Strasbourg, le 4 septembre 2003

Madame,

Le 2 décembre 2002, vous avez introduit une plainte contre le Conseil de l’Union européenne concernant le refus de ce dernier de vous accorder l’accès à vos épreuves du concours Conseil/C/412.

Le 9 décembre 2002, j'ai transmis la plainte au secrétaire général du Conseil. Le Conseil a transmis son avis le 19 février 2003. Je vous l'ai transmis le 3 mars 2003 en vous invitant à faire part de vos observations. Aucune observation n'a été reçue de votre part.

Le 16 avril 2003, j'ai soumis un projet de recommandation au Conseil. Le 29 juillet 2003, le Conseil m'a transmis son avis circonstancié sur ce projet de recommandation que je vous ai transmis le 30 juillet 2003, avec une invitation à formuler des observations pour le 31 août 2003. Aucune observation n'a été reçue de votre part.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

La plaignante, de nationalité allemande, a participé au concours Council/C/412 pour les assistants de bureau (C5 bracket) de langue allemande. Le concours comportait quatre volets: deux épreuves à choix multiple (A et B), un examen écrit pour lequel le PC devait être utilisé (C) et un examen oral (D). L'examen écrit a été subdivisé en trois épreuves. Dans le deuxième de ces tests (test b), les candidats devaient produire un texte clair à partir de quelque 45 lignes qui avaient été écrites sur une machine à écrire et qui contenaient des corrections manuscrites et des références ainsi que des erreurs de frappe et des erreurs grammaticales. Ce texte devait être marqué de 0 à 40 points. La note de passage était de 24 points.

Le 12 novembre 2002, le Conseil l’a informée qu’elle n’avait obtenu que 18 points à l’épreuve C.b et qu’elle ne pouvait donc pas être admise à l’examen oral.

Dans une lettre du 20 novembre 2002, la plaignante a informé le Conseil qu'elle n'avait jamais passé un tel test auparavant et a ajouté que, comme elle était toujours intéressée à travailler au sein des institutions européennes, cela l'aiderait grandement à connaître les raisons pour lesquelles elle n'avait pas obtenu la note de passage. Le plaignant a donc demandé à avoir accès à l’évaluation du test en question.

Dans sa réponse du 27 novembre 2002, le Conseil a informé la plaignante que le jury avait examiné son document et décidé de confirmer sa notation initiale. Le Conseil a ajouté qu'il n'était malheureusement pas possible de donner à la plaignante accès à son document d'examen.

Dans sa plainte auprès de la Médiatrice, la plaignante a souligné que le refus du Conseil de lui accorder l’accès à son document d’examen corrigé n’était pas acceptable. Elle souligne qu’aucune raison n’a été donnée pour justifier ce refus. La plaignante a ajouté que ce refus l'empêchait de comprendre pourquoi elle n'avait pas réussi l'examen pertinent.

L'ENQUÊTE

L'avis du Conseil

Dans son avis, le Conseil a formulé les observations suivantes:

Conformément à l’article 6 de l’annexe III du statut, les travaux du jury sont secrets. Comme la Cour de justice l'a déjà indiqué, ce secret a été instauré en vue de garantir l'indépendance des jurys et l'objectivité de leurs travaux, en les protégeant de toute ingérence et pression extérieures. Par conséquent, le respect de ce secret allait à l'encontre de la divulgation des attitudes adoptées par les membres individuels des jurys et de la révélation de tous les facteurs relatifs aux évaluations individuelles ou comparatives des candidats (1). Ce secret inhérent aux travaux du jury s’opposait également à la communication des critères de notation des épreuves du concours, qui faisaient partie intégrante de l’évaluation comparative des mérites respectifs d’un candidat effectuée par un jury (2).

L’obligation de préserver le secret des travaux du jury l’empêchait d’accorder à un candidat l’accès à son épreuve corrigée, dès lors que celle-ci révélait les attitudes adoptées par les différents membres en ce qui concerne l’évaluation des candidats.

La communication des notes obtenues aux différentes épreuves constituait une motivation suffisante sur laquelle la décision du jury était fondée

Observations du plaignant

Aucune observation n'a été reçue du plaignant.

LE PROJET DE RECOMMANDATION

Le projet de recommandation

Le 16 avril 2003, le Médiateur a adressé au Conseil, conformément à l'article 3, paragraphe 6, de son statut, le projet de recommandation suivant:

Le Conseil de l'Union européenne devrait permettre à la plaignante d'avoir accès à sa propre copie d'examen corrigée.

Ce projet de recommandation était fondé sur les considérations suivantes:

1. La plaignante, de nationalité allemande, a participé au concours Council/C/412 pour les assistants de bureau (C5 bracket) de langue allemande. Ayant été informée qu'elle n'avait pas obtenu la note de passage à l'une des épreuves écrites de ce concours, elle a demandé l'accès à son épreuve corrigée. Le Conseil a rejeté cette demande. Dans sa plainte au Médiateur, la plaignante a estimé que ce refus n'était pas acceptable.

2. Dans son avis, le Conseil a souligné que, conformément à l'article 6 de l'annexe III du statut, les travaux du jury sont secrets et que ce secret a été instauré en vue de garantir l'indépendance des jurys et l'objectivité de leurs travaux. Selon le Conseil, l’obligation de préserver le secret des travaux du jury l’empêchait d’accorder à un candidat l’accès à son épreuve notée, dès lors que celle-ci révélait les attitudes adoptées par les membres individuels en ce qui concerne l’évaluation des candidats.

3. Le Médiateur européen a déjà eu à traiter la question de l’accès aux copies d’examen corrigées des candidats dans des affaires concernant la Commission européenne (3) et le Parlement européen (4).

4. Sur la base de ses enquêtes concernant les procédures de recrutement de la Commission, le Médiateur a présenté, le 18 octobre 1999, un rapport spécial au Parlement européen (5) qui contient les considérations suivantes:

"Le Médiateur n'a connaissance d'aucune disposition du droit communautaire ou de la jurisprudence des juridictions communautaires qui empêcherait la Commission de permettre à un candidat à un examen écrit de voir sa propre copie corrigée. L'article 6 de l'annexe III du statut dispose que les "procédures du jury" sont secrètes. Les délibérations du jury doivent donc rester secrètes, mais il n'en résulte pas nécessairement qu'un candidat doit être empêché de voir sa propre copie d'examen corrigée.

Le principal argument invoqué par la Commission pour justifier son refus concerne la nature de la procédure de recrutement. De l’avis de la Commission, le jury évalue chaque candidat en comparant ses prestations à celles de tous les autres candidats du même concours. La Commission en conclut que la divulgation de la copie d'examen corrigée ne servirait à rien, puisqu'elle ne reflète que l'évaluation d'une personne qui n'a pas évalué tous les autres candidats.

Cependant, être en mesure d'inspecter sa propre copie d'examen corrigée comporte plusieurs avantages pour le candidat. Tout d'abord, le candidat a l'occasion de découvrir ses erreurs et ainsi d'améliorer sa performance future. Deuxièmement, la confiance du candidat dans l’administration est renforcée. Ceci est important, car il semble y avoir une croyance largement répandue selon laquelle les tests ne sont pas toujours correctement évalués par la Commission et, en fait, qu’ils ne sont parfois pas évalués du tout. Troisièmement, si un candidat estime qu'il a été mal évalué, il sera en mesure d'argumenter beaucoup plus précisément s'il a vu sa copie d'examen corrigée. En tout état de cause, le citoyen qui demande des informations devrait être le juge de l'utilité des informations, et non l'administration.

La Commission fait également référence aux charges administratives et financières que la divulgation des copies d’examen pourrait entraîner. La Médiatrice est convaincue que les services de la Commission pourraient organiser le processus de divulgation de manière à minimiser les coûts, étant donné qu’il est peu probable que chaque candidat souhaite voir sa copie d’examen corrigée.

(…)

C'est également à juste titre que la Commission souligne que l'activité des jurys est soumise au contrôle juridictionnel des juridictions communautaires. Toutefois, cela signifie que les questions qui auraient facilement pu être résolues si le candidat avait eu la chance de voir la copie d'examen corrigée peuvent devoir être traitées par les tribunaux. Le Médiateur estime que cela est très insatisfaisant pour les candidats. Accorder l'accès à la copie d'examen corrigée, d'autre part, est susceptible de satisfaire de nombreuses requêtes avec un minimum d'effort et de temps.

(…)

Comme l'a confirmé le traité d'Amsterdam, l'obligation de prendre des décisions aussi ouvertement que possible constitue l'un des principes fondamentaux du droit administratif des Communautés européennes. En outre, il est important de veiller à ce que les citoyens reçoivent une impression positive lors de leur première rencontre avec les institutions communautaires. Les citoyens qui souhaitent travailler pour les Communautés reçoivent une très mauvaise impression s'ils sont laissés dans le doute quant à savoir s'ils ont été évalués équitablement et correctement. Pour dissiper ce doute, il est essentiel que chaque candidat ait la possibilité d'examiner la copie corrigée de sa propre copie d'examen. Cette possibilité n’est en aucun cas contraire à l’exigence selon laquelle les travaux des jurys doivent être secrets, étant donné qu’elle ne concerne pas les délibérations des jurys au cours desquelles les mérites relatifs des candidats sont évalués. Pour ces raisons, le fait que la Commission n’ait pas modifié ses procédures administratives de manière à donner à chaque candidat la possibilité d’accéder à sa propre copie d’examen corrigée semble constituer un cas de mauvaise administration.»

5. Sur la base de ces considérations, le Médiateur a adressé une recommandation à la Commission selon laquelle celle-ci devrait, lors de ses futurs concours de recrutement, et au plus tard à partir du 1er juillet 2000, donner aux candidats l'accès à leurs propres copies d'examen corrigées sur demande. Par lettre du 7 décembre 1999, le président de la Commission européenne a informé le Médiateur que la Commission avait accepté cette recommandation.

6. Le 17 novembre 2000, le Parlement européen a adopté une résolution (6) dans laquelle il approuvait le rapport spécial du Médiateur et félicitait la Commission pour sa réponse positive à la recommandation du Médiateur. Le Parlement a également exprimé l'espoir que "tous les autres organes et institutions européens suivront l'exemple de la Commission".

7. Le 17 juillet 2000, le Médiateur a adressé au Parlement européen des projets de recommandations dans lesquels il suggérait que ce dernier accorde aux plaignants concernés l'accès à leurs copies d'examen notées. Le 27 novembre 2000, le Parlement a informé le Médiateur qu’il avait accepté le principe selon lequel les candidats devraient être autorisés à obtenir une copie de leurs propres copies d’examen corrigées et a décrit la manière dont il mettrait en œuvre les projets de recommandations du Médiateur (7).

8. Les arguments avancés par le Conseil en l’espèce ne se réfèrent à aucune caractéristique particulière des concours organisés par le Conseil qui les distinguerait des concours organisés par le Parlement européen et la Commission. Le Médiateur estime donc que les considérations exposées dans son rapport spécial concernant les procédures de recrutement de la Commission s'appliquent également (mutatis mutandis) aux concours organisés par le Conseil.

9. Compte tenu de ce qui précède, la Médiatrice considère que le refus du Conseil d'accorder à la plaignante l'accès à son document d'examen corrigé est un cas de mauvaise administration.

Avis circonstancié du Conseil

Dans son avis circonstancié, le Conseil a informé la Médiatrice qu'il avait décidé d'accepter le projet de recommandation et de permettre à la plaignante d'accéder à son propre document d'examen corrigé. Une copie du document d’examen du plaignant ainsi que son évaluation par le jury seraient envoyées au plaignant le jour même.

Le Conseil a noté que, compte tenu du statut et de l'arrêt très récent du Tribunal de première instance dans l'affaire T-72/01 (8), la communication de ces documents ne pouvait être considérée comme violant le principe du secret inhérent aux travaux du jury.

Observations du plaignant

Aucune observation sur l'avis circonstancié du Conseil n'a été reçue du plaignant.

LA DÉCISION

1 Refus d'accorder l'accès à la copie d'examen corrigée

1.1 La plainte concernait le refus du Conseil d'accorder à la plaignante l'accès à sa copie d'examen corrigée dans le cadre du concours Council/C/412 pour les assistants administratifs (classe C5) de langue allemande.

1.2 Le 16 avril 2003, le Médiateur a adressé au Conseil, conformément à l'article 3, paragraphe 6, de son statut, un projet de recommandation selon lequel le Conseil devrait permettre à la plaignante d'avoir accès à sa propre copie d'examen notée.

1.3 Dans son avis circonstancié, le Conseil a informé le Médiateur qu'il avait décidé d'accepter le projet de recommandation et de permettre à la plaignante d'accéder à sa propre copie d'examen corrigée.

2 Conclusion

2.1 Sur la base de ses enquêtes, le Médiateur conclut que le Conseil a accepté le projet de recommandation du Médiateur et que les mesures prises par le Conseil sont satisfaisantes.

2.2 Le Médiateur clôt donc l'affaire. Le Secrétaire général du Conseil sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Affaire 89/79, Bonu/Conseil, Rec. 1980, p. 553, point 5.

(2) Affaire C-254/95 P, Parlement européen/Innamorati, Rec. 1996, p. I-3423, point 29.

(3) Enquête d'initiative 1004/97/(PD)/GG.

(4) Plaintes 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP et 25/2000/IP.

(5) JO 1999, C 371, p. 12.

(6) JO 2001, C 223, p. 352, 368.

(7) Voir les décisions du Médiateur du 11 mai 2001 concernant les plaintes 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP et 25/2000/IP, disponibles sur le site internet du Médiateur (http://www.ombudsman.europa.eu).

(8) Arrêt du 25 juin 2003 dans l’affaire T-72/01, Pyres/Commission.