Strasbourg, le 17 septembre 2003

Monsieur,

Le 27 mars 2003, vous avez déposé, au nom d'IMC Consulting Limited, une plainte contre la Commission européenne concernant l'attribution d'un "contrat de restructuration du marché du travail, Croatie" (référence EuropeAid/114425/D/SV/HR).

Le 22 avril 2003, j'ai transmis la plainte au président de la Commission européenne. La Commission a transmis son avis le 27 mai 2003. Je vous l'ai transmis le 5 juin 2003 avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 31 juillet 2003.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Le plaignant, une société britannique, a participé à une procédure d'appel d'offres restreint concernant l'attribution d'un "contrat de restructuration du marché du travail, Croatie" (référence EuropeAid/114425/D/SV/HR). Par lettre datée du 27 janvier 2003 (et apparemment envoyée le 4 février 2003), la délégation de la Commission européenne en République de Croatie (ci-après la «délégation») a informé le plaignant que le marché lui avait été attribué. La valeur du marché s’élevait à 898 745 EUR. Dans sa lettre, la Commission a souligné que le contrat serait envoyé au plaignant pour signature après réception, dans un délai de 15 jours calendaires, de certains documents, y compris «une copie des certificats de l’employeur ou des références des experts principaux, prouvant l’expérience professionnelle indiquée dans leur CV». La Commission a ajouté que si elle ne recevait ni ces documents ni aucune explication dans ce délai, elle considérerait le contrat comme nul et non avenu. Le plaignant a ensuite transmis divers documents à la Commission.

Par lettre du 20 février 2003, la délégation a informé le plaignant qu'il manquait un certain nombre de références pour l'un des experts, M. B., et qu'aucune référence n'avait été soumise pour un autre expert, M. D. Le plaignant a ensuite fourni d'autres documents à la Commission.

Le 10 mars 2003, la délégation a écrit au plaignant pour l'informer que, bien qu'il lui ait été demandé à plusieurs reprises de produire des éléments de preuve complets, les documents qui lui avaient été remis ne prouvaient toujours pas l'expérience professionnelle de M. D. La délégation a en outre estimé qu'aucune explication n'avait été fournie quant aux raisons pour lesquelles ces éléments de preuve ne pouvaient pas être produits. Elle a donc informé le plaignant qu'elle considérait que l'avis d'attribution qui lui avait été envoyé était « nul et non avenu ».

Le 19 mars 2003, l’avocat du plaignant a écrit à la délégation pour contester cette décision. Dans cette lettre, l’avocat du plaignant affirmait que les documents présentés par le plaignant avaient étayé 27 années d’expérience professionnelle très pertinente de la part de M. D. et qu’ils répondaient clairement aux exigences énoncées dans la lettre de la délégation du 27 janvier 2003. Il a également fait valoir qu'aucune raison n'avait été donnée quant aux raisons pour lesquelles les informations avaient été considérées comme incomplètes et que la délégation n'avait pris aucune mesure pour soulever des questions concernant le caractère prétendument incomplet des informations auprès du plaignant. L’avocat du plaignant a estimé que la lettre de la délégation du 10 mars 2003 n’était pas claire, qu’elle n’était pas conforme aux principes de bonne administration, qu’elle manquait de motivation et qu’elle apportait une réponse disproportionnée à la situation. Il a demandé à la délégation de retirer sa lettre du 10 mars 2003 et de la remplacer, le cas échéant, par une nouvelle lettre précisant en détail en quoi les informations déjà fournies par le plaignant étaient insuffisantes et donnant un délai court mais raisonnable dans lequel le plaignant pourrait fournir ces informations.

Dans sa réponse du 20 mars 2003, la délégation a confirmé sa décision. La délégation a souligné qu'elle a donné au plaignant deux possibilités de fournir les éléments de preuve manquants et qu'elle s'efforce d'étayer l'expérience professionnelle des experts telle qu'elle figure dans leur CV par une documentation appropriée, c'est-à-dire d'obtenir la confirmation des anciens employeurs que les experts ont effectivement exercé les fonctions décrites dans leur CV. Un document ne faisant qu’énoncer les relevés d’emploi sans préciser quelles étaient les tâches accomplies par l’expert n’était pas pertinent à cette fin.

L’avocat du plaignant a réitéré le point de vue de son client dans d’autres lettres des 21 et 24 mars 2003. Par la deuxième lettre, il a présenté un résumé des données et informations fournies par le plaignant à la Commission en ce qui concerne le CV de M. D. Au moment où la présente plainte a été déposée auprès du Médiateur, le 27 mars 2003, aucune réponse n'avait été envoyée à ces lettres.

Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant allègue que, par sa lettre du 10 mars 2003, la délégation n'a pas agi conformément aux principes de bonne administration et aux exigences d'agir raisonnablement et a violé les règles de procédure relatives à la procédure d'attribution en question. Le plaignant a souligné que la question était urgente car il y avait une forte possibilité que le marché puisse être attribué à une autre partie dans un avenir proche.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

La plainte a été transmise à la Commission européenne pour avis le 22 avril 2003. Compte tenu de l'urgence de la question, le Médiateur a demandé à la Commission de rendre son avis avant le 30 juin 2003.

Dans son avis du 27 mai 2003, la Commission a formulé les observations suivantes:

Le plaignant était conscient de la nécessité de fournir tous les documents à l’appui des CV des experts principaux depuis qu’il a reçu le dossier d’appel d’offres. En effet, le point 14 des «Instructions aux soumissionnaires» du dossier d’appel d’offres prévoyait:

«L’attributaire doit également fournir les documents suivants dans le cas des experts principaux proposés:

-une copie des diplômes mentionnés dans leur CV;

une copie des certificats ou références des employeurs prouvant l’expérience professionnelle indiquée dans leur CV.

Si l’attributaire ne fournit pas cette preuve documentaire dans les 15 jours calendrier suivant la notification de l’attribution ou s’il est constaté que l’attributaire a fourni de fausses informations, l’attribution sera considérée comme nulle et non avenue. (…)"

Afin d’éviter des travaux coûteux et longs pour tous les soumissionnaires, la Commission ne demande jamais ces documents au cours de la procédure d’appel d’offres. À ce stade, seuls les CV sont requis pour que l'évaluation puisse avoir lieu. Toutefois, les soumissionnaires doivent être prêts à fournir les preuves de ce qui est demandé dans les CV s’ils se voient attribuer le marché. Il s’agit d’une procédure courante de passation de marchés, bien connue des soumissionnaires.

Un certain nombre de documents ont été reçus du plaignant le 19 février 2003, mais pas un seul document à l'appui de l'expérience professionnelle indiquée dans le CV de M. D. À ce moment-là, la délégation disposait déjà de suffisamment de motifs pour considérer l'attribution comme nulle et non avenue, mais elle a décidé de donner au plaignant une deuxième possibilité, en attirant son attention sur le problème et en prolongeant le délai jusqu'au 5 mars 2003.

Le 5 mars 2003, la délégation a reçu du plaignant une série de documents, dont 26 pages faisant référence à l’expérience de M. D. Dans la plupart des cas, les documents présentés n’étaient pas des certificats ou des références d’employeurs, mais des déclarations signées par le consultant lui-même, étayées par:

• un dossier personnel;
• une lettre faisant référence à la retraite prévue en 1990 (pour prouver l'expérience acquise entre 1970 et 1990);
• une copie d'une carte de membre du personnel;
• notes de conseil de la banque (pour prouver l'emploi à la task force de la CE 1990-1991);
• copies des premières pages des rapports finaux faisant référence à certains contrats (en indiquant les numéros de ces contrats, mais pas de noms);
• copies des lettres proposant des contrats (pas de référence aux noms);
• copie d’une page d’accueil et du contenu d’un rapport préparé par l’université de Sheffield (pas de référence à M. D.); et une copie d'un article de journal.

Les documents énumérés ci-dessus n’avaient pas été délivrés par un employeur, ne faisaient aucune référence à M. D. ou ne faisaient aucune référence à l’étendue du travail.

Il était surprenant que le plaignant n’ait pas apporté la preuve de l’expérience de M. D. alors qu’il n’avait eu aucun problème à le faire correctement pour les autres experts de l’équipe. En outre, il convient de noter que, selon le CV, l’expérience la plus récente et pertinente de M. D. a été acquise auprès des institutions de l’Union, qui ont été utilisées pour délivrer de tels certificats sur demande.

Les lettres envoyées par l’avocat du plaignant les 21, 24 et 27 mars 2003 demandaient si la Commission avait l’intention de réattribuer l’offre ou d’annuler la procédure d’appel d’offres et si elle admettait que le plaignant avait suffisamment corroboré l’expérience de M. D. La Commission n’a pas pu divulguer ce type d’informations (résultats des procédures d’appel d’offres) avant l’achèvement de la procédure.

La Commission avait fait preuve de bonne volonté à l'égard du plaignant en prolongeant le délai. Toutefois, elle n'avait alors eu d'autre choix que de déclarer la nullité de la sentence.

Observations du plaignant

Dans ses observations, le plaignant a maintenu sa plainte et formulé les observations complémentaires suivantes:

La liste de la Commission des documents que le plaignant avait fournis pour étayer le dossier d’emploi et les qualifications de M. D. n’était pas complète. D’autres documents ont été délivrés par son employeur, faisaient référence à M. D. et faisaient référence à l’étendue du travail effectué, comme indiqué dans le résumé joint à la lettre du 24 mars 2003. La conclusion tirée par la Commission reposait donc sur une prémisse erronée, équivalant ainsi à un raisonnement fallacieux. La conclusion de la Commission a également été contestée en ce qui concerne les conclusions de la Commission concernant le «dossier personnel» de M. D. (tel que mentionné par la Commission). Il s’agissait clairement d’un dossier d’employeur.

LA DÉCISION

1 Retrait prétendument erroné d’une attribution de marché

1.1 Le plaignant, une société britannique, a participé à une procédure d'appel d'offres restreint concernant l'attribution d'un "contrat de restructuration du marché du travail, Croatie" (référence EuropeAid/114425/D/SV/HR). Par lettre envoyée le 4 février 2003, la délégation de la Commission européenne en République de Croatie a informé le plaignant que le marché lui avait été attribué et lui a demandé de présenter certains documents, notamment «une copie des certificats d’employeur ou des références des experts principaux, prouvant l’expérience professionnelle indiquée dans leur CV». Le 10 mars 2003, la Commission a informé le plaignant que ce dernier n'avait, selon elle, pas fourni les informations requises concernant l'un de ses experts, M. D., et qu'elle considérait donc l'avis d'attribution qui avait été envoyé au plaignant comme "nulle et non avenue". Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant allègue que, par sa lettre du 10 mars 2003, la délégation n'a pas agi conformément aux principes de bonne administration et aux exigences d'agir raisonnablement et a violé les règles de procédure relatives à la procédure d'attribution en question.

1.2 Dans son avis, la Commission estime que le plaignant était conscient de la nécessité de fournir tous les documents à l'appui des CV des experts principaux puisqu'il avait reçu les "Instructions aux soumissionnaires", dont le point 14 prévoyait que si l'attributaire ne présente pas les documents nécessaires, "l'attribution sera considérée comme nulle et non avenue. Selon la Commission, les documents qui avaient été présentés concernant l’expérience professionnelle de M. D. n’avaient pas été délivrés par un employeur, n’avaient fait aucune référence à M. D. ou n’avaient fait aucune référence à l’étendue du travail. La Commission n'avait donc pas d'autre choix que de déclarer la nullité de la sentence.

1.3 Il convient de noter que ni le plaignant ni la Commission n'ont fourni au Médiateur des copies des documents soumis par le plaignant à la Commission afin de prouver l'expérience professionnelle de M. D. Le plaignant a toutefois fourni certaines informations sur ces documents dans un résumé joint à la lettre que l’avocat du plaignant a adressée à la Commission le 24 mars 2003, et la Commission a établi une liste de ces documents dans son avis sur la plainte.

1.4 Après un examen attentif des informations contenues dans le résumé du plaignant et dans la liste de la Commission, la Médiatrice estime que le point de vue de la Commission selon lequel les documents mentionnés dans sa liste ne pouvaient pas être considérés comme des «certificats ou références d’employeurs prouvant l’expérience professionnelle» de M. D. semble raisonnable. En ce qui concerne le «dossier personnel» de M. D., il convient de noter que le plaignant utilise lui-même cette expression dans son résumé. Le plaignant n’a pas établi son allégation selon laquelle ce document devrait être considéré comme un «document de l’employeur».

1.5 Dans ses observations sur l'avis de la Commission, le plaignant alléguait qu'il existait d'autres documents mentionnés dans le résumé et délivrés par son employeur, qu'il faisait référence à M. D. et qu'il faisait référence à l'étendue du travail effectué. Le Médiateur estime toutefois que le plaignant n'a pas établi cette allégation.

1.6 Le Médiateur note qu'il ressort des documents qui lui ont été soumis que le plaignant était conscient de la nécessité de présenter, en ce qui concerne les experts principaux qu'ils proposent, "une copie des certificats ou références des employeurs prouvant l'expérience professionnelle indiquée dans leur CV". Il apparaît en outre que le plaignant a été informé par la Commission que cette dernière considérerait la sentence comme nulle et non avenue si les documents pertinents ne lui étaient pas soumis dans le délai fixé à cet effet. Le Médiateur note qu'en l'espèce, la Commission a donné au plaignant une deuxième possibilité de présenter les documents requis. De l’avis du Médiateur, la Commission semble donc avoir agi conformément aux règles de procédure relatives à la procédure d’attribution en cause.

1.7 Dans ces conditions, il ne semble pas y avoir de mauvaise administration de la part de la Commission européenne.

2 Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part de la Commission européenne. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission européenne sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS