalan sustav evidencije radnog vremena ili alternativni dokaz koji čini pouzdanu osnovu za utvrđivanje stvarnih odrađenih sati ključan za prihvatljivost troškova osoblja.

10. Komisija je izjavila da se odluka o povratu nije temeljila na Financijskom vodiču, nego na odredbama sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.^[4] Vremenski listovi nisu bili obvezni kao dokaz, a proračunske tablice koje su predložili revizori, a zatim ih je dostavio podnositelj pritužbe, mogle su biti dovoljne da su bile popraćene dokazima koji potkrepljuju vjerodostojnost zatraženih sati. Međutim, podnositelj pritužbe nije imao odgovarajući sustav bilježenja vremena i nije dostavio dostatne i primjerene alternativne dokaze kojima bi potkrijepio prijavljene troškove.

11. Komisija je smatrala da u ovom slučaju nisu ispunjeni zahtjevi iz Financijske uredbe ^[5] za odricanje od povrata. Tvrdio je i da povrat ne bi bio u suprotnosti s načelom proporcionalnosti. Nepostojanje odgovarajućeg sustava za vođenje računa o vremenu i nepostojanje drugih načina za potkrepljivanje prijavljenih troškova kršenje je ugovornih obveza koje upućuju na nedostatak dužne pažnje. Komisija stoga ima zakonsku obvezu povrata prijavljenih troškova.^[6]

12. U odgovoru na prijedlog Ombudsmana za poboljšanje Komisija je ustrajala na tome da je predmetni financijski vodič pravilno objavljen na internetskim stranicama programa i da je stoga dostupan podnositelju pritužbe. Komisija je nadalje izjavila da se kreće prema jedinstvenom elektroničkom sustavu za provedbu svih bespovratnih sredstava, što znači da će se komunikacija s podnositeljima zahtjeva odvijati putem portala na kojem će svi primjenjivi vodiči biti dostupni, vidljivi i lako dostupni. Komisija smatra da je to u skladu s ciljem Europskog ombudsmana da se poboljša transparentnost Komisijina tumačenja odredbi u sporazumima o dodjeli bespovratnih sredstava.

Primjedbe podnositelja pritužbe

13. Podnositelj pritužbe pozdravio je prijedlog Ombudsmana o rješenju i tvrdio da je tijekom projekta uspostavljen pouzdan sustav vođenja računa o vremenu koji ispunjava zahtjeve iz sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.

14. Kad je riječ o isplatama bonusa, podnositelj pritužbe nije se složio s procjenom Ombudsmana. Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi povrat isplata bonusa bio razmjeran samo u odnosu na tržišnu razinu naknade za voditelje projekata. Podnositelj pritužbe dostavio je stručno mišljenje o standardnoj naknadi za slične položaje u velikim trgovačkim društvima u sektoru IT-a u Češkoj Republici tijekom relevantnog razdoblja. Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi Komisija trebala priznati prihvatljivost isplata bonusa do te razine.

Procjena Europskog ombudsmana nakon prijedloga rješenja

15. Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što se Komisija nije složila s njezinim prijedlogom rješenja.

16. Ombudsmanica potvrđuje da Komisija mora osigurati da se sredstva EU-a troše u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja. Komisija pravilno navodi da je dužnost onih koji primaju sredstva EU-a da čuvaju sve relevantne dokaze kojima se dokazuje da su ispunili primjenjive uvjete. To su dosljedno potvrdili sudovi EU-a.^[7] Međutim, Ombudsmanica smatra da bi Komisija također trebala uzeti u obzir opće načelo pravednosti.

17. U ovom slučaju ombudsmanica smatra da Komisija nije konstruktivno surađivala s podnositeljem pritužbe u pogledu funkcioniranja njegova sustava za računanje vremena, čime je zauzela pretjerano formalistički stav o tome kako potkrijepiti radno vrijeme. Ombudsmanica je već u svojem prijedlogu rješenja ^[8] objasnila kako su okolnosti u ovom slučaju bile posebno nepoštene.

18. Kako bi se promicalo pravedno rješenje, ombudsmanica je od Komisije zatražila da ponovno razmotri svoj povrat u pogledu tog aspekta troškova osoblja. Komisija se nije složila s predloženim rješenjem. Ombudsmanica smatra da daljnje istrage neće dovesti do drukčijeg ishoda te stoga zaključuje istragu.^[9]

19. Ombudsmanica pozdravlja predanost Komisije poboljšanju transparentnosti u pogledu tumačenja odredbi u sporazumima o dodjeli bespovratnih sredstava putem opisane središnje platforme za komunikaciju s primateljima bespovratnih sredstava.  

20. Dodatna dokumentacija koju je dostavio podnositelj pritužbe u vezi s isplatama bonusa ne mijenja nalaz Ombudsmana kako je navedeno u prijedlogu rješenja. Iznos bonusa u odnosu na tržišnu razinu bio je samo jedan od razloga zbog kojih je Komisija odbila bonuse kao neprihvatljive troškove. S obzirom na to da uvjeti iz ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava za prihvaćanje troškova osoblja nisu bili ispunjeni za isplate bonusa, Ombudsman smatra da nema razloga dovesti u pitanje zaključak Komisije da su isplate bonusa neprihvatljivi troškovi. Ombudsmanica stoga ostaje pri svojem zaključku da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije u vezi s tim aspektom predmeta.

Zaključak

Na temelju istrage Ombudsman zaključuje ovaj predmet sljedećim zaključkom:

S obzirom na malo vjerojatne izglede za postizanje zadovoljavajućeg ishoda, ombudsmanica zaključuje istragu bez daljnjih istraga.

Podnositelj pritužbe i Europska komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily O'Reilly
Europska ombudsmanica

Strasbourg, 17. svibnja 2021.

[1] Projekt „Pametne otvorene usluge – Inicijativa za otvoreno e-zdravstvo za europski opsežni pilot-projekt sažetka medicinskih podataka o pacijentima i elektroničkog propisivanja lijekova” (Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava 224991), sufinanciran u okviru Programa potpore politici IKT-a EU-a, koji je bio dio Okvirnog programa za konkurentnost i inovacije: https://ec.europa.eu/cip/. Prekogranične usluge e-zdravstva „infrastruktura su kojom se osigurava kontinuitet skrbi za europske građane dok putuju u inozemstvo u EU-u. Time se državama članicama EU-a omogućuje sigurna, učinkovita i interoperabilna razmjena zdravstvenih podataka: https://ec.europa.eu/health/ehealth/electronic_crossborder_healthservices_en

[2] Cjeloviti tekst prijedloga rješenja dostupan je na: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/141884.

[3] Upućivanje na financijska pravila koja primjenjuju institucije EU-a, usp. članak 101. Financijske uredbe (Uredba 2018/1046 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. srpnja 2018. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1581944455684&uri=CELEX:32018R1046)

[4] Usp. članak II.20. stavak 1., članak II.20. stavci 1. i 2.a i članak II.23. Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.

[5] Članak 101. stavci od 2. do 4. Financijske uredbe.

[6] Presuda Prvostupanjskog suda od 22. svibnja 2007., Komisija Europskih zajednica protiv IIC Informations-Industrie Consulting GmbH, predmet T-500/04, točka 94. Presuda Općeg suda od 27. travnja 2016., ANKO AE Antiprosopeion, Emporiou kai Viomichanias protiv Europske komisije, predmet T-154/14, točka 140. Presuda Suda od 28. veljače 2019., Alfamicro protiv Europske komisije, C-14/18 P, t. 66. i sljedeće.

[7] Predmeti C-14/18 P Alfamicro protiv Komisije, presuda Suda od 28. veljače 2019., točke 64-71 i C-584/17 P ADR Center SpA protiv Komisije, presuda Općeg suda od 16. srpnja 2020., točke 99.–109.

[8] Prijedlog rješenja Europskog ombudsmana u predmetu 2110/2018/DDJ, vidjeti prethodnu bilješku 2. točke 14-20.

[9] Vidjeti i odluku Europskog ombudsmana u predmetima 646/2017/JAP, 306/2018/JAS.