(Fait conformément à l'article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen(1))

LA PLAINTE

La plainte a été déposée par International Capital Partnerships en décembre 2000. Selon le plaignant, les faits à l'origine de sa plainte sont les suivants:

Le 17 juin 1999, l'unité chargée du Portugal à la direction générale XVI (Politique régionale et cohésion) de la Commission européenne a invité M. G., directeur du plaignant, une société de conseil britannique, à participer à un séminaire au Portugal. Ce séminaire devait servir à la discussion sur la réalisation d'infrastructures par le biais de partenariats entre le secteur public et le secteur privé ("PPP"). Le plaignant a été informé que le séminaire devait être organisé par la DG XVI en collaboration avec les autorités portugaises et que la fonctionnaire de la Commission responsable de la préparation du séminaire serait Mme Filomena Carvalho.

Dans une télécopie adressée à M. G. en date du 29 juin 1999, Mme Carvalho a souligné que la complexité des modalités financières des PPP et la difficulté qui en a résulté à évaluer les projets PPP du point de vue de l'intervention structurelle de l'UE ont conduit à la nécessité de "développer la base d'un guide pratique pour l'évaluation des projets PPP à l'intention des responsables géographiques". Ce guide "devrait identifier les principaux éléments d'un projet PPP qui méritent une évaluation spéciale (soit dans les phases de définition, d'évaluation et de mise en œuvre) et suggérer des outils et des méthodes pour mener cette évaluation". Mme Carvalho a poursuivi en disant qu'elle "devrait proposer que le budget du séminaire prévoie un rapport final dans lequel vous rassembleriez les différentes contributions des participants à la conférence dans un document cohérent. Elle conclut en demandant à M. G. de lui faire savoir s'il accepte la proposition et d'indiquer le coût estimé.

Dans sa réponse du 30 juin 1999, M. G. a confirmé qu'il était prêt à préparer un "rapport final rassemblant les contributions de la Conférence" pour un prix d'environ 3 000 €. Selon le plaignant, Mme Carvalho a ensuite confirmé par téléphone que M. G. pouvait procéder aux frais indiqués.

Le séminaire s'est tenu au Portugal le 16 juillet 1999. Le 26 juillet 1999, la DG XVI a transmis à M. G. la plupart des contributions faites lors de ce séminaire, notant que cela avait été convenu et afin de permettre à M. G. de poursuivre ses travaux ("[c]omme convenu et pour vous permettre d'avancer vos travaux"). Une nouvelle contribution a été transmise le 5 août 1999. Sur cette base, M. G. a préparé un projet de synthèse des contributions faites lors du séminaire qu'il a soumis à la DG XVI le 16 août 1999. La Commission remercie M. G. dans une lettre du 31 août 1999 et annonce qu'elle transmettra ses observations sur le document en temps utile. À la même occasion, la Commission a transmis trois autres documents qui n'étaient pas encore disponibles le 26 juillet 1999 afin de permettre à M. G. de finaliser le texte du sommaire. Selon la plaignante, le projet de résumé a été accepté par la Commission lors d'une réunion à Bruxelles avec Mme Carvalho et un de ses collègues, le 13 octobre 1999, après quelques modifications. M. Bezançon, présent à cette réunion, pourra le confirmer. Lors de cette réunion, et toujours selon le plaignant, il a également été question d'élaborer un guide ou un manuel. Une autre réunion s'est tenue le 25 novembre 1999 avec Mme Carvalho et le responsable du guide à la Commission. Dans une lettre envoyée le 2 décembre 1999, le plaignant a proposé de préparer un tel guide moyennant une redevance de 12 000 euros. Toutefois, selon le plaignant, il a été informé par la suite que ce plan ne serait pas poursuivi pour le moment.

Le 26 octobre 1999, le plaignant a envoyé une lettre à la Commission dans laquelle il notait que trois copies de la version modifiée du résumé étaient jointes et demandait à la Commission d'indiquer à qui et comment la facture de ce document devait être envoyée. Selon le plaignant, la Commission l'a alors renvoyée à une Mme Sequeira d'un ministère portugais. Le plaignant a donc envoyé une facture de plus de 3 000 euros à cette personne le 3 décembre 1999. En l'absence de réponse, le plaignant a envoyé un rappel le 7 février 2000. Dans une lettre datée du 8 février 2000, Mme Sequeira a expliqué que la plaignante n'avait pas soumis le manuel PPP pour lequel une somme de 3 000 € devait être versée et qu'elle avait écrit à Mme Carvalho afin de recevoir des éclaircissements.

Le 22 mai 2000 et le 11 septembre 2000, le plaignant a envoyé des rappels à Mme Carvalho. Selon la plaignante, Mme Carvalho a informé M. G., à l'occasion d'une conversation téléphonique ultérieure, qu'elle avait donné à Mme Sequeira le «feu vert» pour effectuer le paiement. Toutefois, lorsque le plaignant a de nouveau écrit à Mme Sequeira, celle-ci a répondu le 17 novembre 2000 que le paiement des 3 000 euros dépendait de la réception du manuel PPP pour lequel cette somme avait été affectée.

Les contacts ultérieurs avec Mme Carvalho ont été infructueux. Le plaignant s'est donc adressé au Médiateur. En substance, le plaignant a formulé les allégations suivantes:

1. La Commission n’a pas payé la redevance de 3 000 euros convenue pour la préparation du résumé
2. La Commission aurait dû verser une somme raisonnable pour compenser le retard de paiement ainsi que le temps et les efforts que le plaignant a dû consacrer à la poursuite de sa demande.

Le plaignant a également demandé des excuses écrites aux fonctionnaires concernés.

L'ENQUÊTE

La plainte a été transmise à la Commission pour observations.

L'avis de la Commission

Dans son avis, la Commission a formulé les observations suivantes:

La Commission avait décidé de cofinancer une conférence sur les PPP à Lisbonne le 16 juillet 1999 avec une subvention de 75 % du coût total, jusqu'à concurrence de 24 537 euros, au ministère portugais de l'équipement, de l'aménagement du territoire et de l'administration. En vertu de la convention de subvention, la conférence devait être organisée sous la responsabilité des autorités portugaises.

M. G. a été invité à estimer le coût de la préparation d'un rapport final sur la base des diverses contributions des participants à la conférence. Comme indiqué dans la télécopie du 29 juin 1999, il était prévu que le rapport puisse ensuite être utilisé par les fonctionnaires de la DG XVI. Il devrait identifier les principaux éléments d'un projet PPP nécessitant une évaluation spéciale (qu'il s'agisse des phases de définition, d'évaluation et de mise en œuvre) et suggérer des outils et des méthodes pour mener cette évaluation.

M. G. s'est déclaré disposé à entreprendre ce travail pour un montant de 3 000 € et a souligné la nécessité de discuter de la forme du rapport (cf. fax de M. G. du 30 juin 1999). La Commission n'a jamais accepté cette offre, mais a informé M. G. (au cours d'une conversation téléphonique en juillet 1999(2))de la nécessité de discuter des termes du rapport avec les autorités portugaises. La Commission avait proposé qu'un montant d'environ 3 000 euros du budget total de la conférence soit affecté au rapport. Cette proposition a été acceptée par les parties à la convention de subvention, comme indiqué dans le cahier des charges. Par conséquent, les autorités portugaises disposaient de 3 000 euros pour payer ces travaux.

La sous-traitance des travaux nécessitait, comme M. G. devait le savoir, la conclusion d’un contrat de services précisant, notamment, le contenu du rapport final et la date de livraison. Un tel contrat devait nécessairement être conclu entre le bénéficiaire détenant les fonds (c’est-à-dire les autorités portugaises) et le prestataire de services. À la connaissance de la Commission, aucun contrat n'avait été conclu entre M. G. et les autorités portugaises.

Le projet de résumé n’a jamais été accepté ni par la Commission ni par les autorités portugaises en tant que rapport final pouvant servir de base à un guide pratique sur l’évaluation des projets de PPP. Au contraire, la Commission a estimé (et avait exprimé ce point de vue à plusieurs reprises au téléphone à M. G.) que ce seul document n’avait aucune valeur pour la Commission ou l’État membre. Le rapport final a été le seul document discuté entre M. G. et la Commission.

Le refus des autorités portugaises de payer jusqu'à la remise du rapport final était conforme à la bonne gestion du financement communautaire. La Commission n'a toutefois pas souhaité préjuger de sa décision finale puisqu'il appartenait aux seules autorités portugaises de décider si une compensation pouvait être accordée pour le projet de résumé. Une solution devait donc être trouvée avec les autorités portugaises. La Commission avait écrit aux autorités portugaises pour voir si elles allaient effectuer un paiement à M. G..

Le document désigné par la Commission comme le «spécification budgétaire» a été rédigé en portugais et comprenait un montant de 2 993 EUR pour un «manuel».

Observations du plaignant

Dans ses observations, le plaignant a maintenu sa plainte et a formulé les observations suivantes:

Le libellé de la télécopie de la Commission du 29 juin 1999 était clair en ce sens qu'un rapport final sur la conférence servirait de base à un guide, mais ne serait pas le guide en tant que tel. La Commission avait en effet accepté l'offre du plaignant de préparer un rapport final. Le plaignant n'avait pas été informé que les travaux nécessitaient la conclusion d'un contrat de services avec les autorités portugaises. La Commission a accepté le projet de rapport lors d'une réunion en octobre 1999. Le Dr Bezançon, principal expert de la France en matière de PPP, qui était présent à cette réunion serait en mesure de le confirmer.

Le plaignant a insisté pour que la Commission agisse de bonne foi et honore ses obligations contractuelles.

LES EFFORTS DE L'OMBUDSMAN POUR RÉALISER UNE SOLUTION ARIENDE

Analyse des questions litigieuses par le Médiateur

Après un examen attentif de l'avis et des observations, le Médiateur n'a pas été convaincu que la Commission avait répondu de manière adéquate aux allégations du plaignant.

La conclusion provisoire du Médiateur était que le fait que la Commission n'ait pas veillé à ce que le plaignant reçoive le montant convenu pour la préparation du résumé pouvait constituer un cas de mauvaise administration.

La possibilité d'une solution à l'amiable
La proposition du Médiateur pour une solution à l'amiable

Le 31 juillet 2001, le Médiateur a présenté à la Commission une proposition de solution à l'amiable. Dans sa lettre, le Médiateur a suggéré que la Commission envisage de veiller à ce que le plaignant reçoive la somme convenue pour la préparation du résumé des contributions faites lors de la conférence de Lisbonne du 16 juillet 1999, et qu'elle envisage d'indemniser le plaignant pour le retard qui s'est produit ainsi que pour le temps et les efforts que le plaignant a dû sacrifier pour tenter de faire valoir sa demande, afin de faciliter une solution à l'amiable.

Le 13 août 2001, le plaignant a transmis au Médiateur une copie d'une lettre qu'il avait adressée à la Commission le même jour. Dans cette lettre, le plaignant a fait valoir que 2 350 euros supplémentaires devaient lui être versés en raison du temps et des efforts qu'il avait dû consacrer à la poursuite de sa demande.

Réponse de la Commission

Dans sa réponse du 31 octobre 2001, la Commission a formulé les observations suivantes:

La conférence du 16 juillet 1999 avait été organisée par les autorités portugaises et cofinancée par la Commission. Le rapport final faisait partie du cofinancement. La préparation d'un document relatif à la conférence (dit rapport) a été incluse comme l'un des lots du cahier des charges joint à la lettre octroyant l'aide de l'UE aux autorités portugaises, à laquelle un montant de 2 993 EUR a été attribué.

Ce mode de coopération entre les autorités nationales et la Commission était le mode habituel de réalisation de tels projets. Il est vrai que les services de la Commission, dans un esprit de partenariat avec les autorités, ont généralement participé activement et parfois aussi été en contact direct avec des tiers qui participent également à la réalisation du projet. Toutefois, il est évident que la responsabilité finale incombe aux autorités nationales. Tous les contrats juridiques contraignants devaient être conclus directement par ces personnes avec ces autorités. Le plaignant, après avoir travaillé avec la Commission dans le passé et avoir été informé du rôle de la Commission dans de tels projets, en avait été informé dès le début.

Le fait que, dans la présente affaire également, les services de la Commission aient eu un contact direct avec M. G. ne remettait pas en cause le fait que les autorités portugaises étaient responsables du projet. La Commission avait transmis la proposition de M. G. du 30 juin 1999 aux autorités portugaises et en avait informé M. G., l'invitant à entrer en contact direct avec les autorités portugaises. Sur la base de cet échange de lettres, il était évident qu'aucun contrat n'avait été conclu entre la Commission et M. G.

Par lettre du 5 juillet 1999, les autorités portugaises (Mme Sequeira) avaient alors officiellement invité M. G.. Il savait pertinemment qu'il serait l'invité des autorités portugaises. Au cours de ce séminaire, la Commission a assisté à une réunion entre les autorités portugaises et M. G. concernant le rapport à rédiger. Mme Sequeira a exposé ce qu'elle attendait de ce travail.

Il est exact qu'après la conférence, M. G. a transmis ses documents à la Commission. Toutefois, cela avait été explicitement convenu avec M. G. lui-même (comme indiqué dans la télécopie du 26 juillet 1999 - «comme convenu») afin d'accélérer la collecte des contributions envoyées par des orateurs étrangers au séminaire.

En outre, la Commission n’aurait jamais accepté le rapport, comme l’aurait prétendu à tort M. G.. À la demande de M. G., la Commission l'avait rencontré le 13 octobre 1999. Il s'agissait plutôt d'élaborer un manuel sur le thème du séminaire. À cette occasion encore, les représentants de la Commission avaient adressé sans équivoque M. G. aux autorités portugaises en ce qui concerne le projet de rapport.

Bien que la Commission n'ait jamais accepté le rapport, elle a, dans un esprit de partenariat, discuté de la question avec les autorités portugaises. La Commission avait continuellement informé M. G. de sa propre évaluation et desdits contacts avec les autorités. Toutefois, la Commission avait souligné à ces occasions que c'était aux autorités portugaises qu'incombait en dernier ressort la responsabilité de juger de la qualité du rapport.

Les autorités portugaises avaient à présent indiqué à la Commission qu'à la suite de leur évaluation de la qualité du rapport présenté par M. G., elles étaient disposées à payer une grande partie du montant initialement prévu (soit 1 600 EUR). Sur le plan juridique, la Commission n'a été en mesure ni de remettre en cause cette position ni de prendre elle-même une décision finale quant à la qualité du travail. Il a plutôt pris note de cette position et était prêt à cofinancer les dépenses prévues dans sa décision de subvention, y compris la part de la Commission dans ledit montant de 1 600 EUR (soit 1 200 EUR).

La Commission a donc considéré le paiement proposé de 1 600 EUR comme une «solution amicale» à la présente plainte.

Observations du plaignant

Dans ses observations envoyées le 19 décembre 2001, le plaignant a estimé que la Commission cherchait à proposer une interprétation qui allait à l'encontre des échanges documentés et du simple bon sens. Le plaignant a annoncé que si la Commission ne répondait pas à ses demandes, elle souhaiterait réclamer un montant supplémentaire d'environ 4 500 euros pour couvrir le temps et les coûts liés aux réunions avec la Commission d'octobre et de novembre 1999 et aux propositions qu'elle a élaborées par la suite.

Le plaignant a également formulé les observations suivantes:

La lettre de la Commission du 17 juin 1999 avait clairement indiqué que la Commission avait l'intention d'organiser la conférence en collaboration avec les autorités portugaises. Mme Carvalho avait été identifiée comme étant le fonctionnaire qui organisait la conférence. La télécopie de Mme Carvalho du 29 juin 1999 présentait clairement une proposition et ne pouvait en aucun cas être interprétée comme une invitation à prendre contact avec les autorités portugaises anonymes en vue de la conclusion d'un contrat, compte tenu notamment du fait que le guide final était destiné à l'usage des fonctionnaires de la DG XVI. Ni le plaignant ni M. G. n'avaient jamais travaillé directement pour la Commission. Le plaignant n'avait contribué à l'organisation d'un séminaire pour les fonctionnaires de la Commission à Bruxelles que lorsqu'il avait été sous-traité par le CSES, qui entretenait une relation contractuelle directe.

La lettre que les autorités portugaises auraient envoyée le 5 juillet 1999 n'aurait pas été reçue. Les modalités de la conférence ont été communiquées par la Commission le 12 juillet 1999. Aucune réunion formelle n'avait eu lieu pendant le séminaire et M. G. ignorait qu'il aurait pu rencontrer Mme Sequeira. Des discussions informelles ont peut-être eu lieu, mais comme le plaignant avait été informé que le guide devait être utilisé par des fonctionnaires de la Commission, M. G. n'a peut-être pas accordé trop d'attention aux points de vue d'un fonctionnaire anonyme dans le pays hôte. Le nom de Mme Sequeira avait été mentionné pour la première fois lors de la réunion du 25 novembre 1999, et uniquement en tant que fonctionnaire à qui la facture pour le compte rendu devait être envoyée.

Lors de la réunion du 13 octobre 1999 avec Mme Carvalho, à laquelle participait également M. Bezançon, M. G. avait été informé que le projet avait été accepté et que les discussions se concentreraient désormais sur la forme et le contenu du futur guide.

Presque chaque étape de son récit a été étayée par de la correspondance et des témoins. Les allégations de la Commission n'ont pas été corroborées par la correspondance.

La lettre de M. Bezançon

Le 16 janvier 2002, le plaignant a transmis au Médiateur une lettre de M. Bezançon datée du 21 décembre 2001. Selon le plaignant, M. Bezançon était le directeur général de l'association des contractants français, possédait une expertise particulière dans le domaine des PPP, avait conseillé la Commission et avait également contribué à la conférence en 1999.

Dans sa lettre, M. Bezançon souligne qu'il ne fait aucun doute que les lignes directrices doivent être distinguées du rapport sur la conférence de Lisbonne que le plaignant a préparé. Il a en outre noté que lors de la réunion avec la Commission d'octobre 1999, il avait été clairement indiqué que le rapport était conforme aux attentes de la Commission.

Évaluation du Médiateur

Dans ces circonstances, le Médiateur estime qu'une solution à l'amiable n'a pas été trouvée.

LA DÉCISION

1 Refus de payer la taxe de 3 000 € pour le résumé

1.1 Le plaignant, une société de conseil britannique, affirme que la Commission devrait lui verser une redevance de 3 000 euros qui a été convenue pour la préparation, par son directeur, M. G., d'un résumé des contributions des participants à un séminaire sur la réalisation d'infrastructures par le biais de partenariats entre le secteur public et le secteur privé ("PPP"). Ce séminaire, organisé par la Commission et les autorités portugaises, s'est tenu à Lisbonne le 16 juillet 1999.

1.2 La Commission estime qu'elle n'a jamais accepté l'offre du plaignant de préparer un tel rapport, mais qu'elle a informé M. G. de la nécessité de discuter des termes du rapport avec les autorités portugaises. Toutefois, à la connaissance de la Commission, aucun contrat n'a été conclu entre M. G. et les autorités portugaises. La Commission affirme en outre que le projet de résumé présenté par le plaignant n’a jamais été accepté par lui-même ou par les autorités portugaises en tant que rapport final susceptible de servir de base à un guide pratique sur l’évaluation des projets de PPP. Elle affirme avoir dit à M. G. à plusieurs reprises au téléphone que ce seul document n'était d'aucune utilité pour la Commission ou l'État membre.

1.3 L'avis du plaignant selon lequel la Commission devrait lui verser la somme de 3 000 euros repose sur l'hypothèse qu'un contrat pour la préparation du résumé a été conclu entre la Commission et elle-même.

1.4 Conformément à l'article 195 du traité CE, le Médiateur européen est habilité à recevoir des plaintes "concernant des cas de mauvaise administration dans l'action des institutions ou organes communautaires". Le Médiateur estime qu'il y a mauvaise administration lorsqu'un organisme public n'agit pas conformément à une règle ou à un principe qui le lie(3). Une mauvaise administration peut donc également être constatée en ce qui concerne l'exécution d'obligations découlant de contrats conclus par les institutions ou organes des Communautés.

1.5 Toutefois, le Médiateur estime que la portée du réexamen qu'il peut effectuer dans de tels cas est nécessairement limitée. En particulier, le Médiateur est d'avis qu'il ne devrait pas chercher à déterminer s'il y a eu rupture de contrat par l'une ou l'autre des parties, si l'affaire est en litige. Cette question ne pourrait être traitée efficacement que par une juridiction compétente, qui aurait la possibilité d’entendre les arguments des parties concernant le droit national pertinent et d’évaluer les éléments de preuve contradictoires sur toute question de fait contestée.

1.6 Le Médiateur estime dès lors que, dans les affaires concernant des litiges contractuels, il est justifié de limiter son enquête à l'examen de la question de savoir si l'institution ou l'organe communautaire lui a fourni un compte rendu cohérent et raisonnable de la base juridique de ses actions et des raisons pour lesquelles il estime que son point de vue sur la situation contractuelle est justifié. Si tel est le cas, le Médiateur conclura que son enquête n'a pas révélé de cas de mauvaise administration. Cette conclusion n'affectera pas le droit des parties à ce que leur litige contractuel soit examiné et réglé avec autorité par un tribunal compétent.

1.7 En l'espèce, la Commission semble avancer deux arguments principaux, à savoir a) qu'elle n'a pas accepté l'offre du plaignant de préparer un résumé et b) qu'en tout état de cause le document préparé par le plaignant n'était pas satisfaisant et n'avait donc pas été accepté.

1.8 Dans sa télécopie du 29 juin 1999, la Commission a demandé à M. G. s'il était prêt à préparer un résumé des contributions apportées lors du séminaire qui se tiendrait le 16 juillet 1999 et quel serait le coût estimé. Le 30 juin 1999, M. G. a confirmé qu'il était prêt à préparer un tel document et a indiqué un prix d'environ 3 000 euros. Il n’existe aucun document qui démontrerait de manière concluante que la Commission a conclu un contrat pour la préparation d’un rapport en ce sens avec M. G. ou le plaignant. Cependant, plusieurs faits vont dans ce sens. Premièrement, le «spécification budgétaire» du séminaire présenté par la Commission comprend effectivement un montant d’environ 3 000 EUR (2 993 EUR) pour la préparation d’un document relatif à ce séminaire. Le document soumis au Médiateur est une copie d'une télécopie qui porte la date du 6 juillet 1999, c'est-à-dire peu de temps après que le plaignant eut indiqué le prix à facturer pour un tel résumé. Deuxièmement, la Commission a envoyé les contributions apportées au séminaire au plaignant fin juillet et août 1999 afin de lui permettre de préparer le résumé. Le libellé d'au moins une de ces lettres d'accompagnement fait référence à un accord qui avait été conclu (cf. la lettre du 26 juillet 1999 - "[c]omme convenu et pour vous permettre d'avancer vos travaux"). La Commission elle-même, dans sa réponse à la proposition de solution à l'amiable du Médiateur, admet avoir conclu un accord avec M. G. ou le plaignant, tout en faisant valoir que cet accord ne concernait qu'un aspect formel. Troisièmement, lorsque le plaignant a envoyé son projet de résumé à la DG XVI le 16 août 1999, la Commission a répondu qu'elle formulerait des observations sur ce document et a transmis trois autres documents dont il conviendrait de tenir compte dans le résumé. Ce comportement serait difficile à comprendre s'il n'y avait pas de contrat entre la Commission et le plaignant. Au contraire, si la qualité du travail devait effectivement être jugée exclusivement par les autorités portugaises, le texte aurait dû leur être envoyé. Quatrièmement, rien n'étaye l'affirmation de la Commission selon laquelle elle aurait informé le plaignant qu'elle devait s'adresser aux autorités portugaises ou qu'elle devait conclure un contrat avec celles-ci. Même dans sa réponse à la proposition de solution à l'amiable du Médiateur, la Commission n'a fourni aucune preuve écrite à l'appui de son allégation. Toute la correspondance du plaignant est adressée à la Commission, et les lettres de la Commission au plaignant ne mentionnent pas les conseils qui auraient été donnés à ce dernier. Cinquièmement, le plaignant conteste l'affirmation de la Commission selon laquelle elle aurait dû savoir, d'après ses travaux antérieurs pour la Commission, que des contrats juridiquement contraignants ne pouvaient être conclus que par les autorités nationales. Le Médiateur note que la Commission n’a produit aucun élément de preuve à l’appui de son allégation. En outre, la télécopie de la Commission du 29 juin 1999 note que le rapport à établir devait être utilisé «par les responsables administratifs de la DG XVI». Compte tenu de ce qui précède, on ne pouvait pas s'attendre à ce que le plaignant suppose qu'un contrat de travail qui devait bénéficier à la Commission elle-même devait être conclu par elle avec les autorités portugaises. Enfin, le plaignant affirme qu'il a été informé lors d'une réunion entre lui-même et la DG XVI le 13 octobre 1999 que le rapport avait été accepté et que M. Bezançon (qui a également participé à cette réunion) serait en mesure de le confirmer. Le plaignant a maintenant présenté une lettre de M. Bezançon dans laquelle cette personne confirme effectivement le récit du plaignant. La Commission affirme qu'elle n'a jamais accepté le rapport présenté par le plaignant. Toutefois, il convient également de tenir compte du fait que, le 26 octobre 1999, c'est-à-dire peu après cette réunion, M. G. a envoyé «trois copies vierges du compte rendu de la conférence de Lisbonne» à Mme Carvalho et a demandé à savoir à qui il devait envoyer la facture. Si la Commission n'avait effectivement pas accepté le rapport du plaignant et si cela devait être laissé aux autorités portugaises, on aurait pu s'attendre à ce que la Commission en informe le plaignant à ce stade. Toutefois, aucune lettre de ce type ne semble avoir été écrite. Au contraire, dans sa lettre à Mme Sequeira du 3 décembre 1999, la plaignante a noté qu'elle avait été informée par Mme Carvalho qu'elle détenait les fonds pour couvrir les coûts du séminaire et qu'elle joignait donc la note d'honoraires pour le résumé "qui a été présenté et accepté par Mme Carvalho à Bruxelles".

1.9 À la lumière de ces considérations, le Médiateur estime que l'affirmation du plaignant selon laquelle il existait un accord entre lui-même et la Commission selon lequel le plaignant devrait préparer un résumé des contributions présentées lors de la conférence tenue à Lisbonne semble plausible. Le Médiateur estime en outre que la Commission n'a pas été en mesure de lui fournir un compte rendu cohérent et raisonnable de la base juridique de ses actions et des raisons pour lesquelles elle estime que son point de vue sur la position contractuelle est justifié.

1.10 Le deuxième argument principal de la Commission est qu'en tout état de cause le document préparé par le plaignant n'était pas satisfaisant. Cela repose sur l’hypothèse que le plaignant était tenu de produire un document qui devrait identifier les principaux éléments d’un projet de PPP nécessitant une évaluation spéciale (qu’il s’agisse des phases de définition, d’évaluation et de mise en œuvre) et suggérer des outils et des méthodes pour mener cette évaluation. L’exigence sur laquelle la Commission se fonde en l’espèce est citée (pratiquement littéralement) dans la télécopie de la Commission du 29 juin 1999. Cependant, cette lettre fait clairement la distinction entre le guide à produire en fin de compte et le résumé des contributions faites lors du séminaire. L'exigence susmentionnée s'applique au guide et non au résumé. La seule indication que la Commission souhaitait obtenir était un guide et non un résumé peut être vue dans le fait que le «spécification budgétaire» attribuait la somme de 3 000 € à un «manuel» (voir point 1.8 ci-dessus). Toutefois, rien ne semble indiquer que le plaignant connaissait ou aurait dû connaître ce document et sa signification possible. En outre, la lettre de la Commission au plaignant du 31 août 1999 faisait clairement référence à un résumé et non à un manuel(4). La Commission a soumis une copie du résumé préparé par le plaignant. À première vue, ce document semble conforme aux normes fixées pour ce document dans la télécopie du 29 juin 1999. Le plaignant a fourni un compte rendu détaillé de la manière dont le document a été rédigé par lui, soumis à la Commission, discuté avec elle et finalement approuvé par elle. La Commission n’a fourni aucune preuve documentaire contredisant ce récit. Si la Commission avait effectivement informé le plaignant "à plusieurs reprises" par téléphone que le document ne lui était d'aucune utilité, il semble difficile de comprendre pourquoi elle n'a pas confirmé ce point de vue par écrit, au plus tard lorsqu'elle a reçu la version finale du document le 26 octobre 1999.

1.11 Le Médiateur estime donc que, sur la base des éléments de preuve en sa possession, la Commission n'a pas établi son deuxième argument.

1.12 La conclusion du Médiateur est donc que le fait que la Commission n'ait pas veillé à ce que le plaignant reçoive le montant convenu pour la préparation du résumé constitue un cas de mauvaise administration.

2 Indemnisation pour retard de paiement et pour le temps et les efforts consacrés à la poursuite de la réclamation

2.1 Le plaignant affirme que la Commission devrait lui verser une somme raisonnable pour compenser le retard de paiement ainsi que le temps et les efforts qu'elle a dû consacrer à la poursuite de sa demande.

2.2 La Commission n'a pas abordé cette question dans son avis ni dans sa réponse à la proposition de solution à l'amiable du Médiateur.

2.3 Comme indiqué ci-dessus, la conclusion du Médiateur concernant la demande principale du plaignant est que le plaignant semble avoir une demande de paiement des 3 000 euros. Il est de bonne pratique administrative pour l'administration de payer les montants dus le plus rapidement possible. Toutefois, même si la Commission avait eu raison de supposer qu’elle n’avait contracté aucune obligation à l’égard du plaignant, elle aurait dû l’informer clairement et rapidement de sa position. Sur la base des éléments de preuve dont dispose le Médiateur, il apparaît toutefois que la Commission, en dépit de divers rappels envoyés par le plaignant, l'a informé pour la première fois à l'occasion d'une conversation téléphonique entre M. G. et Mme Carvalho qui a eu lieu le 22 novembre 2000. La conclusion du Médiateur est donc que le fait que la Commission n'ait pas indemnisé le plaignant pour le retard de paiement et pour le temps et les efforts qu'il a dû consacrer à la poursuite de sa demande constitue un autre cas de mauvaise administration.

3 Conclusion

3.1 Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur conclut que le fait que la Commission n'ait pas veillé à ce que le plaignant reçoive le montant convenu pour la préparation du résumé et qu'elle n'ait pas indemnisé le plaignant pour le retard de paiement et pour le temps et les efforts qu'il a dû consacrer à la poursuite de sa plainte constituent des cas de mauvaise administration.

3.2 Le Médiateur adresse donc à la Commission le projet de recommandation suivant, conformément à l'article 3, paragraphe 6, de son statut:

Le projet de recommandation

La Commission européenne devrait veiller à ce que le plaignant reçoive la somme de 3 000 euros convenue pour la préparation du résumé des contributions apportées lors de la conférence de Lisbonne du 16 juillet 1999. La Commission devrait en outre indemniser le plaignant pour le retard qui s'est produit ainsi que pour le temps et les efforts qu'il a dû sacrifier pour tenter de faire valoir sa demande.

La Commission et le plaignant seront informés de ce projet de recommandation. Conformément à l'article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur, la Commission transmet un avis circonstancié avant le 31 mai 2002. L'avis circonstancié pourrait consister en l'acceptation du projet de recommandation du Médiateur et en une description de la manière dont il a été mis en œuvre.

Strasbourg, le 7 février 2002

 

Jacob Söderman

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(1) Décision 94/262 du Parlement européen, du 9 mars 1994, concernant le statut et les conditions générales d'exercice des fonctions du Médiateur, JO L 113, p. 15.

(2) Le texte de l'avis fait référence à juillet "2000". Toutefois, il apparaît clairement qu'il s'agit de juillet 1999. Cela est confirmé par le fait que la même erreur se produit en ce qui concerne la télécopie de M. G. du 30 juin 1999 ("le 30 juin 2000" dans l'avis).

(3) Voir rapport annuel 1997, pages 22 et suivantes.

(4) « ...pour vous permettre de finaliser le texte du sommaire. »