Strasbourg, le 15 juin 2005

Monsieur,

Le 1er mars 2004, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen contre le Parlement européen concernant l'accès des agents auxiliaires de la Commission européenne aux locaux du Parlement à Bruxelles.

Le 23 mars 2004, j'ai transmis la plainte au président du Parlement. Le Parlement a rendu son avis le 19 juillet 2004. Je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 7 septembre 2004.

Le 24 janvier 2005, j'ai écrit au Président du Parlement pour proposer une solution à l'amiable à votre plainte. Le Parlement a répondu à la proposition le 21 avril 2005. Je vous l'ai transmis avec une invitation à faire des observations, si vous le souhaitez. Mon bureau vous a de nouveau contacté par courrier électronique le 7 juin 2005 afin de vous demander si vous souhaitiez présenter des observations, ce que vous avez fait par courrier électronique du 8 juin 2005.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Selon le plaignant, les faits pertinents sont les suivants:

Le plaignant est un agent auxiliaire de la Commission européenne. Il déplore que les agents auxiliaires de la Commission ne soient pas autorisés à accéder aux locaux du Parlement européen à Bruxelles lorsqu'aucune réunion n'est prévue.

Selon le plaignant, cela est discriminatoire, étant donné qu’aucune restriction de ce type n’est imposée aux agents temporaires, aux experts nationaux détachés ou aux lobbyistes accrédités d’entreprises privées. Le plaignant observe qu'il n'y a pas de différence dans le travail qui lui est assigné par rapport aux autres catégories de personnel. Le plaignant n'a trouvé aucun texte juridique sur lequel une telle mesure serait fondée. Le plaignant s’est plaint de ce refus d’accès aux locaux du Parlement européen dans une correspondance électronique avec la division de la sécurité du Parlement en septembre et octobre 2003 et en février 2004, mais le Parlement n’a jamais fourni au plaignant un document expliquant cette mesure, bien que le chef de la division de la sécurité ait promis de l’envoyer.

Le 1er mars 2004, le plaignant a déposé la présente plainte auprès du Médiateur, alléguant que le refus du Parlement d'autoriser les agents auxiliaires de la Commission européenne à accéder à ses locaux à Bruxelles en l'absence de réunions prévues constitue une discrimination injustifiée.

L'ENQUÊTE

Avis du Parlement européen

Le Parlement fait observer que la description de la plainte selon laquelle les agents auxiliaires de la Commission européenne ne sont pas autorisés à accéder à ses locaux à Bruxelles lorsqu'aucune réunion n'est prévue est parfaitement exacte. Les raisons en sont fondées sur des raisons de bonne gestion:

Tout citoyen souhaitant accéder aux locaux du Parlement en dehors de l'espace visiteurs peut le faire sur invitation d'un organe parlementaire, d'un député ou d'un fonctionnaire. Dans le cadre de la coopération interinstitutionnelle, le Parlement accorde l'accès aux fonctionnaires des autres institutions de l'Union européenne sur présentation de leur badge. Cette facilité n'est toutefois pas étendue à tous les autres agents des institutions, étant donné que le nombre de visiteurs potentiels au Parlement européen serait ainsi considérablement augmenté. Bien entendu, le Parlement accorde l'accès à ses locaux lorsqu'il existe une raison fonctionnelle, par exemple lorsque des agents auxiliaires de la Commission doivent assister à une réunion d'une commission parlementaire. Le plaignant n'indique toutefois aucune raison professionnelle justifiant sa demande.

La limitation du droit d'accès est également nécessaire car le Parlement est soumis à la législation et à la réglementation nationales. Ces règlements fixent un nombre maximal de personnes admises dans les locaux pour des raisons de sécurité, notamment en ce qui concerne les risques d'incendie. Une note résumant la situation a été examinée par les questeurs en novembre 2001. Selon cette note, le Parlement devrait surveiller attentivement le nombre de personnes présentes à un moment donné. Les données statistiques disponibles montrent qu'à certaines périodes de pointe, le nombre maximal est presque atteint. Cette situation devient encore plus difficile à la suite de l'élargissement. Dans l’intérêt des utilisateurs des locaux, y compris des visiteurs, le Parlement est donc tenu d’introduire certaines restrictions d’accès. Ces restrictions sont maintenues à Bruxelles tout au long de l’année, même pendant les périodes de moindre activité, car, à ces moments, le déploiement de gardes en service à Bruxelles est réduit pour des raisons budgétaires et pour assurer une bonne gestion financière.

Le Parlement a transmis une copie de la note susmentionnée (PE 308.245/QUEST du secrétaire général adjoint, M. Harald RØMER, au collège des questeurs) avec son avis.

Observations du plaignant

Le plaignant s'est demandé pourquoi les agents auxiliaires, contrairement aux autres membres du personnel, doivent justifier leur demande d'entrée dans le bâtiment en donnant un motif professionnel.

Le plaignant ne conteste pas que le droit d'accès doit être limité. Cependant, cela ne devrait pas être fait arbitrairement. Le plaignant n'a trouvé dans la note jointe à l'avis du Parlement aucune disposition prévoyant une limitation en ce qui concerne les agents auxiliaires.

LES EFFORTS DE L'OMBUDSMAN POUR RÉALISER UNE SOLUTION ARIENDE

Après un examen attentif de l’avis et des observations, le Médiateur a estimé qu’il pouvait y avoir un cas de mauvaise administration de la part du Parlement. Conformément à l’article 3, paragraphe 5, du statut (1), il a donc écrit au président du Parlement le 24 janvier 2005 pour proposer une solution à l’amiable sur la base de l’analyse suivante de la question en litige entre le plaignant et le Parlement:

1.1 Le plaignant affirme que le refus du Parlement d'autoriser les agents auxiliaires de la Commission européenne à accéder à ses locaux à Bruxelles en l'absence de réunions prévues constitue une discrimination injustifiée. À l’appui de son allégation, le plaignant a souligné qu’aucune restriction de ce type n’est imposée aux agents temporaires, aux experts nationaux détachés ou aux lobbyistes accrédités d’entreprises privées. Le plaignant n'a trouvé aucun texte juridique sur lequel une telle mesure serait fondée.

1.2 Le Parlement a indiqué qu'il accordait l'accès aux fonctionnaires des autres institutions de l'Union européenne sur présentation de leur badge. Cette facilité n'est toutefois pas étendue à tous les autres agents des institutions, car le nombre de visiteurs potentiels au Parlement serait ainsi considérablement augmenté. Bien entendu, le Parlement accorde l'accès à ses locaux lorsqu'il existe une raison fonctionnelle, par exemple lorsque des agents auxiliaires de la Commission doivent assister à une réunion d'une commission parlementaire. Le plaignant n'indique toutefois aucune raison professionnelle justifiant sa demande. Le Parlement souligne en outre que la limitation du droit d'accès est également nécessaire car le Parlement est soumis à la législation et à la réglementation nationales qui fixent un nombre maximal de personnes admises dans les locaux pour des raisons de sécurité, notamment en ce qui concerne les risques d'incendie. Dans ce contexte, elle renvoie à une note envoyée au collège des questeurs et joint une copie de cette note à son avis.

1.3 Le Médiateur a examiné attentivement la note à laquelle le Parlement se réfère afin de justifier la restriction imposée aux agents auxiliaires de la Commission en ce qui concerne l'accès aux locaux du Parlement lorsqu'aucune réunion n'est prévue. Le Médiateur observe que la note ne semble contenir aucune référence à des agents auxiliaires d'autres institutions ou à des restrictions d'accès aux locaux du Parlement lorsqu'aucune réunion n'est prévue. Au contraire, le point 9 de la note indique que «[l]es députés du 23 novembre 2001, sur la base de la réglementation en vigueur, avaient accordé un droit d’accès permanent à 17711 personnes (députés, assistants, fonctionnaires, membres du personnel de groupe, prestataires de services extérieurs, etc.). Il s'agit de personnes qui ont reçu un badge. A ceux-ci doivent s'ajouter les personnes munies d'un badge délivré par une autre institution, qui peuvent entrer dans les locaux du Parlement sur la base du principe de réciprocité (Membres, fonctionnaires et autres agents des autres institutions, [le Médiateur rappelle que les agents auxiliaires sont des «autres agents» et que la note ne fait aucune distinction entre agents temporaires et agents auxiliaires] journalistes accrédités auprès de la Commission) (…). Le point 10 de la note indique qu’«à l’heure actuelle, il n’existe aucune disposition qui permettrait au Parlement de refuser l’accès aux personnes visées au paragraphe précédent».

1.4 La note conclut que les règles actuelles relatives à l'accès aux locaux du Parlement, qui accordent un droit d'accès permanent à un très large éventail de personnes, rendent impossible le suivi des taux normaux d'occupation. Compte tenu de cette situation insatisfaisante et du fait que l'élargissement de l'Union augmentera le nombre d'utilisateurs permanents des bâtiments du Parlement, la note invite instamment le collège des questeurs à charger le secrétariat de proposer une révision de la réglementation régissant l'accès aux locaux du Parlement en vue de l'examen de la question par les questeurs en février 2002. La Médiatrice note toutefois que l’avis du Parlement ne fait référence à aucune réglementation révisée en matière d’accès.

1.5 Le Médiateur rappelle que, selon une jurisprudence constante, le Parlement européen, à l'instar des autres institutions communautaires, dispose d'un large pouvoir discrétionnaire pour organiser ses affaires intérieures. La Médiatrice considère que la réglementation de l’accès aux locaux du Parlement relève du pouvoir d’organisation interne du Parlement.

1.6 Le Médiateur rappelle également que, toujours selon une jurisprudence constante, le principe d'égalité de traitement est une règle générale faisant partie du droit applicable aux travailleurs des Communautés et qu'il y a discrimination lorsque des situations comparables sont traitées de manière inégale et que la discrimination n'est pas objectivement justifiée.

1.7 Le Médiateur note que l'avis du Parlement ne contient aucune explication sur les raisons pour lesquelles la situation de toutes les catégories de personnel communautaire ne devrait pas être considérée comme comparable aux fins de l'accès à ses locaux. Au contraire, le Parlement s’est contenté de se référer, sans distinction de catégories de personnel, à un besoin général, pour des raisons de sécurité, de limiter le nombre global des personnes ayant accès. Considérant également que la note mentionnée par le Parlement dans son avis semble reconnaître qu’il n’existe aucune disposition permettant au Parlement de refuser l’accès aux «autres agents» d’autres institutions, le Médiateur estime que le Parlement n’a pas fourni de justification objective à son refus d’autoriser les agents auxiliaires de la Commission à accéder à ses locaux lorsqu’aucune réunion n’est prévue. Ce refus constitue donc une discrimination injustifiée et un cas de mauvaise administration.

La proposition de solution à l'amiable

La solution à l'amiable proposée par le Médiateur a consisté à ce que le Parlement mette fin à la situation actuelle dans laquelle l'accès des agents auxiliaires des autres institutions aux locaux du Parlement européen est limité sans justification objective.

Deuxième avis du Parlement

Dans son avis, le Parlement a eu le plaisir d'informer le Médiateur que le problème de l'accès n'existe plus. À la suite de l'entrée en vigueur du nouveau statut, un nouveau régime pour les agents contractuels est désormais applicable au Parlement européen avec effet au 1er mars 2005 pour le personnel précédemment employé sous contrat d'auxiliaire et au 1er janvier 2005 pour le personnel nouvellement recruté. En raison de ces changements, le service de sécurité du Parlement ne fait pas de distinction entre les différentes catégories de personnel à des fins d’accès.

À la suite des délibérations du Bureau, de nouvelles règles régissant l'accès aux institutions ont été publiées par le Secrétaire général le 28 janvier 2005. Le Parlement a joint à son avis une copie de ce règlement. Le Parlement attire en particulier l'attention du Médiateur sur l'article 6, qui prévoit l'accès aux locaux du Parlement européen pour toutes les catégories de personnel des autres institutions.

Les deuxièmes observations du plaignant

Dans son courriel du 8 juin 2005, le plaignant a fait observer que le problème semblait être résolu maintenant et qu'il se sentait satisfait. Il a également remercié le bureau du Médiateur pour ses efforts et le président Borrell pour les nouvelles règles claires et écrites.

LA DÉCISION

1 Sur la prétendue discrimination à l'égard des agents auxiliaires de la Commission

1.1 Le plaignant affirme que le refus du Parlement d'autoriser les agents auxiliaires de la Commission européenne à accéder à ses locaux à Bruxelles en l'absence de réunions prévues constitue une discrimination injustifiée. À l’appui de son allégation, le plaignant a souligné qu’aucune restriction de ce type n’est imposée aux agents temporaires, aux experts nationaux détachés ou aux lobbyistes accrédités d’entreprises privées. Le plaignant n'a trouvé aucun texte juridique sur lequel une telle mesure serait fondée.

1.2 Le Parlement a indiqué qu'il accordait l'accès aux fonctionnaires des autres institutions de l'Union européenne sur présentation de leur badge. Cette facilité n'est toutefois pas étendue à tous les autres agents des institutions, car le nombre de visiteurs potentiels au Parlement serait ainsi considérablement augmenté. Bien entendu, le Parlement accorde l'accès à ses locaux lorsqu'il existe une raison fonctionnelle, par exemple lorsque des agents auxiliaires de la Commission doivent assister à une réunion d'une commission parlementaire. Le plaignant n'indique toutefois aucune raison professionnelle justifiant sa demande. Le Parlement souligne en outre que la limitation du droit d'accès est également nécessaire car le Parlement est soumis à la législation et à la réglementation nationales qui fixent un nombre maximal de personnes admises dans les locaux pour des raisons de sécurité, notamment en ce qui concerne les risques d'incendie. Dans ce contexte, elle renvoie à une note envoyée au collège des questeurs et joint une copie de cette note à son avis.

1.3 Pour les raisons exposées ci-dessus sous l'intitulé "Les efforts du Médiateur pour parvenir à une solution à l'amiable", le Médiateur a écrit au Parlement le 24 janvier 2005 pour proposer une solution à l'amiable consistant à ce que le Parlement mette fin à la situation actuelle dans laquelle l'accès des agents auxiliaires d'autres institutions aux services du Parlement européen est limité sans justification objective.

1.4 Dans son avis du 21 avril 2005, le Parlement a informé le Médiateur qu'à la suite de l'entrée en vigueur du nouveau statut, le problème de l'accès n'existe plus. Le Parlement souligne qu'un nouveau régime pour les agents contractuels est désormais applicable au Parlement européen avec effet au 1er mars 2005 pour le personnel précédemment employé sous contrat auxiliaire et au 1er janvier 2005 pour le personnel nouvellement recruté. En conséquence, le Parlement ne fait plus de distinction entre les différentes catégories de personnel aux fins de l’accès. L'article 6 de la nouvelle réglementation régissant l'accès aux locaux du Parlement, adoptée le 28 janvier 2005, prévoit l'accès aux locaux du Parlement européen pour toutes les catégories de personnel des autres institutions.

1.5 Le Médiateur européen note que l'article 6 de la nouvelle "réglementation régissant les titres et autorisations d'accès aux locaux du Parlement", adoptée par le Secrétaire général le 28 janvier 2005, prévoit que "les fonctionnaires et autres agents des autres institutions de l'Union qui, pour des raisons de service, doivent entrer dans les locaux du Parlement y ont accès, sous réserve du principe de réciprocité, pendant les créneaux horaires réservés aux réunions des organes du Parlement. L'accès n'est accordé que sur présentation d'un titre d'accès délivré par leur propre institution".

1.6 Dans ses observations, le plaignant a déclaré que le problème semblait être résolu maintenant et qu'il se sentait satisfait. Il a également remercié le bureau du Médiateur pour ses efforts et le président Borrell pour les nouvelles règles claires et écrites.

1.7 Il ressort de ce qui précède que la solution à l'amiable proposée par le Médiateur européen a été acceptée par le Parlement européen.

2 Conclusion

À l'initiative du Médiateur, il semble qu'une solution à l'amiable ait été trouvée. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le Président du Parlement sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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1) «Dans la mesure du possible, le Médiateur recherche une solution avec l'institution ou l'organe concerné pour éliminer le cas de mauvaise administration et donner suite à la plainte».