Strasbourg, le 18 décembre 2007

Monsieur,

Le 1er décembre 2005, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen concernant votre non-admission au concours EPSO/A/16/04.

Le 12 avril 2006, j'ai transmis la réclamation au directeur de l'EPSO. EPSO a envoyé son avis le 17 juillet 2006. Je vous l’ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 15 novembre 2006.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Le plaignant a participé à l'épreuve de présélection du concours EPSO/A/16/04, qui s'est tenue le 29 octobre 2004. Il a ensuite présenté sa demande complète dans le délai du 24 décembre 2004. Le 8 février 2005, il a été informé que sa candidature n’avait pas été retenue en raison de l’absence de preuve de trois années d’expérience professionnelle, comme l’exige le point A.II.2 de l’avis de concours. La section pertinente de l’avis est libellée comme suit:

"2. Expérience professionnelle

Depuis l’obtention du diplôme requis pour l’admission au concours, vous devez avoir acquis au moins trois ans d’expérience professionnelle de niveau supérieur à temps plein en rapport avec les fonctions concernées, dont deux ans directement liés à la gestion d’équipe et de projet informatique. Sont considérés comme expérience professionnelle:

— des stages spécialisés dûment attestés ou des périodes de formation continue préparant aux fonctions décrites au point A.I ci-dessus,

— des périodes supplémentaires de formation, d'études ou de recherche préparatoires aux fonctions décrites au point A.I ci-dessus, à condition que vous ayez obtenu, à l'issue de cette formation, un certificat ou un diplôme au moins équivalent à celui requis pour l'admission au concours.

Si la période de stage spécialisé ou de formation continue coïncide avec une période d’activité professionnelle, le jury ne tiendra compte que de la période d’activité professionnelle.»

Par lettre datée du 17 février 2005, le requérant a demandé que sa demande soit réexaminée. Selon lui, il avait fourni des preuves suffisantes d’une expérience professionnelle de trois ans. Il a déclaré qu'il ne semblait pas opportun de fournir un certificat de travail de son employeur aux fins du concours, étant donné que demander un tel certificat à son employeur pourrait nuire à sa relation avec ce dernier. Il souligne qu’il a joint une déclaration relative à ses tâches professionnelles, rédigée par lui-même, et qu’il a décrit plus en détail ces tâches dans le formulaire de candidature. Il avait également joint des copies de documents contenant des preuves de cours de formation continue, ainsi que des preuves concernant son travail d'assistant dans une université.

Par lettre du 4 mars 2005 adressée au plaignant, le jury a confirmé son point de vue selon lequel le plaignant n'avait pas satisfait à l'exigence susmentionnée. En particulier, la déclaration ci-jointe du plaignant concernant ses tâches professionnelles a été jugée insuffisante. À défaut d'une référence de son employeur, le plaignant aurait dû fournir des copies de son contrat de travail ainsi que des photocopies de sa première et de sa dernière fiche de paie, comme il est indiqué dans le « Guide à l'intention des candidats » pour le concours. Son travail d'assistant dans une université avait été considéré comme équivalent temps plein, mais ne correspondait pas aux trois années d'expérience professionnelle requises.

Par courrier électronique du 17 mars 2005, le requérant a introduit une deuxième demande de réexamen de sa demande. Par lettre du 1er avril 2005, le président du jury a confirmé sa décision du 4 mars 2005.

Par lettre du 4 mai 2005, le plaignant a introduit une réclamation au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut. Selon le texte de la décision de l'EPSO sur sa réclamation, la position du plaignant était la suivante:

«Selon lui, les moyens de prouver l’expérience professionnelle ne peuvent pas se limiter à ceux indiqués dans le guide à l’intention du requérant. Ces moyens n'ont pas une valeur probante plus élevée que ceux qu'il a choisis. En outre, il ne connaissait pas le Guide, qui, en outre, n'aurait pas été disponible assez longtemps. Le plaignant estime avoir rempli tous les critères d'admission, même s'il n'a pas présenté de preuves suffisantes. Il demande à être réadmis au concours et, à terme, à se voir accorder un nouveau délai pour compléter sa candidature.»

Par décision du 14 septembre 2005, l'EPSO, agissant en qualité d'autorité investie du pouvoir de nomination, a rejeté la réclamation introduite par le plaignant au titre de l'article 90, paragraphe 2. Sa décision était fondée sur les constatations suivantes:

[1] «Pour assister les candidats dans leur candidature, l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) met à leur disposition un "Guide à l'intention des candidats" en ligne. Comme indiqué dans la première phrase du Guide, il sert uniquement à des fins d'information. Le seul texte contraignant pour le jury est l'avis de concours.

[2] Conformément au point II.4 du guide, le candidat doit joindre dans sa candidature des photocopies des références d’employeurs antérieurs et de l’employeur actuel démontrant qu’il possède le niveau et la durée d’expérience professionnelle requis pour participer au concours. Il doit fournir cette preuve pour chaque période d'emploi pertinente pour le concours. Dans le cas où un candidat ne serait pas en mesure de fournir la référence d'un employeur pour une période d'emploi donnée, une photocopie du ou des contrats d'emploi pertinents, ainsi que des photocopies de la première et de la dernière fiche de paie pour la ou les périodes, seraient acceptées.

[3] Le jury examine les dossiers des candidats afin de déterminer s'ils remplissent les conditions fixées dans l'avis de concours général. Il est de son devoir d'évaluer si l'expérience de travail d'un candidat est "dûment attestée" conformément à l'avis et le candidat risque de voir sa candidature refusée s'il choisit de "prouver" son expérience de travail par d'autres moyens que ceux indiqués dans l'avis et expliqués plus en détail dans le guide.

[4] En ce qui concerne l’argument du plaignant selon lequel il ignorait le guide, l’autorité investie du pouvoir de nomination note que l’avis de concours contient plusieurs références à celui-ci, dont le paragraphe 1 du point C («Comment postuler»), qui se lit comme suit: «Veuillez également vous référer au guide à l’intention des candidats, qui se trouve sur le site web d’EPSO et contient des instructions détaillées pour vous aider à soumettre votre candidature correctement».

[5] [Le plaignant] affirme en outre que le Guide n'était pas disponible depuis assez longtemps. Il n’avait pas à fournir de preuve d’expérience professionnelle au plus tard le 24 décembre 2004, date limite pour la présentation d’une demande complète, alors que le guide n’était disponible que le 19 avril 2004, date limite d’inscription. L'AIPN note que les candidats étaient parfaitement conscients du fait qu'après avoir réussi les tests de présélection, ils devaient présenter leur candidature complète avec "une preuve d'expérience professionnelle indiquant clairement les dates de début et de fin ainsi que la nature précise des fonctions exercées" (point C.3 de l'avis de concours général [(1)]) avant la date limite d'inscription. Le guide est donc disponible depuis suffisamment longtemps pour permettre aux candidats de se renseigner sur les détails de leur candidature et de préparer les documents nécessaires.

[6] Toutefois, comme indiqué ci-dessus, le présent guide n’est qu’un instrument non contraignant destiné à aider les candidats dans leur candidature. L’AIPN souligne que le refus du jury d’accorder l’accès [au plaignant] au concours n’est pas fondé sur le fait qu’il a tenté de prouver son expérience professionnelle par d’autres moyens que ceux indiqués dans le guide, mais sur le fait que les documents qu’il a présentés ont été jugés insuffisants pour prouver l’expérience professionnelle aux termes de l’avis de concours général. En particulier, la déclaration du candidat concernant son activité professionnelle ainsi que les certificats individuels de formation ne sauraient être considérés comme des preuves au sens de l'avis. Elle n'a en aucun cas la même valeur probante qu'une photocopie du contrat de travail accompagnée des photocopies de la première et de la dernière fiche de paie. En outre, elle ne permet pas au jury de vérifier les trois années d’expérience professionnelle de niveau universitaire à temps plein du candidat en rapport avec les fonctions concernées, dont deux années directement liées à la gestion d’équipes et de projets informatiques, comme l’exige le point A.II.2 de ladite communication.»

Dans sa réclamation auprès du Médiateur, le plaignant alléguait que le rejet par l'EPSO de sa réclamation au titre de l'article 90, paragraphe 2, contre la décision susmentionnée était injustifié. À l'appui de son allégation, il a notamment avancé les arguments suivants:

i) la présentation de copies du contrat de travail et de la première et de la dernière fiche de paie ne permet pas de prouver qu’un candidat a trois ans d’expérience professionnelle de niveau universitaire à temps plein en rapport avec les fonctions concernées, dont deux ans sont directement liés à la gestion d’équipe et de projet informatique, étant donné qu’un contrat de travail est formulé en termes généraux et que les fiches de paie ne contiennent aucune information sur les tâches à accomplir;

ii) il faut présumer qu'un candidat ne fait pas de fausses déclarations dans sa candidature;

iii) étant donné qu’aucun des motifs d’exclusion du concours, tels qu’énoncés dans l’avis de concours général, ne s’applique, le plaignant devrait être admis à l’épreuve écrite.

Le point III de la partie C indique ce qui suit:

"Examen des demandes

Le jury examinera les dossiers des candidats afin de déterminer s’ils remplissent les conditions prévues aux titres A.II.1, 2 et 3 du présent avis. Elle notera ensuite les épreuves écrites des candidats qui remplissent toutes les conditions énoncées au titre A, point II, et invitera à l'épreuve orale tous ceux qui ont obtenu à la fois la note minimale requise à l'épreuve écrite d) et l'une des meilleures notes (voir point B.2). Cela signifie que vous serez automatiquement disqualifié si:

— vous avez posté votre candidature après la date de clôture,

— vous n’avez pas rempli et/ou signé le formulaire de demande,

— vous ne remplissez pas tous les critères d’éligibilité.»

Le plaignant a estimé qu'étant donné qu'il remplissait, selon lui, les conditions de recevabilité, mais qu'il n'avait pas été considéré comme ayant suffisamment prouvé cela, il devrait être admis.

iv) le «guide à l’intention des candidats» (visé dans la partie C de l’avis de concours), qui contenait (entre autres) des instructions pour le dépôt de la candidature complète, n’était plus disponible au moment où cette candidature complète devait être soumise. Il n’avait donc pas connaissance de ces instructions au moment pertinent.

L'ENQUÊTE

Avis de l'EPSO

Dans son avis, EPSO a formulé les observations suivantes:

En ce qui concerne la preuve de l’expérience professionnelle

Pour les concours de ce type, dont l'objet est d'employer du personnel hautement qualifié conformément aux dispositions statutaires, le candidat est tenu de présenter tous les documents nécessaires pour permettre au jury de déterminer s'il remplit les conditions de recevabilité fixées dans l'avis de concours.

Dans l’avis de concours pour le concours en question, il était clairement indiqué que les candidats devaient joindre les certificats pertinents dans leur acte de candidature. Ces certificats devraient contenir des informations sur le début et la fin des activités concernées, ainsi que sur la nature de ces activités.

Afin d’aider les candidats à préparer leurs documents de candidature, par exemple en ce qui concerne les changements dans leur profession, le point pertinent de l’avis de concours a été complété dans le guide de candidature. Ainsi, le Guide indiquait que l'absence de certificats professionnels pouvait être compensée par la présentation de photocopies des contrats de travail ainsi que de la première et de la dernière fiche de paie.

Il convient de souligner qu'un concours de recrutement vise à créer une liste de réserve de personnes qui ont non seulement la capacité d'accomplir certaines tâches, mais qui sont en fait immédiatement en mesure d'accomplir ces tâches. Cela justifie l’obligation pour les candidats de joindre des documents prouvant qu’ils ont effectivement accompli le type de tâches liées au poste concerné.

Un concours de recrutement ne vise pas à déterminer si les candidats possèdent des connaissances théoriques suffisantes. En revanche, un concours de recrutement a pour objet de fournir aux institutions communautaires des candidats prêts à exercer les fonctions décrites dans l'avis de concours, et qui sont prêts à le faire dès le début de leur emploi.

En ce qui concerne l'argument du plaignant selon lequel il convenait de présumer qu'un candidat ne fait pas de fausses déclarations dans sa candidature, il convenait de noter qu'il incombait à la personne concernée de fournir la preuve pertinente de la nature réelle des activités professionnelles exercées. Si les activités professionnelles sont exercées dans le cadre d’une relation de travail, il incombe à l’employeur de faire la déclaration correspondante, et non à l’employé qui n’est pas responsable de la description de son poste.

La logique de ce point est renforcée par le fait que les candidats indépendants peuvent démontrer qu’ils respectent la condition concernée en se référant au contenu de leur déclaration fiscale.

En ce qui concerne la disponibilité du guide à l’intention des demandeurs

En ce qui concerne la disponibilité du guide à l’intention des candidats au moment de l’inscription électronique, par opposition à sa disponibilité au moment du dépôt de la candidature complète, il convient de souligner que, selon une jurisprudence constante, les conditions de recevabilité et toutes les informations utiles pour le dépôt des candidatures doivent être formulées au moment de la publication du concours.

Ainsi, à ce stade, tous les points essentiels doivent être définis afin de permettre aux personnes intéressées de déterminer s’il est pertinent pour elles de présenter une demande. L’utilisation d’un autre système pourrait, compte tenu du grand nombre de concours de recrutement apparaissant simultanément sur le site internet d’EPSO, être source de confusion.

Afin de donner aux candidats des instructions complètes, l’EPSO a décidé, après le lancement du concours de recrutement en question, que le texte du guide à l’intention des candidats pour les différents concours de recrutement resterait sur le site web jusqu’à la fin du concours. Ceci est fait dans le but de donner aux candidats l'information la plus complète possible et, ce faisant, de leur rappeler leur propre devoir de sollicitude.

Observations du plaignant

Dans ses observations, le plaignant a fait, en résumé, les commentaires suivants:

En ce qui concerne la preuve de l’expérience professionnelle

L’argument de l’EPSO selon lequel les candidats devaient fournir des documents démontrant qu’ils avaient effectivement effectué le type de tâches liées au poste concerné n’est pas concluant. L’EPSO, d’une part, souligne que l’objectif de la procédure de recrutement est de trouver des personnes non seulement capables d’exécuter les tâches concernées, mais, d’autre part, indique que la procédure de recrutement n’a pas pour objectif de déterminer si les candidats possèdent des connaissances théoriques suffisantes.

L’EPSO n’a pas répondu de manière adéquate à l’argument du plaignant selon lequel, en général, l’expérience professionnelle ne peut pas, en dehors de sa durée, être suffisamment démontrée par la présentation d’une copie du contrat de travail accompagnée des copies du premier et du dernier bulletin de salaire.

L’affirmation de l’EPSO selon laquelle les candidats devraient être en mesure d’accomplir leurs tâches dès le début de leur emploi est nouvelle et n’est pas pertinente pour le cas du plaignant.

En rejetant le point de vue du plaignant selon lequel il y a lieu de présumer que le requérant ne fait pas de fausses déclarations, l’EPSO a déclaré qu’il incombait à l’employeur du candidat de certifier les tâches effectuées. Toutefois, cela est en contradiction avec la possibilité (mentionnée par l’EPSO et dans le guide à l’intention des candidats) d’établir l’expérience professionnelle requise par la présentation d’une copie du contrat de travail accompagnée de la première et de la dernière déclaration de salaire, étant donné que cette possibilité n’implique la présentation d’aucun certificat par l’employeur.

Il convient de relever, là encore, qu’il n’est pas toujours possible pour un demandeur d’obtenir un certificat de travail de l’employeur sans que ce dernier ne tire de conclusions négatives quant à l’engagement du candidat sur son lieu de travail actuel.

En ce qui concerne la disponibilité du guide à l’intention des demandeurs

Il apparaît que l’EPSO n’a mis à disposition le texte de ses guides à l’intention des candidats qu’après le lancement du concours de recrutement concerné jusqu’à la fin du concours. L’EPSO ne commente toutefois pas exactement quand sa décision de le faire a été prise et mise en œuvre. Une interprétation raisonnable des observations de l’EPSO à cet égard serait toutefois que le présent grief a, à cet égard, été considéré comme justifié.

LA DÉCISION

1 Allégation de rejet injustifié de la réclamation au titre de l'article 90, paragraphe 2

1.1 Le plaignant a participé à l'épreuve de présélection du concours EPSO/A/16/04, qui s'est tenue le 29 octobre 2004. Il a présenté sa demande complète dans le délai du 24 décembre 2004. Le 8 février 2005, il a été informé que sa candidature n’avait pas été retenue en raison de preuves insuffisantes concernant trois années d’expérience professionnelle, comme l’exige le point A.II.2 de l’avis de concours. La section pertinente de l’avis est libellée comme suit:

"2. Expérience professionnelle

Depuis l’obtention du diplôme requis pour l’admission au concours, vous devez avoir acquis au moins trois ans d’expérience professionnelle de niveau supérieur à temps plein en rapport avec les fonctions concernées, dont deux ans directement liés à la gestion d’équipe et de projet informatique. Sont considérés comme expérience professionnelle:

— des stages spécialisés dûment attestés ou des périodes de formation continue préparant aux fonctions décrites au point A.I ci-dessus,

— des périodes supplémentaires de formation, d'études ou de recherche préparatoires aux fonctions décrites au point A.I ci-dessus, à condition que vous ayez obtenu, à l'issue de cette formation, un certificat ou un diplôme au moins équivalent à celui requis pour l'admission au concours.

Si la période de stage spécialisé ou de formation continue coïncide avec une période d’activité professionnelle, le jury ne tiendra compte que de la période d’activité professionnelle.»

Afin de fournir la preuve d'une partie de son expérience de travail revendiquée, le plaignant a présenté une déclaration personnelle contenant des informations concernant cette expérience. Le jury de sélection a conclu que cela ne satisfaisait pas à l'exigence de documentation stipulée dans l'avis de concours. En réponse à sa réclamation ultérieure au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut, l’EPSO, agissant en qualité d’autorité investie du pouvoir de nomination, a conclu que la décision d’exclure le plaignant du concours était correcte. Dans son avis sur la présente plainte adressée au Médiateur, l'EPSO a confirmé cette décision. Dans sa décision sur la réclamation du plaignant au titre de l'article 90, paragraphe 2, l'EPSO a noté que "les documents [du plaignant] présentés ont été jugés insuffisants pour prouver l'expérience professionnelle au sens de l'avis de concours général. En particulier, la déclaration du candidat concernant son activité professionnelle ainsi que les certificats individuels de formation ne sauraient être considérés comme des preuves au sens de l’avis»(soulignement ajouté). EPSO renvoie au point C.3 de l’avis de concours, qui indique que «[l]a candidature doit fournir tous les détails relatifs à votre citoyenneté, à vos études, à votre formation, à votre expérience professionnelle et à toute recherche que vous avez effectuée. Vous devez également joindre une liste des pièces justificatives, qui doivent être numérotées [copie d’un document prouvant votre citoyenneté, copie du ou des diplômes – ces copies ne doivent pas être authentifiées – et preuve de l’expérience professionnelle indiquant clairement les dates de début et de fin ainsi que la nature précise des fonctions exercées]»(soulignement ajouté).

1.2 Le Médiateur fait tout d'abord observer que les dispositions susmentionnées des points A.II.2 et C.3 de l'avis de concours lient le jury (2), qui avait le devoir de veiller à leur respect. En vertu de ces dispositions, les candidats devaient préciser leur expérience professionnelle dans leur candidature, ce qui constituait une déclaration personnelle. En outre, ils devaient présenter, en même temps que leur demande, une preuve appropriée de l’expérience professionnelle qu’ils avaient déclarée. Cette deuxième exigence ne saurait raisonnablement être interprétée comme faisant référence à une déclaration personnelle du type de celle présentée par le plaignant, qui, en substance, devrait déjà être incluse dans la demande. Elle a plutôt fait référence à d’autres types de documents, démontrant la véracité des informations fournies dans la candidature en ce qui concerne l’expérience professionnelle qui y est déclarée par le candidat.

Il n’est pas contesté que le plaignant n’a présenté aucun de ces documents. En outre, le plaignant ne semble pas avoir présenté, avec le dépôt de sa demande, d’arguments spécifiques et dûment étayés démontrant qu’il était objectivement impossible ou excessivement difficile pour lui de fournir ces documents. À cet égard, le plaignant n’a pas contesté le fait qu’il a été en mesure de fournir une copie de son contrat de travail et de ses fiches de salaire, à savoir des documents susceptibles de démontrer l’existence, la durée et le contenu de base de la relation de travail. Il a plutôt fait valoir que ces documents ne seraient pas suffisants. Néanmoins, il aurait appartenu au jury d’évaluer l’adéquation de ces documents et si quelque chose de plus était nécessaire, tout en tenant compte des arguments avancés par le candidat selon lesquels il était objectivement impossible ou excessivement difficile pour lui de fournir des pièces justificatives supplémentaires. En ce qui concerne ce dernier point, le plaignant a suggéré, pour la première fois dans sa demande d'examen du rejet de sa demande, qu'il ne lui convenait pas de demander un certificat pertinent à son employeur, car cela pourrait nuire à sa relation de travail. Toutefois, cette déclaration, outre son caractère inopportun, ne constitue pas un argument spécifique et dûment étayé démontrant qu’il était objectivement impossible ou excessivement difficile pour le plaignant de fournir les pièces justificatives requises par l’avis de concours.

1.3 À la lumière de ce qui précède, le Médiateur conclut que le jury était fondé à considérer que le plaignant n'avait pas respecté les exigences de l'avis de concours concernant la présentation de preuves relatives à la possession de trois années d'expérience professionnelle. En outre, l’avis de concours et, plus généralement, les principes de bonne administration n’exigeaient pas que, dans un tel cas, le jury demande au requérant de remédier à cette lacune, qui, en soi, constituait une base valable pour le rejet de sa candidature. Le fait que la partie C, point III, de l’avis de concours ne le prévoyait pas explicitement ne saurait être considéré comme suggérant le contraire. Par conséquent, l'argument contraire du plaignant n'est pas soutenu.

1.4 Sur la base de ce qui précède, le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration correspondant à l'allégation du plaignant (3).

2 Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, le Médiateur estime que la décision de l’EPSO de rejeter la plainte déposée par le plaignant au titre de l’article 90, paragraphe 2, ne constitue pas un cas de mauvaise administration. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le directeur d'EPSO sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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1) "3. Demande complète

Après la correction des tests de présélection, les candidats ayant obtenu l'une des notes globales les plus élevées pour les tests de présélection a), b) et c) et la note de passage pour chacun de ces tests seront invités à imprimer et à compléter l'acte de candidature complet qui sera disponible sur le site web (3) dans leur profil EPSO et à l'envoyer avant la date de clôture (10).

Documents à joindre au formulaire de demande

Votre demande doit fournir tous les détails de votre citoyenneté, de vos études, de votre formation, de votre expérience professionnelle et de toute recherche que vous avez entreprise. Vous devez également joindre une liste des pièces justificatives, qui doivent être numérotées (copie d’un document prouvant votre citoyenneté, copie du ou des diplômes – ces copies ne doivent pas être authentifiées – et preuve de l’expérience professionnelle indiquant clairement les dates de début et de fin ainsi que la nature précise des fonctions exercées).»

(2) Voir l'arrêt du 11 juillet 2006 dans l'affaire F-12/05, Tas/Commission, non encore publié au Recueil, point 43, citant l'ordonnance du Tribunal de première instance dans les affaires jointes T-95/00 et T-96/00, Tamara Zauer-Gora et Danielle Dubigh/Commission, Rec. 2001, p. I-A-79, p. II-379, point 47; voir également les arrêts du Tribunal de première instance dans l’affaire T-139/00, Laurent Bal/Commission, Rec. 2002, p. I-A-33; page II-139, point 35, et affaires T-357/00, T-361/00, T-363/00 et T-364/00, Martinez Alarcón e.a./Commission, Rec. 2002, p. I-A-37 et p. II-161, point 61.

(3) Le Médiateur a pris note des observations et arguments du plaignant et de l'EPSO concernant le guide à l'intention des candidats. Toutefois, à la lumière de son analyse aux points 1.2 et 1.3 de la présente décision, il n'estime pas nécessaire de les examiner lors de l'appréciation du bien-fondé de l'allégation du plaignant.