Strasbourg, le 26 mars 2007

Monsieur,

Le 29 novembre 2004, vous m'avez présenté, en ma qualité de Médiateur européen, une plainte dirigée contre le Parlement européen concernant la proposition de recrutement vous concernant par l'Office européen de lutte antifraude après l'inscription de votre nom sur la liste de réserve du concours général PE/32/B.

Le 8 décembre 2004, mes services vous ont contacté par téléphone au sujet de votre plainte.

Par courrier électronique du 10 décembre 2004, vous m'avez fait parvenir des documents complémentaires concernant votre plainte.

J'ai transmis votre plainte au Président du Parlement le 10 janvier 2005. Le Parlement m'a envoyé son avis le 13 avril 2005. Étant donné que l'avis du Parlement portait uniquement sur la première allégation formulée dans votre plainte, le 4 mai 2005, j'ai invité le Président du Parlement à se prononcer également sur la deuxième allégation de votre plainte avant le 15 juin 2005. Le même jour, je vous ai donné communication du premier avis du Parlement et vous ai informé que j'avais invité le Président du Parlement à présenter un avis sur la deuxième allégation de votre plainte.

Le 8 juin 2005, le Parlement m'a fait part de son avis sur la deuxième allégation. Je vous ai communiqué cette réponse le 16 juin 2005 en vous invitant à exposer vos commentaires éventuels, ce que vous avez fait le 26 juillet 2005.

Le 22 septembre 2005, à la lumière de vos observations, j'ai demandé des informations complémentaires à l'Office européen de lutte antifraude ("OLAF"), ce dont je vous ai informé le même jour.

Au cours d'un entretien téléphonique du 28 octobre 2005 entre les services de l'OLAF et mes services, l'OLAF a informé le Médiateur que la question soulevée par ce dernier dans sa demande d'informations complémentaires relevait de la compétence de la direction générale du personnel et de l'administration de la Commission européenne ("DG Personnel et administration") et que l'OLAF ne pouvait fournir d'informations détaillées en l'espèce. Les services de l'OLAF ont proposé que la lettre du Médiateur soit transmise à la Commission afin qu'elle envoie une réponse séparée détaillée sur ce point. Mes services ont jugé cette démarche appropriée.

Le 7 novembre 2005, l'OLAF m'a informé qu'elle avait transmis une copie de ma lettre à la Commission et que cette dernière allait envoyer une réponse séparée.

Le 22 décembre 2005, la Commission a répondu à ma demande d'informations complémentaires concernant votre plainte. Je vous ai communiqué cette réponse le 16 janvier 2006 en vous invitant à exposer vos commentaires éventuels avant le 28 février 2006. Vous ne m'avez pas soumis d'observations dans le délai imparti.

Les 5 et 13 février 2007, mes services ont pris contact avec vous par téléphone au sujet des points soulevés dans votre plainte.

Je vous fais part à présent des résultats de mon enquête, en vous présentant mes excuses pour la durée de la procédure d'examen de votre plainte.

LA PLAINTE

Selon le plaignant, les faits pertinents se présentent comme suit.

Le plaignant a réussi le concours général PE/32/B organisé en 2002 par le Parlement afin de constituer une liste de réserve d'assistants dans le domaine des technologies de l'information et de la communication.

Le 12 mars 2004, le plaignant a été informé par le chef de l'unité des concours du Parlement que son nom figurait sur la liste de réserve et que l'inscription sur cette liste lui conférait vocation à être nommé à un poste vacant dans l'une des institutions de l'Union européenne. La validité de la liste de réserve était fixée au 31 décembre 2004.

Le 30 mars 2004, le plaignant a été convoqué à un entretien concernant un poste au sein de l'OLAF. Il a passé la visite médicale et présenté les documents requis en vue de son recrutement par l'OLAF, prévu pour le début du mois de mai 2004. À partir de cette date, la procédure de recrutement a été arrêtée. De l'avis du plaignant, le Parlement a décidé de mettre un terme à la procédure de recrutement entamée par l'OLAF pour des raisons de quotas. Le plaignant a indiqué qu'il avait été informé de manière informelle que le Parlement n'acceptait plus que d'autres institutions recrutent des candidats dont les noms figuraient sur ses propres listes de réserve. De l'avis du plaignant, cette situation était injuste dans la mesure où, à ce moment là, aucun poste n'était vacant au sein du Parlement.

Le plaignant a contacté le Parlement par courrier électronique à plusieurs reprises. Le 11 octobre 2004, il a téléphoné à la direction générale du personnel du Parlement afin d'obtenir des informations sur les postes vacants. Il a été informé que son curriculum vitae avait été transmis à la direction générale compétente du Parlement. Il a également demandé si son recrutement avait été bloqué en raison de l'existence de quotas. Lors de cet entretien téléphonique, le plaignant a en outre demandé des informations sur la durée de validité de la liste de réserve concernant le concours qu'il avait passé. Selon lui, la personne responsable des listes de réserve ne pouvait lui donner cette information. Il a souligné que, dans une lettre datée du 16 juillet 2004, le Parlement l'avait informé que la durée de validité de la liste de réserve en question restait inchangée et qu'il serait informé en temps utile si elle était prorogée.

Dans sa plainte au Médiateur européen, le plaignant allègue que le Parlement a injustement mis un terme à sa procédure de recrutement par l'OLAF. Il prétend également que le Parlement ne l'a pas informé en temps utile de la prorogation éventuelle de la durée de validité de la liste de réserve du concours général PE/32/B.

L'ENQUÊTE

L’avis du Parlement

L’avis du Parlement peut être résumé comme suit.

Le plaignant a réussi le concours général PE/32/B, organisé par le Parlement en vue du recrutement d'assistants dans le domaine des technologies de l'information et de la communication. Son nom a donc été inscrit sur la liste de réserve qui a été établie le 27 février 2004.

Le concours général PE/32/B a été organisé par le Parlement pour faire face à ses propres besoins en matière de personnel dans ce domaine. Conformément aux accords interinstitutionnels en matière de mise en commun des listes de réserve issues de concours, le Parlement a tenu compte, pour l'établissement de la liste d'aptitude, de ses propres besoins et de ceux des institutions suivantes: Commission européenne, Conseil de l'Union européenne, Cour de justice des Communautés européennes (CJCE), Comité des régions de l'Union européenne (CdR) et Comité économique et social européen (CESE). Le nombre de lauréats initialement prévu était de 120 répartis comme suit: 67 lauréats pour le Parlement; 45 lauréats pour la Commission; 4 lauréats pour le CESE(1) ; 2 lauréats pour la CJCE; et 2 lauréats pour le CESE. Or, la liste de réserve du concours PE/32/B a comporté un nombre de lauréats - 68 - inférieur à celui prévu et le nombre de lauréats attribué au prorata à chacune des institutions concernées a été par conséquent inférieur à celui initialement prévu.

En ce qui concerne la première allégation du plaignant, la Commission était l'institution chargée de la gestion du personnel de plusieurs agences et offices, y compris l'OLAF. Elle avait communiqué au Parlement, en fonction du quota auquel elle avait droit, c'est-à-dire 37,5% correspondant à 25 lauréats (au lieu des 45 initialement prévus), une liste des lauréats auxquels elle avait droit et qu'elle souhaitait recruter. Le nom du plaignant ne figurait pas dans cette liste de 25 lauréats.

Le curriculum vitae du plaignant a été transmis aux services intéressés du Parlement. Il a ensuite été contacté à plusieurs reprises en vue d'entretiens dans différents services du Parlement. Lorsqu'il a été contacté le 23 mars 2004, le plaignant a répondu qu'il avait posé sa candidature pour un poste à l'OLAF. Il a également été contacté le 21 avril 2004 et le 23 juin 2004.

Le 29 avril 2004, la Commission a convoqué le plaignant à une visite médicale, ce qui a pu l'induire en erreur au sujet des intentions de recrutement de la Commission.

Le plaignant a soit décliné les invitations par téléphone du Parlement soit demandé les descriptions de postes à Bruxelles. Ces descriptions lui ont été envoyées, mais il n'a pas donné suite aux invitations du Parlement en vue d'entretiens. Conformément aux accords interinstitutionnels en matière d'utilisation des listes de réserve des concours, le Parlement a donné suite aux demandes de recrutement qui lui sont parvenues de la part des autres institutions qui ont manifesté leur intérêt pour le concours général PE/32/B. De l'avis du Parlement, la Commission n'a jamais demandé le recrutement du plaignant.

Le Parlement ignore pourquoi les préparatifs de recrutement du plaignant par l'OLAF n'ont pas eu de suites et estime que cette question est du seul ressort de l'OLAF.

En ce qui concerne la deuxième allégation du plaignant, l'avis de concours mentionnait que la validité de la liste de réserve expirait le 31 décembre 2004. Par lettre du 25 janvier 2005, le Parlement a informé le plaignant que la durée de validité de la liste de réserve avait été prorogée jusqu'au 31 décembre 2005. Le plaignant a accusé réception de cette lettre le 9 février 2005.

Les observations du plaignant

Dans ses observations datées du 26 juillet 2005, le plaignant s'est référé aux déclarations du Parlement selon lesquelles la Commission n'avait jamais demandé son recrutement et seul l'OLAF était responsable du fait que les préparatifs de recrutement n'ont pas eu de suites. Le plaignant a demandé s'il était possible d'avoir l'opinion de la Commission et de l'OLAF sur ces deux points.

Le plaignant a ajouté que ni l'avis de concours ni la lettre du Parlement l'informant des résultats de sa demande ne mentionnaient la moindre information au sujet des quotas évoqués par le Parlement dans son avis.

L'enquête complémentaire
La demande d'information adressée à l'OLAF

Eu égard à l'avis du Parlement et aux observations du plaignant, le Médiateur a jugé nécessaire d'inviter l'OLAF à lui fournir des informations afin de lui permettre de traiter la plainte contre le Parlement. Conformément à l'article 3, paragraphe 2, de son statut, le Médiateur a donc invité l'OLAF à lui fournir des informations sur le point suivant:

"Au point 9 de ses observations sur la plainte, le Parlement a déclaré que "[l]e Parlement européen n'est pas en mesure de savoir pourquoi les préparatifs de recrutement du plaignant par OLAF n'ont pas eu de suites, cette question est uniquement du ressort d'OLAF."

L'OLAF pourrait-il fournir des informations au Médiateur sur les raisons pour lesquelles il n'a pas recruté le plaignant? "

La lettre de l'OLAF du 7 novembre 2005

Dans sa lettre du 7 novembre 2005, le Directeur général de l'OLAF a informé le Médiateur que, bien qu'il soit l'Autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) en ce qui concerne l'OLAF, l'accomplissement des procédures administratives de recrutement pour tous les services de la Commission relève de la seule responsabilité de la DG Personnel et administration de la Commission.

Le Directeur général de l'OLAF a ajouté qu'il avait donc transmis une copie de la lettre du Médiateur au secrétariat général de la Commission qui allait envoyer une réponse séparée sur le point soulevé(2).

La réponse de la Commission du 22 décembre 2005

Dans sa réponse, la Commission a déclaré que l' OLAF, tout en conservant ses pouvoirs d'Autorité investie du pouvoir de nomination, fait appel aux autres services de la Commission (DG ADMIN) pour l'accomplissement des procédures administratives de recrutement de son personnel.

Conformément à la pratique administrative et aux accords entre institutions, le recrutement de lauréats de concours par une autre institution que le Parlement européen était possible, dans le respect d'un certain quota. C'est dans ce contexte que le Parlement européen a accordé à la Commission (y compris en l'espèce à l'OLAF) un quota de recrutement de 25 lauréats à partir de cette liste de réserve du concours général PE/32/B. Le recrutement par la Commission à partir de cette liste devait suivre la procédure de la "nomination-transfert", à savoir une nomination au Parlement européen suivie d'un transfert à la Commission avec la même date d'effet.

En mars 2004, dès la parution de la liste de réserve du concours PE/32/B, la Commission avait, après consultation de ses directions générales et services, établi une liste de 23 lauréats qu'elle souhaitait recruter. Le nom du plaignant ne figurait pas dans cette liste.

Par note du 26 mars 2004, l'OLAF a demandé, et obtenu, le recrutement d'un lauréat autre que le plaignant.

Par courrier électronique en date du 31 mars 2004, l'OLAF a informé la Commission de manière informelle qu'il envisageait de demander le recrutement d'un deuxième lauréat, à savoir le plaignant. L'OLAF a formalisé sa demande par note du 6 avril 2004.

Le 8 avril 2004, la Commission a transmis au Parlement une liste de 23 lauréats qu'elle souhaitait recruter. Bien que la demande de recrutement du plaignant présentée par l'OLAF ait déjà été envoyée à la Commission le 6 avril 2004 , ces deux notes se sont croisées. Cela explique pourquoi le nom du plaignant ne figurait pas dans la liste transmise au Parlement le 8 avril 2004.

À ce moment, toutefois, le recrutement du plaignant pouvait encore être pris en considération. Aussi, selon la pratique habituelle, il a été invité le 16 avril 2004 à se soumettre à la visite médicale prévue le 13 mai 2004. La lettre d'invitation indiquait clairement qu'une telle convocation ne pouvait nullement "constituer, au stade actuel de la procédure, un engagement de la Commission à [son] égard".

Par la suite, cependant, l'AIPN a décidé de réserver à la direction générale Informatique de la Commission les deux "droits de tirage" restants. Le recrutement du plaignant par l'OLAF devenait donc impossible. La Commission n'a donc pas transmis au Parlement européen de demandes de recrutement pour le plaignant. La Commission en a informé l'OLAF mais n'a pas annulé la visite médicale du plaignant.

La Commission a reconnu qu'elle aurait pu annuler la convocation à la visite médicale et qu'elle aurait en tout état de cause dû, à cette occasion informer le plaignant qu'un recrutement auprès de l'OLAF n'était plus envisageable en l'état. Une telle démarche aurait sans doute eu pour avantage d'éviter au candidat tout malentendu ultérieur. La Commission a exprimé ses regrets pour ces malentendus et a présenté ses excuses pour ces inconvénients. Toutefois, elle a rappelé que le fait d'être inscrit sur une liste de réserve de lauréats de concours n'ouvre nullement le droit d'être recruté. De surcroît, la Commission a insisté sur le fait qu'à aucun moment, l'AIPN n'a pris d'engagement de recrutement à l'égard du plaignant.

En novembre 2005, la Commission a été informée que le Parlement avait l'intention d'assouplir le régime de quota imposé durant la première année d'existence de la liste de réserve. Si cette information était confirmée, et à la double condition que le PE décide de ne pas recruter le plaignant pour ses propres services et que l'OLAF ait toujours un besoin et un intérêt de recruter ce candidats, la Commission pourrait envisager de demander la nomination-transfert de l'intéressé vers l'OLAF.

Les observations complémentaires du plaignant

Le plaignant n'a transmis aucune observation complémentaire dans le délai imparti à cet effet.

Entretiens téléphoniques entre les services du Médiateur et le plaignant

Le 5 février 2007, les services du Médiateur ont contacté le plaignant par téléphone afin de vérifier s'il souhaitait formuler des observations. Le plaignant a répondu qu'il n'avait aucune observation à formuler et a informé le Médiateur qu'il pouvait clôturer son enquête. Le plaignant a en outre informé les services du Médiateur que, suite à la republication de l'avis de vacance pour le poste concerné, il avait à nouveau postulé auprès de l'OLAF et qu'il avait été recruté par ce dernier.

Lors d'un autre entretien téléphonique du 13 février 2007, le plaignant a précisé que, s'agissant de son cas personnel, il estimait que l'affaire pouvait être classée. Les services du Médiateur ont informé le plaignant que le Médiateur européen allait examiner l'opportunité d'ouvrir une enquête d'initiative sur le système de quotas auquel le Parlement et la Commission s'étaient référés dans le cadre de la présente enquête. Le plaignant s'est félicité de cette information.

LA DÉCISION

1 Les allégations du plaignant

1.1 En 2002, le Parlement européen a organisé le concours général PE/32/B en vue de constituer une liste de réserve d'assistants dans le domaine des technologies de l'information et de la communication. Le plaignant a réussi ce concours et a été informé, le 12 mars 2004, que son nom figurait sur la liste de réserve dont la validité, sous réserve de prorogation éventuelle, venait à expiration à la fin du mois de décembre 2004. Il a également été informé que l'inscription sur une liste de réserve lui conférait vocation à être nommé à un poste vacant dans l'une des institutions de l'Union européenne. Le plaignant a ensuite postulé pour un poste au sein de l'Office européen de lutte antifraude ("OLAF"). Le 30 mars 2004, le plaignant a été convoqué à un entretien par l'OLAF. Il a passé la visite médicale requise. Dans sa plainte au Médiateur européen, le plaignant a allégué que le Parlement avait injustement mis un terme à la procédure de recrutement par l'OLAF. Il a également prétendu que le Parlement ne l'avait pas informé en temps utile de la prorogation éventuelle de la durée de validité de la liste de réserve du concours général PE/32/B.

1.2 Dans son avis, le Parlement a souligné que la Commission européenne avait eu droit à un quota de 37,5% de lauréats (correspondant à 25 lauréats) en vue de leur recrutement par ses services, y compris, à cette fin, au sein de l'OLAF. Le Parlement a déclaré ignorer pourquoi les préparatifs de recrutement du plaignant par l'OLAF n'ont pas eu de suites. En tout état de cause, il a estimé que cette question était du seul ressort de l'OLAF. En ce qui concerne la deuxième allégation du plaignant, le Parlement a déclaré qu'il avait informé le plaignant, par lettre du 25 janvier 2005, que la durée de validité de la liste de réserve avait été prorogée jusqu'au 31 décembre 2005.

1.3 Dans ses observations, le plaignant a demandé s'il était possible d'avoir l'opinion de la Commission et de l'OLAF sur les déclarations du Parlement. Il a ajouté que ni l'avis de concours ni la lettre du Parlement l'informant des résultats de sa demande ne comportaient la moindre information sur les quotas évoqués par le Parlement dans son avis.

1.4 Le Médiateur a donc invité l'OLAF à lui fournir des informations sur les raisons pour lesquelles il n'avait pas recruté le plaignant. Étant donné que l'accomplissement des procédures administratives de recrutement relève de la responsabilité de la Commission, l'OLAF a communiqué la lettre du Médiateur à la Commission.

1.5 Dans sa réponse, la Commission a informé le Médiateur que l'OLAF avait formalisé sa demande de recrutement du plaignant par note du 6 avril 2004. Le 8 avril 2004, la Commission a transmis au Parlement une liste de 23 lauréats qu'elle souhaitait recruter au titre de son quota. La Commission a expliqué que ces deux notes s'étaient croisées, ce qui explique pourquoi le nom du plaignant ne figurait pas dans la liste des 23 premiers lauréats que la Commission avait souhaité recruter. Le plaignant a néanmoins été convoqué, le 16 avril 2004, à la visite médicale. Toutefois, l'AIPN a décidé d'utiliser les deux "droits de tirage" restants afin de pourvoir des postes dans un autre service. Le recrutement du plaignant par l'OLAF devenait donc impossible. La Commission a reconnu qu'elle aurait pu annuler la convocation à la visite médicale et qu'elle aurait en tout état de cause dû, à cette occasion, informer le plaignant qu'un recrutement auprès de l'OLAF n'était plus envisageable en l'état. Une telle démarche aurait sans doute eu pour avantage d'éviter tout malentendu ultérieur. La Commission a exprimé ses regrets pour ces malentendus et a présenté ses excuses au plaignant.

1.6 La réponse de la Commission a été transmise au plaignant qui a été invité à formuler des observations. Il n'a transmis aucune observation complémentaire dans le délai imparti à cet effet.

1.7 Le 5 février 2007, les services du Médiateur ont contacté le plaignant par téléphone afin de vérifier s'il souhaitait formuler des observations. Le plaignant a répondu qu'il n'avait aucune observation à formuler et que le Médiateur pouvait clôturer son enquête. Le plaignant a également informé les services du Médiateur que, suite à la republication du poste concerné, il avait à nouveau postulé auprès de l'OLAF et qu'il avait été recruté par ce dernier. Lors d'un autre entretien téléphonique entre les services du Médiateur et le plaignant, en date du 13 février 2007, le plaignant a précisé que, s'agissant de son cas personnel, il estimait que l'affaire pouvait être classée.

1.8 Eu égard aux circonstances de l'espèce et en particulier le fait que le plaignant a finalement été recruté par l'OLAF, le Médiateur estime qu'il n'y a pas lieu de poursuivre son enquête sur les allégations formulées par le plaignant à l'encontre du Parlement. Le Médiateur estime que la manière dont la Commission a traité le recrutement proposé du plaignant par l'OLAF aurait mérité un examen plus approfondi. Toutefois, étant donné que le plaignant a clairement indiqué que, s'agissant de son cas personnel, il estime que l'affaire est classée, le Médiateur juge qu'il n'y a pas lieu d'ouvrir une enquête à l'encontre de la Commission à cette fin.

1.9 Le Médiateur note que le Parlement et la Commission ont mentionné, dans leurs observations, un système de quotas qui semble être utilisé pour le recrutement des lauréats. De l'avis du Médiateur, ce système de quotas soulève un certain nombre de questions qui justifieraient un examen. Une remarque complémentaire est formulée ci-après à cet égard.

2 Conclusion

Son enquête l'amenant à conclure qu'il n'y a pas lieu de poursuivre l'enquête sur cette plainte, le Médiateur classe l'affaire.

Le Président du Parlement sera également informé de cette décision.

Une copie de la présente décision sera également transmise, pour information, au Directeur général de l'OLAF et au Président de la Commission.

REMARQUE COMPLÉMENTAIRE

Le Médiateur note que le Parlement et la Commission ont mentionné, dans leurs observations, un système de quotas qui semble être utilisé pour le recrutement des lauréats. De l'avis du Médiateur, ce système de quotas soulève un certain nombre de questions qui justifieraient un examen.

Dans ces conditions, le Médiateur examinera l'opportunité d'ouvrir une enquête de propre initiative sur ce point.

Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Le Médiateur suppose que la réserve de 4 lauréats était destinée non pas au CESE, qui est mentionné juste après et qui devait recevoir 2 lauréats, mais au Conseil ou au CdR.

(2) Les services du Médiateur ont été consultés de manière informelle avant que l'OLAF ne transmette la lettre du Médiateur à la Commission.