Avant-propos

J’ai le plaisir de présenter le rapport «Putting it Right?» de cette année, qui examine la manière dont les institutions de l’UE ont respecté les propositions formulées dans mes enquêtes. Les institutions de l’UE ont bien répondu dans la grande majorité des enquêtes et le taux de conformité global a été de 81 % dans les affaires clôturées en 2017. C'est un bon résultat, mais les institutions doivent faire davantage pour améliorer la conformité, en particulier lorsque je formule une recommandation pour remédier à une constatation de mauvaise administration.

Les institutions ont réagi positivement à 80 des 99 propositions que j'ai faites pour corriger ou améliorer leur pratique administrative. Il y a eu 148 autres cas dans lesquels j'ai considéré que les institutions avaient pris des mesures pour améliorer leur fonctionnement. Huit des 14 institutions affichaient un taux de conformité de 100 %, tandis que la Commission européenne - qui représente la plupart des cas - affichait un taux de conformité de 76 %.

Les citoyens attendent de l’administration de l’UE qu’elle règle les choses lorsqu’elles tournent mal et qu’elle améliore les choses pour l’avenir. C'est ce qu'un médiateur cherche à réaliser. Je continuerai à surveiller la mise en œuvre de mes suggestions et recommandations afin que les citoyens puissent avoir l'assurance que leurs griefs sont traités et qu'ils sont écoutés.

J’encourage l’administration de l’UE à continuer d’œuvrer à l’amélioration de la manière dont elle interagit avec le public. J’ai hâte d’en apprendre davantage sur les exemples du bon travail accompli par les institutions et les organes dans le cadre de notre prochain «Prix de la bonne administration», dont nous avons récemment lancé la deuxième édition.

Emily O'Reilly

Décembre 2018

Rapport

1. Introduction

Le présent rapport rend compte de la manière dont les institutions de l’UE ^[1] ont répondu aux propositions formulées par le Médiateur dans les affaires clôturées en 2017. Ces propositions prennent la forme de solutions, de recommandations et de suggestions.

La section 3 sur l’incidence des travaux du Médiateur explique quelles sont les solutions, recommandations et suggestions du Médiateur. Les nouvelles dispositions d’application ^[2] (ci-après les «PE»), entrées en vigueur le 1er septembre 2016, ont affecté dans une certaine mesure les termes que nous utilisons ^[3]. Toutes les enquêtes couvertes par le présent rapport ont été clôturées après l’entrée en vigueur des nouvelles PE.

La section 3 décrit également l’incidence du travail du Médiateur dans d’autres cas, lorsque la plainte a été réglée par l’institution ou lorsque le Médiateur a décidé de lancer une initiative stratégique ^[4].

Il existe également des résumés d’affaires justifiant une «mention spéciale» en tant qu’exemples principaux pour chaque catégorie.

2. Pouvoirs et procédures du Médiateur

Le Médiateur aide les particuliers, les entreprises et les associations qui ont un problème avec une institution de l'UE ^[5]. Dans le même temps, le Médiateur sert l'intérêt public en aidant les institutions à améliorer la qualité du service qu'elles fournissent. En plus d'enquêter sur les plaintes, la Médiatrice peut également ouvrir des enquêtes de sa propre initiative.

Les institutions sont tenues de fournir au Médiateur les informations nécessaires pour mener une enquête. Le Médiateur peut inspecter tout dossier détenu par une institution et recueillir les témoignages des membres du personnel. Ces pouvoirs sont définis dans le statut du médiateur ^[6] (ci-après le «statut»). Lorsque cela est nécessaire ou approprié dans une affaire, le Médiateur peut demander à l’institution de revoir sa position, d’apporter des réparations ou d’apporter des modifications générales pour l’avenir. Si l'institution répond de manière insatisfaisante à une constatation de mauvaise administration, le Médiateur peut attirer l'attention politique sur une affaire en présentant un rapport spécial au Parlement européen.

3. L’impact des travaux du Médiateur

a. Solutions

Si le Médiateur estime qu'une plainte peut être résolue rapidement, il peut présenter une proposition de solution à l'institution concernée, sur la base de l'article 3, paragraphe 5, du statut ^[7]. Les nouvelles adresses IP ont permis de trouver plus facilement et plus rapidement des solutions pour remédier aux cas de mauvaise administration.

b. Recommandations

Des recommandations peuvent être formulées chaque fois que le Médiateur constate un cas de mauvaise administration. Les recommandations adressées aux institutions sont publiées simultanément sur le site web du Médiateur.

Si la recommandation est rejetée par l’institution, le Médiateur clôt l’affaire en confirmant sa constatation de mauvaise administration. Le Médiateur peut présenter au Parlement européen un rapport spécial sur toute enquête clôturée par une constatation de mauvaise administration, qu'il considère comme présentant un intérêt public important. Si la recommandation est acceptée, le Médiateur clôt l'affaire en notant cela.

c. Suggestions

Les suggestions d’amélioration visent à garantir une amélioration systémique de l’administration de l’UE. Elles sont prises soit dans la décision clôturant l'affaire, soit à un stade plus précoce de l'enquête.

d. Affaires réglées

Le Médiateur peut clore une enquête à un stade précoce sans proposer de solution si l’institution règle spontanément l’affaire après en avoir été informée.

e. Initiatives stratégiques

La Médiatrice peut choisir de poursuivre des sujets d’importance stratégique sans ouvrir d’enquête, en ouvrant une «initiative stratégique»^[8]. Le but de ces initiatives est de partager des suggestions avec les institutions sur des sujets importants, d'attirer l'attention sur des questions d'intérêt public ou d'en savoir plus sur une question particulière avant de décider s'il est nécessaire d'ouvrir une enquête. En 2017, la Médiatrice a lancé huit initiatives stratégiques et en a clôturé six.

4. Comment les institutions ont répondu au Médiateur dans les affaires clôturées en 2017

a. Solutions obtenues ou partiellement obtenues

Les institutions de l’UE ont accepté au total 20 propositions de solution dans des affaires clôturées en 2017 ^[9]. Deux propositions de solution ont été rejetées par la Commission ^[10].

Tableau 1 - Solutions mises en œuvre ou partiellement mises en œuvre par l'établissement

Institution	Solutions (partiellement) réalisé(e)
Commission européenne	9
Service européen pour l'action extérieure	1
Banque européenne d'investissement	2
Office européen de lutte antifraude (OLAF)	1
Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes (Frontex)	4
Autorité européenne de sécurité des aliments	1
Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture»	2
Total	20

 

Affaire 1616/2016/MDC: Comment l’Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes (Frontex) a traité une demande d’accès du public aux signalements d’«incidents graves» liés à ses opérations en Bulgarie

Un journaliste, qui avait demandé et obtenu l’accès du public aux «rapports d’incidents graves» ^[11] des «opérations» de Frontex en Bulgarie, a considéré que Frontex n’avait pas identifié tous les rapports d’incidents graves de la période relevant de sa demande. Il s’est plaint à la Médiatrice que i) Frontex n’identifie systématiquement pas toutes les SIR concernant les opérations en Bulgarie; et ii) lorsqu’elle traite des demandes d’accès du public, Frontex expurge les SIR d’une manière qui n’est pas compatible avec les règles de l’UE relatives à l’accès du public aux documents ^[12].

À la suite de son enquête, la Médiatrice a proposé que Frontex: (i) divulguer les SIR supplémentaires qui ont été identifiés lors de l’inspection de la Médiatrice; ii) de mettre au point, dès que possible, des outils pour faciliter l'identification des documents dans son système d'enregistrement; iii) s’engager à mieux expliquer pourquoi elle expurge ou ne divulgue pas des documents; et iv) réévalue les occultations qu’elle a apportées à certains des RID demandés par le plaignant, en vue d’accorder un accès partiel supplémentaire à ceux-ci.

Frontex a accepté les propositions de solution et a pris des mesures pour les mettre en œuvre. La Médiatrice a donc conclu qu’une solution avait été trouvée et a clôturé l’enquête.

b. Recommandations acceptées ou partiellement acceptées

Les institutions de l’UE ont accepté ou partiellement accepté un total de 11 recommandations dans des affaires clôturées en 2017 ^[13].

Cinq recommandations ont été rejetées par la Commission, une par le Service européen pour l'action extérieure, une par la BEI et une par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF). Ces affaires ont été clôturées par des constats de mauvaise administration.

Tableau 2 - Recommandations acceptées ou partiellement acceptées par l'institution

Institution	Recommandations (partiellement) acceptées
Commission européenne	7
Banque centrale européenne	1
Service européen pour l'action extérieure	1
Comité économique et social européen	2
Total	11

 

Affaire OI/6/2014/NF: Composition et transparence des groupes d’experts de la Commission européenne

Cette enquête stratégique a porté sur les groupes mis en place par la Commission pour fournir des conseils d’experts externes dans des domaines d’action spécifiques. La Médiatrice a mené une consultation publique et a fait une série de suggestions à la Commission sur la manière de: assurer une composition équilibrée des groupes d'experts, y compris la manière d'améliorer les procédures de sélection de leurs membres; améliorer la compatibilité et les synergies avec le registre ^{de transparence [14];} renforcer la politique en matière de conflits d'intérêts pour les experts individuels nommés à titre personnel; et améliorer les informations disponibles sur le registre public des groupes d’experts. Le Médiateur

a également formulé deux recommandations spécifiques à l’intention de la Commission en vue d’améliorer la transparence des travaux des groupes d’experts: que les procès-verbaux des réunions des groupes d’experts soient significatifs et détaillés, et que les délibérations des groupes ne soient pas confidentielles par défaut.

Au cours de l’enquête, la Commission a réformé son système de groupes d’experts en grande partie conformément aux suggestions de la Médiatrice, en révisant les règles applicables ^[15]. En particulier, la Commission a rendu la procédure de sélection des membres des groupes d’experts plus transparente, mis en place une nouvelle politique en matière de conflits d’intérêts pour les experts individuels et introduit l’obligation d’inscrire les organisations et les personnes agissant en qualité d’indépendants au registre de transparence afin d’être nommés aux groupes d’experts.

La Commission a également amélioré la transparence des travaux des groupes d’experts. Les procès-verbaux des réunions doivent désormais être «significatifs et complets», et les groupes d’experts peuvent décider de délibérer publiquement. La Médiatrice a estimé qu’il s’agissait là de progrès satisfaisants, mais elle suivra la manière dont la Commission continue d’améliorer la transparence des travaux de ses groupes d’experts.

Affaire 454/2014/PMC: La pratique du Service européen pour l’action extérieure (SEAE) consistant à proposer des stages non rémunérés dans les délégations de l’UE

La Médiatrice s’est penchée sur la pratique du SEAE consistant à n’offrir que des stages non rémunérés dans les délégations de l’UE, à la suite d’une plainte d’un ancien stagiaire qui a fait valoir que cela constituait une discrimination à l’encontre de jeunes issus de milieux moins aisés.

Le Médiateur a estimé que les stages non rémunérés peuvent conduire à une situation discriminatoire, étant donné que les personnes issues de milieux moins privilégiés sont plus susceptibles de ne pas disposer des moyens financiers nécessaires pour entreprendre de tels stages. Elle a estimé que la pratique du SEAE constituait un cas de mauvaise administration et a donc recommandé au SEAE de verser à tous ses stagiaires, y compris ceux des délégations de l’Union, une indemnité appropriée.

Le SEAE a accepté la recommandation et, après avoir reçu l’approbation des «autorités budgétaires», a introduit de nouvelles règles visant à garantir que ces stages soient désormais rémunérés ^[16]. 

Affaire 1688/2015/JAP: La décision de la Commission européenne de recouvrer des fonds auprès d’un participant à un projet de l’UE sur les personnes âgées et les TIC

Le plaignant est une organisation à but non lucratif basée en Belgique qui a participé à un projet financé par l’UE visant à résoudre les problèmes rencontrés par les personnes âgées utilisant des solutions TIC. Un audit financier a révélé que le système utilisé par le plaignant pour enregistrer le temps de travail n'était pas fiable. En conséquence, la Commission a cherché à récupérer plus de 85 000 EUR auprès du plaignant.

Au cours de l’enquête, la Médiatrice a noté que les auditeurs avaient également reconnu que le travail effectué par le plaignant sur deux «éléments livrables» spécifiques était légitime, tout comme le temps de travail y afférent. Elle l'a donc jugé injuste et

disproportionné que la Commission ait voulu recouvrer tous les fonds en raison des défaillances générales du système d’enregistrement du temps de travail. La Médiatrice a constaté un cas de mauvaise administration dans le comportement de la Commission et lui a recommandé de réviser sa décision et de réduire le montant qu’elle cherchait à récupérer en conséquence.

La Commission a pleinement accepté la recommandation de la Médiatrice et a accepté de réduire le montant à recouvrer de près de 37 000 EUR.

L’exemple suivant concerne une affaire dans laquelle les recommandations de la Médiatrice n’ont pas été acceptées et la Médiatrice a clôturé l’affaire confirmant ses conclusions de mauvaise administration.

Affaire 682/2014/JF: L’exigence de la Commission européenne selon laquelle les personnes demandant l’accès du public aux documents doivent fournir leur adresse postale

Cette affaire concernait le refus de la Commission d’enregistrer une demande d’accès du public à des documents émanant d’une organisation non gouvernementale, étant donné qu’elle n’avait pas fourni d’adresse postale. Si la Médiatrice convient que les institutions de l’Union doivent prendre des mesures appropriées et proportionnées pour vérifier l’identité des personnes demandant l’accès du public aux documents, elle estime qu’elles devraient également garantir l’accès le plus large et le plus facile possible.

L'Ombudsman a formulé des recommandations à cet égard. En particulier, elle a demandé à la Commission de s’enregistrer et de traiter rapidement la demande du plaignant et de ne plus exiger d’adresse postale de ceux qui demandent l’accès aux documents s’ils fournissaient une autre forme de contact appropriée (telle qu’une adresse électronique). La Commission ayant rejeté les recommandations, la Médiatrice a clos l’affaire en constatant deux cas de mauvaise administration.

Dans le cadre de cette enquête, la Médiatrice a également suggéré à la Commission de moderniser la manière dont elle traite les demandes d’accès aux documents. L'une des suggestions était que la Commission envisage d'autres systèmes en ligne ou moyens de communication électroniques. Après la clôture de l’enquête, la Commission a indiqué au Médiateur qu’elle analysait la possibilité de mettre en place un nouveau système de notification électronique pour les demandes d’accès aux documents.

c. Suivi des suggestions d’amélioration

Au total, 58 suggestions ont été formulées dans 26 affaires clôturées en 2017 [^17]. Bon nombre de ces suggestions ont été formulées dans le cadre d'enquêtes d'initiative. Le suivi des suggestions a été satisfaisant dans 84 % des cas. Ce taux est inférieur au taux de 94 % enregistré l’année dernière.

Tableau 3 - Réponses satisfaisantes aux suggestions formulées en 2017 par institution

Institution	Suggestions	Réponses satisfaisantes	% de réponses satisfaisantes
Parlement européen	1	0	0%
Commission européenne	35	28	80%
Service européen pour l'action extérieure	3	3	100%
Comité économique et social européen	1	1	100%
Banque européenne d'investissement	1	1	100%
Office européen de sélection du personnel	7	6	86%
Agence européenne pour l'environnement	1	1	100%
Autorité européenne de sécurité des aliments	1	1	100%
Agence européenne des médicaments	5	5	100%
Bureau européen d'appui en matière d'asile	1	1	100%
Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture»	2	2	100%
Total	58	49	84%

Enquête d’initiative OI/2/2016/RH: Comment la Commission européenne a traité les dossiers relatifs à la toxicité des substances chimiques

L’affaire concernait la manière dont la Commission traitait les dossiers relatifs à l’évaluation des substances chimiques au titre des règles REACH de l’UE ^[18]. En particulier, l'enquête a porté sur les retards dans le traitement des dossiers évaluant la toxicité pour la reproduction de 216 substances chimiques. En raison des progrès réalisés au cours de son enquête, la Médiatrice a classé l'affaire mais a invité la Commission à lui faire rapport pour confirmer qu'elle avait pris les mesures convenues. La Médiatrice a également invité toutes les parties concernées par le suivi des évaluations des substances chimiques au titre du règlement REACH à remédier à une lacune systémique relevée dans son enquête, à savoir l’absence d’incitations pour les personnes qui enregistrent des substances chimiques à mettre à jour leurs dossiers.

La Commission a fait rapport au Médiateur en décrivant les progrès qu'elle avait accomplis dans le traitement des dossiers. Elle a reconnu que des problèmes subsistaient pour amener les entreprises à mettre à jour leurs dossiers d’enregistrement et qu’elle présenterait des propositions pour y remédier en 2019, après consultation des parties concernées, y compris au moyen d’un nouveau droit dérivé.

Enquête d’initiative OI/6/2016/AB: Prévention des conflits d’intérêts avec les «conseillers spéciaux» de la Commission européenne

Cette enquête stratégique a porté sur les règles et pratiques de la Commission visant à garantir que ses «conseillers spéciaux», qui conseillent les commissaires, n’aient pas de conflits d’intérêts découlant de leurs activités en dehors de la Commission.  Au cours de l'enquête, le Médiateur s'est félicité que la Commission ait amélioré la formulation des fonctions des conseillers spéciaux. Elle s'est également montrée positive à l'égard des mesures

elle a été élaborée pour atténuer les risques d’éventuels conflits d’intérêts. Toutefois, elle a fait observer que la Commission n'avait pas toujours fourni d'explication convaincante quant aux raisons pour lesquelles elle considérait que les activités extérieures des conseillers spéciaux ne présentaient pas de risques potentiels.

Le Médiateur a conclu que la Commission pourrait encore améliorer ses pratiques et a formulé dix suggestions. Celles-ci étaient axées sur: adopter une approche plus proactive pour évaluer les risques de conflits avant qu'ils ne se transforment en problèmes réels; utiliser des mesures d’atténuation claires et efficaces pour faire face aux risques qui surviennent; et l'amélioration de l'accès du public à l'information sur les conseillers spéciaux.

La Commission est convenue qu’elle devait encore progresser dans l’évaluation des risques de conflits d’intérêts et dans l’application de mesures d’atténuation plus spécifiques et opérationnelles pour faire face à ces risques. Elle a reconnu qu'elle pourrait mieux formuler les mandats des conseillers spéciaux et adopter des exemples pour évaluer les conflits potentiels.

La Commission s’est également engagée à appliquer pleinement l’obligation contractuelle existante imposée aux conseillers spéciaux de déclarer toute nouvelle activité qu’ils entreprennent. Il est également convenu d'envisager de publier en ligne les déclarations d'activité et les déclarations d'assurance des conseillers spéciaux. La Médiatrice s’est félicitée de l’engagement pris par la Commission d’améliorer encore ses pratiques et s’est engagée à donner suite à l’enquête dans un délai de deux ans.

Affaire 1475/2016/JAS: Comment l’Agence européenne des médicaments (EMA) a procédé à une évaluation des risques liés aux vaccins contre le virus du papillome humain (VPH)

Cette affaire concernait la manière dont l’EMA avait procédé à une évaluation des risques liés aux vaccins contre le VPH. La «procédure de référence» visait à examiner s’il existait des preuves d’un lien de causalité entre la vaccination contre le VPH et deux syndromes, mais n’a trouvé aucun lien. Les plaignants n'étaient pas d'accord avec les travaux scientifiques sur lesquels se fondait cette conclusion et ont exprimé des préoccupations quant à la transparence et à l'impartialité de la procédure.

La Médiatrice a ouvert une enquête afin d’évaluer si l’EMA disposait des garanties procédurales nécessaires pour garantir que l’examen des preuves scientifiques est complet et indépendant, et si ces garanties ont été correctement appliquées en l’espèce.

En réponse à une suggestion formulée par la Médiatrice au cours de son enquête, l’EMA a accepté de revoir les exigences de confidentialité imposées à ses experts afin qu’ils puissent discuter publiquement des détails du débat scientifique, une fois ce débat terminé. La Médiatrice a conclu qu’il n’y avait pas de mauvaise administration de la part de l’EMA, mais elle a suggéré qu’elle publie de manière proactive autant d’informations que possible sur les travaux scientifiques de ses comités consultatifs internes et qu’elle envisage de publier des listes de tous les documents pertinents liés à chaque procédure de saisine ou d’envisager d’autres moyens d’aider les personnes intéressées à identifier les documents qu’elles souhaitent obtenir.

La Médiatrice se félicite que, dans l’ensemble, l’EMA se soit montrée disposée à donner suite à ses suggestions. Elle est en train de revoir ses exigences en matière de confidentialité. Elle s'est également engagée à améliorer l'accès à l'information sur les produits et élabore actuellement des informations plus accessibles au public sur ses procédures d'évaluation. L’EMA est également en train de réaménager son site web afin d’améliorer la facilité d’utilisation et la fonction de recherche de documents. L’EMA n’était pas d’accord avec la suggestion de la Médiatrice d’établir des listes de

documents pertinents publics. Toutefois, en créant une équipe chargée de répondre aux demandes d’accès aux documents, la Médiatrice estime que l’EMA a trouvé une solution de remplacement acceptable.

Affaire 7/2016/PL: Les langues disponibles dans les consultations publiques organisées par la Commission européenne

L’affaire concernait le fait que les consultations publiques sur le site web de la Commission n’étaient souvent pas disponibles dans toutes les langues officielles de l’UE. Le Médiateur a ouvert une enquête, au cours de laquelle la Commission a élaboré une nouvelle politique linguistique en matière de consultations publiques. Les nouvelles mesures comprennent, par exemple, la traduction des consultations publiques relatives au programme de travail de la Commission dans toutes les langues officielles de l’UE. La nouvelle politique a également introduit une procédure pour déterminer dans quelles langues les autres consultations publiques devraient être traduites.

La Médiatrice a clôturé l'enquête, mais a suggéré que la Commission suive de près l'impact de sa nouvelle politique linguistique et la mesure dans laquelle elle respecte le principe selon lequel les consultations publiques devraient être disponibles dans toutes les langues officielles de l'UE. La Médiatrice a également suggéré que, sur son site web consacré aux consultations publiques, la Commission inclue une section décrivant sa nouvelle politique linguistique et expliquant pourquoi certaines consultations ne sont pas disponibles dans toutes les langues de l’UE.

Dans sa réponse de suivi, la Commission a indiqué que le nombre de consultations publiques traduites avait déjà considérablement augmenté. Il a également inclus une explication de sa politique linguistique en ligne. La Médiatrice continuera de suivre la situation dans le cadre d’une consultation publique plus large qu’elle a lancée sur l’utilisation des langues dans les institutions de l’UE.

d. Taux de conformité pour les dossiers clôturés en 2017

Il y a eu un taux global de conformité de 81 % avec les propositions de la Médiatrice pour les affaires clôturées en 2017. Les institutions ont réagi positivement à 80 des 99 propositions faites par le Médiateur pour corriger ou améliorer leurs pratiques administratives ^[19]. Le taux de conformité est basé sur le nombre de réponses positives aux propositions de solution, aux recommandations et aux suggestions formulées dans les affaires clôturées en 2017. Dans 148 autres cas, le Médiateur a estimé que les institutions avaient pris des mesures pour améliorer leur fonctionnement.

Comme le montre clairement le tableau 4 ci-dessous, le taux de conformité varie d'un établissement à l'autre. Huit des 14 institutions examinées affichaient un taux de conformité de 100 %, tandis que la Commission, qui représente la plupart des cas, affichait un taux de conformité de 76 %.

Bien que ces statistiques soient souvent fondées sur très peu de cas, tout résultat inférieur à 100 % signifie que l’institution n’a pas respecté une proposition du Médiateur.

Le taux de conformité aux recommandations de l'Ombudsman était inférieur à celui des propositions ou suggestions de solutions. Les institutions ont accepté 11 des 19 recommandations formulées.

Tableau 4 - Taux de conformité globale par établissement

Institution	Solutions, recommandations, suggestions	Réponses satisfaisantes	% de Réponses satisfaisantes
Parlement européen	1	0	0%
Commission européenne	58	44	76%
Banque centrale européenne	1	1	100%
Service européen pour l'action extérieure	6	5	83%
Comité économique et social européen	3	3	100%
Banque européenne d'investissement	4	3	75%
Office européen de sélection du personnel	7	6	86%
Office européen de lutte antifraude (OLAF)	2	1	50%
Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes (Frontex)	4	4	100%
Agence européenne pour l'environnement	1	1	100%
Autorité européenne de sécurité des aliments	2	2	100%
Agence européenne des médicaments	5	5	100%
Bureau européen d'appui en matière d'asile	1	1	100%
Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture»	4	4	100%
Total	99	80	81%

5. Conclusion

Le présent rapport constitue un effort annuel visant à mesurer le respect des propositions du Médiateur d’un point de vue statistique. Dans certains cas, l'impact n'est pas nécessairement pris en compte dans un taux de conformité annuel. Il y a, par exemple, des cas où les institutions peuvent se conformer ultérieurement à une proposition faite par le Médiateur.

À titre d'exemple, en juillet 2015, la Médiatrice a invité la Commission à publier de manière proactive les décisions qu'elle prend pour autoriser les activités postérieures au mandat des anciens commissaires, ainsi que les avis sur ces activités du comité d'éthique ad hoc, un organe consultatif composé de trois membres ^[20] . La Commission a refusé à l'époque pour des raisons de protection de la vie privée et de protection des renseignements commerciaux. Toutefois, en septembre 2017, la Commission a présenté un nouveau projet de code de conduite des commissaires, qui prévoit la publication proactive de ces décisions et des avis y afférents du comité. Celle-ci a été formellement adoptée en février 2018 ^[21]. Le Médiateur se félicite de ces progrès.

Dans la mesure du possible, il est préférable d'apporter des améliorations plus tôt. Il s’agit du premier rapport à inclure des affaires clôturées exclusivement dans le cadre des nouvelles PE. L'objectif principal des nouvelles adresses IP est de nous permettre de traiter les dossiers de manière plus efficace et d'accélérer les choses. Nous sommes en train d'évaluer leur impact et nous en rendrons compte au cours de la prochaine année.

 

[1] Par souci de brièveté, le présent rapport utilise le terme "institution" pour désigner l ' ensemble des institutions, organes et organismes de l ' UE.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/fr/resources/provisions.faces

[3] Dans le cadre des nouvelles PE, les «recommandations» sont normalement utilisées pour traiter toutes les constatations de mauvaise administration avant la clôture d’une enquête. Dans le passé, la Médiatrice utilisait le terme «observation critique» lorsqu’elle a clôturé une affaire en concluant à un cas de mauvaise administration. Les nouveaux PI ont remplacé la notion de «remarques critiques» par la notion simple et claire de «constatations de mauvaise administration». Si une recommandation est rejetée par l’institution, l’affaire est clôturée par une «constatation de mauvaise administration».

Les nouveaux PI ont également remplacé la notion de «remarques complémentaires» par la notion de «suggestions d’amélioration», qui visent à garantir une amélioration systémique de l’administration de l’UE.

[4] Voir section 3e ci-dessous.

[5] L’article 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne habilite le Médiateur à enquêter sur les cas de mauvaise administration dans l’action des institutions de l’Union, à l’exception de la Cour de justice de l’Union européenne dans l’exercice de ses fonctions juridictionnelles.

[6] Décision 2008/587 du Parlement européen du 18 juin 2008 modifiant la décision 94/262 concernant le statut et les conditions générales d’exercice des fonctions du Médiateur (JO 2008, L 189, p. 25).

[7] L’article 3, paragraphe 5, du statut dispose que «[l]e Médiateur recherche, dans la mesure du possible, une solution avec l’institution ou l’organe concerné afin d’éliminer le cas de mauvaise administration et de donner suite à la plainte».

[8] Pour de plus amples informations sur les initiatives stratégiques de la Médiatrice, vous pouvez consulter le lien suivant: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/strategic-initiatives

[9] Dans deux de ces cas, bien qu'il n'y ait pas eu de proposition formelle de solution, les institutions ont accepté les propositions faites par le Médiateur au cours de l'enquête. L’issue de ces affaires a été enregistrée comme «une solution (partielle) obtenue».

[10] Dans quatre cas, les institutions ont rejeté les propositions de solution et les recommandations subséquentes. Afin d’éviter un double comptage, les statistiques ne comprennent que le suivi négatif des recommandations dans ces cas.

[11] Un «incident grave» est défini par Frontex comme un événement ou un événement susceptible d’affecter ou d’être pertinent pour une mission Frontex ou son image, ou pour la sûreté et la sécurité des participants à la mission. Il s’agit, par exemple, des violations des droits fondamentaux, du droit de l’Union, du droit international relatif à l’accès à la protection internationale et du code de conduite de Frontex. Les rapports d’incidents graves sont collectés et analysés par un «centre de situation» de Frontex.

[12] Règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO 2001, L 145, p. 43).

[13] L'acceptation partielle d'une recommandation se produit lorsque l'institution a véritablement répondu de manière constructive aux points centraux de la recommandation.

[14] Le registre de transparence de l'UE est un registre public géré conjointement par la Commission et le Parlement européen, qui vise à fournir des informations sur les organisations et les représentants d'intérêts qui interagissent avec les institutions.

[15] Décision de la Commission du 30 mai 2016 établissant des règles horizontales relatives à la création et au fonctionnement des groupes d’experts de la Commission, C(2016) 3301 final.

[16] Décision du directeur général du budget et de l’administration du Service européen pour l’action extérieure du 21 décembre 2017, disponible à l’adresse suivante:  https://eeas.europa.eu/sites/eeas/files/admin2017_28_of_21.12.2017_0.pdf

[17] Lorsqu'une suggestion est faite dans une décision clôturant une enquête, l'institution est normalement invitée à répondre dans un délai de six mois. Les institutions concernées n'ayant pas encore répondu, les statistiques figurant dans le présent rapport ne comprennent pas:

i) deux suggestions formulées dans la décision clôturant l’affaire 266/2016/PMC contre la Commission, et

ii) une suggestion formulée dans la décision clôturant l’affaire 639/2017/TN contre l’Office européen de sélection du personnel.

[18] Règlement (CE) no 1907/2006 du Parlement européen et du Conseil concernant l’enregistrement, l’évaluation et l’autorisation des substances chimiques, ainsi que les restrictions applicables à ces substances (JO L 396 du 30.12.2006, p. 1).

[19] Voir les notes de bas de page 9 à 10 ci-dessus.

[20] https://www.ombudsman.europa.eu/fr/correspondence/en/61417

[21] Décision de la Commission du 31 janvier 2018 relative à un code de conduite des membres de la Commission européenne qui abroge et remplace le code de conduite du 20 avril 2011 et la décision de la Commission instituant le comité d'éthique ad hoc du 21 octobre 2003.