Strasbourg, le 15 novembre 2007

Monsieur,

Le 11 mai 2006, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen contre le Parlement européen concernant vos conditions de travail et votre évaluation du personnel.

Le 21 juin 2006, j’ai transmis la plainte au président du Parlement, qui a transmis son avis le 28 septembre 2006. Je vous l'ai transmis le 5 octobre 2006 avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 13 novembre 2006.

Le 14 février 2007, vous avez envoyé une nouvelle lettre dans laquelle vous avez formulé des observations complémentaires.

Par lettre du 30 mai 2007, j'ai demandé au Parlement de plus amples informations sur votre plainte. Je vous en ai informé le même jour.

Le 13 juillet 2007, le Parlement a envoyé sa réponse. Le 24 juillet 2007, elle a transmis une annexe qui manquait à cette réponse. Je vous ai transmis la réponse du Parlement et son annexe le 26 juillet 2007 avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 23 août 2007.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Le plaignant est fonctionnaire de grade A au Parlement européen. Dans sa plainte au Médiateur européen, il a critiqué ses conditions de travail qui, selon lui, ont eu des conséquences négatives sur son rapport de notation pour l'année 2004.

Il est apparu que les conflits dans la relation de travail du plaignant avec le Parlement résultaient en particulier d'une méthode de travail que le plaignant avait choisie pour traiter la correspondance, qui n'avait pas été approuvée par son supérieur, le chef d'unité. Le plaignant a indiqué qu'il avait utilisé un enregistreur vocal pour dicter ses réponses sur bande et qu'il avait demandé à une secrétaire de produire des transcriptions des enregistrements. Il a soutenu qu'il s'agissait d'une méthode très efficace, qu'il utilisait depuis des décennies. Selon lui, il serait beaucoup plus long et fastidieux pour lui de produire ses textes par écrit, comme le demandait son supérieur. Le plaignant a allégué que, lorsque sa secrétaire a refusé de produire des transcriptions de ses enregistrements, son supérieur l'a appuyée dans son refus de travailler, ce qui a sérieusement entravé son travail. Il a également allégué que son travail continuait d'être entravé parce qu'on ne lui accordait pas un secrétaire germanophone qui était prêt à produire des transcriptions de bandes magnétiques. Le plaignant a allégué que cela constituait du harcèlement. Il ressort des documents joints à la plainte que le supérieur hiérarchique du plaignant lui a demandé soit d'utiliser le programme de reconnaissance vocale installé sur son ordinateur, soit de fournir des manuscrits, demande qui a ensuite été confirmée par le directeur général compétent.

Selon le plaignant, la mauvaise administration alléguée dans ses conditions de travail au Parlement a eu des conséquences négatives sur son rapport de notation pour l’année 2004. Il a allégué que certaines déclarations faites dans ce rapport au sujet de son rendement étaient mensongères et diffamatoires. De plus, le plaignant alléguait que son supérieur n'avait pas toute la capacité professionnelle et morale d'évaluer les autres. Selon lui, entre autres, son supérieur manquait des compétences linguistiques nécessaires pour évaluer ses prestations, ne supervisait pas correctement le travail de l'unité et empêchait le plaignant de s'acquitter efficacement de ses tâches.

Le plaignant a en outre fait valoir que son rapport de notation pour 2004 était nul pour un certain nombre de raisons procédurales. Tout d'abord, il avait été établi six mois trop tard et donc à mi-parcours de la période de référence suivante. Le plaignant a fait valoir qu’il s’agissait d’un cas de mauvaise administration car, si un fonctionnaire devait améliorer ses prestations au cours de la période de référence suivante, la moitié de cette période aurait déjà passé, ce qui signifie que l’évaluateur courait le risque d’être confronté au même reproche dans son prochain rapport de notation.

De plus, le plaignant alléguait que le rapport contenait une erreur formelle en ce que la distinction entre son supérieur hiérarchique et son premier notateur n'avait pas été respectée. Selon le plaignant, cette distinction était exigée par l'article 5 des modalités d'application de la procédure d'évaluation. Il a fait valoir que, puisque son rapport avait ainsi été signé par un fonctionnaire qui n'était pas compétent pour le signer, il était nul.

En ce qui concerne son rapport de notation, le plaignant a, avant de s’adresser au Médiateur, introduit une réclamation au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut auprès du Parlement. Dans sa réponse, le Parlement a estimé que la procédure d’évaluation du personnel avait été légale. Conformément à l'article 3 des "Dispositions générales d'exécution applicables à l'article 43 du statut et à l'article 15 du régime applicable aux autres agents"du 8 mars 1999 ("les DGE de 1999"), il n'était pas exclu que le supérieur hiérarchique du noté puisse être le premier notateur ou même le notateur final, ce qui était également logique à partir d'un certain grade. En outre, le Bureau a apporté certaines modifications au système d'évaluation et de promotion, qui ont été diffusées dans une communication du 25 septembre 2003. Le point 2.2 de cette communication prévoyait que, en principe, le premier notateur était toujours le supérieur hiérarchique direct de grade A. Le Parlement a ajouté que, pour le précédent rapport de notation du plaignant, son supérieur hiérarchique avait également été le premier notateur, ce que le plaignant n'avait pas contesté. Le Parlement a donc rejeté la plainte.

Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant a critiqué cette décision. Il a fait valoir que l'article 5 des DGE de 1999 était très clair et que la remarque du Parlement selon laquelle il ne s'appliquait pas aux grades supérieurs était absurde. Quant à la communication du 25 septembre 2003, il a fait valoir qu'il n'avait pas reçu une telle communication. En outre, le plaignant a fait valoir que, en tout état de cause, il serait nul parce qu’il n’avait pas l’approbation du comité du statut. Il serait également irrecevable parce qu'il signifierait un « raccourcissement de la voie de recours ».

Le plaignant ajoute que les règles internes du Parlement en matière d'évaluation du personnel prévoient que l'évaluateur peut demander une consultation avec son notateur final avant la vérification par ce dernier de son rapport de notation. Toutefois, le plaignant a souligné que ces dispositions précisaient également que le notateur final ne disposait que de (seulement) dix jours ouvrables pour approuver ou modifier le rapport. Le plaignant a fait valoir que, dans la pratique, cela signifiait que la procédure n'était effectivement pas viable parce que, compte tenu du temps disponible, l'évaluateur n'avait pas eu la possibilité de demander une telle consultation. Selon le requérant, cela constituait un « raccourcissement de la voie d'appel » et un déni du droit d'être entendu.

En résumé, le plaignant a formulé les allégations suivantes:

1. Son rapport de notation pour 2004 a été établi avec un retard excessif;
2. Son rapport de notation pour 2004 contenait des déclarations mensongères et diffamatoires;
3. Il était illégal que son supérieur soit nommé premier notateur;
4. La procédure qui permettait aux évaluateurs de demander une consultation avec l’évaluateur final n’était effectivement pas viable;
5. Son travail avait été entravé par son supérieur d'une manière qui constituait du harcèlement; et
6. Son supérieur ne s'est pas acquitté correctement de ses tâches et de ses fonctions.

L'ENQUÊTE

Considérations du Médiateur

Le Médiateur a noté que le plaignant ne semblait pas avoir soulevé sa quatrième allégation au titre de l'article 90, paragraphe 2, du statut. Étant donné que le plaignant n'avait donc pas épuisé les voies de recours internes du Parlement, le Médiateur a rejeté cette allégation sur la base de l'article 2, paragraphe 8, de son statut.

Le Médiateur a noté, en outre, que le Parlement avait rejeté la sixième allégation du plaignant, qu'il avait soulevée dans sa plainte au titre de l'article 90, paragraphe 2, étant donné qu'elle ne concernait pas une action ayant donné lieu à un grief. Le Médiateur a estimé que ce point de vue semblait correct sur la base des règles applicables et qu’il n’y avait donc aucune raison d’ouvrir une enquête sur cette allégation telle qu’elle a été présentée par le plaignant. Toutefois, un aspect de cette allégation semble être que le plaignant a considéré que son rapport de notation pour 2004 était nul parce que son supérieur n'aurait pas les qualifications et la capacité nécessaires pour évaluer son rendement. Étant donné que l'évaluation des prestations d'un fonctionnaire constitue une action susceptible de faire l'objet d'un grief, le Médiateur a décidé de modifier la sixième allégation du plaignant de la manière suivante:

(6) Le rapport de notation du requérant pour 2004 était nul parce que son supérieur n'aurait pas les qualifications et la capacité nécessaires pour évaluer son rendement.

Le Médiateur a demandé l'avis du Parlement sur les allégations (1) à (3), (5) et sur l'allégation modifiée (6).

Avis du Parlement

Dans son avis, le Parlement soulignait, à titre liminaire, que ses règles internes en matière de rapports de notation et de promotion avaient changé au cours de l'année 2005. Les DGE de 1999 ont été remplacées par les modalités d’application du 6 juillet 2005 (ci-après les « DGE de 2005 »). Ces règles étaient entrées en vigueur à la date de leur adoption et étaient d’abord applicables en ce qui concerne la procédure d’évaluation du mérite qui a eu lieu en 2004 et les promotions qui ont pris effet en 2005. Toutefois, les règles n’ont pas affecté les étapes de la procédure déjà achevées jusqu’à la date de leur adoption.

En outre, la "Note aux membres du Bureau sur les propositions d ' amélioration des rapports de notation et du système de promotion du Parlement"(1), datée du 17 juillet 2003 (ci-après " la note de 2003 "), a été remplacée par une décision du Bureau du 6 juillet 2005 introduisant une nouvelle "Politique de promotion et de planification des carrières " (ci-après " la décision de 2005 ").

Concernant la première allégation du plaignant

En ce qui concerne l'allégation du plaignant selon laquelle son rapport de notation pour 2004 aurait été établi avec un retard excessif, le Parlement souligne que les DGE de 1999 n'ont pas établi de calendrier précis pour l'évaluation annuelle des mérites. La note de 2003 indiquait un calendrier dans son annexe I. Selon ce calendrier, le fonctionnaire évalué devrait recevoir le projet de rapport de notation en janvier de l’année suivant l’année d’évaluation concernée. L'entretien devrait avoir lieu jusqu'à la fin du mois de février. Le notateur final doit signer le rapport au plus tard le 15 mars.

Le Parlement a fait valoir que le projet de rapport de notation du plaignant avait été établi le 22 avril 2005. L'entretien avec son premier notateur avait été arrangé pour le 13 mai 2005. Toutefois, à cette même date, le plaignant avait demandé « plus de temps pour examiner ». Ainsi, l'entretien avait été reporté et avait eu lieu le 23 mai 2005. Le rapport a été validé le 3 juin 2005.

Le Parlement a fait valoir que le fait que la procédure ait été retardée de trois mois ne constituait pas un retard excessif ni ne rendait l'évaluation invalide. Premièrement, le calendrier prévu par les règles internes n’était qu’indicatif. Deuxièmement, le retard n'a eu aucune conséquence sur la carrière du plaignant, surtout pas sur le déroulement de la procédure de promotion.

Sur la deuxième allégation du plaignant

En ce qui concerne l'allégation du plaignant selon laquelle son rapport de notation contenait des déclarations mensongères et diffamatoires, le Parlement a déclaré que le rapport contenait plusieurs remarques critiques concernant la capacité, le rendement et la conduite du plaignant. Une remarque indiquait que le requérant avait de grandes difficultés à travailler en équipe avec ses collègues ("a mis beaucoup de difficulté à ancienne équipe avec les secrétaires de rédaction"). Un autre commentaire sur sa capacité exprimait son opposition aux innovations introduites dans l'Unité (" conteste malheureusement les innovations appliquées dans l'Unité"). S'agissant de l'évaluation de son efficacité, et notamment de son respect des délais et des priorités, il a été reproché au plaignant d'avoir ralenti les progrès en refusant d'utiliser l'élément d'obstruction par son refus de toucher à l'informatique et d'avoir manqué de créativité (" on attend encore des propositions des constructives de sa part"). En ce qui concerne le comportement, plusieurs remarques ont critiqué la réticence du plaignant à adapter son travail sur la base de celui de ses collègues («[m]anifeste peu d'empressement à l'harmonisation rédactionelle avec ses collègues») et à utiliser de nouveaux outils de travail (« [m]et beaucoup d'opposition à sa conversion aux outils bureautiques et consultation télématique»). D ' autres commentaires négatifs ont fait état d ' un manque d ' esprit d ' équipe (" participe peu à la cohésion et au dynamisme de l ' unité") et d ' un manque de respect des règles internes ("[a] tendance à imposer sa propre opinion"). L’évaluation globale se lit comme suit: «(...) confirmé et compétent, éprouvant toutefois du mal à s'intégrer dans un système réglementaire avec contraintes hiérarchiques».

Le Parlement a fait valoir que les évaluateurs disposaient d'un pouvoir discrétionnaire considérable lorsqu'ils jugeaient le travail des personnes dont ils devaient rendre compte. Selon la jurisprudence des juridictions communautaires, il n'appartenait pas aux juridictions d'interférer avec l'évaluation du personnel, sauf en cas d'erreur ou d'exagération manifeste (par exemple, l'affaire T-23/91, Maurissen/Cour des comptes (2)).

Le Parlement ajoute qu’il convient de garder à l’esprit que l’objectif des rapports de notation est de fournir une image complète des prestations du fonctionnaire concerné. Il a insisté sur le fait que les évaluations figurant dans le rapport de notation du plaignant reflétaient ses performances professionnelles et n'étaient donc ni mensongères ni diffamatoires.

Concernant la troisième allégation du plaignant

En ce qui concerne l'allégation du plaignant selon laquelle il était illégal pour son supérieur d'être nommé premier notateur, le Parlement a fait valoir que les règles internes pertinentes stipulaient que les rapports de notation étaient établis et approuvés par deux notateurs. Les DGE de 1999 exigeaient que le rapport de notation soit établi par le supérieur hiérarchique de l'agent de catégorie A/LA et signé par deux notateurs, le premier notateur étant le chef d'unité ou le directeur du fonctionnaire évalué, le notateur final étant le directeur général ou un directeur désigné par lui.

La note de 2003 précisait qu ' en principe le "premier notateur est le supérieur hiérarchique direct de l ' intéressé dans la catégorie A". Cette règle a développé les DGE existantes et ne les a pas contredites.

Le Parlement a expliqué que le chef d'unité du plaignant était son supérieur hiérarchique direct en 2004 (et qu'il l'était toujours). Ainsi, sa nomination en tant que premier notateur était conforme aux règles internes applicables. Le notateur final était le directeur. Le principe de l'implication de deux assesseurs n'a donc pas été violé. En outre, les deux mêmes notateurs avaient, conformément aux DGE de 1999, signé les rapports de notation du plaignant de 1999 à 2003. Le fait que le premier notateur ait signé le rapport le 3 juin 2005 et que le deuxième notateur l’ait signé le 8 juin 2005 n’a aucune incidence sur la régularité de la procédure.

Sur la cinquième allégation du plaignant

En ce qui concerne l'allégation du plaignant selon laquelle son travail aurait été entravé par son supérieur hiérarchique d'une manière qui constituait du harcèlement, le Parlement a fait valoir que chaque membre du personnel avait le droit de consulter la "commission sur le harcèlement et sa prévention sur le lieu de travail" ou d'introduire une plainte formelle auprès de celle-ci. Le Comité pourrait, s ' il le juge opportun, faire des recommandations et rédiger un rapport à l ' intention du Secrétaire général, qui déciderait alors s ' il y a lieu de mener une enquête approfondie. À ce jour, le Parlement n'a pas été informé d'une telle plainte.

Le Parlement rappelle que le plaignant a critiqué le refus de son supérieur de lui fournir un secrétaire germanophone capable de produire les transcriptions de ses enregistrements. Elle a indiqué que, de son point de vue, le plaignant avait méconnu à plusieurs reprises les instructions de ses supérieurs hiérarchiques directs et avait ainsi violé l’obligation d’assister et de conseiller ses supérieurs, prévue à l’article 21 du statut. Les instructions, confirmées par l'autorité hiérarchique supérieure, s'inscrivaient pleinement dans le cadre des tâches assignées au plaignant. Selon le Parlement, rien n'indique qu'il y ait eu harcèlement. La pratique consistant à être à jour en ce qui concerne les technologies modernes est un devoir essentiel d'un fonctionnaire possédant les plus hautes qualités de compétence, d'efficacité et d'intégrité.

Concernant la sixième allégation (modifiée) du plaignant

En ce qui concerne l'allégation du plaignant selon laquelle son rapport de notation pour 2004 était nul parce que son supérieur n'aurait pas les qualifications et la capacité nécessaires pour évaluer ses prestations, le Parlement a fait valoir que le supérieur en question avait une expérience substantielle en tant que chef d'unité. S'il est vrai qu'il ne parlait pas allemand, cela ne l'a pas empêché d'évaluer la compétence, le rendement et la conduite du plaignant. En fait, la plupart des remarques critiques formulées dans le rapport de notation du plaignant concernaient sa réticence à travailler en équipe et à utiliser du matériel informatique, ainsi que son manque d'initiative. Le Parlement ajoute que le rapport de notation du plaignant contient également des remarques positives concernant ses bonnes capacités d'analyse et ses excellentes connaissances.

Le Parlement a fait valoir que les principales caractéristiques de la performance de travail du plaignant étaient évidentes même sans examiner le contenu des documents qu'il a rédigés en allemand. Dans un environnement multinational tel qu'il existe dans les institutions des Communautés européennes, il est difficile d'éviter une situation dans laquelle un supérieur ne parle pas la langue de son subordonné. Il est bien établi que l'anglais et le français sont utilisés comme langues de travail dans les rapports de notation. En l ' espèce, en tant qu ' "argumentum ad absurdum", le supérieur hiérarchique du requérant aurait dû parler plusieurs langues officielles pour pouvoir rédiger les rapports de notation de tous les membres de son unité.

Observations du plaignant concernant
sa première allégation

En ce qui concerne le retard allégué dans la production de son rapport de notation, le plaignant a déclaré que le Parlement n'avait pas respecté le calendrier prévu. Selon lui, la période comprise entre le 13 et le 23 mai 2005 avait été destinée à constituer un délai de réflexion pour son premier notateur, en vue d’éviter la procédure de réclamation ultérieure. Il n'était pas destiné à lui-même, étant donné qu'il n'avait rien à réfléchir à ce stade. En outre, le plaignant a fait valoir que le retard de six mois avait eu de lourdes conséquences sur sa carrière, ce qui, comme en témoigne sa plainte auprès du Médiateur, persistait toujours. Il a soutenu que ce retard constituait une mauvaise administration.

Sur sa deuxième allégation

Le requérant a également soutenu que son rapport de notation contenait des déclarations mensongères et diffamatoires. Il a fait valoir que les remarques individuelles soulevaient un certain nombre de questions, telles que la question de savoir qui étaient les secrétaires avec lesquels il aurait eu des difficultés; quelles innovations il avait rejetées; comment aurait-il pu refuser d’utiliser du matériel informatique alors que, dans le même temps, il faisait référence à des sites web; en quoi consistaient la coopération et le dynamisme de son unité et, en ce qui concerne son évaluation globale, quand avait-il jamais ignoré une règle ou des contraintes hiérarchiques.

Le plaignant a fait valoir que son rapport de notation était si négatif que tout évaluateur final responsable serait devenu suspicieux. Par conséquent, selon lui, le notateur final aurait dû prendre l’initiative et consulter le premier notateur, d’autant plus que le notateur final n’avait aucun contact immédiat avec les notés.

Le plaignant a estimé que l'avis envoyé par le Parlement ne faisait même qu'empirer les choses, car il montrait que le Parlement dans son ensemble avait désormais adopté la même position négative à l'égard de ses prestations professionnelles sans aucun examen et sans l'avoir entendu à ce sujet. Selon lui, il s’agissait là d’un nouveau cas de harcèlement à son encontre, qu’il souhaitait poursuivre en tant qu’autre cas de mauvaise administration.

Concernant sa troisième allégation

Le plaignant a fait observer que, comme le Parlement lui-même l'avait désormais reconnu, ses DGE de 1999 s'appliquaient à la nomination des évaluateurs. Selon leur article 5, il était clair que la fonction de supérieur hiérarchique devait être séparée de celle de premier notateur. Le plaignant a fait valoir que le Parlement avait tenté de «s'évader» de devoir l'admettre en déclarant que la note de 2003 ne constituait qu'une «élaboration» des DGE de 1999, qui ne nécessitait pas l'approbation du comité du statut conformément aux articles 43 et 110 du statut. Cependant, il a soutenu que, puisque des changements substantiels concernant un « raccourcissement de la voie d'appel déjà défaillante » étaient en cause, cet argument devait échouer. Par conséquent, le plaignant a estimé que, sans l’approbation du comité du statut, les modifications étaient invalides. Sur la base de ces considérations, il a maintenu son point de vue selon lequel son supérieur hiérarchique direct n’aurait pas dû être nommé premier notateur et que son évaluation était nulle.

Concernant sa quatrième allégation (non reprise par le Médiateur)

En ce qui concerne son allégation selon laquelle la procédure permettant aux évaluateurs de demander une consultation avec le notateur final n’était effectivement pas viable, qui avait été rejetée par le Médiateur, le plaignant a admis qu’il n’avait pas soulevé cette question dans sa réclamation au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut. Toutefois, estimant que cette question est importante et d'intérêt général, il suggère que le Médiateur mène une enquête d'initiative à cet égard.

Sur sa cinquième allégation

Le plaignant a fait remarquer que le Parlement n'avait pas nié avoir délibérément refusé de lui fournir une secrétaire qui serait disposée à produire des transcriptions de ses enregistrements. Il alléguait qu'elle avait tenté de justifier ce comportement en l'accusant, de manière diffamatoire, de mauvaise conduite sans donner un seul exemple concret. Ses efforts pour soutenir et conseiller ses supérieurs, pour lesquels il avait recueilli des preuves détaillées dans sa réclamation au titre de l’article 90, paragraphe 2, avaient été rejetés, ce qui signifiait que ses supérieurs avaient méconnu leur propre responsabilité telle que prévue à l’article 21, paragraphe 2, dernière phrase, du statut. En outre, le plaignant se réfère à l'article 24 du statut, selon lequel les Communautés doivent assister leurs fonctionnaires, "en particulier dans les procédures contre toute personne qui profère des menaces, [ou] des actes ou des propos insultants ou diffamatoires".

Le plaignant a également souligné qu'il s'était déjà adressé au président de la "commission sur le harcèlement et sa prévention sur le lieu de travail", mais sans succès. Par conséquent, il ne savait pas ce qu'il aurait pu faire d'autre à cet égard. Dans ce contexte, le plaignant a également maintenu son allégation selon laquelle l’entrave systématique à son travail constituait un harcèlement au sens de l’article 12 bis, paragraphe 3, du statut.

Le plaignant a ajouté que, compte tenu notamment de la charge de travail élevée qui était à prévoir pendant la présidence allemande du Conseil et lorsqu'un citoyen allemand occupait le poste de président du Parlement européen, il ne lui serait plus possible d'accomplir ses tâches dans un délai raisonnable. Il a fait valoir que le programme de reconnaissance vocale installé sur son ordinateur, que son supérieur lui avait demandé d'utiliser, produisait d'innombrables erreurs, qu'il devrait corriger manuellement à l'écran s'il n'avait pas de secrétaire germanophone à sa disposition. Il a ajouté qu'il avait déjà testé ce programme, de sa propre initiative, bien avant qu'il ne soit introduit. Selon le plaignant, le logiciel devait encore être considérablement amélioré et n'était pas encore adapté à une utilisation quotidienne. Il a soutenu que la production de textes sur la base de ce logiciel prenait beaucoup plus de temps qu'il n'en fallait à un secrétaire pour produire des transcriptions d'enregistrements, une pratique qu'il avait suivie pendant plus de 30 ans en service.

Concernant sa sixième allégation

Le plaignant a soutenu qu'il avait prouvé, sur la base de nombreux éléments de preuve, que son supérieur ne satisfaisait même pas aux normes minimales de capacité, de rendement et d'intégrité. Toutefois, il note que le Parlement n’a pas formulé d’observations sur ces questions. Étant donné que, comme le Parlement l’avait reconnu, son supérieur ne parlait pas allemand et ne voyait même pas les textes qu’il avait produits, le plaignant a demandé comment son supérieur pouvait le critiquer pour avoir «transmis ses excellentes (...) connaissances (...) de manière abrupte»(3). Il ne comprend pas non plus la référence du Parlement à la langue dans laquelle les rapports de notation ont été rédigés.

En outre, le plaignant a mentionné qu’en raison des «relations spéciales» de son supérieur, celui-ci était exempté de la mobilité interne obligatoire du Parlement.

Lettre du plaignant du 14 février 2007

Dans une autre lettre du 14 février 2007, le plaignant a renvoyé à sa suggestion selon laquelle le Médiateur pourrait ouvrir une enquête d'initiative concernant sa quatrième allégation, que le Médiateur n'avait pas abordée dans son enquête. Il a présenté de nouvelles informations dans ce contexte, à savoir un calendrier pour l’exercice d’évaluation du personnel pour 2006, qui, selon lui, ne prévoyait pas non plus une période de temps suffisante pendant laquelle l’évaluateur pouvait demander une réunion avec le notateur final. Il ajoute que cette pratique méconnaît les dispositions d’exécution actuellement applicables.

Autres enquêtes
Considérations du Médiateur

Après un examen attentif de l'avis du Parlement et des observations du plaignant, il est apparu que des enquêtes supplémentaires étaient nécessaires.

En ce qui concerne l'allégation du plaignant selon laquelle il était illégal pour son supérieur hiérarchique direct d'avoir été nommé premier notateur, le Médiateur a noté que le Bureau du Parlement semblait avoir apporté certaines modifications au système d'évaluation et de promotion, qui avaient été diffusées dans la note de 2003. Selon le Parlement, cette note a développé les DGE existantes de 1999 et ne les a pas contredites. Toutefois, le plaignant a déclaré 1) qu'il n'avait pas reçu une telle communication et 2) qu'elle ne serait pas valable parce qu'elle n'avait pas été soumise pour avis au comité du statut. Dans ses observations, le plaignant a fait valoir que, dans la mesure où des modifications substantielles entraînant un « raccourcissement de la voie de recours » étaient en cause, une consultation du comité du statut aurait été nécessaire.

Le Médiateur a examiné les documents en question et est parvenu à la conclusion qu'il apparaissait effectivement que les DGE de 1999 exigeaient que trois personnes soient associées à l'établissement du rapport de notation d'un fonctionnaire, à savoir son supérieur hiérarchique direct, un premier notateur et un notateur final. Selon le Médiateur, les DGE de 1999 ne prévoyaient pas d'exception à cette règle. Toutefois, la note de 2003 semblait réduire le nombre de personnes concernées à deux, étant donné que le premier notateur devait être le supérieur hiérarchique direct du fonctionnaire.

Par conséquent, le Médiateur a décidé de demander au Parlement d'expliquer pourquoi il considérait que la note de 2003 constituait une élaboration des DGE de 1999 et ne nécessitait pas la consultation du comité du statut.

Compte tenu de l'argument du plaignant selon lequel il n'avait pas reçu la note de 2003, le Médiateur a également demandé au Parlement de l'informer de la manière dont il avait veillé à ce que son personnel soit informé du contenu de la note.

Réponse du Parlement

Dans sa réponse, le Parlement a indiqué que, dans sa réglementation relative à la procédure d'évaluation du personnel, il avait toujours mis l'accent sur le principe de l'implication de deux notateurs et que le supérieur hiérarchique direct du fonctionnaire de grade A participait à la procédure. Parmi les deux notateurs, le premier devait être un fonctionnaire qui était au moins chef d’unité. Dans de nombreux cas, cette personne n'était pas le supérieur immédiat de l'évaluateur. Pour cette raison, les DGE en vigueur avant 1999 exigeaient que le premier notateur consulte le supérieur hiérarchique direct du noté avant d'établir le rapport de notation, alors que les DGE de 1999 impliquaient le supérieur hiérarchique direct dans la procédure elle-même en lui confiant la tâche d'établir le rapport de notation.

Le Parlement rappelle que, bien que le supérieur hiérarchique doive consulter l'évaluateur avant d'établir le rapport, les DGE de 1999 ne prévoient pas de réunion formelle entre eux ni de transmission d'un projet de rapport à l'évaluateur. En outre, le premier notateur est resté libre de modifier ou de compléter le rapport. Selon le Parlement, la responsabilité principale incombait donc aux supérieurs hiérarchiques, tandis que le supérieur hiérarchique immédiat ne soutenait que les notateurs dans leur travail.

Le Parlement a indiqué que, selon les DGE de 1999, il n'était pas exclu que le premier notateur soit le supérieur hiérarchique direct du noté, de sorte que seules deux personnes seraient impliquées dans la procédure. Selon le Parlement, tel devrait être le cas pour les notés de grade A. En outre, les DGE de 1999 prévoyaient que, dans les très grandes unités administratives, le premier notateur pouvait être un chef d’unité, c’est-à-dire une personne de grade inférieur à A3 et probablement le supérieur hiérarchique direct de tous les membres du personnel de son unité. Toutefois, le respect du principe de deux notateurs était obligatoire, raison pour laquelle l’article 3, paragraphe 6, des DGE de 1999 disposait que «[l]es rapports de notation établis par un seul notateur sont réputés nuls et non avenus et font l’objet d’une nouvelle procédure».

Le Parlement explique ensuite que, conformément à l’article 2, paragraphe 2, troisième alinéa, de sa note de 2003, le premier notateur était en principe «le supérieur hiérarchique direct de la catégorie A» (classement: N+1 où N représente l ' agent évalué)> >. En outre, le même article dispose que "la notion de rang reflète la responsabilité de supervision de l ' évaluateur".

Le Parlement a estimé que la note de 2003 ne s'écartait pas des DGE de 1999 et n'apportait pas de modifications substantielles à ces dernières. Elle a fait valoir que, selon la jurisprudence relative à la consultation préalable des institutions communautaires et du comité du statut, les modifications apportées à une proposition législative ou à une proposition de modification du statut ne devaient pas être considérées comme substantielles si elles restaient dans le cadre des objectifs de la proposition et n’affectaient pas son contenu essentiel (4).

Le Parlement a fait valoir que, en l’espèce, le contenu essentiel du système d’évaluation était d’utiliser une procédure en deux étapes pour la rédaction du rapport de notation. La note de 2003 a renforcé le rôle du supérieur hiérarchique. Toutefois, la combinaison de la fonction préparatoire et de celle du premier notateur n’a pas affecté le contenu essentiel des DGE de 1999. Par conséquent, le Parlement n’a pas jugé obligatoire de consulter le comité du statut.

En outre, le Parlement a souligné que l’application de la note de 2003 n’avait nullement été désavantageuse pour les fonctionnaires. Au contraire, les fonctionnaires étaient maintenant évalués par une personne qui, plus que quiconque, connaissait leurs réalisations. Dans le même temps, le principe de deux notateurs et le droit des fonctionnaires de s’adresser au comité d’évaluation du personnel et à l’autorité investie du pouvoir de nomination ont été garantis. Par conséquent, les possibilités de porter plainte et les droits de la défense n’avaient pas été affectés.

Le Parlement ajoute que, dans le cas du plaignant, ni son premier ni son dernier notateur n'ont changé entre 1999 et 2006. Son premier notateur a été le chef d'unité, son dernier notateur étant le directeur.

Sur cette base, le Parlement a estimé que, en adoptant la note de 2003, il n’avait aucunement violé les règles de procédure substantielles.

En ce qui concerne la communication de la note de 2003, le Parlement a indiqué qu'il avait, par courrier interne, diffusé cette note, accompagnée d'une note explicative signée par le Secrétaire général, à tous les membres du personnel dans leur langue maternelle. En outre, elle avait publié la note sur son intranet. Le Parlement a joint à son avis une copie de cette communication.

En outre, le Parlement a également commenté la quatrième allégation du plaignant concernant la possibilité de consulter l'évaluateur final, que le Médiateur n'avait pas abordée dans son enquête, mais que le plaignant avait à nouveau mentionnée dans ses observations. Le Parlement a déclaré qu'il partageait le point de vue selon lequel cette allégation était irrecevable. Toutefois, elle a souligné que les DGE de 1999 ainsi que les nouvelles DGE de 2005 obligeaient le notateur final à rencontrer l’évaluateur s’il souhaitait modifier le rapport de manière négative ou si l’évaluateur demandait une telle réunion. Le Parlement souligne qu'aucune autre disposition n'oblige l'évaluateur final à prendre des mesures à cet égard.

Observations du plaignant

Dans ses observations, le plaignant a contesté la position du Parlement. Selon lui, en vertu des DGE de 1999, le seul cas dans lequel le supérieur hiérarchique direct d'un fonctionnaire pouvait, en même temps, être son premier notateur s'est produit si le noté était lui-même chef d'unité, le notateur étant alors son directeur. L'autre exception à laquelle le Parlement avait fait référence, à savoir les très grandes unités administratives, était si rare qu'il n'y avait même pas d'exemple.

Le plaignant a également souligné que non seulement l'article 5 des DGE de 1999 exigeait la séparation des fonctions de supérieur hiérarchique et de premier notateur, mais que cette séparation était déjà définie de manière indubitable à l'article 3 des DGE. Il a souligné que la séparation se manifestait également dans la conception du formulaire d'évaluation standard, qui ne fournissait pas seulement un espace pour le nom et la signature du supérieur immédiat, mais aussi pour sa propre évaluation. La même chose pourrait être déduite des instructions correspondantes pour remplir le formulaire.

Le plaignant a estimé que les dispositions relatives aux personnes devant participer à l'exercice d'évaluation constituaient l'essence des DGE. Une réduction du nombre de personnes impliquées a sérieusement limité les droits de l'évaluateur et a donc conduit à une corruption des règles.

Le plaignant a également fait valoir qu'une comparaison entre les DGE de 1999 et celles de 2005 confirmait son argument. Selon lui, les deux DGE étaient presque identiques en dehors des dispositions concernant les personnes impliquées dans la procédure d’évaluation. Toutefois, les DGE de 2005 ont établi pour la première fois la réduction de trois à deux personnes participant à l’évaluation, cette fois après consultation du comité du statut. Toutefois, le Parlement ayant pu se référer à la pratique établie à cet égard sur la base de la note de 2003, il avait dissimulé au comité du statut que les modifications étaient substantielles.

Selon le plaignant, même le Parlement lui-même a estimé que les dispositions concernant les personnes impliquées dans la procédure d'évaluation étaient essentielles. Cela ressortait clairement de la note de 2003 elle-même, qui, lorsqu’elle traitait d’éventuelles dérogations aux dispositions en question, exigeait explicitement la «présentation des dispositions générales d’exécution au comité du statut».

Par conséquent, le plaignant a maintenu son point de vue selon lequel les modifications introduites par la note de 2003 ont substantiellement modifié les DGE de 1999 et, par conséquent, en l’absence de consultation du comité du statut, étaient nulles.

En ce qui concerne la communication de la note de 2003, le plaignant a insisté sur le fait qu'il n'avait eu connaissance de la note que dans le cadre de la procédure de médiation. Il souligne que la communication au personnel n’est pas datée. En outre, une publication sur l'intranet du Parlement - probablement en anglais ou en français - n'est pas suffisante, étant donné que l'on ne peut s'attendre à ce que les fonctionnaires lisent des documents compliqués adressés au Bureau. En outre, il a été très difficile de repérer les changements en question parce que (1) le Parlement a toujours souligné que la note introduisait des améliorations; 2) les modifications ne constituaient que quatre lignes de texte dans un document de onze pages principalement consacré aux points de mérite; et 3) les modifications n’ont pas été marquées comme telles.

Enfin, le plaignant a estimé qu'il était ironique que le Parlement ait présenté les changements comme entraînant une augmentation des responsabilités au niveau individuel et a fait valoir en même temps que le notateur final "n'était pas obligé (...) d'agir".

LA DÉCISION

1 Remarques préliminaires

1.1 Le plaignant, fonctionnaire au Parlement européen, alléguait une mauvaise administration dans ses conditions de travail, ce qui, selon lui, avait eu des conséquences négatives sur son rapport de notation pour l'année 2004. En outre, le plaignant a allégué que ce rapport de notation était nul pour un certain nombre de raisons procédurales. En résumé, il a formulé les allégations suivantes:

1. Son rapport de notation pour 2004 a été établi avec un retard excessif;
2. Son rapport de notation pour 2004 contenait des déclarations mensongères et diffamatoires;
3. Il était illégal que son supérieur soit nommé premier notateur;
4. La procédure qui permettait aux évaluateurs de demander une consultation avec l’évaluateur final n’était effectivement pas viable;
5. Son travail avait été entravé par son supérieur d'une manière qui constituait du harcèlement; et
6. Son supérieur ne s'est pas acquitté correctement de ses tâches et de ses fonctions.

1.2 Le plaignant n'ayant pas attiré l'attention du Parlement sur sa quatrième allégation en interne avant de s'adresser au Médiateur, celui-ci ne l'a pas incluse dans son enquête. En outre, étant donné que sa sixième allégation ne concernait pas une action ayant donné lieu à un grief, le Médiateur ne voyait aucune raison d'ouvrir une enquête sur cette allégation telle qu'elle avait été présentée par le plaignant. Toutefois, il a décidé d'inclure la sixième allégation modifiée suivante dans son enquête:

(6) Le rapport de notation du requérant pour 2004 était nul parce que son supérieur n'aurait pas les qualifications et la capacité nécessaires pour évaluer son rendement.

1.3 Dans ses observations et dans une autre lettre, le plaignant a fourni des informations complémentaires concernant sa quatrième allégation, que le Médiateur n'avait pas incluses dans son enquête. Il souligne qu’il considère la question comme importante et d’intérêt général et suggère que le Médiateur mène une enquête d’initiative à cet égard. Le Parlement, tout en partageant le point de vue du Médiateur selon lequel cette allégation était irrecevable, a formulé certaines observations sur la question, qui n'ont toutefois pas semblé satisfaire le plaignant.

1.4 Étant donné que le Médiateur n'a rejeté la quatrième allégation du plaignant que parce que celui-ci n'avait pas précédemment porté cette question à l'attention du Parlement, il souligne que le plaignant reste bien entendu libre de lui soumettre une nouvelle plainte s'il souhaite poursuivre sur cette question. En outre, le Médiateur n'a pas connaissance d'autres affaires soulevant le même problème. Dans ces circonstances, le Médiateur estime qu'il n'y a actuellement pas de motifs suffisants pour qu'il mène une enquête d'initiative sur cet aspect de l'affaire du plaignant.

1.5 Le Médiateur note que, dans ses observations, le plaignant a également soulevé un certain nombre de nouvelles questions. Premièrement, il alléguait que l'avis du Parlement contenait des commentaires diffamatoires concernant son comportement. Toutefois, le plaignant n'a pas précisé quels commentaires il considérait comme diffamatoires et pour quelle raison. Par conséquent, le Médiateur estime qu'il n'y a actuellement pas de motifs suffisants pour enquêter sur cette nouvelle allégation.

1.6 Étant donné que la plupart des autres questions soulevées par le plaignant dans ses observations sont étroitement liées aux allégations sur lesquelles le Médiateur a enquêté dans le cadre de son enquête, il traitera ces questions en lien avec les allégations correspondantes. Toutefois, il semble utile d'aborder une autre question à ce stade. Le plaignant a mentionné dans ses observations que son supérieur hiérarchique était exempté de la mobilité interne obligatoire du Parlement grâce à ses «relations spéciales». Le Médiateur ne sait pas si ce point était censé constituer une nouvelle allégation ou s'il était simplement destiné à servir d'information générale. S'il s'agissait d'une nouvelle allégation, le Médiateur note que le plaignant ne semble pas avoir soulevé cette question au sein du Parlement ni, si possible, avoir fait usage des recours internes du Parlement. Par conséquent, le Médiateur ne serait pas en mesure d’évaluer la question susmentionnée à ce stade.

1.7 Dans ce qui suit, le Médiateur estime qu'il est utile d'aborder le problème de fond qui semble sous-tendre les difficultés du plaignant dans sa relation de travail avec le Parlement, à savoir son allégation selon laquelle son travail a été entravé par son supérieur d'une manière qui constituait du harcèlement (cinquième allégation). Il évaluera ensuite les problèmes liés au rapport de notation du plaignant pour l'année 2004 (première, deuxième, troisième et sixième allégations modifiées). Sur la base de son évaluation de ces aspects de l'affaire, le Médiateur examinera enfin le point de vue du plaignant selon lequel son rapport de notation pour l'année 2004 était nul.

2 Prétendu harcèlement

2.1 Le plaignant a indiqué qu'il utilisait un enregistreur vocal pour dicter sa correspondance sur bande et qu'il demandait à une secrétaire de produire des transcriptions des enregistrements. Il a soutenu qu'il s'agissait d'une méthode très efficace, qu'il utilisait depuis des décennies. Selon lui, il serait beaucoup plus long et fastidieux pour lui de produire ses textes par écrit, comme le demandait son supérieur. Le plaignant a allégué que, lorsque sa secrétaire a refusé de produire des transcriptions de ses enregistrements, son supérieur a appuyé son refus de travailler, ce qui a sérieusement entravé son propre travail. Il a également allégué que son travail continuait d'être entravé parce qu'il ne recevait toujours pas de secrétaire germanophone disposé à produire des transcriptions de ses enregistrements. Le plaignant a allégué que la situation susmentionnée constituait du harcèlement.

2.2 Dans son avis, le Parlement a fait valoir que tout membre du personnel avait le droit de consulter la "commission sur le harcèlement et sa prévention sur le lieu de travail" ou d'introduire une plainte officielle auprès de celle-ci. À ce jour, le Parlement n'avait pas été informé d'une telle plainte par le plaignant. Le Parlement a indiqué que, de son point de vue, le plaignant avait méconnu à plusieurs reprises les instructions de ses supérieurs hiérarchiques immédiats et avait ainsi violé l’obligation d’assister et de conseiller ses supérieurs hiérarchiques, telle que prévue à l’article 21 du statut. Les instructions, confirmées par l'autorité hiérarchique supérieure, s'inscrivaient pleinement dans le cadre des fonctions assignées au plaignant. Selon le Parlement, rien n'indique qu'il y ait eu harcèlement. Se tenir à jour avec les technologies modernes était un devoir essentiel d'un fonctionnaire des plus hauts standards de capacité, d'efficacité et d'intégrité.

2.3 Dans ses observations, le requérant a fait valoir que ses efforts pour soutenir et conseiller ses supérieurs avaient été rejetés, ce qui signifiait que ses supérieurs avaient méconnu leur propre responsabilité. Il a également souligné qu'il s'était déjà adressé au président de la "commission sur le harcèlement et sa prévention sur le lieu de travail", mais sans succès.

2.4 Le Médiateur note qu'il semble y avoir un désaccord entre le plaignant et le Parlement sur la question de savoir si le plaignant a fait bon usage de la possibilité de s'adresser à la "commission sur le harcèlement et sa prévention sur le lieu de travail". Sur la base des informations qui lui ont été soumises, le Médiateur n'est pas en mesure de vérifier si, lorsqu'il s'est adressé au président du comité, le plaignant a déposé une plainte formelle auprès de ce comité. Toutefois, le Médiateur note que le Parlement n'a pas fondé son argument concernant l'allégation de harcèlement du plaignant sur cette question, mais a formulé des observations sur le fond de l'allégation du plaignant. Par conséquent, le Médiateur estime qu'il est légitime pour lui de traiter le fond de cette allégation sans résoudre l'aspect formel susmentionné de l'affaire.

2.5 Le Médiateur note que le supérieur hiérarchique du requérant lui a demandé d'utiliser son ordinateur pour rédiger sa correspondance, demande qui ne semble pas déraisonnable. En outre, le Médiateur note que, parallèlement à sa plainte, le plaignant a joint des copies des échanges de courriels qu’il a eus avec certains collègues et avec ses supérieurs. Par conséquent, rien n'indique que le plaignant ne serait pas en mesure de produire des textes en utilisant un programme de traitement de texte dans un délai raisonnable.

2.6 En outre, le Médiateur note qu'il ressort des documents que le plaignant a présentés avec sa plainte que son supérieur a suggéré que le plaignant pourrait utiliser un programme de reconnaissance vocale installé sur son ordinateur. Pour le Médiateur, il s'agit d'une suggestion plutôt raisonnable, même si, comme l'a fait valoir le plaignant, ce programme produisait des erreurs que le plaignant devrait ensuite rectifier sur son ordinateur.

2.7 En tout état de cause, le Médiateur ne voit aucune preuve de harcèlement dans les demandes du supérieur hiérarchique du plaignant concernant ses méthodes de travail. Il estime donc que le requérant n'a pas étayé sa cinquième allégation.

3 Retard prétendument excessif dans l'établissement d'un rapport de notation

3.1 Le requérant allègue que son rapport de notation pour l'année 2004 a été établi avec six mois de retard et donc à mi-parcours de la période de référence suivante. Il a fait valoir qu’il s’agissait d’un cas de mauvaise administration car, dans le cas où un fonctionnaire devait améliorer ses prestations au cours de la période de référence suivante, la moitié de cette période aurait déjà passé, ce qui aurait fait courir au fonctionnaire le risque d’être confronté au même reproche dans son prochain rapport de notation.

3.2 Dans son avis, le Parlement souligne que les "Dispositions générales d'exécution applicables à l'article 43 du statut et à l'article 15 du régime applicable aux autres agents"("les DGE de 1999") n'établissent pas de calendrier précis pour l'évaluation annuelle des mérites. La "Note aux membres du Bureau sur les propositions d'amélioration des rapports de notation et du système de promotion du Parlement européen" de 2003 (ci-après "la note de 2003") indiquait un calendrier dans son annexe I. Selon ce calendrier, le fonctionnaire évalué devrait recevoir le projet de rapport de notation en janvier de l'année suivant l'année d'évaluation concernée. L'entretien devrait avoir lieu jusqu'à la fin du mois de février. Le notateur final doit signer le rapport au plus tard le 15 mars.

Le Parlement a fait valoir que le projet de rapport de notation du plaignant avait été établi le 22 avril 2005. L'entretien avec le premier notateur avait été organisé pour le 13 mai 2005. Cependant, à cette même date, le plaignant avait demandé « plus de temps pour examiner ». Ainsi, l'entretien avait été reporté et avait eu lieu le 23 mai 2005. Le rapport a été validé le 3 juin 2005. Il ressort de l'avis du Parlement que le notateur final a signé le rapport de notation du plaignant le 8 juin 2005.

Le Parlement a fait valoir que le fait que la procédure ait été retardée de trois mois ne constituait pas un retard excessif ni ne rendait l'évaluation invalide. Premièrement, le calendrier prévu dans les règles internes n’était qu’indicatif. Deuxièmement, le retard n'a eu aucune conséquence sur la carrière du plaignant, surtout pas sur le déroulement de la procédure de promotion.

3.3 Dans ses observations, le requérant a soutenu que le retard constituait une mauvaise administration. Il a indiqué que la période comprise entre le 13 et le 23 mai 2005 avait été conçue comme une période de réflexion pour son premier notateur, en vue de tenter d’éviter la procédure de réclamation ultérieure, et non pour lui-même. En outre, il a fait valoir que le retard de six mois avait eu de lourdes conséquences sur sa carrière, qui persistaient encore, comme en témoigne sa plainte auprès du Médiateur.

3.4 Il est de bonne pratique administrative qu'une autorité investie du pouvoir de nomination achève l'évaluation périodique de son personnel dans les délais prévus par la réglementation applicable. Dans sa décision sur la plainte 1319/2003/ADB (5), le Médiateur a examiné la question de savoir si un retard dans l'établissement d'un rapport de notation par la Commission constituait un cas de mauvaise administration. Conformément à la jurisprudence pertinente des juridictions communautaires (6), il a estimé que le non-respect par la Commission du calendrier précis adopté par la Commission elle-même lors de l'établissement du rapport de notation du plaignant constituait un cas de mauvaise administration.

3.5 En l'espèce, le calendrier correspondant figure à l'annexe I de la note de 2003. Le Parlement a accepté que cette note soit applicable dans le présent contexte, mais a fait valoir que le calendrier n'était qu'indicatif. Toutefois, le Médiateur estime que le libellé de l'annexe I ne donne pas l'impression que le calendrier doit être considéré comme indicatif. Au contraire, la note contient également la considération suivante au point 1:

«Si l’ensemble des rapports de notation et de l’exercice de promotion doit être achevé dans un délai d’une année civile, un calendrier beaucoup plus serré, qui est maintenu (...) par toutes les parties concernées, est nécessaire. (...) Le calendrier vise à définir clairement toutes les étapes (...) en vue de garantir le respect des délais applicables (...)."

Le Médiateur rappelle également que, dans le cadre de ses modifications des règles relatives à l'évaluation et à la promotion du personnel, le Parlement a inclus le même calendrier à l'annexe A de la nouvelle version de ses "Dispositions générales d'exécution", adoptées le 6 juillet 2005 ("les DGE de 2005"). Par conséquent, le Médiateur estime que rien ne prouve que le Parlement n'avait pas l'intention de respecter les délais prévus à l'annexe I de la note de 2003.

3.6 Le Parlement reconnaît que la procédure d'évaluation du personnel du plaignant pour l'année 2004 accuse un retard de près de trois mois. Par conséquent, le retard aurait été considérable, même sans tenir compte du retard supplémentaire qui s'est produit en raison du report de l'entrevue du plaignant. Le Médiateur n’a donc pas besoin d’évaluer si ce retard supplémentaire doit ou non être attribué au plaignant.

3.7 En ce qui concerne l'argument du Parlement selon lequel le retard n'a eu aucune conséquence sur la carrière du plaignant, en particulier sur le déroulement de la procédure de promotion, le Médiateur note que, comme le plaignant l'a souligné à juste titre, une fonction importante des rapports de notation établis dans le cadre de l'exercice annuel d'évaluation du personnel du Parlement est d'informer le fonctionnaire concerné de l'évaluation de son travail par ses supérieurs hiérarchiques et, éventuellement, des moyens par lesquels il pourrait améliorer ses prestations au cours de l'année suivante. Un retard dans le calendrier d'établissement du rapport de notation réduit le temps dont dispose le fonctionnaire concerné pour cette amélioration.

3.8 Il convient de noter que, dans sa plainte au Médiateur, le plaignant a affirmé que le retard dans la procédure était "excessif". S'il n'a pas été contesté qu'un retard s'est produit, le Médiateur estime que ce retard ne peut être considéré comme excessif. Toutefois, il considère également qu’un retard dans une procédure administrative constitue une mauvaise administration, même lorsqu’il n’est pas excessif, et qu’une allégation de «retard excessif» devrait être interprétée comme contenant l’allégation implicite et plus limitée selon laquelle un retard s’est produit.

3.9 Par conséquent, le Médiateur estime que le retard pris dans l'établissement du rapport de notation du plaignant pour l'année 2004 constitue un cas de mauvaise administration. Une remarque critique sera faite ci-dessous.

4 Prétendues déclarations mensongères et diffamatoires dans le rapport de notation

4.1 En ce qui concerne l'allégation du plaignant selon laquelle son rapport de notation pour l'année 2004 contenait des déclarations mensongères et diffamatoires, le Parlement a déclaré que ce rapport de notation contenait plusieurs remarques critiques concernant la capacité, le rendement et la conduite du plaignant. Elle a fait valoir que les évaluateurs disposaient d’un pouvoir discrétionnaire considérable lorsqu’ils jugeaient le travail des personnes sur lesquelles ils devaient se rapporter. Selon la jurisprudence des juridictions communautaires, il n’appartenait pas aux juridictions de s’immiscer dans les appréciations du personnel, sauf en cas d’erreur ou d’exagération manifeste (7). Selon le Parlement, l’objectif des rapports de notation était de fournir une image complète des prestations du fonctionnaire concerné. Il a insisté sur le fait que les évaluations figurant dans le rapport de notation du plaignant reflétaient ses performances professionnelles et n'étaient donc ni mensongères ni diffamatoires.

4.2 Dans ses observations, le requérant a maintenu son allégation. Il fait valoir que les remarques individuelles auxquelles le Parlement a fait référence soulèvent un certain nombre de questions. Il a également fait valoir que son rapport de notation était si négatif que tout évaluateur final responsable serait devenu suspect. Par conséquent, le notateur final aurait dû prendre l’initiative et consulter le premier notateur, d’autant plus que le notateur final n’avait aucun contact immédiat avec les notés. Le plaignant a estimé que l'avis envoyé par le Parlement ne faisait même qu'empirer les choses car il montrait que le Parlement dans son ensemble avait désormais adopté la même position sur ses prestations professionnelles sans examen de celles-ci et sans l'avoir entendu à ce sujet. Selon lui, il s’agissait là d’un nouveau cas de harcèlement à son encontre, qu’il souhaitait poursuivre en tant qu’autre cas de mauvaise administration.

4.3 En ce qui concerne l'évaluation et la promotion du personnel dans les institutions et organes communautaires, le Médiateur a estimé, conformément à la jurisprudence des juridictions communautaires, que l'autorité investie du pouvoir de nomination dispose d'un large pouvoir d'appréciation, de sorte que son contrôle devrait se limiter à la question de savoir si, eu égard aux différentes considérations qui ont influencé l'administration dans son appréciation, celle-ci est restée dans des limites raisonnables et n'a pas usé de son pouvoir de manière manifestement erronée (8).

4.4 Le Médiateur estime qu'il est clair qu'une autorité investie du pouvoir de nomination est en droit de critiquer clairement les prestations d'un fonctionnaire si cela s'avère nécessaire, comme l'a souligné le Parlement, pour dresser un tableau complet des prestations de ce fonctionnaire. En l’espèce, le Parlement a fait valoir que les évaluations contestées par le plaignant reflétaient sa performance et n’étaient donc ni mensongères ni diffamatoires. Le Médiateur a soigneusement étudié les documents qui lui ont été soumis et, sur cette base, estime que le plaignant n'a pas présenté suffisamment d'éléments de preuve pour démontrer que le Parlement n'a pas agi dans des limites raisonnables ou a usé de ses pouvoirs de manière manifestement incorrecte.

4.5 Par conséquent, le Médiateur estime que le plaignant n'a pas étayé son allégation selon laquelle son rapport de notation contenait des déclarations mensongères et diffamatoires.

4.6 Compte tenu de ces constatations, il n'apparaît pas nécessaire d'examiner les allégations supplémentaires soulevées par le plaignant dans ses observations, à savoir que son notateur final a négligé ses fonctions et que, selon lui, le Parlement a adopté à tort la même position en ce qui concerne son évaluation que ses notateurs.

5 Nomination prétendument fautive du supérieur hiérarchique du requérant en tant que premier notateur

5.1 Le plaignant a fait valoir que, conformément à l'article 5 des DGE de 1999, une distinction devait être établie entre le supérieur hiérarchique et le premier notateur. Il fait valoir que cette distinction n'a pas été respectée lors de l'établissement de son rapport de notation pour l'année 2004. Son rapport ayant donc été signé par un fonctionnaire qui n'était pas compétent pour le signer, ce rapport était nul.

5.2 Dans son avis, le Parlement a fait valoir que les DGE de 1999 exigeaient que le rapport de notation soit établi par le supérieur hiérarchique de l'agent de catégorie A/LA et signé par deux notateurs, le premier notateur étant le chef d'unité ou le directeur du fonctionnaire évalué, le notateur final étant le directeur général ou un directeur désigné par lui. La note de 2003 précisait qu ' en principe le "premier notateur est le supérieur hiérarchique direct de l ' intéressé dans la catégorie A". Selon le Parlement, cette règle s’est appuyée sur les DGE existantes et ne les a pas contredites. Le Parlement a expliqué que le chef de l'unité du plaignant était son supérieur hiérarchique direct en 2004. Ainsi, sa nomination en tant que premier notateur était conforme aux règles internes applicables. Le notateur final était le directeur. Le principe de l'implication de deux assesseurs n'a donc pas été violé. En outre, le Parlement a fait valoir que les deux mêmes notateurs avaient signé les rapports de notation du plaignant de 1999 à 2003, conformément aux DGE de 1999.

5.3 Dans ses observations, le plaignant a fait valoir que, depuis que la note de 2003 a introduit des modifications substantielles concernant un « raccourcissement de la voie de recours », les modifications étaient invalides parce qu'elles n'avaient pas obtenu l'approbation du comité du statut. De plus, il a soutenu qu'il n'avait jamais reçu de copie de la note de 2003.

5.4 Dans sa réponse à la demande d'informations complémentaires du Médiateur à cet égard, le Parlement a indiqué que, dans sa réglementation relative à la procédure d'évaluation du personnel, il avait toujours mis l'accent sur le principe de l'implication de deux notateurs et sur le fait que le supérieur hiérarchique direct du fonctionnaire de grade A participait à la procédure. Le Parlement a indiqué que, selon les DGE de 1999, il n'était pas exclu que le premier notateur soit le supérieur hiérarchique direct du noté, de sorte que seules deux personnes étaient impliquées dans la procédure. Selon le Parlement, tel devrait être le cas pour les notés de grade A. En outre, les DGE de 1999 prévoyaient que, dans les très grandes unités administratives, le premier notateur pouvait être un chef d’unité, c’est-à-dire une personne de grade inférieur à A3 et probablement le supérieur hiérarchique direct de tous les membres du personnel de son unité. Le Parlement a estimé que, si les DGE de 1999 confiaient au supérieur hiérarchique la tâche d’établir le rapport de notation, la responsabilité principale restait celle des supérieurs hiérarchiques.

Le Parlement a également fait valoir que la note de 2003 ne s'écartait pas des DGE de 1999 et n'apportait pas de modifications substantielles à ces dernières. Elle a fait valoir que, selon la jurisprudence, les modifications apportées à un texte juridique n’étaient pas considérées comme substantielles lorsqu’elles restaient dans le cadre des objectifs du texte original et n’affectaient pas son contenu essentiel. Selon le Parlement, le contenu essentiel du système d’évaluation était une procédure en deux étapes dans la rédaction du rapport de notation. La note de 2003 a renforcé le rôle du supérieur hiérarchique. Toutefois, la combinaison de la fonction préparatoire et de la fonction de premier notateur n’a pas eu d’incidence sur le contenu essentiel des DGE de 1999. Par conséquent, le Parlement n’avait pas considéré qu’il était tenu de consulter le comité du statut. Selon le Parlement, les possibilités de porter plainte et les droits de la défense n’ont pas été affectés.

En ce qui concerne la communication de la note de 2003, le Parlement indique qu'il a diffusé cette note à l'ensemble du personnel dans sa langue maternelle par courrier interne. En outre, il l'a publié sur l'intranet.

5.5 Dans ses observations, le plaignant a estimé que la seule situation dans laquelle le supérieur hiérarchique direct d'un fonctionnaire était en même temps son premier notateur était lorsque le noté lui-même était chef d'unité, le notateur étant alors son directeur. L'exception des très grandes unités administratives était extrêmement rare. Le plaignant a également souligné que la séparation des fonctions de supérieur hiérarchique direct et de premier notateur était requise par les articles 3 et 5 des DGE de 1999, ainsi que par la conception même du formulaire d'évaluation standard. Le plaignant a fait valoir que les dispositions concernant les personnes devant participer à l'exercice d'évaluation constituaient l'essence des DGE. Une réduction du nombre de personnes impliquées a sérieusement limité les droits de l'évaluateur et a donc conduit à la corruption des règles.

Le plaignant a également comparé les DGE de 1999 aux DGE de 2005. Selon lui, ces deux DGE étaient presque identiques. Toutefois, les DGE de 2005 ont établi pour la première fois la réduction de trois à deux personnes participant à l’évaluation, cette fois après consultation du comité du statut. Toutefois, étant donné que le Parlement avait pu se référer à la pratique établie à cet égard sur la base de la note de 2003, il avait caché au Comité que les modifications étaient substantielles. Selon le plaignant, même le Parlement lui-même a estimé que les dispositions en question étaient essentielles, étant donné que, lorsqu’il s’agissait d’éventuelles dérogations aux dispositions en question, la note de 2003 exigeait explicitement la «présentation des dispositions générales d’exécution au comité du statut». Par conséquent, le plaignant a soutenu que les modifications introduites par la note de 2003, en l’absence de consultation du comité du statut, étaient nulles.

En ce qui concerne la communication de la note de 2003, le plaignant a insisté sur le fait qu'il n'avait eu connaissance de la note que dans le cadre de la procédure de médiation. Il souligne que la communication au personnel n’est pas datée. En outre, une publication sur l'intranet du Parlement - probablement en anglais ou en français - n'était pas suffisante.

5.6 Le Médiateur rappelle qu'il a déjà abordé la question de la nomination du supérieur hiérarchique du plaignant en tant que premier notateur dans sa décision sur une plainte antérieure du même plaignant. Dans cette décision, le Médiateur a conclu que la désignation semblait avoir été conforme aux règles applicables. Dans ce contexte, il convient de noter que la plainte antérieure du plaignant portait sur son rapport de notation pour les années 1997 et 1998. Par conséquent, le Médiateur ne peut pas se fonder sur ses conclusions dans cette décision, mais doit procéder à une nouvelle évaluation sur la base des observations du plaignant et du Parlement dans le cadre de la présente plainte.

5.7 L'article 3 des DGE de 1999 dispose:

"Le rapport de notation est établi par le supérieur hiérarchique de catégorie A ou LA (...) dont il est responsable et signé par deux notateurs au moyen du formulaire qui y est joint. Le premier notateur est le chef d'unité de grade A3-A4/LA3-LA4 ou le directeur de grade A2 dont l'agent est responsable. (...) Il est désigné en fonction de la structure des services et de la catégorie de personnel à évaluer: (...) Les rapports de notation établis par un seul notateur sont réputés nuls et non avenus et font l'objet d'une nouvelle procédure. (...)".

L’article 5 des DGE de 1999 dispose :

"Au cours du mois de décembre qui précède l'exercice de notation, (...) le supérieur hiérarchique de catégorie A dont l'agent concerné est responsable prépare un projet de rapport de notation après avoir procédé aux consultations requises. Le premier notateur transmet le projet de rapport à l’agent concerné, en indiquant la date et l’heure de l’entretien. (...). Son supérieur hiérarchique direct peut également être présent à l'entretien, à la demande du premier notateur. (...) Le rapport de notation est transmis au notateur final, qui dispose d'un délai de dix jours ouvrables pour l'approuver ou le modifier. (...)".

Le point 2.2 de la note de 2003 dispose :

«(...) Les notateurs doivent être choisis parmi les supérieurs hiérarchiques des agents qu’ils seront appelés à évaluer. (...) En principe, le premier notateur est le supérieur hiérarchique direct de l'agent dans la catégorie A (rang: N+1 où N représente le noté). (...) En principe, le notateur final est le supérieur hiérarchique de l’agent de catégorie A de rang N+2.»

Ce point a été repris dans l'amendement du Parlement aux DGE. L’article 4, paragraphe 1, des DGE de 2005 dispose :

"Le rapport de notation est établi par le premier notateur, qui est le supérieur hiérarchique direct de l'agent, de rang NOT+1 dans le groupe de fonctions AD, qui est directement responsable de la supervision des travaux de l'agent."

5.8 Le Médiateur note que les DGE de 1999 semblent exiger que trois personnes soient associées à l'élaboration du rapport de notation d'un fonctionnaire. C ' est ce que suggèrent le libellé de l ' article 3 et de l ' article 5, en particulier lorsque celui-ci prévoit que " le supérieur hiérarchique peut également être présent à l ' entretien" (soulignement ajouté). Toutefois, les DGE de 1999 n’imposent pas explicitement la participation de trois personnes, mais mettent plutôt l’accent sur la nécessité d’associer deux notateurs, par exemple en prévoyant, à l’article 3, qu’un rapport de notation établi par un seul notateur doit être considéré comme nul. Ainsi, la question de savoir combien de personnes doivent être associées à l'évaluation du personnel semble avoir dépendu, selon l'article 3, de la désignation des notateurs, qui devait être déterminée "en fonction de la structure des services et de la catégorie de personnel à évaluer". Par conséquent, il semble possible que, selon ces facteurs, deux ou trois personnes soient impliquées.

5.9 Comme le montrent les considérations qui précèdent, les DGE de 1999 sont loin d'être claires en ce qui concerne la question litigieuse, un défaut qui a été éliminé d'abord par la note de 2003 et, par la suite, par l'introduction des DGE modifiées de 2005. Le Médiateur estime que le plaignant a avancé des arguments à l'appui de son interprétation des DGE de 1999 qui ne semblent pas dénués de fondement. Toutefois, le Médiateur estime que l'interprétation des mêmes règles par le Parlement ne peut être considérée comme déraisonnable. Par conséquent, le Médiateur estime que le plaignant n'a pas démontré de manière concluante que, en vertu des DGE de 1999, son supérieur hiérarchique direct avait été nommé à tort comme premier notateur.

5.10 Le Médiateur note également que le plaignant n'a pas contesté l'affirmation du Parlement selon laquelle ses rapports de notation de 1999 à 2003, période pendant laquelle les DGE de 1999 étaient applicables, ont été établis par les deux mêmes évaluateurs. Étant donné que, par conséquent, l'application de la note de 2003 ne semble pas avoir entraîné de modification de la procédure d'évaluation du plaignant pour l'année 2004, le Médiateur n'a pas à se prononcer sur la question de savoir si le comité du statut aurait dû être consulté avant l'adoption de la note.

5.11 Dans ce contexte, le Médiateur rappelle également que, dans sa deuxième série d'observations, le plaignant a fait valoir que le Parlement avait dissimulé au comité du statut que des modifications substantielles avaient été apportées aux DGE de 1999, lorsqu'il l'avait consulté au sujet des DGE de 2005. Si cet argument devait être interprété comme une nouvelle allégation, le Médiateur note que le plaignant ne semble pas avoir soulevé cette question directement auprès du Parlement.

5.12 En ce qui concerne la communication de la note de 2003 au personnel du Parlement, le Médiateur estime que, pour autant qu'il ressorte de sa réponse à la demande d'informations complémentaires du Médiateur, le Parlement semble s'être efforcé de faire en sorte que l'ensemble du personnel reçoive cette note dans sa langue maternelle. Le plaignant n'a pas démontré que le Parlement pouvait être tenu responsable de la possibilité qu'il n'ait pas reçu la communication par courrier interne. Compte tenu de la diffusion par courrier interne, la publication sur l'intranet du Parlement peut être considérée comme n'ayant constitué qu'un moyen supplémentaire de diffusion de la note. Par conséquent, le Médiateur estime qu’il serait sans pertinence pour son appréciation de savoir si, comme l’a allégué le plaignant, la note n’a été publiée qu’en anglais ou en français sur l’intranet. Le Médiateur conclut que le plaignant n'a pas étayé son point de vue selon lequel le Parlement ne lui a pas communiqué la note de manière appropriée.

6 Incapacité alléguée du supérieur hiérarchique à évaluer le rendement du plaignant

6.1 En ce qui concerne l'allégation du plaignant selon laquelle son supérieur hiérarchique ne possédait pas les qualifications et la capacité nécessaires pour évaluer ses prestations et que cela rendait nul son rapport de notation pour 2004, le Parlement a fait valoir que le supérieur hiérarchique en question avait une expérience substantielle en tant que chef d'unité. Il était vrai qu'il ne parlait pas allemand. Toutefois, cela ne l'a pas empêché d'évaluer la capacité, le rendement et la conduite du plaignant. Le Parlement a fait valoir que les principales caractéristiques de la performance de travail du plaignant étaient évidentes même sans examiner le contenu des documents qu'il a rédigés en allemand. Dans un environnement multinational tel que celui qui existe dans les institutions des Communautés européennes, il est difficile d'éviter une situation où un supérieur ne parle pas la langue de son subordonné.

6.2 Dans ses observations, le plaignant a soutenu qu'il avait prouvé, sur la base de nombreux éléments de preuve, que son supérieur ne satisfaisait pas aux normes minimales de capacité, de rendement et d'intégrité. Étant donné que, comme le Parlement l'avait reconnu, son supérieur ne parlait pas allemand et que son supérieur n'avait même pas vu les textes qu'il avait produits, le plaignant a fait valoir qu'il se demandait comment son supérieur pouvait le critiquer pour avoir "transmis ses excellentes (...) connaissances (...) d'une manière abrupte".

6.3 Le Médiateur estime que ce dernier commentaire mentionné par le plaignant pourrait effectivement soulever la question de savoir si cet aspect spécifique des prestations du plaignant pourrait être évalué par une personne qui ne parle pas la langue dans laquelle le plaignant a produit sa correspondance. Toutefois, cela ne remet nullement en cause la capacité générale des supérieurs à évaluer le travail de leurs subordonnés, même lorsque cette évaluation est effectuée dans une langue que le supérieur ne parle pas. Comme le Parlement l'a souligné à juste titre, il lui serait difficile d'éviter une telle situation.

6.4 L'Ombudsman a soigneusement étudié tous les documents présentés par le plaignant afin d'étayer son point de vue selon lequel son supérieur n'avait ni les qualifications ni la capacité d'évaluer son rendement. Toutefois, à la lumière de ces documents, il ne voit pas suffisamment d'éléments de preuve pour appuyer le point de vue du plaignant.

6.5 Par conséquent, le Médiateur considère que le plaignant n'a pas étayé son allégation selon laquelle son supérieur n'a pas été en mesure d'évaluer son rendement.

7 Sur la prétendue nullité du rapport de notation du requérant

7.1 Le requérant a fait valoir qu'en raison de plusieurs lacunes présumées dans la production de son rapport de notation pour l'année 2004, son rapport de notation était nul. Le Médiateur rappelle qu’il n’a constaté de mauvaise administration qu’en ce qui concerne le retard dans la production du rapport. Le Parlement a fait valoir que ce retard n'avait eu aucune conséquence sur la carrière du plaignant, notamment en ce qui concerne le déroulement de la procédure de promotion. Le plaignant a estimé que le retard avait en fait eu de lourdes conséquences sur sa carrière. Toutefois, il n’a pas précisé de quelle manière il considère que tel est le cas. Par conséquent, le Médiateur estime que le plaignant n'a pas établi que le retard dans la production de son rapport de notation était de nature à le rendre nul.

7.2 Compte tenu de ce qui précède, et étant donné que le Médiateur n'a constaté aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne les autres aspects de la présente affaire, il estime que le plaignant n'a pas étayé son point de vue selon lequel son rapport de notation pour l'année 2004 était nul.

8 Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il est nécessaire de formuler la remarque critique suivante:

Il est de bonne pratique administrative qu'une autorité investie du pouvoir de nomination achève l'évaluation périodique de son personnel dans les délais prévus par la réglementation applicable. En l'espèce, le rapport de notation du plaignant a été achevé avec près de trois mois de retard. Ce retard constitue une mauvaise administration.

Étant donné que le plaignant n’a pas précisé en quoi il estime que le retard dans la production de son rapport de notation a eu des conséquences sur sa carrière et qu’il n’a formulé aucune réclamation à cet égard, le Médiateur estime qu’il n’est pas justifié de poursuivre l’examen de la question afin de tenter de parvenir à un règlement à l’amiable.

Le Président du Parlement sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Il apparaît que cette note figurait dans la communication du 25 septembre 2003, à laquelle le Parlement et le plaignant se sont référés.

(2) Affaire T-23/91, Maurissen/Cour des comptes, Rec. 1992, p. II-2377, point 40.

(3) Le commentaire pertinent dans le rapport de notation du plaignant est le suivant: «Le noté possède d'excellentes bases (...), mais les traduits parfois de façon abrupte (...).»

(4) Le Parlement a renvoyé à l'affaire T-164/97, Busacca e.a./Cour des comptes, Rec. 1998, p. II-1699.

(5) La décision du Médiateur est disponible sur son site internet (http://www.ombudsman.europa.eu/decision/fr/031319.htm).

(6) Affaire T-327/01, Lavagnoli/Commission, Rec. 2003, p. II-691.

(7) Le Parlement a renvoyé à l'affaire T-23/91, Maurissen/Cour des comptes, Rec. 1992, p. II-2377.

(8) Voir, par exemple, la décision du Médiateur concernant la plainte 1634/2003/(ADB)GG, disponible sur son site internet (http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/031634.htm).