LE CONTEXTE DE LA PLAINTE

1. En date du 17 janvier 2007, le Parlement européen a publié un avis de marché(1) concernant l’organisation d’une «Journée portes ouvertes» dans le cadre (a) de la Fête de l’Europe organisée par le Parlement européen à Bruxelles et (b) des activités de communication connexes (PE/DG Info/Unité Evénements/01/2007).

2. En date du 12 février 2007, la plaignante a déposé son offre auprès du Parlement européen. Le 28 février 2007, le Parlement a fait savoir à la plaignante que son offre n’avait pas été retenue. Le 14 mars 2007, le Parlement a répondu à la demande d’informations complémentaires de la plaignante en précisant les raisons pour lesquelles son offre avait été rejetée.

LE SUJET DE L'ENQUÊTE

3. La plaignante a allégué que le Parlement avait commis une erreur manifeste d’appréciation lorsqu’il a évalué son offre dans le cadre de l’appel d’offres susmentionné.

L'ENQUÊTE

4. Le 28 novembre 2007, agissant au nom de la plaignante, un avocat a déposé devant le Médiateur une plainte (3042/2007/ELB) contre le Parlement européen, portant sur l’appel d’offres susmentionné. Dans un premier temps, le Médiateur a considéré qu’il n’existait pas de motifs suffisants pour ouvrir une enquête sur ladite plainte, ce dont il informait la plaignante dans un courrier daté du 21 janvier 2008.

5. La plainte 3042/2007/ELB a été suivie de nouveaux échanges de correspondance en date du 27 février 2008 et du 14 avril 2008 (enregistrés sous une nouvelle référence : 1235/2008/ELB) et d’une réunion entre la plaignante et les services du Médiateur, accordée à titre exceptionnel, dans le but de clarifier le contenu de la plainte. Au vu des nouveaux documents et des éclaircissements fournis durant ladite réunion, le Médiateur a décidé d’ouvrir une enquête sur la plainte.

6. En date du 19 mai 2008, le Médiateur informait le Parlement de la plainte et lui demandait d’autoriser ses services à examiner le dossier relatif à la procédure d’adjudication.

7. L’inspection a eu lieu le 25 juin 2008. En date du 8 juillet 2008, la plaignante était informée de cette inspection et recevait une copie du rapport y afférent. Le 14 juillet 2008, la plaignante accusait réception dudit rapport.

L'EXAMEN ET LES CONCLUSIONS DU MÉDIATEUR

Remarque préliminaire

8. Dans le cas d’espèce et en vue de faire avancer rapidement l’enquête, le Médiateur a jugé utile que ses services puissent examiner le dossier du Parlement, avant de demander à ce dernier son avis sur l’affaire. Compte tenu des résultats de l’inspection effectuée par ses services, le Médiateur a jugé qu’il n’était pas nécessaire de solliciter l’avis du Parlement.

A. Allégation d’erreur manifeste d’appréciation lorsque le Parlement a évalué l’offre de la plaignante

Les arguments présentés au Médiateur

9. La plaignante a estimé que le Parlement avait commis une erreur manifeste d’appréciation en lui accordant moins de 60 points dans l’évaluation comparative des offres.

10. Tout d’abord, elle a rappelé qu’elle était à l’origine du concept de la «Journée portes ouvertes» que le Parlement organise depuis plusieurs années. Elle n’a donc pas compris pourquoi le Parlement a considéré que son offre était dépourvue d’un «concept» fort et d’un «fil conducteur». Elle a souligné que le «concept» qu’elle développait n’était autre que celui repris dans l’appel d’offres.

11. Ensuite, en ce qui concerne la «méthode» prétendument faible qu’impute le Parlement à la plaignante, cette dernière a rappelé avoir des contacts avec 26 ambassades et nombre d’autres parties prenantes, grâce notamment à l’organisation d'un événement similaire. En outre, la plaignante a démontré par le passé sa capacité à mobiliser les partenaires nécessaires. La plaignante a déclaré ne pas comprendre quelles autres garanties elle aurait pu fournir.

12. S’agissant de l’absence, soulignée par le Parlement, des CV du personnel extérieur, la plaignante a noté que, conformément aux spécifications techniques de l'appel d'offres, il n’était nullement requis de produire de tels documents pour les collaborateurs extérieurs à la société. En outre, la sous-traitance était autorisée sans obligation de produire des documents à cet égard. En conséquence, la plaignante a soutenu que, s’il en avait été autrement, tous les soumissionnaires auraient dû fournir les CV de tous leurs sous-traitants, ce qui aurait été manifestement disproportionné et contraire aux dispositions des documents contractuels et au principe de sécurité juridique.

13. En ce qui concerne la critique du Parlement faisant valoir que l’offre de la plaignante n’était valable que jusqu’au 1er mars 2007, la plaignante a attiré l’attention sur le délai bref entre l’ouverture de la procédure d’appel d’offres et la date de l’événement. Dans ce cadre, elle considérait qu’il était nécessaire d’avoir une réponse du Parlement pour le 1er mars 2007, de manière à lui permettre d’effectuer tous les préparatifs de l’événement.

14. La plaignante a également soutenu que le Parlement n’était pas habilité à invoquer, dans sa lettre du 14 mars 2007, des motifs de rejet de l’offre autres que ceux mentionnés dans son courrier du 28 février 2007. Elle a poursuivi en rappelant que le courrier du 28 février 2007 précisait que son offre n’avait pas été retenue comme la meilleure mais n’invoquait aucune lacune au regard des exigences formelles comme motif de rejet de l’offre. Ces arguments supplémentaires ont été présentés dans le courrier du Parlement du 14 mars 2007. La plaignante a souligné que ces motifs additionnels communiqués dans ledit courrier du Parlement du 14 mars 2007 n’étaient étayés ni par des documents auxquels la plaignante avait accès, ni par une appréciation «non manifestement erronée» de l’offre de la plaignante.

15. La plaignante a soutenu que le prix de l’offre sélectionnée était nettement supérieur à son propre prix et estimé que ce coût plus important n’était pas justifié au vu de l’organisation de l’événement tel qu’il s’est déroulé le 5 mai 2007.

L'analyse du Médiateur

16. Il revient à l’administration qui organise l’appel d’offres d’évaluer si les soumissionnaires remplissent les conditions énoncées dans l’appel et de procéder à l’évaluation comparative des offres. Le Médiateur ne peut pas substituer sa propre évaluation à celle de l’adjudicateur(2). Dans de tels cas, le contrôle du Médiateur se limite à évaluer si l’appréciation de l’adjudicateur n’a pas été entachée d’erreurs de procédure ou d'erreurs manifestes d’appréciation.

17. Les services du Médiateur ont examiné le rapport du comité d’évaluation en vue d’apprécier le bien-fondé des arguments de la plaignante. Dans ce cadre, les services du Médiateur ont examiné avec soin les commentaires formulés en regard des autres offres soumises, ainsi que ceux formulés vis-à-vis de l’offre sélectionnée.

L’appréciation du «concept» et de la méthode de la plaignante

18. Selon les informations communiquées par le Parlement à la plaignante dans ses courriers du 28 février 2007 et du 14 mars 2007, le comité d’évaluation n’a pas identifié un «concept» fort ou un thème principal capable de faire le lien entre les différentes activités proposées dans l’offre de la plaignante. Le Parlement a déclaré que (a) l’offre se basait principalement sur l’expérience passée ; (b) elle manquait d’explications permettant d’éclairer le «concept» global ; (c) la plupart des propositions émanant de la plaignante en vue de l’événement étaient fondées sur des thèmes marginaux ; (d) la méthode était faible dans la mesure où elle ne se fondait que sur des contacts personnels ; et (e) le rôle et les tâches spécifiques des quatre membres de l’équipe n’étaient pas spécifiés.

19. Les services du Médiateur ont examiné avec soin le rapport du comité d’évaluation en vue d’apprécier le caractère cohérent et suffisant des explications du Parlement. Dans cette optique, les services du Médiateur ont examiné soigneusement les commentaires formulés dans le rapport en ce qui concerne les autres offres soumises, de même que ceux formulés au sujet de l’offre sélectionnée.

20. Le Médiateur note que les spécifications techniques comprennent une liste de critères de sélection, au rang desquels on lit :

- «la compréhension des objectifs du marché et des tâches à exécuter ;

- la qualité et la pertinence de la méthodologie proposée ;

- l’efficacité, la qualité et l’utilité des produits ou solutions proposés (…)»

Dans ce cadre, le Médiateur juge que le Parlement était habilité à apprécier les offres en se fondant sur la clarté avec laquelle les objectifs du marché et les tâches à exécuter étaient décrits. Le Parlement était également autorisé à évaluer la qualité et la pertinence de la méthode proposée par chaque soumissionnaire. En outre, il était indiqué que le Parlement apprécie l’efficacité, la qualité et l’utilité des produits et solutions proposées.

21. L’appréciation effectuée par le comité d’évaluation des critères décrits au point 20 ci-dessus peut être considérée comme en lien avec le «concept» de l’événement. Le Médiateur comprend que les soumissionnaires étaient tenus de développer, dans leur offre, un «concept» cohérent en relation avec l’événement de la «Journée portes ouvertes». Le rapport du comité d’évaluation, que les services du Médiateur ont examiné, confirme qu’une évaluation comparative de toutes les offres a effectivement été menée eu égard aux objectifs du marché et aux tâches à exécuter. Comme signalé par le Parlement dans son courrier à la plaignante, l’offre de cette dernière se basait pour l’essentiel sur l’expérience passée et était dépourvue d’explications en ce qui concerne le «concept» global de l’événement programmé. Le Médiateur précise que le Parlement jouit d’une large marge d’appréciation lorsqu’il définit ce qui constitue un «concept» approprié. Le Parlement a considéré que le «concept» présenté dans l’offre de la plaignante était moins développé que celui proposé par le soumissionnaire sélectionné. Après avoir étudié l’avis du comité d’évaluation, le Médiateur juge que rien ne permet d’établir une erreur manifeste d’appréciation de la part du Parlement. En outre, les explications fournies par le Parlement à la plaignante étaient suffisantes et cohérentes.

22. Le rapport du comité d’évaluation confirme qu’une évaluation comparative de toutes les offres a également été menée eu égard à la qualité et à la pertinence de la méthode proposée. Après avoir examiné l’avis du comité d’évaluation, le Médiateur note que (i) la méthode proposée dans l’offre de la plaignante était fondée sur des contacts personnels et (ii) le rôle et les tâches spécifiques des quatre membres de l’équipe n’étaient pas spécifiés. Il précise également que le Parlement jouit d’une large marge d’appréciation en ce qui concerne l’évaluation de la méthode. Le Parlement a considéré que la méthode de l’offre de la plaignante était moins efficace que celle présentée par le soumissionnaire sélectionné. Après avoir examiné l’avis du comité d’évaluation, le Médiateur ne trouve aucun fait probant permettant d’affirmer qu’il y a eu une erreur manifeste d’appréciation de la part du Parlement. En outre, le Médiateur considère que les explications communiquées à la plaignante par le Parlement étaient suffisantes et cohérentes.

23. Le rapport du comité d’évaluation confirme qu’une évaluation comparative de toutes les offres a également été conduite eu égard à l’efficacité, la qualité et l’utilité des produits et solutions proposés. Après avoir examiné l’avis du comité d’évaluation, le Médiateur précise que l’offre de la plaignante contenait un certain nombre de thèmes et que le Parlement jouit d’une large marge d’appréciation lorsqu’il juge de la pertinence des thèmes. Dans le cas de la plaignante, le Parlement a considéré que l’offre de cette dernière se fondait sur des «thèmes marginaux». Eu égard à ce qui précède, et suivant son analyse de l’avis du comité d’évaluation, le Médiateur juge que rien ne permet de conclure à une erreur manifeste d’appréciation de la part du Parlement. Il considère également que les explications communiquées à la plaignante par le Parlement étaient suffisantes et cohérentes.

Les capacités techniques et professionnelles des sous-traitants

24. L’un des critères de sélection identifiés dans les spécifications techniques (paragraphe 15.2 A) portait sur les capacités techniques et professionnelles des soumissionnaires. Ce critère faisait l’objet d’une évaluation sur la base de l’«expérience attestée par les titres d’études et les qualifications professionnelles du prestataire de services ou du contractant, ainsi que celles des cadres de la société et notamment celles de la (des) personne(s) chargée(s) de la prestation des services. Les curriculum vitae doivent être joints» (nous soulignons).

25. Le rapport du comité d’évaluation, que les services du Médiateur ont examiné, confirme qu’une évaluation comparative a été réalisée entre toutes les offres eu égard au critère décrit ci-dessus. Après avoir examiné l’avis du comité d’évaluation, le Médiateur note que l’offre de la plaignante ne contenait pas les CV de toutes les personnes chargées de la prestation des services. Après avoir examiné l’avis du comité d’évaluation, le Médiateur juge que rien ne permet de conclure à une erreur manifeste d’appréciation de la part du Parlement. Il considère également que les explications communiquées par le Parlement à la plaignante étaient suffisantes et cohérentes.

La validité de l’offre

26. La plaignante a précisé que son offre n’était valable que jusqu’au 1er mars 2007. Le Médiateur note qu’il était précisé dans les spécifications techniques que les soumissionnaires devaient être en mesure de garantir leur offre jusqu’au 12 août 2007.

27. C’est pourquoi le Médiateur est d’avis que le comité était en droit de rejeter une offre qui ne pouvait être garantie jusqu’au jour de la signature du contrat. Par conséquent, il ne trouve aucune erreur manifeste d’appréciation en ce qui concerne cet aspect de la plainte.

Le recours à des motifs additionnels pour rejeter l’offre

28. Dans son courrier du 14 mars 2007, le Parlement ajoutait que la plaignante n’avait fourni aucune pièce justificative relative à ses projets précédents (paragraphe 15.2.A.2 des spécifications techniques) et que le budget proposé à l’annexe B était incomplet (paragraphe 8 des spécifications techniques).

29. Le Médiateur observe que l’obligation de produire une liste des projets précédents et les pièces justificatives correspondantes fait partie intégrante des critères de sélection. En outre, l’invitation à soumissionner stipulait qu’il était obligatoire de présenter un budget complet. Enfin, en réponse à une question soulevée par l’un des soumissionnaires, il a été précisé que la non-conformité avec l’un de ces critères conduirait à l’exclusion du soumissionnaire de la procédure d’attribution de marché.

30. L’inspection menée par le Médiateur a fait apparaître que ces deux motifs figuraient bien dans le rapport d’évaluation. En dépit de ces carences, le comité d’évaluation n’en a pas moins décidé d’examiner l’offre de la plaignante et de lui attribuer des points.

31. À cet égard, le Médiateur considère que, si le comité d’évaluation n’a pas en fait pris en considération ces motifs additionnels pour exclure la plaignante de la procédure d’adjudication, le Parlement n’aurait pas dû communiquer à la plaignante que ces motifs justifiaient également son exclusion de ladite procédure. Dans ces circonstances, le Médiateur formulera une remarque complémentaire ci-dessous.

Le prix proposé par le soumissionnaire sélectionné

32. Le Médiateur rappelle que, conformément aux spécifications techniques , le marché a été attribué à l’offre qui présentait le meilleur rapport qualité-prix et dont la note était supérieure au minimum requis (70 points).

33. La plaignante a soutenu que son offre était moins chère que l’offre sélectionnée.

34. Le Médiateur rappelle que, aux termes de l’article 138 des modalités d’exécution du règlement financier, «l’offre économiquement la plus avantageuse est celle qui présente le meilleur rapport entre la qualité et le prix, compte tenu de critères justifiés par l’objet du marché tels que le prix proposé, la valeur technique, le caractère esthétique et fonctionnel, les caractéristiques environnementales, le coût d’utilisation, la rentabilité, le délai d’exécution ou de livraison, le service après-vente et l’assistance technique»(3). En outre, en vertu de la jurisprudence des tribunaux communautaires, «les critères retenus par le pouvoir adjudicateur pour identifier l’offre économiquement la plus avantageuse ne doivent pas être nécessairement de nature quantitative ou orientés exclusivement vers les prix. Même si des critères d’attribution qui ne sont pas exprimés en des termes quantitatifs sont inclus dans le cahier des charges, ils peuvent être appliqués de manière objective et uniforme afin de comparer les offres et sont clairement pertinents pour identifier l’offre économiquement la plus avantageuse»(4). Donc, même si l’offre de la plaignante était moins chère, le prix n’était pas le seul critère à prendre en considération pour sélectionner l’offre gagnante.

35. Pour chacun des autres critères de nature qualitative, le comité d’évaluation a également accordé des points, le minimum requis étant établi à 70 points. Le Médiateur rappelle que l’offre de la plaignante n’a pas obtenu le nombre minimum de points requis.

36. Les services du Médiateur ont examiné avec soin la comparaison effectuée par le comité d’évaluation des prix proposés par les soumissionnaires. De cet examen, le Médiateur conclut qu’il n’y a pas eu d’erreur manifeste d’appréciation en ce qui concerne cet aspect de la plainte.

37. Enfin, s’agissant des commentaires de la plaignante concernant les prétendues lacunes dans l’organisation de l’événement par le soumissionnaire sélectionné, le Médiateur tient préciser que le Parlement était uniquement en mesure d’évaluer les offres telles qu’elles ont été présentées au cours de la procédure d’adjudication, mais qu’il était dans l’incapacité, au moment de la soumission des offres, d’apprécier la mise en œuvre future de l’événement. Si le Parlement devait conclure que l’attributaire n’a pas fourni les services établis dans l’offre gagnante, il conserve l’option de faire valoir ses droits contractuels vis-à-vis de l’attributaire.

38. Pour garantir le caractère exhaustif de son enquête, le Médiateur a jugé nécessaire de vérifier la composition du comité d’évaluation. Il rappelle que, aux termes de l’article 146 des modalités d’exécution du règlement financier, «toutes les demandes de participation et offres déclarées conformes sont évaluées et classées par un comité d’évaluation constitué pour chacune des deux étapes sur la base, respectivement, des critères d’exclusion et de sélection, d’une part, et d’attribution, d’autre part, préalablement annoncés. Il est nommé par l’ordonnateur compétent aux fins d’émettre un avis consultatif sur les marchés (...) Le comité d’évaluation est composé d’au moins trois personnes représentant au moins deux entités organisationnelles de l’institution concernée sans lien hiérarchique entre elles, dont l’une au moins ne dépend pas de l’ordonnateur compétent.» Après examen du dossier du Parlement, le Médiateur conclut que le Parlement s’est conformé aux règles applicables.

B. Les conclusions

Sur la base des enquêtes qu’il a menées sur la présente plainte, le Médiateur conclut qu’il n’y a pas eu de mauvaise administration de la part du Parlement. Le Médiateur formule néanmoins la remarque complémentaire suivante :

Les motifs additionnels mis en avant par le Parlement dans son courrier à la plaignante du 14 mars 2007 n’ont pas été pris en considération par le comité d’évaluation. En conséquence, le Parlement n’aurait pas dû les indiquer à titre de motifs supplémentaires de rejet de l’offre de la plaignante.

La plaignante et le Parlement seront informés de la présente décision.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Fait à Strasbourg le 19 novembre 2008

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(1) JO 2007/S 11-011658.

(2) Voir décision concernant la plainte 1043/2000/GG.

(3) Règlement (CE, Euratom) n° 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 établissant les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, JO 2002 L 357, p.1.

(4) Affaire T-59/05 Evropaïki Dynamiki Commission, arrêt du 10 septembre 2008, non encore publié, point 59.