Poštovani g. J.,
14. prosinca 1998. uputili ste pritužbu Europskom ombudsmanu u ime „Federación Española de Industrias de la Alimentación y Bebidas” (FIAB) zbog toga što Europska komisija nije platila oba iznosa za ugovor potpisan s institucijom (ALR/B7-311/95 138/E3/001), kao i zbog toga što nije pravilno odgovorila na vaše brojne pisane zahtjeve.
Dana 20. siječnja 1999. proslijedio sam Vašu pritužbu predsjedniku Europske komisije sa zahtjevom za očitovanje do kraja travnja. Komisija je 4. svibnja 1999. poslala svoje mišljenje, a 20. svibnja proslijedila sam vam ga s pozivom na očitovanje. Dana 21. lipnja 1999. telefaksom ste mi poslali svoja zapažanja u vezi s mišljenjem Komisije.
Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Prema prigovoru, činjenice su sljedeće:
U veljači 1998. Federación Española de Industrias de la Alimentación y Bebidas (FIAB) potpisao je ugovor s Europskom komisijom u okviru programa Al-Invest. U skladu s uvjetima ugovora podnositelj pritužbe morao je provesti niz inicijativa povezanih s konferencijom s predstavnicima Europske unije i Mercosura, koja se trebala održati 2. i 3. ožujka 1998. Plaćanja za ugovor trebala su se izvršavati u različitim obrocima: 30 % ukupnog iznosa trebalo je platiti nakon potpisivanja ugovora, 40 % nakon završetka sastanka, a ostatak nakon odobrenja završnog izvješća.
Unatoč činjenici da je FIAB proslijedio sve relevantne informacije Europskoj komisiji, plaćanja koja odgovaraju drugom i posljednjem obroku nisu izvršena. Podnositelj pritužbe u više je navrata telefonski i dopisom od 17. rujna 1998. stupio u kontakt sa službama Komisije. Odgovori dani ugovarateljima kako bi se objasnila situacija njihova plaćanja navodno su bili nezadovoljavajući.
Budući da se situacija nije poboljšala, podnositelj pritužbe podnio je pritužbu Europskom ombudsmanu u ime FIAB-a. U dopisu je tvrdio da Komisija nije platila dugovani iznos i da institucija nije pravilno odgovorila na njegov zahtjev za pružanje informacija.

INQUIRY

Mišljenje Komisije Primjedbe
Komisije mogu se sažeti kako slijedi:
Program Al-Invest pomaže poduzećima u Latinskoj Americi uspostavom mreže centara za potporu te specijaliziranih sastanaka i partnerstava. U tom je kontekstu FIAB podnio prijedlog za organizaciju sastanaka koji su se trebali financirati zajedno s privatnim sredstvima i sredstvima Zajednice. Doprinos Europske komisije nije mogao premašiti polovinu ukupnih procijenjenih rashoda.
Komisija je prvi dio svojeg doprinosa platila u travnju 1998. Zahtjev za drugi obrok od 40 % nije plaćen odmah jer je prethodno zahtijevao da Komisija odobri dokumentaciju koju je dostavio FIAB. Komisija smatra da FIAB nije na vrijeme proslijedio potpunu dokumentaciju.
Završno izvješće društva FIAB dostavljeno je tek 12. studenoga 1998. Međutim, budući da nije sadržavala sve relevantne dokumente, Komisija je nekoliko dana kasnije morala podsjetiti podnositelja pritužbe na potrebu za podnošenjem dokumentacije koja nedostaje kao uvjeta za plaćanje drugog i trećeg (konačnog) obroka.
Komisija je prepoznala da je do zakašnjelog plaćanja došlo zbog činjenice da su njezine usluge vanjskih odnosa u velikoj mjeri reorganizirane 1998. osnivanjem zajedničkih usluga releksa (SCR). Prijenos datoteka i promjene za voditelje zadataka otežali su rješavanje oko 2000 projekata, uključujući program Al-Invest. Unatoč tim problemima i nekim elektroničkim komplikacijama, SCR je uložio velike napore kako bi zatvorio sve neriješene datoteke Al-Investa prije kraja 1998. Nakon te preuzete obveze Komisija je navela da su računi društva FIAB već plaćeni.
Kad je riječ o navodnom propustu njezinih službi da pruže zadovoljavajući odgovor na ponovljeni zahtjev za plaćanje podnositelja pritužbe, Komisija je smatrala da su njezine odgovorne službe odgovorile najbolje što su mogle. Osim toga, zamjenik načelnika odjela Glavne uprave. Osoba I-B u više je navrata telefonski objasnila situaciju podnositeljima pritužbi, iako nije bila zadužena za pitanja plaćanja.
Naposljetku, Komisija je izrazila žaljenje zbog kašnjenja plaćanja, iako je smatrala da su njezine usluge dale sve od sebe u prevladavajućim okolnostima.
Primjedbe podnositelja pritužbe
U svojim primjedbama podnositelj pritužbe potvrdio je da je Komisija konačno platila dospjele iznose te je izrazio zahvalnost Ombudsmanu. Podnositelj pritužbe u ime FIAB-a prihvatio je isprike Europske komisije. Priznao je i da je njegova organizacija mogla tražiti kamate na zakašnjela plaćanja te je odlučio da to neće učiniti. Podnositelj pritužbe nadalje je naglasio da je problem pokazao neučinkovitost postupka Komisije i potrebu za jasnijim pravilima. Podnositelj pritužbe tvrdio je da zbog nedostatka jasnih postupovnih smjernica na razini Zajednice europski građani ne znaju što očekivati od uprave EZ-a ili kome se obratiti.
Podnositelj pritužbe smatra da bi bio primjeren skup pravila kojima se uređuje upravni postupak EZ-a, sličan pravilima koja slijede brojne države članice.

ODLUKA

Na temelju informacija koje je dostavio podnositelj pritužbe i primjedbi koje je podnijela Europska komisija, Ombudsman zaključuje da je Europska komisija riješila predmet na njegovo zadovoljstvo.
U tom kontekstu Europski ombudsman odlučuje zaključiti predmet.

OSTALI PRIMJEDBE

Ombudsmanica je zaprimila brojne pritužbe koje su se odnosile na slučajeve nepravilnosti u postupanju koje su se mogle izbjeći da su bile dostupne jasne informacije o administrativnim dužnostima osoblja Zajednice prema građanima. Kako bi ispravio taj manjak, Ombudsman je 11. studenoga 1998. pokrenuo istragu na vlastitu inicijativu o postojanju i javnoj dostupnosti, u različitim institucijama i tijelima Zajednice, Kodeksa o dobrom administrativnom ponašanju dužnosnika u njihovim odnosima s javnošću (OI/1/98/OV).
O toj će odluci biti obaviješteni i predsjednik Europske komisije te baskijski Ararteko of Pays.
Vaš iskreno,
Jacob SÖDERMAN