Avant-propos

Il s'agit de la cinquième étude consacrée au suivi, par les institutions de l'UE [1], de toutes les remarques critiques et complémentaires formulées par le Médiateur européen au cours d'une année donnée. Il traite des remarques faites en 2010.

Les remarques critiques et autres contiennent des critiques et des suggestions constructives du Médiateur, résultant d'enquêtes menées de sa propre initiative ou à la suite de plaintes. Une remarque critique est fondée sur une constatation de mauvaise administration, tandis qu’une autre remarque est formulée sans une telle constatation. L’objectif de cette étude est d’examiner dans quelle mesure les institutions de l’UE ont examiné les remarques critiques et les remarques complémentaires, en ont tiré des enseignements et ont introduit des changements systémiques qui devraient rendre la mauvaise administration moins probable à l’avenir. En ce qui concerne les remarques critiques, l’étude ne se concentre pas sur le cas spécifique de mauvaise administration qui a conduit à la remarque, mais sur les enseignements que l’institution concernée a tirés.

Cette étude contient de nombreux exemples où, à la suite du suivi des remarques du Médiateur, de réelles améliorations ont été apportées, dans des domaines allant de la transparence au recrutement. C'est extrêmement encourageant. Dans sept cas, le suivi a été exemplaire et j ' ai désigné ces cas comme des " cas stellaires", par analogie avec les "cas stellaires" identifiés dans mes rapports annuels. Ces cas me confirment la valeur de cette étude en invitant et stimulant la réflexion sur la question de savoir si l'expérience du traitement d'une plainte a fourni des informations qui peuvent être utilisées pour améliorer la qualité de l'administration à l'avenir.

L'affaire 865/2008/OV mérite également une mention spéciale. Dans le cadre du suivi de cette affaire, une nouvelle commissaire a de nouveau examiné la question et a reconnu qu'une erreur s'était effectivement produite. J'applaudis cette approche qui renverse le refus obstiné de la Commission, tout au long de l'enquête du Médiateur, d'admettre la vérité. Des erreurs se produisent dans chaque administration. Ce qui nuit aux relations avec les citoyens n'est généralement pas l'erreur initiale, mais un refus obstiné de faire face à la vérité, en reconnaissant l'erreur.

L'année dernière, j'ai eu des raisons d'attirer l'attention sur une approche défensive de la part des institutions en ce qui concerne les cas d'appels d'offres. Je suis heureux d'annoncer que l'étude de cette année contient de nombreux exemples de réponses très constructives dans de tels cas. Dans les affaires 485/2008/PB et 53/2009/MF, par exemple, la Commission a informé le Médiateur des améliorations systémiques importantes qu’elle avait apportées à ses procédures en réponse à ses observations, tandis que dans l’affaire 1658/2008/PB, la Commission a accepté de relancer la procédure d’appel d’offres concernée. De même, dans une affaire contractuelle, 438/2007/RT, la Commission a indiqué qu’elle envisageait d’adopter une série de mesures pour remédier aux lacunes constatées par le Médiateur.

D'autre part, il y a des cas où l'institution continue de refuser les suggestions du Médiateur pour des raisons qui ne sont pas convaincantes. L'affaire 2502/2007/RT relative à l'accès du public aux documents en est un bon exemple. Il y a même quelques cas dans lesquels l’institution a choisi de contester la constatation de mauvaise administration du Médiateur plutôt que de se tourner vers l’avenir. Dans les affaires 1528/2006/VL, 3307/2006/JMA et 953/2009/MHZ, par exemple, la Commission n'a pas donné suite aux conclusions du Médiateur dans certaines affaires d'infraction. De tels cas risquent de saper l'autorité morale du Médiateur et d'affaiblir la confiance des citoyens dans l'Union européenne et ses institutions.

À cet égard, je regrette de devoir souligner deux affaires du Parlement européen, à savoir les affaires 3289/2008/BEH et 1953/2008/MF. Ce dernier concernait un membre du personnel du Parlement ayant un enfant handicapé. Dans cette affaire, le Parlement a refusé de prendre en considération les principes de bonne administration avancés par le Médiateur, restant insensible à ses arguments dans les circonstances humaines les plus difficiles. Cela est particulièrement décevant compte tenu du fait que l'année dernière, le Parlement a fourni au Médiateur une réponse exemplaire à une autre remarque dans une autre affaire impliquant des personnes handicapées.

Dans l’ensemble, les institutions ont donné un suivi satisfaisant à 78 % des remarques critiques et autres formulées en 2010, ce qui n’est pas sensiblement différent du résultat qu’elles ont atteint l’année dernière (81 %). Le taux de suivi satisfaisant des remarques critiques (68 %) était, une fois de plus, considérablement inférieur à celui des autres remarques (95 %). Il était juste en dessous du chiffre de 70% pour 2009. Encore une fois, la différence n'est pas statistiquement significative. Pour plus de précisions, le chiffre correspondant en 2009 était de 94 %. Encore une fois cette année, je regrette de constater le nombre relativement élevé de suivis insatisfaisants par la Commission des remarques critiques (10 sur 33). La plupart de ces réponses insatisfaisantes concernaient soit des procédures d’infraction, soit des affaires concernant l’accès aux documents. Dans les deux cas, la Commission a choisi, pour la plupart, simplement de revenir sur des points qui avaient déjà été traités au cours de l’enquête. Ce n’est manifestement pas l’objectif de l’étude de suivi. En outre, comme indiqué ci-dessus, l’absence de réponses satisfaisantes nuit à la fois à l’autorité morale du Médiateur, mais surtout à la confiance que l’Union et ses institutions devraient, en priorité, chercher à inspirer aux citoyens de l’Union. En revanche, la Commission a répondu positivement à 15 des 16 autres observations.

Je me réjouis à la perspective de travailler avec toutes les institutions de l'UE dans les années à venir pour veiller à ce que les enseignements tirés des résultats des enquêtes de la Médiatrice continuent d'être tirés. J'espère que les institutions continueront de collaborer avec moi pour veiller à ce que les problèmes rencontrés par les plaignants soient résolus dans l'intérêt de tous. Je suis convaincu qu'ensemble, nous pouvons contribuer à tenir les promesses faites dans le traité de Lisbonne de mettre en place une administration de l'UE plus ouverte, plus efficace et plus conviviale pour les citoyens.

P. Nikiforos Diamandouros

28 novembre 2011

Étude

1. Introduction

La présente étude explique le but des remarques critiques et autres remarques et les différents types de circonstances qui y donnent lieu. Il analyse le suivi que les institutions, organes et organismes concernés ont donné aux remarques critiques et aux autres remarques formulées en 2010 et recense sept cas phares. Il examine également les affaires qui revêtent une importance particulière pour les principaux objectifs du Médiateur. Enfin, des conclusions sont tirées en ce qui concerne les principaux enseignements de l'étude pour l'avenir.

Le Médiateur européen sert l'intérêt public général en contribuant à améliorer la qualité de l'administration et des services rendus aux citoyens par les institutions de l'UE [2]. Dans le même temps, le Médiateur offre aux citoyens et aux résidents de l'Union une autre voie de recours pour protéger leurs intérêts. Ce recours est complémentaire à la protection des juridictions de l’Union et n’a pas nécessairement le même objectif que les procédures juridictionnelles.

Seules les juridictions ont le pouvoir de rendre des arrêts juridiquement contraignants et de fournir des interprétations faisant autorité de la loi. Le Médiateur peut faire des propositions et des recommandations et, en dernier recours, attirer l'attention politique sur une affaire en présentant un rapport spécial au Parlement européen. L’efficacité du Médiateur dépend donc de l’autorité morale et, pour cette raison, il est essentiel que le travail du Médiateur soit manifestement équitable, impartial et approfondi.

2. Objet des remarques critiques et autres remarques

Dans ce contexte, d’autres remarques ont un seul objectif: servir l'intérêt public en aidant l'institution concernée à améliorer la qualité de son administration à l'avenir. Une autre remarque ne repose pas sur une constatation de mauvaise administration. Il ne devrait donc pas être compris comme impliquant une critique de l’institution à laquelle il s’adresse, mais plutôt comme fournissant des conseils sur la manière d’améliorer une pratique particulière afin d’améliorer la qualité du service fourni aux citoyens.

En revanche, une remarque critique a normalement plus d'un but. Comme une remarque supplémentaire, une remarque critique a toujours une dimension éducative: elle informe l’institution de ce qu’elle a fait de mal, afin d’éviter une mauvaise administration similaire à l’avenir. Pour maximiser son potentiel éducatif, une remarque critique identifie la règle ou le principe qui a été violé et (sauf si cela est évident) explique ce que l'institution aurait dû faire dans les circonstances particulières de l'affaire. Ainsi construite, une remarque critique explique et justifie également la constatation de mauvaise administration par le Médiateur et cherche ainsi à renforcer la confiance des citoyens et des institutions dans l'équité et la rigueur de son travail. En outre, en montrant que le Médiateur est disposé à censurer publiquement les institutions, lorsque cela est nécessaire, les remarques critiques renforcent la confiance du public dans l'impartialité du Médiateur.

Une remarque critique ne constitue toutefois pas une réparation pour le plaignant. Tous les plaignants ne demandent pas réparation et toutes les demandes de réparation ne sont pas justifiées. Toutefois, lorsqu’une réparation aurait dû être apportée, la clôture de l’affaire par une remarque critique signale un triple échec. Le plaignant n'a pas obtenu satisfaction; l’institution concernée n’a pas remédié à la mauvaise administration; et le Médiateur n’a pas convaincu l’institution concernée de modifier sa position [3].

Lorsqu'une réparation doit être apportée, il est préférable que l'institution concernée prenne l'initiative, lorsqu'elle reçoit la plainte, de reconnaître la mauvaise administration et d'offrir une réparation appropriée. Dans certains cas, cela pourrait consister en de simples excuses.

En prenant de telles mesures, l'institution démontre son engagement à améliorer les relations avec les citoyens. Elle montre également qu’elle est consciente de ce qu’elle a fait de mal et qu’elle peut donc éviter une mauvaise administration similaire à l’avenir. Dans de telles circonstances, il n'est pas nécessaire que le Médiateur formule une remarque critique. Toutefois, si l'on soupçonne que le cas individuel peut résulter d'un problème systémique sous-jacent, le Médiateur peut décider d'ouvrir une enquête d'initiative, même si le cas spécifique a été résolu à la satisfaction du plaignant.

3. Remarques critiques dans les cas où une solution à l'amiable ou un projet de recommandation n'est pas approprié

Il ressort de ce qui précède que de nombreuses remarques critiques représentent des occasions manquées. Le meilleur résultat aurait été que l’institution concernée reconnaisse la mauvaise administration et offre une réparation appropriée, qui, dans certains cas, pourrait consister en de simples excuses. S'il l'avait fait, aucune remarque critique n'aurait été nécessaire.

Toutefois, le plaignant n'a pas toujours raison et l'institution concernée est en droit de défendre sa position. Environ la moitié des cas qui ne sont pas réglés par l’institution à un stade précoce aboutissent finalement à la constatation de l’absence de mauvaise administration. Dans ces affaires, l’institution parvient à expliquer au Médiateur (et, dans certains cas, également à la satisfaction du plaignant) pourquoi elle était en droit d’agir comme elle l’a fait et pourquoi elle ne modifiera pas sa position.

Lorsque le Médiateur n'est pas d'accord avec l'institution et constate un cas de mauvaise administration pour lequel le plaignant devrait obtenir réparation, la procédure normale consiste à proposer une solution à l'amiable. Si l'institution rejette une telle proposition sans raison valable, l'étape suivante consiste généralement en un projet de recommandation.

Dans les cas où le Médiateur estime qu'il est peu probable que l'institution accepte une solution à l'amiable ou qu'une solution à l'amiable ne serait pas appropriée, il peut procéder directement à un projet de recommandation. En proposant une solution à l’amiable, le Médiateur vise à parvenir à un accord entre l’institution concernée et le plaignant individuel, qui demande souvent une réparation personnelle. Si la mauvaise administration à laquelle il convient de remédier porte principalement atteinte à l’intérêt public, le Médiateur peut estimer qu’il est plus approprié de formuler un projet de recommandation que de rechercher une solution à l’amiable.

Les excuses en tant que forme de réparation méritent une mention particulière dans ce contexte. Pour être efficaces, les excuses doivent être sincères. Des excuses perçues comme non sincères ne font qu'empirer les choses. Le plaignant est plus susceptible d’accepter qu’une excuse soit sincère si elle est présentée par l’institution de sa propre initiative, plutôt qu’en réponse à une suggestion formelle du Médiateur. Pour cette raison, le Médiateur estime souvent qu'il ne serait pas utile de proposer une solution à l'amiable consistant en des excuses. Un projet de recommandation visant à présenter des excuses est encore moins susceptible d'être utile.

Si rien ne peut être fait pour corriger la mauvaise administration, une remarque critique constitue un moyen juste et efficace de clore l’affaire.

Une remarque critique dans de telles circonstances est équitable tant pour le plaignant que pour l'institution concernée. Elle est équitable pour le plaignant parce qu'elle confirme que la plainte était justifiée, bien qu'aucune réparation ne soit possible. Elle est également équitable pour l’institution concernée, car elle constitue le résultat des procédures du Médiateur visant à garantir que l’institution est informée des allégations, allégations, éléments de preuve et arguments présentés par le plaignant. Les mêmes procédures donnent à l'institution la possibilité d'exposer son point de vue en pleine connaissance de cause avant de formuler la remarque critique.

Une remarque critique est efficace car elle évite de prolonger une enquête qui ne peut donner lieu à aucune réparation pour le plaignant.

En ce qui concerne l'intérêt public, la remarque elle-même fournit la dimension éducative nécessaire. L'institution à laquelle la remarque critique est adressée devrait tirer les leçons appropriées pour l'avenir. Ce qui est approprié dépendra de la mauvaise administration en question. Un incident isolé, par exemple, peut ne pas nécessiter de suivi.

4. Remarques critiques à la suite du rejet d’une solution à l’amiable ou d’un projet de recommandation

L’acceptation par l’institution d’une proposition de solution à l’amiable ou d’un projet de recommandation entraîne normalement la clôture de l’affaire pour ce motif.

Si le plaignant rejette une proposition de solution à l'amiable sans raison valable, le Médiateur estime normalement qu'aucune enquête supplémentaire sur l'affaire n'est justifiée.

Le rejet par l’institution d’une proposition de solution à l’amiable ou d’un projet de recommandation peut aboutir à un certain nombre de résultats possibles.

Premièrement, le Médiateur peut considérer, après examen de la réponse de l’institution, que sa constatation antérieure de mauvaise administration devrait être révisée.

Deuxièmement, si l'avis circonstancié de l'institution sur un projet de recommandation n'est pas satisfaisant, le Médiateur peut adresser un rapport spécial au Parlement européen. Comme indiqué pour la première fois dans le rapport annuel du Médiateur pour 1998, la possibilité de présenter un rapport spécial au Parlement européen est d'une valeur inestimable pour le travail du Médiateur. Les rapports spéciaux ne devraient donc pas être présentés trop fréquemment, mais uniquement en ce qui concerne des questions importantes, pour lesquelles le Parlement est en mesure d'intervenir afin d'assister le Médiateur.

Enfin, le Médiateur peut décider de clore l'affaire par une remarque critique, soit au stade où l'institution rejette une solution à l'amiable, soit si l'avis circonstancié de l'institution sur un projet de recommandation n'est pas satisfaisant.

Dans certains cas, l’affaire peut être clôturée par une remarque critique parce que le Médiateur estime que l’institution a démontré de manière convaincante que, bien qu’il y ait mauvaise administration, le recours proposé dans la solution à l’amiable ou le projet de recommandation n’est pas approprié et qu’aucune autre solution ou réparation n’est possible. Dans de tels cas, la remarque critique est essentiellement similaire à celle qui aurait été faite si l'affaire avait été classée sans une solution à l'amiable ou un projet de recommandation.

Malheureusement, il y a aussi des cas où l'institution refuse les suggestions du Médiateur pour des raisons qui ne sont pas convaincantes. En effet, il existe même quelques cas dans lesquels l’institution refuse d’accepter la conclusion de mauvaise administration du Médiateur.

De tels cas risquent de saper l'autorité morale du Médiateur et d'affaiblir la confiance des citoyens dans l'Union européenne et ses institutions. L'expérience internationale montre que l'institution du médiateur fonctionne le plus efficacement lorsque l'état de droit est bien établi et qu'il existe des institutions démocratiques qui fonctionnent bien. Dans de tels contextes, les autorités publiques suivent généralement les recommandations d'un médiateur, bien qu'elles ne soient pas juridiquement contraignantes, même si elles ne sont pas d'accord avec elles.

5. Suivi des remarques critiques et autres remarques formulées en 2010

En 2010, un total de 38 remarques critiques ont été formulées dans 34 décisions et un total de 21 remarques supplémentaires ont été formulées dans 21 décisions. Une décision unique peut contenir plus d'une remarque, et les deux types de remarques peuvent être inclus dans la même décision. Le tableau 1 montre la répartition des remarques par institution.

Tableau 1 - Répartition des commentaires par institution.

Institution	Nombre de remarques critiques en 2010	Nombre de remarques supplémentaires en 2010
Parlement européen	2	2
Commission européenne	33	16
Office européen de sélection du personnel (EPSO)		3
Agence européenne chargée de la sécurité des réseaux et de l'information (ENISA)	1
Agence européenne pour la gestion de la coopération opérationnelle aux frontières extérieures des États membres de l’Union européenne (FRONTEX)	1
Agence européenne de la sécurité aérienne (AESA)	1
Total	38	21

Les institutions concernées ont été invitées à répondre aux observations dans un délai de six mois. Des réponses ont été reçues à toutes les remarques formulées en 2010, mais avec un retard dans certains cas.

L’annexe I contient une analyse détaillée de chacun des cas dans lesquels une ou plusieurs remarques critiques et/ou autres remarques ont été formulées. Sept des suivis méritent une mention spéciale en tant qu ' "affaires phares", qui devraient servir de modèle aux autres institutions quant à la meilleure façon de réagir aux remarques critiques et autres remarques. Les «cas d'étoiles» sont listés en premier. Les autres affaires sont organisées par institution et par référence à la plainte.

Les annexes II et III contiennent, respectivement, des listes des cas dans lesquels des remarques critiques et d'autres remarques ont été formulées. Dans leurs versions en ligne, les annexes contiennent des liens vers le texte de la remarque figurant dans la décision sur le site web du Médiateur (en anglais et, si elle est différente, dans la langue de la plainte).

Si l'on tient compte des remarques critiques et des remarques complémentaires, le taux de suivi satisfaisant était de 78 %. Le suivi des autres remarques a été satisfaisant dans 95 % des cas, tandis que le taux de suivi satisfaisant des remarques critiques a été de 68 %. Parmi les exemples de réponses insatisfaisantes aux remarques critiques figurent celles du Parlement européen et de la Commission dans les affaires 1953/2008/MF et 1528/2006/VL, respectivement.

Tableau 2 - Nombre et pourcentage de réponses satisfaisantes par institution.

Institution	Nombre de remarques critiques et autres	Nombre de réponses satisfaisantes	% de réponses satisfaisantes
Parlement européen	4	2	50%
Commission européenne	49	38	78%
EPSO	3	3	100%
ENISA	1	1	100%
FRONTEX	1	1	100%
AESA	1	1	100%
Total	59	46	78%

6. Affaires particulièrement importantes pour les principaux objectifs du Médiateur

Comme expliqué dans l'étude de suivi de 2009, la stratégie du Médiateur pour le mandat 2009-2014 [4] indique clairement que le Médiateur vise à aider l'Union à tenir les promesses qu'elle a faites aux citoyens dans le traité de Lisbonne en ce qui concerne les droits fondamentaux, une transparence accrue et de meilleures possibilités de participation à l'élaboration des politiques de l'Union. Une fois de plus, certaines des réponses de suivi aux remarques critiques et supplémentaires formulées en 2010 sont particulièrement pertinentes à cet égard.

● Parmi les questions relatives aux droits fondamentaux soumises au Médiateur et examinées dans la présente étude figurent les droits des personnes handicapées. La suite utile donnée par la Commission à l'affaire 2295/2009/ELB concernant un candidat malvoyant dans le cadre d'une procédure de sélection du personnel contraste avec l'intransigeance du Parlement dans l'affaire 1953/2008/MF, qui concernait un membre de son personnel ayant un enfant handicapé. Dans l’affaire 53/2009/MF, qui concernait le droit d’être entendu, la Commission a de nouveau donné suite de manière constructive en introduisant des modifications pour donner effet à ce droit dans les affaires contractuelles. En revanche, son suivi décevant dans l’affaire 760/2009/JMA a conduit le Médiateur à déclarer qu’il maintiendrait à l’examen le recours à la sous-traitance par la Commission afin de veiller à ce que cette pratique n’affaiblisse pas le droit fondamental des citoyens à une bonne administration. Enfin, dans l’affaire 923/2009/FOR, le Médiateur s’est félicité des efforts déployés par FRONTEX pour remédier aux lacunes systémiques constatées dans ses procédures de recrutement, notamment la violation du droit fondamental d’un candidat de former un recours contre une décision lui faisant grief.

● Dans la présente étude, de nombreux cas concernent le droit fondamental d’accès du public aux documents [5]. Dans les affaires 3163/2007/(BEH)KM et 465/2010/FOR, la Médiatrice s'est félicitée de l'initiative de la Commission visant à mettre en place une formation pour veiller à ce que ses fonctionnaires soient bien informés des obligations qui leur incombent en vertu du règlement (CE) no 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents [6]. De même, dans l’affaire 1039/2008/FOR, il s’est félicité des mesures prises par la Commission pour garantir l’application pleine et effective du règlement (CE) no 1049/2001, notamment en ce qui concerne la question d’un éventuel intérêt public supérieur justifiant la divulgation. Étant donné que de nombreuses affaires dans ce domaine concernent des retards, la Médiatrice prend note de la déclaration de la Commission dans l’affaire 1202/2009/GG selon laquelle le système en place est correctement organisé pour traiter les demandes d’accès aux documents en général dans les délais fixés par le règlement (CE) no 1049/2001. Il croit comprendre que cette déclaration implique que la Commission considère lesdits délais comme réalistes et réalisables. L'affaire 1438/2008/DK concernait des retards et, plus précisément, le recours par la Commission à l'article 6, paragraphe 3, du règlement pour prolonger les délais de traitement de la demande en question. Les engagements pris par la Commission dans l’affaire 1302/2009/TS en ce qui concerne la manière dont elle appliquera l’article 6, paragraphe 3, du règlement (CE) no 1049/2001 dans les affaires futures ont conduit à ce que cette affaire soit désignée comme un cas phare dans la présente étude. Dans les affaires 3699/2006/ELB et 671/2007/PB, la Commission a noué un dialogue constructif avec le Médiateur sur les questions importantes, respectivement, de l'accès aux documents dans les procédures de concurrence et des registres publics dans les agences de l'UE.

En ce qui concerne le fond des demandes d'accès aux documents, la Commission a accepté de donner accès aux documents pertinents dans l'affaire 676/2008/RT, bien que le Médiateur ait dû présenter au Parlement un rapport spécial sur le défaut de coopération de la Commission avec lui au cours de l'enquête. Dans l’affaire 2502/2007/RT, la Commission a persisté dans son refus d’accorder l’accès. Enfin, dans l’affaire 355/2007/FOR, la Commission a informé le Médiateur qu’elle avait reçu une nouvelle demande d’accès aux documents en question. Le Médiateur encourage la Commission, lorsqu'elle traitera cette demande, à tenir compte de son analyse du traitement de la demande antérieure.

● Plus généralement, en ce qui concerne la transparence, la Médiatrice s’est félicitée de l’engagement pris par la Commission dans les affaires 2131/2009/RT et 2373/2009/RT d’améliorer les communications avec le public. La réponse du Parlement dans l’affaire 1825/2009/IP est exemplaire à cet égard, tandis que l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) a introduit une nouvelle pratique administrative visant à améliorer ses communications avec les citoyens dans le cadre du suivi de l’affaire 182/2010/MHZ. Enfin, dans l'affaire 946/2008/ANA, la Commission a expliqué comment elle entendait se conformer aux nouvelles obligations qui lui incombent en vertu du traité de Lisbonne, à savoir donner aux citoyens et aux associations représentatives la possibilité de faire connaître et d'échanger publiquement leurs points de vue, en l'occurrence dans le domaine du transport aérien.

● Pour les citoyens qui souhaitent participer à l’application du droit de l’Union ou en contrôler l’application, la procédure d’infraction (au moyen de laquelle la Commission s’acquitte de ses obligations en tant que gardienne des traités) est un sujet d’intérêt naturel. De nombreuses affaires dans ce domaine concernent la procédure et l'application par la Commission de sa propre communication sur les relations avec le plaignant en ce qui concerne les infractions au droit communautaire (ci-après la «communication»)[7]. Dans le cadre du suivi des affaires 219/2009/PB et 294/2009/PB, la Commission a fourni au Médiateur des informations utiles sur la manière dont elle traite les plaintes pour infraction. Une question récurrente concerne toutefois l’enregistrement des plaintes et le suivi assuré par la Commission dans les affaires 1009/2009/KM, 379/2010/MHZ et 132/2010/OV, qui confirme qu’elle tend parfois à confondre la question de savoir ce qu’est une plainte pour infraction et celle de savoir ce qu’est une plainte pour infraction justifiée. Le Médiateur s'attend à ce que le système d'enregistrement de la Commission « Traitement des plaintes - Accueil des Plaignants» (CHAP) établisse une distinction claire entre ces deux aspects et enregistre toutes les plaintes en tant que telles, même si l'analyse ultérieure montre que la plainte n'est pas justifiée. Le Médiateur a ouvert une enquête d'initiative (OI/2/011/OV) sur le traitement par la Commission des plaintes pour infraction et s'attend à ce que cette question soit clarifiée au cours de cette enquête [8].

7. Conclusions

Une fois de plus, les suites données aux remarques critiques et complémentaires en 2010 montrent que les efforts déployés par le Médiateur pour atteindre les institutions et promouvoir une culture de service aux citoyens continuent de porter leurs fruits. Dans certains cas, le suivi a été exemplaire, montrant clairement que les responsables reconnaissent la valeur de cet exercice pour améliorer le service qu'ils fournissent aux citoyens. Dans d'autres, la réponse a été défensive et décevante, indiquant que le Médiateur et les institutions elles-mêmes doivent encore travailler pour garantir une administration européenne de premier ordre.

Lorsque les problèmes n’ont pas été résolus de manière satisfaisante par le suivi d’une remarque critique ou complémentaire, le Médiateur peut décider d’ouvrir une enquête d’initiative, en veillant ainsi à ce que les problèmes systémiques mis au jour dans le cadre de la procédure de plainte fassent l’objet d’une enquête approfondie et, si possible, soient résolus à l’avenir. L'enquête d'initiative susmentionnée concernant le traitement par la Commission des plaintes pour infraction en est un bon exemple. D’autre part, le suivi utile fourni par Frontex dans l’affaire 923/2009/FOR signifiait que le Médiateur n’avait pas besoin d’ouvrir une enquête d’initiative, comme il l’avait envisagé dans sa décision dans cette affaire.

Le Médiateur a l'intention de publier en novembre 2012 l'étude sur le suivi des remarques critiques et autres formulées en 2011.

annexes

I. Analyse détaillée des cas

A. Affaires Star

Affaire 485/2008/(IG)(IP)PB

L’affaire 485/2008/(IG)(IP)PB a été présentée par un chercheur italien mécontent du traitement de son recours contre une décision de rejet de sa proposition de recherche. Il s'agissait de l'un des premiers appels à propositions lancés par le Conseil européen de la recherche (CER) [9]. Le grief principal du plaignant était que le Comité de recours, auquel il a fait parvenir son appel, n'avait pas traité certains de ses principaux arguments. En particulier, il a estimé qu’il n’avait pas répondu à son argument selon lequel les examinateurs appliquaient de manière incorrecte certains critères ou appliquaient des critères qui n’étaient pas pertinents.

Le Médiateur a estimé que l'allégation du plaignant était justifiée. Il a fait une remarque critique en soulignant, en résumé, que le Comité de recours semblait avoir adopté une approche trop étroite et qui, essentiellement, l'a amené à ignorer la question importante d'une éventuelle incohérence entre les critères et l'évaluation concrète dans le cas du plaignant. Dans une autre remarque [10], il a déclaré qu'il serait reconnaissant de recevoir des informations sur les instructions ou lignes directrices désormais fournies aux examinateurs indépendants et au comité de recours sur la manière de procéder à leurs évaluations et examens respectifs des demandes.

Dans sa réponse détaillée et constructive, la Commission a indiqué que, depuis 2007, un guide du CER à l'intention des examinateurs par les pairs (ci-après dénommé «guide du CER»[11]) est fourni aux examinateurs indépendants, lors de leur nomination, pour les évaluations par les pairs. L'objectif du guide du CER est de fournir des informations aux pairs évaluateurs sur l'examen des propositions et, en particulier, sur l'attribution des notes et des commentaires dans les examens individuels en fonction des critères d'évaluation. La section 8 du guide du CER rappelle aux évaluateurs que «les critères d’évaluation et leur interprétation sont décrits dans le programme de travail» et que «tout jugement sur les propositions doit être porté sur la base des critères d’évaluation, et de ces seuls critères». Le guide du CER est mis à jour chaque année pour tenir compte de toute modification ou amélioration apportée au processus d'évaluation, comme celles qui ont été apportées à la suite des observations du Médiateur.

En ce qui concerne la procédure du comité de recours, les instructions contenues dans la procédure de recours de l’ERCEA prévoient que le comité de recours «veille à ce que les dispositions des “règles du CER relatives à la soumission des propositions et aux procédures d’évaluation et d’attribution connexes” et du programme de travail correspondant aient été respectées et à ce que les processus d’évaluation et/ou d’éligibilité aient été menés conformément aux méthodes et procédures en vigueur». La Commission a également informé la Médiatrice qu’en cas de doute, la commission de recours peut demander aux «responsables scientifiques/coordinateurs de panel [...] de soumettre une brève contribution écrite sur les points soulevés par le plaignant» ou aux unités juridiques concernées de fournir des «avis procéduraux et juridiques».

La Commission a informé le comité de recours des observations du Médiateur au moyen d'une note explicative. La présente note rappelle que le nouveau guide du CER à l’intention des examinateurs par les pairs, approuvé en septembre 2010, indique clairement que les examinateurs par panel ne doivent fonder leur évaluation que sur les critères d’évaluation établis dans le programme de travail du CER. La note précise également qu’il convient de rappeler au comité de recours que l’application de critères erronés constitue une erreur de procédure susceptible de justifier une réévaluation de la proposition. Dans de tels cas, le Comité de recours devrait évaluer l'impact de l'erreur de procédure sur la décision finale du groupe spécial. La procédure de recours couvrira donc tout écart par rapport aux critères du programme de travail, ce qui sera considéré comme une erreur de procédure. Lors de la réunion d'information des experts, les examinateurs seront invités à accorder une attention particulière à ce point.

En conclusion, et à la suite des remarques du Médiateur dans cette affaire, l’ERCEA a amélioré les informations fournies aux examinateurs par les pairs dans le guide du CER, ainsi qu’au comité de recours du CER.

La réponse de la Commission aux remarques critiques et complémentaires du Médiateur est exemplaire et encourageante. Elle démontre que la Commission a pris ces remarques très au sérieux et qu'elle a réexaminé ce qui s'est passé dans ce cas précis. Il donne également un aperçu détaillé des changements systémiques très importants, à différents niveaux, qu'il a déjà mis en œuvre.

Affaire 1039/2008/FOR

L'affaire 1039/2008/FOR concernait le refus de la Commission d'accéder à une demande d'accès du public à des documents [12] dans le cadre d'une enquête antidumping.  Le Médiateur a estimé que le refus de la Commission était justifié, mais a formulé la remarque complémentaire suivante:

«La Commission devrait toujours procéder d’office à son propre examen complet de la question de savoir s’il existe un intérêt public supérieur justifiant la divulgation en ce qui concerne les demandes d’accès du public au titre du règlement (CE) no 1049/2001. Le Médiateur serait reconnaissant de recevoir une copie de toute ligne directrice ou règle interne que la Commission pourrait décider de mettre à jour afin de s'assurer que ses services sont informés de l'obligation de procéder audit examen."

Dans sa réponse de suivi, la Commission a informé la Médiatrice que son secrétaire général et le directeur général de son service juridique avaient diffusé une note à tous les directeurs généraux concernant le traitement des demandes d’accès du public au titre du règlement (CE) no 1049/2001. Une liste de contrôle de la qualité était jointe à cette note. L’un des critères figurant sur la liste est de procéder à un examen de l’éventuel intérêt public supérieur. La Commission a également indiqué que son secrétaire général avait l’intention de publier de nouvelles lignes directrices internes mettant davantage l’accent sur la nécessité de procéder à une évaluation de l’intérêt public supérieur.

La Médiatrice se félicite que la Commission examine la question de savoir comment garantir une évaluation efficace de l’intérêt public supérieur. Cela a des implications importantes en ce qui concerne l’application pleine et effective du règlement (CE) no 1049/2001.

Affaire 1658/2008/(STM)PB

L’affaire 1658/2008/(STM)PB concernait une offre de la Commission, que le plaignant a perdue. L'offre retenue a été présentée par une société qui détenait déjà un contrat de travaux essentiellement préparatoires aux travaux pour lesquels l'appel d'offres en question avait été lancé. L’offre en cause contenait une règle selon laquelle les soumissionnaires ne pouvaient pas proposer la participation d’experts qui, en résumé, auraient des fonctions qui se chevauchent avec celles qu’ils auraient dans le cadre du marché en cause. Le plaignant a estimé que cette règle n'avait pas été respectée dans le cas du soumissionnaire retenu. Elle a souligné qu’il existait une période d’introduction progressive pour le marché en question et que le soumissionnaire retenu n’avait remporté le marché que parce que, dans son cas, la Commission avait simplement supprimé cette période d’introduction progressive. Si le plaignant avait eu connaissance de la possibilité de proposer cette option, il aurait pu inclure une suggestion similaire dans sa propre offre.

La Médiatrice s’est prononcée en faveur du plaignant et a présenté une proposition de solution à l’amiable, selon laquelle la Commission pourrait accepter d’organiser un nouvel appel d’offres ouvert à la fin de la durée initiale du contrat prévue et permettre à d’autres soumissionnaires, y compris le plaignant, de soumettre une offre pour la deuxième période de 36 mois.

Après que la Commission a rejeté la proposition de solution à l'amiable du Médiateur, le Médiateur a clôturé l'affaire par une remarque critique, déclarant que la Commission avait permis à tort au soumissionnaire retenu de ne pas tenir compte de la clause 4.1 des instructions aux soumissionnaires.

La Commission a envoyé une réponse courte mais très constructive. Tout en confirmant son avis selon lequel la procédure d’appel d’offres a été menée correctement, elle a décidé de lancer une nouvelle procédure d’appel d’offres, plutôt que de prolonger le contrat de services existant pour une nouvelle période de trois ans, comme initialement prévu. Un avis de prévision a été publié le 25 novembre 2010. Afin de s'assurer qu'il n'y a pas de lacunes dans les opérations et de prévoir suffisamment de temps pour l'évaluation des appels d'offres et le processus de passation des marchés, la Commission a exprimé son intention de prolonger le contrat de services actuel pour une période limitée seulement. Cela permettra également à l'entreprise à qui le nouveau contrat a été attribué de se préparer à reprendre les opérations, a-t-il conclu.

Le Médiateur se félicite du fait que, même s'il estime que la procédure d'appel d'offres initiale a été menée correctement, la Commission a maintenant l'intention de mettre en œuvre sa proposition de solution à l'amiable pour lancer une nouvelle procédure d'appel d'offres.

Note : En décembre 2011, à la suite de la finalisation de cette étude de suivi, le plaignant a informé le Médiateur que la Commission avait relancé la procédure d'appel d'offres et que son entreprise avait remporté le marché.

Affaire 923/2009/(BB)(TN)(BB)FOR

Le plaignant dans l’affaire 923/2009/(BB)(TN)(BB)FOR a contesté les procédures de recrutement utilisées par l’Agence européenne pour la gestion de la coopération opérationnelle aux frontières extérieures des États membres de l’Union européenne (FRONTEX).

Dans sa décision, le Médiateur a relevé une série de lacunes dans les procédures de recrutement de FRONTEX. En particulier, il a noté que l’effectivité du droit de faire appel d’une décision dans un délai de trois mois est considérablement entravée si les candidats ne sont pas informés de la décision concernant leurs candidatures. En effet, les candidats qui ne s'imaginent pas qu'une décision a déjà été prise à l'égard de leur candidature ne peuvent demander une copie de la décision les concernant avant l'expiration du délai de trois mois. De plus, même si les candidats devaient obtenir une copie de la décision à un moment donné au cours de la période de trois mois, ils auraient perdu au moins une partie des trois mois dont ils disposaient pour interjeter appel. Le Médiateur a donc considéré qu'une lettre contenant le résultat obtenu par le candidat et les instructions précises pour former un recours est indispensable pour rendre effectif le droit de recours d'un candidat.

Le Médiateur a souligné qu’il avait qualifié le cas de mauvaise administration identifié dans cette affaire de grave et systémique. À cet égard, il déclare qu’il analysera les mérites de l’ouverture d’une enquête d’initiative sur les procédures de recrutement de Frontex au cas où il ne recevrait pas de réponse satisfaisante à sa remarque critique, qui se lit comme suit:

"En n'informant pas le plaignant de l'état d'avancement de ses demandes, FRONTEX n'a pas respecté les principes de bonne administration. Ce manquement était d'autant plus grave qu'il rendait plus difficile l'exercice du droit fondamental du plaignant de former un recours contre une décision lui faisant grief."

Dans une réponse détaillée et utile, FRONTEX a informé le Médiateur des mesures prises en réponse à sa décision:

● Dès le début de l’année 2010, FRONTEX a commencé à informer les candidats de la possibilité de contacter son secteur des ressources humaines afin d’obtenir des informations sur l’état d’avancement des procédures de recrutement. Ces informations sont disponibles dans la partie correspondante du site internet de FRONTEX ainsi que dans chaque avis de vacance.

● FRONTEX a annoncé qu’elle reconnaîtrait, à partir de janvier 2011, par courrier électronique, le fait de recevoir des candidatures pour des postes vacants. Dans le même courriel, les candidats seront informés que s’ils ne reçoivent pas, dans un délai de trois mois, d’invitation à un entretien, cela signifiera qu’ils ont été exclus des étapes ultérieures de la procédure de recrutement.

● Des informations sur la procédure de recours figurent dans chaque avis de vacance depuis janvier 2009.

● Les candidats retenus sélectionnés pour un entretien reçoivent les informations pertinentes en temps utile. Les candidats non invités à une entrevue reçoivent, sur demande, des renseignements supplémentaires par téléphone, par courriel ou par lettre. Une telle pratique est similaire à celle appliquée dans d’autres agences de l’UE et est principalement due au personnel administratif limité et au grand nombre de demandes d’emploi. Cette politique est annoncée dans chaque avis de vacance.

À la lumière des mesures susmentionnées, FRONTEX considère que ses procédures de recrutement et ses communications avec les candidats sont conformes au code européen de bonne conduite administrative. Des informations générales sur l'état d'avancement des procédures de recrutement et de sélection sont fournies sur le site internet de Frontex [13] depuis juillet 2009. L’état d’avancement des procédures de recrutement en cours est décrit en fonction des différentes étapes de la procédure. Ces informations devraient permettre aux candidats de suivre leur candidature tout au long de la procédure.

Enfin, au cours du second semestre 2011, FRONTEX prévoit d'introduire l'outil de recrutement électronique. Cela facilitera encore plus la communication avec les demandeurs. L’outil introduira des processus automatisés liés à l’échange d’informations entre Frontex et les demandeurs, les informant de l’état d’avancement de leurs demandes. Après chaque étape du processus de recrutement, les candidats recevront, en temps utile, des messages pertinents contenant des informations sur les résultats de cette étape particulière.

La Médiatrice se félicite du suivi détaillé et constructif fourni par FRONTEX dans cette affaire.

Affaire 1302/2009/TS

Le plaignant dans l'affaire 1302/2009/TS a allégué que la Commission avait inutilement retardé la réponse aux demandes initiales d'accès à des documents et à des informations concernant les négociations commerciales UE-Inde, UE-ASEAN et UE-Corée et, ce faisant, violé le règlement (CE) no 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents [14].

Dans sa décision, le Médiateur a noté que le règlement (CE) n° 1049/2001 instaure une procédure en deux étapes pour le traitement des demandes. Si l'institution ne répond pas à une demande initiale dans un délai de 15 jours ouvrables, le demandeur a le droit de présenter une demande confirmative. Si la demande confirmative est rejetée ou si aucune réponse n’est reçue dans un délai de 15 jours ouvrables, le demandeur a le droit de saisir le Tribunal ou de déposer une plainte auprès du Médiateur européen. En l'espèce, le plaignant n'a pas présenté de demande confirmative, mais a choisi d'attendre la décision de la Commission sur les demandes initiales. Lors du traitement des demandes initiales, la Commission a informé le plaignant à plusieurs reprises que, en raison de leur complexité, celles-ci ne pouvaient pas être traitées dans les délais prévus par le règlement (CE) no 1049/2001. Étant donné que le plaignant a choisi de ne pas présenter de demande confirmative, alors qu'il était en droit de le faire, le Médiateur a conclu qu'au moment de l'enquête en cours, le plaignant était satisfait des explications de la Commission. Le Médiateur a donc estimé qu'aucune enquête supplémentaire n'était nécessaire.

Le Médiateur a toutefois noté que la Commission n'avait pas donné au plaignant d'indication sur le temps qu'il faudrait pour traiter les demandes initiales. La Médiatrice a estimé qu’il serait approprié que la Commission fournisse une telle indication dans les affaires futures, afin de permettre à un demandeur de prendre une décision en connaissance de cause quant au bien-fondé de la présentation immédiate d’une demande confirmative. Il a fait une autre remarque à cet égard.

Dans sa réponse, la Commission s'est félicitée de la décision du Médiateur et, en particulier, de sa reconnaissance de la complexité et de la portée étendue de la demande d'accès dans cette affaire. Elle a pris note de la remarque supplémentaire selon laquelle elle devrait informer le plaignant du temps nécessaire pour traiter les demandes initiales. Elle a confirmé que la DG Commerce, la direction générale en question, a désormais pris des mesures pour mieux informer les demandeurs. Conformément à l’article 6, paragraphe 3, qui dispose que «dans le cas d’une demande portant sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, l’institution concernée peut s’entretenir avec le demandeur de manière informelle, en vue de trouver une solution équitable», elle fixera des délais pour des solutions équitables et tiendra les demandeurs régulièrement informés, au moins une fois par mois. Il convient d'être aussi réaliste que possible lorsqu'il s'agit d'affaires complexes et volumineuses. La Commission a ajouté que la DG Commerce avait porté la conclusion du Médiateur à l'attention de l'encadrement supérieur et intermédiaire de la Commission.

Le Médiateur se félicite des mesures constructives prises par la Commission dans cette affaire, y compris sa décision d'attirer l'attention de la direction sur ses conclusions.

Affaire 1825/2009/IP

Le plaignant dans l'affaire 1825/2009/IP était un citoyen italien qui a écrit à l'unité Correspondance avec les citoyens du Parlement. Il a reçu un accusé de réception généré automatiquement l'informant que son message serait traité dès que possible. Lorsque le plaignant n'a pas reçu les informations qu'il avait demandées, il s'est adressé au Médiateur. Le Parlement a fourni au plaignant les informations qu'il recherchait au cours de l'enquête du Médiateur. Le Médiateur a donc conclu que le Parlement avait réglé l'affaire à la satisfaction du plaignant. Il fait toutefois la remarque suivante:

«Les principes de bonne administration exigent que les institutions fournissent aux citoyens des informations claires et sans ambiguïté. De l'avis du Médiateur, toute personne qui reçoit un accusé de réception similaire à celui reçu par le plaignant peut raisonnablement s'attendre à recevoir une réponse de l'institution. Une institution qui s’engage de manière aussi claire à répondre devrait en effet fournir une réponse au citoyen concerné.»

Le Parlement a informé le Médiateur des mesures qu'il avait adoptées en réponse à sa remarque. Ils peuvent être résumés comme suit:

● L’accusé de réception généré par le système et envoyé automatiquement dans le passé a été modifié afin de fournir des informations claires et sans ambiguïté aux citoyens. Les citoyens sont désormais informés des situations dans lesquelles, conformément à l’article 14, paragraphe 3, du code européen de bonne conduite administrative, ils ne peuvent pas recevoir de réponse.

● Depuis février 2011, les services compétents du Parlement disposent de nouveaux logiciels spécialement conçus pour répondre efficacement aux demandes des citoyens. Le nouveau logiciel permet une meilleure détection, surveillance et suivi des demandes répétitives.

● Des lignes directrices ont été élaborées et des formations organisées afin de renforcer les compétences du personnel en matière d’information des citoyens lorsqu’il s’agit d’enquêtes répétitives. En cas de questions peu claires, des informations et des éclaircissements supplémentaires sont systématiquement demandés aux citoyens.

● En cas de correspondance abusivement répétitive, le citoyen concerné recevra une lettre de «fin de correspondance» comprenant un résumé des réponses déjà fournies sur le même sujet, ainsi que la raison pour laquelle l’institution a décidé de mettre fin à la correspondance avec le citoyen en question.

La Médiatrice se félicite de l’adoption par le Parlement de mesures visant à améliorer le traitement de la correspondance des citoyens.

Affaire 182/2010/(AR)MHZ

Dans l’affaire 182/2010/(AR)MHZ, un agriculteur polonais s’est plaint auprès de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) que l’agence polonaise qui gère les subventions de l’UE accordées directement aux agriculteurs polonais dans le cadre de la politique agricole commune avait commis une fraude. L’OLAF a contacté les autorités polonaises pour demander des explications, mais n’a pas informé le plaignant de ses actions. Lorsqu'il l'a finalement fait, les lettres de l'OLAF ont été rédigées en polonais de telle sorte que les informations ont été déformées. La Médiatrice a critiqué l’OLAF à cet égard, affirmant que:

«Les principes de bonne administration exigent que, quelle que soit la langue officielle de l’UE utilisée, la correspondance adressée aux citoyens soit rédigée avec soin, clarté et de manière compréhensible. L'OLAF ne l'a pas fait dans ses lettres des 3 juillet et 27 octobre 2009, qu'il a adressées au plaignant en polonais."

L’OLAF a répondu que, de bonne foi et afin d’accélérer le processus, la traduction des lettres en question en polonais était effectuée en interne par un membre du personnel de l’OLAF qui est locuteur natif. À la suite de la remarque critique du Médiateur, l'OLAF a décidé d'envoyer toute la correspondance adressée aux citoyens à la direction générale de la traduction, soit pour une traduction officielle, soit pour un contrôle linguistique de sa traduction interne, à moins que la langue choisie pour la correspondance par le citoyen concerné ne soit l'une des langues de travail des institutions européennes ou la langue maternelle de l'auteur du document.

Le Médiateur se félicite qu'à la suite de son commentaire critique, l'OLAF ait introduit une nouvelle pratique administrative.

B. Autres affaires par institution

1. Le Parlement européen

Affaire 1953/2008/MF

Le dossier 1953/2008/MF a été déposé par un fonctionnaire du Parlement européen. En raison du handicap de son enfant, le plaignant a reçu la double allocation européenne pour enfant à charge prévue par le statut, ainsi qu’une allocation au niveau national. Le Parlement a estimé que les deux indemnités étaient de même nature et a déduit le montant de l’indemnité nationale de la double indemnité de l’Union. Quelques mois plus tard, la Cour de justice de l’Union européenne a jugé que les deux quotas n’étaient pas de même nature [15]. Sur la base de cet arrêt, le plaignant a demandé au Parlement de lui verser rétroactivement la double allocation pour enfant à charge. Le Parlement a refusé au motif que l’arrêt ne s’appliquait qu’aux parties à la procédure judiciaire.

Le Médiateur a estimé que, même si le Parlement n’était pas légalement tenu d’exécuter l’arrêt à l’égard de fonctionnaires se trouvant dans des circonstances similaires mais qui n’étaient pas parties à l’affaire, il n’était pas légalement empêché de le faire. Cela serait non seulement parfaitement légal, mais aussi conforme aux principes de bonne administration. Il a constaté un cas de mauvaise administration dans le refus du Parlement d'indemniser le plaignant pour la déduction illégale de la double allocation européenne pour enfant à charge. Le refus du Parlement a été aggravé par le fait que le plaignant lui a spécifiquement demandé d'attendre l'arrêt de la Cour avant de procéder à la déduction, mais le Parlement ne l'a pas fait. Le Médiateur a présenté un projet de recommandation en conséquence, que le Parlement a rejeté.

En réponse à la remarque critique du Médiateur, le Parlement a réitéré les arguments qu’il avait déjà avancés au cours de son enquête pour démontrer que, d’un point de vue administratif et juridique, le plaignant n’avait pas de droit valable à percevoir la double allocation pour enfant à charge sans déduction pendant une période antérieure à l’arrêt de la Cour. La Cour a elle-même souligné l'importance du respect des délais de recours et les conséquences du non-respect de ces délais. Le requérant n’a pas eu recours à la procédure de recours juridictionnel qui lui était ouverte pour contester la décision attaquée. En conséquence, le Parlement a considéré que cette décision était devenue définitive avec tous ses effets.

La Médiatrice regrette que le suivi du Parlement dans cette affaire continue de se concentrer sur le fait incontesté que le plaignant n'a aucun droit légal exécutoire de recevoir le paiement. Le Parlement n’a pas répondu à l’argument du Médiateur, à savoir qu’il n’existe aucun obstacle juridique à ce que le Parlement effectue le paiement et qu’il serait conforme aux principes de bonne administration de le faire.

Affaire 3289/2008/BEH

Dans l'affaire 3289/2008/BEH, un fonctionnaire a contesté la décision du Parlement sur les points de mérite au moyen d'une réclamation au titre de l'article 90, paragraphe 2, du statut. Il s’est ensuite plaint au Médiateur, qui a formulé la remarque critique suivante:

"Les principes de bonne administration exigent d ' éviter les situations où l ' on a l ' impression qu ' une personne ou une autorité appelée à se prononcer sur une question pourrait être perçue comme partiale. Toutefois, ce risque existe clairement lorsque la personne ou l’autorité saisie d’une réclamation au titre de l’article 90, paragraphe 2, contre une décision a été étroitement associée à l’adoption de cette même décision. Un fonctionnaire destinataire d'une telle décision pourrait avoir des raisons légitimes de douter que sa réclamation au titre de l'article 90, paragraphe 2, ait été correctement traitée.

En l’espèce, le secrétaire général a statué sur la réclamation au titre de l’article 90, paragraphe 2, introduite par le plaignant contre la décision de ne lui attribuer que deux points de mérite, même si sa décision antérieure de ne pas mettre un troisième point de mérite de sa réserve à la disposition du plaignant a largement déterminé ladite décision. Le Secrétaire général aurait donc dû laisser la décision au Président du Parlement. Le fait que le secrétaire général ait statué sur la réclamation introduite par le plaignant au titre de l’article 90, paragraphe 2, constituait un cas de mauvaise administration.»

Le Parlement a maintenu sa position dans sa réplique et, à l’appui, s’est référé à l’affaire 101/79, Vecchioli/Commission [16]. Commentant les conclusions de l'avocat général Légér dans l'affaire C-185/95 P, Baustahlgewebe [17], ainsi que la jurisprudence de la CEDH en matière d'impartialité, toutes deux mentionnées dans la décision du Médiateur, le Parlement a fait valoir, en substance, que ces affaires concernaient des exigences juridiques applicables aux juridictions, mais pas aux procédures de recours administratif. Le Parlement a également déclaré que toute décision finale prise dans le cadre de la procédure de réclamation administrative reste soumise au contrôle juridictionnel du Tribunal de la fonction publique. Elle a enfin fait valoir qu'avant la signature de la décision, le service juridique du Parlement avait été consulté.

Le Médiateur note que, dans sa réponse, le Parlement n’a pas formulé d’observations sur l’objectif de ses règles internes concernant la compétence pour statuer sur une plainte au titre de l’article 90, paragraphe 2. Au lieu de cela, elle s’est fondée sur l’arrêt Vecchioli. Il est douteux que cet arrêt puisse éventuellement être invoqué pour remettre en cause les conclusions du Médiateur, étant donné que, comme l'a fait valoir le Parlement lui-même, la présente affaire portait sur la question de savoir si la participation d'un membre individuel de la Commission au processus décisionnel collectif de la Commission concernant une plainte au titre de l'article 90, paragraphe 2, était légale. En l’espèce, il est clair qu’un secrétaire général qui statue sur une réclamation au titre de l’article 90, paragraphe 2, ne participe pas à la prise de décision collective. La décision du Médiateur concernait une situation dans laquelle la personne qui avait traité une réclamation au titre de l'article 90, paragraphe 2, contre une décision était étroitement associée à l'adoption de cette même décision. Dans une telle situation, il semblerait difficile de voir à quelle fin l'introduction d'une réclamation au titre de l'article 90, paragraphe 2, pourrait servir. En outre, la manière dont la consultation du service juridique du Parlement aurait pu répondre aux préoccupations soulevées dans la décision du Médiateur n'est pas claire.

Le Médiateur regrette que la réponse du Parlement dans cette affaire soit défensive et ne saisisse pas l'occasion d'améliorer la qualité de son administration à l'avenir. La réticence du Parlement à dialoguer avec le Médiateur sur cette question rend cet échec d'autant plus regrettable.

Affaire 885/2009/MF

Dans l’affaire 885/2009/MF, le Médiateur a émis une autre remarque dans laquelle il encourageait le Parlement à explorer toutes les possibilités d’aider le plaignant dans ses relations avec les autorités françaises afin que la période pendant laquelle il travaillait pour l’institution puisse être prise en compte dans le calcul de ses droits à pension. Le plaignant, qui a été employé par le Parlement en tant qu'agent auxiliaire pendant les sessions à Strasbourg de 1977 à 1981, alléguait que le Parlement n'avait pas fourni de fondement juridique pour ne pas verser de cotisations en son nom au régime national de pension français. Il a affirmé que le Parlement devrait l'aider dans ses efforts pour obtenir la coopération des autorités françaises afin de payer les cotisations de retraite correspondant au temps qu'il a travaillé pour le Parlement.

Dans sa réponse, le Parlement a informé le Médiateur que, comme indiqué dans son avis, il avait déjà invité le plaignant à contacter le cabinet du secrétaire général afin de clarifier son cas. Toutefois, le plaignant n'avait pas encore fait usage de cette possibilité. Le Parlement a néanmoins déclaré que si le plaignant était disposé à discuter de sa situation, le service compétent serait à sa disposition.

La Médiatrice se félicite de la réponse positive du Parlement à la remarque complémentaire dans cette affaire.

2. La Commission européenne

Affaire 2904/2005/(TN)FOR

L'affaire 2904/2005/(TN)FOR résultait d'une affaire antérieure portée devant le Médiateur concernant le refus de la Commission européenne de permettre au plaignant de repasser un examen oral dans le cadre d'un concours interne. Bien que le Médiateur ait conclu que cela ne violait aucune règle ou principe contraignant, il a déclaré que, pour des raisons de bonne conduite administrative, la Commission devrait inclure une clause dans les futures invitations à des examens oraux informant les candidats de la possibilité, dans des circonstances exceptionnelles, de modifier une date d’examen.

Le plaignant a ensuite présenté une demande d'indemnisation à la Commission et s'est adressé au Médiateur concernant le traitement de cette demande par la Commission. Bien que le Médiateur n'ait pas estimé que la responsabilité non contractuelle de la Commission était fondée, il a estimé que la mauvaise administration constatée dans la première affaire avait entraîné un certain préjudice moral. Par conséquent, il a estimé que la Commission aurait dû envisager de verser au plaignant une indemnité à titre gracieux. La Commission a refusé. Le Médiateur a clôturé l'affaire par une remarque critique, concluant que la Commission n'avait pas traité correctement la demande d'indemnisation du plaignant. Le Médiateur a également regretté que la Commission ait refusé de traiter ses arguments et d'engager un véritable dialogue avec lui au sujet de son évaluation de l'affaire.

Dans le prolongement de cette remarque critique, la Commission a rappelé sa position selon laquelle "un paiement à titre gracieux n'est recommandé qu'en cas de conflit entre une obligation morale et une impossibilité juridique". Ce n'était pas le cas en l'espèce, a-t-il déclaré. Elle a souligné qu’elle avait amélioré l’information des candidats selon laquelle ils peuvent, sous certaines conditions, reporter les épreuves d’un concours, lorsqu’ils en sont empêchés en premier lieu pour des raisons médicales. Il a également réaffirmé que sa «politique constante» consiste à engager un dialogue constructif avec le Médiateur.

La Médiatrice regrette que la Commission n’ait pas saisi l’occasion de l’enquête de la Médiatrice pour parvenir à la clôture dans cette affaire.

Affaire 1528/2006/(GG)(WP)VL

L'affaire 1528/2006/(GG)(WP)VL concernait le traitement par la Commission d'une plainte pour infraction concernant la régénération d'huiles usagées. La Médiatrice a formulé la remarque critique suivante:

"La Commission a décidé de rejeter la plainte déposée en 2002, dans laquelle le plaignant alléguait que l'Allemagne ne s'était pas conformée à l'article 3, paragraphe 1, de la directive 75/439 [18]. C'est en dépit du fait que l'Allemagne a maintenu une exonération fiscale pour l'utilisation d'huiles usagées comme combustible que la Cour de justice a déclaré contraire à l'esprit de l'article 3, paragraphe 1, de la directive 75/439 et à l'objectif que cette disposition était censée atteindre. Dans son projet de recommandation, le Médiateur a estimé que, à la lumière de l'arrêt rendu dans l'affaire C-102/97, la Commission n'avait pas fourni d'explication satisfaisante pour démontrer l'exactitude de son point de vue selon lequel l'Allemagne avait correctement mis en œuvre la directive 75/439.

Dans son avis circonstancié, afin de justifier sa position, la Commission s’est référée à ses pouvoirs discrétionnaires dans ce domaine et a fait valoir, pour la première fois, que la directive 75/439 et la priorité de régénération qu’elle établit seraient abrogées par la directive 2008/98, qui doit être mise en œuvre par les États membres d’ici décembre 2010. Le Médiateur estime toutefois que les pouvoirs discrétionnaires dont dispose la Commission dans ce domaine ne sauraient être interprétés de manière à lui donner le droit de s'abstenir de remplir son rôle de gardienne des traités en n'exécutant pas une obligation juridique spécifique bien avant que la validité de cette dernière n'ait pris fin et que l'obligation elle-même n'ait été abrogée. La Médiatrice estime en outre que les plaignants ont le droit d’être informés des raisons qui conduisent la Commission à rejeter une plainte et à clore une procédure d’infraction. Ces motifs doivent non seulement être corrects, mais ils doivent également être clairs et non équivoques. Le Médiateur rappelle que la raison avancée par la Commission pour rejeter la plainte était que l'Allemagne avait correctement mis en œuvre la directive 75/439. La Médiatrice estime donc que la Commission ne peut plus se fonder sur la modification de la législation intervenue entre-temps pour justifier sa décision de rejeter la plainte pour infraction du plaignant, étant donné qu'elle n'a pas invoqué ce motif lors de l'adoption de cette décision."

Dans sa réponse, la Commission maintenait son point de vue selon lequel l'Allemagne avait correctement mis en œuvre la directive et suggérait que la référence à l'abrogation de la directive 75/439 devait être comprise comme une information contextuelle. Cette dernière n’a pas affecté sa conclusion selon laquelle la mise en œuvre allemande était, en soi, satisfaisante. Elle a insisté sur le fait qu’elle avait donné au plaignant des raisons complètes et claires de clore la plainte pour infraction et qu’elle avait traité la plainte conformément à son code de bonne conduite administrative et à toutes les règles de procédure applicables.

D’un point de vue général, sur la base de l’article 258 TFUE et de la jurisprudence constante de la Cour de justice, la Commission a rappelé qu’elle disposait d’un très large pouvoir d’appréciation quant à l’utilisation ou non de ses pouvoirs d’exécution. Elle doit être en mesure d’évaluer si le lancement d’une procédure d’infraction est proportionné à l’objectif de rétablir le respect du droit de l’Union. En ce qui concerne les autres États membres, comme l’a mentionné le plaignant dans la présente affaire, la Commission n’a pas compris en quoi l’ouverture d’une procédure d’infraction pour violation théorique d’une obligation légale, qui était sur le point de disparaître, constituait une utilisation proportionnée de ses ressources limitées.

La Médiatrice note avec satisfaction que la Commission a précisé qu’elle ne s’était pas fondée sur la future modification de la loi pour justifier sa position concernant la plainte pour infraction. Le Médiateur regrette toutefois que la Commission n'ait pas fourni d'explication convaincante de son point de vue selon lequel la transposition allemande de la directive 75/439 était correcte.

Affaire 3307/2006/(PB)JMA

L'affaire 3307/2006/(PB)JMA concernait le traitement par la Commission d'une plainte pour infraction relative à l'interdiction autrichienne des animaux sauvages dans les cirques. La Commission a indiqué que, en clôturant la procédure d’infraction, elle avait fait usage de son pouvoir discrétionnaire. Elle a en outre fait valoir que les questions relatives au bien-être des animaux ne devraient pas être tranchées au niveau de l'UE, mais devraient plutôt être laissées à l'appréciation des États membres. La Médiatrice a compris que la décision de la Commission de classer l’affaire, indépendamment de l’existence éventuelle d’une infraction au droit de l’Union, était une décision prise pour des motifs politiques et a accepté que la Commission puisse choisir d’exercer son pouvoir d’appréciation en décidant d’abandonner une enquête avant qu’elle ne soit achevée et avant qu’elle n’ait pris une décision sur la question de savoir si un État membre enfreint le droit de l’Union. Compte tenu de ces considérations, le Médiateur n'a pas jugé justifié d'enquêter plus avant sur l'allégation du plaignant selon laquelle la Commission devrait réexaminer la plainte pour infraction. Toutefois, il estime nécessaire de clore l’enquête par une remarque critique en ce qui concerne le raisonnement avancé par la Commission pour justifier la clôture de l’affaire. La remarque critique se lisait comme suit:

«La déclaration utilisée par la Commission pour justifier sa position politique en l’espèce, à savoir que «les questions de bien-être animal sont mieux laissées aux États membres», semble équivaloir à reconnaître que, dans toutes les questions concernant le bien-être animal, la Commission est prête à renoncer à son rôle de gardienne des traités. Une telle déclaration ne respecte pas l’obligation de fournir des raisons correctes, claires et compréhensibles pour justifier l’exercice du pouvoir discrétionnaire de la Commission de clore une enquête sur une plainte pour infraction. Il s’agissait d’un cas de mauvaise administration.»

La Commission a répondu qu'elle ne partageait pas l'avis du Médiateur selon lequel il y avait un cas de mauvaise administration dans la motivation de sa position. Elle a considéré qu’elle avait informé le plaignant de manière claire et non équivoque des raisons pour lesquelles l’institution avait clôturé l’affaire. La Commission a souligné que la conclusion tirée par ses services dans cette affaire ne concernait pas les questions de bien-être animal en général, mais la protection des animaux sauvages dans les cirques. Il a été décidé que cette question très particulière devrait être laissée exceptionnellement aux États membres. Il a considéré que l'allégation du Médiateur selon laquelle il avait renoncé à son rôle dans un domaine entier n'était pas fondée.

La Médiatrice regrette que la Commission maintienne son avis selon lequel l’explication qu’elle a fournie dans l’exercice de son pouvoir d’appréciation pour clore la procédure d’infraction en question était suffisante.

Affaire 3699/2006/ELB

L'affaire 3699/2006/ELB concernait le refus de la Commission de faire droit à une demande d'accès du public à des documents visés dans une décision de la Commission en matière de droit de la concurrence. Les plaignants souhaitaient utiliser les documents dans le cadre d'une action en dommages et intérêts intentée devant une juridiction nationale contre la société que la Commission avait jugée contraire au droit de la concurrence de l'UE. La Médiatrice a demandé à la Commission de mettre en balance l’intérêt public à la divulgation et la protection des objectifs d’une enquête et des intérêts commerciaux, raisons invoquées par la Commission pour justifier son refus d’accorder l’accès. Dans ce contexte, il a demandé à la Commission d’examiner s’il serait dans l’intérêt public de divulguer des documents si, en conséquence, l’effet dissuasif du droit de la concurrence de l’Union était renforcé en facilitant l’introduction d’actions en dommages et intérêts devant les juridictions nationales. La Commission a procédé à la mise en balance, mais n’était pas d’accord, en principe, sur le fait que la divulgation des documents en l’espèce était dans l’intérêt public.

Le Médiateur n’a constaté aucun cas de mauvaise administration. Toutefois, dans une autre remarque, il a souligné que la Commission pourrait promouvoir l’intérêt public à l’application privée en indiquant, lorsqu’elle répond à une demande d’accès au titre du règlement (CE) no 1049/2001 à des documents figurant dans les dossiers de la Commission relatifs à la concurrence, i) qu’en vertu de l’article 15 du règlement (CE) no 1/2003 ^[19], les juridictions nationales sont habilitées à demander des documents à la Commission aux fins de l’application des articles 101 et 102 TFUE et ii) si les documents en question pourraient être pertinents pour les actions en dommages et intérêts devant les juridictions nationales.

La Commission a répondu qu'elle se conformerait à la remarque complémentaire du Médiateur au cas par cas s'il était correct et utile de renvoyer la requérante à la procédure prévue à l'article 15 du règlement (CE) n° 1/2003. Il serait réticent à renvoyer systématiquement les demandeurs d’accès aux dossiers de concurrence à cette procédure, étant donné que l’application de cette disposition exige qu’une affaire soit déjà pendante devant une juridiction nationale. En outre, ce n’est pas la seule option ou l’option privilégiée pour les demandeurs de dommages, car ils peuvent, en vertu des règles de procédure des juridictions nationales, avoir la possibilité d’ordonner à l’autre partie de soumettre les documents. Plus généralement, la Commission a indiqué que, lorsqu'elle a l'intention de rejeter une demande d'accès à des documents au titre du règlement (CE) n° 1049/2001, mais considère qu'il peut exister un autre moyen de satisfaire la demande du demandeur, elle en informe celui-ci. Cette pratique ne se limite pas aux affaires de concurrence.

En ce qui concerne la seconde partie de la remarque complémentaire, la Commission a indiqué qu’elle ne considère pas pouvoir donner une indication quant à la pertinence des documents qu’elle détient pour un recours en indemnité. L'enquête de la Commission dans les affaires de concurrence vise principalement à établir l'existence d'un comportement anticoncurrentiel. Il ne contient pas nécessairement une analyse détaillée des dommages causés par un tel comportement. Par conséquent, les documents détenus par la Commission ne sont pas toujours la meilleure source pour calculer les dommages et pour étayer des demandes concrètes d’indemnisation. Dans de nombreux cas, cela ne peut être déduit que des documents des entreprises qui ont enfreint les règles de concurrence qui ne sont pas en possession de la Commission. En outre, la pertinence des documents pour des actions en dommages et intérêts spécifiques dépend en grande partie des règles de collecte des preuves et des exigences en matière d’établissement des faits qui s’appliquent en vertu du droit national. Enfin, en tant qu’autorité publique chargée de l’application de la législation, la Commission doit rester neutre dans les actions civiles et ne doit pas être perçue comme favorisant l’une des parties dans de telles actions.

La Commission a néanmoins précisé qu’elle réfléchissait actuellement à une politique en ce qui concerne les actions en dommages et intérêts en cas d’infraction aux articles 101 et 102 du TFUE.

Le Médiateur se félicite de l'engagement constructif de la Commission avec lui sur les questions soulevées dans cette affaire.

Affaire 355/2007/(TN)FOR

Dans l’affaire 355/2007/(TN)FOR , la Médiatrice a reproché à la Commission d’avoir manqué aux obligations qui lui incombent en vertu de l’article 4, paragraphe 5, du règlement (CE) no 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents [20]. Il a constaté que la Commission n’avait pas vérifié, dans le cadre d’un véritable dialogue avec les autorités espagnoles, qu’il existait des motifs suffisants pour appliquer aux documents en question l’exception pertinente, à savoir l’article 4, paragraphe 2, deuxième tiret, relatif aux procédures juridictionnelles et aux avis juridiques. Les documents ont été demandés par une fédération d'organisations environnementales et concernaient la décision de la Commission de considérer qu'un projet de port industriel à Granadilla, Tenerife, était conforme aux règles environnementales de l'UE. L'Espagne a demandé à la Commission de ne pas divulguer les documents qu'elle estimait provenir des autorités espagnoles.

Dans sa réponse de suivi, la Commission a indiqué qu’elle avait à présent reçu une nouvelle demande d’accès aux mêmes documents de la part d’un autre demandeur. Elle a donc recommencé à dialoguer avec les autorités espagnoles afin de déterminer si l’exception pertinente s’applique toujours. Elle a déclaré que si elle décidait de divulguer les documents, elle en informerait le Médiateur et en fournirait également des copies au plaignant dans cette affaire.

Le Médiateur continue de considérer que, pour les raisons exposées dans sa décision, le refus initial de donner accès aux documents en question n’était pas justifié. Il encourage la Commission à tenir compte de l'analyse du Médiateur dans le traitement de la nouvelle demande.

Affaire 438/2007/(TN)RT

Dans l’affaire 438/2007/(TN)RT, le plaignant a allégué que la Commission avait agi de manière illégale et discriminatoire dans une affaire contractuelle. Le Médiateur a reproché à la Commission de ne pas avoir avancé de raisons suffisamment convaincantes pour lesquelles le marché en cause en l’espèce n’était pas un marché public au sens du règlement financier. Elle n’aurait pas non plus justifié sa décision de sélectionner le nouveau fournisseur sans procéder à un appel d’offres approprié.

La Commission a envoyé au Médiateur une réponse très détaillée, dans laquelle elle faisait référence à la complexité de l’affaire, fournissait des explications supplémentaires sur l’ensemble des faits qu’elle contestait et insistait sur le fait qu’elle n’avait pas agi illégalement [21]. Dans le même temps, elle a informé le Médiateur des mesures suivantes qu’elle envisageait de prendre pour remédier aux problèmes recensés dans cette affaire:

● Les documents contractuels relatifs à l’acquisition de produits gratuits (tels que les licences logicielles pour certains logiciels libres) devraient toujours être clairement étiquetés, afin de ne laisser aucun doute sur ce que l’acquisition couvre réellement.

● La Commission envisage la possibilité de documenter certains dossiers impliquant le choix et l’acquisition de plateformes logicielles avec services associés selon les formalités prévues par le règlement financier, même dans les cas où l’acquisition peut avoir lieu au moyen d’un contrat-cadre déjà existant qui est lui-même le résultat d’un appel d’offres ouvert. Dans de tels cas, l’ordonnateur pourrait, par exemple, nommer un comité d’évaluation, exiger de celui-ci un rapport d’évaluation et adopter une décision d’attribution au titre des articles 146 et 147 des modalités d’exécution du règlement financier.

La Commission a conclu que ses services chargés de ce dossier procéderaient à une évaluation plus approfondie de ces propositions et publieraient des lignes directrices appropriées.

Le Médiateur salue le suivi constructif de la Commission, qui envisage des mesures destinées à améliorer la transparence du processus de sélection des logiciels libres.

Affaire 671/2007/PB

L’affaire 671/2007/PB concernait une demande d’accès, au titre du règlement (CE) no 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents [22], à certains documents liés aux appels d’offres émanant de l’Agence européenne pour la reconstruction (AER). Le Médiateur a noté que le résultat insatisfaisant dans cette affaire, à savoir l'incapacité de la Commission à identifier ou à trouver les documents concernés après la fermeture de l'Agence, semblait, au moins en partie, être dû à une tenue inadéquate des dossiers. Dans sa remarque complémentaire, il a rappelé à la Commission la déclaration que le Parlement, le Conseil et lui-même avaient publiée en 2001, selon laquelle "les agences et organes similaires" devraient avoir des règles d ' accès à leurs documents qui soient conformes à celles du règlement (CE) n° 1049/2001. L’article 11 du règlement prévoit la création d’un registre public des documents. Il n'est pas clair dans quelle mesure le Parlement, le Conseil et la Commission ont gardé un œil sur la mesure dans laquelle cet aspect du règlement a été mis en œuvre par les agences. Le Médiateur a donc demandé à la Commission de lui fournir toute information qu ' elle pourrait avoir concernant l ' existence de registres publics dans les "agences et organes similaires créés par le législateur".

Dans sa réponse, la Commission a indiqué qu'elle partageait les préoccupations du Médiateur concernant la tenue de registres et la traçabilité des documents. En l’espèce, la difficulté d’identifier les documents pertinents était principalement due à une gestion inadéquate des documents. Même en l’absence de registres publics, une tenue de registres appropriée aurait permis à l’AER et, par la suite, à la Commission d’identifier les documents pertinents. En outre, une gestion adéquate des documents est une condition préalable à la mise en place de registres publics, a-t-il déclaré.

En ce qui concerne la mise en œuvre de l'article 11 par les agences, la Commission a noté que toutes les agences, tant réglementaires qu'exécutives, ont publié des documents clés sur leurs sites web. Dans un certain nombre de cas, ils fournissent également des écrans de recherche permettant aux utilisateurs de rechercher d’autres documents. Certains organismes exploitent des bases de données accessibles au public qui peuvent être consultées au moyen de liens affichés sur leurs pages Web.

Enfin, la Commission a rappelé que l’objectif de l’article 11 est de permettre au public d’identifier les documents susceptibles de l’intéresser. La Commission estime que toutes les agences se conforment aux obligations qui leur incombent en vertu de cette disposition en informant le public de leurs activités et en le sensibilisant aux informations et aux documents qu’elles détiennent. En outre, en rendant les documents clés directement accessibles sur leurs sites web, les agences respectent également l’article 12 du règlement.

Le Médiateur se félicite de l'engagement constructif de la Commission avec lui dans cette affaire.

Affaire 2115/2007/FOR

La plainte 2115/2007/FOR a été déposée par une organisation britannique et irlandaise représentant les agriculteurs, qui alléguait que la Commission s’était abstenue d’interdire les importations de viande bovine dans l’UE en provenance du Brésil, malgré les éléments de preuve obtenus en mars 2007 selon lesquels ces importations présentaient des risques, dus notamment à la fièvre aphteuse, qui affecte certains animaux tels que les bovins. Au cours de l’enquête, le plaignant a formulé une allégation supplémentaire, à savoir que la Commission, après avoir reçu le rapport d’une mission effectuée en novembre 2007 au Brésil par son Office alimentaire et vétérinaire, n’avait pas agi de manière raisonnable et proportionnée pour faire face à la menace pour la santé animale et publique que représentaient les importations de viande bovine en provenance du Brésil.

Le Médiateur n'a constaté aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne la décision de la Commission de procéder à des vérifications supplémentaires plutôt que d'imposer une interdiction. En ce qui concerne l’allégation supplémentaire, le Médiateur n’a pas non plus considéré que la Commission avait commis une erreur manifeste en imposant des conditions spécifiques, plutôt qu’une interdiction totale. Ces conditions imposaient essentiellement aux autorités brésiliennes de mettre en place un système d ' élevages bovins agréés qui créerait un "système fermé" pour les exportations vers l ' UE. Le Médiateur a toutefois reproché à la Commission de ne pas avoir suffisamment justifié les raisons pour lesquelles, entre le 1er février 2008 et le 15 mars 2008, elle a autorisé l'importation dans l'UE de lots de viande bovine en provenance du Brésil, alors que toutes les exploitations d'où provient cette viande bovine n'avaient pas fait l'objet d'un audit et d'une inspection conformes aux exigences que la Commission jugeait nécessaires pour éliminer les risques pour la santé animale. Il fait également observer que la Commission devrait continuer à effectuer des missions régulières dans les pays tiers aux fins de la réalisation de contrôles systématiques.

Dans sa réponse, la Commission a réitéré les arguments qu'elle avait avancés au cours de l'enquête de la Médiatrice, selon lesquels elle agissait conformément aux engagements pris au niveau international en matière de bonnes pratiques commerciales. Encore une fois, le Médiateur ne trouve pas cette explication, en soi, très convaincante.

La Commission a toutefois ajouté un argument supplémentaire, à savoir que le blocage des lots de viande bovine produits avant l’entrée en vigueur des nouvelles exigences et se rendant dans l’Union aurait été une mesure disproportionnée et aurait créé des problèmes juridiques très complexes, étant donné que les opérateurs pouvaient prétendre que la viande bovine en question était certifiée conformément aux exigences existantes de l’Union lorsqu’elle était expédiée du Brésil et que tout rejet serait donc illégal. Le Médiateur estime que cette considération n'est pas dénuée de fondement. Il ne pouvait être exclu que les importateurs puissent contester l’application du règlement à leur égard ou exiger des dommages-intérêts. Dès lors, il est raisonnable de considérer que la Commission a désormais dûment justifié les raisons pour lesquelles elle a pris les mesures transitoires.

En ce qui concerne la remarque complémentaire du Médiateur, la Commission a indiqué qu'entre janvier 2007 et octobre 2010, 32 inspecteurs au total ont effectué neuf missions d'inspection vétérinaire au Brésil sur la production de viande bovine destinée à l'UE et couvrant les contrôles zoosanitaires et de santé publique en place. La Commission a assuré à la Médiatrice qu'un niveau élevé de vigilance en ce qui concerne les importations en provenance de pays tiers de produits animaux, y compris de viande bovine, restait en place afin d'assurer un niveau de protection équivalent à celui qui est prévu au sein de l'UE.

Le Médiateur se félicite des informations supplémentaires fournies par la Commission en réponse à ses remarques critiques et complémentaires dans cette affaire.

Affaire 2502/2007/RT [23]

Dans l'affaire 2502/2007/RT, le Médiateur a reproché à la Commission de ne pas avoir accordé un accès complet aux documents relatifs aux émissions de dioxyde de carbone des voitures. Cela faisait suite à une plainte d'une organisation non gouvernementale. En rejetant la demande d’accès, la Commission a fait valoir que la divulgation des documents porterait atteinte à son processus décisionnel relatif à l’adoption d’une proposition de règlement établissant des normes de performance en matière d’émissions pour les voitures particulières neuves.

Dans sa réponse de suivi, la Commission a rappelé que les documents étaient des notes d’information destinées au vice-président Verheugen, rédigées en vue de réunions avec des interlocuteurs extérieurs. Ils contenaient des faits, mais aussi des recommandations sur la position à adopter par le commissaire et des points dits défensifs, lui permettant de répondre à d'éventuelles critiques de ses homologues. Par définition, les briefings sont des documents à usage interne; elles sont rédigées dans le seul but de fournir à un commissaire tous les éléments dont il peut avoir besoin pour défendre une position vis-à-vis de ses homologues. La Commission a souligné qu’elle avait réexaminé sa décision de ne pas accorder l’accès aux documents, en tenant compte du fait que le règlement en question a été adopté entre-temps. Elle a souligné qu'elle avait accordé un accès complet à sept séances d'information et un accès très large et partiel à cinq autres, avec des suppressions très limitées. Certains paragraphes ont été supprimés car ils reflétaient des discussions internes et contenaient des informations détaillées sur les points de vue divergents de deux directions générales. Un autre paragraphe a été supprimé car il était de nature purement spéculative. La Commission a conclu que, selon elle, elle avait accordé l'accès le plus large possible aux briefings demandés par le plaignant.

La Médiatrice regrette que la Commission n’ait pas accordé un accès complet aux documents en question dans cette affaire.

Affaire 2834/2007/BEH

Dans l’affaire 2834/2007/BEH, la Médiatrice a relevé des cas de mauvaise administration liés à un audit effectué par la Commission à la suite d’une recommandation de la Cour des comptes européenne (CCE). Il formule la remarque critique suivante:

"Les principes de bonne administration imposent aux institutions de l'Union de prendre des mesures dans un délai raisonnable si, à la suite de l'apparition de nouveaux éléments de preuve, elles estiment qu'une telle action est nécessaire. En l’espèce, la Commission n’a pas donné suite à la recommandation de la Cour dans un délai raisonnable. Cela constitue un cas de mauvaise administration.

La Commission aurait dû prendre des mesures adéquates pour veiller à ce que le plaignant reçoive une copie du rapport d’audit préliminaire en langue allemande. À tout le moins, elle aurait dû fournir au plaignant une traduction en allemand. Cette omission constitue un cas de mauvaise administration de la part de la Commission.

La Commission n’a pas suffisamment expliqué pourquoi un audit de quatre jours était proportionné en l’espèce. Cela constitue un autre cas de mauvaise administration.

Le fait que la Commission n’ait pas motivé sa décision de lancer un audit constitue un autre cas de mauvaise administration.»

La Commission a fait valoir que l’audit en cause présentait un certain nombre de caractéristiques exceptionnelles et n’était pas représentatif de sa politique régulière de contrôle ex post. La politique régulière prévoyait que les entités auditées soient informées des audits en temps utile et informées des raisons, des modalités et de la portée de la visite d’audit. Les exigences linguistiques spécifiques qui peuvent survenir "dans des circonstances très exceptionnelles" sont traitées sur une base ad hoc en vue de trouver une solution mutuellement satisfaisante.

En ce qui concerne la présente affaire, la Commission a informé le Médiateur que la version originale en langue anglaise du rapport d’audit final avait été envoyée au bénéficiaire le 4 décembre 2009; une traduction en allemand a été envoyée le 18 mars 2010. Afin de respecter les droits de la défense du plaignant, ce dernier a été invité à commenter les conclusions de l'audit dans un délai de 40 jours à compter de la réception du rapport d'audit en allemand. Étant donné que le plaignant n'a présenté aucun élément ou document nouveau, la Commission l'a informé, le 24 juin 2010, de sa décision de recouvrer les fonds indûment versés, comme établi dans le rapport d'audit.

Enfin, la Commission a souligné qu'elle avait pris bonne note des conclusions du Médiateur concernant ce cas particulier et a confirmé que ses procédures standard étaient conformes aux exigences de bonne conduite administrative.

Le Médiateur se félicite de l’assurance donnée par la Commission que ses procédures standard sont conformes à ses conclusions dans cette affaire.

Affaire 3163/2007/(BEH)KM

Dans l’affaire 3163/2007/(BEH)KM , un journaliste allemand a soulevé un certain nombre de questions de procédure concernant l’application par la Commission du règlement (CE) no 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents [24]. La Médiatrice a clôturé l’affaire par deux remarques critiques. Il a estimé que la Commission n'avait pas indiqué de raison valable pour prolonger le délai de traitement de la demande confirmative du plaignant. Il a également estimé que la Commission aurait dû transmettre la demande initiale d'accès du plaignant à son secrétariat général ou, à tout le moins, informer le plaignant de l'endroit où il devait introduire sa demande.

Dans sa réponse de suivi à la première remarque critique du Médiateur, la Commission a reconnu qu'elle aurait économisé du temps et des efforts si elle avait soit rejeté la demande du plaignant au motif que le document demandé n'existait pas, soit demandé au plaignant s'il souhaitait avoir accès au projet ou à la version finale du document concerné. Elle a ajouté qu'elle avait agi comme elle l'avait fait parce qu'elle voulait donner au plaignant le plus large accès possible à ses documents. En ce qui concerne la deuxième remarque, la Commission a expliqué que la première personne à qui le plaignant a envoyé sa demande d’accès l’a interprétée comme une demande d’informations et a répondu rapidement. Toutefois, la Commission reconnaît que la demande aurait dû être identifiée comme une demande d’accès à des documents à un stade plus précoce et transmise au secrétariat général. Elle a présenté ses excuses pour le traitement inadéquat de la demande. Elle a ajouté qu’il ne devrait pas être nécessaire pour un demandeur d’étiqueter clairement sa demande comme une demande au titre du règlement (CE) no 1049/2001 – le personnel de la Commission devrait reconnaître ces demandes et les traiter en conséquence.

La Commission a informé le Médiateur que le règlement (CE) n° 1049/2001 était désormais inclus dans sa formation destinée aux fonctionnaires nouvellement recrutés et que le secrétariat général organisait des formations mensuelles sur le règlement, ainsi que des sessions de sensibilisation spécifiques.

Le Médiateur se félicite des mesures prises par la Commission, notamment en ce qui concerne ses initiatives en matière de formation, qui devraient améliorer les choses pour l'avenir.

Affaire 676/2008/RT [25]

Dans l’affaire 676/2008/RT, le Médiateur a reproché à la Commission de ne pas avoir dûment justifié les raisons pour lesquelles elle refusait l’accès dans son intégralité à trois lettres envoyées par Porsche AG à l’ancien vice-président Verheugen. Une organisation non gouvernementale a demandé à la Commission l'accès aux informations et documents relatifs aux réunions tenues entre la Commission et les représentants des constructeurs automobiles, au cours desquelles l'approche de la Commission en matière d'émissions de dioxyde de carbone des voitures a été discutée. La Commission n’a accordé qu’un accès partiel aux documents demandés. Elle a refusé d'accorder l'accès aux trois lettres, faisant valoir que leur divulgation porterait atteinte à la protection des intérêts commerciaux de Porsche AG.

Dans sa décision clôturant l’affaire, le Médiateur a estimé que la Commission n’avait pas fourni d’explications supplémentaires convaincantes concernant les faits individuels de l’affaire pour justifier sa décision de ne donner qu’un accès partiel aux documents concernés. Il a fait une remarque critique.

Dans sa réponse, la Commission a informé le Médiateur qu'elle avait reçu une nouvelle demande d'accès complet aux trois lettres de Porsche AG, présentée par un autre requérant. La Commission a réexaminé sa décision d'accorder un accès partiel et, après avoir consulté Porsche AG, elle a décidé de divulguer les trois lettres dans leur intégralité. La Commission ayant communiqué les trois lettres à la seconde requérante, elle a également envoyé des copies complètes de ces lettres au plaignant. La Commission a également souligné que les lettres sont désormais dans le domaine public et accessibles à tout autre membre du public demandant à y avoir accès.

Le Médiateur est heureux de constater que les lettres en cause dans cette affaire ont maintenant été divulguées dans leur intégralité.

Affaire 865/2008/OV

L'affaire 865/2008/OV concernait une réduction de 10 % en 2007 du nombre de jours de pêche attribués à une catégorie spécifique de navires pêchant le cabillaud dans l'ouest de l'Écosse. Le plaignant, représentant les pêcheurs de cette zone, a allégué que la réduction résultait d'une erreur commise par la Commission dans un document officieux, qui a servi de base aux discussions sur cette question au sein du Conseil. Selon le plaignant, la Commission a procédé par erreur à un échange de colonnes concernant l'ouest de l'Écosse et la mer du Nord dans un tableau présentant les réductions proposées. Après un examen approfondi du document officieux, le Médiateur a constaté qu’une erreur administrative s’était effectivement produite. Il clôt l’affaire par une remarque critique après que la Commission a rejeté son projet de recommandation, l’invitant à reconnaître l’erreur et, dans la mesure du possible, à prendre des mesures correctives.

La réponse de la Commission a été envoyée par la nouvelle commissaire chargée des affaires maritimes et de la pêche, Mme Damanaki, peu après son entrée en fonction. Elle a exprimé ses regrets pour l'erreur commise, mais a indiqué qu'elle comprenait qu'elle avait cessé d'exister après l'adoption de la proposition législative formelle de la Commission, qui ne contenait plus l'erreur [26].

Le commissaire a souligné que la session d'automne est une période extrêmement chargée pour la direction générale des affaires maritimes et de la pêche et que des délais serrés s'appliquent pour la présentation de propositions au groupe de travail du Conseil sur les possibilités de pêche pour l'année prochaine. Elle déclare que le fait que des erreurs se soient produites, bien que regrettable, est peut-être compréhensible compte tenu des conditions de travail, où les fonctionnaires travaillent à plusieurs reprises sous la pression du temps pendant les soirées et les week-ends.

La commissaire a toutefois déclaré qu'elle avait demandé à ses services de faire tout leur possible pour éviter des erreurs similaires à l'avenir, qu'ils préparent des documents officieux ou des propositions officielles de la Commission.

Le Médiateur se félicite de cette réponse utile après les observations systématiquement négatives que la Commission lui a adressées dans cette affaire. Le commissaire a explicitement reconnu l'existence d'une erreur et a exprimé ses regrets à cet égard. Elle a également essayé d'identifier la raison de l'erreur et a déclaré que tout sera fait pour éviter des erreurs similaires à l'avenir.

Affaire 946/2008/(BEH)(VL)ANA

L'affaire 946/2008/(BEH)(VL)ANA a été déposée par un auteur britannique en droit de l'aviation qui a contacté la Commission, faisant valoir que le projet de convention de l'Organisation de l'aviation civile internationale (OACI) établissant la responsabilité sans faute des exploitants d'aéronefs est incompatible avec les obligations des États membres au titre de la directive 2004/80/CE relative à l'indemnisation des victimes de la criminalité [27]. Le requérant a également fait valoir qu'il serait injuste que des parties innocentes soient tenues pour responsables de crimes commis par d'autres. Bien que le Médiateur n'ait constaté aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne les allégations spécifiques du plaignant, il a formulé une autre remarque dans laquelle il attirait l'attention de la Commission sur la portée accrue de l'obligation des institutions, telle que prévue par le traité de Lisbonne, de: "... par des moyens appropriés, donner aux citoyens et aux associations représentatives la possibilité de faire connaître et d'échanger publiquement leurs points de vue dans tous les domaines d'action de l'Union". À cet égard, il a demandé des informations sur la manière dont la Commission entend offrir ces possibilités de consultation et de dialogue dans le domaine du transport aérien de l'UE.

Dans sa réponse, la Commission a reconnu ses nouvelles responsabilités au titre de l’article 11, paragraphe 1, TUE. Dans l'exécution des obligations qui lui incombent en vertu de celle-ci, la Commission:

● Consulter les parties prenantes intéressées par les questions d ' assurance et de responsabilité dans le domaine de l ' aviation au sein d ' un " groupe d ' assurance ad hoc". La Commission a consacré deux réunions en 2008 à cette fin, dans la perspective de la conférence diplomatique de Montréal de 2009, qui a abouti à l’accord sur la modernisation de la convention de Rome de 1952.

Tenue de réunions bilatérales" avec diverses parties prenantes et autorités afin de procéder à des consultations plus approfondies sur diverses questions plus spécifiques".

● Mener des consultations auprès des organisations d'intervenants présentes à Montréal.

● Confirmé que toute décision relative à la mise en œuvre de la Convention sera précédée d'une nouvelle consultation des parties concernées.

Le Médiateur note que la convention sur la modernisation de la convention de Rome de 1952 a été signée à Montréal en mai 2009. À cet égard, la consultation que la Commission a menée et à laquelle elle fait référence dans les trois premiers points ci-dessus a eu lieu avant l’entrée en vigueur du traité de Lisbonne. À cet égard, les informations fournies, bien qu’elles ne soient pas immédiatement pertinentes pour la remarque complémentaire, devraient être considérées comme une illustration du minimum de possibilités de consultation que la Commission entend offrir aux associations représentatives à l’avenir. Le dernier point de la Commission contient un engagement spécifique de consulter les parties concernées avant de prendre une décision sur la mise en œuvre de la Convention. Cela ne fournit pas le niveau de spécificité et de détail que le Médiateur s'attendrait idéalement à recevoir. Il comprend que les "parties touchées", mentionnées par la Commission, se réfèrent essentiellement aux "parties intéressées" également utilisées par la Commission, ce qui suggère un groupe potentiel plus large que les "parties touchées" apparemment plus étroites.

Le Médiateur se félicite des signaux positifs donnés par la Commission dans cette affaire.

Affaire 1339/2008/MF

Dans l’affaire 1339/2008/MF, la Médiatrice a constaté que la Commission n’avait pas respecté l’obligation d’agir de manière cohérente lorsqu’elle n’avait pas veillé à ce que tous ses services participant au recrutement d’experts nationaux détachés (END) soient formellement informés des instructions prévoyant que les END ne devraient plus être recrutés dans le secteur privé. Cela faisait suite à une plainte déposée par une personne travaillant dans le secteur privé en Grèce, qui avait postulé pour un poste vacant en tant qu'END au sein de la Commission. En janvier 2008, la Commission l’a informé qu’il avait été accepté pour un poste d’END, mais qu’il devait attendre deux mois avant de prendre une décision finale. Toutefois, à la fin du mois de mars 2008, la Commission l'a informé que son détachement n'avait finalement pas été autorisé. Cela s'explique par la décision interne susmentionnée selon laquelle les END ne devraient plus être recrutés dans le secteur privé. Dans son avis sur l’affaire, la Commission a expliqué que la communication formelle de la décision interne à ses services n’avait eu lieu qu’en juin 2008. Entre janvier et juin 2008, les services n ' ont eu connaissance de cette décision que de manière " informelle" et ont interrogé des candidats du secteur privé qui, en fait, n ' avaient aucune chance d ' être détachés.

Dans son suivi de la remarque critique du Médiateur, la Commission a admis qu'elle aurait dû communiquer officiellement la nouvelle politique à tous les services de la Commission avant juin 2008 et qu'elle n'aurait pas dû s'appuyer exclusivement sur un véhicule de communication informel. Il ne pouvait que s'excuser pour cela. Les raisons du retard, qui ont déjà été communiquées au Médiateur, étaient liées à la nécessité de définir la nouvelle frontière entre les employeurs «publics» et «privés».

Le suivi de la Commission en l'espèce est satisfaisant.

Affaire 1438/2008/DK

Dans l’affaire 1438/2008/DK concernant le règlement (CE) no 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents [28], le Médiateur a formulé la remarque critique suivante:

«[...] la Médiatrice estime que la Commission n’a pas respecté les dispositions du règlement relatives à la rapidité de traitement des demandes d’accès aux documents sur les trois points suivants: i) Elle a encore prolongé le délai déjà prolongé pour traiter la demande confirmative du plaignant en s’appuyant sur l’article 6, paragraphe 3, du règlement, mais sans fournir d’explications valables ou adéquates; ii) elle prétendait appliquer la possibilité de prolonger le délai conformément à l’article 8, paragraphe 2, du règlement, mais sans fournir d’explications valables et adéquates; et iii) elle a considérablement retardé sa réponse au plaignant en mettant cinq mois à se prononcer sur la demande de ce dernier.»

Dans sa réponse de suivi, la Commission a reconnu qu'il y avait eu des retards importants dans le traitement de la demande du plaignant. Celles-ci étaient principalement dues au volume des documents demandés et au fait qu’ils concernaient une question sensible sur laquelle des débats interinstitutionnels étaient en cours. La Commission a reconnu que ces circonstances auraient dû être expliquées au plaignant. En ce qui concerne l'article 6, paragraphe 3, du règlement, qui prévoit que "dans le cas d'une demande portant sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, l'institution concernée peut s'entretenir avec le demandeur de manière informelle, en vue de trouver une solution équitable", la Commission a avancé un certain nombre de raisons pour lesquelles elle ne partage pas l'avis du Médiateur selon lequel cet article ne peut s'appliquer qu'aux demandes initiales. La Commission a conclu sa réponse en indiquant que, bien qu ' il ait fallu plus de cinq mois pour traiter la demande du plaignant, elle "a pris le risque de dépasser les délais en vue de lui fournir le meilleur résultat possible".

La Médiatrice regrette que le suivi donné par la Commission à la remarque critique dans cette affaire n'indique pas qu'elle a tenté de tirer des enseignements quant à la manière dont des retards injustifiés peuvent être évités à l'avenir.

OI/2/2008/(WP)VIK

L'enquête d'initiative OI/2/2008/(WP)VIK concernait des concours de recrutement pour des postes d'agents temporaires à l'Agence exécutive du Conseil européen de la recherche (ERCEA) et à l'Agence exécutive pour la recherche (REA). En 2008, la Commission a lancé des appels à manifestation d’intérêt concernant les postes concernés, qui étaient limités aux ressortissants des États membres de l’UE. Il a ensuite décidé d'ouvrir ces appels aux ressortissants des pays partenaires du 7e PC, c'est-à-dire des États partenaires au titre du septième programme-cadre de recherche et de développement de l'UE. Quelques semaines plus tard, la Commission a de nouveau changé d’avis et a limité lesdites procédures de recrutement aux ressortissants des États membres de l’UE. Pour justifier sa décision, la Commission a invoqué des contraintes administratives et des contraintes de temps. Permettre aux candidats des pays partenaires du 7e PC de participer retarderait le processus, a-t-il déclaré.

La Médiatrice a critiqué les actions de la Commission. Une bonne pratique administrative exige que, avant de prendre une décision, une institution examine correctement les conséquences négatives qu’une telle décision pourrait entraîner. En l’espèce, après avoir initialement limité les appels aux ressortissants de l’Union, la Commission a admis des candidats de pays partenaires du 7e PC sans en examiner correctement les conséquences. Sa décision ultérieure d’exclure à nouveau les candidats des pays partenaires du 7e PC, sans fournir d’éléments de preuve ou d’arguments clairs et convaincants démontrant que cette décision devait être prise pour des raisons impératives, constituait un cas de mauvaise administration.

Dans sa réponse, la Commission a indiqué qu'elle tiendrait compte de l'observation du Médiateur dans les futures procédures de sélection pour les postes d'agents temporaires. Étant donné que la présente affaire concernait la procédure de sélection pour les postes d’agents temporaires au sein de l’ERCEA et de la REA, la Commission a indiqué qu’elle assurerait une coordination avec les deux agences afin de sensibiliser le public à cette question.

Le Médiateur se félicite que la Commission se soit engagée à veiller à ce que les observations qu'il a formulées dans sa décision soient prises en compte dans les futures procédures de sélection.

Affaire 2905/2008/GG

L'affaire 2905/2008/GG concernait des mesures prises à l'encontre du plaignant en réponse à des actes qui, de l'avis de la Commission, constituaient un harcèlement à l'encontre d'un ancien collègue du plaignant. En particulier, le directeur de l'Institut des matériaux et mesures de référence (IRMM) de Geel (Belgique), qui fait partie du Centre commun de recherche (CCR) de la Commission, a décidé que le plaignant ne devrait plus être autorisé à pénétrer dans les locaux de l'IRMM.

La Médiatrice a clos l’affaire en formulant les remarques critiques suivantes:

«1) Les principes de bonne administration exigent que les cas de harcèlement présumé soient dûment examinés, en tenant dûment compte de la nécessité de respecter la présomption d’innocence, et que les décisions prises soient justifiées et proportionnées. En l’espèce, la Commission n’a pas respecté ces exigences lorsqu’elle a adopté sa décision de 2008 interdisant au plaignant l’accès aux locaux de l’Institut des matériaux et mesures de référence («IRMM») à Geel (Belgique). Il s'agit d'un cas de mauvaise administration.

(2) Il est de bonne pratique administrative de donner à la personne concernée par une décision le droit de présenter des observations avant d’adopter cette décision. En l'espèce, le plaignant n'a pas été entendu avant l'interdiction d'entrée. Il s’agit là d’un autre cas de mauvaise administration.

(3) Les principes de bonnes pratiques administratives exigent que les informations susceptibles d’affecter la réputation d’une personne ne soient transmises à des tiers que s’il existe une bonne raison de le faire. En l'espèce, la Commission a transmis à des tiers, sans justification valable, une lettre qu'elle a adressée au plaignant, dans laquelle elle indiquait que «la présence physique de ce dernier dans les locaux de l'IRMM a causé des problèmes dans le passé». Il s’agit là d’un troisième cas de mauvaise administration. «

En ce qui concerne la première remarque critique, la Commission a insisté sur le fait que le principe de la présomption d’innocence était pris en compte. Toutefois, elle doit être mise en balance avec le devoir de la direction du CCR de protéger son personnel conformément aux règles de la Commission en matière de lutte contre le harcèlement. Les actions entreprises ont été jugées appropriées et justifiées par la direction du CCR et n'ont pas été le résultat d'une mauvaise volonté. Toutefois, après avoir dûment tenu compte des conclusions du Médiateur, la décision de 2008 d'interdire au plaignant l'accès aux locaux de l'IRMM a été levée. La Commission a néanmoins rappelé que l'octroi de permis d'accès restait à sa discrétion et que, dans ce contexte, les intérêts de la Commission, en particulier les intérêts de son personnel et l'intérêt du service, devraient être pris en compte. Les éventuelles demandes d'accès physique du plaignant à l'un des sites du CCR seront examinées au cas par cas, en tenant compte de ce contexte même, a-t-il conclu.

En ce qui concerne la deuxième remarque critique, la Commission a rappelé qu’elle avait admis qu’elle était responsable de certaines irrégularités procédurales, notamment du fait qu’elle n’avait pas informé le plaignant qu’il ne recevrait pas de permis d’accès s’il en demandait un. Il a reconnu que le plaignant n'avait pas eu la possibilité d'exercer son droit d'exprimer ses observations avant que la décision ne soit effectivement prise et, une fois de plus, s'est excusé pour cette lacune. La direction du CCR tiendra compte des conclusions du Médiateur "si des situations similaires devaient se présenter à l'avenir", a-t-il déclaré.

Enfin, la Commission a admis que l’inclusion du libellé pertinent dans la «lettre d’information [...] aurait effectivement pu avoir un effet distinct de celui voulu par la Commission. La Commission présente donc des excuses au plaignant pour cet acte, tout en insistant constamment sur le fait que la seule raison de copier la lettre au PTB était d'informer ce dernier de l'allégation du plaignant selon laquelle PTB aurait mandaté l'IRMM pour travailler avec lui et non, comme le suggère le plaignant, pour le diffamer."

Les commentaires de la Commission sur la première remarque critique sont les bienvenus dans la mesure où ils montrent que la Commission a maintenant levé l'interdiction qui était en cause dans l'enquête du Médiateur. Toutefois, la déclaration supplémentaire de la Commission est loin d’être claire. Cette déclaration pourrait être comprise comme signifiant que la direction du CCR était, au moment de l'adoption de l'interdiction, d'avis que cette interdiction était justifiée. Dans ce cas, les observations de la Commission ne seraient pas utiles, étant donné que le Médiateur sait déjà qu'il s'agit de l'avis de la direction du CCR. Le Médiateur avait demandé à la Commission d'indiquer comment elle se proposait de donner suite à sa remarque critique et non pas comment son service compétent avait perçu les choses à l'époque. La déclaration de la Commission pourrait également être comprise comme suggérant que cette interdiction était justifiée au moment où elle a été adoptée. Quelle que soit la signification que la Commission entendait donner, il n’en demeure pas moins qu’elle n’a, une fois de plus, pas expliqué en quoi une interdiction d’entrée dans les locaux de l’IRMM pourrait être justifiée afin de protéger une personne qui n’y travaillait pas.

En ce qui concerne la deuxième remarque critique, les excuses de la Commission sont les bienvenues. Toutefois, la formulation utilisée par la Commission donne l’impression qu’elle s’est déjà excusée pour la violation du droit du plaignant d’être entendu («à nouveau»). Tel n’est pas le cas, étant donné que les premières excuses concernaient simplement le fait que le plaignant n’avait même pas été informé de l’interdiction d’entrée après son adoption.

En ce qui concerne également la troisième remarque critique, les excuses de la Commission sont les bienvenues, même si ce n'est pas le libellé de la lettre pertinente que le Médiateur a critiqué, mais le fait que cette lettre a été transmise à un institut de recherche allemand (PTB). Toutefois, la valeur des excuses est quelque peu diminuée par le fait que la Commission insiste sur le fait que tout ce qu’elle avait l’intention de faire était d’informer PTB que le plaignant prétendait avoir un mandat de cette dernière. Si c’était effectivement la «seule» raison de copier la lettre pertinente à PTB, on se demande pourquoi les mots cités dans la remarque critique ont été inclus.

Le Médiateur conclut qu'il est difficile d'éviter de donner l'impression que, dans son suivi en l'espèce, la Commission tente de faire deux choses qui sont incompatibles, c'est-à-dire qu'elle est d'accord avec les conclusions du Médiateur et suggère en même temps que ses actions étaient néanmoins fondamentalement correctes. Le Médiateur juge cette incompatibilité inquiétante et déplore le manque de clarté de la position de la Commission.

Affaire 2954/2008/MF

L'affaire 2954/2008/MF concernait une plainte d'un fonctionnaire de la Commission qui contestait le refus de la Commission i) de lui accorder une exemption du délai de présentation des factures pour les tests sanguins effectués en 2003 et ii) de lui rembourser, au taux normal, les frais exposés pour les tests sanguins. Le plaignant a présenté sa demande à la suite de l'arrêt rendu dans l'affaire Patricia Botos/Commission des Communautés européennes [29], dans lequel le tribunal a décidé que les frais exposés pour les analyses de sang devaient être remboursés au taux normal. Dans son avis, la Commission a indiqué que le plaignant n'avait pas formé de recours contre la décision de 2003 dans le délai prescrit et que l'arrêt Botos ne s'appliquait pas à sa situation.

Au cours de son enquête, le Médiateur a souligné que, compte tenu du fait que la Commission n'a pas fourni d'explication cohérente concernant la décision qu'elle a prise en 2003, il pourrait y avoir de bonnes raisons de déroger au délai administratif interne, afin de permettre au plaignant de demander le remboursement de ses frais médicaux. La Commission a insisté sur le fait que, selon les règles applicables, le remboursement ne pouvait pas être payé, même si le plaignant se voyait accorder une exemption du délai applicable. Le Médiateur a reproché à la Commission de ne pas avoir été en mesure de fournir une explication cohérente concernant sa décision de 2003, jusqu'à ce qu'elle admette finalement implicitement que ladite décision était erronée.

La Commission a répondu qu'elle avait pris bonne note de la remarque critique. Elle a examiné les circonstances des faits à l’origine de la plainte afin d’éviter qu’une telle situation ne se reproduise à l’avenir.

Le Médiateur se félicite de cet engagement positif de la Commission.

Affaire 53/2009/MF

La Médiatrice a clôturé l’affaire 53/2009/MF, qui concernait une demande de la Commission visant à remplacer un sous-traitant, par la remarque supplémentaire suivante:

"Le Médiateur rappelle que, dans sa réponse à la consultation publique de la Commission sur le réexamen du règlement financier [30], il a estimé qu'un sous-traitant (tel qu'un expert dans la position du plaignant en l'espèce) devrait avoir le droit d'être informé de toute critique formulée par la Commission à l'égard de ses prestations et le droit d'être entendu en ce qui concerne cette critique. Le Médiateur rappelle également son échange de correspondance avec la Commission concernant une remarque critique dans une autre affaire concernant le remplacement d'experts sous-traités [31]. En substance, la Commission a estimé que les droits d'un expert dont le remplacement était demandé pouvaient être assurés par un système dans lequel le contractant entendrait l'expert et lui communiquerait ses éventuelles observations. Dans sa réponse du 11 août 2010, le Médiateur n’a pas exclu que la communication des critiques de la Commission au sous-traitant et la possibilité d’être entendu à cet égard puissent toutes deux être fournies par le contractant. Dans ce contexte, le Médiateur estime utile de souligner qu’un système tel que celui que la Commission semble envisager pour garantir l’équité procédurale lorsque la Commission demande le remplacement d’un sous-traitant (c’est-à-dire un système qui dépend des actions du contractant) ne serait pas compatible avec la déclaration de la Commission dans son avis selon laquelle «elle n’a pas été en mesure de vérifier comment le consortium a procédé au licenciement du plaignant étant donné qu’il ne pouvait pas interférer dans les relations avec les tiers». Au contraire, un tel système impliquerait que la Commission a à la fois la responsabilité et le pouvoir d’exiger du contractant qu’il garantisse l’équité procédurale lorsque la Commission demande le remplacement d’un sous-traitant.»

Dans sa réponse de suivi, la Commission a indiqué qu'elle avait pris bonne note de la décision du Médiateur et de sa remarque complémentaire. Il a confirmé sa position selon laquelle les droits d'un expert dont le remplacement est demandé devraient être assurés par un système dans lequel le contractant entend l'expert et transmet à la Commission toute observation qu'il pourrait formuler. La Commission a en outre indiqué que, dans ses observations concernant l'enquête 2449/2007/VIK, elle avait annoncé au Médiateur qu'elle envisagerait d'adapter ses procédures. En conséquence, en novembre 2010, le guide pratique des procédures contractuelles pour les actions extérieures de la CE (PRAG) a été modifié en conséquence. L’article 17, paragraphe 2, des conditions générales applicables aux marchés de services est désormais libellé comme suit: "En outre, en cours d'exécution, et sur la base d'une demande écrite et justifiée à laquelle le prestataire présente ses propres observations et celles de l'agent, le pouvoir adjudicateur peut ordonner un remplacement s'il estime qu'un agent est inefficace ou n'exerce pas les fonctions qui lui incombent en vertu du contrat."

La Commission précise que ces modifications de procédure remplacent la déclaration de la Commission citée par le Médiateur dans sa remarque complémentaire.

Le Médiateur se félicite de la décision de la Commission de modifier le guide pratique des procédures contractuelles pour les actions extérieures de la CE afin de donner effet au droit d'un sous-traitant dont le remplacement est demandé d'être entendu.

Affaire 173/2009/(BU)RT

Dans l'affaire 173/2009/(BU)RT, qui concernait des subventions en faveur de projets de recherche et de développement technologique au titre du cinquième programme-cadre (CE) de recherche, de développement technologique et de démonstration (5e PC), le plaignant a contesté la demande de recouvrement de la Commission au motif que celle-ci aurait dû considérer les trois contrats de recherche comme un groupe, pour lequel le plaignant a utilisé la méthode du coût moyen pour évaluer les frais de personnel. Bien que le Médiateur n’ait constaté aucun cas de mauvaise administration, il a suggéré que la Commission envisage d’offrir sur son site web des orientations claires aux contractants concernant les différentes méthodes comptables disponibles pour la déclaration des coûts supportés dans le cadre des programmes de recherche.

Dans sa réponse à la remarque complémentaire du Médiateur, la Commission a souligné que toutes les informations nécessaires aux contractants concernant le 5e PC étaient disponibles sur le site web CORDIS consacré à la recherche. En ce qui concerne le septième programme-cadre et l'actuel programme-cadre, la Commission a mis à la disposition des bénéficiaires des lignes directrices et des notes d'orientation CORDIS. Un service de renseignements a également été mis à la disposition des contractants. Ce service comprend une section spécifique sur l'audit et l'audit financier. Toutes ces informations sont régulièrement mises à jour, a-t-il conclu.

La Médiatrice se félicite du suivi très utile de la Commission dans cette affaire.

Affaires 219/2009/PB et 294/2009/PB

Dans les affaires 219/2009/PB et 294/2009/PB, la Médiatrice a constaté qu'il y avait eu un certain nombre de graves lacunes dans la manière dont la Commission traitait la plainte pour infraction déposée par une citoyenne polonaise vivant au Danemark qui contestait la position des autorités danoises sur ses droits à pension. Il est apparu, en substance, que la Commission n'avait pas respecté les principales règles de traitement de ces plaintes, telles qu'elles étaient énoncées dans sa communication sur les relations avec le plaignant en ce qui concerne les infractions au droit communautaire [32]. Ces règles prévoient, entre autres, que les plaintes pour infraction doivent être dûment enregistrées, à moins que des exceptions spécifiques ne s’appliquent. Ils prévoient également que le plaignant doit recevoir des informations adéquates si la Commission conclut qu’un dossier doit être clôturé sans suite. En outre, le plaignant devrait avoir la possibilité réelle de contester la conclusion avant la clôture du dossier. En l’espèce, la Commission a manqué à son obligation de respecter ces règles.

Quelques mois avant que le Médiateur ne prenne sa décision, la Commission a mis en place des mesures destinées à améliorer sensiblement le traitement des plaintes pour infraction. La Commission a informé le Médiateur de ces mesures concrètes [33], dont l'un des résultats escomptés devrait être de meilleures pratiques en ce qui concerne l'enregistrement des plaintes pour infraction. Dans le cadre de ces travaux, la Commission a également l'intention de reformuler son manuel interne de traitement des plaintes pour infraction.

En conséquence, le Médiateur a estimé qu'il convenait de clore l'affaire par une remarque supplémentaire, plutôt que par une remarque critique, dans laquelle il se félicitait de l'initiative de la Commission et déclarait en outre qu'il souhaitait recevoir des informations concrètes sur la mise en œuvre des nouvelles mesures et sur leur incidence spécifique sur le traitement des plaintes pour infraction.

La réponse de la Commission est instructive. Elle indique que la première des deux mesures que la Commission a testées pour améliorer son traitement des plaintes est le nouveau processus d’identification et d’enregistrement séparés de la correspondance et des plaintes relatives à l’application du droit de l’Union (le Médiateur croit comprendre qu’il s’agit du CHAP – Traitement des plaintes – Accueil des Plaignants – système d’enregistrement qui est mentionné ailleurs dans la présente étude [34]). Selon la Commission, cette mesure garantit que cette correspondance est enregistrée soit comme une enquête, soit comme une plainte selon les intentions de l'auteur, sans aucune analyse ou évaluation initiale au sein de la Commission. Cela garantit une réponse plus directe au citoyen sans, bien sûr, garantir un suivi particulier de la Commission dans l’exercice de son pouvoir d’appréciation quant à la meilleure manière d’organiser son travail en veillant à la bonne application du droit de l’Union. La Commission a en outre expliqué que le suivi approprié est organisé en fonction de l’évaluation des questions soulevées. Elle a confirmé qu'elle s'engageait à tenir le plaignant informé des principales mesures prises. Cette mesure a entraîné une augmentation significative du nombre de plaintes enregistrées, a conclu la Commission.

La deuxième mesure décrite par la Commission est le projet EU Pilot, qui vise à améliorer la coopération entre les services de la Commission et les autorités des États membres pour répondre aux questions soulevées ou aux problèmes rencontrés par les citoyens et les entreprises dans le domaine de l’application du droit de l’Union. Ce projet a fait l'objet d'un rapport détaillé de la Commission, qui explique la méthode de travail utilisée dans EU Pilot et les résultats obtenus [35]. Comme l'indique le rapport, on estime qu'EU Pilot est parvenu à une conclusion positive sur environ 85 % des dossiers traités par son intermédiaire, tandis qu'une quarantaine de questions traitées dans le cadre d'EU Pilot ont donné lieu à des procédures d'infraction.

À la lumière de ces développements, la Commission a déclaré qu'il était désormais possible d'indiquer les mesures supplémentaires envisagées. Premièrement, l'expérience initiale du fonctionnement du nouveau système d'enregistrement sera évaluée, un an après avoir fourni une base suffisante pour tirer des conclusions. Deuxièmement, comme indiqué dans le rapport EU Pilot, la Commission a envoyé des invitations aux États membres qui ne participent pas encore à EU Pilot. Ces évolutions contribueront au réexamen de la communication susmentionnée, comme indiqué dans le 27e rapport annuel de la Commission sur le contrôle de l'application du droit de l'UE. Les résultats du réexamen de la communication contribueront eux-mêmes à la refonte envisagée du manuel de procédures.

La Médiatrice se félicite des informations concrètes fournies par la Commission sur la mise en œuvre des mesures qu’elle a prises et sur leur incidence spécifique sur le traitement des plaintes pour infraction. La Commission s'est en outre engagée à tenir le Médiateur informé de l'évolution de la situation. Le Médiateur attend avec intérêt de recevoir les informations pertinentes, notamment dans le cadre de son enquête d'initiative (OI/2/2011/OV) sur cette question (voir l'affaire 132/2010/(KRK)OV ci-dessous).

Affaire 760/2009/JMA

L’affaire 760/2009/JMA concernait des personnes ayant participé à un certain nombre de tests organisés par une agence de recrutement chargée de sélectionner les travailleurs intérimaires appropriés pour la Commission. L'agence a informé les plaignants qu'ils avaient réussi les tests. Toutefois, elle les a ultérieurement informés qu'ils avaient, en fait, échoué à l'un des tests et qu'ils ne pouvaient pas être pris en considération pour un poste intérimaire. Les plaignants ont contesté la nouvelle position adoptée par l'agence et ont écrit à la Commission. La Commission a expliqué qu'elle avait informé l'agence de ses préoccupations concernant les garanties de traitement équitable et approprié données aux candidats. Les plaignants, insatisfaits de la réponse de la Commission, ont déposé une plainte auprès du Médiateur.

Dans sa décision, le Médiateur a noté que les plaignants étaient en droit de s'attendre à ce que la Commission explique, après avoir contacté l'agence, les raisons pour lesquelles ils avaient été informés qu'ils avaient échoué aux tests, après avoir initialement été informés qu'ils avaient été inscrits sur une liste de réserve. La Commission ne l'a pas fait dans sa réponse aux plaignants. Le Médiateur a donc adressé à l'institution une autre remarque selon laquelle la Commission pourrait envisager de contacter à nouveau l'agence pour obtenir des explications appropriées qui lui permettraient d'informer plus clairement les plaignants des raisons pour lesquelles l'agence les avait initialement informés qu'ils avaient réussi et les avait ensuite informés qu'ils avaient échoué aux tests.

Dans sa réponse, la Commission a confirmé sa position et déclaré que les plaignants avaient été dûment informés que le problème était causé par une «mauvaise communication ou une mauvaise interprétation». La Commission a souligné qu’en tout état de cause, il n’existe pas de lien statutaire entre les candidats et la Commission et que, par conséquent, la Commission ne saurait être tenue responsable des problèmes qui auraient pu survenir entre les candidats et les contractants au cours de la procédure de sélection.

Le suivi de la Commission dans cette affaire est décevant. Le Médiateur continuera d’examiner le recours à la sous-traitance par la Commission, afin de veiller à ce que cette pratique n’affaiblisse pas le droit fondamental des citoyens à une bonne administration.

Affaire 953/2009/(JMA)MHZ

Le plaignant dans l'affaire 953/2009/(JMA)MHZ est un employé à la retraite d'une entreprise espagnole qui a fait faillite. Par conséquent, le plaignant a perdu plus de 50 % de ses prestations de retraite. Il estime que ce préjudice est une conséquence directe de la non-transposition en temps utile par les autorités espagnoles de l'article 8 de la directive 80/987/CEE [36] (ci-après la «directive»), qui prévoit que les États membres prennent les mesures législatives nécessaires pour protéger les travailleurs retraités en cas d'insolvabilité de leur employeur. Dans son arrêt Robins [37], la Cour de justice a déclaré que l’article précité s’oppose à un système de protection susceptible de conduire, dans certaines situations, à une garantie de prestations limitée à moins de 50 % des prestations auxquelles un travailleur a droit. Le plaignant a donc déposé une plainte pour infraction contre l'Espagne auprès de la Commission. La Commission a décidé de ne pas ouvrir de procédure d'infraction et le plaignant s'est donc adressé au Médiateur.

Le Médiateur a constaté que, dans la décision attaquée de la Commission et dans l'avis qu'elle lui a transmis, la Commission n'avait pas pris de position motivée sur la question de savoir si les autorités espagnoles avaient correctement mis en œuvre l'article 8 de la directive au moment où l'entreprise du plaignant a fait faillite. En particulier, la Commission n’a pas correctement fait référence à l’interprétation donnée par la Cour de justice de l’article 8 de la directive. Le Médiateur a émis une remarque critique. En outre, il a critiqué le retard injustifié dans le traitement de la plainte pour infraction déposée par le plaignant. La Commission n’a pas non plus envoyé de lettre d’attente au plaignant avant l’expiration du délai d’un an pour l’enquête, même si le plaignant lui a envoyé un rappel.

En réponse, la Commission a déclaré que, compte tenu de toutes les mesures qu'elle avait prises pour traiter la plainte, elle ne considérait pas que 15 mois étaient déraisonnables. En outre, elle a contesté son obligation d’envoyer une lettre d’attente lorsque le délai est dépassé, à moins que le plaignant ne le demande. Elle a souligné que, par erreur, la version anglaise du point 8 de la communication de la Commission sur les relations avec le plaignant en ce qui concerne les infractions au droit communautaire [38] ne comprend pas l'information selon laquelle cette lettre ne doit être envoyée qu'à la suite d'une demande du plaignant.

En ce qui concerne le fond de l’affaire, la Commission a répondu que, selon elle, il n’y avait pas de mauvaise administration étant donné que: i) elle a énuméré les mesures en vigueur en Espagne au moment de l’insolvabilité; ii) la violation de la directive n’était pas suffisamment caractérisée; et iii) la juridiction espagnole, à laquelle le requérant s’était adressé, n’a pas conclu à l’existence d’un lien de causalité direct entre cette violation et le préjudice subi par les parties lésées.

Le Médiateur regrette qu'en répondant à sa remarque critique, la Commission ait simplement choisi de revenir sur des points qui avaient déjà été traités au cours de l'enquête. Le Médiateur rappelle, à cet égard, que l’objectif de l’étude de suivi est de veiller à ce que l’administration améliore ses performances pour l’avenir. Les institutions devraient s'engager de manière constructive avec lui en gardant cet objectif à l'esprit.

Affaire 1009/2009/KM

Dans l'affaire 1009/2009/KM, la Médiatrice a relevé un certain nombre de vices de procédure dans le traitement par la Commission d'une plainte pour infraction. La Commission n'a pas enregistré la plainte, même si le plaignant a utilisé le formulaire de plainte et a clairement indiqué que sa lettre constituait une plainte pour infraction. L'absence d'enregistrement de la plainte ne pouvait être justifiée par le simple fait qu'il y avait eu une correspondance antérieure entre la Commission et le plaignant, étant donné que ce n'est pas l'une des raisons mentionnées au point 3 de la communication de la Commission sur les relations avec le plaignant en ce qui concerne les infractions au droit communautaire [39], sur laquelle la Commission peut se fonder si elle décide de ne pas enregistrer une lettre en tant que plainte.

La Commission a pris note des critiques formulées par le Médiateur dans cette affaire et a noté qu'à la suite de l'introduction du système d'enregistrement CHAP (Complaints Handling-Accueil des Plaignants), les plaintes pour infraction sont désormais traitées séparément des autres correspondances. Toutes les plaintes sont enregistrées et les plaignants reçoivent un accusé de réception et sont tenus informés de toutes les étapes de la procédure.

Le Médiateur note que la Commission continue de considérer qu'elle n'était pas tenue d'enregistrer la correspondance du plaignant, sans faire référence aux raisons énumérées au point 3 de sa communication. De plus, l'assurance que toutes les plaintes seront enregistrées dans la base de données CHAP n'aborde pas la question de savoir ce qui constitue une plainte aux fins de l'enregistrement.

L'enquête d'initiative OI 2/2011/OV du Médiateur (voir l'affaire 132/2010/(KRK)OV ci-dessous) porte sur la mise en œuvre de la communication de la Commission dans le cadre d'EU Pilot/CHAP et tiendra compte de ces questions.

Affaire 1202/2009/GG

L’affaire 1202/2009/GG concernait le traitement par la Commission d’une demande d’accès à des documents au titre du règlement (CE) no 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents [40]. La remarque critique suivante a été faite:

"L'article 7, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1049/2001 dispose qu'un accusé de réception est envoyé au demandeur en cas de demande d'accès à des documents. Conformément à l’article 8, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1049/2001, les demandes confirmatives doivent être traitées dans un délai de 15 jours ouvrables à compter de l’enregistrement. En l'espèce, la Commission n'a pas accusé réception de la demande d'accès du plaignant du 16 septembre 2008 et n'a pas traité sa demande confirmative du 20 novembre 2008 dans le délai fixé par le règlement (CE) n° 1049/2001. Il s'agit là de deux cas de mauvaise administration."

Dans sa réponse, la Commission a indiqué qu’elle avait déjà admis qu’elle n’avait pas traité la demande confirmative dans le délai imparti et a exprimé ses regrets pour ce retard. Aucune mesure organisationnelle particulière n’a toutefois dû être prise, étant donné qu’un système était déjà en place et qu’il était suffisamment organisé pour traiter les demandes d’accès aux documents en général dans les délais impartis. Le cas du plaignant était particulier, étant donné que la demande d'accès a été reçue après que la Commission a informé le plaignant de sa décision de suspendre la correspondance avec lui en raison du caractère répétitif de ses lettres. La Commission n’a donc pas immédiatement réalisé qu’il s’agissait d’une nouvelle demande. Le plaignant avait envoyé une correspondance régulière à la Commission, parfois sur une base quotidienne ou hebdomadaire, avec de fréquentes demandes d'accès aux documents. Le traitement de ces demandes a entraîné une lourde charge administrative.

Le Médiateur note que la remarque critique en l'espèce a été formulée au motif que (i) la Commission ne s'est pas excusée pour le retard intervenu dans le traitement de la demande confirmative du plaignant et (ii) n'a pas présenté d'excuses ou, à tout le moins, n'a pas exprimé de regrets en ce qui concerne le défaut d'envoi d'un accusé de réception. Les observations de la Commission n'abordent pas ces points. La Commission fait plutôt référence au fait que le plaignant s'est fréquemment adressé à elle et que le traitement de ses lettres et demandes a été fastidieux. Toutefois, ces aspects de l'affaire ont déjà été pris en compte dans la décision du Médiateur.

La Médiatrice regrette que la réponse de la Commission ne reconnaisse pas les effets bénéfiques que des excuses peuvent avoir sur ses relations avec les citoyens.

La Médiatrice prend également note de la déclaration de la Commission selon laquelle le système en place est correctement organisé pour traiter les demandes d’accès aux documents en général dans les délais fixés par le règlement (CE) no 1049/2001. La Médiatrice comprend cette déclaration comme signifiant que la Commission considère lesdits délais comme réalistes et réalisables.

Affaire 1207/2009/GG

L’affaire 1207/2009/GG a donné lieu à une remarque critique presque identique à celle citée ci-dessus dans l’affaire 1202/2009/GG [41].

Dans sa réponse, la Commission a considéré que les trois lettres du plaignant du 20 novembre 2008 ne constituaient pas une demande confirmative, étant donné que ce que le plaignant demandait dans sa lettre du 18 septembre 2008 n'était pas le même que ce qu'il demandait dans ses trois lettres du 20 novembre 2008. La Commission a néanmoins admis qu'un certain retard s'était produit dans la réponse au plaignant. Elle a fait référence aux mêmes mesures organisationnelles citées ci-dessus et aux mêmes questions concernant la correspondance régulière de ce plaignant.

La Médiatrice note que la Commission n’a pas répondu à la remarque critique dans la mesure où elle concerne le fait qu’elle n’a pas envoyé d’accusé de réception. En ce qui concerne le retard dans la réponse à la demande confirmative, la remarque critique a été formulée au motif que la Commission ne s’est pas excusée, mais a seulement exprimé des regrets.

Le Médiateur note également que la Commission réitère un argument avancé dans la version initiale de l'avis qu'elle a présenté au cours de l'enquête du Médiateur, à savoir qu'aucune des trois lettres envoyées par le plaignant le 20 novembre 2008 ne constituait une demande confirmative en ce qui concerne la demande initiale du 18 septembre 2008. Toutefois, le Médiateur a déjà attiré l'attention de la Commission sur le fait que cette hypothèse était erronée. En fait, le plaignant avait adressé une quatrième lettre à la Commission le 20 novembre 2008, qui constituait une demande confirmative en ce qui concerne la demande d’accès initiale envoyée le 18 septembre 2008. La Commission avait alors envoyé un rectificatif au Médiateur, dans lequel le service responsable reconnaissait effectivement qu'une erreur s'était produite.

Au lieu d'examiner les leçons qu'elle pourrait tirer de la remarque critique du Médiateur avec suffisamment de soin et de rigueur, la Commission, dans son suivi, a répété une déclaration qu'elle avait déjà admise comme incorrecte. Le Médiateur a écrit à la Commission pour attirer son attention sur cette lacune et l'inviter à faire preuve de plus de prudence dans les affaires à venir. Cette affaire constitue un autre cas dans lequel la Commission n’a pas engagé un dialogue constructif avec le Médiateur.

Affaire 1410/2009/(JMA)MHZ

La Médiatrice a formulé une autre remarque dans l’affaire 1410/2009/(JMA)MHZ, en proposant que, lorsqu’elle organise un concours pour un domaine très spécialisé, la Commission s’efforce de fournir aux candidats une prévision précise des besoins réels en matière de recrutement. Il propose en outre que, lorsqu'une liste est ouverte pour le recrutement dans toutes les directions générales (DG) de la Commission, celle-ci envisage d'aider les candidats à poser leur candidature de manière proactive en leur donnant accès aux avis de vacance sur le système intranet de la Commission.

Le Médiateur a transmis une copie de la décision à l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) pour information.

En ce qui concerne la prévision des besoins de recrutement, la Commission a expliqué dans son suivi que, conformément à l’article 5 de l’annexe 3 du statut, la liste de réserve contient au moins deux fois plus de noms que le nombre de postes disponibles. Toutefois, la Commission dresse déjà la liste des besoins en matière de recrutement, travaille avec l’EPSO à la réduction de la durée de la procédure de sélection et élabore actuellement un plan triennal visant à recenser les besoins en ressources humaines en temps utile. En ce qui concerne l'annonce des postes vacants aux lauréats, la Commission a informé le Médiateur qu'un tel projet était en cours.

La réponse de la Commission est satisfaisante car il semble qu'elle travaille déjà, en coopération avec l'EPSO, aux deux améliorations suggérées par le Médiateur.

Affaires 2131/2009/RT et 2373/2009/RT

Les plaignants dans les affaires 2131/2009/RT et 2373/2009/RT sont deux opérateurs de téléphonie mobile actifs sur le marché de l’UE. Ils ont allégué que la Commission avait fourni des informations inexactes et trompeuses dans le 14e rapport d'étape sur le marché unique européen des communications électroniques 2008. Le Médiateur a estimé que l'explication fournie par la Commission au cours de son enquête était raisonnable. Toutefois, en ce qui concerne les informations publiées par la Commission dans les fiches par pays, qui accompagnaient la publication du rapport sur l ' état d ' avancement, le Médiateur a estimé que la Commission n ' avait pas informé les lecteurs que le graphique intitulé "Prix type à la consommation pour l ' utilisation moyenne de la téléphonie mobile en 2007 et 2008", qui figurait sur la toute première page de chaque fiche par pays, reposait uniquement sur les données des deux principaux opérateurs de téléphonie mobile. Il estime que ces informations peuvent être trompeuses et formule une remarque critique à cet égard.

Dans sa réponse à la remarque critique du Médiateur, la Commission a tout d'abord souligné que, même si le graphique de la première page de la fiche d'information n'indiquait pas que le prix moyen de la téléphonie mobile pour une utilisation moyenne ne faisait référence qu'aux deux principaux opérateurs de téléphonie mobile dans chaque pays, cette information figurait à la deuxième page. La Commission a déclaré qu'elle avait tenu compte de cette remarque critique et a promis d'établir des rapports d'avancement plus clairs à l'avenir et de continuer à intensifier ses efforts pour communiquer des informations au public de manière transparente. À cet égard, la Commission a souligné que le dossier de presse du 15e ^{rapport d’avancement} ne contenait pas de graphique similaire sur le prix à la consommation typique pour l’utilisation moyenne du mobile en 2009, mais plutôt un graphique sur le prix moyen par minute de la communication mobile pour 2008 par rapport à 2007, qui comprend des informations provenant de tous les opérateurs de téléphonie mobile.

Le Médiateur se félicite de la réponse positive de la Commission dans cette affaire.

Affaire 2295/2009/(TN)ELB

L'affaire 2295/2009/(TN)ELB concernait une allégation de discrimination dans le cadre d'une procédure de sélection du personnel. La plaignante, déficiente visuelle, a participé à des tests pour travailler comme interprète pour les institutions européennes. Il a échoué au test d'interprétation consécutive. Selon lui, il a été victime de discrimination parce que la Commission a refusé de prendre en considération son handicap et de lui permettre de ne passer que le test d'interprétation simultanée.

Dans sa décision, le Médiateur a noté qu'il appartenait à la Commission de déterminer quelles compétences doivent être testées afin d'évaluer les compétences en interprétation consécutive et simultanée. Il convient que la déficience visuelle n'est pas incompatible avec l'interprétation consécutive. Il reconnaît que la Commission s’efforce de faire en sorte que les candidats ayant des besoins particuliers soient placés dans une situation aussi proche que possible de celle des autres candidats. Étant donné que la Commission était disposée à conseiller le plaignant s'il reprenait les tests, le Médiateur a estimé qu'elle avait résolu le problème. Toutefois, dans une autre remarque, il suggère à la Commission d’inclure une question sur les besoins particuliers dans le formulaire d’inscription en ligne concernant les tests d’accréditation pour les interprètes free-lance.

Dans sa réponse, la Commission a indiqué que le plaignant l'avait récemment contacté pour confirmer qu'il serait intéressé à passer à nouveau le test. Elle l'informe que sa candidature sera examinée par le prochain comité de présélection interinstitutionnel pour les tests bulgares et qu'il sera informé de l'assistance technique disponible pour les interprètes aveugles ou malvoyants. La Commission a également demandé à son service informatique d'inclure une question, comme suggéré par le Médiateur, dans le formulaire en ligne. La demande a été acceptée et fait désormais partie du plan de travail informatique pour 2011.

Le Médiateur salue le suivi utile de la Commission dans cette affaire, non seulement en ce qui concerne sa décision d'inclure une question dans son formulaire de demande en ligne, comme l'a suggéré le Médiateur, mais aussi vis-à-vis du plaignant individuel dans cette affaire.

Affaire 2576/2009/MHZ

L'affaire 2576/2009/MHZ concernait le traitement par la Commission d'une plainte pour infraction, dans laquelle le plaignant alléguait que les autorités britanniques avaient fait preuve de discrimination à son égard et violé le droit de l'UE en refusant de lui accorder l'allocation britannique de demandeur d'emploi. Bien que le Médiateur n’ait constaté aucun cas de mauvaise administration, il a fait la remarque suivante:

"Lorsque la Commission informe les plaignants des mesures administratives qu'elle prend pour enquêter sur leurs plaintes pour infraction, elle pourrait, dans la mesure du possible, leur fournir des détails sur ses contacts avec les autorités nationales. De cette manière, les plaignants seraient informés de ce que fait la Commission pour répondre à leurs préoccupations, évitant ainsi qu'ils aient besoin de déposer une plainte auprès du Médiateur afin de recevoir ces informations au cours de l'enquête de ce dernier.

La Médiatrice se félicite également de l’engagement pris par la Commission d’informer le plaignant en temps utile et en toute transparence de l’évolution future de la procédure d’infraction horizontale en cours à l’encontre du Royaume-Uni.»

Dans sa réponse de suivi, la Commission a informé le Médiateur qu’elle prenait note de sa recommandation de fournir aux plaignants des informations plus détaillées sur les démarches administratives qui font partie de l’enquête sur leurs plaintes et, dans le cas où un contact avec les autorités nationales est établi, d’informer le plaignant de ces contacts. La Commission a également confirmé que, conformément à sa communication sur les relations avec le plaignant en ce qui concerne les infractions au droit communautaire [42], elle informe les plaignants de chaque mesure formelle prise dans le cadre d'une procédure d'infraction en cours. La Commission s’est également référée à la jurisprudence constante sur la confidentialité que les États membres sont en droit d’attendre de la Commission au cours d’enquêtes susceptibles d’aboutir à une procédure d’infraction [43].

Le Médiateur note que la Commission ne l'a pas informé des mesures spécifiques qu'elle envisage de prendre pour établir des contacts plus transparents avec les plaignants. Cette question sera examinée dans le cadre de l'enquête d'initiative de la Médiatrice sur le traitement par la Commission des plaintes pour infraction (voir l'affaire 132/2010/(KRK)OV ci-dessous).

Affaire 2659/2009/(BU)RT

La réclamation 2659/2009/(BU)RT a été présentée au nom du comité du personnel du Parlement européen. Le plaignant alléguait que la Commission n'avait pas présenté en temps utile le rapport et la proposition relatifs à la révision en 2008 du barème fixant les indemnités journalières et les frais d'hôtel pour les missions des fonctionnaires, conformément à l'article 13, paragraphe 3, de l'annexe VII du statut.

Dans son avis, la Commission a expliqué que les consultations avec les représentants du personnel concernant la révision du barème des dépenses de 2008 étaient toujours en cours. Il a indiqué que, dès la fin de ces consultations, il rédigerait un rapport et, le cas échéant, soumettrait une proposition au Conseil.

Le Médiateur a estimé que les consultations prolongées avec les représentants du personnel ne pouvaient justifier le non-respect par la Commission du délai de deux ans, prévu par le statut, pour rédiger un rapport et soumettre une proposition au Conseil. Il a fait une remarque critique à cet égard.

Dans sa réponse, la Commission a indiqué qu'au cours de l'année 2011, elle soumettrait au Conseil le rapport prévu à l'article 13, paragraphe 3, et, si elle le juge approprié, une proposition. La Commission a également réaffirmé sa politique cohérente consistant à engager un dialogue constructif avec le Médiateur.

La Médiatrice se félicite de l’engagement pris par la Commission de respecter son obligation de présenter le rapport.

Affaire 100/2010/GG

L'affaire 100/2010/GG concernait le traitement par la Commission d'une demande au titre du règlement (CE) no 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents [44]. La demande concernait le dossier de la Commission relatif au contrat LIEN 97-2011, auquel le plaignant avait déjà demandé l'accès par le passé. La remarque critique suivante a été faite:

"Il est de bonne pratique administrative de traiter les demandes d'accès du public dans les délais prévus par le règlement (CE) n° 1049/2001. En l'espèce, la Commission n'a répondu à la demande confirmative du plaignant que le 29 avril 2010, soit près de cinq mois après l'expiration du délai prolongé du 1er décembre 2009, sans pouvoir avancer d'arguments convaincants pour justifier le temps qu'il avait fallu. Il s’agit là d’un cas de mauvaise administration.»

Dans sa réponse de suivi, la Commission a indiqué qu’elle ne s’était pas fondée sur les travaux préparatoires de la décision prise sur la demande d’accès précédente, mais qu’elle avait procédé à une analyse complète et nouvelle. Le dossier en question contenait principalement des échanges de courriers électroniques entre la délégation de la Commission au Kazakhstan, le bureau d'assistance technique concerné et les bureaux de la Commission à Bruxelles. Un certain nombre de ces courriels ont été archivés plus d'une fois. La Commission a donc d’abord organisé le dossier dans un ordre plus logique, en évitant les doubles entrées. En outre, certains des courriels ne concernaient pas exclusivement le contrat LIEN 97-2011 et certains contenaient des échanges de nature purement privée. La Commission a procédé à une analyse beaucoup plus détaillée de tous ces documents en vue d'accorder au plaignant l'accès le plus large possible. Cette analyse a pris beaucoup de temps.

La Commission a annoncé qu'elle avait également pris des mesures pour accélérer le traitement des demandes d'accès. Elle rationalise les procédures de traitement de ces demandes et améliore le contrôle de la qualité des réponses. Toutefois, des demandes exceptionnellement compliquées peuvent entraîner des retards exceptionnels. La présente affaire était tout à fait exceptionnelle. Compte tenu des procédures passées et en cours relatives aux demandes successives d'accès de la requérante au dossier concerné, la Commission a procédé à une analyse très minutieuse et approfondie, qui a nécessité une coordination intensive avec les services concernés.

Le Médiateur note que le traitement de la première demande a également donné lieu à une plainte (1874/2003/GG). Dans le cadre de son enquête sur cette plainte, le Médiateur a constaté que le dossier concerné comprenait quatre sous-dossiers et que la Commission avait établi une liste des documents figurant dans ce dossier. Même si cette liste était incomplète, il est difficile de comprendre pourquoi la Commission a dû réorganiser le dossier avant de pouvoir traiter la nouvelle demande d’accès. Les observations de la Commission soulèvent donc des doutes quant à sa tenue de dossier et affaiblissent la force de son argument.

Affaire 132/2010/(KRK)OV

Dans l'affaire 132/2010/(KRK)OV, le Médiateur n'a pas accepté les arguments avancés par la Commission pour ne pas avoir enregistré une plainte pour infraction, conformément à sa communication sur les relations avec le plaignant en ce qui concerne les infractions au droit communautaire [45]. Comme il avait déjà présenté un projet de recommandation à la Commission sur cette question dans l’affaire 2403/2008/OV [46], il a clôturé l’affaire par une remarque critique, comme suit:

"Le point 3 de la communication prévoit que la correspondance des citoyens doit être enregistrée en tant que plainte pour infraction, sauf si l'une des exceptions énoncées dans cette disposition s'applique. En décidant de ne pas enregistrer la plainte du plaignant en tant que plainte pour infraction, même si aucune exception de ce type ne s'appliquait, la Commission n'a pas respecté le point 3 de la communication. Ce manquement constitue un cas de mauvaise administration> >.

Dans sa réponse, la Commission a relevé que sa décision de ne pas enregistrer la plainte reflétait le fait que, après une évaluation des informations fournies, il était clair qu’il n’y avait pas eu de violation du droit de l’Union. Elle a rappelé, de manière générale, que, depuis septembre 2009, à la suite de l’adoption du nouveau système d’enregistrement de l’Accueil des Plaignants (CHAP), toutes les plaintes et enquêtes soulevées auprès de la Commission dans le cadre de l’application du droit de l’Union doivent être enregistrées séparément des autres courriers entrants. Toute plainte reçue par la Commission doit être enregistrée en conséquence. Le plaignant reçoit un accusé de réception avec une description de la procédure et des garanties de traitement en vigueur. La Commission tient tous les plaignants informés des principales mesures prises dans le dossier.

Le Médiateur note que, dans la première partie de sa réponse, la Commission se contente de réitérer le raisonnement qu'il a déjà rejeté dans sa décision. En ce qui concerne l'observation plus générale formulée par la Commission au sujet de la procédure CHAP, les implications de la nouvelle procédure pour la communication restent floues.

À la lumière du suivi de la remarque critique dans cette affaire, le Médiateur a ouvert une enquête d'initiative sur la question (OI/2/2011/OV). La Médiatrice a demandé à la Commission si, compte tenu des développements susmentionnés, elle a l’intention i) de procéder à une révision de la communication et ii) dans l’affirmative, de consulter la Médiatrice dans ce contexte. L'enquête est en cours.

Affaire 379/2010/MHZ

L’affaire 379/2010/MHZ concernait également des problèmes liés à l’enregistrement de plaintes pour infraction. Plus précisément, le plaignant a envoyé deux lettres à la Commission dans lesquelles il se plaignait que la Pologne n’avait pas correctement mis en œuvre certaines dispositions de la directive relative aux systèmes d’indemnisation des investisseurs (ICSD). Il a produit comme preuve un jugement pertinent rendu par une juridiction polonaise (ci-après le «jugement»). La Commission n’a pas enregistré cette plainte en tant que telle parce que i) elle avait déjà traité la plainte antérieure du plaignant concernant la DSCI (mais portant sur une disposition différente) et ii) selon elle, le plaignant n’a présenté aucun élément nouveau dans sa correspondance de juillet 2009. Néanmoins, la Commission a informé le plaignant de son point de vue selon lequel la Pologne avait correctement mis en œuvre la disposition pertinente de la CIDD.

Étant donné que le Parlement européen avait déjà examiné le point de vue de la Commission sur la mise en œuvre de la loi pertinente par la Pologne, le Médiateur s'est abstenu de formuler des observations à ce sujet. Toutefois, il a estimé que, conformément à la communication de la Commission sur les relations avec le plaignant en ce qui concerne les infractions au droit communautaire [47], elle aurait dû enregistrer la nouvelle plainte du plaignant en tant que telle, car l'arrêt constituait un élément nouveau. Il a fait une remarque critique à cet égard.

Dans sa réponse, la Commission a essentiellement réitéré le contenu de l'avis qu'elle avait rendu au cours de l'enquête du Médiateur.

La réponse de la Commission dans la présente affaire, et dans les affaires 1009/2009/KM et 132/2010/(KRK)OV ci-dessus, confond la question de savoir ce qu’est une plainte pour infraction et celle de savoir ce qu’est une plainte pour infraction justifiée. Le Médiateur attend du système d’enregistrement CHAP qu’il établisse une distinction claire entre ces deux aspects et qu’il enregistre toutes les plaintes en tant que telles, même si une analyse ultérieure montre que la plainte n’est pas justifiée. Cette question devrait être clarifiée lors de l'enquête d'initiative du Médiateur (OI/2/011/OV) sur le traitement par la Commission des plaintes pour infraction.

Affaire 465/2010/FOR

L'affaire 465/2010/FOR concernait une demande adressée à une délégation de la Commission en vertu du règlement (CE) no 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents [48]. Après avoir mené une enquête, le Médiateur a conclu qu'une partie de la demande d'accès du plaignant n'était pas suffisamment claire pour permettre à la Commission de la traiter. En ce qui concerne le reste des documents demandés, le Médiateur a noté que la demande avait été suffisamment clarifiée. Toutefois, il a également fait observer qu’une demande ne peut pas être considérée comme ayant été rejetée à moins qu’une demande confirmative pour les documents n’ait été introduite conformément à l’article 8 du règlement (CE) no 1049/2001. Il a noté qu'il n'y avait aucune information dans le dossier indiquant que le plaignant avait présenté une demande confirmative pour les documents. Le Médiateur a donc clos son enquête sur l'allégation du plaignant selon laquelle la Commission lui aurait refusé à tort l'accès du public aux documents en question. Il a toutefois formulé une remarque supplémentaire en ce qui concerne la nécessité pour la Commission d’informer la requérante de son point de vue selon lequel une demande d’accès du public aux documents n’est pas suffisamment précise et d’aider la requérante à clarifier sa demande.

Dans sa réponse, la Commission a indiqué qu’elle appréciait et souscrivait à la remarque complémentaire. Elle propose de dispenser une formation au personnel des délégations afin de l'aider à traiter correctement les demandes d'accès et de l'informer des décisions du Médiateur. La Commission a également indiqué qu'elle avait informé la délégation en question de la nécessité d'assister la requérante en l'espèce.

Le Médiateur se félicite de la réponse positive de la Commission dans cette affaire.

3. Office européen de sélection du personnel (EPSO)

Affaire 1387/2009/ELB

Dans une autre remarque dans l’affaire 1387/2009/ELB, le Médiateur a suggéré qu’à l’avenir, l’Office européen de sélection du personnel (EPSO) pourrait calculer de manière plus précise et plus précise le nombre de candidats invités à soumettre une candidature complète dans le cadre de concours généraux. Cela réduirait le risque d'admettre trop ou trop peu de candidats aux examens écrits et de devoir ensuite modifier les règles d'un concours en cours. Plus précisément, il suggère que l’EPSO inclue une déclaration dans l’avis de concours pour expliquer qu’il peut prendre en compte l’évolution de situations affectant un concours pour apporter des modifications qui ne sont pas de nature substantielle. Cela faisait suite à une plainte d’une personne ayant participé à un concours organisé par l’EPSO et estimant que l’EPSO avait agi de manière déloyale.

L’EPSO a informé le Médiateur que, depuis la publication du concours en question, il a modifié la procédure relative à l’organisation des concours généraux conformément à son programme de développement. De nos jours, les concours généraux comportent deux phases différentes: les tests d'accès et le centre d'évaluation. Les avis de concours précisent le nombre de lauréats. Toutefois, ils ne précisent plus le nombre de candidats sélectionnés après les tests d’accès ni le nombre de candidats invités à soumettre leur candidature complète. En ce qui concerne l’invitation au centre d’évaluation, elles indiquent uniquement que le nombre de candidats invités au centre d’évaluation est environ X (généralement trois) fois supérieur au nombre de lauréats. Avant la phase d’admission, EPSO publie sur son site internet le nombre de candidats invités au centre d’évaluation. Cette proportion semble raisonnable à la lumière de l'expérience passée et permet aux jurys de sélection d'évaluer un nombre suffisant de candidats. Cette nouvelle procédure permet à EPSO de mieux calculer le nombre de candidats qui seront invités au centre d'évaluation sans être obligé de publier un rectificatif au Journal officiel.

Le Médiateur se félicite que l'EPSO ait agi conformément à sa suggestion.

Affaire 1592/2009/ELB

Dans l'affaire 1592/2009/ELB, le plaignant a participé à un concours organisé par l'EPSO pour recruter des opérateurs de conférence. Étant donné que le jury n'a pas jugé son diplôme pertinent pour le poste d'opérateur de conférence, il a été exclu du concours. Le plaignant a allégué que cette décision était erronée.

Bien qu'il ait reconnu que les études du plaignant pouvaient être utiles à un opérateur de conférence, le Médiateur n'était pas convaincu que ses études correspondaient pleinement au profil de l'opérateur de conférence ou qu'il était parfaitement formé pour travailler en tant qu'opérateur de conférence. Le Médiateur a donc considéré que l'EPSO n'avait commis aucune erreur d'appréciation en ce qui concerne le diplôme du plaignant. Il clôt son enquête en constatant l'absence de mauvaise administration mais, dans une remarque complémentaire, attire l'attention de l'EPSO sur les lettres informant les candidats de leur exclusion d'un concours. Il suggère qu'à l'avenir, les jurys de sélection modifient le libellé des lettres qu'ils adressent à certains candidats afin d'éviter tout malentendu.

Dans sa réponse, l'EPSO a confirmé qu'il tiendrait compte de la remarque complémentaire du Médiateur dans le cadre des futurs concours.

Le Médiateur se félicite de la réponse positive de l'EPSO.

Affaire 2831/2009/RT

Dans l’affaire 2831/2009/RT, la plaignante a allégué que l’EPSO n’avait pas i) garanti son anonymat en ce qui concerne la correction de ses épreuves écrites dans le cadre d’un concours général et ii) respecté le principe d’égalité de traitement entre les candidats. La Médiatrice a considéré que la plaignante n’avait pas démontré que le jury connaissait son identité avant la fin du processus d’évaluation des épreuves écrites. Son anonymat a été maintenu et elle n'a pas été traitée différemment des autres candidats, a-t-il conclu. Le Médiateur a toutefois suggéré que l’EPSO pourrait encore améliorer la clarté de ses procédures de sélection et éviter des erreurs telles que celle qui s’est produite en l’espèce (voir ci-dessous) en utilisant uniquement les copies numérisées des épreuves (sur lesquelles figure le numéro secret d’un candidat) aux fins de l’évaluation effectuée par les correcteurs au cours de la procédure d’évaluation, ainsi que lors de l’octroi aux candidats de l’accès à leurs épreuves.

Dans sa réponse, l ' EPSO a répété que la copie de l ' épreuve écrite de la plaignante portant son numéro de candidature à côté de l ' expression "numéro secret" avait été envoyée à la plaignante par erreur. EPSO a expliqué que, dans le cadre de ces concours, les candidats rédigent leurs réponses sur papier, dont la première page contient des informations personnelles sur le candidat et le début de l’épreuve écrite. Si un candidat demande une copie de l'épreuve, EPSO scanne sa réponse le jour de l'épreuve écrite. L’EPSO a en outre expliqué que les candidats ne connaissent que leur numéro de candidat/de candidature, tandis que les numéros secrets leur restent inconnus. Ce n'est que dans la procédure d'évaluation que les tests sont scannés et reçoivent un numéro secret. Les marqueurs font toujours leurs commentaires sur une feuille portant uniquement le numéro secret du candidat. Ces fiches sont ensuite soumises au jury et ce n’est qu’après avoir déterminé les notes finales que le jury transmet les notes attribuées pour chaque épreuve écrite à l’EPSO, qui associe ensuite le numéro secret à l’identité du candidat.

L’EPSO a informé le Médiateur qu’il fournit aux candidats, sur demande, une copie de leur épreuve écrite portant leur numéro de candidat afin qu’ils puissent effectivement vérifier que l’épreuve est la leur. Il a assuré le Médiateur qu'il avait pris des mesures internes pour prévenir les erreurs susceptibles de provoquer un éventuel malentendu de la part des candidats.

Le Médiateur se félicite que l’EPSO ait donné l’assurance qu’il avait pris des mesures internes pour prévenir les erreurs susceptibles de provoquer un éventuel malentendu de la part des candidats.

4. Agence européenne chargée de la sécurité des réseaux et de l'information (ENISA)

Affaire 131/2009/ELB

Le plaignant dans l’affaire 131/2009/ELB, un membre du personnel de l’Agence européenne chargée de la sécurité des réseaux et de l’information (ENISA), a demandé l’ouverture d’une procédure d’invalidité. L'ENISA a ouvert la procédure en mars 2008. Dans sa plainte, le plaignant a fait valoir que l’ENISA avait indûment retardé l’ouverture de la procédure d’invalidité. Le Médiateur a adressé à l'ENISA une proposition de solution à l'amiable, estimant que, contrairement aux principes de bonne administration, l'ENISA avait indûment retardé la procédure d'invalidité en ne prenant aucune mesure concernant la demande du plaignant jusqu'en janvier 2008. Il demande à l’ENISA de présenter ses excuses. Dans sa réplique, l’ENISA a indiqué qu’elle avait agi dans un délai de quatre mois, ce qui, selon elle, était raisonnable. Elle a refusé de présenter des excuses au plaignant. La Médiatrice a clôturé l’affaire par une remarque critique, estimant que l’ENISA avait indûment retardé l’ouverture de la procédure d’invalidité.

Dans son mémoire en réponse, l’ENISA a indiqué que, lorsqu’une demande de procédure d’invalidité est introduite par un membre du personnel, le directeur exécutif renvoie sans délai la demande à la commission d’invalidité. L’ENISA a également indiqué que sa réponse serait publiée sur son site web interne.

La Médiatrice note que, dans sa réponse, l’ENISA indique que sa procédure actuelle implique la saisine de la commission d’invalidité « sans délai ». Il n’apparaît pas clairement si la procédure actuelle a été introduite afin d’éviter des retards tels que ceux survenus en l’espèce, ou si la procédure existait déjà, mais n’a pas été correctement appliquée en l’espèce. Dans les deux cas, le suivi semble satisfaisant puisqu'il indique que des mesures appropriées ont été mises en place pour éviter que des retards similaires ne se reproduisent à l'avenir.

5. Agence européenne pour la gestion de la coopération opérationnelle aux frontières extérieures des États membres de l’Union européenne (FRONTEX)

Voir l ' affaire 923/2009/(BB)(TN)(BB)FOR ci-dessus sous "Affaires Star".

6. Agence européenne de la sécurité aérienne (AESA)

Affaire 333/2009/(BEH)KM

Dans l’affaire 333/2009/(BEH)KM, l’Agence européenne de la sécurité aérienne (AESA) a publié un appel d’offres comprenant cinq lots différents pour différents services informatiques. Elle a décrit l’offre en utilisant un code du vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV), à savoir 72000000- Services informatiques: conseil, développement de logiciels, internet et support. Le plaignant a critiqué l'utilisation de ce code CPV général, faisant valoir qu'il empêchait les soumissionnaires potentiels qui ciblaient des codes particuliers de soumettre une offre. Il demande à l’AESA de publier un rectificatif. L’AESA a fait valoir que le code général rendait l’appel d’offres accessible à un plus grand nombre de soumissionnaires. En outre, l’avis d’appel d’offres fournissait plus de détails.

L'Ombudsman a noté que les descriptions des codes CPV existent dans toutes les langues officielles. Cela permet aux soumissionnaires d’identifier l’objet d’un appel d’offres sans avoir à traduire l’avis de marché. Il est donc particulièrement important de choisir un code CPV précis. Les lignes directrices sur l'utilisation des codes CPV recommandent également de choisir un code aussi précis que possible et soulignent que les codes peuvent être combinés.

L’avis de l’AESA selon lequel seul le code général devrait être utilisé lorsqu’aucune combinaison de codes spécifiques ne couvre l’ensemble de l’objet de l’appel d’offres était attrayant à première vue, étant donné qu’il était logique et facile à mettre en œuvre. La Médiatrice a toutefois estimé que cette approche ne tenait pas suffisamment compte des intérêts légitimes des soumissionnaires potentiels et que, le cas échéant, des codes plus spécifiques devraient donc être ajoutés. Cela serait plus précis et transparent que de n'indiquer que le code général. Il clôt l’affaire en formulant la remarque critique suivante:

«Les principes de bonne administration imposent aux institutions et organes de l’Union européenne de préciser l’objet d’un marché soumis à appel d’offres en se référant au ou aux codes CPV les plus précis disponibles. En l’espèce, l’AESA ne l’aurait pas fait, puisqu’elle aurait utilisé un code général pour désigner les cinq lots de son offre sans ajouter de codes plus spécifiques. Il s’agit là d’un cas de mauvaise administration.»

Dans sa réponse, l’AESA a souligné qu’elle avait agi de bonne foi dans le cadre de la procédure d’appel d’offres en cause dans l’enquête. Toutefois, il a remercié le Médiateur pour ses "observations constructives" et a indiqué qu'il en tiendrait compte à l'avenir. En particulier, elle ferait désormais un "effort particulier" pour identifier, en plus d'un code général qui traite de l'objet de l'appel, tous les codes spécifiques qui abordent (même si ce n'est que partiellement) les parties individuelles plus détaillées d'un appel et les incluent dans l'avis de marché.

Le Médiateur se félicite de la réponse positive de l'AESA dans cette affaire.

II. Liste des cas dans lesquels une remarque critique a été formulée

Référence du dossier	Lien vers le texte (EN)	Lien vers le texte (langue originale)
2904/2005/(TN)(FOR)(TN)FOR	FR	-
1528/2006/(GG)(WP)VL	FR	DE
3307/2006/(PB)JMA	FR	-
355/2007/(TN)FOR	FR	-
438/2007/(TN)RT	FR	-
2115/2007/FOR	FR	-
2502/2007/RT	FR	-
2834/2007/BEH	FR	DE
3163/2007/(BEH)KM	FR	DE
3163/2007/(BEH)KM	FR	DE
485/2008/(IG)IP	FR	IT
676/2008/RT	FR	-
865/2008/OV	FR	-
1339/2008/MF	FR	-
1438/2008/DK	FR	-
1658/2008/(STM)PB	FR	-
1953/2008/MF	FR	FR
2905/2008/(WP)GG	FR	DE
2905/2008/(WP)GG	FR	DE
2905/2008/(WP)GG	FR	DE
2954/2008/MF	FR	FR
3289/2008/BEH	FR	DE
OI/2/2008/(WP)VIK	FR	-
131/2009/ELB	FR	FR
333/2009/(BEH)KM	FR	DE
923/2009/(BB)FOR	FR	-
953/2009/(JMA)MHZ	FR	ES
953/2009/(JMA)MHZ	FR	ES
1009/2009/(VL)KM	FR	DE
1202/2009/GG	FR	DE
1207/2009/GG	FR	DE
2131/2009/RT et 2373/2009/RT	FR	FR
2659/2009/(BU)RT	FR	FR
100/2010/GG	FR	DE
132/2010/(KRK)OV	FR	NL
182/2010/(AR)MHZ	FR	PL
379/2010/MHZ	FR	PL

III. Liste des cas dans lesquels une remarque supplémentaire a été formulée

Référence de la plainte	Lien vers le texte (EN)	Lien vers le texte (langue originale)
3699/2006/ELB	FR	FR
671/2007/PB	FR	DE
2115/2007/FOR	FR	-
485/2008/(IG)IP	FR	IT
946/2008/(BEH)(VL)ANA	FR	-
1039/2008/FOR	FR	-
53/2009/MF	FR	FR
173/2009/(BU)RT	FR	-
219/2009/PB	FR	DA
294/2009/PB	FR	DA
760/2009/JMA	FR	-
885/2009/MF	FR	FR
1302/2009/TS	FR	-
1387/2009/ELB	FR	-
1410/2009/(JMA)MHZ	FR	-
1592/2009/ELB	FR	FR
1825/2009/IP	FR	IT
2295/2009/(TN)ELB	FR	-
2576/2009/MHZ	FR	PL
2831/2009/RT	FR	-
465/2010/FOR	FR	-