Article 1 - Exécution du contrat

1.1. Le contractant exécute le contrat selon les meilleures pratiques professionnelles. Le contractant est seul responsable du respect de toutes les obligations légales qui lui sont applicables, notamment celles découlant du droit du travail, du droit fiscal et du droit social.

1.2. Les démarches nécessaires à l'obtention de tous permis et autorisations requis pour l'exécution du contrat, en vertu des lois et règlements en vigueur au lieu où les tâches confiées au contractant doivent être exécutées, incombent exclusivement au contractant.

1.3. Sans préjudice de l'article 3, toute référence au personnel du contractant dans le contrat renvoie exclusivement à des personnes participant à l'exécution du contrat.

1.4. Le contractant doit veiller à ce que toute personne prenant part à l'exécution du contrat ait les qualifications et l'expérience professionnelles requises pour l'accomplissement des tâches qui lui sont assignées.

1.5. Le contractant ne peut pas représenter le Médiateur européen ni se comporter d'une manière susceptible de donner cette impression. Il est tenu d'informer les tiers qu'il n'appartient pas à la fonction publique européenne.

1.6. Le contractant est seul responsable du personnel exécutant les tâches qui lui sont confiées. Dans le cadre des relations de travail ou de service avec son personnel, le contractant est tenu de préciser:

(a) que le personnel exécutant les tâches confiées au contractant ne peut recevoir d'ordres directs du Médiateur européen,

(b) que le Médiateur européen ne peut en aucun cas être considéré comme l'employeur dudit personnel et que ce dernier s'engage à n'invoquer à l'égard du Médiateur européen aucun droit résultant de la relation contractuelle entre le Médiateur européen et le contractant.

1.7. En cas d'incident lié à l'action d'un membre du personnel du contractant travaillant dans les locaux du Médiateur européen, ou en cas d'inadéquation de l'expérience et/ou des compétences d'un membre du personnel du contractant avec le profil requis par le contrat, le contractant procède à son remplacement sans délai. Le Médiateur européen a le droit de demander, en exposant ses motifs, le remplacement du membre du personnel en cause. Le personnel de remplacement doit posséder les qualifications nécessaires et être capable de poursuivre l'exécution du contrat dans les mêmes conditions contractuelles. Le contractant est responsable de tout retard dans l'exécution des tâches qui lui sont confiées, imputable à un remplacement de personnel opéré conformément au présent article.

1.8. Si un événement imprévu, une action ou une omission entrave directement ou indirectement l'exécution des tâches, partiellement ou totalement, le contractant, sans délai et de sa propre initiative, l'enregistre et le signale au Médiateur européen. Le rapport contient une description du problème, une indication de la date à laquelle il est apparu et des mesures prises par le contractant pour respecter toutes ses obligations contractuelles. Dans un tel cas, le contractant accorde la priorité à la résolution du problème plutôt qu'à la détermination des responsabilités.

1.9. Si le contractant n'exécute pas ses obligations contractuelles conformément aux dispositions du contrat, le Médiateur européen peut - sans préjudice de son droit de résilier ledit contrat - réduire ou récupérer ses paiements proportionnellement à l'inexécution constatée. En outre, le Médiateur européen peut appliquer des sanctions, ou des dommages-intérêts stipulés à l'article 15.

Article 2 - Responsabilité

2.1. Sauf en cas de faute intentionnelle ou de faute grave de sa part, le Médiateur européen ne peut être tenu pour responsable des dommages survenus au contractant à l'occasion de l'exécution du contrat.

2.2. Le contractant est responsable des pertes, dommages et dégâts causés par sa personne lors de l'exécution du contrat, y compris dans le cadre des sous-contrats prévus à l'article 12. Le Médiateur européen ne peut pas être tenu responsable d'actes ou de manquements commis par le contractant lors de l'exécution du contrat.

Article 3 - Conflit d'intérêts

3.1. Le contractant prend toutes les mesures nécessaires pour prévenir toute situation susceptible de compromettre l'exécution impartiale et objective du contrat. Un conflit d'intérêts peut résulter notamment d'intérêts économiques, d'affinités politiques ou nationales, de liens familiaux ou sentimentaux, ou de toutes autres relations ou de tous intérêts communs. Tout conflit d'intérêts surgissant pendant l'exécution du contrat doit être signalé sans délai et par écrit au Médiateur européen. En cas de conflit de cette nature, le contractant prend immédiatement toutes les mesures nécessaires pour y mettre fin. Le Médiateur européen se réserve le droit de vérifier que lesdites mesures sont appropriées et d'exiger, le cas échéant, que des mesures complémentaires soient prises dans le délai qu'il prescrit. Le contractant s'assure que les membres de son personnel et de ses organes d'administration et de direction ne se trouvent pas dans une situation pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts. Sans préjudice de l'article 1, le contractant remplace, immédiatement et sans exiger du Médiateur européen une quelconque compensation, tout membre de son personnel qui serait exposé à une telle situation.

3.2. Le contractant s'abstient de tout contact de nature à compromettre son indépendance.

3.3. Le contractant déclare :

(a) qu'il n'a pas fait, et s'engage à ne pas faire, d'offre, de quelque nature que ce soit, dont un avantage pourrait être tiré au titre du contrat,

(b) qu'il n'a pas consenti, recherché, cherché à obtenir ou accepté, et s'engage à ne pas consentir, rechercher, chercher à obtenir ou accepter quelconque avantage financier ou en nature, en faveur ou de la part de quiconque lorsque cet avantage constitue une pratique illégale ou relève de la corruption, directement ou indirectement, en ce qu'il revient à une gratification ou une récompense liée à l'exécution du contrat.

Article 4 - Demande de paiement

Dans les trente jours suivant l'achèvement des tâches visées dans le bon d'achat, le contractant présente au Médiateur européen la facture, mentionnant le numéro de référence du contrat auquel elle se rapporte.

Article 5 - Dispositions concernant les paiements

5.1. Les paiements sont réputés effectués à la date de débit du compte du Médiateur européen.

5.2. Le délai de paiement stipulé dans le bon d'achat peut être suspendu par le Médiateur européen à tout moment, par la notification au contractant que sa demande de paiement n'est pas recevable, soit parce que la créance n'est pas exigible, soit parce qu'elle n'est pas étayée par les pièces justificatives requises. Le Médiateur européen notifie cette suspension au contractant par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par un moyen équivalent. La suspension prend effet à compter de la date d'envoi de la lettre. Le reste du délai de paiement recommence à courir à la levée de la suspension.

5.3. En cas de paiement tardif, le contractant peut demander à bénéficier d'un intérêt de retard, au plus tard deux mois après la date de réception du paiement. L'intérêt est calculé au taux appliqué en dernier lieu par la Banque centrale européenne à ses principales opérations de refinancement («le taux de référence»), majoré de huit points de pourcentage («la marge»). Le taux de référence applicable est celui en vigueur le premier jour du mois où le paiement est exigible. Ce taux est publié au Journal officiel de l'Union européenne, série C. L'intérêt porte sur la période écoulée entre le jour calendrier suivant la date limite de paiement et la date du paiement incluse. Une suspension des paiements par le Médiateur européen ne peut être considérée comme un retard de paiement.

Article 6 - Recouvrement

6.1. Lorsque le total des versements effectués est supérieur au montant effectivement dû au titre du contrat ou lorsqu'un recouvrement est justifié aux termes du contrat, le contractant rembourse le montant correspondant en euros dès la réception de la note de débit, selon les modalités et dans les délais fixés par le Médiateur européen.

6.2. À défaut de paiement dans le délai indiqué dans la demande de remboursement, la somme due porte intérêt au taux mentionné à l'article 5.3. L'intérêt est dû à compter du jour calendrier suivant la date d'exigibilité jusqu'au jour calendrier où la dette est intégralement remboursée.

6.3. Le Médiateur européen peut, après notification au contractant, recouvrer des créances certaines, liquides et exigibles par voie de compensation lorsque, de son côté, le contractant détient une créance certaine, liquide et exigible sur l'Union européenne.

Article 7 - Propriété des résultats – Propriété intellectuelle et industrielle

Tous les résultats ou droits y afférents, notamment les droits d'auteur et autres droits de propriété intellectuelle ou industrielle, obtenus dans le cadre de l'exécution du contrat, sont la propriété exclusive du Médiateur européen, qui peut les exploiter, les publier ou les céder à son gré, sans limitation géographique ou d'une autre nature, sous réserve de l'existence de droits antérieurs à la conclusion du contrat.

Article 8 - Confidentialité

Le contractant s'engage à traiter de manière strictement confidentielle toute information et tout document liés à l'exécution du contrat, et à ne pas les utiliser ni les divulguer à des tiers. Le contractant demeure tenu par cet engagement après l'achèvement des tâches.

Article 9 - Utilisation, diffusion, publication et transfert d'informations

9.1. Le contractant autorise le Médiateur européen à traiter, à utiliser, à diffuser et à publier, à toutes fins, par tous moyens et sur tous supports, les données figurant dans le contrat ou en rapport avec ce dernier, notamment l'identité du contractant, l'objet et la durée du contrat, le montant versé. Lorsqu'il s'agit de données à caractère personnel, l'article 20 est applicable.

9.2. Le Médiateur européen peut décider de transférer des données à d’autres institutions ou organismes de l’Union européenne participant au contrat si ces données sont nécessaires pour l’exécution légitime de missions relevant de la compétence du destinataire. Dans ce cas, le(s) destinataires(s) traite(nt) les données à caractère personnel uniquement aux fins qui ont motivé leur transmission.

9.3. Sauf disposition contraire, le Médiateur européen n'est pas tenu de diffuser ou de publier les documents et informations livrés en exécution du contrat. S'il décide de ne pas publier les documents ou informations ainsi livrés, le contractant ne peut les diffuser ou les faire publier ailleurs qu'avec l'autorisation préalable écrite du Médiateur européen.

9.4. Toute diffusion ou publication par le contractant d'informations relatives au contrat doit être préalablement autorisée par écrit par le Médiateur européen et doit mentionner le montant versé par lui. Elle précise que les points de vue qui y sont exposés reflètent exclusivement l'opinion du contractant et ne constituent pas une prise de position formelle du Médiateur européen.

9.5. L'utilisation d'informations dont le contractant a eu connaissance à l'occasion du contrat à d'autres fins que l'exécution de ce dernier est interdite, sauf autorisation préalable expresse et écrite du Médiateur européen.

Article 10 - Dispositions fiscales

10.1. Le contractant est seul responsable du respect de la législation fiscale applicable. Tout manquement invalide les factures présentées.

10.2. Le Médiateur européen, en tant qu'institution européenne, est exonéré de tous droits et taxes, notamment de la TVA, en application des articles 3 et 4 du Protocole n°7 sur les privilèges et immunités des Communautés européennes du 8 avril 1965. Cette exonération est accordée par les gouvernements des États membres de l'Union européenne, soit par voie de remboursement sur des pièces justificatives et a posteriori, soit par voie d'exonération directe.

Article 11 - Force majeure

11.1. On entend par «force majeure» toute situation ou tout événement imprévisible et exceptionnel, indépendant de la volonté des parties et non imputable à la faute ou à la négligence de l'une d'elles ou d'un sous-traitant, qui empêche l'une des parties d'exécuter une ou plusieurs de ses obligations contractuelles et qui n'a pas pu être surmonté en dépit de toute la diligence déployée. Les défauts des équipements, du matériel ou des matériaux, leur mise à disposition tardive, les conflits du travail, les grèves et les difficultés financières ne peuvent être invoqués comme cas de force majeure que s'ils sont la conséquence directe d'un cas de force majeure établi.

11.2. Sans préjudice de l'article 1.8, si l'une des parties contractantes est confrontée à un cas de force majeure, elle en avertit sans délai l'autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par un moyen équivalent, en précisant la nature, la durée probable et les effets prévisibles de cet événement.

11.3. Aucune des parties contractantes n'est considérée comme ayant manqué ou contrevenu à ses obligations contractuelles si elle n'a pu les exécuter en raison d'une force majeure. Lorsque le contractant est empêché, par un cas de force majeure, de remplir ses obligations contractuelles, son droit au paiement de la rémunération se limite aux tâches effectivement exécutées.

11.4. Les parties contractantes prennent toutes mesures nécessaires pour réduire au minimum leurs éventuels dommages.

Article 12 - Sous-contrats

12.1. Le contractant ne peut, sans l'autorisation préalable écrite du Médiateur européen, conclure des sous-contrats ni faire exécuter, de facto, le contrat par des tiers.

12.2. Même lorsque le Médiateur européen autorise le contractant à conclure des sous-contrats avec des tiers, il n'est pas libéré pour autant des obligations qui lui incombent envers le Médiateur européen en vertu du contrat et il assume seul l'entière responsabilité de sa bonne exécution.

12.3. Le contractant veille à ce que le sous-contrat n'affecte pas les droits et garanties dont le Médiateur européen bénéficie en vertu du contrat.

Article 13 - Cession

13.1. Le contractant ne peut céder tout ou partie des droits et obligations découlant du contrat sans l'autorisation préalable écrite du Médiateur européen.

13.2. En l'absence d'une telle autorisation ou en cas de non-respect des conditions dont elle est assortie, la cession effectuée par le contractant n'est pas opposable au Médiateur européen et n'a aucun effet à son égard.

Article 14 - Résiliation

14.1. Le Médiateur européen peut résilier le présent contrat dans les cas suivants:

(a) si le contractant est en état ou fait l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou s'il est dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

(b) si le contractant a fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée, pour tout délit affectant sa moralité professionnelle;

(c) si, en matière professionnelle, le contractant a commis une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier;

(d) si le contractant n'a pas rempli ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou ses obligations relatives au paiement de ses impôts selon les dispositions légales du pays où il est établi, ou celles du pays dont le droit est applicable au contrat ou encore celles du pays où le marché doit s'exécuter;

(e) si le contractant fait l'objet, de la part du Médiateur européen, de graves soupçons de fraude, de corruption, de participation à une organisation criminelle ou de toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne;

(f) si le contractant ne respecte pas ses obligations stipulées à l'article 3;

(g) si le contractant s'est rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le Médiateur européen pour sa participation au marché, ou n'a pas fourni ces renseignements;

(h)lorsqu'une modification de la situation juridique, financière, technique ou de l'organisation chez le contractant est susceptible, selon le Médiateur européen, d'affecter l'exécution du contrat de manière substantielle;

(i) si l'exécution des tâches n'a pas effectivement débuté dans le délai de livraison ou d'exécution prévu par le bon d'achat et la nouvelle date proposée, le cas échéant, est considérée comme inacceptable par le Médiateur européen;

(j) si le contractant ne peut, par sa propre faute, obtenir un permis ou une autorisation nécessaire à l'exécution du contrat;

(k) si le contractant persiste à ne pas remplir ses obligations contractuelles, même après avoir reçu une mise en demeure écrite indiquant la nature du manquement supposé et lui laissant un délai raisonnable pour y remédier.

14.2. En cas de force majeure, notifiée conformément à l'article 11, chaque partie contractante peut résilier le contrat si son exécution ne peut être assurée pendant une durée correspondant à au moins un cinquième de la durée visée dans le bon d'achat.

14.3. Préalablement à toute résiliation en application des points (e), (h) et (k), le contractant aura la possibilité de soumettre ses observations. La résiliation prend effet à compter de la date de réception de la lettre recommandée avec accusé de réception résiliant le contrat, ou à compter de toute autre date mentionnée dans la lettre de résiliation.

14.4. Effets de la résiliation: si le Médiateur européen résilie le contrat conformément aux articles, et sous réserve des autres dispositions du contrat, le contractant renonce à réclamer l'indemnisation des préjudices indirects, notamment la perte de bénéfices attendus consécutive à l'inachèvement des travaux. Dès la réception de la lettre de résiliation du contrat, le contractant prend toutes mesures nécessaires pour réduire les coûts au minimum, pour éviter les dommages et pour annuler ou réduire ses engagements. Il établit les documents requis pour les tâches exécutées jusqu'à la date de prise d'effet de la résiliation, dans un délai maximum de soixante jours à compter de celle-ci.

Le Médiateur européen peut exiger l'indemnisation de tout dommage occasionné et peut récupérer toute somme versée au contractant dans le cadre du contrat. Après la résiliation, le Médiateur européen peut engager tout autre contractant pour achever les travaux. Le Médiateur européen est en droit de réclamer au contractant le remboursement de tout coût supplémentaire occasionné par l'achèvement desdits travaux, sans préjudice de tout autre droit ou de toute autre garantie stipulé en faveur du Médiateur européen dans le présent contrat.

Article 15 - Dommages-Intérêts

Si le contractant n'exécute pas ses obligations contractuelles dans le délai fixé par le contrat, le Médiateur européen peut décider de lui imposer le paiement de dommages-intérêts équivalents à 0,2 % du montant stipulé dans le bon d'achat par jour calendrier de retard, et ce indépendamment de la responsabilité contractuelle réelle ou potentielle du contractant et du droit du Médiateur européen de résilier le contrat. Le contractant peut contester cette décision dans les trente jours de sa notification, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen équivalent. En l'absence de réaction de sa part ou d'annulation écrite par le Médiateur européen dans les trente jours suivant la réception de la contestation, la décision imposant le paiement des dommages-intérêts devient exécutoire. Ces dommages-intérêts ne sont pas appliqués s'il est prévu des intérêts en cas de retard d'achèvement. Le Médiateur européen et le contractant reconnaissent expressément que toute somme payable au titre du présent article correspond à des dommages- intérêts et non à une sanction, et qu'elle représente une compensation raisonnable des pertes susceptibles d'être occasionnées par l'inexécution des obligations.

Article 16 - Contrôles

En vertu de l'article 142 du règlement financier applicable au budget général de l'Union européenne, la Cour des comptes européenne est habilitée à contrôler les documents détenus par les personnes physiques ou morales bénéficiant de paiements issus du budget de l'Union européenne dès la signature du contrat jusqu'au cinquième anniversaire de la date de paiement du solde.

Article 17 - Avenants

Toute modification du contrat doit faire l'objet d'un avenant écrit conclu par les parties contractantes. Aucun accord verbal ne peut lier les parties contractantes à cet effet.

Article 18 - Suspension du contrat

Sans préjudice de son droit de résiliation, le Médiateur européen peut, à tout moment et pour toute raison, suspendre l'exécution de tout ou partie des tâches prévues par le contrat. Cette suspension prend effet à la date à laquelle le contractant en reçoit notification par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen équivalent, ou à une date ultérieure indiquée dans la notification. À la suite d'une suspension, le Médiateur européen peut demander à tout moment au contractant de reprendre les travaux concernés. Le contractant ne peut exiger d'indemnisation en cas de suspension de tout ou partie des tâches prévues au contrat.

Article 19 - Structure du contrat

Le contrat se compose du cahier des charges, d'un bon d'achat et des présentes Conditions générales. En cas de conflit d'interprétation, le bon d'achat prévaut sur les Conditions générales. Si au bon d'achat sont annexés le cahier de charges et l'offre du contractant, le cahier des charges prévaut sur l'offre et le contrat prévaut sur les deux. Les différents documents forment partie intégrante du contrat et, sous réserve de ce qui précède, ils sont réputés s'expliquer mutuellement.

Article 20 Droit applicable et recours disponibles

Le contrat est gouverné par le droit en vigueur de l’Union européenne et si nécessaire, complété par le droit belge ou français.

Selon l’article 272 du TFUE, le Tribunal ou, en appel, la Cour de Justice de l’Union européenne, sont seuls compétents pour statuer sur tout litige survenu entre l’Union et tout bénéficiaire concernant l’interprétation, l’application ou la validité du contrat, si ce litige ne peut être résolu par voie amiable.

Article 21 - Protection des données

21.1 Traitement des données à caractère personnel par le pouvoir adjudicateur

21.1.1. Toute donnée à caractère personnel figurant dans le contrat ou associée à celui-ci, y compris dans le cadre de son exécution, doit être traitée conformément au règlement (UE) 2018/1725[1] Ces données ne doivent être traitées qu’aux fins de l’exécution, de la gestion et du suivi du contrat par le Médiateur européen, le responsable du traitement des données.

21.1.2. Le contractant ou toute autre personne dont les données à caractère personnel sont traitées par le responsable du traitement des données dans le cadre du présent contrat possède des droits spécifiques en tant que personne concernée en vertu du chapitre III (articles 14 à 24) du règlement (UE) 2018/1725, et notamment le droit d'accéder à ses données à caractère personnel, de les rectifier ou de les supprimer, le droit de limiter le traitement de ces données ou, le cas échéant, de s'y opposer ou le droit à la portabilité des données

21.1.3. Pour toute question concernant le traitement de ses données à caractère personnel, le contractant ou toute autre personne dont les données à caractère personnel sont traitées dans le cadre du présent contrat s’adresse au Médiateur européen. Il lui est également possible de s'adresser au délégué à la protection des données relevant du responsable du traitement des données (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu). Les personnes concernées ont le droit d'introduire à tout moment une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données.

21.2 Traitement des données à caractère personnel par le contractant

21.2.1. Le traitement de données à caractère personnel par le contractant doit satisfaire aux exigences du règlement (UE) 2018/1725 et s'effectuer uniquement aux fins définies par le responsable du traitement. Aux fins du présent article, l’objet et la finalité du traitement des données à caractère personnel par le contractant sont strictement liés à l’exécution du contrat.

21.2.2. Le contractant aide le responsable du traitement à satisfaire à l'obligation qui lui incombe de donner suite aux demandes d'exercer leurs droits émanant de personnes dont les données à caractère personnel sont traitées dans le cadre du présent contrat, comme prévu au chapitre III (articles 14 à 24) du règlement (UE) 2018/1725. Le contractant doit informer sans délai le responsable du traitement de ces demandes.

21.2.3. Le contractant ne peut agir que conformément aux instructions écrites et documentées et sous la supervision du responsable du traitement, notamment en ce qui concerne les finalités du traitement, les catégories de données pouvant être traitées, les destinataires des données et les moyens par lesquels la personne concernée peut exercer ses droits.

21.2.4. Le contractant donne à son personnel l’accès aux données dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution, à la gestion et au suivi du contrat. Le contractant doit veiller à ce que le personnel autorisé à traiter les données à caractère personnel s’engage à respecter la confidentialité ou soit soumis à une obligation légale de confidentialité en vertu de l’article 8 ci-dessus.

21.2. 5. Le contractant doit adopter des mesures de sécurité d’ordre technique et organisationnel appropriées, eu égard aux risques inhérents au traitement et à la nature, à la portée, au contexte et aux finalités du traitement, offrant notamment, selon les besoins:

a) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel;

b) des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement;

c) des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique;

d) une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement;

e) des mesures visant à protéger les données à caractère personnel contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données, d’origine accidentelle ou illicite.

21.2. 6. Dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les 24 heures après en avoir eu connaissance, le contractant notifie au responsable du traitement les violations pertinentes de données à caractère personnel. Dans ce cas, le contractant communique au moins les informations suivantes au responsable du traitement:

a) la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés;

b) les conséquences probables de la violation;

c) les mesures prises ou proposées pour remédier à la violation, y compris, s’il y a lieu, les mesures destinées à en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

21.2.7. Le contractant informe immédiatement le responsable du traitement des données si, selon lui, une instruction constitue une violation du règlement (UE) 2018/1725, du règlement (UE) 2016/679[2], ou d’autres dispositions du droit de l’Union ou du droit des États membres relatives à la protection des données comme prévu au cahier des charges.

21.2. 8. Le contractant aide le responsable du traitement à satisfaire aux obligations qui lui incombent en vertu des articles 33 à 40 du règlement (UE) 2018/1725, à savoir:

a) garantir le respect de ses obligations en matière de protection des données en ce qui concerne la sécurité du traitement et la confidentialité des communications électroniques et des annuaires d’utilisateurs;

b) notifier au Contrôleur européen de la protection des données toute violation de données à caractère personnel;

c) communiquer une violation de données à caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais, le cas échéant;

d) effectuer des analyses d’impact relatives à la protection des données et des consultations préalables dans la mesure nécessaire.

21.2. 9. Le contractant tient un registre contenant toutes les opérations de traitement de données effectuées pour le compte du responsable du traitement, les transferts de données à caractère personnel, les violations de la sécurité, les suites données aux demandes soumises par des personnes dont les données à caractère personnel ont été traitées en vue d’exercer leurs droits et les demandes d'accès aux données à caractère personnel par des tiers.

21.2.10. Le pouvoir adjudicateur est soumis au protocole nº 7 sur les privilèges et immunités de l’Union européenne figurant dans le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, notamment en ce qui concerne l'inviolabilité des archives et la sécurité des données, ce qui comprend les données à caractère personnel détenues pour le compte du pouvoir adjudicateur dans les locaux du contractant ou du sous-traitant.

21.2.11. Aux fins du présent article, la localisation des données à caractère personnel traitées par le contractant et l'accès à ces données doivent répondre aux exigences suivantes:

a) les données à caractère personnel doivent être traitées exclusivement sur le territoire de l’Espace économique européen et ne quitteront pas ce territoire;

b) le contractant n'est pas autorisé à modifier le lieu du traitement des données sans l'autorisation écrite préalable du pouvoir adjudicateur.

21.2.12. Le contractant informe sans délai le pouvoir adjudicateur de toute demande juridiquement contraignante de divulgation des données à caractère personnel traitées pour le compte du pouvoir adjudicateur qui lui est adressée par une autorité publique nationale, y compris une autorité d’un pays tiers. Le contractant n'est pas autorisé à accorder cet accès sans l'autorisation écrite préalable du pouvoir adjudicateur.

21.2.13. Le contractant doit conserver l’ensemble des documents originaux sur tout support approprié, y compris sur support numérique lorsque celui-ci est autorisé par la législation nationale, pendant une période de cinq ans à compter de la date de paiement du solde. À l'issue de cette période, le contractant doit, selon le choix du responsable du traitement, restituer dans les meilleurs délais et dans un format arrêté d'un commun accord toutes les données à caractère personnel traitées pour le compte du responsable du traitement, ainsi que les copies de ces données, ou détruire de manière effective toutes les données à caractère personnel à moins que le droit de l’Union ou le droit national n’exige de les conserver plus longtemps.

21.2 14. Aux fins de l’article 12, si tout ou partie du traitement des données à caractère personnel est sous-traité à un tiers, le contractant transmet par écrit à ces parties, y compris aux sous-traitants, les obligations visées aux articles 21.1 et 21.2. À la demande du pouvoir adjudicateur, le contractant fournit un document attestant de cet engagement.

 

[1] Règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001 et la décision n° 1247/2002/CE-- JO L 295 du 21.11.2018, p. 39–98.

[2] Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE- OJ L 119, 4.5.2016, p. 1–88.