Monsieur,
Le 16 avril 1998, vous avez déposé une plainte contre la Commission européenne au nom d'ÖSB-Unternehmensberatung GmbH auprès du Médiateur européen. Dans votre plainte, vous affirmiez que la Commission n'avait pas traité correctement votre offre concernant un appel d'offres pour les postes de conseillers en information et communication dans le domaine de l'emploi, des relations de travail et des affaires sociales. (V/041/97).
Le 12 mai 1998, j'ai transmis la plainte au président de la Commission européenne et lui ai demandé de commenter votre plainte. La Commission a envoyé son avis le 25 août 1998 et je vous l'ai transmis en vous invitant à présenter vos observations, si vous le souhaitez. Je n'ai reçu aucune observation de votre part.
Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Selon la plainte, les faits pertinents étaient les suivants:
Le plaignant est une société qui a participé à un appel d’offres public concernant le recrutement de consultants en information et communication dans le domaine de l’emploi, des relations de travail et des affaires sociales. Les consultants étaient censés travailler dans les bureaux des représentations de la Commission dans les États membres.
La plaignante a déclaré que sa candidate était une femme invitée à un entretien par la Commission. Selon le plaignant, elle a ensuite été informée par la Commission que son offre était la meilleure.
La plaignante a fait valoir qu'elle avait ensuite embauché la candidate à ses propres risques afin de la préparer au service requis. Trois mois plus tard, le plaignant a été informé que d'autres retards s'étaient produits. Le plaignant a écrit à la Commission pour s’enquérir de la sélection du lot pour Vienne et a ensuite été informé par la Commission qu’après un examen attentif de toutes les offres, aucun candidat n’avait été sélectionné pour le lot et qu’il n’avait donc pas été attribué.
Dans ce contexte, le plaignant s’est adressé au Médiateur. Elle a estimé que plusieurs points concernant l’offre demeuraient peu clairs et a donc demandé des éclaircissements sur les points suivants:
1. Existait-il une couverture financière suffisante pour le paiement des services demandés au moment de l’annonce de l’appel d’offres?
2. Combien d’offres la Commission a-t-elle reçues pour le lot 15 concernant Vienne?
3. Quelles raisons substantielles justifiaient la non-distribution du lot 15?
4. La procédure d’évaluation a-t-elle effectivement été menée à deux reprises, et quelles en ont été les raisons?
5. Si le plaignant n'a pas fait la meilleure offre, quelles sont les raisons indiquées dans le procès-verbal?
6. Quelles sont les raisons qui ont conduit à la levée de la procédure de distribution?
7. Quelles sont les possibilités pour le plaignant de recevoir une compensation de la Commission pour l’effort financier consenti pour la préparation de son offre?
8. L'article 4 des conditions générales s'applique-t-il aux marchés annexés à l'appel d'offres n° V/041/97, qui dispose que la Commission n'est pas tenue de passer un marché, conformément à la législation européenne en matière d'appels d'offres?

L’ENQUÊTE

L'avis de la Commission
En ce qui concerne les points pertinents mentionnés, la Commission a déclaré ce qui suit:
1. La non-distribution du lot 15 pour Vienne n’était liée à aucun problème de couverture financière.
2. Pour le lot 15, 3 offres ont été reçues.
3. En ce qui concerne les raisons pour lesquelles aucune des offres susmentionnées n’a été acceptée, la Commission a déclaré qu’une offre ne satisfaisait pas aux exigences, que la deuxième offre avait été rejetée parce que le candidat n’avait pas les qualifications professionnelles suffisantes et que la troisième offre, l’offre du plaignant, était insuffisante en ce qui concerne les critères d’attribution du marché.
4. En ce qui concerne l’exécution de la procédure pour le lot 15, la Commission a indiqué que le dossier devait être présenté deux fois au comité d’attribution, celui-ci ayant demandé une deuxième évaluation des offres.
5. Les raisons du refus de l'offre de la plaignante étaient les suivantes: Le candidat proposé par le plaignant ne remplissait pas les critères mentionnés dans les conditions générales de l’offre. Le plaignant semblait avoir une idée différente des tâches d'un consultant. La candidature ne comportait aucun plan d’action succinct mis en place par le candidat. En outre, le plaignant a déclaré qu’il se considérait libre de remplacer le candidat à tout moment, avis qui ne pouvait être accepté par la Commission. Enfin, le candidat ne semblait pas posséder la qualification nécessaire.
6. Contrairement à ce qu'affirme le plaignant, la procédure d'appel d'offres n'a pas été annulée. Aucun candidat n’a tout simplement été choisi pour le lot 15.
7. En ce qui concerne une éventuelle compensation financière, la Commission renvoie à l’article 4 des conditions générales, selon lequel elle n’est pas tenue d’indemniser les candidats. De cette manière, le plaignant n’est pas différent des autres demandeurs dont l’offre n’a pas été prise en compte.
8. La Commission a indiqué que l’article 4 des conditions générales était effectivement conforme au droit européen de l’appel d’offres, étant donné que l’employeur public n’était pas tenu d’attribuer un marché, pour autant que la procédure soit formellement portée à la connaissance des soumissionnaires.
Observations du plaignant
Dans ses observations, le plaignant s'est dit satisfait du compte rendu de la Commission.
Il demande qu ' un point fasse l ' objet d ' un examen plus approfondi. Ce point concernait les risques sanitaires causés par l'aéroport de Cologne/Bonn. Il a affirmé que la Commission n'avait pas répondu à ses lettres concernant ce point.

LA DÉCISION

1 Informations fournies concernant la non-attribution d'un marché et l'indemnisation éventuelle
1.1 Le plaignant a allégué que la procédure d'appel d'offres à laquelle il a participé n'avait peut-être pas été menée conformément aux conditions énoncées dans l'avis de marché n° V/041/97. Elle a donc demandé des éclaircissements sur un certain nombre de points relatifs à la procédure et à l’exécution de l’offre. En particulier, elle a demandé davantage d’informations sur les raisons pour lesquelles le marché ne lui avait pas été attribué et sur les raisons pour lesquelles aucun marché n’avait été attribué pour le lot 15. En outre, elle s’est enquise de la compensation financière de ses dépenses.
1.2 Il apparaît donc qu'un certain nombre de points de la procédure d'appel d'offres sont restés flous pour le plaignant. Il est de bonne conduite administrative de tenir les participants à une procédure d’appel d’offres correctement informés de la procédure. Cela vaut en particulier lorsqu'une institution décide de ne pas attribuer un marché particulier et lorsque cette décision affecte les participants.
1.3 La question est donc de savoir si le plaignant a été suffisamment informé du fait que le marché qu'il souhaitait obtenir n'a pas été attribué du tout. Le plaignant s'était adressé à la Commission par lettre du 16 juin 1998, dans laquelle il demandait quel soumissionnaire avait été sélectionné pour l'Autriche et à quel prix l'offre avait été retenue.
1.4 Par lettre du 30 juin 1998, la Commission a répondu qu'après un examen attentif des offres, aucun candidat n'avait été sélectionné pour le lot à Vienne et que, par conséquent, le poste n'avait pas été attribué. Les motifs de cette décision n'ont pas été communiqués aux requérants. Il est de bonne conduite administrative de communiquer les motifs d'une décision aux personnes concernées par celle-ci.
1.5 Dans son avis au Médiateur, la Commission a indiqué qu'elle avait reçu trois offres pour le lot 15. La première offre ne répondait pas aux exigences, le candidat de la deuxième offre ne possédait pas les qualifications professionnelles nécessaires et la troisième offre, l'offre du plaignant, était insuffisante en ce qui concerne les critères d'attribution du marché. Selon la Commission, ni le plaignant ni les deux autres soumissionnaires ne pouvaient donc se voir attribuer le marché pour le lot 15.
1.6 En ce qui concerne l'absence totale d'attribution d'un marché pour le lot 15, la Commission a indiqué que, conformément à l'article 4 des conditions générales, elle n'était tenue d'attribuer aucun marché. La raison pour laquelle un marché n’a pas été attribué pour le lot 15 était qu’aucune des offres qu’elle a reçues ne satisfaisait aux exigences de l’offre.
1.7 En ce qui concerne la possibilité de recevoir une compensation pour l'effort financier consenti dans le cadre de la préparation de son offre, la Commission s'est référée à la disposition de l'article 4 des conditions générales selon laquelle l'employeur public n'est pas tenu d'indemniser les soumissionnaires.
1.8 La Commission a donc motivé sa décision lorsqu'elle a répondu aux questions posées par le plaignant dans sa plainte auprès du Médiateur. Étant donné que les motifs ont été fournis par la Commission, le Médiateur estime qu’il n’est pas nécessaire d’enquêter plus avant sur la question.
2 Conclusion
Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur européen sur cette plainte, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part de la Commission européenne. Le Médiateur a donc décidé de classer l'affaire.
Le président de la Commission européenne sera également informé de cette décision.
Je vous prie d’agréer, Monsieur
Jacob SÖDERMAN,
l’expression de ma considération distinguée.