Strasbourg, le 21 février 2005

Monsieur,

Le 10 février 2004, vous m’avez adressé, en ma qualité de Médiateur européen, une plainte contre le Comité des régions concernant le contrat conclu entre votre société et le Comité à l’issue d'un appel d’offres.

J’ai transmis votre plainte au Président du Comité des régions le 9 mars 2004. Le Comité des régions m’a envoyé son avis le 29 juin 2004. Je vous en ai donné communication en vous invitant à formuler vos observations, ce que vous avez fait le 28 août 2004.

Je vous fais part à présent des résultats de mon enquête.

LA PLAINTE

Le contexte de la plainte est le suivant :

Plainte 62/2002/SM

Le 11 janvier 2002, le plaignant a adressé une plainte au Médiateur européen. Le plaignant avait participé à un appel d’offres organisé par le Comité des régions pour la production et la diffusion de deux bulletins d’information. Il a été informé oralement que sa société avait remporté le contrat. Ce contrat n’avait pas encore été signé au moment où le Comité des régions a décidé de passer des commandes au plaignant. Plus tard, le Comité des régions a informé le plaignant que des changements éditoriaux étaient nécessaires, qu’un nouvel appel d’offres serait lancé et que le contrat était résilié. Le plaignant a demandé des indemnités, que le Comité des régions a refusé d’accorder, car il n’existait aucun contrat écrit. Un accord ayant été trouvé ensuite entre le plaignant et le Comité des régions, le Médiateur a classé l’affaire comme ayant été réglée par l’institution.

Plainte 1898/2003/ELB

Le 9 octobre 2003, le plaignant a introduit une nouvelle plainte, au motif que l’accord précité n’était pas conforme à certaines règles administratives. Selon le plaignant, l’appel d’offres initial aurait dû être annulé parce que son montant total excédait le seuil exigeant une publication au journal officiel (S). Au lieu d’annuler le contrat, le Comité a signé un contrat d’un an avec le plaignant, renouvelable pour au maximum trois ans. Toujours selon le plaignant, la durée du contrat était garantie par une lettre annexée à ce contrat (datée du 17 juillet 2002), qui précisait que : «la durée du contrat, les prestations à fournir et les montants sont toujours ceux définis par le cahier des charges». Une enquête menée par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) a conduit à la suspension du contrat. Le plaignant a demandé au Comité des régions d’annuler le contrat et une indemnisation pour les investissements réalisés en matériel et logiciels (EUR 4 000) et pour la perte subie (qu’il évaluait à EUR 81 584). Il menaçait de porter l’affaire en justice et d’informer la presse.

La plainte a été déclarée irrecevable car le plaignant n’avait pas entrepris les démarches administratives appropriées auprès du Comité des régions.

Plainte 2312/2003/ELB

Le 17 novembre 2003, le plaignant a informé le Médiateur qu’il avait écrit au Comité des régions le 27 octobre 2003 pour demander confirmation de l’annulation du contrat et pour solliciter une indemnisation. Selon le plaignant, il n’a reçu aucune réponse à son courrier. La nouvelle lettre a été enregistrée comme une nouvelle plainte. Le Médiateur a contacté le Comité, qui a accepté d’envoyer immédiatement un accusé de réception indiquant qu’une réponse détaillée serait donnée prochainement au plaignant. En conséquence, l’affaire a été classée comme ayant été réglée par l’institution.

La présente plainte : 415/2004/ELB

Le 14 janvier 2004, le Comité des régions a envoyé une réponse détaillée au plaignant. Le plaignant n’a pas été satisfait de cette réponse et a renouvelé sa plainte auprès du Médiateur. Cette nouvelle lettre a été enregistrée comme une nouvelle plainte, sous la référence 415/2004/ELB.

La plainte peut être résumée comme suit.

Dans sa lettre au plaignant datée du 14 janvier 2004, le Comité des régions a expliqué que le contrat en question avait été signé avec le plaignant pour une durée d’un an et qu'il avait pris fin le 21 juillet 2003. Par conséquent, ce contrat n'avait pas été annulé et le Comité rejetait la demande d’indemnisation. S’agissant de la lettre datée du 17 juillet 2002 qui, selon le plaignant, était annexée au contrat, le Comité a déclaré que celle-ci n’était pas jointe au contrat et qu’elle ne figurait pas parmi les annexes mentionnées à l’article 4 du contrat. Cette lettre fournissait uniquement des informations précontractuelles. Le Comité concluait sa lettre en disant qu’il n’avait pas l’intention de renouveler le contrat avec le plaignant, notamment à la lumière du rapport de l’OLAF.

Selon le plaignant, la réponse susmentionnée du Comité des régions ne tient pas compte du fait que, dans son rapport, l'OLAF considérait que l’intention commune des parties avait été de signer un contrat d'une durée de trois ans. Il précise que le droit belge est applicable à ce contrat. Il affirme également que, selon le droit belge, il faut rechercher l’intention commune des parties. Le plaignant soutient en outre qu’il existait un accord oral entre le plaignant et le Comité des régions, selon lequel le contrat serait renouvelé pour trois ans. Il déclare qu’il pourrait produire le rapport de l’OLAF en justice.

En résumé, le plaignant allègue que l’analyse de la situation contractuelle effectuée par le Comité des régions dans sa lettre datée du 14 janvier 2004 est incorrecte.

Le plaignant demande que le Comité des régions confirme que le contrat en question a été annulé et lui verse une indemnisation pour les investissements réalisés en matériel et logiciels (EUR 4 000) et pour la perte subie (qu’il évalue à EUR 81 584).

L'ENQUÊTE

L’avis du Comité des régions

L’avis du Comité des régions peut être résumé comme suit.

Le 27 octobre 2003, le plaignant a réclamé des indemnités pour «l’annulation» du contrat signé le 22 juillet 2002 entre la société du plaignant et le Comité des régions dans le cadre d’un appel d’offres.

Le 14 janvier 2004, le Comité des régions a répondu au plaignant comme suit. Sa demande d’indemnisation était dépourvue de toute base juridique puisqu’il n’y a eu aucune «interruption» ou «annulation» du contrat. Le contrat se terminait le 21 juillet 2003 et il n’a pas été reconduit.

Le Comité précise que les dispositions du contrat sont claires. L’article 1er dispose que le contrat est réalisé «pour la durée d’un an à partir de la date de signature du présent contrat par le Comité des régions». Selon l’article 2, le contrat peut être reconduit deux fois pour une période d’un an, d'un commun accord entre les parties. Enfin, l’article 4 précise que le contrat est régi par l’appel d’offres, qui comprend l’invitation à soumissionner, le cahier des charges, les conditions applicables aux contrats signés avec le Comité et les spécifications techniques.

Les termes du contrat étant clairs et non ambigus, il n’y a pas lieu de rechercher une éventuelle et préalable intention commune de parties. Cette recherche serait uniquement nécessaire afin d’interpréter une convention vague. Dans le cas présent, la commune intention des parties est explicite.

En ce qui concerne l’OLAF, celui-ci indique que le Comité devrait considérer un renouvellement du contrat mais que l’OLAF ne prendrait pas position sur cette question afin de respecter la liberté contractuelle des parties.

La plainte est donc non fondée.

Les observations du plaignant

Les observations du plaignant peuvent être résumées comme suit.

Le plaignant ne conteste pas que la durée du contrat soit clairement indiquée dans le contrat proprement dit. Mais, selon le droit belge, la jurisprudence et la doctrine, les dispositions d’un contrat, même si elles sont claires, peuvent être sujettes à interprétation. Compte tenu du contexte dans lequel la convention a été signée, des lettres du Comité des régions datées du 10 avril 2001 et du 17 juillet 2002 et du rapport de l’OLAF, il apparaît que l’intention commune des parties était de conclure un contrat d’une durée de trois ans. Le plaignant soutient que le Comité des régions n’a pas respecté ses attentes légitimes.

LA DÉCISION

1 Remarques liminaires

1.1 Le 22 juillet 2002, le plaignant a signé un contrat avec le Comité des régions à la suite d’un appel d’offres organisé par le Comité des régions pour la production et la diffusion de deux bulletins d’information.

1.2 Aux termes de l’article 195 du traité CE, le Médiateur européen est habilité à recevoir les plaintes «relatives à des cas de mauvaise administration dans l’action des institutions ou organes communautaires». Le Médiateur estime qu’il y a mauvaise administration lorsqu’un organisme public n’agit pas en conformité avec une règle ou un principe ayant pour lui force obligatoire. Des cas de mauvaise administration peuvent donc être constatés également lorsque est en cause le respect des obligations découlant des contrats conclus par les institutions ou organes communautaires.

1.3 Néanmoins, le Médiateur estime que le contrôle qu’il peut exercer dans ce genre d’affaires a une portée nécessairement limitée. Il juge, en particulier, qu’il ne doit pas chercher à déterminer s’il y a eu violation du contrat par l’une ou l’autre des parties en cas de controverse en la matière. Cette question ne pourrait être tranchée valablement que par une juridiction compétente, qui aurait la possibilité d’entendre les arguments des parties tirés du droit national applicable et d’apprécier des preuves contradictoires sur les faits litigieux.

1.4 Par conséquent, le Médiateur considère que, dans les affaires portant sur des différends d’ordre contractuel, il y a lieu pour lui de limiter son enquête à la question de savoir si l’institution ou l’organe communautaire concerné lui a fourni des explications raisonnables et cohérentes quant à la base juridique de son action et aux raisons pour lesquelles elle ou il estime s’être fait une idée fondée de la situation contractuelle. Une réponse affirmative à cette question amènera le Médiateur à conclure que son enquête n’aura pas révélé de cas de mauvaise administration. Cette conclusion n’affectera pas le droit des parties de soumettre leur différend d’ordre contractuel à une juridiction compétente en vue d’un règlement impératif.

1.5 Dans ses observations, le plaignant fait référence à des attentes légitimes. Le Médiateur comprend que cette référence est un autre moyen de présenter l’argument concernant l’interprétation du contrat et non une nouvelle demande basée sur une responsabilité non contractuelle. Toutefois, si le plaignant souhaite réclamer des dommages et intérêts sur la base d’une responsabilité non contractuelle, il serait approprié qu’il adresse directement cette demande au Comité des régions. Si le plaignant n’est pas satisfait de la réponse donnée par le Comité à cette demande, il pourra envisager d’introduire une nouvelle plainte auprès du Médiateur.

2 Allégation concernant la mauvaise interprétation du contrat

2.1 Le plaignant allègue que l’analyse de la situation contractuelle effectuée par le Comité des régions dans sa lettre datée du 14 janvier 2004 est incorrecte. Il affirme que l’intention commune des parties était de signer un contrat d’une durée de trois ans.

2.2 Le Comité des régions déclare qu’un contrat a été signé avec le plaignant le 22 juillet 2002, que celui-ci a pris fin le 21 juillet 2003 et qu’il n’a pas été reconduit. Il soutient que les termes du contrat sont clairs puisque l’article 1er dispose que le contrat est signé pour une durée d’un an et que l’article 2 précise que le contrat peut être renouvelé deux fois pour une période d’un an, d’un commun accord entre les parties. Enfin, l’article 4 précise que le contrat est régi par l’appel d’offres, qui comprend l’invitation à soumissionner, le cahier des charges, les conditions applicables aux contrats signés avec le Comité et les spécifications techniques. Les termes du contrat étant clairs et non ambigus, il n’y a pas lieu de rechercher une éventuelle et préalable intention commune de parties. Cette recherche serait uniquement nécessaire afin d’interpréter une convention vague. Dans le cas présent, la commune intention des parties est explicite. Toujours selon le Comité, l’OLAF indique que le Comité devrait considérer un renouvellement du contrat mais que l’OLAF ne prendrait pas position sur cette question afin de respecter la liberté contractuelle des parties.

2.3 Dans ses observations, le plaignant ne conteste pas que la durée du contrat soit clairement indiquée dans le contrat proprement dit. Il déclare que, selon le droit belge, les dispositions d’un contrat, même si elles sont claires, peuvent être sujettes à interprétation. Il soutient également que, compte tenu du contexte dans lequel le contrat a été signé, l’intention commune des parties était de conclure un contrat d’une durée de trois ans et que le Comité des régions n’a pas respecté les attentes légitimes du plaignant.

2.4 Le Médiateur note tout d’abord que, selon une lettre du Comité des régions datée du 10 avril 2001, annonçant l’appel d’offres, le Comité envisageait de conclure un contrat d’une durée de trois ans. Néanmoins, le Médiateur remarque que le plaignant et le Comité semblent convenir que les dispositions écrites du contrat proprement dit précisent qu’il n’est conclu que pour une durée d’un an et que ses éventuelles reconductions dépendront de l’accord des deux parties. Le Médiateur est d’avis que l’argument avancé par le Comité des régions concernant les circonstances dans lesquelles il est approprié de rechercher l’intention des parties autrement que dans les termes explicites de la convention proprement dite est raisonnable et cohérent. Le Médiateur note également que le plaignant n’a pas contesté l’argument avancé par le Comité des régions, selon lequel l’OLAF a reconnu que les parties conservent une liberté contractuelle en ce qui concerne le prolongement du contrat au-delà d’un an.

2.5 Dès lors, le Médiateur considère que le Comité des régions lui a fourni des explications raisonnables et cohérentes quant à la base juridique de son action et aux raisons pour lesquelles il estime s’être fait une idée fondée de la situation contractuelle. Le Médiateur estime dès lors qu’il n’y a pas eu mauvaise administration de la part du Comité des régions quant à cet aspect de la plainte. Le Médiateur rappelle toutefois que cette conclusion ne porte pas atteinte au droit du plaignant de soumettre cette question à une juridiction compétente.

3 Demande

3.1 Le plaignant demande que le Comité des régions confirme que le contrat en question a été annulé et lui verse une indemnisation pour les investissements réalisés en matériel et logiciels (EUR 4 000) et pour la perte subie (qu’il évalue à EUR 81 584).

3.2 Compte tenu des constatations effectuées aux points 2.5, le Médiateur estime qu’il ne peut être donné suite à la demande du plaignant.

4 Conclusion

Son enquête l’amenant à conclure qu’il n’y a pas eu en l’occurrence mauvaise administration de la part du Comité des régions, le Médiateur classe l’affaire.

Le Président du Comité des régions sera également informé de cette décision.

Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS