Strasbourg, le 11 décembre 2006

Monsieur,

Le 11 juillet 2005, agissant au nom d'une société, M. Y. m'a présenté, en ma qualité de Médiateur européen, une plainte dirigée contre la Commission européenne concernant l'exécution d'un contrat de service.

J'ai transmis cette plainte au Président de la Commission, le 21 juillet 2005. Le 3 août 2005, M. Y. a envoyé un nouveau document, que j'ai transmis à la Commission. M. Y. a contacté mes services pour obtenir des informations sur la plainte le 7 décembre 2005. La Commission m'a envoyé son avis le 8 décembre 2005. Le 20 décembre 2005, M. Y. a indiqué qu'il quittait la société et que vous seriez en charge de la présente plainte. Je vous ai donné communication de l'avis de la Commission en vous invitant à formuler vos observations, ce que vous avez fait le 23 février 2006.

Le 31 mai 2006, je vous ai informé des progrès réalisés dans le traitement de votre plainte. Le 2 juin 2006, vous m'avez envoyé de nouveaux documents concernant votre plainte et demandé de nouvelles informations. Je vous ai répondu le 20 juin 2006.

Je vous fais part à présent des résultats de mon enquête.

LA PLAINTE

Les faits pertinents, tels qu'ils sont allégués par le plaignant, sont récapitulés ci-après:

Un contrat de service a été attribué à la société du plaignant. Le projet a été lancé le 27 août 2002 et devait être achevé le 26 octobre 2005. La délégation de la Commission européenne (ci-après "la délégation") a refusé de rembourser les frais des déplacements internationaux et les indemnités journalières des experts, au titre des dépenses accessoires.

Le 13 juin 2003, le plaignant a contesté cette décision.

Le 18 juillet 2003, la délégation a envoyé une lettre au plaignant expliquant qu'en vertu des termes de référence (qui font partie intégrante du contrat), les dépenses accessoires couvrent "les déplacements internationaux ou locaux et les indemnités journalières des experts" et qu'en vertu de l'annexe V du contrat, "la provision pour dépenses accessoires ne couvre pas les frais de voyages à destination et en provenance du pays bénéficiaire, encourus par les experts internationaux (à l'exception des missions prévues dans le contrat)". La délégation a également expliqué que dans le cadre d'un contrat de service standard pour l'aide extérieure de la Communauté européenne, les frais de redéploiement et de voyage à des fins personnelles étaient compris dans les honoraires. Dès lors, la délégation a informé le plaignant que sa facture (n° 2003/018) d'un montant de EUR 25 706,42 n'était pas acceptée.

Le 27 octobre 2003, le plaignant a envoyé apparemment un rappel à la délégation.

Le 12 novembre 2003, la délégation l'a informé qu'à la suite du réexamen de sa première facture, une somme de EUR 8 829,65 serait remboursée. La différence entre le montant payé et la facture représente des dépenses inéligibles correspondant à des indemnités journalières pour des frais de séjour dans le pays tiers et à des frais de voyage. Concernant les autres factures (n° 2003-34 et 2003-40), un nouveau montant de EUR 71 135,91 serait versé. Ce montant ne correspond pas à la facture envoyée par le plaignant en raison de certains frais de voyage, honoraires et indemnités journalières jugés inéligibles.

Le 14 novembre 2003, le plaignant a exprimé son désaccord avec la position de la délégation à l'égard des dépenses concernées. Il a affirmé que les termes de référence étaient explicites et stipulait que les dépenses accessoires couvraient les déplacements internationaux ou locaux des experts ainsi que leurs indemnités journalières. Il a rappelé également à la délégation que la ventilation du budget pour les dépenses accessoires proposé et approuvé dans le rapport initial(1) comportait ces dépenses et que le gestionnaire de projet(2) avait accepté le remboursement de tous les frais de déplacement et des indemnités journalières.

Le 10 février 2004, la délégation a répondu au plaignant qu'elle maintenait sa position.

Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant a affirmé que la délégation n'aurait pas dû refuser le paiement des frais de déplacements internationaux et des indemnités journalières des experts au titre des dépenses accessoires. Le montant dû par la Commission était de EUR 50 000.

Concernant les déplacements internationaux, et selon le plaignant, les termes de référence prévalent sur l'annexe V du contrat. De plus, l'annexe V consent au remboursement des billets d'avions pour les missions accomplies dans le cadre du contrat.

Concernant les indemnités journalières, le plaignant estimait, sur la base de la lettre envoyée par la Commission le 7 novembre 2001, que les dépenses accessoires devaient couvrir les frais de voyage et les indemnités journalières et que les honoraires devaient couvrir la rémunération et les coûts administratifs liés aux experts. De plus, selon le plaignant, cette lettre était ambigüe dans la mesure où elle n'indiquait pas clairement que les déplacements internationaux et les indemnités journalières des experts en dehors de leur pays d'origine ne devraient pas être considérés comme des dépenses accessoires.

Le plaignant notait également que, sur un budget total de EUR 700 000, EUR 370 000 étaient consacrés aux dépenses accessoires et EUR 330 000 aux honoraires. Le budget honoraire était uniquement destiné à couvrir les honoraires. Si l'idée était de rembourser les frais de voyage et les indemnités journalières sur le budget réservé aux honoraires, les termes de référence auraient dû être révisés, avec une réduction du budget pour dépenses accessoires et une augmentation du budget pour honoraires. Lorsque le plaignant a répondu à l'appel d'offres en 2001, le budget a été préparé à partir des termes de référence. Les frais de déplacements internationaux et les indemnités journalières ont été inclus dans le budget des dépenses accessoires.

Le plaignant a estimé que le refus de la Commission de rembourser les frais de voyage et les indemnités journalières pour les experts n'était pas conforme au contrat. Le plaignant a réclamé une somme de EUR 50 000.

Par lettre du 3 août 2005, le plaignant a indiqué que la somme de EUR 50 000 n'était qu'une évaluation approximative. Il souhaitait que les frais de voyage et les indemnités journalières des experts soient remboursés par la Commission pour un montant pouvant être légèrement différent de cette somme indiquée de EUR 50 000.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

Les commentaires de la Commission sur la plainte sont récapitulés ci-après:

Un appel d'offres de services restreint international a été lancé en 2000 par la Direction générale de la Commission responsable. Un dossier d'appel d'offres a été envoyé à six entreprises ou consortiums, parmi lesquels le plaignant, les invitant à présenter une offre.

Dans le dossier d'appel d'offres, les sections relatives au budget étaient les suivantes:

A. Annexe II - Termes de référence – 5.3 – Budget

"Le budget maximal disponible pour le contrat d'assistance technique à attribuer au moyen de cet appel d'offres est de EUR 700 000, incluant les honoraires du codirecteur européen, des membres de l'équipe d'assistance technique et d'autres experts en formation, tous les frais de déplacement (tant entre l'Union européenne et [le pays tiers] qu'à l'intérieur du [pays tiers]) et les actions de formation.

Comme indiqué à l'annexe V du présent dossier d'appel d'offres, le budget de EUR 370 000 de la provision pour dépenses accessoires doit couvrir les dépenses suivantes:

- les déplacements internationaux ou locaux et les indemnités journalières des experts;

- les visites d'études (les déplacements et les indemnités journalières du personnel [local] lors des visites de laboratoires de l'Union européenne);

- la traduction;

- les actions de formation"

B. Annexe V - Ventilation du budget

Comme indiqué plus haut, l'annexe V - "ventilation du budget" fournissait davantage d'explications et de précisions sur les dépenses accessoires, en particulier pour ce qui concerne les frais de voyage et les indemnités journalières des experts:

- "Tous les honoraires doivent comprendre: 1) la rémunération effective des experts concernés, par jour de travail, 2) les frais administratifs liés à l'embauche des experts appropriés (par exemple frais de redéploiement et de rapatriement, logement, indemnités d'expatriation, congés, assurance médicale et autres prestations accordées aux experts par le prestataire), 3) la marge, qui couvre les frais généraux du prestataire, les bénéfices et les structures de soutien.

(...)

- 1) La provision pour dépenses accessoires ne couvre pas les frais de voyage à destination et en provenance du pays bénéficiaire, encourus par les experts internationaux (à l'exception des missions prévues dans le contrat) (...) L'évaluation financière des soumissions prend uniquement en considération les honoraires, la provision pour dépenses accessoires étant déterminée dans les termes de référence".

C. Lettre de clarification

Au cours de la phase d'appel d'offres, le 7 novembre 2001, l'un des soumissionnaires retenus sur la liste restreinte a transmis une demande de clarification relative au point mentionné ci-dessus. La clarification suivante a été envoyée à tous les soumissionnaires retenus sur la liste restreinte:

"Les dépenses accessoires couvrent les frais encourus pour:

- les visites d'études (y compris les déplacements et les indemnités journalières du personnel [local] lors des visites de laboratoires de l'Union européenne);

- la traduction;

- les actions de formation;

- les déplacements (internationaux ou locaux) liés à des missions prévues;

- les indemnités journalières et les indemnités de séjour des experts en mission de longue ou de courte durée;

Par conséquent, les honoraires à indiquer pour les différents experts doivent inclure:

- la rémunération effective des experts concernés, par jour de travail, et

- les frais administratifs liés à l'embauche des experts appropriés (par exemple, frais de redéploiement et de rapatriement, logement, indemnités d'expatriation, congés, assurance médicale et autres prestations accordées aux experts par le prestataire)".

D. Evaluation

Les six soumissionnaires invités ont présenté une offre. Etant donné sa plus grande qualité technique, et malgré sa tarification la moins avantageuse, l'offre du plaignant a été recommandée pour l'attribution du contrat.

E. Contrat

Un contrat entre la Commission européenne et le plaignant a été signé le 18 juin 2002 pour un montant de EUR 699 920 (honoraires: EUR 329 920, dépenses: EUR 370 000).

Ce contrat incluait les conditions particulières, l'annexe I - "Conditions générales", l'annexe II - "Termes de référence" ainsi que la clarification y relative, l'annexe III - "Organisation et méthodologie", l'annexe IV - "Experts principaux", l'annexe V - "Budget". L'article 2 du contrat indiquait que "en cas de contradiction entre les documents susmentionnés, leurs dispositions seront appliquées dans l'ordre de priorité ci-dessus".

Après la signature du contrat, la responsabilité de ce dernier a été transférée de la DG responsable à la délégation.

F. Rapport initial

Enfin, dans le rapport initial, il est fait référence aux dépenses accessoires suivantes: a) frais de voyage: EUR 42 500, b) indemnités journalières: EUR 53 340, c) actions de formation: EUR 182 732, d) visites d'étude: EUR 56 000, sans aucune information quant aux missions auxquelles les voyages et les indemnités journalières se rapportent. Ce rapport a été approuvé par le gestionnaire de projet de la délégation en janvier 2003.

Au cours de l'exécution du contrat, un certain nombre de montants demandés ont été en partie rejetés au motif qu'ils incluaient des coûts non éligibles. Dans une lettre datée du 18 juillet 2003, la délégation explique que "les déplacements (locaux ou internationaux) mentionnés dans les termes de référence du contrat couvrent les déplacements effectués pour des missions nécessaires au projet et les indemnités journalières payées pour ces missions. Tout déplacement effectué par les experts en dehors des missions relatives au projet est couvert par les honoraires, comme le confirme en outre l'annexe V - "Ventilation du budget" de votre contrat, qui indique dans les notes supplémentaires relatives à la provision pour dépenses accessoires que: la provision pour dépenses accessoires ne couvre pas les frais de voyage à destination et en provenance du pays bénéficiaire, encourus par les experts internationaux (à l'exception des missions prévues dans le contrat)". Dans une autre lettre de la délégation, datée du 10 février 2004, il est expliqué que "bien que les termes de référence de votre contrat indiquaient que les dépenses accessoires couvrent les déplacements internationaux ou locaux et les indemnités journalières des experts, une clarification très claire a ensuite été apportée à la suite d'une demande d'éclaircissement de votre entreprise (en date du 7 novembre 2001) quant aux frais que couvrent les honoraires des experts, à savoir que "les honoraires à indiquer pour les différents experts doivent inclure la rémunération effective des experts concernés, par jour de travail et les frais administratifs liés à l'embauche des experts appropriés (par exemple, frais de redéploiement et de rapatriement, logement, indemnités d'expatriation, congés, assurance médicale et autres prestations accordées aux experts par le prestataire". Par conséquent, seuls les frais de voyage et les indemnités journalières relatifs aux missions prévues au départ du lieu principal des activités sont des dépenses admissibles. Cette clarification fait partie de votre contrat et le budget que vous avez soumis aurait dû en tenir compte."

Les arguments invoqués par le plaignant appellent les observations suivantes de la part de la Commission européenne:

1) La délégation maintient sa position, selon laquelle, conformément au contrat signé avec le plaignant, les indemnités journalières et les frais de voyage ne peuvent donner lieu à un paiement par la délégation et être considérés comme admissibles à titre de dépenses accessoires que si elles sont liées à des missions au départ de la base principale. Les frais de redéploiement (comme les déplacements entre l'Europe et le pays tiers, les frais d'hébergement dans le pays tiers, etc.) sont supposés être inclus dans les honoraires.

2) Quant aux arguments du plaignant:

a) Les termes de référence fournissent des informations générales sur les questions budgétaires, tout en se référant explicitement à l'annexe V ("comme indiqué à l'annexe V du présent dossier d'appel d'offres") pour plus de détails en ce qui concerne la définition et l'application de termes tels que "frais de voyage" et "indemnités journalières". En ce sens, les dispositions de l'annexe V ne sont pas contradictoires et font partie des termes de référence.

b) De plus, les dispositions de l'annexe V, complétant les termes de référence, ont été confirmées par la lettre de clarification envoyée à tous les soumissionnaires : les honoraires comprennent les indemnités de redéploiement, de rapatriement, de logement et d'expatriation. En présentant une offre et en prenant connaissance de ces termes de référence ainsi clarifiés, le plaignant est réputé avoir accepté lesdites dispositions comme termes du contrat. De plus, la lettre de clarification en question a été incluse dans le contrat et a été signée par le plaignant.

c) En outre, l'article 3 des conditions particulières, qui fait partie des dispositions du contrat et prévaut donc sur les termes de référence, stipule que:

"Le présent contrat, établi en euros, concerne un contrat à prix unitaires. La valeur maximale du contrat s'élève à EUR 699 920. Les honoraires à verser aux experts mis à disposition par le prestataire pour la fourniture des services, ainsi que la provision pour dépenses accessoires, sont indiqués dans le budget ventilé."

3) Au surplus, l'argument selon lequel l'approbation du rapport initial par la délégation entraîne l'approbation de la ventilation du budget telle que proposée par le plaignant, n'est pas considéré comme pertinent, car

a) le budget présenté par le plaignant dans le rapport initial est seulement indicatif, comme précisé dans le rapport lui-même,

b) il n'existe aucune information explicite corroborant l'interprétation du plaignant en ce qui concerne les "indemnités journalières" et les "frais de voyage".

4) Enfin, le prix du marché était un facteur pris en considération lors de la phase d'évaluation. Un contrat commercial a été conclu avec le plaignant eu égard à sa qualité technique et à son prix. Toute interprétation discordante quant aux éléments inclus dans les honoraires fausserait la concurrence.

Dès lors, aucun des arguments invoqués par le plaignant ne peut être accepté.

La Commission a estimé que ses services avaient agi de manière adéquate et avaient respecté les clauses du contrat auxquelles ils étaient liés et que, par conséquent, aucun cas de mauvaise application des dispositions du contrat n'était à déplorer.

La Commission a affirmé que le grief du plaignant n'était pas fondé sur des motifs pertinents. La demande de paiement de EUR 50 000, se fondant sur le fait que les honoraires réclamés pour les experts ne doivent pas inclure les indemnités journalières et les frais de déplacement internationaux au motif que ces coûts doivent être couverts par le budget des dépenses accessoires, n'est pas conforme aux conditions du contrat.

Les observations du plaignant

Les observations du plaignant peuvent être résumées comme suit.

La thèse de la Commission repose sur l'argument selon lequel les termes de référence fournissent des informations générales sur les questions budgétaires tout en se référant explicitement à l'annexe V pour plus de détail. Le plaignant a estimé que la Commission en déduisait, à tort, que les dispositions de l'annexe V ne sont pas en contradiction avec les termes de référence mais font partie de ces derniers. Au contraire, le plaignant est d'avis que les termes de référence sont spécifiques à chaque marché alors que l'annexe V contient des dispositions générales applicables à tous les contrats. Le renvoi dans les termes de référence à l'annexe V est libellé comme suit: "avec un budget de EUR 370 000, comme indiqué à l'annexe V" et ne permet raisonnablement pas d'en tirer les conclusions voulues par la Commission. L'argumentation développée par la Commission équivaut à nier la règle de priorité des documents établie par l'article 2 "Structure du contrat" des conditions particulières.

Selon le plaignant, l'article 3 des conditions particulières ne s'applique pas dans ce cas. Il en est de même de la prétendue rupture d'égalité de traitement entre les soumissionnaires. En effet, cet argument se fonde sur la supposition qu'aucun des soumissionnaires n'a fait la même interprétation des termes de référence que le plaignant ou n'a rédigé son offre de la même façon.

Le plaignant a demandé au Médiateur de considérer que l'interprétation de la Commission n'était pas conforme aux dispositions du contrat. Il a rappelé que la somme de EUR 50 000 était donnée à titre indicatif.

LA DÉCISION

1 Le prétendu manquement aux obligations du contrat

1.1 La présente plainte porte sur l'exécution d'un contrat de service signé entre le plaignant et la Commission européenne.

Le plaignant estime que le refus de la Commission de rembourser les frais de voyage et les indemnités journalières des experts n'est pas conforme au contrat, thèse réfutée par la Commission.

1.2 Le Médiateur rappelle tout d'abord que l'article 2 des conditions particulières du contrat dispose :

"Le prestataire fournit les services conformément aux termes et conditions établis dans le présent contrat qui comporte, par ordre de priorité, les présentes conditions particulières ("Conditions particulières") et les annexes suivantes:

Annexe I : Conditions générales applicables aux contrats de service financés par la Communauté européenne

Annexe II: Termes de référence

Annexe III: Organisation et méthodologie

Annexe IV: Experts principaux

Annexe V: Ventilation du budget et prévision de trésorerie

Annexe VI: Dispositions fiscales et douanières"

Conformément à l'article 3 des conditions particulières, "(...) les honoraires versés aux experts embauchés par le prestataire pour accomplir les tâches, ainsi que la provision pour dépenses accessoires figurent dans la ventilation du budget."

L'article 5.3 des termes de référence dispose que "le budget maximal disponible pour le contrat d'assistance technique à attribuer au moyen de cet appel d'offres est de EUR 700 000, incluant les honoraires du codirecteur européen, des membres de l'équipe d'assistance technique et d'autres experts en formation, tous les frais de déplacement (tant entre l'Union européenne et [le pays tiers] qu'à l'intérieur [du pays tiers]) et les actions de formation. Comme indiqué à l'annexe V du présent dossier d'appel d'offres, le budget de EUR 370 000 de la provision pour dépenses accessoires doit couvrir les dépenses suivantes:

- les déplacements internationaux ou locaux et les indemnités journalières des experts;

- les visites d'études (les déplacements et les indemnités journalières du personnel [local] lors des visites de laboratoires de l'Union européenne);

- la traduction;

- les actions de formation (...)" (souligné par le Médiateur)

Conformément à l'annexe V (Ventilation du budget), "(...) tous les honoraires doivent comprendre:

- la rémunération effective des experts concernés, par jour de travail,

- les frais administratifs liés à l'embauche des experts appropriés (par exemple frais de redéploiement et de rapatriement, logement, indemnités d'expatriation, congés, assurance médicale et autres prestations accordées aux experts par le prestataire),

- la marge, qui couvre les frais généraux du prestataire, les bénéfices et les structures de soutien.

(...)

La provision pour dépenses accessoires ne couvre pas les frais de voyage à destination et en provenance du pays bénéficiaire, encourus par les experts internationaux (à l'exception des missions prévues dans le contrat) (...) L'évaluation financière des soumissions prend uniquement en considération les honoraires, la provision pour dépenses accessoires étant déterminée dans les termes de référence" (souligné par le Médiateur).

Selon la lettre de clarification de la Commission, datée du 7 novembre 2001, "(...) la provision pour dépenses accessoires, d'un montant de EUR 370 000, est incluse dans le budget maximum de EUR 700 000. Les dépenses accessoires couvrent les frais encourus pour: les visites d'études (y compris les déplacements et les indemnités journalières du personnel [local] lors des visites de laboratoires de l'Union européenne); la traduction; les actions de formation; les déplacements (internationaux ou locaux) liés à des missions prévues; les indemnités journalières et les indemnités de séjour des experts en mission de longue ou de courte durée. Par conséquent, les honoraires à indiquer pour les différents experts doivent inclure: la rémunération effective des experts concernés, par jour de travail, et les frais administratifs liés à l'embauche des experts appropriés (par exemple, frais de redéploiement et de rapatriement, logement, indemnités d'expatriation, congés, assurance médicale et autres prestations accordées aux experts par le prestataire)" (souligné par le Médiateur)

1.3 Le plaignant a noté que les termes de référence avaient priorité sur l'annexe V du contrat. De plus, il a estimé, se fondant sur les termes de référence et sur la lettre de clarification de la Commission du 7 novembre 2001, que les dépenses accessoires devaient couvrir les frais de déplacement et les indemnités journalières alors que les honoraires devaient couvrir la rémunération et les coûts administratifs liés aux experts.

1.4 Dans son avis, la Commission a maintenu sa position selon laquelle, conformément au contrat signé avec le plaignant, les indemnités journalières et les frais de voyage ne peuvent donner lieu à un paiement par la délégation et être considérés comme admissibles au titre de dépenses accessoires que si elles sont liées à des missions au départ de la base principale. Les frais de redéploiement (comme les déplacements entre l'Europe et le pays tiers, les frais d'hébergement dans le pays tiers) sont supposés être inclus dans les honoraires. Les termes de référence fournissent des informations générales sur les questions budgétaires, tout en se référant explicitement à l'annexe V ("comme indiqué à l'annexe V du présent dossier d'appel d'offres") pour plus de détails en ce qui concerne la définition et l'application de termes tels que "frais de voyage" et "indemnités journalières". En ce sens, les dispositions de l'annexe V ne sont pas contradictoires et font partie des termes de référence. De plus, les dispositions de l'annexe V ont été confirmées par la lettre de clarification du 7 novembre 2001, envoyée à tous les soumissionnaires, complétant les termes de référence: les honoraires comprennent les indemnités de redéploiement, de rapatriement, de logement et d'expatriation. En présentant une offre et en prenant connaissance de ces termes de référence ainsi clarifiés, le plaignant est réputé avoir accepté lesdites dispositions comme termes du contrat. De plus, la lettre de clarification en question a été incluse dans le contrat et a été signée par le plaignant. En outre, l'article 3 des conditions particulières, qui fait partie des dispositions du contrat et prévaut donc sur les termes de référence, stipule que:

"Le présent contrat, établi en euros, concerne un contrat à prix unitaires. La valeur maximale du contrat s'élève à EUR 699 920. Les honoraires à verser aux experts mis à disposition par le prestataire pour la fourniture des services, ainsi que la provision pour dépenses accessoires, sont indiqués dans le budget ventilé."

La Commission n'a pas considéré comme pertinent l'argument du plaignant, selon lequel l'approbation du rapport initial par la délégation entraîne l'approbation de la ventilation du budget telle que proposée par le plaignant, car

a) le budget présenté par le plaignant dans le rapport initial est seulement indicatif, comme précisé dans le rapport lui-même,

b) il n'existe aucune information explicite corroborant l'interprétation du plaignant en ce qui concerne les "indemnités journalières" et les "frais de voyage".

Enfin, le prix du marché était un facteur pris en considération lors de la phase d'évaluation. Un contrat commercial a été conclu avec le plaignant eu égard à sa qualité technique et à son prix. Toute interprétation discordante quant aux éléments inclus dans les honoraires fausserait la concurrence.

1.5 Le Médiateur constate que le litige opposant la Commission au plaignant porte, en substance, sur l'éligibilité de certaines dépenses et l'interprétation des dispositions du contrat s'y rapportant. Pour la Commission, les indemnités journalières et les frais de déplacement ne peuvent être considérés comme des coûts éligibles dans le cadre des dépenses accessoires que s'ils sont liés à des missions au départ de la base principale et les coûts de redéploiement sont supposés être inclus dans les honoraires. Il prend acte également que la Commission fonde sa décision de rejeter les demandes du plaignant relatives aux frais de déplacement et aux indemnités journalières des experts sur les dispositions du contrat et explique que:

• les dispositions de l'annexe V ne sont pas contradictoires et font partie des termes de référence. Elles ont été confirmées par la lettre de clarification. De plus, l'article 3 des conditions particulières renvoie à l'annexe V et prévaut sur les termes de référence;
• le budget présenté par le plaignant dans le rapport initial est seulement indicatif et ne contient aucune information explicite corroborant l'interprétation du plaignant en ce qui concerne les indemnités journalières et les frais de voyage.

1.6 Après avoir examiné les documents contenus dans le dossier et, en particulier, le contrat, le Médiateur estime que l'interprétation donnée par la Commission des dispositions contractuelles applicables, y compris son argument selon lequel a) l'annexe V complète et précise les dispositions des termes de référence, et b) la lettre de clarification a confirmé les dispositions de l'annexe V, est raisonnable et correctement fondée.

1.7 Le Médiateur en conclut que la Commission a expliqué de façon raisonnable et appropriée les raisons pour lesquelles elle estime que les dépenses en cause ne peuvent pas être remboursées et que les arguments du plaignant affirmant le contraire ne peuvent être acceptés. Le Médiateur estime dès lors qu'il n'y a pas eu mauvaise administration de la part de la Commission.

2 La demande

2.1 Le plaignant demande à la Commission le remboursement de frais de déplacement et d'indemnités journalières pour les experts. Il a estimé que la somme totale à rembourser s'élevait à environ EUR 50 000.

2.2 Compte tenu des résultats de son enquête au point 1.7 ci-dessus, le Médiateur estime qu'il ne peut être donné suite à la demande du plaignant.

3 Conclusion

Son enquête l'amenant à conclure qu'il n'y a pas eu en l'occurrence mauvaise administration de la part de la Commission, le Médiateur classe l'affaire.

Le Président de la Commission sera informé de cette décision.

Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Conformément à l'article 6 des conditions particulières du contrat: "le rapport initial doit être présenté au plus tard un mois après la mise en œuvre du projet et doit contenir un programme général de travail, y compris un budget indicatif correspondant pour l'ensemble de la durée du projet (...)"

(2) Le gestionnaire de projet est la personne responsable du suivi de la mise en oeuvre du contrat au nom de la Commission.