Contexte de la visite

1. En mai 2011, le Médiateur européen a lancé un programme de visites dans les agences de l'UE dans le but de recenser et de diffuser les meilleures pratiques dans leurs relations avec les citoyens [1].

2. Par lettre du 6 décembre 2013, la Médiatrice a informé l'Institut européen pour l'égalité entre les hommes et les femmes (EIGE) qu'elle avait l'intention de s'y rendre le 13 décembre 2013.

3. L'EIGE a vu le jour lors de l'adoption du règlement (CE) no 1922/2006 [2] du Parlement européen et du Conseil du 20 décembre 2006 portant création d'un Institut européen pour l'égalité entre les hommes et les femmes (ci-après dénommé le «règlement fondateur»). L'Institut a été créé en mai 2007. Conformément à l’article 2 du règlement fondateur, les objectifs généraux de l’EIGE sont de «contribuer à la promotion de l’égalité entre les hommes et les femmes, y compris l’intégration de la dimension de genre dans toutes les politiques [de l’Union] et les politiques nationales qui en découlent, ainsi qu’à la lutte contre la discrimination fondée sur le sexe, et de renforcer cette promotion, et de sensibiliser les citoyens de l’Union à l’égalité entre les hommes et les femmes en fournissant une assistance technique aux institutions [de l’Union], en particulier à la Commission, et aux autorités des États membres». L'EIGE est basé à Vilnius, en Lituanie.

4. La Médiatrice a transmis à l’EIGE un projet d’ordre du jour contenant les questions spécifiques qu’elle souhaitait aborder. En outre, la Médiatrice a informé l'EIGE qu'en vue de l'exécution d'un engagement qu'elle avait pris à la suite d'une demande de l'Assemblée des comités du personnel des agences (ci-après l'«AASC»), elle avait l'intention de rencontrer le comité du personnel de l'EIGE lors de sa visite.

La visite

5. La réunion a eu lieu dans les locaux de l'EIGE le 13 décembre 2013. Le Médiateur était accompagné de Mme Eija Salonen, juriste. L’EIGE était représenté par Mme Virginija Langbakk, directrice, accompagnée de M. Luigi Sandrin, chef de l’administration, et de Mme Thérèse Murphy, chef des opérations. Les chefs d'équipe de l'EIGE étaient également présents lors de la visite.

6. Au début de la réunion, la Médiatrice a fourni des informations sur l’objet et le contexte de sa visite à l’EIGE. Elle précise qu’elle effectue ses visites dans les agences de l’Union sur la base de sa compétence pour mener des enquêtes d’initiative. Une enquête d'initiative implique, entre autres, que les garanties procédurales habituelles concernant ces enquêtes s'appliquent. Il s'agit notamment du droit de l'Agence de demander au Médiateur de traiter certaines informations et certains documents de manière confidentielle, dans les conditions prévues à l'article 5, paragraphe 1, à l'article 5, paragraphe 2, et à l'article 14, paragraphe 2, des dispositions d'exécution du Médiateur [3].

7. À la suite des remarques introductives de la Médiatrice, l'EIGE lui a d'abord fourni un aperçu général de ses activités, puis a présenté sa position sur les sujets identifiés par la Médiatrice dans sa lettre du 6 décembre 2013. Les responsables ont abordé les différents points de l'ordre du jour à l'aide de documents. À la fin de la réunion, des copies des documents distribués et des pièces justificatives ont été fournies au Médiateur. D'autres documents ont également été soumis au Médiateur le 16 décembre 2013.

8. Les questions suivantes ont fait l'objet de discussions entre le Médiateur et la direction de l'EIGE:

1. Les Principes de la fonction publique;
2. les premiers contacts de l'EIGE avec le public;
3. Transparence, dialogue et responsabilité;
4. Recrutement;
5. Appels d'offres et marchés;
6. Conflits d'intérêts; et
7. Dénonciation des dysfonctionnements.

Outre les questions mentionnées à l'ordre du jour et énumérées ci-dessus, le présent rapport couvre également le point supplémentaire suivant:

1. Autres questions.

Conclusions et suggestions du Médiateur

(A) Principes de la fonction publique

9. Le 19 juin 2012, le Médiateur a publié les principes du service public pour la fonction publique de l'UE [4]. L'objectif principal de la publication de ces principes était de contribuer à renforcer la confiance entre les citoyens et les institutions de l'UE. Ces principes tiennent compte des meilleures pratiques des États membres et ont été établis à l'issue d'une longue période de réflexion et de consultation publique. Comme l'a confirmé la consultation publique, les principes de la fonction publique ne sont pas nouveaux, mais représentent les attentes actuelles des citoyens et des fonctionnaires. Elles constituent les normes éthiques fondamentales qui régissent le comportement des fonctionnaires de l’UE. Les principes sont également destinés à les guider vers la bonne décision dans les situations où ils devraient exercer un jugement. En tant que tels, ils constituent une composante essentielle de la culture administrative du service à laquelle adhèrent les institutions de l’UE.

10. Le 10 juillet 2012, le Médiateur a informé l'EIGE de la publication des principes de la fonction publique. La Médiatrice souhaitait donc savoir si l’EIGE avait pris ou envisageait de prendre des mesures i) pour veiller à ce que tous les membres de son personnel soient informés des principes, et ii) pour rendre les principes disponibles sur son site web, afin que le public soit informé que l’Agence y souscrit.

11. Dans sa présentation, l’EIGE a expliqué qu’il approuvait pleinement les principes de l’UE en matière de service public. Les principes ont été portés à l'attention du personnel de l'EIGE et ont récemment été mis à disposition sur le site web de l'EIGE.

Conclusions du Médiateur concernant (A)

12. La Médiatrice se félicite que l’EIGE ait publié les principes de la fonction publique sur son site web [5]. La Médiatrice salue l’initiative visant à informer les citoyens que l’EIGE souscrit à ces principes.

(B) Premiers contacts de l'EIGE avec le public

13. L'une des tâches fondamentales du Médiateur est de veiller à ce que l'administration de l'UE soit ouverte, soucieuse du service et efficace dans le traitement des contacts avec les citoyens. Les principes de base pertinents sont énoncés dans le code européen de bonne conduite administrative (ci-après l'«ECGAB»). Le Médiateur européen reçoit souvent des plaintes alléguant un manque d’esprit de service et d’efficacité. Cela donne à penser que l’administration de l’UE est toujours confrontée à des défis dans ce domaine. Le cas échéant, le Médiateur européen s'efforce de trouver une solution rapide aux plaintes qui concernent des griefs découlant des premiers contacts des citoyens avec l'administration. Dans de telles circonstances, les services du Médiateur contactent généralement la personne concernée par téléphone.

14. Dans sa lettre du 6 décembre 2013, la Médiatrice a informé l'EIGE que toutes les agences de l'UE avaient accepté d'adopter l'ECGAB lors d'une réunion des chefs des agences qui s'est tenue à Lisbonne en octobre 2008. Toutefois, le site web de l'EIGE ne contenait aucun lien vers l'ECGAB. À cet égard, le Médiateur souhaitait savoir si l’EIGE pouvait publier l’ECGAB sur son site web. En outre, la Médiatrice a demandé comment l’EIGE s’assure que les membres de son personnel respectent les principes énoncés dans l’ECGAB.

15. Dans sa présentation, l’EIGE a souligné l’importance qu’il attache aux règles découlant du nouveau statut et a souligné les efforts qu’il déploie pour s’assurer que les membres de son personnel en ont connaissance. À cette fin, une version électronique du nouveau statut a été mise à la disposition de tous les membres du personnel. En outre, tous les membres du personnel ont reçu un exemplaire du nouveau guide sur l’éthique et la conduite publié par la Commission et l’ECGAB. Chaque membre du personnel a signé une lettre accusant réception de ces documents.

16. Les représentants du Médiateur ont ensuite précisé que la question en cause concernait l’ECGAB et non le statut, étant donné que le premier régit essentiellement les relations avec le public, tandis que le second régit les devoirs et obligations des membres du personnel de l’Union à l’égard de leur administration. Le Médiateur souhaitait donc savoir, dans ce contexte, comment l’EIGE met en œuvre l’ECGAB. Se référant à sa lettre du 6 décembre 2013, la Médiatrice a également demandé si l’EIGE avait l’intention de mettre les principales parties de son site web à disposition dans d’autres langues que l’anglais et le lituanien.

17. L’EIGE a répondu au Médiateur qu’il était disposé à publier l’ECGAB sur son site web. En ce qui concerne la question de la mise à disposition des principales parties de son site web dans des langues autres que l’anglais et le lituanien, l’EIGE répond que le vocabulaire de l’égalité entre les hommes et les femmes est difficile à traduire. En outre, il existe des contraintes budgétaires. Toutefois, l’EIGE a accepté d’examiner la possibilité de publier sur son site internet une brève introduction à ses activités dans plusieurs langues.

Conclusions et suggestions du Médiateur concernant (B)

18. Le Médiateur se félicite de la volonté de l'EIGE de publier l'ECGAB sur son site web. Toutefois, elle note qu’à ce jour, l’ECGAB n’est pas encore disponible sur son site web. Il en va de même en ce qui concerne la disponibilité des principales parties de son site web dans des langues officielles de l’Union autres que l’anglais et le lituanien. Le Médiateur a déjà dit à d'autres agences que l'exigence minimale est que la page d'accueil et les informations sur ce que fait l'agence soient disponibles dans toutes les langues. La Médiatrice suggère donc à l’EIGE i) de publier l’ECGAB sur son site web et ii) de mettre sa page d’accueil et des informations sur ce que fait l’EIGE à disposition dans d’autres langues que l’anglais et le lituanien.

(C) Transparence, dialogue et responsabilité

19. La Médiatrice attache une grande importance à la promotion de la transparence et au renforcement de la responsabilité au sein de l’administration de l’UE. Le besoin de transparence se reflète, entre autres, dans la législation de l’UE sur l’accès du public aux documents, qui mentionne expressément le Médiateur en tant qu’organe de contrôle. La nécessité de rendre des comptes se reflète dans les vastes pouvoirs d'enquête de l'Ombudsman, qui lui permettent de clarifier en profondeur les faits et les questions qui se posent au cours de ses enquêtes.

20. Compte tenu des considérations qui précèdent, le Médiateur a demandé à l’EIGE de fournir des informations complémentaires et de répondre aux questions suivantes:

"a) Je note que le site web de l'EIGE contient un document intitulé "Politique d'accès du public aux documents à l'Institut européen pour l'égalité entre les hommes et les femmes". Cette politique fait explicitement référence au règlement (CE) no 1049/2001 ^[6] relatif à l'accès du public aux documents et prescrit les modalités de mise en œuvre dudit règlement par l'institut. Toutefois, je serais reconnaissant de savoir comment l’EIGE traite dans la pratique les demandes d’accès du public aux documents. Quelles sont ses règles, lignes directrices et/ou modalités pratiques pour le traitement de ces demandes? Veuillez fournir des exemples, tels que la correspondance principale dans le traitement par l’Agence des trois dernières demandes d’accès du public aux documents traités en vertu des règles pertinentes de l’EIGE et/ou du règlement (CE) no 1049/2001. (Le contenu des décisions de l'EIGE dans ces exemples ne sera pas examiné, car ce n'est pas le but de cette visite.)

b) L'EIGE produit-il un rapport annuel (interne ou externe) sur son traitement de l'accès du public aux documents?

c) L'EIGE exploite-t-il ou a-t-il l'intention d'exploiter un registre public au sens de l'article 11 du règlement (CE) n° 1049/2001?

d) L'EIGE traite une grande quantité d'informations et de données. Son site web est convivial et contient un grand volume de données, de publications et d'informations relatives aux principales activités de l'EIGE. À proprement parler, le règlement (CE) n° 1049/2001 ne s'applique qu'aux «documents». Comment l’EIGE traite-t-il les demandes d’informations? Veuillez nous fournir des informations concernant les retours d’information que les services de l’EIGE reçoivent des utilisateurs et des parties prenantes en ce qui concerne l’accès à l’information.»

21. Dans sa présentation, l’EIGE a expliqué que la «politique sur l’accès du public aux documents à l’Institut européen pour l’égalité entre les hommes et les femmes» était en vigueur depuis juin 2013. Cette politique reflète l'idée qui sous-tend le règlement (CE) n° 1049/2001, à savoir que la règle générale est l'ouverture et que toute exception à celle-ci doit être dûment motivée. De plus, l'objectif général de la politique est d'assurer un accès rapide et facile aux documents détenus par l'Agence. La politique et son processus de mise en œuvre ont été présentés à tous les membres du personnel en octobre 2013.

22. En réponse aux questions relatives à l’accès aux documents, l’EIGE explique qu’il traite toutes les demandes qu’il reçoit conformément au règlement (CE) no 1049/2001 et à la politique susmentionnée. À cette fin, il a également désigné un coordinateur chargé de veiller à la bonne mise en œuvre de la politique.

23. L'EIGE a l'intention de lancer un registre public des documents sur son site web d'ici la fin du mois de juin 2014. Ce registre contiendra (i) les titres des documents; (ii) leurs numéros d'enregistrement; (iii) des informations sur leurs auteurs; et (iv) la date de leur inscription au registre. Conformément à l’article 17, paragraphe 1, de la «politique d’accès du public aux documents de l’Institut européen pour l’égalité entre les hommes et les femmes», un rapport contenant des informations sur le nombre de cas dans lesquels l’Agence a refusé d’accorder l’accès aux documents, ainsi que les raisons de ces refus et le nombre de documents sensibles non inscrits au registre sera annexé au rapport annuel de l’EIGE.

24. Après la visite, l’EIGE a fourni des copies d’une demande d’accès et de deux demandes d’informations envoyées à l’Agence.

Conclusions et suggestions du Médiateur concernant (C)

25. La Médiatrice félicite l’EIGE pour son site web, qui est convivial, facile à naviguer et informatif. Sur son site internet, l’EIGE fournit au public une grande quantité d’informations principalement relatives à ses activités principales, ainsi que des informations suffisantes sur les questions financières et organisationnelles. Il a adopté une approche proactive de la diffusion de l'information, principalement par le biais de ses publications en ligne, et devrait être applaudi à cet égard.

26. En ce qui concerne l’accès aux documents, le Médiateur note avec satisfaction que l’EIGE a désigné un coordinateur pour traiter les demandes d’accès. Elle félicite également l’EIGE pour la politique spécifique qu’il a mise en place pour le traitement des demandes d’accès aux documents. La politique contient des règles détaillées sur les arrangements internes en place à l'Agence, et ces règles semblent satisfaisantes. Le Médiateur note également avec satisfaction que la politique de l'EIGE prévoit la publication de données statistiques concernant les demandes d'accès traitées par l'Agence. Malgré cette disposition, le Médiateur note que les rapports annuels de l'EIGE disponibles sur son site internet ne contiennent pas de telles données. En outre, la demande d’accès unique dont le Médiateur a reçu copie et qui semble avoir été traitée avec un certain retard ne lui permet pas de parvenir à des conclusions définitives sur la manière dont l’EIGE traite les demandes d’accès aux documents. La Médiatrice suggère donc que l’EIGE envisage de produire un rapport annuel sur son traitement des demandes d’accès du public aux documents et de le mettre à la disposition du public, conformément à l’article 17, paragraphe 1, de la «politique d’accès du public aux documents à l’Institut européen pour l’égalité entre les hommes et les femmes». Enfin, le Médiateur salue l'initiative de l'EIGE de mettre à disposition un registre public des documents sur son site internet. Elle espère que le registre sera opérationnel au cours du second semestre 2014.

(D) Recrutement

27. En ce qui concerne le fond des décisions de sélection et de recrutement, le Médiateur adopte une approche similaire à celle de la Cour de justice de l'Union européenne. Cela signifie, entre autres, qu'elle reconnaît les larges pouvoirs discrétionnaires de l'administration dans la sélection de son personnel. En ce qui concerne les aspects procéduraux de la sélection et du recrutement, le Médiateur s'est employé très activement à accroître la transparence du recrutement dans l'UE. Ses efforts ont, par exemple, mené à une plus grande transparence en ce qui concerne les noms des membres des jurys de sélection et à des fiches d'évaluation plus détaillées permettant aux candidats de mieux comprendre la façon dont ils ont été évalués.

28. Dans sa lettre du 6 décembre 2013, la Médiatrice a demandé à l'EIGE de fournir des éclaircissements sur les points suivants:

"a) Comment l'EIGE assure-t-il une communication efficace avec les candidats aux procédures de sélection en ce qui concerne l'état d'avancement de leur candidature et/ou le résultat de la procédure de sélection?

b) Les noms des membres du jury de sélection sont-ils connus des candidats?  Dans quelle mesure l’EIGE permet-il aux candidats d’accéder aux évaluations de leurs candidatures?

c) Dans quelle mesure l'EIGE recherche-t-il des moyens plus rapides et moins formels de résoudre les litiges relatifs aux décisions de sélection et de recrutement que ceux prévus à l'article 90 du statut?

d) L’EIGE informe-t-il systématiquement les candidats, dans sa correspondance, qu’ils peuvent déposer une plainte auprès du Médiateur, comme le prévoit l’article 19 de l’ECGAB?»

29. Dans sa présentation, l’EIGE a fourni des informations sur ses procédures de sélection. À ce jour, il y a eu environ 50 procédures de recrutement au total. L’Agence souligne qu’elle répond à toutes les questions des candidats. Seuls les candidats invités à un entretien sont informés par lettre du résultat d’une procédure de sélection. Récemment, un appel à candidatures a été annulé en raison de développements internes. Dans ce cas, une annonce a été publiée sur le site web de l'EIGE et tous les candidats ont également été informés par lettre.

30. En réponse à la question du Médiateur concernant la divulgation des noms des membres des jurys, l'EIGE a renvoyé à sa réponse du 29 août 2013 à l'enquête d'initiative OI/4/2013/CK ^{du Médiateur [7].} Dans cette réponse, l’EIGE a expliqué qu’il ne divulgue pas les noms des membres des jurys, étant donné qu’il estime qu’une telle divulgation pourrait entraîner une inégalité de traitement entre les candidats externes et internes.

31. L’EIGE informe les candidats de la possibilité d’introduire une réclamation formelle conformément à l’article 90, paragraphe 2, du statut. Une affaire a été portée devant le Tribunal de la fonction publique, dans laquelle une décision prise par l’EIGE de réaffecter un ancien agent à un poste hors encadrement a été annulée. Les demandeurs ne sont pas informés de la possibilité de contacter le Médiateur en cas de litige.

Conclusions et suggestions du Médiateur concernant (D)

32. Le Médiateur estime que les dispositions prises par l'EIGE pour assurer une communication efficace avec les candidats semblent globalement satisfaisantes. En ce qui concerne la question de la divulgation des noms des membres des jurys, elle note que les points de vue des institutions sur le juste équilibre entre la transparence et les besoins légitimes de confidentialité dans les travaux des jurys ont clairement évolué dans le sens d'une plus grande importance accordée à la transparence [8]. Elle souligne que la pratique établie au sein de l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) et de la Commission consiste à divulguer les noms des membres du jury. De l'avis du Médiateur, une telle pratique garantit la transparence des procédures de sélection, contribue à renforcer et à maintenir la confiance du public dans les institutions, organes et organismes de l'UE et rassure les candidats sur le fait que la procédure de sélection n'a pas été entachée de conflits d'intérêts. La Médiatrice a récemment publié des lignes directrices à cet égard dans le cadre de son enquête d'initiative OI/4/2013/CK [9]. Elle suggère donc à l’EIGE d’adopter des mesures pour se conformer à ces lignes directrices.

33. En ce qui concerne la question de l’information des candidats sur la possibilité de déposer une plainte auprès du Médiateur, celui-ci estime qu’il serait conforme aux bonnes pratiques administratives que l’EIGE informe systématiquement les candidats de cette possibilité. Elle fera donc également une suggestion correspondante ci-dessous.

(E) Appels d'offres et contrats

34. Au niveau de l'examen, les litiges relatifs aux décisions d'appel d'offres et aux relations contractuelles sont le plus souvent traités par les tribunaux. Cependant, au fil des ans, une proportion importante des affaires du Médiateur ont également concerné ces domaines. En ce qui concerne les appels d'offres, le Médiateur s'inspire de l'approche de la Cour de justice, qui consiste à reconnaître à l'administration un large pouvoir discrétionnaire dans l'évaluation des aspects de fond des propositions d'appels d'offres, tout en vérifiant soigneusement si elle a motivé ses décisions de manière valable et adéquate et si elle a respecté de manière adéquate les procédures applicables et les droits à l'information. En ce qui concerne les litiges contractuels, le Médiateur n’évalue pas, en tant que tel, s’il y a rupture de contrat. Elle examine toutefois minutieusement si l'administration a fourni de bonnes raisons pour justifier sa position et examine également l'équité des actions ou omissions administratives.

35. Compte tenu de ce qui précède, le Médiateur a souhaité être informé de la manière dont l’EIGE traite les litiges dans ces domaines.

36. L’EIGE a présenté les principaux éléments de la procédure qu’il suit lorsqu’il lance un appel d’offres. Elle a informé le Médiateur que son objectif premier était de prévenir les litiges en respectant strictement les règles applicables et en garantissant l’égalité de traitement de tous les soumissionnaires et contractants. L’EIGE répond à toutes les questions et publie une section «questions et réponses» sur son site web. L’appel d’offres précise où se trouve la section «questions et réponses».

37. L’EIGE envoie aux soumissionnaires des lettres de notification motivant l’attribution ou la non-attribution d’une offre. Les lettres de notification, qui suivent les modèles de la direction générale du budget de la Commission européenne, contiennent des informations sur les recours juridictionnels disponibles et une référence au Médiateur.

38. Dans le domaine des contrats, l’EIGE a expliqué qu’il cherche à régler les différends principalement par la négociation dans le cadre de la gestion des projets et des contrats. Si le litige ne peut être réglé à l’amiable, un contrôle juridictionnel est également possible devant les juridictions de la République de Lituanie.

39. À ce jour, il y a eu une procédure de passation de marché contre l’EIGE devant le Tribunal, que l’EIGE a perdue (affaire T-412/12).

40. En ce qui concerne la question de savoir si les soumissionnaires et les contractants sont informés qu’ils peuvent déposer une plainte auprès du Médiateur, l’EIGE a indiqué qu’il informe les soumissionnaires et les contractants de leur droit de déposer une plainte auprès du Médiateur dans l’avis de marché et l’avis d’attribution de marché publiés au Journal officiel de l’Union européenne. Les lettres de notification adressées aux soumissionnaires évincés dans le cadre des procédures de passation de marchés contiennent également une référence au Médiateur.

Conclusions du Médiateur concernant (E)

41. Le Médiateur se félicite que l’EIGE informe les soumissionnaires et les contractants de leur droit de déposer une plainte auprès du Médiateur dans l’avis de marché, l’avis d’attribution de marché et les lettres de notification. En outre, elle estime que les procédures mises en place par l’EIGE dans le domaine des appels d’offres et des marchés semblent globalement satisfaisantes.

(F) Conflits d'intérêts

42. Des conflits d'intérêts surviennent lorsque des personnes qui travaillent pour l'administration publique peuvent être perçues comme ayant un intérêt personnel inapproprié dans une affaire dont elles sont saisies. Ces conflits doivent être traités de manière appropriée afin d'assurer une prise de décision objective et de renforcer la confiance du public dans l'administration. Les événements et les cas récents montrent que l'administration de l'UE ne jouit pas de la pleine confiance du public à l'égard de cette question.

43. Dans sa lettre du 6 décembre 2013, la Médiatrice a demandé à l’EIGE de fournir des informations sur les mesures concrètes qu’elle prend afin d’éviter les conflits d’intérêts en ce qui concerne:

a) le recrutement de personnel, y compris de cadres supérieurs; et

b) la conduite des membres actuels et anciens du personnel, notamment en ce qui concerne les activités extérieures pendant et après leur service à l’EIGE (voir, par exemple, les articles 11, 11 bis, 12 ter et 16 du statut).

44. Dans sa présentation, l’EIGE a expliqué qu’en décembre 2012, la Commission avait publié une «feuille de route sur le suivi de l’approche commune concernant les agences décentralisées de l’UE».  En vue de la mise en œuvre de la feuille de route, l’EIGE a commencé à élaborer une politique en matière de conflits d’intérêts.

45. Au moment de la visite du Médiateur, la politique de l'EIGE en matière de conflits d'intérêts était au stade de la consultation interservices avec les services de la Commission en vue de préparer son adoption par le conseil d'administration de l'EIGE. Le 16 décembre 2013, l'EIGE a transmis aux services du Médiateur une copie de son projet de politique en matière de conflits d'intérêts. Depuis lors, la politique a été adoptée et elle est désormais disponible sur le site web de l’EIGE [10].

46. Conformément à l’article 1er de cette politique, elle s’applique aux catégories suivantes de membres du personnel et de parties prenantes de l’EIGE:

• Le directeur;
• les membres du conseil d'administration et du forum d'experts de l'EIGE;
• les membres des groupes de travail de l’EIGE;
• les experts invités à contribuer aux activités des réseaux thématiques de l'EIGE;
• Les personnes à la recherche d'un emploi à l'institut, une fois qu'une offre d'emploi leur est faite; et
• Experts nationaux détachés, personnel recruté à titre intérimaire, ainsi que stagiaires.

46. En raison de la nature des travaux réalisés dans le cadre des réseaux thématiques mentionnés au quatrième point ci-dessus, cette catégorie de parties prenantes n’est pas invitée à signer une déclaration d’intérêt complète, mais un engagement d’indépendance conformément à l’article 13 de la politique. Toutefois, si un conflit d’intérêts survient lors d’une réunion d’un réseau thématique particulier, les personnes concernées sont invitées à s’abstenir de participer aux discussions portant sur des points spécifiques. L’EIGE a expliqué que toutes les catégories de personnes visées ci-dessus sont dûment informées de la politique de l’EIGE en matière de conflits d’intérêts avant d’occuper un poste au sein des structures de l’EIGE.

47. L’EIGE explique ensuite que sa politique en matière de conflits d’intérêts repose sur les principes d’indépendance, de transparence et de confidentialité.

Conclusions du Médiateur concernant (F)

48. La Médiatrice a déclaré à plusieurs reprises que les institutions, organes et organismes de l’UE devraient tout mettre en œuvre pour éviter non seulement les conflits d’intérêts réels mais aussi apparents, afin de maintenir la confiance du public dans leurs activités et de protéger leur personnel contre les soupçons injustifiés. À cet égard, elle se félicite que l’EIGE ait adopté une politique en matière de conflits d’intérêts et ait élaboré des modèles pour les déclarations d’intérêts. Elle salue également le fait que l’Agence ait mis à disposition sur son site internet la déclaration d’intérêts de son directeur [11].

49. En ce qui concerne le fond de la politique de l'EIGE en matière de conflits d'intérêts, le Médiateur note avec satisfaction qu'elle contient des dispositions détaillées sur les intérêts à déclarer, les procédures à suivre dans ce contexte et la manière dont la politique s'applique aux différents groupes de personnel et de parties prenantes de l'EIGE. Les annexes de la politique contiennent également des modèles à utiliser pour les déclarations sur les conflits d’intérêts et les engagements d’indépendance. Elle conclut donc que la politique de l'EIGE semble satisfaisante.

(G) Dénonciation des dysfonctionnements

50. La Médiatrice a demandé à l’EIGE de fournir des informations sur toute disposition qu’il a mise en place pour la dénonciation interne des dysfonctionnements et sur toute affaire de dénonciation des dysfonctionnements.

51. Dans sa présentation, l’EIGE a noté que, depuis 2010, il n’y a eu aucun cas de dénonciation. Les principes pertinents figurant dans le statut ont été mis en œuvre en interne par la décision MB/2011/022 du conseil d'administration de l'EIGE. Les règles ont été expliquées aux membres du personnel de l'Agence en 2011 lors d'une session de formation sur l'éthique et l'intégrité dirigée par une équipe de représentants de l'Office européen de lutte antifraude (OLAF).

Conclusions et suggestions du Médiateur concernant (G)

52. La Médiatrice se félicite que l’EIGE ait adopté une approche proactive en matière de dénonciation des dysfonctionnements en adoptant des règles internes (décision MB/2011/022) à cet égard. Cette décision contient des règles relatives aux irrégularités en matière de signalement. Le Médiateur estime que la décision contient des exemples importants d’initiatives prises pour relever les défis de la dénonciation des dysfonctionnements, même si elle ne semble pas aller bien au-delà de ce qui est déjà prévu dans les articles pertinents du statut. En outre, les modifications du statut entrées en vigueur le 1er janvier 2014 comprennent un nouvel article 22 quater, qui exige de nouvelles règles internes en matière de dénonciation des dysfonctionnements. Le Médiateur estime donc qu’il serait utile d’inclure dans la décision des dispositions plus détaillées destinées à faciliter les enquêtes administratives de l’OLAF au sein de l’Agence et suggère que l’EIGE envisage de le faire.

(H) Autres questions

53. Le Médiateur a pris connaissance d'un certain nombre de préoccupations concernant le traitement par l'EIGE des allégations de harcèlement moral et sexuel. Le Médiateur a donc décidé d'étendre le champ d'application de la présente enquête afin d'y inclure également la question du traitement par l'EIGE des plaintes pour harcèlement moral et sexuel. Ses questions à l’EIGE à cet égard sont énumérées ci-dessous, après ses suggestions à l’EIGE concernant les questions abordées au cours de la visite.

Résumé des suggestions du Médiateur

54. Sur la base de sa visite et des informations que l’EIGE lui a fournies, le Médiateur formule les suggestions suivantes:

a) L'EIGE pourrait envisager de publier le Code européen de bonne conduite administrative (ECGAB) sur son site web, afin de faire en sorte que son engagement à l'égard des principes énoncés dans l'ECGAB soit plus visible et visible pour le public.

b) L'EIGE pourrait envisager de mettre sa page d'accueil et des informations sur ce qu'il fait à disposition dans d'autres langues officielles de l'UE que l'anglais et le lituanien.

c) L'EIGE pourrait envisager de produire un rapport annuel sur son traitement des demandes d'accès du public aux documents et de le mettre à la disposition du public, conformément à l'article 17, paragraphe 1, de la "politique d'accès du public aux documents à l'Institut européen pour l'égalité entre les hommes et les femmes".

d) Dans ses procédures de recrutement, l'EIGE pourrait envisager d'informer systématiquement les candidats de la possibilité de porter plainte auprès du Médiateur. Une telle pratique serait conforme aux principes de bonne administration.

e) L'EIGE pourrait envisager d'adopter des mesures en vue de se conformer aux lignes directrices du Médiateur sur la divulgation des noms des membres des jurys.

f) Les règles de l'EIGE en matière de dénonciation contiennent des dispositions relatives au signalement des irrégularités. L’EIGE pourrait envisager d’inclure des dispositions plus détaillées destinées à faciliter les enquêtes administratives de l’OLAF au sein de l’Agence et de modifier la décision MB/2011/022 en conséquence.

55. En outre, le Médiateur invite l’EIGE à répondre aux questions suivantes:

(1) Comment l’EIGE traite-t-il les allégations de harcèlement moral et sexuel en interne? Veuillez fournir une copie des règles pertinentes, le cas échéant, que l’EIGE a adoptées, ainsi que des informations sur tout autre arrangement pratique écrit ou non écrit mis en place par l’EIGE afin de protéger les membres du personnel contre ce harcèlement.

(2) Combien de demandes d’assistance au titre de l’article 24 du statut relatives à des questions de harcèlement l’EIGE a-t-il reçues en 2012 et 2013? Sans entrer dans les détails des demandes spécifiques reçues, quel a été le résultat de ces demandes?

(3) Combien de plaintes au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut relatives à des questions de harcèlement l’EIGE a-t-il reçues en 2012 et 2013? Sans entrer dans les détails des plaintes spécifiques reçues, quel a été le résultat de ces plaintes?

(4) Comment les personnes de confiance de l’EIGE sont-elles impliquées dans les tentatives de l’Agence visant à protéger les membres du personnel contre le harcèlement? Comment sont-ils formés? Quelle est la fréquence de ces sessions de formation, le cas échéant?

Emily O'Reilly

Fait à Strasbourg, le 24 juin 2014