Poštovani gospodine D.,

9. studenoga 1999. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu u ime Instituta MEDEA u vezi sa zakašnjelim plaćanjem subvencije za 1998. u iznosu od € 48.679.

Pritužbu sam 18. studenoga 1999. proslijedio predsjedniku Europske komisije.

Dopisima od 7. prosinca 1999. i 5. siječnja 2000. iznijeli ste novu tvrdnju u kojoj se navodi da vam se čini da vas je Komisija kaznila zbog podnošenja pritužbe Ombudsmanu. Dopisom od 6. siječnja 2000. proslijedio sam Vaše dopise predsjedniku Komisije i zatražio od Komisije da dostavi svoje primjedbe do 29. veljače 2000. Primijetio sam da bi ta tvrdnja, ako bi bila istinita, predstavljala očitu povredu načela dobre uprave. Stoga sam od Komisije zatražio da odmah pojasni jesu li nadležne službe Komisije kaznile podnositelja pritužbe zbog ostvarivanja njegova prava na podnošenje pritužbe Ombudsmanu na temelju Ugovora.

Dopisom od 18. siječnja 2000. obavijestio sam i potpredsjednicu Komisije gđu LOYOLU DE PALACIO o vašoj novoj tvrdnji. Gđa LOYOLA DE PALACIO odgovorila je 3. veljače 2000. da će Komisija odmah istražiti je li ta tvrdnja istinita.

Dopisom od 21. siječnja 2000. obavijestili ste me da su se od dopisa od 6. siječnja 2000. vaši kontakti sa službama Komisije znatno poboljšali. Komisija je svoje mišljenje poslala 6. ožujka 2000., a ja sam Vam ga, ako to želite, proslijedio s pozivom na očitovanje. Dana 29. svibnja 2000. zaprimio sam Vaše primjedbe na mišljenje Komisije.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe smatra da su relevantne činjenice bile sljedeće:

Podnositelj pritužbe glavni je direktor Instituta MEDEA (Europski institut za istraživanje Sredozemlja i euroarapsku suradnju) koji ima godišnje ugovore o subvencijama s Komisijom (GU I-B, Vanjski odnosi) za svoje aktivnosti.

Problemi su počeli kada treći ugovor (ožujak 1998. - ožujak 1999.) nije potpisan. U studenome 1998. MEDEA je dostavila svoje financijske izvještaje GU-u I-B za prethodne ugovore. Financijski nadzornik GU-a I-B proveo je reviziju tih financijskih izvještaja u siječnju 1999. Revizor Komisije nije bio zadovoljan predstavljenom računovodstvenom dokumentacijom te je prijenos sredstava u MEDEA-u bio blokiran do kraja revizije. Novi ugovor konačno je potpisan 15. srpnja 1999.

30. rujna 1999. podnositelj pritužbe obaviješten je o završnom izvješću o reviziji te je zaključeno da će se društvu MEDEA isplatiti € 48.679 (povrat sredstava od MEDEA-e za subvencije iz 1996. i 1997., nadoknađen iznosom subvencije iz 1998. koji tek treba isplatiti) čim MEDEA odobri zaključke revizije.

MEDEA je 8. listopada 1999. pisala GU-u I-B tražeći određene izmjene u pogledu dviju točaka revizije. Komisija ih je odbila u svojem dopisu od 22. listopada 1999. MEDEA je zatim prihvatila stajalište Komisije dopisom od 22. listopada 1999.

Međutim, Komisija je 29. listopada 1999. obavijestila MEDEA-u da će iznos od € 48.679 biti isplaćen u dva odvojena plaćanja od € 26.879 (koja će se odmah isplatiti) i € 21.800. Drugo plaćanje, koje odgovara troškovima realizacije knjige/studije o egipatskom pravu (u okviru aktivnosti iz 1997.), isplatilo bi se tek nakon dovršetka tog rada, za koji je rok bio kraj 1999.

U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe stoga je tvrdio da bi, kako je odlučeno u dopisu od 30. rujna 1999., GU I-B Komisije trebao platiti cijeli iznos subvencije u iznosu od € 48.679, a ne samo prvi dio € 26.879 kako je odlučeno u kasnijem dopisu od 29. listopada 1999.

U svojim dopisima Ombudsmanu od 7. prosinca 1999. i 5. siječnja 2000. podnositelj pritužbe iznio je drugu tvrdnju. Istaknuo je da su zbog njegove pritužbe Ombudsmanu nadležne službe Komisije sankcionirale MEDEA-u odbijanjem daljnjih rasprava ne samo u pogledu plaćanja koja su predmet pritužbe, nego i u pogledu programa rada za 2000. godinu. Podnositelj pritužbe naveo je i da će 5. siječnja 2000. knjiga/studija o egipatskom zakonu biti predana Komisiji.

INQUIRY

Komisija je u svojem mišljenju primijetila da od 1996. MEDEA prima godišnju subvenciju za financiranje svojih troškova. Plaćanja se dijele na predujam i završno plaćanje. Završno plaćanje izvršava se tek nakon provjere dokumenata s obrazloženjem koji se odnose na troškove koje je korisnik izvršio za predmetnu godinu. Budući da nije mogao utvrditi točan iznos troškova prihvatljivih za subvencije iz 1996. i 1997. zbog nepreciznosti i nepreciznosti troškova koje je dostavio podnositelj pritužbe, financijski upravitelj odlučio je krajem 1998. provesti reviziju subvencija za 1996. i 1997.

U izvješću o reviziji od 20. svibnja 1999. zaključeno je da postoji loše upravljanje fondovima Zajednice i utvrđeni su iznosi koje treba vratiti (97 928 EUR za 1996. i € 37 022 za 1997.). Podnositelj pritužbe osporio je te iznose.

Tijekom lipnja i srpnja 1999. organizirani su sastanci između podnositelja pritužbe, službe za reviziju i bivšeg GU-a I-B kako bi se podnositelju pritužbe omogućilo da predstavi nove dijelove i dodatne financijske dokumente kojima se opravdavaju prijavljeni troškovi te kako bi se razjasnila pitanja istaknuta u reviziji. Međutim, s obzirom na to da podnositelj pritužbe nije mogao dostaviti potrebna obrazloženja za utvrđivanje točnosti dostavljenih financijskih podataka, konačnim zaključcima revizije utvrđeni su iznosi neopravdanih plaćanja za subvenciju iz 1996. (91,794) i subvenciju iz 1997. (13,460 EUR).

U međuvremenu je odlučeno da će se postupiti razborito i da će se MEDEA-i isplatiti samo dio subvencije iz 1998. Međutim, ugovor o subvenciji iz 1999. potpisan je 19. srpnja 1999., a u srpnju je MEDEA-i isplaćen predujam od 80 % kako bi mogla nastaviti s radom. Kad je riječ o perspektivama za 2000., Komisija je u svoj prednacrt proračuna uključila iznos od € 200 000 za MEDEA-u koji su potvrdili Vijeće i Europski parlament. Zahtjev podnositelja pritužbe za subvenciju rješavao bi se u skladu s uobičajenim proračunskim postupcima.

Nadalje, u izvješću o reviziji utvrđeno je da iznos od € 21.600, prijavljen za provedbu studije o egipatskom pravu u okviru programa aktivnosti iz 1997. koji još nije dovršen do kraja srpnja 1999., treba vratiti. Nakon što je podnositelj pritužbe naveo da će radovi tek biti dovršeni, GU I-B intervenirao je kako ne bi odmah vratio taj iznos i odobrio dodatni rok za dovršetak studije do kraja 1999.

Konačni zaključci revizije i prijedlog naknade neopravdano isplaćenih iznosa iz 1996. i 1997. uz subvenciju iz 1998. priopćeni su podnositelju pritužbe 30. rujna 1999. nakon savjetovanja s financijskim nadzornikom. Nakon što je podnositelj pritužbe osporio određene točke konačnih zaključaka, razmjena prepiske održana je u listopadu 1999.

Kad je riječ o knjizi/studiji o egipatskom pravu, Komisija je dopisom od 29. studenoga 1999. obavijestila MEDEA-u da će nastaviti s plaćanjem iznosa od € 11.000, ali da će iznos od € 10.800 biti plaćen tek nakon dovršetka radova. Službe Komisije smatraju da je prije plaćanja cjelokupnog iznosa posla koji je trebalo predati do kraja 1998. potrebno primijeniti određenu financijsku razboritost. Radovi su 5. siječnja 2000. predani Komisiji, ali se nakon provjere pokazalo da nisu u skladu sa specifikacijama ugovora. Stoga Komisija nije mogla izvršiti završno plaćanje. Podnositelj pritužbe obaviješten je dopisom od 19. siječnja 2000.

Što se tiče drugog prigovora, Komisija je istaknula da nikada nije sankcionirala MEDEA-u zbog pritužbe Ombudsmanu. Sastanak s podnositeljem pritužbe doista je otkazan u prosincu 1999. Ta je odluka donesena kako bi se poštovao žalbeni postupak koji je pokrenuo podnositelj pritužbe (tekst pritužbe još nije stigao u nadležne službe). Nakon analize pritužbe, kontakti s MEDEA-om ponovno su uspostavljeni 4. siječnja 2000., a podnositelj pritužbe primljen je 5. siječnja 2000., odnosno jedan dan prije slanja druge pritužbe predsjedniku Komisije. Tijekom tog sastanka planiran je drugi sastanak za 13. siječnja 2000. kako bi se raspravilo o programu aktivnosti za 2000. Komisija je dodala da su nacrt programa aktivnosti za 2000. i izvješće o radu za 1999. službeno predani Komisiji tek 12. siječnja 2000. Tijekom tog sastanka Komisija je od podnositelja pritužbe zatražila određene izmjene programa aktivnosti. Nakon primitka i prihvaćanja tih izmjena službe Komisije potpisale bi subvenciju iz 2000. u skladu s primjenjivim postupcima.

U svojim očitovanjima podnositelj pritužbe primijetio je da je Komisija društvu MEDEA pripisala iznos od 10 800 EUR koji odgovara nepodmirenom iznosu koji je trebalo platiti za realizaciju rada na egipatskom pravu. Podnositelj pritužbe zahvalio je Ombudsmanu na njegovoj pomoći u ovom predmetu.

Što se tiče navoda da bi bio kažnjen jer se žalio Ombudsmanu, podnositelj pritužbe istaknuo je u svojem dopisu od 21. siječnja 2000. da su se njegovi odnosi sa službama Komisije znatno poboljšali nakon Ombudsmanova dopisa od 6. siječnja 2000. Naveo je da je 13. siječnja 2000. voditelju odjela GU-a Relex mogao predstaviti program rada MEDEA-e za 2000. i da je Komisija pružila jamstva da su poteškoće na putu da se riješe.

ODLUKA

1.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi, kako je odlučeno u dopisu od 30. rujna 1999., GU I-B Komisije trebao platiti cijeli iznos subvencije u iznosu od € 48.679, a ne samo prvi dio € 26.879 kako je odlučeno u kasnijem dopisu od 29. listopada 1999. Podnositelj pritužbe stoga je tvrdio da bi Komisija trebala platiti i nepodmireni iznos od € 21.800 koji odgovara troškovima rada na egipatskom pravu. Komisija je primijetila da će nastaviti s plaćanjem iznosa od € 11.000, ali da će iznos od € 10.800 biti plaćen tek nakon dovršetka radova. Međutim, nakon provjere pokazalo se da nije u skladu s ugovornim specifikacijama. Komisija stoga nije mogla nastaviti s plaćanjem.

1.2 Ombudsmanica napominje da je, kako proizlazi iz mišljenja Komisije, razlog zbog kojeg Komisija nije odmah platila iznos koji odgovara troškovima rada na egipatskom zakonu bio taj što podnositelj pritužbe nije dovršio taj rad mrtvom crtom koja je prvotno bila predviđena za kraj srpnja 1999. Nakon što je prvo navela da bi taj iznos trebalo vratiti, Komisija je konačno pristala podnositelju pritužbe odobriti dodatni rok za dovršetak radova do kraja 1999. Rad je konačno predan Komisiji 5. siječnja 2000.

1.3 Komisija je u studenome 1999. obavijestila podnositelja pritužbe da će već platiti prvi dio iznosa od 11.000 €. Međutim, s obzirom na to da završni radovi nisu bili u skladu s ugovornim specifikacijama, Komisija je odbila platiti taj nepodmireni iznos od € 10.800.

1.4 Međutim, u svibnju 2000. podnositelj pritužbe obavijestio je Ombudsmana da je Komisija konačno isplatila nepodmireni iznos € 10.800 i zahvalio mu na pomoći u tom pogledu. Ombudsmanica stoga smatra da je s obzirom na taj aspekt predmeta Komisija poduzela korake kako bi riješila to pitanje na zadovoljstvo podnositelja pritužbe.

2.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da su, kao rezultat njegove pritužbe Ombudsmanu, nadležne službe Komisije kaznile MEDEA-u time što su odbile daljnje rasprave ne samo u pogledu plaćanja koja su predmet pritužbe, nego i u pogledu programa rada za 2000. godinu.

2.2 Komisija je navela da nikada nije kaznila podnositelja pritužbe zbog pritužbe Ombudsmanu. Komisija je navela da je sastanak s podnositeljem pritužbe otkazan u prosincu 1999. kako bi se poštovao žalbeni postupak koji je pokrenuo podnositelj pritužbe i s obzirom na to da tekst pritužbe još nije stigao u nadležne službe. Međutim, Komisija je nakon toga 5. siječnja 2000. i 13. siječnja 2000. primila podnositelja pritužbe kako bi raspravila o programu aktivnosti za 2000. Nadalje, podnositelj pritužbe obavijestio je 21. siječnja 2000. Ombudsmana da su se od pisma Ombudsmana predsjedniku Prodiju od 6. siječnja 2000. njegovi odnosi sa službama Komisije znatno poboljšali.

2.3 Na temelju prethodno navedenih razmatranja ombudsmanica je utvrdila da je s obzirom na taj aspekt predmeta Komisija poduzela korake kako bi riješila to pitanje na zadovoljstvo podnositelja pritužbe.

Iz primjedbi Europske komisije i primjedbi podnositelja pritužbe čini se da je Komisija poduzela korake kako bi riješila to pitanje i time zadovoljila podnositelja pritužbe. Ombudsmanica je stoga odlučila zaključiti predmet.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Europske komisije.

Tvoje iskreno,

Jacob SÖDERMAN